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1 Versionsinfo Immoware 11.01A Übersicht Web-Applikationen... 2 Event-Viewer... 2 Wohnungssuche über Internet... 2 Event-Center... 3 Beliebig viele Browser mit verschiedenen Spalten und Filtern... 3 Ausgewählte Ereignisse als Favoriten ablegen... 3 Papierkorb für gelöschte Ereignisse... 4 Instandsetzung... 4 Instandzusetzende Ausstattungselemente und Wartungsverträge... 4 Prüfprotokolle... 5 Ausstattungselemente und Wohnungen... 5 Informationsschreiben an Bestandnehmer... 6 Filtern nach Sachbearbeiter... 6 Historieren eines beendeten Termins beim Ausstattungselement... 7 Auswertungen... 8 neues Ausgabeziel: PDF... 8 Ausgabeziel: HTML... 8 Einstellungen Auswertungen... 8 Sonstiges... 9 Registerkarten direkt wählbar... 9 Finanzbuchhaltung Buchungstext wiederholen... 9 SEPA-Umstellung Teil Ausfallshaftung bei leerstehenden Bestandseinheiten... 9 Auswahl von Dokumenten für -anhang...10 Instandsetzungslisten...11 SEPA-Datenträger Rulebook Erledigte Ereignisse...11 M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 1 von 11

2 Web-Applikationen Event-Viewer Der Event-Viewer ist eine Web-Applikation, mit der Sie Ereignisdaten Ihren Bestandnehmern online zur Verfügung stellen können. Jeder Bestandnehmer kann sich somit selbst informieren, welche ihn betreffenden Vorfälle Ihnen schon gemeldet wurden, ob schon daran gearbeitet wird und wie der aktuelle Stand der Dinge ist. Je weniger oft Sie am Telefon Auskunft erteilen müssen, umso mehr Zeit haben Sie, sich Ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen. Wohnungssuche über Internet Ziel dieser Web-Applikation war es nicht, einfach nur alle freien Wohnungen auf irgendeiner Homepage anzuzeigen, sodass der Wohnungssuchende ein Angebot nach dem anderen durchklicken muss. Ziel war es vielmehr, einen Mechanismus zu erfinden, mit dem es wohnungssuchenden Personen möglich wird, ihre Wünsche festzulegen und dann Ihr Angebot entsprechend dieser Wünsche zu filtern. Vergewissern Sie sich selbst, ob uns dies gelungen ist! Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionen und Möglichkeiten dieser neuen Module im Rahmen einer persönlichen Vorführung und beraten Sie zusätzlich ganz nach Ihren individuellen Wünschen und Anforderungen. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung und freuen uns auf Ihren Terminvorschlag für ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch.. M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 2 von 11

3 Event-Center Beliebig viele Browser mit verschiedenen Spalten und Filtern Jeder Benutzer kann beliebig viele Registerkarten einrichten, um die Ereignisse unter verschiedenen Gesichtspunkten darstellen zu können. Alle Funktionen wie Spaltenauswahl, Sortierung, objektweise Darstellung und mehr sind individuell je Registerkarte setzbar. Die jeweils gesetzten Filter werden in der Bezeichnung der Registerkarte angezeigt. Das Anlegen bzw. Löschen von Registerkarten erfolgt auf die gleiche Art und Weise wie bei FireFox oder im Internet-Explorer: klicken Sie auf die letzte Registerkarte [+], um eine neue Seite anzulegen bzw. wählen Sie eine Registerkarte aus und klicken Sie dann auf das Symbol [X], um sie zu löschen. Ausgewählte Ereignisse als Favoriten ablegen Jeder Benutzer kann nunmehr über das Menu Einstellungen individuell eine sogenannte Favoriten- Leiste zuschalten. Diese Favoritenleiste kann so wie der Browserbereich ebenso beliebig viele Registerkarten haben. In einer Favoritenleiste werden für gewöhnlich Ereignisse abgelegt, die man häufig benötigt. Um ein Ereignis in einer Favoritenseite abzulegen, markieren Sie das Ereignis im Browser und wählen dann aus dem Kontextmenu (rechte Maustaste) den Eintrag zu Favoriten hinzufügen. Hinzugefügt wird das markierte Ereignis in die jeweils aktive Seite. Tipp: der Kontext-Menueintrag zu Favoriten hinzufügen ist auch bei einer aktiven Suche verfügbar, wenn die gefundenen Ereignisse eingeblendet werden. Im Gegensatz zu den Browser-Registerkarten, bei denen der Label auf Grund der jeweils gesetzten Filter automatisch von Immoware gesetzt wird, können die Registerkarten der Favoritenleiste direkt benannt werden. Klicken Sie die aktuelle Registerkarte einfach mit der rechten Maustaste an und geben Sie eine entsprechende Bezeichnung ein. M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 3 von 11

4 Papierkorb für gelöschte Ereignisse Wenn Sie ein Ereignis löschen, so wird es nicht mehr sofort aus der Datenbank entfernt, sondern die letzten 10 gelöschten Ereignisse werden in einem eigenen Papierkorb aufgehoben. Das tatsächliche Löschen des ersten Ereignisses erfolgt erst dann, wenn Sie ein elftes Ereignis löschen. Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie gelöschte Ereignisse jederzeit wieder zurückholen! Die entsprechende Funktion dazu finden Sie im Dateimenu des Event-Centers. Instandsetzung Instandzusetzende Ausstattungselemente und Wartungsverträge Für einzelne Ausstattungselemente können auch Wartungsverträge abgeschlossen und erfasst sein. Diese Verknüpfung war in der Instandsetzung bisher nicht ersichtlich. Werden nunmehr in einer der verschiedenen Masken des Instandsetzungsmoduls Daten eines Ausstattungselements angezeigt, für das ein Wartungsvertrag existiert, so wechselt die Farbe der Überschriftszeile auf gelb. Gleichzeitig wird auch in der Statuszeile ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Mit einem zusätzlichen Button rechts neben der Überschriftszeile können die Vertragsdaten direkt eingeblendet und bearbeitet werden. Ausstattungselement ohne Wartungsvertrag Ausstattungselement mit Wartungsvertrag Wartungsvertragsdaten, die eingeblendet werden (gleiche Maske wie beim direkten Aufruf im Modul Wartungsverträge ) M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 4 von 11

5 Prüfprotokolle Prüfprotokolle sind Word-Dokumente, die speziell auf einzelne Ausstattungselemente zugeschnitten sind und exakte Angaben enthalten, was bei einem Element genau zu prüfen ist. Der Sachbearbeiter druckt sie aus, nimmt sie zu einem Termin mit, ergänzt sie vor Ort und lässt sich die Überprüfung schließlich abzeichnen. Zurück im Büro werden diese Protokolle eingescannt und über den Posteingang dem jeweiligen Termin zugeordnet und archiviert. Der Druck solcher Protokolle kann jetzt direkt aus der Terminbearbeitung heraus erfolgen, gezielt für ein bestimmtes Ausstattungselement oder auch für alle an einem bestimmten Tag zu prüfenden Elemente. Zu jedem Ausstattungselement kann es verschiedene Ersatzteile geben, die im Zuge einer Überprüfung eventuell ausgetauscht werden müssen, daher sollte eine entsprechende Ersatzteilliste in diesen Prüfprotokollen auch angeführt werden. Da diese Ersatzteile natürlich je Ausstattungselement variieren, wurde der Elementestamm um mehrere freie Texte erweitert, die dann als Serienbrieffelder verwendet werden können. Diese Texte werden einmal global definiert, können aber je Objekt erweitert oder auch überschrieben werden. Da Prüfprotokolle naturgegeben für jedes Ausstattungselement variieren, werden sie jeweils als eigene Instandsetzungsliste angelegt und schließlich ebenso wie die Ersatzteile direkt im Elementestamm hinterlegt. Ausstattungselemente und Wohnungen Um den Anforderungen der ÖNorm B 1300 gerecht werden zu können (die im Übrigen komplett über das bestehende Immoware-Modul Instandsetzung umgesetzt werden kann), wurde eine Möglichkeit geschaffen, Ausstattungselemente nunmehr auch einzelnen Wohnungen zuzuordnen (im Zuge der ÖNorm müssen ja auch Elemente überprüft werden, die es nicht nur ein mal in einem Objekt gibt, sondern die mehrfach bei verschiedenen Wohnungen vorhanden sein können). Nachstehende Maske zeigt, wie ein bestehendes Ausstattungselement einzelnen Wohnungen zugeordnet werden kann. Was bringt diese Lösung? Ausstattungselemente, die bei mehreren Wohnungen vorhanden sind, werden nach wie vor als Objekt-Elemente behandelt, sodass es vorerst weiterhin nur einen gemeinsamen Prüfungstermin gibt (der in weiterer Folge bei großen Anlagen jedoch auf mehrere Tage gesplittet werden kann). Prüfprotokolle (und auch die im Folgenden beschriebenen Benachrichtigungen an Bestandnehmer, wann Besichtigungen geplant sind), werden jedoch für jede Wohnung ausgedruckt. M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 5 von 11

6 Informationsschreiben an Bestandnehmer Normalerweise werden die Bestandnehmer über einen anstehenden Termin im Voraus informiert, um sicherzustellen, dass sie an diesem Tag zu Hause sind. Diese Schreiben sind - ebenso wie Prüfprotokolle - vorgefertigte Instandsetzungslisten, und auch sie werden direkt aus der Terminbearbeitung heraus gedruckt. Sie können beliebig viele verschiedene Dokumente vorbereiten und dann beim Ausdruck das jeweils benötigte Schreiben wählen. Wenn es sich nun um große Objekte handelt, bei denen z.b. 50 Wohnung kontrolliert werden müssen, so ist dies im Normalfall nicht alles an einem Tag zu schaffen, sondern die Überprüfungen erfolgen über mehrere Tage verteilt. Somit werden zuerst nur 10 Bestandnehmer angeschrieben, am nächsten Tag weitere 10 usw. Um die Bestandnehmer aber in mehreren Tranchen anschreiben zu können, muss bekannt sein, wann welche Bestandnehmer angeschrieben werden sollen, und dazu gibt es eine weitere neue Programmfunktion, mit der der gemeinsame Objekt-Prüfungstermin gesplittet wird: er kann für ein oder mehrere Wohnungen jeweils tageweise verschoben werden. Diese individuellen Termine werden dann beim Ausdruck der Schreiben automatisch berücksichtigt. Filtern nach Sachbearbeiter Um die Terminübersicht auf einzelne Sachbearbeiter einzuschränken (damit jeder Immoware-Benutzer nur seine eigenen Termine sieht), kann in der Filterzeile ein entsprechender Filter auf das Feld Sachbearbeiter gesetzt werden. Um das schnelle Ändern dieses häufig benötigten Filters zu vereinfachen, kann der Sachbearbeiter jetzt auch direkt über eine ComboBox ausgewählt werden. Eine Änderung der ComboBox setzt/ändert gleichzeitig den Filter in der zentralen Filterzeile. M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 6 von 11

7 Historieren eines beendeten Termins beim Ausstattungselement Um Überprüfungen und tatsächliche Instandsetzungen auch direkt in der History eines Ausstattungselements sehen können, kann nunmehr beim Beenden eines Termins ein Historyeintrag erzeugt werden. Dies muss in den generellen Einstellungen für die Instandsetzung einmalig aktiviert werden. M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 7 von 11

8 Auswertungen neues Ausgabeziel: PDF Immoware unterstützt nun auch das direkte Erstellen von Listen im PDF-Format (Serienbriefe im PDF-Format werden derzeit noch nicht unterstützt). Der Immoware -Konzeption folgend können Sie dieses neue Ausgabeziel sofort verwenden, ohne irgendwelche Änderungen an bestehenden Auswertungen vornehmen zu müssen (siehe nebenstehenden Screen-Shot). In der Auswertungskonfiguration finden Sie unter Ausgabeziele nun auch eine zusätzliche Registerkarte, in der diverse Einstellungen für die PDF-Ausgabe vorgenommen werden können (wie Papierformat, Font und Fontgröße). Weitere Informationen zur PDF-Ausgabe finden Sie in der Online-Hilfe im Kapitel PDF-Dokumente. Ausgabeziel: HTML Die angegebenen Spaltenbreiten wurden bisher nicht berücksichtigt, die Feldbreiten variierten je nach Länge des Zellen-Inhaltes. Der Fehler ist behoben. Einstellungen Auswertungen Das Programm zur Festlegung der Standardvorgaben für frei definierbare Auswertungen wurde in die globalen Systemeinstellungen integriert. Bisher war es nur direkt vom Auswertungs-Desktop aus erreichbar. M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 8 von 11

9 Sonstiges Registerkarten direkt wählbar Enthält eine Karteikarte mehr Registerkarten als angezeigt werden können, sind am rechten Bildschirmrand 2 Buttons verfügbar, mit dem die Registerkarten-Leiste nach links bzw. rechts verschoben werden kann. Zusätzlich gibt es in diesem Fall jetzt noch einen weiteren Button (Pfeil-nach-unten), mit dem alle verfügbaren Registerkarten alphabetisch angezeigt und direkt gewählt werden können. Finanzbuchhaltung Buchungstext wiederholen In der Belegart-Konfiguration kann voreingestellt werden, ob und wie bei einer neuen Buchung der Buchungstext vorgeschlagen werden soll. Eine dieser Optionen ist Wiederholung des letzten Buchungstextes. Hat man bei bestimmten Belegarten jedoch eine andere Voreinstellung gewählt, so ergeben sich trotzdem immer wieder Situationen, in denen man den zuvor eingegebenen Buchungstext gerne wiederholen möchte. Immoware trägt diesem Umstand jetzt insofern Rechnung, als es am Ende einer jeden Buchung den Buchungstext automatisch ins Windows-Clipboard stellt (es macht also von sich aus ein automatisches CTRL-C), sodass Sie, wenn Sie den vorigen Text erneut benötigen, im Feld Buchungstext nur mehr CTRL-V drücken müssen. SEPA-Umstellung Teil 2 Alle Anzeigen der alten BLZ & Kontonummern wurden durch BIC/IBAN ersetzt. Ausfallshaftung bei leerstehenden Bestandseinheiten Es gibt Wohnungen, für die im Falle einer Leerstehung z.b. die Gemeinde die Leerstehungskosten übernimmt. Damit dies bei einem Bestandnehmerwechsel nicht übersehen wird, wurde Immoware folgendermaßen erweitert: Eine eventuell bestehende Ausfallshaftung wird im Wohnungsstamm als reines Textfeld hinterlegt: M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 9 von 11

10 Wird bei einer Wohnung ein Vertragsende eingegeben, kommt die Frage, ob es bereits einen Nachmieter gibt. Wird diese Frage mit Nein beantwortet, wird in Zukunft auf eine eingetragene Ausfallshaftung in Form einer weiteren Frage hingewiesen. Wird diese weitere Frage mit Ja beantwortet, läuft das Programm so weiter, wie wenn man die erste Frage nach einen Nachmieter mit Ja beantwortet hätte. D.h. man kann dann den Ausfallshafter entweder als komplett neuen BN anlegen oder ihn als bestehenden BN zuordnen. Auswahl von Dokumenten für -anhang Die als -anhang zur Verfügung stehenden Dokumente können aus verschiedensten Quellen stammen. Besonders wenn eine dieser Quellen das Objekt ist, kann die Anzahl der möglichen Dokumente erheblich groß sein, sodass die Anzeige der verfügbaren Dokumente manchmal etwas länger dauern kann. Da jedoch nicht immer alle Quellen tatsächlich benötigt werden (vor allem nicht die Quelle Objekt), wurde die Dokumentauswahlmaske um zusätzliche Schalter ergänzt, mit denen die verfügbaren Quellen individuell übergangen werden können. Diese Einstellung wird benutzerbezogen gespeichert, sodass sie bis zur nächsten tatsächlichen Änderung erhalten bleibt. M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 10 von 11

11 Instandsetzungslisten Die Auswertungsgruppe Instandsetzungslisten wurde erweitert. Es können jetzt nicht mehr nur die einzelnen Überprüfungs- und Instandsetzungstermine ausgegeben werden, sondern auch die Ereignisdaten dazu, falls einer dieser Termine mit einem Ereignis verknüpft ist, und es kann auch die gesamte beim Ausstattungselement gesammelte History ausgegeben werden. SEPA-Datenträger Rulebook 6.0 SEPA-Datenträger werden ab sofort mit der Roolbook-Version 6.0 erzeugt. Erledigte Ereignisse 2013/200 BN-History: Vertragszeitraum kann sich überschneiden 2014/24 Docuware-Immoware: Funktion Betriebskostenbelege - Einsichtnahme durch Bestandnehmer 2013/26 Filter Objektnummer in Registerkarte Buchungen funktioniert nicht 2014/43 Fehlerkorrektur beim Anzeigen eines Dokuments, das in Docuware als Multi-TIFF- Dokument abgelegt ist. Wenn von Docuware mehrere Dokumente extrahiert werden, werden jetzt auch alle diese extrahierten Dokumente angezeigt. 2014/43 In der Karteikarte Bestandseinheit - Registerkarte Schlüsselverwaltung kann nunmehr der im Tree markierte Schlüssel direkt an den aktuellen Bestandnehmer ausgegeben werden. 2014/134 Annuitätenbestätigungen: falscher Ust-Prozentsatz wurde verwendet 2014/135 Indexanpassung: Datum letzte Anpassung wurde fälschlicherweise gesetzt, obwohl auf Grund der bestehenden Bedingungen (anpassen erst ab xxx%) keine Anpassung durchgeführt wurde M:\Doku\Homepage upload\service\version\v1101a.doc Seite 11 von 11

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