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1 Christian Zahler Microsoft 365 U Office für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren 1. Auflage

2 Diese Trainingsunterlage ist keine Original-Dokumentation zur Software der Firma Microsoft Corporation. Sollte Ihnen dieses Buch dennoch anstelle der Original-Dokumentation in Verbindung mit Datenträgern verkauft worden sein, die die entsprechende Software der Firma Microsoft Corporation enthalten, so handelt es sich wahrscheinlich um eine Raubkopie der Software. Benachrichtigen Sie in diesem Fall umgehend die Firma Microsoft Österreich GmbH, A-1120 Wien. Auch die Verwendung einer Raubkopie kann strafbar sein! Die in dieser Trainingsunterlage enthaltenen Informationen können ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Die Microsoft Österreich GmbH geht mit diesem Dokument keine Verpflichtung ein. Die in diesem Dokument beschriebene Software und Dienste wird unter einem Lizenz- bzw. Nichtweitergabevertrag geliefert. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung dieser Unterlage oder von Teilen daraus, sind vorbehalten. Ohne die schriftliche Genehmigung der ikon VerlagsGesmbH darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form oder auf irgendeine elektronische oder mechanische Weise einschließlich Fotokopieren und Aufzeichnen für irgendeinen Zweck, auch nicht zur Unterrichtsgestaltung, vervielfältigt oder übertragen werden. ikon VerlagsGesmbH 2012 Stand: Oktober 2012 Herstellung und Vertrieb: ikon VerlagsGesmbH Industriesstrasse B16 A-2345 Brunn am Gebirge Telefon: +43(0)2236/35600 Telefax: +43(0)2236/ Internet: Unterlagenshop: Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation. Windows TM ist ein Warenzeichen der Microsoft Corporation. Auch wenn hier kein ausdrücklicher Hinweis erfolgt, können in der Trainingsunterlage aufgeführte Bezeichnungen geschützt sein. Autor dieser Trainingsunterlage: Christian Zahler Druck: DMW Druck- und Medienwerk Wien GmbH ISBN 13: Bestellnummer: RE-23092

3 VORWORT Mag, Andreas Exner, MBA - Education Manager, Microsoft Österreich GmbH Anytime, Anywhere Learning for All. Nicht mehr und nicht weniger umfasst die Vision für Bildung von Microsoft. Der wesentliche Teil davon ist for All. Ein Blick auf unsere Bildungslandschaft zeigt klar, dass höhere Bildung ein Familienerbe ist, dass z.b. 70% der Uni und FH Absolventen aus Akademikerfamilien kommen, dass die Bildungsmobilität weit geringer ist als erhofft und dass daher die Mehrheit unserer Talente keine ausreichenden Chancen erhält seine Potenziale zu verwirklichen. Die Ursachen sind vielschichtig und liegen zum Beispiel in fehlender Förderung, in der ungenügenden Bereitstellung von Mitteln und in den unterschiedlichen Erwartungen an die Schüler und der Wunsch der Schüler, diesen Erwartungen zu entsprechen. Die Felder sind groß und komplex und die Frage ist zulässig, warum gerade Microsoft überzeugt ist, hier einen Beitrag zum Vorteil von Allen leisten zu können. Der Stellenwert von IT im täglichen Leben und der Bildung ist vielfältig und steigt mit zunehmender Digitalisierung unseres Lebens rasant an. Entlang dieser Bruchlinie driftet unsere Gesellschaft auseinander und das Gespenst des Digital Divide zieht hohe Folgekosten nach sich. Sei es der Umgang mit Content, die Präsentation dessen, oder die Vorteile aus Onlineprozessen im Einkauf und nicht zuletzt die Möglichkeit, sich einzubringen, zu partizipieren, an politischen und gesellschaftlichen Diskursen teilzunehmen, sich zu organisieren oder einfach nur lernen zu wollen. Die hohe Relevanz von Vernetzung und IT im Leben und in der Bildung ist gegeben. Geht es nicht letztlich darum, alle Talente zu fördern, viele und vielfältige Lebensentwürfe zu finden, Ideen und Neues zuzulassen, um schließlich jene Antworten, die heute noch offen sind, zu finden. Antworten zu brennenden Fragen des Friedens, der Ressourcenwirtschaft, der Nachhaltigkeit unseres Handelns, der Entwicklung der Gesellschaften in sich und zueinander. Für neue Entwürfe und Lösungen dazu braucht es viele Ideen, vieler Talente. Ein konkreter Schritt wäre eine IT-Umgebung für Schulen, die es Lehrern und Schülern, Eltern und Projektpartnern erlaubt miteinander online zu kommunizieren und zusammen zu arbeiten. Funktionen wie Mail, Kalender, Instant Messaging, Tele-Learning, Pod-Casts, Videokonferenzen, simultanes Online Bearbeiten von Dokumenten, Dokumentenverwaltung mit freier Gestaltung der Zugriffsstrukturen, Interaktive Unterrichtselemente, übergreifende Speicherplätze und vieles mehr. Um diese Anforderungen umzusetzen hätte eine Schule früher eine komplizierte Serverfarm einrichten müssen, Spezialisten Architektur und Projektpläne ausarbeiten lassen müssen und vor allem viel Geld dafür ausgeben müssen. Office 365 für Bildungseirichtungen stellt diese komplette Struktur als Cloud Service fix und fertig im Plan A2 kostenlos für alle Bildungseinrichtungen zur Verfügung.

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5 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Microsoft Cloud Services für Bildungseinrichtungen Leistungsumfang und Preis Bezugsquellen Vorbereitung und Durchführung einer Neuanmeldung Vorbereitende Schritte Anmeldung und Konfiguration Beispielhafter Ablauf bei Direktbezug Zugriff aus Benutzersicht Migration von auf Office Vor der Migration Phase 1 Upgrade der Domänen Phase 2 Upgrade der Benutzer durchführen Phase 3 Temporäres Administratorkennwort festlegen Neue Kennwörter für Benutzer Manuelles Setzen der neuen Kennwörter Zuweisen von temporären Kennwörtern durch den Administrator Einrichten von Single-Sign-On unmittelbar nach der Migration Neue URLs Erweitern auf Plan A Verwaltung von Office Administrationsvarianten von Benutzern Manuelles Anlegen von Benutzern über das Microsoft Online Services-Portal Einzelne Benutzer anlegen Massenhinzufügung von Benutzern Manuelles Anlegen von Exchange Online-Konten über Exchange Control Panel Erstellen eines einzelnen Benutzers Massenimport von Benutzern über CSV-Datei Verteilergruppen Externe Kontakte Zuweisen von Rollen Anlegen von Exchange Online-Konten mit PowerShell Einrichten einer Remote-Sitzung für die Verbindung mit dem Live-Server von Microsoft Kontrollieren und Zuweisen von Lizenzen Einkaufswagen kostenpflichtige Dienste Self Service-Kennwortzurücksetzung für Office 365-Admins Löschen von Benutzerkonten Soft Delete DNS-Domäne hinzufügen DNS-Domäne löschen ForeFront Online Protection für Exchange (FOPE) Desktop einrichten Office 2010 Professional Plus herunterladen und installieren Microsoft Lync 2010 herunterladen und installieren Installation von Lync Lync Online verwalten Desktopanwendungen einrichten und konfigurieren Bereits vorhandene Outlook-Installation mit Office 365 verknüpfen ActiveSync für das Abrufen von s auf das Mobiltelefon Windows Phone Apple iphone

6 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren 6 Single-Sign-On (SSO) mit ADFS 2.0 (Identitätsverbund) Funktionsweise und Hintergrundinformationenn Vorbereitende Tätigkeiten Active Directory-Domänenname X.509-Zertifikate für ADFS Einrichten eines einzelnen ADFS-Servers Verbundserverfarm Verbundserverproxy Active Directory-Synchronisation Migration Überprüfung von Outlook Anywhere MOSDAL Einfache Migration Phasenweise Migration (Staged Migration) Manuelles Importieren einer Outlook *.PST-Datei Einsatzmöglichkeiten und Szenarien für Office Produktiv zusammenarbeiten Zugriff von überall Bewährtee Programme nutzen IT-Kontrolle und Support Outlook Web App Lync-Szenarien für Bildungseinrichtungen Kontakte suchen und verwalten Anrufen und Anrufe entgegennehmen Videotelefoniee Sofortnachrichten Chat Videokonferenzen: Freigabe von Desktop und Präsentationen Live-Demos durch Freigabe des Desktops SharePoint Online in Bildungseinrichtungen SharePoint-Grundkonzept Teamsites für Klassen Kalender Hochladen von Dateien Bearbeiten von Dateien mit den Office Web Apps Bearbeiten von Dateien mit Office-Anwendungen SharePoint-Websites bearbeiten Untergeordnete Websitess erzeugen SharePoint Online verwalten 'Meine Website' soziale Netze mit SharePoint Lync verwenden Kontakte suchen und verwalten Anrufen und Anrufe entgegennehmen Videotelefoniee Sofortnachrichten Videokonferenzen: Freigabe von Desktop und Präsentationen Desktop freigeben Kennen Sie OneNote? Microsoft und die Cloud Grundlagen und Prinzipien Cloud-Begriffe Microsoft Cloud-Produkte Microsoft Cloud-Prinzipien Datensicherheit Datenschutz Microsoft-Rechenzentren

7 Inhaltsverzeichnis 11 Planung und Registrierung von Internet-DNS-Domänen Grundlagen: Wie werden s übertragen? Planung der -Domäne Registrierung einer.at-domäne Registrierung einer.ac.at-domäne Registrierung von.com,.org,.net- und anderer Domänen Weiterführende Informationen

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9 Microsoft Cloud Services für Bildungseinrichtungen 1 Microsoft Cloud Services für Bildungseinrichtungen Microsoft bietet eine Reihe von Softwareprodukten und Dienstleistungen in der Cloud an. In der Praxis bedeutet dies, dass Microsoft-Rechenzentren über das Internet bestimmte Dienste zur Verfügung stellen. Diese Dienste sind für Firmen und Bildungseinrichtungen jeder Größenordnung nutzbar. Office 365 für Bildungseinrichtungen ist seit Juni 2012 verfügbar. Folgende Online-Dienste sowie Schülern und Studenten über Office 365 kostenlos und stehen Schulen und Hochschulen und deren Lehrkräften, Verwaltungsmitarbeitern werbefrei zur Verfügung. Lediglich die Office Desktop-Version ist kostenpflichtig. Zuverlässige -Lösung für Institutionen beliebiger Größe Kalender- und Kontaktverwaltung 25 GB-Postfach für jeden Nutzer Lokal arbeiten mit Outlook oder im Browser mit Outlook Web App Alle gängigen Browser werden unterstützt Einbindung von Smartphones über ActiveSync Professioneller Spam- und Virenschutz über Forefront Online Protection for Exchange Integriertes persönliches Archiv Webbasierter Zugriff auf Dokumentee Zentrales Speicherarchiv 10 GB + 0,5 GB pro Nutzer (also 260 GB für 500 Nutzer) Erstellen von Team- und Projektseiten für den Austausch von Daten und Dokumenten Bearbeiten von Office-Dokumenten im Browser mit Office Web Apps MySite-Funktion für die Organisation persönliche Daten Differenzierte Zugriffs- und Rechteverwaltung garantierenn den Schutz sensibler Daten Sichere Freigabe von Dokumenten auf Extranet-Websites Echtzeitkommunikation für Bildungseinrichtungen: Audio- und Videotelefonie, Sofortnachrichten und Präsenzanzeigee Onlinekonferenzen bis 250 Teilnehmer Kalenderintegration in Outlook und Exchange Bildschirmfreigabe und gemeinsames Arbeiten an Dateien Lokale Nutzung der aktuellsten Office Professional Plus-Version als Abonnement Enthält u.a. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und Access Volle Integration der lokalen Office-Suite in in die Office 365-Umgebung Office Web Apps als Online-Versionn SharePoint verfügbar 5

10 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren 1.1 Leistungsumfang und Preis Office 365 für Bildungseinrichtungen steht in drei Paketen zur Verfügung, die als "Pläne"" bezeichnet werden. Der kostenlose Academic-Plan A2 beinhaltet die Kernfunktionalitäten von Exchange Online, SharePoint Online inkl. Office Web Apps und Lync Online. Microsoft stellt Bildungseinrichtungen somit eine komplette Online- Suite kostenlos zur Verfügung. * Hinweis: Die angegebenen Preise enthalten keine Steuern. In Österreich sind 20 % USt dazuzurechnen. (Stand: Oktober 2012) Die aktuellsten Informationen über die Office 365-Pläne für Bildungseinrichtungen finden Sie im Web: 6

11 Microsoft Cloud Services für Bildungseinrichtungen Die Microsoft Online-Dienste können nicht nur im Paket, sondern auch einzeln erworben werden: Hinweis: Die angegebenenn Preise enthalten keine Steuern. In Österreich sind 20 % USt dazuzurechnen. 1.2 Bezugsquellen Office 365 für Bildungseinrichtungen kann auf unterschiedliche Arten bezogen werden. Seit dem 25. Juni 2012 kannn die gesamte Office 365-Palette für Bildungseinrichtungen (also die Pläne A2, A3, A4 und die Einzeldienste) bezogen werden: Direktbezug bei Microsoft: Die Bildungseinrichtung erwirbt die Dienste direkt bei Microsoft. Die Registrierungg erfolgt über die Website die Bezugsberechtigung wird von Microsoft geprüft. Um sich bei Office 365 als Bildungseinrichtung anzumelden, müssen Sie sich zunächst für eine 30-tägige Academic-Testversioanschließend über das Hinzufügen einer eigenen Domäne zu einer vollwertigen Academic-Version von Office 365 umgewandelt werden, über die dann z.b. der kostenlosee Plan A2 für alle Lehrkräfte und Schüler abonniert werden kann. Dabei müssen Sie einen Vertrag bestätigen und erklären, dass Sie ein berechtigter (Academic Plan A3) registrieren. Die Testversion kann 7

12 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Kunde aus dem Bildungsbereich sind. Microsoft behält sich das Recht vor, die Berechtigung jederzeit zu prüfen und den Dienst für nicht-berechtigte Kunden abzuschalten. Die Vorgangsweise im Detail finden Sie in Kapitel 2! Über einenn Volumenlizenz-Mietvertrag EES (Enrollment for Education Solutions, ehemals CASA (Campus and School Agreement): Der Bezug von Office 365 erfolgt über den Microsoft Account Manager oder den entsprechenden Partner, den so genannten Education Large Account Reseller (EDU-LAR). Migration Seit Herbst 2012 werden schrittweise alle bestehenden zur Verfügung in dem Administratoren alle wichtigen Informationen erhalten. Darüber hinaus werden alle Kunden über eine mehrstufige -Kommunikation auf das Upgrade vorbereitet. Die Migration wird im Kapitel 3 detailliertt beschrieben. zu Office 365 migriert. Dafür steht ein Upgrade-Center auf 8

13 Vorbereitung und Durchführung einer Neuanmeldung 2 Vorbereitung und Durchführung einer Neuanmeldung 2.1 Vorbereitende Schritte Bevor Sie mit Office 365 für Bildungseinrichtungen aktiv werden können, sind folgende Vorbereitungsarbeiten notwendig: Freigabe durch Entscheider (Leiter der Bildungseinrichtung) und Vertragsunterzeichung Festlegung einer Internet Domäne, die bei Office 365 registriert werden soll Bestimmung von IT Verantwortlichen, die das System lokal verwalten (Anlegen von Benutzerkonten etc.) Einverständnis der Nutzer einholen bzw. die Nutzungsbedingungen für Office 365 in die (Hoch )Schulordnung aufnehmen Genauere Informationen über die Planung und Registrierung einer Internet-Domäne finden Sie ab Seite 183! 2.2 Anmeldung und Konfiguration Folgende Schritte sind notwendig, um Office 365 für Bildungseinrichtungen zu aktivieren: 9

14 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Einrichtung registrieren bei 30 tägiger Testversion A3, zunächst auf einer Unterdomäne *.onmicrosoft.com Eigene Domäne hinterlegen, Domäne einrichtenn (DNS Einträge): kostenlosenn Plan A2 abonnieren Benutzerkonten einrichten und Portal verwalten Einführungsveranstaltung durchführen: Lehrkräfte, Schüler/Studenten und Eltern informieren 2.3 Beispielhafter Ablauf bei Direktbezug Als Startseite für die Anmeldung und den Kauf der Online Services eignet sich folgendes Webportal: Um die speziellen Informationen für Bildungseinrichtungen zu sehen, wählen Sie im Menü Pläne und Preise den Eintrag Bildungseinrichtungen. Klicken Sie auf der Seite Office 365 für Bildungseinrichtungen auf die Schaltfläche Vergleich der Pläne. 10

15 Vorbereitung und Durchführung einer Neuanmeldung Da die Bezugsberechtigungg von Microsoft überprüft werden muss, beginnen Sie am besten mit der Registrierungg einer 30-Tage-Testversion. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Für eine 30-tägige Testversion registrieren. Geben Sie nun die Basisinformationenn für die Anmeldung zu Office 365 an. 11

16 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Sie müssen eine Domäne festlegen, die aber noch nichts mit der Internet-Domäne Ihrer Bildungseinrichtung zu tun hat. Sie legen an dieser Stelle eine Sub-Domäne der Domäne onmicrosoft.com fest. Klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen, um festzustellen, ob die ausgewählte Subdomäne noch nicht vergeben ist. 12

17 Vorbereitung und Durchführung einer Neuanmeldung Klicken Sie auf Weiter. Sie kommen nun zu einer Seite, auf der die Berechtigung für Office 365 für Bildungseinrichtungen überprüft wird. Sie müssen dafür eine Domäne angeben, die für eine anerkannte österreichische Bildungseinrichtung registriert ist. 13

18 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Sie können diesen Schritt zwar überspringen, um die Testversion sofort nutzen zu können; für die endgültige Nutzung ist allerdings die Domänenprüfung unbedingt erforderlich. Sie werden noch einmal informiert, welche Testlizenz Sie erhalten (standardmäßig wird der Plan A3 vergeben). Klicken Sie auf Weiter, um die Registrierung abzuschließen. Microsoft sendet nach erfolgreicher Anmeldung ein . Die Testversion kann anschließend über das Hinzufügen einer eigenen Domäne zu einer vollwertigen Academic-Version von Office 365 umgewandelt werden. 2.4 Zugriff aus Benutzersicht Von entscheidender Bedeutung ist es, alle Benutzer mit einigen URLs vertraut zu machen, da eine Reihe von Diensten über diesee URLs erreicht werden. Zunächst ein Überblick über die Anmelde-URLs aus Benutzersicht: Webmail https://mail.office365.com oder https://outlook.com/<domain> (Beispiel: https://outlook..com/zahler.org) Office 365-Benutzerportal https://portal.microsoftonline.com SharePoint https://<domain>.sharepoint.com 14

19 Migration von auf Office Migration von auf Office 365 Ab Sommer 2012 werden schrittweise alle bestehenden zu Office 365 migriert. Dafür steht ein Upgrade-Center zur Verfügung in dem Administratoren alle wichtigen Informationen erhalten. Darüber hinaus werden alle Kunden über eine - Kommunikation auf das Upgrade vorbereitet. Hinweis: Die Migration muss bei allen bestehenden spätestens im September 2013 abgeschlosen sein. Im Microsoft Upgrade Center finden Sie alle notwendigen Informationen, die Sie für die Migration benötigen, übersichtlich und kompakt zusammengestellt: Der automatisches Upgrade-Prozess geht auf den Plan Exchange Online P1 Bedingungen); es muss kein neuer Nutzungsvertrag abgeschlossen werden. Nach Abschluss der Migration ist dann ein Umstieg auf den kostenlosen A2 Plan mit mehr Möglichkeiten möglich, wobei hier ein neuer Nutzungsvertrag abgeschlossen werden muss. Checkliste für den für den Zeitraum vor der Aktualisierung: Administrator Infos im Service Management Portal aktualisieren Überprüfen Sie die Clientcomputer auf die neuen Software-Anforderungen (zb kein Office 2003 mehr) Upgrade Plan entwickeln Alle Domains in einem Account zusammenfassen Änderungen: 10 GB Exchange Storage wird zu 25 GB Exchange Online (100 GB Archiv in den Plänen A3 und A4) Supervision Policies werden nicht mehr unterstützt müssen neu über Regeln abgebildet werden Kein Co-Branding möglich Am meisten betroffen werden die Endbenutzer von der Neuordnung der Anmeldeinformationen sein. Vor der Umstellung gab es eine einzige Windows Live ID, mit der der Zugriff auf alle möglich war, also Exchange, Outlook Web Access und SkyDrive. Aus Sicherheitsgründen kann dieses Konzept unter Office 365 nicht beibehalten werden. Die Benutzerkonten werden daher in zwei Identitäten aufgespalten, und zwar wie folgt: Windows Live ID: Diese öffentliche Identität ist das alte Konto, hat daher denselben Anmeldenamen wie vorher und behält das alte Kennwort bei. (Anmerkung: Der Anmeldename ist im Normalfall auch derselbe wie die neue Exchange Online ID.) Zugriff hat man mit dieser ID nur mehr auf Windows Live- Dienste damit wird hauptsächlich Skydrive gemeint sein. Ein Zugriff auf das Exchange-Postfach ist mit dieser ID nicht mehr möglich! 15

20 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Phase 2 Aktualisieren der Benutzer: In dieser Phase werden alle Benutzer auf die Office 365-Version von Exchange Online umgestellt. Dabei müssen keine Postfächer verschoben werden, die Nachrichtenübermittlung wird nicht unterbrochen, und es ergeben sich keine Auswirkungen auf den Zugriff auf SkyDrive, Messenger und andere Windows Live-Dienste. Im Verlauf dieser Phase könnenn alle Benutzer erst wieder auf zugreifen, wenn der automatisierte Vorgang abgeschlossen ist und der Administrator ihnen ein neues temporäres Kennwort zugewiesen hat. In dieser Phase können Administratoren keine Benutzer hinzufügen, löschen oder ändern. Phase 3 Festlegen eines Kennworts für Ihr Office 365- Administratorkonto: In diesem Schritt müssen Sie für Ihr Office 365- Administratorkonto ein temporäres Kennwort festlegen, das Sie bei der ersten Anmeldung bei Office 365 ändern müssen. Wenn Sie das Kennwort übermittelt haben, wird das Upgrade fertig gestellt, und Sie können die Einrichtung nicht mehr über Service Management Portal verwalten. Office 365 Exchange Online ID: entsteht NEU durch Umwandlung der bestehenden ID (Beispiel: hat dieselbe - Adresse wie vorher, aber ein neues Kennwort! Die neuen Exchange Online- Benutzerkonten werden von Microsoft auf der Windows Azure-Plattform in einer Active Directory-Datenbank gespeichert. Jeder Benutzer hat daher zwei Konten ein Windows Live-Konto und ein Office 365- Konto. Die Kontenn haben zwar den gleichen Anmeldenamen, aber unterschiedliche Kennwörter. WICHTIG: Der Erfolg und die Zufriedenheit der Benutzer mit dem Umstieg ist in hohem Ausmaß vom Umgang mit den Anmeldeinformationen und Kennwörtern abhängig! Die Devise lautet: Kommunikation und Planung ist der halbe Erfolg! Je sorgfältiger Sie die Verteilung der Kennwörterr planen und je genauer Sie Ihren Benutzern kommunizieren, was auf Sie zukommt, desto reibungsloser wird die Migration verlaufen. Der Migrationsvorgang läuft in drei Phasen ab: Phase 1 Aktualisieren der Domänen: In dieser Phase wird Ihr Bereich in Office 365 vorbereitet. Alles geschieht im Hintergrund, die Endbenutzer sehen keine Änderungen. Einige Aufgaben können Administratoren nicht ausführen, beispielsweise Domänen hinzufügen oder entfernen. Die Dauer des Upgrades hängt von der Größe der Einrichtung ab: Das automatisierte Upgrade kann für kleine Bildungseinrichtungen in einem Tag erledigt sein. Bei einer Bildungseinrichtung mit Konten ist ein - Ausfall von einer Stunde zu erwarten. Bei einer Bildungseinrichtung mit Konten beansprucht der gesamte Vorgang in der Regel drei bis fünf Tage mit einem -Ausfall von weniger als fünf Stunden. 16

21 Migration von auf Office Vor der Migration Vor der Migration sollten Sie unbedingt eine Liste aller bestehenden Benutzerkonten und ihrer Eigenschaften in Form einer CSV-Datei erzeugen. Die Liste wird mit Hilfe von PowerShell erzeugt. Erzeugen Sie zunächst eine Remotesitzung, indem Sie sich zu Exchange Online verbinden: $LiveCred = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic AllowRedirection Import-PSSession $Session Anschließend exportieren Sie die bestehenden Benutzerkonten: PS C:> Get-Mailbox -RecipientType UserMailbox -ResultSize unlimited select UserPrincipalName export -csv C:\AllUsers.csv Öffnen Sie die entstandene CSV-Datei und benennen Sie die Spaltenüberschrift der ersten Spalte auf UserPrincipalName um. Überprüfen Sie, ob jeder Benutzer eine in einer eigenen Zeile dargestellt wird. Diese Datei können Sie nach dem Upgrade verwenden, um temporäre Kennwörter an die Office365-Benutzer zu verteilen. 3.2 Phase 1 Upgrade der Domänen Wenn Ihre Bildungseinrichtung berechtigt ist, das Upgrade auf Office 365 durchzuführen, erhalten Sie ein , das Sie auffordert, den Upgradevorgang über das Service Management Portal zu initiieren. Wenn Sie dieses erhalten haben, navigieren Sie auf https://eduadmin.live.com und melden Sie sich als an. Sie sehen auf der Startseite folgende Meldung: 17

22 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Der Text während Ihre 1-Domänen bezieht sich auf die Anzahl der zu migrierenden Domänen. Im Beispiel wird eine Domäne migriert. Wenn Sie auf den Link 1-Domänen klicken, werden die betroffenen Domänen angezeigt. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Upgrade der Domänen, um den Migrationsvorgang zu starten. Es wird die Meldung In Bearbeitung angezeigt: 18

23 Migration von auf Office 365 Während der 1. Phase können Administratoren bestimmte Aufgaben nicht durchführen. Beispielsweise sehen Sie auf der Seitee Einrichtungsprofil folgende Warnmeldung: Beachten Sie, dass unter Office 365 derzeit kein Cobranding möglich ist. Wenn Phase 1 abgeschlossen ist, wird dies im Management Portal angezeigt: 3.3 Phase 2 Upgrade der Benutzer durchführen Im zweiten Schrittt werden die Benutzerkonten konvertiert, wobei aus dem bisherigen einzigen zwei Benutzerkonten werden. Klicken Sie auf die blau hinterlegte Schaltfläche Upgrade der Benutzer, um diese Phase zu starten. Sie erhalten ein weiteres Dialogfeld, das Sie mit OK bestätigen müssen. 19

24 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Hinweis: Während des Upgradeprozesses haben die Benutzer keinenn Zugriff auf den E- Mail-Dienst. Im Service Management Portal wird angezeigt, dass Phase 2 den Status In Bearbeitung aufweist. Wenn Phase 2 abgeschlossen ist, wird das im Service Management Portal angezeigt: 3.4 Phase 3 Temporäres Administratorkennwort festlegen In der nächsten Phase müssen Sie für das Office 365-Administrator-Konto ein temporäres Kennwort festlegen. 20

25 Migration von auf Office 365 Ab diesem Zeitpunkt könnenn Sie auf der keine Verwaltungsaufgaben mehr durchführen. Melden Sie sich nun als Administrator auf der Administratorseite von Office 365 an. Wichtig: Der Anmeldename hat sich nicht geändert! Wennn Ihr Anmeldename in beispielsweise war, so ist das auch Ihr Anmeldename als Office 365-Administrator. Allerdings benötigen Sie für die Erstanmeldung das im Schritt 3 festgelegte temporäre Kennwort. Sie werden aufgefordert, das temporäre Kennwort durch ein dauerhaftes Kennwort zu ersetzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Absenden. Sie müssen nun das geänderte Kennwort noch einmal eingeben. 21

26 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Der letzte Schritt ist die Aktivierung der Self-Service-Kennwortzurücksetzung. Klicken Sie im Bereich Verwaltung auf Domänen. Sie sehen die migrierten Domänen, aber auch eine neue Domäne, die einee Subdomäne von onmicrosoft.com darstellt (im Screenshot zahlerorg.onmicrosoft.com). Diese neue Domäne existiert als Standarddomäne in allen Office 365-Bereitstellungen. 22

27 Migration von auf Office Neue Kennwörter für Benutzer Die neu erstellten Office 365-Konten müssen nun noch mit Kennwörtern versehen werden. Da der Zugriff mit den alten Kennwörtern nicht mehr möglich ist, können die Benutzer in dieser Phase nicht auf ihr Exchange-Postfach zugreifen. Um alle Benutzer mit neuenn Kennwörtern zu versorgen, gibt es folgende Möglichkeiten: Manuelles Setzen der neuenn Kennwörter Weisen Sie alle Ihre Benutzer an, auf folgende Website zu navigieren: https://eduupgrade.office365.com/ Dort kann ein neues Zugangskennwort für Office 365 erstellt werden. Beachten Sie, dass die neuen Kennwörter zwischen 8 und 16 Zeichen lang sein dürfen und die Office 365-Komplexitätsbedingungen erfüllen müssen: Das Kennwort muss mindestens ein Zeichen aus drei der vier folgenden Zeichengruppen enthalten: Großbuchstaben Kleinbuchstaben Ziffern Sonderzeichen Zuweisen von temporären Kennwörtern durch den Administrator Diese Aktion ist sowohl über das Management-Portal als auch durch ein PowerShell- Script möglich. 23

28 Office 365 für Bildungseinrichtungen Handbuch für IT-Administratoren Wenn Sie so wie empfohlen eine CSV-Datei mit allen Benutzerkonten haben, so ist es möglich, allen Benutzernn über ein PowerShell-Script temporäre Kennwörter zuzuordnen: Legen Sie in der CSV-Datei eine zusätzliche Spalte mit der Spaltenüberschrift Password an. Tragen Sie für jeden Benutzer in dieser Spalte ein temporäres Kennwort ein. Sie können beispielsweise als Kennworten eine Kombination Nachname + Geburtsdatum (6-stellig) verwenden. Beachten Sie, dass die Kennwörter zwischen 8 und 16 Zeichen lang sein dürfen und die Office 365-Komplexitätsbedingungen erfüllen müssen: Das Kennwort muss mindestens ein Zeichen aus drei der vier folgenden Zeichengruppen enthalten: Großbuchstaben Kleinbuchstaben Ziffern Sonderzeichen Installieren Sie das Microsoft Online-Moduzu Office 365 auf, indem Sie folgenden Befehl eingeben: Connect-MsolService Sie müssen hier die Anmeldeinformationen des Office 365-Administrators eintragen. Mit für PowerShell. Öffnenn Sie das Modul. Bauen Sie eine Verbindung folgender PowerShell-Zeile legen Sie für alle Benutzer das in der CSV-Datei vorhandene temporäre Kennwort fest: PS C:>Import-Csv C:\Desktop\AllUsers.csv foreach { Set-MsolUserPassword UserPrincipalName $_.UserPrincipalName NewPassword $_.Password} Einrichtenn von Single-Sign-On ( Federation ) eingerichtet werden. Diese unmittelbar nach der Migration Dafür muss ein Verbundsystem Vorgangsweise hat den Vorteil, dass keine neuen Kennwörter benötigt werden. Informationen über das Einrichten von Single-Sign-On finden Sie in dieser Unterlage ab Seite 89! 3.6 Neue URLs Informieren Sie alle Benutzer über die neuen Einstiegs-URLs: 24

Ebenfalls gibt es neben dieser Schritt-für-Schritt Anleitung noch ein Video, welches das Einrichten einer Shared Mailbox zeigt.

Ebenfalls gibt es neben dieser Schritt-für-Schritt Anleitung noch ein Video, welches das Einrichten einer Shared Mailbox zeigt. SHARED MAILBOX IN OFFICE 365 ERSTELLEN Eine Shared Mailbox dient dazu, dass mehrere Mitarbeiter auf ein gemeinsames Postfach (z.b. Support) zugreifen und in dessen Namen E-Mails versenden können. Diese

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