Unterstützung hochschulspezifi scher Auswahlverfahren. Was ist CampusNet Apply?

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1 Was ist CampusNet Apply? CampusNet Apply ist ein ausgekoppeltes Modul aus CampusNet, dem integrierten Campus-Management- System der Datenlotsen. CampusNet Apply unterstützt den gesamten Bewerbungsprozess an Hochschulen: von der Anforderungsbestimmung in den Fachbereichen über das Interessenten- und Bewerbungsmanagement bis hin zur Zulassung. Interessenten und Bewerbern steht mit CampusNet Apply eine einfach zu bedienende Weboberfläche zur Verfügung, die sie zielgerichtet durch das Bewerbungsverfahren ihres Studienwunsches leitet. Der CampusNet Apply-Client unterstützt die Mitarbeiter der Hochschule bei allen anfallenden Arbeitsschritten. Unterstützung hochschulspezifi scher Auswahlverfahren CampusNet Apply ermöglicht es, verschiedene Bewerbungsverfahren in beliebiger Anzahl zu konfigurieren. Dabei können unter anderem die für das Verfahren vorgesehenen Kapazitäten und Zulassungen aus Leistungslisten, Wartezeitlisten und Quotierungen festgelegt werden (zum Beispiel Härtefälle, Zahl der ausländischen Studierenden oder bevorzugt Zuzulassende). Die Software berücksichtigt die organisatorischen und prozessualen Besonderheiten einzelner Hochschulen und lässt ihnen die Hoheit des manuellen Verfahrenseingriffs.

2 Einführung von CampusNet Apply CampusNet Apply an HIS-GX-Hochschulen Zahlreiche Universitäten und Fachhochschulen, die bislang HIS-GX- Software einsetzten, haben sich in den vergangenen Monaten für CampusNet Apply entschieden. Die Einsatzszenarien variieren dabei von Hochschule zu Hochschule: Ein Teil der Hochschulen wird CampusNet Apply für die Bewerbungsverfahren aller Studiengänge einsetzen unabhängig davon, ob sie mit diesen Studiengängen im Herbst 2012 am Pilotbetrieb des Dialogorientierten Serviceverfahrens teilgenommen haben oder nicht. Andere Hochschulen setzen CampusNet Apply zunächst nur für die Studiengänge ein, mit denen sie am Pilotbetrieb des Dialogorientierten Serviceverfahrens teilnehmen werden. Wie läuft die Einführung von CampusNet Apply ab? Bei der Einführung von CampusNet Apply verfolgen die Datenlotsen ein flexibles, strukturiertes Konzept, das die individuellen Bedürfnisse der Hochschulen berücksichtigt. Dabei gehen die Datenlotsen nach einem 5-Phasen-Modell vor. Dies hat sich in den vergangenen Monaten bereits bei der Einführung von CampusNet Apply an den zahlreichen Hochschulen bewährt, die ihre Bewerbungsverfahren von HIS-GX auf CampusNet Apply umgestellt haben. CampusNet Apply wird derzeit u.a. an folgenden Hochschulen eingeführt oder ist bereits produktiv: Fachhochschule Düsseldorf Fachhochschule Erfurt Fachhochschule Jena Fachhochschule Köln Fachhochschule Nordhausen Hochschule Bochum Hochschule Neubrandenburg TU Berlin TU Ilmenau Universität Bremen Universität Heidelberg Universität Jena Universität Potsdam Universität Rostock

3 Bewährte Systeme CampusNet Apply verarbeitet Hunderttausende Studienbewerbungen pro Jahr Prof. Dr. Karsten Morisse, Projektleiter an der Hochschule Osnabrück: Um die unterschiedlichen Bewerbungsverfahren für die vielfältigen Studiengänge der Hochschule Osnabrück online abwickeln zu können, haben wir die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten der Software CampusNet voll ausgeschöpft. Prof. Dr. Holger Fischer, Vizepräsident für Studium und Lehre an der Universität Hamburg: Auch dieses Jahr (Anm.: 2010) hat unser über STiNE gesteuertes Bewerbungs- und Zulassungsverfahren wieder seine Leistungsfähigkeit unter Beweis gestellt. Die hohen Bewerberzahlen und Mehrfachbewerbungen stellen für uns keinen übermäßigen Mehraufwand mehr dar. Claas Cordes, Kanzler der Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde: Das neue Online-Bewerbungsverfahren vereinfacht die Verwaltung und Bearbeitung der Bewerbungen. So können wir Studienplätze schneller zusagen. Das ist für eine Hochschule wie unsere, die nicht in einer der klassischen Studentenstädte angesiedelt ist, ein besonderer Wettbewerbsvorteil.

4 Bewährt, schnell und komfortabel Einfache Bedienung Eine klar strukturierte Benutzerführung ermöglicht auch Bewerbern ohne viel Internet-Erfahrung eine einfache Nutzung des Online-Bewerbungsverfahrens. Durch umfassende Suchfunktionen werden die Bewerber bei der Auswahl der passenden Studienangebote unterstützt, Plausibilitätsprüfungen bei der Dateneingabe sorgen für eine hohe Datenqualität. So werden Nachfragen der Bewerber bei Ihren Mitarbeitern und aufwendige manuelle Datenkorrekturen reduziert. Schneller Datenzugriff CampusNet Apply ist eine individuell parametrisierbare Lösung für höchst unterschiedliche Anforderungen, zum Beispiel für komplexe Abhängigkeiten von Punktevergaben für außerschulisches Engagement oder die Bewerbung und Kontingentierung über ausgewählte Ausbildungspartner. Diese Besonderheiten führen an vielen Hochschulen zu aufwendigem Rechnen, Sortieren und Nachpflegen der Bewerbungsdaten. Mit CampusNet Apply können die Ranglisten per Knopfdruck über alle Kontingente erstellt werden. Dabei kann die Hochschule bei Bedarf jederzeit manuell nachpflegen. In der Praxis bewährt Kleine und große Fachhochschulen und Universitäten nutzen das Bewerbungsmodul von CampusNet seit Jahren zur Abwicklung ihrer unterschiedlichen Bewerbungsverfahren. So werden inzwischen regelmäßig mehrere hundert verschiedene Bewerbungsverfahren in CampusNet abgewickelt. Allein zum Wintersemester 2011/2012 verarbeitete die So ware beispielsweise an der Universität Hamburg mehr als Bewerbungen effizient. Mit Hochschulen entwickelt Die Datenlotsen haben CampusNet Apply in engem Austausch mit den Hochschulen entwickelt und ausgebaut. Als Ergebnis werden beispielsweise zu jeder Bewerbung Prüflisten mit Bearbeitungshistorie bereitgehalten. So wird die sichere Dokumentenbereitstellung genauso wie der direkte Dialog mit allen beteiligten Akteuren aus den vorangegangenen Bearbeitungsständen heraus ermöglicht.

5 Flächendeckende Praxiserfahrung mit dem DoSV Und weitere gute Gründe für CampusNet Apply CampusNet Apply ist die erste im Praxiseinsatz bewährte Software zum Management ihrer Bewerbungsund Zulassungsprozesse, die eine Verbindung zwischen hochschulstart.de und Ihren bestehenden HIS-Systemen ermöglicht. Mit CampusNet Apply können Bewerbungs- und Zulassungsverfahren einfach und schnell konfiguriert werden. Die gesamte Konfiguration erfolgt über anwenderfreundliche Oberflächen es ist keine Softwareprogrammierung notwendig! CampusNet Apply ist technisch auf dem neuesten Stand und eine zukunftssichere Entscheidung. CampusNet Apply beinhaltet eine bereits getestete, funktionierende und komfortable Webservice-Schnittstelle zum Dialogorientierten Serviceverfahren. Als moderne Softwarelösung für Bewerbung und Zulassung bietet Ihnen CampusNet Apply viele Vorteile gegenüber älteren Softwaregenerationen, z.b. die automatisierte Durchführung von Haupt- und beliebig vielen Nachrückverfahren innerhalb einer Software, mehr Komfort durch ein personalisiertes Webportal für die Bewerber (Bereitstellung von Bescheiden, Upload von Dokumenten durch die Bewerber, Einsicht aktueller Bewerbungsstatus) oder die automatisierte Erstellung von individualisierten PDF-Dokumenten. CampusNet Apply kann neben Ihren bestehenden HIS- Systemen eingesetzt werden. Die Datenlotsen verfügen über langjährige Erfahrungen bei der Begleitung von Software-Einführungsprozessen an Hochschulen und garantieren Ihnen ein professionelles Projektmanagement. Das Ergebnis: Eine schnellere Zulassungen Da CampusNet Apply den Auswahlprozess nicht nur sicher abbildet, sondern auch effizient abwickelt, können unsere Kunden ihre Zulassungsbescheide frühzeitig verschicken und erlangen so einen klaren Wettbewerbsvorteil.

6 Wie funktioniert CampusNet Apply? Eine neue Software konfi gurieren? Ist das nicht aufwendig? Der Aufwand für die notwendigen Tätigkeiten an der Hochschule ist gut kalkulierbar. Damit Sie CampusNet Apply an Ihrer Hochschule einsetzen können, ist es erforderlich, die angebotenen Studiengänge einmal in CampusNet Apply anzulegen. Dazu müssen die Basisdaten der jeweiligen Prüfungsordnungen (POs) konfiguriert und die Bewerbungsverfahren eingerichtet werden. Erfahrungsgemäß benötigen Sie für die Konfiguration der für das Bewerbungsmanagement benötigten PO-Basisdaten eines Bachelor-of-Arts-Studiengangs mit Haupt- und Nebenfach nur wenige Minuten. Für die Einrichtung der Bewerbungsverfahren liefert Ihnen CampusNet Apply eine Vielzahl von Vorlagen, auf deren Basis Sie zügig Ihr Bewerbungsmanagement aufbauen können. Auf Wunsch können wir Ihnen CampusNet Apply auch mit Standardinformationen vorkonfiguriert liefern, was den Aufwand noch weiter reduziert. Somit wird ein Minimum an wertvoller Zeit für die Basiskonfiguration aufgewendet. Die dadurch frei gewordenen Ressourcen können Sie stattdessen in die Abbildung der individuellen Anforderungen Ihrer Hochschule investieren. Wie funktioniert die Teilnahme am Dialogorientierten Serviceverfahren mit CampusNet Apply? HIS ZUL HIS SOS Setzen Sie CampusNet Apply als Brücke zwischen dem Dialogorientierten Serviceverfahren und Ihren bestehenden HIS-Systemen (ab Version 10 mit BSOS-Schnittstelle) ein. CampusNet Apply wird für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens verwendet. Dabei werden die Daten der Bewerber, die ein Zulassungsangebot erhalten und angenommen haben, per Export an HIS ZUL übertragen. Dort werden Sie anschließend den an Ihrer Hochschule etablierten Auswahl- und Zulassungsverfahren zugeführt.

7 Aktuelle Weiterentwicklungen Anforderungen der Landesvergabeverordnungen Ein wichtiges Qualitätsmerkmal für eine Bewerbungs- und Zulassungssoftware ist ihre Fähigkeit, landesspezifische Vergabeverordnungen in der Software abzubilden. Als neue, zusätzliche Ebenen ist die Prozesslogik der Software hochschulstart.de dazu getreten. Diese folgt für die örtlich zulassungsbeschränkten Studiengänge wiederum bestimmten Vorgaben und Grundansätzen und engt daher in Bezug auf einzelne Teilprozesse die Freiheit der Landesvergabeverordnungen bzw. der hochschuleigenen Regelungen ein. CampusNet bzw. CampusNet Apply wurde im operativen Einsatz bei über 60 Hochschulen in zwölf Bundesländern getestet und bildet die Prozessvarianzen der entsprechenden Landesvergabeverordnungen im Standard ab. Spezifische Landesvorgaben sind ohne Programmieraufwand durch die Hochschulmitarbeiter selbst konfigurierbar. Notwendige Anpassungen für die weiteren Länder wurden bereits bewertet und für die nächsten Softwareupdates eingeplant. Sie sind für alle Hochschulen eines Landes ohne individuelle Beauftragung nutzbar. Abbildung von Mehrfachstudienangeboten im DoSV Die Datenlotsen haben im Frühjahr 2012 die Abbildung der Mehrfachstudienangebote im Rahmen des geplanten Dialogorientierten Serviceverfahrens (DoSV) realisiert. Die Abbildung der Mehrfachstudienangebote wurde für alle Anwendungsfälle umgesetzt, die in hohen Fallzahlen auftreten und somit eine Massenbearbeitung von Daten erfordern. Die Lösung bietet dabei eine vollständige Automatisierung des Datenaustauschs per Webservice-Schnittstelle. Als bundesweit erste Hochschule hat die Universität Bremen die Bewerbungsphase zum Wintersemester 2013/14 mit ihrem gesamten Studienangebot unter Anwendung von CampusNet Apply aus dem Hause Datenlotsen erfolgreich gestartet.

8 Die fünf Bausteine des Datenlotsen-Konzeptes 1. Initialisierung Der Initialisierungsworkshop gibt Orientierung. Hier wird das Basiswissen zu CampusNet Apply und der Anbindung an das Dialogorientierte Serviceverfahren vermittelt, das Projektvorgehen geklärt, Rollen und Aufgaben festgelegt und ein Projekthandbuch erstellt. Wichtigste Festlegung ist damit ein vereinbarter Fahrplan für das anstehende Rollout. 2. Zielprozesse Hier werden vor Ort die zukünftigen Prozesse in den Bereichen Datenerfassung, Bearbeitung und Ranglistenerstellung definiert und auf die Abbildung in CampusNet Apply gespiegelt. Ein Zielkonzept aller Prozesse und Funktionseinstellungen steht als Ergebnis dieses Bausteins und gibt dem Projekt und Ihren Mitarbeitern Struktur. 3. Implementierung Die im vorangegangenen Baustein erarbeitete Zielkonzeption wird bis zum Ende der Implementierungsphase begleitet durch die Datenlotsen softwareseitig umgesetzt. Als Ergebnis steht ein vollständig konfiguriertes System zur Abwicklung Ihrer Bewerbungsverfahren. 4. Qualitätssicherung Die Qualitätssicherung schafft weitere Transparenz und gibt Sicherheit. Hier werden Softwarekonfiguration und Schnittstellen durch Prozessdurchläufe systematisch getestet. Dabei werden je nach Hochschulimplementierung verschiedene Aspekte getestet. Am Ende dieser Phase steht eine gegenseitige Freigabe der implementierten Software. 5. Begleitung des Livestarts Durch einen begleiteten Start führen die Datenlotsen die Hochschulen in einen abgesicherten Regelbetrieb. Prozessabläufe werden verfestigt, möglicherweise neue Mitarbeiter eingearbeitet.

9 Noch Fragen? Kann ich CampusNet Apply auch für andere Studiengänge nutzen, wie Master und nicht örtlich zulassungsbeschränkte Studiengänge? Ja. Mit CampusNet Apply erwerben Sie eine komplette Bewerbungs- und Zulassungssoftware, die für Bewerbungsverfahren aller Art eingesetzt werden kann. Viele unserer Kunden haben sich bereits entschieden, sämtliche Studiengänge in CampusNet Apply abzubilden. Sie können sich aber auch lediglich auf die örtlich zulassungsbeschränkten Studiengänge beschränken und für alle anderen ihre bisherigen Bewerbungsverfahren weiternutzen. Ist CampusNet Apply voll integriert, d. h., werden alle möglichen Systemanwendungsfälle der Schnittstelle unterstützt? CampusNet Apply wird in mehreren Versionen ausgeliefert. Derzeit stehen alle wesentlichen Massen-Anwendungsfälle vollautomatisiert zur Verfügung. Dabei wird in der ersten Realisierungsstufe ausschließlich das dezentrale Verfahren unterstützt. Wenn das Verfahren erfolgreich gestartet ist, werden weitere Funktionen gemäß dem jeweiligen Stand des Gesamtverfahrens automatisiert und Ihnen im Rahmen des Supports zur Verfügung gestellt. Müssen unsere Mitarbeiter mit zwei Systemen arbeiten? Das hängt davon ab, ob an Ihrer Hochschule auch Studiengänge angeboten werden, die nicht am Serviceverfahren von hochschulstart. de teilnehmen und die nicht in CampusNet Apply verwaltet werden sollen. Wenn es Gründe an Ihrer Hochschule gibt, die eine solche Konstellation erforderlich machen, erfolgt das Bewerbungsmanagement ggf. in zwei Systemen. Sie können CampusNet Apply aber für alle an Ihrer Hochschule angebotenen Studiengänge einsetzen. Geht die Einführung von CampusNet Apply mit aufwendigen Schulungen einher? Ganz ohne Schulungen geht es auch bei uns leider nicht. Die Benutzung von CampusNet Apply ist jedoch optimal auf die Anforderungen im Bewerbungsmanagement ausgerichtet: Einige wenige Mitarbeiter werden in den selten oder einmalig anfallenden Tätigkeiten (wie der Onlineformular- oder Ranglistenerstellung) durch uns in effektiven Schulungsmaßnahmen vorbereitet. Für die Mitarbeiter, die die Bearbeitung der Massenaufgaben übernehmen, ist der Schulungsaufwand geringer. Was passiert, wenn ich nach einiger Zeit auf eine neue HIS- Version update? Entstehen dann Kosten zur Anpassung von CampusNet Apply? Nein. In diesem Fall passen wir die Konfigura on der entsprechenden Tabellen unkompliziert und im Rahmen des Supports für Sie an. Können mit CampusNet Apply auch Mehrfachstudienangebote über hochschulstart.de abgebildet werden? Ja. Die Implemen erung der Mehrfachstudienangebote wurde im Frühjahr 2012 realisiert.

10 CampusNet Apply ist günstiger, als Sie denken! Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Datenlotsen Informationssysteme GmbH Die Datenlotsen Informationssysteme GmbH bietet Hochschulen und Bildungseinrichtungen Lösungen für die gezielte digitale Unterstützung von Lernen, Lehren, Forschen und Verwalten für die Bildung der Zukunft. Herausgeber: Datenlotsen Informationssysteme GmbH Beim Strohhause 27, Hamburg Telefon: Stand: August 2013 Irrtum und Änderungen vorbehalten Sitz der Gesellschaft: Hamburg, Amtsgericht Hamburg: HRB Umsatzsteueridentifikationsnummer gemäß 27a Umsatzsteuergesetz: DE , Geschäftsführer: Stephan Sachse, Nils-Joachim Bauer Copyright 2012 Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein.

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