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1 Juni Nr Vitako Intern Liebe Leserinnen und Leser, der Monat Juni steht ganz im Zeichen zweier Kongressmessen, 1 an denen sich die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister beteiligt. Auf dem dbb-kongress Neue Verwaltung ( Juni 2013 in Leipzig) ist Vitako mit einem Messestand und zahlreichen Programmbeiträgen vertreten. Unter anderem beschäftigt sich das Vitako-Forum am Beispiel des Hamburger Transparenzgesetzes mit juristischen, technischen und organisatorischen Fragen von behördlicher Transparenz. Als Partner des Zukunftskongresses Staat & Verwaltung 2013, der am 25. und 26. Juni im Berliner Congress Centrum am Alexanderplatz stattfindet, beteiligt sich Vitako an den wichtigen Diskussionen um die Modernisierung der Verwaltung: Angesichts eines beschleunigten technologischen und wirtschaftlichen Wandels sind Flexibilität und organisatorische Anpassungsmaßnahmen nicht nur von Unternehmen, sondern auch seitens staatlicher Institutionen notwendig geworden. Diese Ausgabe von Vitako Intern steht somit ganz im Zeichen des Zukunftskongresses: Wir stellen die Aktivitäten von Vitako und unserer beim Kongress vertretenen Mitglieder vor und haben Klaus von Dohnanyi nach seiner Funktion im Beirat des Kongresse befragt. Darüber hinaus möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf Teil 3 unserer Serie über Fachkräftesicherung lenken. Die bayerische AKDB schildert darin ihre Methoden der Personalgewinnung. Themen Schwerpunkt: Zukunftskongress Verwaltungsmodernisierung Flagge zeigen - Vitako-Mitglieder beim Zukunftskongress Im Gespräch Klaus von Dohnanyi Serie: Fachkräftesicherung (Teil 3) Vertrauensbildung BMI-Initiative zur Förderung von D und eid Neuer Standard OParl für Ratsinformationen Facharbeitsgruppen - Personenstandswesen - IT-Servicemanagement Aus der Branche - ServiceStadt Berlin - Zentrale IT-Dienstleistungen - Ausweis-Auskunft - Personalmanagement - Beteiligungsverwaltung - Südwestfalen-IT in Fahrt Wir wünschen eine interessante Lektüre, Ihr Vitako-Team

2 schwerpunkt: Zukunftskongress 2013 Zukunft durch Modernisierung Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. Vitako ist Partner beim Zukunftskongress Verwaltungsarbeit ist Modernisierungsarbeit dieses Motto gilt umso mehr, je drängender und lauter Fragen nach Umbau, Transformation und Beteiligung gestellt werden. Als Verband der öffentlichen IT-Dienstleister sieht Vitako seine Aufgabe darin, den Modernisierungsprozess von Staat und Verwaltung zu begleiten und zu unterstützen nicht allein durch technische Antworten und Lösungen. Vitako beteiligt sich auch aktiv am Diskurs um die Verwaltungsmodernisierung. Der Zukunftskongress Staat & Verwaltung ist für Vitako eine wichtige und geeignete Plattform für die Neuausrichtung der Verwaltungsmodernisierung. Der Kongress kommt zur rechten Zeit und stellt die richtigen Fragen, sagt Vitako-Geschäftsführerin Marianne Wulff. Der Zukunftskongress will Anregungen geben, Lernprozesse unterstützen, Klarheit über die anstehenden Aufgaben schaffen und eine Plattform für den Austausch mit Kollegen und Kolleginnen sein. Die Organisatoren und Partner werfen einen ganzheitlichen Blick auf den Umbau oder gar Neubau von Staat und Verwaltung und achten darauf, dass Bewährtes erhalten bleibt, aber ausreichend Platz für Neues vorhanden ist. Der Kongress befasst sich mit grundlegenden Fragen von staatlichen Aufgaben der Zukunft, er befasst sich mit Finanzfragen und mit Fragen des Personalmanagements auch mit Blick auf die neuen Beschäftigten, die der Gruppe der Digital Natives zugehören und langsam auch in die Verwaltung strömen. Ebenso werden Fragen von Prozessen und Strukturen, von Standardisierung und veränderten Möglichkeiten der Gestaltung der Leistungserbringung thematisiert. Dabei stehen Komplexe wie E-Government, Open Data und Open Government nicht unverbunden als Einzelthemen da, sondern sind eingebettet in die Gesamtbetrachtung von Transformation. Eine Zukunftsagenda soll entstehen die Vision als verführerisches Zielbild müssen die Teilnehmenden allerdings selbst entwickeln. Der Kongress kommt zur rechten Zeit Verwaltungsmodernisierung kann nicht mehr zum Ziel haben, mehr vom Gleichen zu produzieren. Neubau ist angesagt: in Strukturen und Prozessen, in Steuerungs- und Leitsystemen, in Denken und Handeln. Passend zu dieser Thematik wird Vitako-Geschäftsführerin Marianne Wulff am ersten Veranstaltungstag (25.6.) ab Uhr an der Diskussion im Zukunftsforum II, Vernetzte Verwaltung - horizontal und vertikal, teilnehmen. Vitako-Workshops Innerhalb des Kongressprogramms bietet Vitako Workshops zu den Themen E-Government, IT-Sicherheit und Strategien gegen den Fachkräftemangel an. Wir haben ein interessantes Programm mit renommierten Referenten zusammengestellt und freuen uns über eine rege Teilnahme und lebhafte Diskussionen , Uhr: Per Kopfstand, verrückt und seitenverkehrt: der Salto zum E-Government (Workshop in Kooperation mit dem BMI) Wieviele Hindernisse fallen Ihnen bei der Umsetzung von E-Government-Vorhaben ein? Wahrscheinlich viele, oder? Aber wie lassen sich Hindernisse in Chancen verwandeln? Wie können wir aus vermeintlichen Katastrophen gute Lösungen entwickeln? In diesem kreativen Doppelworkshop (Dauer circa 3 Stunden) verändern wir unseren Blickwinkel und betrachten die Dinge aus einer anderen Perspektive, indem wir bewährte Sichtweisen auf den Kopf stellen. Unter Zuhilfenahme der Kopfstand-Methode laden wir Sie dazu ein, E-Government erst im Detail negativ zu beschreiben, um dann aus den gefundenen Schwachstellen Lösungen zu erschaffen , 9.30 Uhr: Vorbereitet auf den Blackout? Lesung und Diskussion mit Marc Elsberg, Autor des Bestsellers Blackout und Christoph Unger, Präsident des Bundesamtes für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe. Moderation: Michael Klöker, Innovative Verwaltung. Intern Nr

3 schwerpunkt: zukunftskongress 2013 Technische Infrastrukturen sind Basis und Backbone unserer digitalen Gesellschaft. Daher bedarf es zuverlässiger Systeme, die rund um die Uhr verfügbar sein müssen. Wenn aus welchen Gründen auch immer diese Systeme versagen, geht in der Informationsgesellschaft oft gar nichts mehr. Ob gezielte Angriffe von außen oder Naturkatastrophen: Staatliche Behörden und Organisationen brauchen schnellen und zuverlässigen Zugriff auf Informations- und Kommunikationssysteme, um ihre eigene Arbeit koordinieren zu können und um die Bevölkerung zu informieren. Kommunikation, Energieversorung und die Mobilität von Polizei, Feuerwehr und Katastrophenschutz müssen auch im Großschadensfall gewährleistet sein. Der Staat und die Betreiber von kritischen Infrastrukturen müssen Vorkehrungen treffen, um für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein. Bauliche, organisatorische, personelle und technische Schutzvorkehrungen werden als Vorsorgemaßnahmen getroffen. Aber sind wir wirklich auf alles vorbereitet? In seinem Buch Blackout beschreibt Marc Elsberg, wie durch einen gezielten Angriff durch das Einschleusen von Schadcode die Energieversorgung in ganz Europa lahm gelegt wird. Fiktion oder denkbares Szenario? Sind Verwaltung und Unternehmen auf einen Angriff wie in Blackout skizziert vorbereitet? Was können wir zur Vorbeugung tun? Diskutieren Sie mit uns! , Uhr: Fachkräftemangel im IT-Bereich: die öffentliche Hand will und kann punkten! mit Wiebke Otto, Bereichsleiterin Service und Finanzen, Dataport und Prof. Dr. Andreas Engel, Leiter des Amtes für Informationsverabeitung, Stadt Köln. Moderation: Dr. Marianne Wulff, Geschäftsführerin, Vitako. Fachkräftemangel: in den letzten Jahren besonders in der IT-Branche immer wieder beschworen. Denn früher als in anderen Bereichen gibt es ihn schon, bevor sich der demografische Wandel massiv auswirken wird. Dem stellen sich auch die öffentlich-rechtlichen IT-Dienstleister. Von der Außenwelt bisher wenig beachtet sind sie äußerst ideenreich, wenn es darum geht, Absolventen und Absolventinnen für IT-Berufe bei der öffentlichen Hand zu gewinnen: attraktive Ausbildungsangebote gepaart mit viel Eigenverantwortung, passgenaue duale Studiengänge in Kooperation mit öffentlichen und privaten Hochschulen, begleitende Angebote, die Spaß machen all das bekommen die jungen Leute, die eine Ausbildung oder ein Studium bei einem öffentlichen IT-Dienstleister aufnehmen. Wer einmal Blut geleckt hat, wird gerne bleiben. Es gibt kaum eine Branche, in der die IT-Landschaft so bunt, vielfältig und komplex ist. Langeweile kommt da nicht auf auch eine längerfristige Tätigkeit bei einem öffentlichen IT-Dienstleister ist attraktiv. Als großer Vorteil erweist sich gerade die Möglichkeit zur Verbindung von Familie und Beruf. Zudem kommt die Arbeit in einer Branche, die Dienstleistungen für Staat und Verwaltung erbringt, dem Datenschutz und Gemeinwohl verpflichtet ist, der Suche Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. nach einer sinnvollen Tätigkeit entgegen. Nicht zuletzt steht auch das Thema Bezahlung und Karriere ganz oben auf der Agenda der IT-Dienstleister. In der Veranstaltung wollen wir den bunten Strauß von Lösungen und Überlegungen öffentlichen IT-Dienstleister beleuchten. Vitako als Aussteller Vitako ist an mehreren Standorten auf dem Zukunftskongress vertreten. Besuchen Sie uns im Berliner Congress Center am Alexanderplatz! An unserem Messestand in Ebene A können Sie sich über unsere Arbeit informieren und an der Vitako-Bar alkoholfreie Cocktails genießen. Oder diskutieren Sie mit uns am zweiten Stand in Ebene C. In der Vitako-Lounge in Ebene A präsentieren sich die Bundesarbeitsgemeinschaft und einige ihrer Mitglieder. Dieses Jahr sind folgende Aussteller mit von der Partie: bos, Citkomm, Dataport, ekom21, krz Lemgo, ITEBO, Lecos, LVR Infokom und das GGC-Lab. Wir laden Sie herzlich ein, sich über die Dienstleistungen und Produkte der kommunalen IT-Dienstleister zu informieren. Unser Motto: Vitako sind viele - in der Vielfalt sind wir stark. Am eigenen Messestand wird Vitako seine aktuellen Themen und Projekte präsentieren. Unsere Schwerpunkte in diesem Jahr sind Vernetzte Verwaltung, Open Government Data, Strategien zur Fachkräftesicherung, IT-Sicherheit und das E-Government-Gesetz. Außerdem haben wir die Gewinner des App-Wettbewerbs Stadt Land <Code> bei uns zu Gast. Informieren Sie sich am 25. Juni bei den Initiatorinnen der App <Bürger baut Stadt> über die Idee hinter dieser App: Wo in Ihrer Nähe sind neue Bauvorhaben geplant? Wie funktioniert der Beteiligungsprozess bei staatlichen Bauvorhaben und welche Beteiligungsmöglichkeiten haben Sie? Darüber hinaus können sich Bürger über die Web-App bei Bedarf zu Bauvorhaben austauschen und falls erforderlich zu Interessengemeinschaften zusammenfinden. Wir freuen uns auf Ihren Besuch! Die Vitako-Lounge in Ebene A bietet den Besuchern die Gelegenheit, sich ein Bild von der Gemeinschaft der IT-Dienstleister und der Vielfalt ihrer Angebote zu machen. hochkarätige Zusammenkunft Der Zukunftskongress versammelt mehr als Teilnehmer und über 200 Referenten, darunter Dr. Hans-Peter Friedrich, Bundesminister des Innern; Frank-Jürgen Weise, Vorstandsvorsitzender Bundesagentur für Arbeit; Prof. Dr. Marion Schick, Vorstand Deutsche Telekom AG; Prof. Dr. Dieter Hundt, BDA; Dr. Johannes Ludewig, Vorsitzender Nationaler Normenkontrollrat; Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin BMI; Dr. Christoph Bergner, Parlamentarischer Staatssekretär BMI; Dr. Werner Gatzer, Staatssekretär BMF; Minister und Staatssekretäre (CIO) aus Berlin, Baden-Württemberg, Bayern, Thüringen, NRW, sowie aus Österreich und der Schweiz das komplette Who is Who von Verwaltungsmodernisierung und E-Government. Sie sind noch nicht als Teilnehmer beim Zukunftskongress angemeldet? Hier geht es zum Kongressflyer mit Buchungsmöglichkeit: Anmeldung Intern Nr

4 SChwerpunkt: Zukunftskongress 2013 Flagge zeigen Vitako-Mitglieder präsentieren auf dem Zukunftskongress neue Produkte, Dienstleistungen und Lösungen rund um die Public Sector IT Effizienzsteigerung Wir freuen uns auf den Austausch mit den Vitako-Mitgliedern und den Besuchern des Zukunftskongresses und erwarten neue und spannende Impulse. Meike Michael, Kundenmanagement LVR-InfoKom LVR-InfoKom ist der IT-Dienstleister des LVR. Als eigenständiger Betrieb versorgen wir den gesamten Verband sowie weitere Kunden mit modernen IT-Services. Als anerkannter zertifizierter SAP-Partner (Competence Center of Expertise / CCoE) und einer der größten SAP-Anwender im deutschen Public Sector entwickeln wir Anwendungen, die auf die speziellen Schwerpunkte und Anforderungen von Verwaltungsaufgaben angepasst sind. Anlässlich des Zukunftskongresses Staat und Verwaltung am 25. und 26. Juni in Berlin präsentiert LVR-InfoKom intelligente IT-Lösungen für den kommunalen Bereich. Im Mittelpunkt stehen dabei verschiedene SAP-Module zur Effizienzsteigerung von Arbeitsprozessen wie beispielsweise E-Recruiting. Sie finden die Ansprechpartner am Stand der Vitako im Bereich Informationstechnologie (Ebene A). Zukunftsorientiert Ich bin auf den Zukunftskongress 2013 sehr gespannt. Wir werden mit dem Bürgerportal citkoportal den interessierten Besuchern eine in unserem Haus entwickelte Weblösung vorstellen und freuen uns auf den Dialog mit den Fachbesuchern. Wir sind sehr stolz auf das Produkt und die Zufriedenheit der bisherigen Anwender bestätigt uns. Der Zukunftskongress 2013 eröffnet der Citkomm die Chance gemeinschaftlich mit Experten aus Politik, Wirtschaft, Verwaltung und Wissenschaft Antworten zu aktuellen Fragestellungen der kommunalen Welt zu finden. Im Fokus des Citkomm-Auftritts steht dabei das Produkt citkoportal, eine Portallösung für kommunale Online-Dienstleistungen. Mit der Lösung können Bürger beispielsweise ein Gewerbe anmelden, Beschwerden einreichen oder die Abfuhr von Sperrmüll beantragen. Ein eigener Vortrag zu citkoportal wird darüber hinaus im Rahmenprogramm des Zukunftskongresses zu finden sein. Kerstin Pliquett, Geschäftsführerin, Citkomm. Gesamtspektrum Als die IT-Kooperationsplattform der öffentlichen Verwaltung im Norden ist Dataport auf allen fünf Kongress-Themenfeldern unterwegs. Wir freuen uns, auf dem Zukunftskongress Kunden, Partner und Interessierte zu treffen, Best-Practice-Erfahrungen auszutauschen und neue Impulse zu erhalten. Dr. Johann Bizer, Dataport- Vorstand Dataport bietet das gesamte IT-Leistungsspektrum von E- Government-Lösungen über Infrastrukturen bis zu Beratungsleistungen an. Der Zukunftskongress ist eine gute Gelegenheit, um Kontakte zu vertiefen. An unserem Stand auf der Vitako- Gemeinschaftsfläche finden Kunden, Partner und Interessierte Raum für Informationsaustausch und interessante Gespräche. Darüber hinaus beteiligt sich Dataport am Kongressprogramm. So wird Andreas Reichel, Vorstand Technik bei Dataport, im Zukunftsforum V zu den Themen Big Data und Business Intelligence sprechen. Wiebke Otto, Bereichsleiterin Service und Finanzen, beschäftigt sich im Workshop 5.6 mit dem Fachkräftemangel in der IT. Intern Nr

5 Schwerpunkt: Zukunftskongress 2013 Mobile Zukunft Von der ersten Auflage des Zukunftskongresses erhoffen wir uns natürlich einen regen Erfahrungsaustausch, insbesondere die Einführung von IT- Lösungen im öffentlichen Bereich in den kommenden fünf bis zehn Jahren betreffend. Für Lecos ist es dabei ebenso wichtig, aus den Erfahrungen anderer IT-Dienstleister zu lernen, wie eigene Erkenntnisse einzubringen. Peter Kühne, Geschäftsführer Lecos GmbH Die Lecos GmbH nutzt die erste Auflage des Zukunftskongresses in Berlin, um die gesamte Bandbreite ihres Leistungsspektrums für die öffentliche Verwaltung zu präsentieren. Dazu gehören allgemeine Rechenzentrumsleistungen ebenso wie das Angebot von Telekommunikationsdiensten sowie Entwicklungs- und Anpassungsleistungen im Bereich kommunaler Fachverfahren. Aktuelle IT-Trends schlagen sich im Lecos-Portfolio nieder. Auf Grund des immer stärkeren Einsatzes von Smartphones und Tablets beschäftigt sich Lecos seit längerem mit der zukunftsorientierten Nutzung der Potenziale mobiler Endgeräte im kommunalen Bereich. Ein weiteres aktuelles Thema ist der Ausbau der Lecos-Massendruck-Services für behördliche Drucksachen und die Einführung des E-Postbriefes. Integrierte Lösungen Als kommunaler Zweckverband sind wir heute wie morgen der kompetente Partner für Kommunen und möchten uns als solcher auf dem Zukunftskongress präsentieren. Helmuth Wiedemeyer /Sebastian Krieger, Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/ Lippe (krz) Das krz bietet als Integrator modernste Fachverfahren im kostengünstigen ASP-Betrieb an. Seit 2009 sind wir Professional Partner der P&I AG. Zusätzlich zur Kernkompetenz Verdienstabrechnung für die Tarifbereiche im öffentlichen Dienst bietet der BSI-zertifizierte Serviceprovider die LOGA-Module Personalkostenplanung, Stellenplan, Reisekostenabrechnung, Archivierung, Zeitwirtschaft, Personalentwicklung, Beamtenversorgung, Seminarverwaltung, Auswertungsgenerator, Bewerbermanagement und das webbasierte Personalmanagement HCM an. Das krz unterstützt die komplexen Aufgaben in der Personalwirtschaft optimal und gewährt maximale Sicherheit und Transparenz. Prozessbeschleunigung Wir freuen uns, mit dem Zukunftskongress 2013 eine neue Plattform gefunden zu haben, unsere kommunalen Lösungen auch einem interessierten Fachpublikum aus dem gesamten Bundesgebiet vorstellen zu können! Gabriele Göpfert, Unternehmensbereichsleiterin Vertrieb, Consulting und Marketing, ekom21 Die ekom21 hat sich in den vergangenen Jahren das Ziel gesetzt, die Kommunen mit innovativen IT-Lösungen effizienter und zukunftssicherer zu gestalten. civento21 ist die E- Govenment-Gesamtlösung für Kommunen, die nicht nur durch ihre Einzelanwendungen Referenzcharakter erhält. Es ist vor allem die Abstimmung der einzelnen Module untereinander, die civento21 zu einem erfolgreichen Gesamtpaket macht. Vom ersten Tag an werden so Prozesse in der Kommune beschleunigt und Arbeitsabläufe erleichtert. Neben dem kommunalen Fallmanagement fm21, gehören zu civento21 noch cm21 (Content-Management-System), sv21 (Schriftgutverwaltung), rw21 (Rechnungsworkflow) und bk21 (Barkasse). Neue Module werden nach und nach hinzukommen. Die Stabilität und die Abstimmung der einzelnen Elemente aus dem civento21-baukasten wird jedoch stets als Garant für fehlerfreies Prozessmanagement in jedem Winkel der kommunalen Verwaltung zum unverzichtbaren Werkzeug. Intern Nr

6 schwerpunkt: Zukunftskongress 2013 Sichere Kommunikation Unser Ziel war und ist, E- Government und E-Justice voranzutreiben und dabei höchsten Anforderungen an Sicherheit gerecht zu werden. Wir glauben, dass das Format des Zukunftskongresses umfassend über die unterschiedlichen Aktivitäten und Aspekte im E-Government informieren kann. Stefan Rauner, Bereichsleiter Produkte & Märkte, bremen online services GmbH & Co. KG (bos) Seit ihrer Gründung im Jahr 1999 beschäftigt sich bos Sicherheit und Vertraulichkeit in der elektronischen Kommunikation, vor allem unter Berücksichtigung nationaler und internationaler Gesetzgebungen. Was mit dem mittlerweile im E-Government und E-Justice gesetzten OSCI-Standard und der ersten Transportanwendung Governikus begann, deckt heute den gesamten Zyklus elektronischer Kommunikation ab. Das Governikus-Portfolio beinhaltet Lösungen für die Authentisierung mit dem neuen Personalausweis, den Einsatz von elektronischen Signaturen und Kryptografie, die revisionssichere Langzeitaufbewahrung gemäß TR-ESOR (03125) des BSI sowie für die einheitliche Zugangseröffnung und Strukturierung verschiedenster Kommunikationsformate wie zum Beispiel E- Mail, D , EGVP, XML, OSCI. bos informiert während der Ausstellung rund um die Governikus-Themen auch im Kontext des E-Government-Gesetzes sowie der geplanten EU-Verordnung eias. In einem Workshop während des Kongresses erfahren Sie darüber hinaus mehr über den Einsatz der TR-ESOR-konformen-Lösung Governikus LZA beim Bundesministerium für Gesundheit. Hochverfügbarkeit Die Reformfähigkeit der öffentlichen Verwaltung ist maßgeblich von der Leistungsfähigkeit der kommunalen Informationstechnologie abhängig. Die ITEBO GmbH begleitet ihre Kunden kompetent und partnerschaftlich auf diesem Weg. Dirk Stratmann, Vertriebsleiter der ITEBO GmbH Die ITEBO GmbH ist ein erfahrenes Software- und Systemhaus mit Sitzen in Osnabrück und Braunschweig. Das Dienstleistungsunternehmen mit langjähriger Erfahrung in der kommunalen Informationstechnologie kennt die Bedürfnisse seiner Kunden insbesondere aus dem öffentlichen Bereich. Daneben zählen kirchliche Institutionen und mittelständische Unternehmen zu den bundesweiten Kunden. Die Beratungs- und Softwareeinführungsprojekte werden durch ein hochqualifiziertes Anwendungsmanagement sowie durch den hochverfügbaren Betrieb der Lösungen im ITEBO-eigenen Rechenzentrum ergänzt. Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. Intern Nr

7 Interview Kostengünstig und gerecht handeln Im Gespräch: Klaus von Dohnanyi Dr. Klaus von Dohnanyi ist Vorsitzender des Progammbeirats beim Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2013, in dem sich auch Vitako, vertreten durch Marianne Wulff, inhaltlich engagiert hat. Dohnanyi ist gelernter Jurist und hat unter anderem für die Max-Planck-Gesellschaft, das Marktforschungsinstitut Infratest und für die Treuhandanstalt gearbeitet. Von 1972 bis 1974 war der SPD- Politiker als Bundesminister für Bildung und Wissenschaft tätig, von 1981 bis 1988 war Klaus von Dohnanyi Erster Bürgermeister der Freien und Hansestadt Hamburg. Herr von Dohnanyi, Sie sind Vorsitzender des Programmbeirats beim Zukunftskongress Staat & Verwaltung Was hat Sie motiviert, den Vorsitz zu übernehmen? Es gibt mindestens zwei Gründe: Erstens bin ich seit vielen Jahren der Wegweiser GmbH insofern verbunden, als ich dem Inhaber des Unternehmens, Herrn Lorenz, schon seit Gründung des Unternehmens Rat gebend zur Seite stehe. Zum anderen habe ich natürlich vielfältige Erfahrungen in der Wirtschaft und in Fragen öffentlicher Verwaltung. Mich reizt also auch das Thema. Welche anstehenden Projekte bei der Verwaltungsmodernisierung halten Sie für besonders wichtig? Die wissenschaftlich-technische Welt verändert sich radikal und noch immer beschleunigt. Unternehmen haben gar keine Wahl als den Weg ständiger Anpassung. Wie können Politik und öffentliche Verwaltung, die ja nicht nur vom wirtschaftlichen Ergebnis her denken dürfen, hier Schritt halten? Wie können sie kostengünstig und zugleich gerecht handeln? Wo steht die deutsche Verwaltung in Sachen Effizienz und Modernität im internationalen Vergleich? Ich glaube die deutsche Verwaltung steht international relativ gut da. Aber auch wir haben noch zu viele Aufgaben: Wir neigen, zum Beispiel, noch immer dazu, sehr zentralistisch zu denken, bevorzugen Regulierungen auch dort, wo durch eindeutigere Verantwortungsstränge bessere Leistungen möglich wären. Was will der Zukunftskongress erreichen? Der Zukunftskongress will Möglichkeiten einer Verbesserung des öffentlichen Sektors herausarbeiten und später dann auch die Ergebnisse beobachten. Wir wollen öffentliches Lernen beschleunigen. Welche Veranstaltungen werden Sie persönlich besuchen? Ich werde versuchen mich an den zwei Tagen möglichst breit zu informieren. vitako_itkalender Anzeige 210x74.indd :34:20 Intern Nr

8 Serie (3): Fachkräftesicherung Personalentwicklung bei IT-Dienstleistern Die AKDB reagiert auf den Fachkräftemangel Im dritten Teil unserer Serie über Fachkräftesicherung sollen konkrete Wege der Personalakquise und des Personalmanagements vorgestellt werden. Nach einem Problemaufriss und thematischen Einführung (Teil 1) und einer Diskussion der demografischen Entwicklungen und Perspektiven (Teil 2) wirft das Vitako-Mitglied AKDB nun einen praxisnahen Blick auf die Personalsituation, wie sie sich gegenwärtig darstellt, und wie ein öffentlicher IT-Dienstleister auf den Fachkräftemangel reagieren sollte. Besondere Flexibilität beim Recruiting sowie geeignete Maßnahmen zur Weiterbildung und Mitarbeiterbindung gehören dazu. Ferner hat die AKDB einen internen Innovationszirkel ins Leben gerufen, der Vorschläge aus regelmäßig durchgeführten Mitarbeiterbefragungen analysiert und in die Praxis überführt. Der vielbeschriebene demografische Wandel stellt auch die AKDB vor spürbare Herausforderungen. Der Mangel an hochqualifizierten Nachwuchskräften gerade im öffentlichen Sektor ist in diesem Zusammenhang eines der größten Probleme: Wenn in den nächsten Jahren mehr Arbeitnehmer den Arbeitsmarkt verlassen als nachkommen, ist auch die AKDB als Marktführerin in der kommunalen IT dazu gezwungen, sich noch attraktiver aufzustellen und noch größere Anstrengungen zu unternehmen, um den steigenden Personalbedarf in Zukunft in einem angemessenen Umfang zu decken. Nur so kann die führende Stellung erfolgreich behauptet werden. Aktuell führt der ausgedünnte Arbeitsmarkt bereits zu teilweise nur verzögerten Stellenbesetzungen. In Einzelfällen konnten fachlich notwendige Qualifikationen der neuen Mitarbeiter erst im Rahmen der Einarbeitung vermittelt werden. Im Großen und Ganzen befindet sich die AKDB aber mit ihrem professionellen Personalmanagement auf einem sehr guten Weg. Durch die gezielte Weiterleitung von Initiativbewerbungen oder die Mehrfachbewertung von Bewerbungen in ähnlichen Ausschreibungsverfahren erreichte man eine Optimierung des Bewerbungsprozesses. Um die Personalanforderungen in ausreichendem Maße zu erfüllen, werden die bestehenden Rekrutierungsaktivitäten insbesondere im Entwicklungsbereich jedoch sukzessive ausgebaut. effektiver besetzen Um offene Stellen schneller und effektiver zu besetzen, nutzen inzwischen nicht nur immer mehr Kunden das Bewerbermanagement von OK.PWS, sondern auch die AKDB selbst. Schneller, weil der Schriftverkehr automatisiert wird, und effektiver, weil OK.PWS den gesamten Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Auswahl unterstützt und dokumentiert. Aktuell wird das Bewerbermanagement um das Bewerberportal ergänzt, da sich immer mehr Interessenten bei der Suche nach einer neuen Stelle oder einem neuen Ausbildungsplatz ausschließlich der neuen Medien bedienen. Zusammenarbeit mit Hochschulen Im Ausbildungsbereich gab es 2012 spürbar größere Anstrengungen, mit dem Resultat, dass die AKDB ihre Ausbildungsplätze im Jahresverlauf mehr als verdoppeln konnte. Zum Jahresende waren 15 Auszubildende in fünf verschiedenen Berufen und an insgesamt fünf Standorten im Unternehmen. Seit 2012 beschäftigt das Unternehmen duale Studenten, zwei in München und jeweils einer an den Standorten Landshut und Würzburg. Die Auszubildenden lernen die Berufe Fachinformatiker Systemintegration, Fachinformatiker Anwendungsentwickler, IT-Systemkauffrau beziehungsweise -mann und Kauffrau beziehungsweise Kaufmann für Bürokommunikation. Die insgesamt fünf dualen Studenten werden im Bereich Wirtschaftsinformatik ausgebildet. Im Hoch- und Fachhochschulbereich betreibt die AKDB wichtige Kooperationen mit den drei Fachhochschulen München, Würzburg und Landshut. Die AKDB nahm auch wieder an der zweitägigen Hochschul-Kontaktmesse HOKO teil und verzeichnete dabei großen Zulauf. Die HOKO ist eine der wichtigsten Recruiting-Messen Deutschlands. Sie gibt Firmen und Studenten die Möglichkeit, miteinander ins Gespräch zu kommen und persönliche Kontakte zu knüpfen. Bester Beweis für den Erfolg dieses Projektes: Es wurden wieder Absolventen fest eingestellt, die über diese Messe geworben wurden. Intern Nr

9 Serie (3): Fachkräftesicherung 20 Bewerbungen an einem Tag Weiter hat sich die AKDB auf dem von der Bundesagentur für Arbeit organisierten IT-Recruiting-Day engagiert. Zu dieser Veranstaltung hat die Agentur für Arbeit Kandidaten aus ihrem verfügbaren Pool eingeladen, die im IT-Bereich Fachqualifikationen aufweisen können. Ein günstiger Termin, um sich Initiativbewerbern als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und um sich gleichzeitig nach geeigneten Bewerbern für aktuell ausgeschriebene Stellen umzusehen. An nur einem Tag erhielt die AKDB über zwanzig Bewerbungen. Eine der auf diese Weise kennengelernten Kandidatinnen wurde im Entwicklungsbereich erfolgreich eingestellt. Bei der Personalgewinnung ist zukünftig noch mehr Flexibilität gefordert, wenn es darum geht, Bewerber an anderen Orten anzusprechen. Gerade an einem Hochtechnologiestandort wie der Stadt München sind geeignete Bewerber aufgrund der Nachfragesituation nicht immer zu akzeptablen Konditionen zu finden. Die regionalen Geschäftsstellen in Bayern und die bundesweiten Niederlassungen der AKDB-Tochter DVKS bieten die Chance, qualifizierte Mitarbeiter an anderen Standorten zu beschäftigen. Begleitend zu den eigenen Anstrengungen wird auch zukünftig der zielgerichtete Einsatz von Personalvermittlern notwendig sein, um den dauerhaften Bedarf an qualifizierten Entwicklungskapazitäten zu decken. Gerade im Entwicklungsbereich können die Konsequenzen nicht ausreichender Personalressourcen gravierend sein und die Innovationskraft des gesamten Unternehmens gefährden. Die projektbezogenen Kapazitätsspitzen in der Entwicklung werden flexibel durch freie Mitarbeiter und Dienstleister gedeckt. So erzielt die AKDB einen ausgezeichneten Wissenstransfer zwischen festen und freien Mitarbeitern sowie innerhalb der AKDB. MaSSnahmen zur Mitarbeiterbindung Die positiven Zahlen der Personalabteilung für das Jahr 2012 beweisen, dass die AKDB weiterhin als ein beliebter Arbeitgeber gesehen wird. Und das bei den beschriebenen Schwierigkeiten bei der Fachkräftesicherung im öffentlichen Bereich. Die AKDB hat frühzeitig erkannt, dass auch die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter Erfolgsgaranten des Unternehmens sind. Die Zahlen sprechen für sich: Insgesamt waren 564 Mitarbeiter an Tagen auf einer bedarfsgerechten Schulung, um in Zukunft fit zu bleiben für die Herausforderungen im Beruf. Besonders angenommen wurden Weiterbildungen in den einzelnen Fachgebieten, internen Verfahren, Schulungen zu den Themen Burnout und Zeitmanagement und vieles mehr. Ebenfalls hoch im Kurs standen Führungskräfte-Trainings, Teambildungsmaßnahmen und Coaching. Ein weiterer Baustein in der Wertschätzung der Mitarbeiter bei ihrem Fortbildungsstreben ist eine aktive Unterstützung bei der Durchführung berufsbegleitender Studiengänge. Hier können die Mitarbeiter mit Blick auf zusätzliche freie Tage finanziell unterstützt werden. Mit einer anderen zielgerichteten Projektgruppe, dem internen Innovationszirkel, nimmt die AKDB permanent Vorschläge aus ihrer letzten Mitarbeiterbefragung auf: In einer derzeit laufenden Veranstaltungsreihe tragen Referenten von Universitäten und aus der freien Wirtschaft mit Anregungen zur weiteren Verbesserung der Innovationskultur im Unternehmen bei. Familie und Beruf In der Vergangenheit hat sich das Unternehmen bewusst mit dem Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf beschäftigt. Hier hat die AKDB die Mütter, die während oder unmittelbar nach Ende der Elternzeit wieder ihre Arbeit aufnehmen wollten, mit dem Angebot von Telearbeitsplätzen, Teilzeitverträgen und flexiblen Arbeitszeitregelungen effektiv, unbürokratisch und individuell unterstützt. Abgerundet werden die Personalgewinnungsmaßnahmen der AKDB durch eine aktive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, ein modernes Karriereportal auf der Homepage, Social Media-Aktivitäten wie etwa Facebook sowie die oben beschriebenen Jobbörsen an Hochschulen und Fachhochschulen. In die gleiche Richtung zielen zahlreiche Maßnahmen, ein insgesamt attraktives Arbeitsumfeld für Mitarbeiter zu schaffen, angefangen von der Bereitstellung von Teeküchen, Angebote zur Kinderbetreuung, flexible Arbeitszeiten bis hin zur modernen Ausstattung der Arbeitsplätze. Das hierdurch geschaffene positive Image als Arbeitgeber ist für eine erfolgreiche Personalrekrutierung nicht hoch genug einzuschätzen. Autor: andreas huber, AKDB Intern Nr

10 E-Government Vertrauensgewinn durch Sicherheit BMI-Initiative zur Förderung von D und npa geht in die zweite Runde Das Bundesministerium des Innern (BMI) hat im März 2012 eine Initiative zur Förderung des Einsatzes von D und neuem Personalausweis (npa) in der Verwaltung ins Leben gerufen. Mitte 2013 sind die unterstützten Vorhaben zum größten Teil erfolgreich abgeschlossen. Aufgrund des großen Interesses der Behörden wurde die Initiative unlängst um ein zweites Jahr verlängert. Frank-Rüdiger Srocke, BMI, stellt die Ergebnisse und die nächsten Schritte der E- Government-Initiative vor. Kooperationspartner der E-Government-Initiative, hier mit Bundesinnenminister Friedrich, präsentierten ihre Projekte auf dem Messestand der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik auf der CeBIT (Quelle: BMI/Rickel) Vertrauensgewinn durch mehr Sicherheit im Internet, höhere Rechtsicherheit, besseren Datenschutz, effizientere Prozesse und damit geringere Kosten das sind die wichtigsten Vorteile von D und der eid-funktion des neuen Personalausweises. Je öfter D und der Online-Ausweis eingesetzt werden, desto wirksamer werden diese Vorzüge für Behörden, Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürger. Der neue Personalausweis wird seit November 2010 ausgegeben, erste zugelassene D -Anbieter gibt es seit März Beides sind noch vergleichsweise neue Infrastrukturen. Während das Interesse an beiden Infrastrukturen sowohl auf Seiten der Dienstanbieter als auch auf Seiten der Bürgerinnen und Bürger wächst, fehlt noch das technische, organisatorische und rechtliche Wissen in der Breite, das für deren Einführung benötigt wird. Hier setzt die E-Government-Initiative des Bundesinnenministeriums an. Sie unterstützt Behörden von Bund, Ländern und Kommunen bei der Entwicklung neuer Anwendungen. Im Gegenzug verpflichten sich die Kooperationspartner zur Bereitstellung ihrer Ergebnisse zum Beispiel Architektur- und Fachkonzepte, Potenzialanalysen, Machbarkeitsstudien sowie Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sowie zur Nennung von Projektverantwortlichen, die ihre Erfahrungen gegebenenfalls auch persönlich auf Anfrage weitergeben. Ergebnisdokumente und Kontaktdaten werden auf dem Personalausweisportal und den Internetseiten von D veröffentlicht. Das Einer-für-Alle -Prinzip der Initiative hat zwei wichtige Effekte: Zum einen steht einmal erarbeitetes Erfahrungswissen anderen Einführungsprojekten kostenfrei zur Nachnutzung zur Verfügung, zum anderen wächst in der Verwaltung und bei den beteiligten IT- Dienstleistern ein wertvolles Netzwerk an Wissensträgern für die Einführung beider Infrastrukturen. Die bislang bestehende Wissenslücke wird auf diese Weise effizient geschlossen. grosses Interesse Als wir im Frühsommer 2012 das erste Verfahren zur Interessensbekundung für Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen starteten, erhielten wir binnen weniger Wochen über 50 Anfragen, häufig mit mehreren Vorhaben. In der deutschen Verwaltung wurde also bereits intensiv über den Einsatz von De- Mail und den Online-Ausweis nachgedacht. Einige Ideen fielen aufgrund von Schriftformerfordernissen aus. Letztlich konnten über 49 neue Anwendungen für D und die eid-funktion unterstützt und von den mehrheitlich kommunalen Kooperationspartnern erarbeitet werden. Viele sind inzwischen abgeschlossen und gehen nach und nach online. Erfolgsentscheidend Neben dem Einer-für-Alle-Prinzip ist Praxisnähe das wichtigste Leitmotiv für die Initiative. Alle Beratungsleistungen waren an den konkreten Bedarfen der Kooperationspartner ausgerichtet. Auf Workshops, Informationsveranstaltungen und mit individuellen Beratungsleistungen konnten viele Fragen bereits zu Beginn der Vorhaben mit fachlich versierten Ansprechpartnern geklärt werden. Die andernfalls zeit- und kostenaufwendige Suche nach Spezialisten entfiel. Den Löwenanteil an Arbeit und Kosten haben jedoch stets die Kooperationspartner übernommen. Ohne deren große Bereitschaft, die gemeinsam gesteckten Ziele zu erreichen, gäbe es heute sicher weniger neue Anwendungen und Ergebnisdokumente. Nachnutzungspotenzial Die ersten Ergebnisse der D - Vorhaben werden in Kürze unter veröffentlicht. Auf stehen bereits eid-ergebnisdokumente zum Download bereit, wöchentlich kommen Intern Nr

11 E-Government weitere hinzu. Zu den publizierten Dokumenten zählt die Verfahrensdokumentation der Stadt Bremen und der bremen online services GmbH & Co. KG, die den Bremer Bürgerterminal als IT-Verfahren beschreibt. An diesem Terminal können Bürgerinnen und Bürger nach Identifizierung mit dem neuen Personalausweis Dienstleistungen ihrer Bürgerämter in Anspruch nehmen. Die Inhalte der Dokumentation kann jede Behörde, die das Bürgerterminal einsetzt, nutzen. Das Bürgerterminal des sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa, mit dem Verwaltungsdienstleistungen an einem Automaten unter visueller Kontaktaufnahme mit einem an einem anderen Ort arbeitenden Mitarbeiter eines Bürgeramtes durchgeführt werden können, wurde gemeinsam mit der KISA Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen im Rahmen der Initiative weiterentwickelt. Zu den Ergebnissen zählt die Beschreibung der eid-integration aus prozessualer Sicht samt Erläuterung der Hard- und Software-Komponenten und der für den Einsatz von eid notwendigen Voraussetzungen und Aktivitäten, also Zertifikate, Projektpläne, Wissensaufbau und Tests. Das Fachkonzept nutzt daher allen Behörden, die dieses Bürgerterminal einsetzen möchten. Online ist zudem die Machbarkeitsstudie des Landesamtes für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO) Berlin, an der auch das IT-Dienstleistungszentrum Berlin mitwirkte. Die Studie analysiert, welche Wahl- und Abstimmungsprozesse durch den Einsatz von D und der Online-Ausweisfunktion zum Nutzen von Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung optimiert werden können. Damit verbunden ist die Grobkonzeption einer Auswahl von Prozessen, die den größten Nutzen für Verwaltung und Bürger versprechen. Als letztes Beispiel sei auf das Akzeptanzkonzept der Kreisstadt Kitzingen für den neuen Personalausweis hingewiesen. Es zeigt, mit welchen Maßnahmen die Akzeptanz der eid-funktion bei Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen sowie den Beschäftigten der Verwaltung erhöht werden konnte: In Kitzingen stieg die eid-quote nach E- Government-Sprechstunden für die Bürger und Schulungen für die Beschäftigten im Bürgerbüro. Durch den engen Praxisbezug haben die Ergebnisdokumente ein hohes Nachnutzungspotenzial. Ergänzt wird die wachsende Wissensbasis im Internet durch Vorträge unserer Kooperationspartner beispielsweise auf der Ce- BIT, der Fachmesse Neue Verwaltung in Leipzig und auf speziellen Informationsveranstaltungen, die für den Herbst 2013 vorgesehen sind. Insbesondere bei diesen Anlässen bietet sich für alle Interessierten die Gelegenheit zum unmittelbaren, persönlichen Austausch mit den Projektverantwortlichen. Fortsetzung der Initiative Aufgrund des großen Interesses der Verwaltung an praxisnahen Informationen wird die E-Government-Initiative fortgesetzt. Das Verfahren zur Interessensbekundung ist Mitte Mai eröffnet worden. Den konkreten Bedarf an Unterstützung ermitteln wir wieder mit einem Formular, das bis 15. Juli 2013 eingereicht werden muss. Diesmal sollen gezielt weitere neue Handlungsfelder besetzt und innovative Einsatzszenarien entwickelt werden. Behörden, die Unterstützung möchten, sollten diesem Fokus Rechnung tragen. Das heißt, ihre Vorhaben sollten die Ergebnisse der Initiative mindestens ergänzen, im besten Fall neue Anwendungen umfassen, die das bisher erzielte Spektrum erweitern. Einen zweiten Schwerpunkt legen wir auf den Aufbau zentraler eid-strukturen in den Ländern. Mit ihnen können kommunale Verwaltungen E-Government-Dienstleistungen über zentrale Internetplattformen anbieten, die alle Funktionalitäten für die Kommunikation enthalten sowie Optionen zur Anbindung von Fachverfahren. Die Kommunen sparen die Kosten für eigene eid-infrastrukturen und können ohne eigenes Berechtigungszertifikat Verwaltungsdienstleistungen mit integrierter Online- Ausweisfunktion anbieten. In Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg, Niedersachsen und Rheinland-Pfalz gibt es bereits unterschiedliche zentrale Lösungen. Diese positive Entwicklung wollen wir gemeinsam mit der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate im Bundesverwaltungsamt durch Bereitstellung von Sachinformationen über die länderspezifischen Lösungsansätze unterstützen. Darüber hinaus wollen wir, basierend auf den Erkenntnissen der ersten Phase der Initiative, weitere Hürden identifizieren und soweit möglich beseitigen haben wir mit dem Relaunch von www. personalausweisportal.de die Möglichkeit eröffnet, dass sich Bürgerinnen und Bürger, aber auch Verwaltung und Wirtschaft, aktuell über bestehende und geplante eid-anwendungen informieren können. Weiterhin haben wir die Bürgerbroschüre überarbeitet sowie zwei Plakate und einen Kurzfilm für die Beratung in den Personalausweisbehörden erstellt soll unter anderem die Usability der Ausweis-App verbessert werden. Teilnahmemöglichkeiten Die E-Government-Initiative richtet sich an Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen. Für alle gilt die Frist 15. Juli Die Interessensbekundung ist jedoch unterschiedlich geregelt: Behörden des Bundes wenden sich mit ihrer Anfrage an Behörden der Länder und Kommunen reichen das Formular zur Interessensbekundung ein. Behörden ohne Bedarf an Beratungsunterstützung, die Anwendungen für den neuen Personalausweis realisiert haben oder realisieren, sind eingeladen, ohne Kooperationsvorhaben am Informations- und Erfahrungsaustausch teilzunehmen. Eine an de genügt. Wir nehmen gern Kontakt zu Ihnen auf. Alle Informationen über den Fortgang der E-Government-Initiative für De- Mail und den neuen Personalausweis finden Sie stets unter: Autor: Frank-Rüdiger Srocke, BMI Intern Nr

12 ggc-lab Gemeinsame Strukturen Auswahl der Fachanwendungen für das GGC-Lab Im vom BMWi geförderten Forschungsprojekt Government Green Cloud Laboratoy (GGC-Lab), das Vitako mit Öffentlichkeitsarbeit unterstützt, sollen die Potenziale des Cloud Computing näher untersucht werden. Umwelt- und kostengetrieben werden im GGC-Lab Software-Anwendungen für die Öffentliche Verwaltung angeboten und auf den Strukturen der gemeinsamen Government Cloud betrieben. Kürzlich wurde an dieser Stelle ein Kriterienkatalog zur Anwendungsauswahl für Fachanwendungen im GGC-Lab vorgestellt (vgl. Vitako Intern, Nr ). Dieser Katalog beinhaltet unterschiedlich gewichtete Anforderungen in acht Dimensionen: Technische Realisierbarkeit, Interoperabilität, Kosten, Sicherheit, Vertrauenswürdigkeit, Wirtschaftlichkeit, Service-Dynamik und Bedienbarkeit. Potenzielle Beitrittskandidaten werden anhand des Kriterienkatalogs geprüft und bewertet. Die ermittelte Gesamtpunktzahl ist dabei die Grundlage für die Einschätzung, ob eine Fachanwendung für eine Integration in die Government Cloud geeignet ist. Bisher sind sechs kommunale Fachanwendungen für den initialen Laborbetrieb im GGC-Lab mit dem Kriterienkatalog auf ihre Eignung für den Einsatz bewertet worden: Wahlverfahren Ordnungswidrigkeiten-Anwendung Archivdienst Personalverfahren Einwohnerverwaltungsverfahren Wohngeldverfahren Die Anforderungskriterien wurden individuell an jeder Fachanwendung nachgeprüft, wobei sich die Punktzahlen für die Anforderungserfüllung aus der Bewertung des Kriteriums und dessen Gewichtung im Katalog ergeben. Die ermittelten Zwischenwerte der abgefragten Dimensionen können an der jeweils möglichen Maximalpunktzahl normiert werden. Dabei ergeben sich entsprechende Kurven, die aussagen wie viel Prozent Abbildung 1: Anforderungserfüllung der Fachanwendungen. der Bestpunktzahl die Fachanwendungen in der Dimension erreicht (siehe Abbildung 1). technische realisierbarkeit Insgesamt wird jede Anforderungsdimension zu mindestens 50 Prozent erfüllt. Die Bewertungen in der Dimension Technische Realisierbarkeit sind nicht sehr breit gestreut. Am Besten schneidet hier das Einwohnerverwaltungsverfahren ab die anderen Anwendungen haben höhere Anforderungen an die notwendige Hardware oder sind nicht mandantenfähig. Die Dimension Kosten wird dominiert durch das Personalverfahren. Schwächen der anderen Anwendungen sind zum Beispiel das Lizenzverfahren oder die Kosten für Lizenzen, Know-how sowie die technische Integration der Anwendung in die Community. Bezüglich der Kriterien zur Dimension Interoperabilität bringen das Einwohnerverwaltungsverfahren und der Archivdienst die besten Ergebnisse. Andere Anwendungen bieten zum Beispiel nicht ausreichend Schnittstellen, verwenden keine Standards oder verursachen erheblichen Aufwand bei der Anbindung an die Middleware. In der Dimension Sicherheit erhalten die Ordnungswidrigkeiten-Anwendung und der Archivdienst die besten Wertungen. Bei den anderen Verfahren sind die Vorkehrungen für Datenschutz und Datensicherheit teilweise noch nicht so umgesetzt, dass sie in einer Cloud- Umgebung betrieben werden können. Mehraufwand Die Verarbeitung hochsicherheitsrelevanter Daten in einer Anwendung lässt eine Umstellung zu einem Cloud-Betrieb ebenfalls aufwändiger werden. Der Bewertungstrend spiegelt sich auch in der Dimension Vertrauenswürdigkeit wider. Hier schneiden jedoch auch das Personalverfahren und das Einwohnerverwaltungsverfahren sehr gut ab. Weniger gut bewertete Anwendungen besitzen zum Beispiel noch keine Überwachungsmöglichkeiten für Verbrauchsdaten der Dienstleistung und des Budgets. Hier kann betreiberseitig der Ressourcenverbrauch der Anwendung überprüft oder seitens des Kundens etwa Fallpauschalen oder Preisstaffelungen als Berechnungsgrundlage des Dienstes eingesehen werden. Die Dimension der Wirtschaftlichkeit weist die größte Streuung auf; sowohl die Ordnungswidrigkeiten-Anwendung als auch das Personalverfahren und das Einwohnerverwaltungsverfahren fallen hier positiv auf. Andere Anwendungen sind spezifischer und werden daher als nicht hinreichend breitenwirksam bewertet, um dem Projekt entsprechende Intern Nr

13 ggc-lab Umsätze und eine erhöhte Sichtbarkeit zu verschaffen. Auch die Dimension der Service-Dynamik ist breit gestreut: die Ordnungswidrigkeiten-Anwendung und das Einwohnerverwaltungsverfahren ziehen hier den Durchschnitt nach oben. Beide Verfahren besitzen einen optimalen Nutzungszyklus für Cloud-Anwendungen (Peaks in der Lastkurve durch Batchläufe in der Nacht) und weisen eine hochgranulare Skalierbarkeit im Buchungskonzept oder der Anwendung auf. In der letzten Dimension, der Bedienbarkeit existiert keine Streuung, alle Anwendungen sind ähnlich anwenderfreundlich und erhalten daher die gleiche Wertung. Zur Festlegung von Fachanwendungen für den zunächst prototypischen Einsatz im GGC-Lab wurde ein Schwerpunkt auf die Dimension Technische Realisierbarkeit gelegt. Dies ist auch dem Umstand geschuldet, dass sich die Projektpartner auf eine einheitliche Plattform festgelegt haben, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Darüber hinaus spielt der derzeitige Entwicklungsstand der Fachanwendung eine wichtige Rolle und sollte mit dem Zeitplan des Projekts vereinbar sein. Die folgenden drei Fachanwendungen wurden daher für den Laborbetrieb ausgewählt: Personalverfahren: Diese Fachanwendung verwaltet Dienstreisen von Mitarbeitern und optimiert deren Abrechnung unter Berücksichtigung aller gesetzlichen, tariflichen und internen Bestimmungen (Reiseantrag, -genehmigung, -buchung, -abrechnung, Analysen und Auswertungen) Wahlverfahren: Diese Fachanwendung optimiert die Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Wahlen durch die Konsolidierung aller Tätigkeiten des Wahlgeschäftes in einer Oberfläche (Wahlkalender, Wahllokale und -gebiete, Personalverwaltung für den Wahltag, Kandidatenverwaltung, Ergebnispräsentation). Einwohnerverwaltungsverfahren: Diese Fachanwendung verwaltet Einwohnerdaten, die zur Kennzeichnung eines Bürgers für verschiedene Verwaltungsakte notwendig sind (Wohnort, Familienstand, Geburtsdaten, Besitz eines Waffenscheins, besondere Personendetails). Die ausgewählten Fachanwendungen werden nun technisch und wirtschaftlich in das GGC-Lab integriert. Mit Ihnen sollen Rechenlasten simuliert und diese in verschiedenen Szenarien in der Community verschoben werden. Die Ressourceneffizienz und der Energieverbrauch werden dabei überprüft und optimiert. Autorin: Stine Labes, TU Berlin E-Rechnung hilft beim Konsolidieren ISPRAT: Politik hat Potenzial der elektronischen Rechnung erkannt Öffentliche Verwaltungen können mit elektronischen Rechnungen Kosten sparen, schöpften aber trotz hohen Finanzdrucks das Potenzial, durch Digitalisierung Prozesse zu optimieren, noch nicht aus. Der elektronische Rechnungsaustausch trägt zur Konsolidierung bei. Damit ist die Erstellung der Rechnung (beim Lieferanten), deren Versand, der Empfang (beim Besteller) und die Vorbeziehungsweise Nachbearbeitung der Rechnung auf elektronischer Basis und im Idealfall ohne manuell zu bearbeitende Prozessteile gemeint. In Deutschland werden jährlich rund 32 Mrd. Rechnungen ausgetauscht. Der Anteil elektronischer Rechnungen liegt derzeit aber nur im einstelligen Prozentbereich. Die EU-Kommission hat von ihren Mitgliedstaaten gefordert, die elektronische Abrechnung bis 2020 zu etablieren. So gibt es in Spanien, Italien, Dänemark, Österreich und Schweden bereits die Forderung, jeglichen Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung elektronisch abzuwickeln. Entsprechende Verwaltungs- und Gesetzgebungsvorhaben sind dort eingeleitet. Auch in Deutschland sind erste Maßnahmen umgesetzt worden, um die Kosten im papierbasierten Rechnungsaustausch, derzeit bis zu 23 Euro je Rechnung, zu reduzieren. Auf Basis der aktuellen technologischen und gesetzlichen Entwicklungen besteht die Herausforderung darin, unter vielen Lösungsalternativen zum elektronischen Rechnungsaustausch (E-Rechnung) für die öffentliche Verwaltung den richtigen Ansatz auszuwählen. Wolfgang König, Geschäftsführender Direktor des House of Finance und Lehrstuhlinhaber an der Frankfurter Goethe-Universität, stellte im Rahmen der 9. ISPRAT CIO-Konferenz hierzu Ergebnisse einer Studie des Bundesministeriums des Innern (BMI) und der Universität Frankfurt vor. König: Für die öffentliche Verwaltung ist der Empfang von Rechnungen als PDF-Attachment in einer sowie einem integrierten Datensatz, der idealerweise die Kopf- und Positionsdaten der Rechnung in einem Standardformat beschreibt, die beste Lösung. Diese Variante bringt zwei wesentliche Vorteile: Erstens kann eine Rechnung nur dann sinnvoll elektronisch weiterverarbeitet werden, wenn sie durch eine entsprechende Datei der Rechnungsdaten, die die Einspeisung in die nachgelagerten Systeme eröffnet, begleitet wird. Zweitens setzt der Übertragungsweg die Schwelle für eine Teilnahme am elektronischen Rechnungsaustausch sehr tief, so dass auch kleine Unternehmen wie zum Beispiel Handwerksbetriebe nicht ausgeschlossen werden. Klein- und Mittelstandsunternehmen schreiben den Löwenanteil der jährlich versendeten Rechnungen. Wir pilotieren derzeit Lösungen, die diese Anforderungen abbilden und ferner den vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelten ZUG- FeRD-Rechnungsstandard bedienen. Das Thema der 9. ISPRAT CIO-Konferenz lautete: IT-Infrastruktur. Rund 50 CIOs aus Verwaltung und Wirtschaft nahmen teil und diskutieren die Facetten der Modernisierung und Konsolidierung von IT-Infrastrukturen. Autor: Holger Förster, ISPRAT Intern Nr

14 Veranstaltungen Ein neuer Stern am Standardhimmel Ratsinformationssysteme nutzen OParl Wie kann man Bürgerinnen und Bürger mehr für politische Gremienarbeit interessieren? Wie können Informationen aus Räten und Kreistagen transparent präsentiert werden? Wie ermöglicht man interessierten Institutionen und Personen, öffentliche Daten aus der politischen Gremienarbeit abzurufen und auszuwerten? Und wie kann man alles diese Anforderungen einfach und wirtschaftlich umsetzen? Fraunhofer Fokus, Marian Steinbach von Offenes Köln und Vitako hatten eingeladen, die Stadt Köln hat die Logistik bereitgestellt. Bei einem Workshop über offene Ratsinformationssysteme trafen sich am 17. April 2013 Vertreter von Kommunen, kommunale IT-Dienstleister, Vertreter zivilgesellschaftlicher Gruppen sowie Hersteller von Ratsinformationssystemen. Nach einer Vorstellungsrunde und einer generellen Einführung von Jens Klessmann (Fraunhofer Fokus) stellte Marian Steinbach, Initiator und Betreiber der Plattform Offenes Köln anschaulich die Möglichkeiten seines Systems dar. Und er benannte die Hindernisse, die geschlossene Systeme derartigen Anwendungen in den Weg legen: kein automatischer Datenabgleich, da durch manuelle Pflege unvollständige und veraltete Daten nicht auszuschließen sind, ungenaue oder fehlende Georeferenzierung, Informationen sind oft nicht für eine Volltexterschließung geeignet, Beziehungen zwischen Informationen (Sitzungen, Tagesordnungen, Drucksachen, Urhebern, Initiatoren etc.) sind ggf. nicht sichtbar, Probleme mit dem Urheberrecht sind nicht ausgeschlossen. Mit einem entsprechenden Standard könnten all diese Punkte verbessert werden. Auch würde die Möglichkeit eröffnet, die Daten von Dritten für weitere spezielle Zielgruppen erschließbar zu machen. Jorma Klauss von der regioit beschrieb darauf aufbauend, welche Vorteile der Standard für den Betrieb und für die Integration in eine vorhandene Portallandschaft ergeben kann. Besonderes Augenmerk lag hierbei auch in der Einkapselung der Funktionen und in der Bereitstellung von Webservices, die die Nutzung von anderen Plattformen und Apps erleichtern können. Integration schwierig In der anschließenden Diskussion wurde deutlich, dass ein akzeptierter und breit genutzter Standard für die Präsentation von Gremieninformationen auch Integratoren, Betreibern und Herstellern von Portalsystemen die Arbeit erleichtern kann. Manche Ratsinformationssysteme sind heute proprietär aufgebaut, eine Integration in die vorhandene Portallandschaft, in vorhandene Benutzerverzeichnisse, in generelle Suchmaschinen oder zum Aufruf aus anderen Fachsystemen ist nur schwer oder sogar unmöglich. Die Vertreter aller anwesenden Gruppierungen einigten sich auf eine kurzfristige Verabschiedung einer ersten Version zum 30. Juni Dieser Standard wird dann unter dem Namen OParl im Netz zur Diskussion und Nutzung verfügbar sein. Interessierte sind herzlich eingeladen, die Entwicklungen an diesem Standard zu unterstützen. Wer daran teilnehmen möchte ist eingeladen, das Dokument zu kommentieren und Anregungen zu machen. Alle Informationen hierzu finden sich auf Autoren: Ernst Mayer, KRZN Tina Siegfried, vitako OParl ist eine Initiative zur Förderung der Offenheit von parlamentarischen Informationssystemen auf kommunaler Ebene in Deutschland. OParl setzt sich für die Schaffung eines einheitlichen Zugriffs auf diese Informationssysteme ein. Die Mitwirkenden hinter OParl haben sich darauf verständigt, einen Schnittstellen-Standard zu definieren. Die teilnehmenden Software-Anbieter passen ihre Systeme so an, dass sie diesen Standard erfüllen. OParl ist eine Initiative von Jens Klessmann (Fraunhofer Fokus), Marian Steinbach (Offenes Köln) sowie Marianne Wullf und Christine Siegfried (Vitako). Intern Nr

15 aus der geschäftsstelle Kooperation und Erfahrung Vitako-Mitgliederversammlung in Köln Am 16. und 17. Mai 2013 trafen sich die Vitako-Mitglieder zur jährlichen Versammlung in Köln, wohin LVR-InfoKom und KDN gemeinsam geladen hatten. Auf der Agenda des ersten Tages standen die Verabschiedung des Jahreabschlussberichts, die Verabschiedung von Wolfgang Schnell und Ulrich Oletti in den Ruhestand sowie das Thema Energiewende aus Sicht der IT-Dienstleister. Vorträge von William Schmitt und Dieter Rehfeld gaben interessante Anregungen, um sich über potentielle neue Geschäftsfelder der Zukunft Gedanken zu machen. Dieses Thema wird die Kommunalen IT-Dienstleister in nächster Zeit noch weiter beschäftigen. Neuigkeiten aus der Geschäftsstelle sowie von ProVitako rundeten den ersten Tag ab, bevor sich die Teilnehmer auf den Weg ins Deutsche Sport- und Olympiamuseum machten. Nach einem kurzen Ausflug in die Geschichte des Sports ging es weiter in den LVR-Tower. Dort begrüßten Hausherr Oliver Hoffmann von LVR-InfKom und Guido Kahlen, Stadtdirektor der Stadt Köln, die versammelten Mitglieder. Trotz der durch Regen arg getrübten Aussicht genossen die Teilnehmer einen phantastischen Blick aus dem 27. Stock über den Rhein sowie ein hervorragendes Abendessen. Der Freitag stand ganz im Zeichen eines Workshops zur Zukunft der öffentlichen IT-Dienstleister. Nach einem Einführungsvortrag von Bernd Landgraf und Angeregte Diskussionen unter den Teilnehmern des Workshops zur Zukunft der öffentlichen IT-Dienstleister. Rolf Beyer diskutierten die Mitglieder in zwei parallelen Workshops über Erfolgsfaktoren von Kooperationen und tauschten sich über ihre Erfahrungen aus. Auch dieses Thema wird Vitako in nächster Zeit weiter umtreiben und Gegenstand der weiteren Arbeit sein. Autorin: Tina Siegfried Nachruf Dr. Uwe Kassner ist tot. Am 10. April 2013 verstarb er nach längerer Krankheit im Alter von 72 Jahren. Mit Uwe Kassner hat uns ein wackerer Mitstreiter verlassen, der sich in seinen vielen aktiven Jahren in der KGSt für die Sache der kommunalen Informationsverarbeitung stark gemacht und viel bewegt hat. Die Kommune als informationsverarbeitendes System, die einheitliche informationstechnische Infrastruktur diese Begrifflichkeiten sind eng mit dem Namen Uwe Kassner verbunden. Ab 1980 Mitarbeiter der KGSt hat er sich um den gezielten, geplanten und strategischen Einsatz von Informationstechnik in Kommunalverwaltungen verdient gemacht. Er hatte immer ein Näschen für wichtige neue Themen: Kommunales Informationsmodell, Raumbezogene Informationsverarbeitung, Wissensmanagement, Kommunen im Internet waren für ihn wichtige Vehikel für die Verwaltungsmodernisierung. Mit innerer Überzeugung kämpfte er für seine Themen, und seine Beharrlichkeit und Zähigkeit überzeugte dann letztlich auch die Skeptiker drinnen und draußen. Für die Mitgliedsunternehmen von Vitako war Uwe Kassner noch mehr: der Brückenkopf der kommunalen IT-Dienstleister in der KGSt. Er war das Bindeglied, er hielt den Kontakt, er war der anerkannte Gesprächspartner der IT-Leiter aus der ganzen Republik. Er war ein überzeugter Fan der Gemeinsamen Kommunalen Datenverarbeitung. Im Beruf, aber auch in seiner Funktion als Ratsmitglied trat er mit großer Leidenschaft für die interkommunale Zusammenarbeit bei IT ein. Viele aus der Vitako-Gemeinschaft erinnern sich an den Kollegen, an sein großes Engagement, an seinen liebenswerten norddeutschen Charme und an seine manchmal etwas chaotischen Auftritte. Kabel pflasterten seinen Weg : Wenn welche zu finden waren - Uwe Kassner stolperte mit besonderem motorischen Talent darüber! Fachmann in der Sache, weicher Kern hinter dem harten Ringen um den Ausbau der IT in den Kommunen. Das war Uwe Kassner. Besonders verdient gemacht hat er sich nach der Wiedervereinigung für den Aufbau der informationstechnischen Basisinfrastrukturen in den ostdeutschen Kommunen. Er hat unterstützt, vermittelt, geholfen, die Dinge getrieben aus tiefer innerer Überzeugung und Freude über die politische Entwicklung. Auch nach seiner Pensionierung hat er den Kontakt zu den früheren Mitstreitern gehalten. Bilateral, trilateral oder im Kreise der pensionierten Geschäftsführer der Vitako-Mitglieder. Mit Uwe Kassner hat ein langjähriges Mitglied die IT-Dienstleister-Community verlassen. Aufrechter, überzeugter Kämpfer für die kommunale IT, verlässlicher und humorvoller Kollege und Freund. Alle, die ihn kannten, werden an ihn denken mit einem Schmunzeln, mit Respekt und Zuneigung, mit Dankbarkeit. Marianne Wulff, Peter Kühne Intern Nr

16 stadt land <code> Die Bürger-Apps Programmierwettbewerb Stadt Land <Code> erfolgreich beendet Am 8. Mai wurden auf der Bloggerkonferenz Republica 13 in Berlin die im Rahmen des Programmierwettbewerbs Stadt Land <Code> entstandenen Anwendungen vorgestellt. Im Fokus des Wettbewerbs stand die Entwicklung digitaler Werkzeuge für Bürger. Auf der Basis frei verfügbarer Daten sollten Anwendungen entstehen, die Formen kollektiven Handelns ermöglichen und die Organisation demokratischer Prozesse unterstützen. Konkretes Ziel des Inkubators war es, mehr nützliche Anwendungen für öffentliche Bereiche wie Nahverkehr, Ver- und Entsorgung, Infrastruktur sowie Politik und Soziales zu entwickeln. Vitako war Sponsor des Wettbewerbs und hat sich aktiv in der Jury beteiligt. Drei Projekt-Teams wurden mit einem Stipendium gefördert, um ihre Ideen zu realisieren. Die Anwendung Bürger baut Stadt bezieht sich auf Informationen im Hinblick auf öffentliche Bauvorhaben. Wer kennt das nicht: In der Nachbarschaft wird gebaut oder es wird etwas abgerissen, und man fragt sich, was als nächstes entsteht. Informationen sind oft schwer zu finden. Viele Bürger wissen gar nicht um die Möglichkeit, Einsicht in Pläne zu nehmen und sich am Verfahren zu beteiligen. Häufig erfahren Anwohner von Bauvorhaben erst, wenn es bereits zu spät ist. Die neu entwickelte Webseite www. buergerbautstadt.de soll dazu beitragen, Planungsprozesse für Bürgerinnen und Bürger transparenter zu machen. Interessierte Berlinerinnen und Berliner können sich anhand einer interaktiven Berlin-Karte über Bauvorhaben in ihrer Nähe informieren. Sie erfahren, welche Planungsunterlagen wann, wo und über welchen Zeitraum ausliegen und wie sie sich an den Planungen beteiligen können. Vorgestellt wurde eine Beta-Version des Projektes, in der die Funktionen bereits enthalten sind. Die gezeigten Daten stammen aus dem Amtsblatt von Berlin. In der nächsten Ausbaustufe wird es eine Abo-Funktion geben, um Informationen zu bestimmten Bezirken automatisiert zu erhalten. Darüber hinaus soll es möglich sein, dass Interessenvertretungen wie die Naturschutzverbände oder der Mieterbund Stellungnahmen zu einem geplanten Projekt hochladen oder darauf verlinken. Initiatoren des Projekts sind Joanna Dauner, zuständig für die Gestaltung, und Magdalena Noffke, deren Aufgabe die Programmierung der Seite ist. Unterstützung erhalten sie zudem von Marlene Kettner und Jochen Klar. Testphase läuft Im Projekt Ernte teilen ist eine Web- Seite entwickelt worden, die Stadtbewohner und Bauernhöfe näher zusammenbringen soll. Hintergrund der Idee ist das Konzept der solidarischen Landwirtschaft (engl.: Community Supported Agriculture, CSA), das bereits seit den 1960-er Jahren existiert. Es geht dabei um eine partnerschaftliche Beziehung zwischen den genannten Parteien. Während der Hof sein Umfeld mit Lebensmitteln versorgt, gewährleisten die Stadtbürger die Wirtschaftlichkeit. Es geht also nicht nur darum, die Ernte zu teilen, sondern auch gemeinschaftlich Verantwortung zu tragen. Auf der Webseite Ernte teilen können sich registrierte Nutzer auf einer Karte eintragen, so dass andere Interessierte sich an sie wenden können. Besucher der Seite können sehen, welche CSA- Initiativen oder Höfe sich in der näheren Umgebung befinden. Die Detailseiten der Höfe geben Auskunft darüber, welche Lebensmittel dort erzeugt werden. In den CSA-Gruppen kann man nachlesen, ob diese noch Mitglieder aufnehmen und an wen man sich wenden kann. Aktuell steht die Webseite kurz vor einer Testphase mit einer geschlossenen Nutzergruppe. Danach soll Ernte teilen online gehen. Zwischenzeitlich können interessierte Nutzer unter ihre -Adresse hinterlassen. Sie erhalten dann eine Nachricht, sobald die Webseite freigeschaltet wird. Das Konzeption und die Programmierung der Webseite entsteht durch die Zusammenarbeit von Simon Jockers, Christian Rijke und Tobias Preuß. And the winner is... Die drei Sieger-Teams des Programmierwettbewerbs. Das bessere Argument Bei der dritten geförderten Anwendung Argufactum geht es um die Unterstützung der öffentlichen Meinungsbildung. Bei kontrovers diskutierten Sachverhalten wie Stuttgart 21 oder der A100 in Berlin ist es schwer, sich schnell einen Überblick über die Argumente zu schaffen und sachliche Diskussionen zu fördern. Argufactum ist ein Werkzeug, welches genau diese Probleme angeht. Dazu bietet Argufactum einen Fragenkatalog, der einen guten Überblick über die Diskussionsschwerpunkte vermittelt und am Ende eine persönliche Position anhand der gegebenen Antworten errechnet. Der Fragenkatalog kann von jedem unter erstellt und an andere verteilt sowie in die eigene Webseite eingebunden werden. Daher ist der Fragenkatalog insbesondere für Lokalzeitungen eine interessante Möglichkeit, Lesern einen zusätzlichen Service in Form einer Entscheidungshilfe anzubieten. Weitere Werkzeuge befinden sich gerade in der Entwicklung und können auf argufactum.de getestet werden - so können zum Beispiel mehrere Alternativen maschinenlesbar verglichen oder Argumente visuell gewichtet werden, indem man sie als Gewichte auf eine Waage legt. In den nächsten Wochen wird der verantwortliche Entwickler, Felix Ebert, diese Werkzeuge weiter ausbauen und bei potenziellen Nutzern bewerben. autor: Danny Pannicke, Vitako Intern Nr

17 neues aus den facharbeitsgruppen Vorab-Qualitätsprüfung Vitako-Arbeitsgruppe Personenstandswesen erzielt Kompromiss Das Personenstandsrecht schreibt vor, dass die Personenstandsregister ab dem 1. Januar 2014 nur noch elektronisch geführt werden dürfen. Personenstandsgesetz und Personenstandsverordnung wurden in letzter Zeit entsprechend angepasst und umgebaut. Im Personenstandsrecht und im Bevölkerungsstatistikgesetz hat es aktuell einige Änderungen gegeben, die überwiegend zum 1. November 2013, teilweise aber auch erst zum 1. Januar 2014 in Kraft treten. Neue Regelungen im Personenstandswesen sind beispielsweise die Aufnahme des Geschlechts intersexueller Kinder, die vertrauliche Geburt und andere Regelungen, die durch Änderungen im internationalen Namensrecht möglich werden. Diese Veränderungen ziehen Anpassungen in den Softwareverfahren nach sich, die jetzt umgesetzt werden müssen. Betroffen sind vor allem das Fachverfahren AutiSta, die Registerverfahren, der Standard XPersonenstand sowie die Schnittstellen XPSR und XTA. Der Verfahrenshersteller von AutiSta hatte den öffentlichen IT-Dienstleistern gegenüber angekündigt, dass mit Hochdruck an den anstehenden Änderungen gearbeitet Change-Prozesse werde, dass aber eine Auslieferung der überarbeiteten AutiSta-Version zum üblichen Zeitpunkt acht Wochen vor dem Stichtag 1. November 2013 voraussichtlich nicht einzuhalten sein werde. Die kommunalen IT-Dienstleister benötigen diese Zeit für ihren eigenen Auslieferungsprozess (Installation der aktuellen Softwareversion im Rechenzentrum Durchführung von Testläufens sowie Freigabe durch die Kommunen). komplexe beziehungen Gerade im Bereich des Standesamtswesens sind die vielfältigen Beziehungen der einzelnen Komponenten untereinander sehr komplex (Kartenlesegeräte, Signaturkarten, Elektronisches Personenstandsregister, Nachrichtenbroker). Der vom Verlag für Standesamtswesen angekündigte Termin 30. Oktober 2013 zur Auslieferung der Version AutiSta 10 ist aus Sicht der kommunalen IT-Dienstleister nicht akzeptabel. Vitako hatte am 23. Mai in Hannover zu einer gemeinsamen Sitzung mit Vertretern des Verlags für Standesamtswesens und Mitgliedern der Vitako-AG Personenstandswesen eingeladen, auf der über die Probleme im Detail diskutiert wurde. Beide Seiten haben sich schließlich geeinigt und einen Kompromiss gefunden. Facharbeitsgruppentreffen IT-Servicemanagement in Köln Die FAG IT-Servicemanagement hat sich am in Köln getroffen. Ein erster Schwerpunkt des Treffens war der Change-Prozess. In den geschilderten Erfahrungsberichten zeigte sich, dass der Change-Prozess gewissen Veränderungen über die Zeit unterliegt. Typisch ist eine starke Ausdifferenzierung des Prozess und der entsprechenden Dokumente in einer frühen Phase. Später erweist sich oft eine Verschlankung des Change Prozesses als notwendig, um in der Organisation Dataport, AKDB, Kiru, ekom21 und HannIT werden als ein gemeinsamer Testkunde ab Anfang September eine vom Verlag zur Verfügung gestellte Vorabversion installieren und Testläufe starten. Gefundene Fehler und Probleme werden direkt an den Verlag zurückgemeldet, so dass notwendige Änderungen dort umgehend umgesetzt werden können. Die Vitako-Mitglieder klinken sich damit direkt in den Produktionsprozess beim Hersteller ein und nehmen quasi eine Vorab-Qualitätsprüfung vor. Die endgültige Version wird vom Verlag für Standesamtswesen spätestens am 20. Oktober 2013 an alle kommunalen IT-Dienstleister ausgeliefert, so dass diesen eine immer noch kurze Zeitspanne von zehn Tagen bleibt. Aufgrund des vereinbarten Testvorlaufes sollte es aber dann möglich sein, dass ab dem 1. November alle Standesämter in Deutschland ihre Personenstandsurkunden gesetzeskonform mit der neuen Software ausstellen können. Wir freuen uns, dass das gemeinsame Auftreten der bei Vitako zusammengeschlossenen Rechenzentren zu einer ergebnisorientierten und konstruktiven Lösung geführt hat. Autorin: Tina Siegfried, Vitako Akzeptanz zu finden. Ein zweites Thema des Arbeitstreffens betraf die Tool-Unterstützung. Hierzu wurde die Tool-Landschaft der LECOS GmbH vorgestellt und intensiv diskutiert. In diesem Zusammenhang wurden die Kriterien und Anforderungen an Tools im Bereich des IT-Service Managements diskutiert. Es wurde vereinbart eine schriftliche Befragung der Mitglieder der FAG durchzuführen, um die verschiedenen eingesetzten Tools als Basis für einen weiteren Erfahrungsaustausch zu erfassen. Im dritten und letzten Tagespunkt ging es um das interne Marketing für IT-Servicemanagement und die Frage, wie man eine nachhaltige und dauerhafte Entwicklung der eingeführten Prozesse sicherstellen kann. In der Diskussion konnten verschiedene Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren herausgearbeitet werden. Wichtige Punkte betrafen dabei insbesondere eine angemessene Ressourcenausstattung sowie die anhaltende Aufmerksamkeit der Geschäftsführung für das Thema. AUtor: Danny Pannicke, Vitako Intern Nr

18 Meldungen How to do GovData Das Open-Data-Portal von Bund, Ländern und Kommunen, das unter dem prägnanten Namen GovData kürzlich gestartet ist, hat eine Reihe von Informationsmaterialien zusammengestellt (Sammelmappe im Anhang) und ruft zur Teilnahme auf. Ziel ist es, weiterhin neue Bereitsteller aus Bundes-, Landes- und natürlich auch Kommunal-Ebene zu rekrutieren. Die Sammelmappe bietet Informationen rund um das Portal und die Frage, wie Daten über GovData bereitgestellt werden können. Link: E-Government in Europa Die Europäische Kommission hat Zahlen zum E-Government herausgegeben. Demnach nutzten im vergangenen Jahr 46 Prozent der befragten Bürger elektronische Behördendienste. Doch noch sind die Nutzer von online angebotenen öffentlichen Diensten damit weniger zufrieden als mit dem Online-Banking und dem Online-Shopping. Dies zeige, erklärte EU-Kommissarin Neelie Kroes, dass öffentliche Verwaltungen bei der Entwicklung dieser Dienste noch stärker auf die Bedürfnisse der Nutzer eingehen müssen. Im Rahmen der E- Government Benchmark-Studie 2012 wurden Internetnutzer in 32 Ländern befragt. Deutschland belegt bei der Nutzung von E-Government- Dienstleistungen einen der hinteren Plätze, hier nutzten nur 34 Prozent der befragten Bürger im vergangenen Jahr Online-Angebote der Behörden. Am weitesten verbreitet ist die Nutzung in Dänemark, Schweden, dem Vereinigten Königreich, Norwegen und Finnland. Link: ProVitako richtet Geschäftsstelle ein Die Einkaufsgenossenschaft ProVitako e.g. hat in den vergangenen 12 Monaten deutlich an Fahrt aufgenommen. Im Geschäftsjahr 2012 konnten neue Verträge mit einem Volumen von rund 50 Millionen Euro geschlossen werden. Die Mitglieder können nun ihre Investitionen in die Erneuerung der RZ- Ausstattungen aus diesen Verträgen beziehen. Für das laufende Jahr stehen weitere Ausschreibungen in den Bereichen Telekommunikation und Netzwerktechnik an. ProVitako hat sich für diese neuen Aufgaben neu positioniert und personell verstärkt. Die gelernte Bankkauffrau Frau Anke Hassel hat als neue Mitarbeiterin in der ProVitako Geschäftsstelle am Standort Siegburg am 1. April 2013 ihre Tätigkeit aufgenommen und steht den Genossenschaftsmitgliedern in der Anfangsphase von 9 12 Uhr als Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um ProVitako zur Verfügung. Kontakt: ProVitako - Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister eg Geschäftsstelle: Mühlenstraße Siegburg Tel: / bayerische Standesämter Mit Simbach am Inn nutzt schon das standsgesetz (PStG). Danach sind ab Standesamt in Bayern die dem 1. Januar 2014 bundesweit alle elektronischen Personenstandsregister. Standesämter verpflichtet, ihre Personenstandsregister elektronisch zu füh- Zu Jahresbeginn 2013 fiel für die Kommunen in Bayern der Startschuss zur ren. Der Freistaat Bayern hat sich bei Einführung der elektronischen Registerführung im Personenstandswesen. Ab elektronische Registerführung dafür ent- der Umstellung der Standesämter auf die 1. Januar begann auch die AKDB mit schieden, die elektronischen Personenstandsregister in Bayern bei der AKDB den Schulungen der Standesbeamten und der kontinuierlichen Anbindung aller Standesämter: Mit der Stadt Die AKDB ist zuversichtlich, dass bis zentral zu betreiben. Simbach am Inn in Niederbayern war am zum 30. Juni 2013, wie zu Beginn des 23. Mai bereits das Standesamt ehrgeizigen Projektes geplant, alle bayerischen Standesämter an die elektro- an der Reihe. Die Einführung bedeutet für die Standesämter einen erheblichen Einschnitt, ent- noch vor dem gesetzlich vorgegebenen nischen Register angebunden sind und fällt doch ab dem Zeitpunkt der elektronischen Registerführung das Führen der es der Freistaat Bayern als Ziel formuliert Termin elektronisch beurkunden, so wie bisherigen papiergebundenen Personenstandsbücher. Alle Beurkundungen wer- zum Ausdruck bringen, dass der erfolg- hatte. Die AKDB möchte ganz deutlich den zukünftig nur mehr in elektronischen reiche Verlauf des Projektes ohne das Registern geführt (Register für Geburten, Eheschließungen, Lebenspartnerbeamtinnen und Standesbeamten nicht vorbildliche Engagement der Standesschaften und Sterbefälle). Hintergrund möglich gewesen wäre. des Vorhabens ist das neue Personen- Autor: Andreas Huber, AKDB Intern Nr

19 aus der branche Vorteile zentraler IT-Dienstleistungen Kommunale IT-Sicherheit effektiv organisiert: im Zweckverband Gemeindeprüfungsanstalten schauen immer häufiger auf die Informationssicherheit wissend, dass sich in den enormen Datenbeständen, der teilweise maroden Informationstechnik und den Unwägbarkeiten menschlichen Verhaltens die wahren Risiken für eine Kommune verbergen. Den hieraus erwachsenen Anforderungen können sich Städte und Gemeinden auch aus Kostengründen am besten im Rahmen eines Zweckverbandes stellen. Der Landesrechnungshof Hessen kritisiert in seiner Pressemitteilung vom 17. Oktober 2012: In keiner Stadt war die IT-Sicherheit personenunabhängig gewährleistet. Um eine solche Unabhängigkeit zu erreichen, bedarf es keineswegs teurer Maßnahmen. Verbesserungen lassen sich zum Beispiel durch klare Vertretungsregelungen in den IT-Abteilungen oder durch klare Zugangsregelungen für Serverräume erreichen. Während die Anforderungen der Rechnungshöfe hoch sind, müssen Kommunen oftmals mit Nothaushalten laborieren, mit überaltertem IT-Fachwissen und Strukturen, so dass die Forderung nach modernen IT-Management-Prozessen fast futuristisch anmutet. Doch es gibt durchaus Möglichkeiten, eine schlagkräftige IT-Sicherheit zu implementieren. Risiko und Wahrnehmung Viele Kommunen betreiben Risikomanagement nach dem bekannten Kölner Spruch: Et hät noch emmer joot jejange. Wenn Hacker allerdings Server gekapert haben, um an Meldedaten zu kommen, oder wenn ganze Akten in der Öffentlichkeit auftauchen, verfallen die Verwaltungen in Aktionismus. Ratsam ist es, sich rechtzeitig mit Bedrohungen und Risiken zu beschäftigen. Gesetzliche Vorgaben, Normen, Standards und Verträge bilden hierbei die Ausgangsbasis. Sie definieren die Anforderungen an die Ausgestaltung des Risikomanagements, des Datenschutzes und der IT-Sicherheit und legen die individuelle Strategie zum Umgang mit (IT-)Risiken fest (vgl. Abb. 1). Abb. 1: Der Umgang mit den Risiken ist ein stetiger Prozess Der erste Schritt Dann stellt sich rasch die Frage der strukturierten Herangehensweise. Risiko- und Notfallplanung richten sich an der Aufrechterhaltung des Betriebs, also primär an den geschäfts- und betriebskritischen Prozessen aus. Die Informationssicherheit lässt aber einen anderen, durchaus pragmatischen Blickwinkel zu: die Betrachtung der gegenwärtigen Schwachstellen. Legt man ein Schalenmodell der Sicherheit zugrunde, so empfiehlt es sich, von außen nach innen vorzugehen, zuerst also den Zutritt zu Gebäudeteilen zu reglementieren, bevor der Zugang zu Einrichtungen der Informations- und Kommunikationstechnik definiert und der Zugriff auf die verschiedenen Informationen geregelt wird. Konkrete Hilfe bieten die Grundschutzkataloge des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und die Checklisten kommerzieller Anbieter. Als Auftakt auf der IT-Ebene kann man sich danach beispielsweise eines Penetrationtests bedienen. Hierbei werden technische Lücken demonstrativ offengelegt und im Idealfall direkt mit einem Maßnahmenkatalog versehen. Neben den technischen Anforderungen sollten aber immer bereits existierende Best Practices in die Maßnahmen integriert werden, damit sich die Mitarbeiter im Vorgehensmodell wiederfinden. Ein neues Sicherheitskonzept in einer öffentlichen Verwaltung zu verankern, erfordert oft in noch stärkerem Maße als bei privatwirtschaftlichen Unternehmungen ein Aufbrechen verkrusteter Strukturen und Denkschemata. Einfache Fragestellungen anderswo durch einen Entscheid des Geschäftsführers oder Vorsitzenden leicht geklärt entwickeln sich in Kommunen schnell zu politisch und personalrechtlich hochbrisanten Diskussionen, die sich nur durch Transparenz entschärfen lassen. Später gilt es, die neuen Vorgehensweisen gegen alle Beharrungskräfte am Leben zu erhalten. Hier ist Kontinuität und vor allem auch Spaß an der Veränderung gefragt. Teampsychologische Maßnahmen wie Spiele zur gruppenorientierten Problemlösung sind dabei wirksam. Vor allem aber hilft es, den Mitarbeitern neues Wissen auf geeignete Weise zu vermitteln. Ich handle, doch wo bin ich? Das generelle Problem bei der Einführung von Konzepten zur IT-Sicherheit ist die Frage der Messbarkeit: Wie überprüfe ich die Wirksamkeit meines Sicherheitskonzepts? Stimmt mein Kosten-Nutzen-Verhältnis zwischen Sicherheit und Maßnahmen-Mix? Zur Beantwortung der ersten Frage ist es sinnvoll, Kennzahlen zu entwickeln und sie über die Zeit zu vergleichen. Mit der Frage nach dem Kosten-Nutzen-Verhältnis tun sich Kommunen extrem schwer, weil sie erstens keinen zu beziffernden Wert der von ihnen verarbeiteten Informationen herleiten können, weil es zweitens nur in Ausnahmefällen zu finanziellen Schäden kommt und weil drittens politische Konsequenzen nur selten zu befürchten sind. Abgesehen davon führen die klammen Kassen automatisch (vielleicht unbewusst) zu einer steigenden Risikoakzeptanz. Fakt ist, dass die IT-Budgets, vor allem unter dem Regime von Nothaushalten, nicht auf IT-Sicherheit ausgelegt sind, sondern auf den IT-Betrieb. Einzig für den äußeren Schutz in Form von Perimeter-Firewalls wird in der Regel Geld ausgegeben. Verbesserungen lassen sich durch eine Konsolidierung der eigenen Infra- Intern Nr

20 aus der Branche struktur bei gleichzeitiger Standardisierung von Hardware, Software und Serviceprozessen erzielen. Handeln mehrere Kommunen gemeinsam, wirken sich zusätzlich Verbundeffekte positiv aus. Da Kommunen in der Regel aber nicht ökonomisch, sondern politisch determiniert handeln, ist ein Bindeglied für den kooperativen Ansatz gefragt: der Zweckverband. Diesem ist es aufgrund seiner rechtlichen Stellung (kommunale Eigentümergemeinschaft) möglich, standardisierte IT-Dienstleistungen bereitzustellen und im Umlageverfahren abzurechnen. IT-Sicherheit, Datenschutz und Servicemanagement können dann eine Aufmerksamkeit erfahren, welche ihnen in den einzelnen Kommunen versagt bleibt. delegierte Verantwortung Der zentralisierte Ansatz birgt jedoch ebenfalls Gefahren für die Sicherheit: Einzelne Kommunen im Verband erliegen der trügerischen Einschätzung, dass nun alles sicher sei, da man ja faktisch keine IT mehr habe. Zudem wird häufig der Ruf nach Bereitstellung einer zentralen IT-Sicherheit durch das Rechenzentrum laut. Man unterstellt dabei, dass der Anbieter der Technik diese auch adäquat zu sichern habe. Noch immer ist für viele Mitarbeiter und Führungskräfte die Informationssicherheit dasselbe wie die IT-Sicherheit und damit rein technischer Natur. Sie glauben, die Verantwortung dafür komplett abgeben zu können. Gegen solche Fehleinschätzungen hilft wiederum die gezielte Sensibilisierung durch Begehungen vor Ort und die adäquate Präsentation der Ergebnisse gegenüber den Verantwortlichen. Auch muss geklärt sein, welche Aufgaben bei den einzelnen Kommunen verbleiben und dass die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister weiterhin die Verantwortung für die Informationssicherheit tragen. Auch eine zentralisierte IT-Sicherheit kann einer Kommune beispielsweise nicht vorschreiben, wie sie ihre Gebäude zu sichern hat. Bei prozessualen Änderungen hat sogar der Personalrat ein Mitspracherecht, so dass ohne Vollmacht und ohne echte Akzeptanz auf allen Ebenen jegliche Bemühungen ins Leere laufen müssen. Zentralisierung der IT-Sicherheit bedeutet also nicht automatisch, dass die gesamte Informationssicherheit an einer Stelle gebündelt werden kann. Diese verfolgt einen koordinierten, aber nach wie vor verteilten Ansatz. Die Kommunen sind mittels entsprechender Vereinbarungen so einzubinden, dass entweder ein vollständiges Direktivrecht eingeräumt (dies ist im öffentlichen Bereich eher illusorisch) oder eine aktive Zusammenarbeit vereinbart wird. Kosten für Tausendsassa Aus der Erkenntnis der persönlichen Haftung für die Sicherheit folgt manchmal der konkrete Ruf einer Behörde nach einem Informationssicherheitsbeauftragten. Kosten darf dieser allerdings meistens nicht viel. Ein Informationssicherheitsbeauftragter hat im Wesentlichen eine Management-Funktion. Idealerweise würde er eine Mischung aus Manager und Informatiker mit einem hohen Prozessverständnis darstellen, dazu mit juristischen Kenntnissen und mit den notwendigen Softskills ausgestattet, um Kontakt zur Lokalpolitik zu pflegen und mit Systemadministratoren über unterschiedliche Firewall-Regeln diskutieren zu können. Ein Vergleich von verschiedenen Stellenbeschreibungen und Gehaltsspiegeln im Internet zeigt, dass für eine solche Ressource mindestens von einer Einstufung in die Einkommensgruppe 12 (EG12) auszugehen wäre, um geeignete Kräfte aus dem Markt zu rekrutieren. Die dazu passende Kostenkalkulation, basierend auf den KGSt-Sätzen. Ein Budget von jährlich Euro ist zu veranschlagen, um die Position des Informationssicherheitsbeauftragten innerhalb einer Verwaltung zu besetzen. Hinzu kämen dann noch die Aufwände für Maßnahmen, die seine Stelle normalerweise initiiert, etwa Mitarbeitersensibilisierungen. Hierbei ist von Personalkosten in Höhe von circa Euro auszugehen, von einer Sachkostenpauschale Arbeitsplatz in Höhe von etwa Euro, einem Gemeinkostenzuschlag (20 Prozent), der bei ungeführ liegt, und von Fortbildungskosten von etwa Euro. Insgesamt fallen demnach etwa Euro an. geeignete Lösung Wo die Besetzung einer solchen Stelle nicht von vornherein an den Kosten scheitert, findet man dann kaum qualifiziertes Personal auf dem Arbeitsmarkt, welches bereit ist, sich im Rahmen des TVöD beschäftigen zu lassen. All diese Probleme verringern sich allerdings, wenn ein Informationssicherheitsbeauftragter oder ein entsprechendes Team (Vertreterregelung!) bei einem zentralen Dienstleister in Form eines Zweckverbands beschäftigt ist und mit seinem übergreifenden Wissen für zwei bis drei Kommunalverwaltungen tätig wird, was bei hoher Standardisierung durchaus möglich ist. Ein spezialisierter IT-Dienstleister hat es außerdem meist erheblich einfacher, Personal auf dem Arbeitsmarkt zu akquirieren. Gegebenenfalls ist sogar eine TVöD-unabhängige Vergütung realisierbar. Eine Aufgabendelegation an einen zentralen IT-Dienstleister (meist ein kommunales Rechenzentrum) ist also auch unter dem Gesichtspunkt der Kosten für den Informationssicherheitsbeauftragen sinnvoll und kommt der eingeschränkten Finanzkraft der kommunalen Kassen entgegen. Die Aufgabenkonzentration verlangt den beauftragenden Kommunen etwas ab: Sie müssen einen Teil ihrer Selbstverwaltungskompetenz aufgeben und einheitliches Vorgehen praktizieren, indem sie eine gleichartige organisatorische, prozessuale und technische Praxis in allen angeschlossenen Einheiten nach gemeinsamen Standards und mit einheitlicher Sicherheitsinfrastruktur anstreben. Kommunen, die sich diesen Mühen stellen, können dann einen positiven Nebeneffekt für sich verbuchen: Sie erreichen mittelfristig einen zertifizierbaren Sicherheitsstandard und werden damit der Verantwortung gerecht, die die Bürger einer Kommune an die Sicherheit ihrer Daten stellen. Das Ziel sollte also lauten: Kostenreduktion durch Synergieeffekte, beispielsweise durch das Etablieren einer gemeinsamen Informationssicherheit sowie eines CERTs innerhalb eines Zweckverbandes. Autoren: Michael Phan, behördlicher Datenschutzbeauftragter im civitec; Thomas Stasch, IT-Sicherheitsbeauftragter im civitec Intern Nr

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