Mediation. bei der Landeshauptstadt München. Personal- und Organisationsreferat Recht P 1

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1 Datum: Telefon und Telefax Frau Bruegel, Frau Reichertz P 1-01/698 Personal- und Organisationsreferat Recht P 1 Mediation bei der Landeshauptstadt München 1

2 Kurzzusammenfassung Sinn und Zweck dieses Konzepts ist die Verankerung der Mediation in der Landeshauptstadt München. Inhaltsübersicht I. Begriff und Vorteile der Mediation S. 3 II. Bisherige Initiativen zu Konfliktlösungen und Mediation S Im POR S In der LHM S Fazit S. 4 III. Koordination innerbetrieblicher Mediation - Netzwerk Mediation S. 4 IV. Standards für Mediation im POR S Mediationsverfahren im POR S. 5 a) Rolle des Mediators/der Mediatorin S. 5 b) Die fünf Phasen einer Mediation S. 6 c) Supervision S Ausbildungsstandards S. 7 a) Standards einer Mediationsgrundausbildung S. 8 b) Standardisierte Weiterqualifizierung S. 8 V. Ausblick S. 8 2

3 I. Begriff und Vorteile der Mediation Mediation ist eine moderne Methode der kooperativen Konfliktlösung. Sie stellt ein freiwilliges, strukturiertes und vertrauliches Verfahren dar, in dem alle von einem Konflikt Betroffenen mit Hilfe eines allparteilichen Dritten (Mediator/Mediatorin) versuchen, selbstbestimmte und von allen Beteiligten getragene Lösungen für bestehende Konflikte zu erarbeiten. Allparteilichkeit bedeutet, dass die Mediatorin/der Mediator dafür sorgt, dass die Bedürfnisse aller Beteiligter Berücksichtigung finden. Bei bestehenden Konflikten versteifen sich die Beteiligten häufig auf bestimmte Positionen. Oft stehen dann weniger sachliche Gründe als vielmehr emotionale Barrieren einer Einigung im Wege. Hier setzt die Mediation an. Es wird die eigentliche Konfliktursache offengelegt und die Konfliktparteien erarbeiten selbst Handlungsoptionen und ein umfassendes Konzept für eine Problemlösung. Voraussetzung ist die Vertraulichkeit, damit die Parteien ihre Bedürfnisse offen anzusprechen bereit sind. Mediation hat daneben weitere Vorteile: die Ermöglichung einer konstruktiven zukünftigen Zusammenarbeit die angemessene Berücksichtigung aller Standpunkte, Interessen und Ziele die dauerhafte und stabile Befriedung, da die Parteien selber das Ergebnis erarbei-tet haben und das Ergebnis von allen Seiten als interessengerecht akzeptiert wird den Schutz vor Image-Verlusten schnelle und effiziente Ergebnisse (durch den Abschluss verbindlicher Vereinbarungen zwischen den Parteien erübrigen sich zeitaufwändige und teure Verwaltungs- und Gerichtsverfahren); die Reduzierung von Kosten und Schonung von Ressourcen zukunftsorientierte und kreative Lösungen, bei der alle Seiten gewinnen Im Unterschied zu Supervision oder Moderation bietet der unparteiische Vermittler bei einem Mediationsverfahren strukturierte Unterstützung für eine einvernehmliche Lösung zwischen den Konfliktparteien und damit Hilfe zur Selbsthilfe. II. Bisherige Initiativen zu Konfliktlösungen und Mediation 1. Im POR Die Abt. 3 des POR betreibt im Zusammenhang mit Organisationsprojekten Konfliktmoderation mit starken mediativen Elementen. Dabei handelt es sich zum einen um Konflikte zwischen verschiedenen Beschäftigtengruppen oder um Konflikte von Einzelpersonen bzw. zwischen verschiedenen Dienststellen bzgl. deren Aufgaben. Die Abt. 1 des POR wendet die Mediation an, um sich abzeichnende Rechtsstreitigkeiten zwischen Dienstkräften und der Landeshauptstadt München zu vermeiden, arbeitsplatzbezogene Rechtstreitigkeiten zwischen Dienstkräften zu lösen oder Rechtstreitigkeiten einvernehmlich zu beenden. Die Mediation ist zudem ein Dienstleistungsangebot an die Dienststellen, wenn bei der Sachverhaltsklärung dienstaufsichtlicher Vorgänge deutlich wird, dass ein dienstaufsichtliches Einschreiten nicht rechtmäßig oder nicht sinnvoll wäre, da ein Arbeitsplatzkonflikt zu Grunde liegt. 3

4 Ferner ist die Abt.1 Recht nach Nr.2 der DV Mobbing und Schikane Ansprechpartner und Anlaufstelle für jeden von Mobbing Betroffenen. Als Mobbing empfundene Konfliktsituationen konnten häufig durch mediativ geführte Gespräche gelöst werden, bevor die Situation eskalierte. Denn Mediation bietet eine Methode, die im Rahmen der DV Mobbing bzw. bei einem Runden Tisch gem. 2 Abs. 3 DV Mobbing und Schikane hilfreich ist. 2. In der LHM Stadtweit existieren verschiedene Projekte, die die Themen Mobbing, Konfliktlösung und Mediation behandeln: Hervorzuheben ist das Netzwerk Mobbing, das in Zusammenarbeit zwischen GPR und örtlichen Personalräten ins Leben gerufen wurde. Im Kulturreferat existiert ein Arbeitskreis Konflikte, bestehend aus Personalverantwortlichen und Personalräten, der sich regelmäßig zum Erfahrungsaustausch und Üben von Konfliktlösungsmethoden trifft. Dabei wurde deutlich, dass Anlaufstellen für die Konfliktfälle geschaffen werden müssen, die in der Dienststelle nicht lösbar sind. Im Schul- und Kultusreferat ist eine Fortbildung zum Thema Schülerstreitschlichter im Rahmen der Schulmediation geplant. Beim Sozialreferat/ASD wird Familien- und Trennungsmediation durchgeführt. 3. Fazit: Die Erkenntnis, dass der Konfliktprävention und einer möglichst frühzeitigen Konfliktbewältigung eine besondere Bedeutung zukommt, hat sich referatsübergreifend durchgesetzt. Dies läßt eine Koordinierung in einem Netzwerk sinnvoll erscheinen, das auch bisher noch unbekannte Initiativen erfasst. Denn bisher findet weder eine Steuerung der Entwicklungen noch eine Bündelung der Ressourcen statt. Nur wenigen betroffenen Mitarbeitern sind die vorhandenen Anlaufstellen wirklich bekannt. III. Koordination innerbetrieblicher Mediation - Netzwerk Mediation Konfliktmanagement ist wesentlicher Teil der Personalwirtschaft. Das POR will die Fachbereiche in der Konfliktlösung unterstützen. Die Entwicklung und Steuerung im Bereich Mediation unterfällt daher der Kernkompetenz des POR. Die Konkretisierung erfolgt durch die Abt. 1 Recht. P1 wird daher die bisherigen Initiativen in einem Netzwerk Mediation bündeln. Dieses Netzwerk Mediation soll: ausgebildete Mediatorinnen und Mediatoren bzw. mit Mediation vertraute Dienstkräfte in einem Pool zusammenfassen; Mediation in der Verwaltung verankern; Anlaufstelle für Dienststellen, Betroffene, Personalvertretungen u.a. sein; die Entwicklung im Bereich Konfliktmanagement steuern; Erfahrungen für ein sinnvolles Gesamtkonzept zusammentragen; 4

5 Wissensmanagement betreiben. Wissensmanagement bedeutet in diesem Zusammenhang Informationen über Mediation allgemein und in der LHM zu sammeln und zu fördern sowie einen Erfahrungsaustausch in die Wege zu leiten. Aufgrund der vielfältigen Erscheinungsformen der Konflikte vor Ort, ist es notwendig, neben dem Netzwerk Mediation vor Ort Ansprechpartner als eine Art betrieblicher Konfliktlotsen zu installieren. Diese Ansprechpartner (z.b. Personalräte) sollten in Konfliktvermittlung ausgebildet sein, damit sie bei Konflikten vermitteln können. Insbesondere bei kleineren Konflikten, die keine Mediation erfordern, kann eine Konfliktlösung durch die betrieblichen Konfliktlotsen sinnvoll sein. IV. Standards für Mediation im POR 1. Mediationsverfahren im POR Nach den Grundsätzen für Führung und Zusammenarbeit ist das Aufgreifen und das Lösen von Konflikten eine Aufgabe der betroffenen Führungskraft. Dies soll so bleiben. Auch soll auf die wertvolle Konfliktvermittlung durch die Personalvertretungen bzw. Ansprechpartner vor Ort nicht verzichtet werden. Vielmehr soll grundsätzlich zunächst eine Konfliktvermittlung vor Ort versucht werden. Erst, wenn diese zu keinem Ergebnis führt oder nicht erfolgversprechend ist, soll durch das Netzwerk Mediation eine Mediation eingeleitet werden, wenn die Beteiligten dies wünschen. a) Rolle des Mediators/der Mediatorin Die Mediatorin/der Mediator arbeitet als neutraler Vermittler, der weder Recht spricht noch selbst entscheidet. Die Parteien selber bleiben Herr des Verfahrens. Die Mediatorin/der Mediator versucht scheinbar unversöhnliche Positionen zusammenzuführen, Themen besprechbar zu machen und die Parteien zur gemeinsamen Bearbeitung von Lösungen zu bringen. Er hilft den Parteien, eine Lösung des Konfliktes auszuhandeln, die den Interessen aller Beteiligten dient. Aufgabe der Mediatorin/des Mediators ist es, Die Verantwortung für den Prozess zu tragen (nicht aber für den Inhalt), die Mediationssitzungen zu steuern, zu strukturieren und zu überwachen, die Konfliktparteien dabei zu unterstützen, ihre Streitpunkte selbstverantwortlich zu lösen, die Streitparteien bei der Formulierung ihrer Interessen, Bedürfnisse und Sichtweise zu unterstützen, das gegenseitige Verständnis der Kontrahenten durch vielfältige Kommunikationstechniken zu unterstützen (z.b. Aktives Zuhören), die Autonomie der Parteien zu fördern. 5

6 Falls eine Mediation durchgeführt werden soll, führt die Mediatorin/der Mediator ein Vorgespräch mit den jeweils beteiligten Konfliktparteien zur Abklärung, ob eine Mediation grundsätzlich erfolgversprechend ist. Gleichzeitig ist zu klären, ob die Mediatorin/der Mediator von beiden Seiten als solcher akzeptiert ist. Ist dies nicht der Fall, ist ein/e andere/r Mediator/in auszuwählen. Die Mediatorin/der Mediator erstellt dann einen Ablaufplan, der sich an den Phasen des Mediationsverfahrens orientiert und den zeitlichen Horizont darstellt. Er stellt eine umfassende Dokumentation der Mediationssitzungen sicher. Durch die Dokumentation wird eine Supervision ermöglicht. Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg einer Mediation ist die Vertraulichkeit. Diese besteht sowohl hinsichtlich der einzelnen Mediationssitzungen als auch hinsichtlich aller im Rahmen des Mediationsverfahrens erlangten Kenntnisse. Sie gilt außerdem für die Dokumentation der Mediation, welche bei der Mediatorin/dem Mediator verbleibt. Im POR wird sichergestellt, dass die Mediatorin/der Mediator nicht mit Personalangelegenheiten eines an der Mediation Beteiligten betraut ist, sodass Allparteilichkeit und die Vertraulichkeit hergestellt werden können. b) Die fünf Phasen einer Mediation (1) Initiierungsphase die Mediatorin/der Mediator stellt Kontakte zu den betroffenen Konfliktparteien her und gibt diesen die Möglichkeit, ohne dirigierende Fragen ihre Konfliktsituation darzustellen. Die Mediatorin/der Mediator übernimmt diese Definition des Konfliktes, ohne aber weiter in den Konflikt selber einzusteigen; sie/er stellt sicher, dass bei den Konfliktparteien ein grundlegendes Verständnis des Mediationsverfahrens vorhanden ist; sie/er erarbeitet gemeinsame Regeln der Zusammenarbeit während des Mediationsverfahrens (Vertraulichkeit, Offenheit, Transparenz); die Mediatorin/der Mediator formuliert die gemeinsam erarbeiteten Grundregeln in einer schriftlichen Vereinbarung, dem Mediationsvertrag. (2) Konfliktanalyse die Mediatorin/der Mediator sammelt Themen und visualisiert sie; sie/er vergleicht die jeweils gewünschten Themen, stellt Übereinstimmungen bzw. Dissens fest; sie/er legt in Übereinstimmung mit den Parteien fest, in welcher Reihenfolge die einzelnen Themen bearbeitet werden. 6

7 (3) Konfliktbearbeitung die Mediatorin/der Mediator sammelt Information; arbeitet die unterschiedlichen Sichtweisen der Parteien zu den einzelnen Themenpunkten heraus; sie/er findet heraus, welche Bedürfnisse den geäußerten konkreten Positionen zugrunde liegen; die Mediatorin/der Mediator klärt die zugrundeliegenden Bezugs- und Wertesysteme (z.b. Bedürfnisse, Gerechtigkeit, Rechtslage etc.). (4) Problemlösung die Mediatorin/der Mediator benutzt kreative Methoden wie z.b. Brainstorming, so dass verschiedene konkrete Lösungsmöglichkeiten von den Parteien erarbeitet werden; sie/er bespricht die einzelnen Lösungsmöglichkeiten, und klärt, welches Bedürfnis mit welcher Option gedeckt ist; sie/er hilft bei der Auswahl einer konkreten Lösungsmöglichkeit, welche vorläufig als praktikable Gemeinsamkeit fixiert wird. (5) Abschließende Vereinbarung verbindliche schriftliche Vereinbarung über die Einigung; Zustimmung und Unterschrift der Parteien; Gesamtschau der einzelnen Lösungen; ggf. abschließendes Gespräch zwischen den Konfliktparteien und der Mediatorin/dem Mediator bezüglich der weiteren Vorgehensweise (Ausblick für die Zukunft). c) Supervision Supervision ist als unterstützende Begleitung von Meditationsverfahren notwendig. Sie beleuchtet erlebte Situationen nachträglich aus allen möglichen Perspektiven und ermöglicht so eine Gesamtschau von außen. Ziel ist es, in der Supervision zu einer Veränderung der Perspektive zu kommen, sich Hilfen für das konkrete Vorgehen zu holen und wieder sinnvolle weiterführende strategische Entscheidungen entwickeln zu können. Hierfür ist eine mediationsbegleitende, durch externe, mediationserfahrene Supervisoren angeleitete Gruppensupervision erforderlich. 2. Ausbildungsstandards Damit Mediation als qualitativ hochwertige Dienstleistung angeboten werden kann, sind Qualitätsstandards erforderlich. Dazu gehört ein standardisiertes Verfahren und eine qualitativ hochwertige Ausbildung. 7

8 a) Standards einer Mediationsgrundausbildung Die als betrieblichen Konfliktlotsen tätigen Ansprechpartner sollten mindestens an der bei der Landeshauptstadt München angebotenen viertägigen Fortbildung Mediation - Kooperation statt Konfrontation (oder vergleichbare Ausbildung) teilgenommen haben. Daneben sollten Kenntnisse über Moderations- und Präsentationstechniken und Konfliktlösung vorhanden sein. b) Standardisierte Weiterqualifzierung Für eine erfolgreiche Durchführung von strukturierten Mediationsverfahren ist es erforderlich, über die oben erwähnten Grundkenntnisse hinaus Spezialkenntnisse zu erwerben. Denn die Mediatorin/der Mediator muss über ausreichende Kenntnisse von Rechtswissenschaft, Verwaltungswissenschaft, Kommunikationswissenschaft aber auch Psychologie und Soziologie verfügen. Mediation erfordert somit Kompetenzen, die nicht in einer bisherigen Fachausbildung vermittelt werden. In der Praxis (Bundesrechtsanwaltskammer, BAFM) haben sich Ausbildungsstandards mit einer Ausbildungsdauer von 200 Seminarstunden und der Bearbeitung von mehreren dokumentierten Fällen durchgesetzt. Im Bereich des POR wurden drei Mitarbeiterinnen entsprechend diesem Standard ausgebildet. V. Ausblick: Die in Mediation ausgebildeten Mitarbeiterinnen des POR wirken als Multiplikatoren. Es werden vermehrt Mediationsverfahren durchgeführt und das Netzwerk Mediation wird ausgebaut. Ferner wird das Konzept Mediation unter Einbeziehung aller betroffenen Stellen fortgeschrieben. 8