Auswahl, Entscheidung, Einführung eines Campusmanagementsystems an der HRW

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1 Auswahl, Entscheidung, Einführung eines Campusmanagementsystems an der HRW Mai

2 Die Hochschule Ruhr West ist eine von den neuen Hochschulen in NRW. Sie wurde zum gegründet. Die HRW hat 2 Standorte, Mülheim an der Ruhr und Bottrop. Sie wird im Endausbau Studienplätze im MINT- Bereich anbieten. Mai

3 Die Auswahl des CampusManagementSystems war von Anfang an mit hoher Priorität versehen, damit der Kernprozess Studium und Lehre schnellstmöglich unterstützt werden konnte und keine Einzellösungen von engagierten Einzel-Personen installiert werden konnten. Mai

4 Die Aufgabenstellung: Findet das am wenigsten schlechte Programm! Mai

5 Zielführende Fragestellungen: Was muss das Programm können, wie sind unsere Anforderungen und wie ist die Gewichtung? Welche Programme könnten zur Wahl stehen? Was können sie im Einzelnen und worin unterscheiden sie sich? Wie teuer sind die möglichen Alternativen? Wie viel Human Ressources müssen wir aufwenden für die jeweiligen Alternativen? Wie lange dauert die Einführung? Was sind die Folgen unserer Entscheidung?. Mai

6 Zusätzliche Fragestellung an einer bestehenden Hochschule: Welche organisatorischen Veränderungen fallen an? Oder: Welche Prozesse ändern sich? Wie ändern sich die Strukturen? Wie ändern sich die Aufgaben der Mitarbeiter/-innen? Mai

7 Entscheidungsrahmen/-vorgaben: Einheitliches Programm für die ganze Hochschule keine Insellösungen für einzelne Institute oder Studiengänge Maximaler Service eines einheitlichen Programms / ganzheitlicher Ansatz für die Studierenden Lieferung eines funktionierenden Programms keine Eingriffsmöglichkeit durch die Hochschule, keine selbst programmierten Ergänzungen möglich. Mai

8 Ziel: -> möglichst kein(e) Mitarbeiter(in) für die Betreuung der Software einzustellen, sondern lieber Personal für die Betreuung der Studierenden => Serviceorientierung Mai

9 Extrem wichtig: Beteiligung aller Hochschulgruppen an der Entscheidung, da nur so alle Aspekte in die Entscheidung mit einbezogen werden können und die Akzeptanz für das Programm gewährleistet ist. Mai

10 Gruppe Entscheidung Software: Professor VP Wirtschaft und Personal Dezernent Akademischer - und Studierendenbereich Leiter Bereich Studierende Alle Mitarbeiter/-innen Bereich Studierende Dezernent IT Leiter Bibliothek Stabsstelle Qualitätsmanagement Mai

11 Weiteres Vorgehen: Erarbeitung eines Anforderungskatalogs Auflistung zu klärender Fragestellungen zum Leistungsumfang Abgleich des erarbeiteten Lastenhefts mit anderen Hochschulen Erfahrungsaustausch mit anderen Hochschulen Einladung der Softwareanbieter zu Präsentationen Mai

12 Zur Auswahl stehende Programme: HISinOne -> noch in der Entwicklung Crealogix -> muss eigenständig ergänzt werden CAS -> u.w.n. noch in der Entwicklung CampusNet -> fertiges Programm Mai

13 Die Vorgehensweise zur Einführung CampusNet an der HRW unterscheidet sich deutlich vom Standard der Datenlotsen: Die HRW ist eine Neugründung. Es ist nicht erforderlich, bestehende Prozesse neu zu organisieren, sondern die Prozesse werden in der Diskussion zwischen allen Beteiligten (Professorenschaft Servicebereich) möglichst optimal festgelegt. Bei der Entwicklung der Prozesse können die Restriktionen + Chancen der Software berücksichtigt werden. Es ist sogar möglich, das Personal entsprechend der Anforderungen einzustellen. Mai

14 Durch die Neugründungssituation existiert ein wesentliches weiteres Problem ebenfalls nicht: Es gibt keine uneinheitlichen Prüfungsordnungen mit Sonderregelungen einzelner Studiengänge. => Es sind keine Altdaten aus Vorsystemen mit uneinheitlichen Prüfungsordnungen und im neuen System nicht abbildbaren Sonderregelungen zu übernehmen. Mai

15 Außerdem: Der Softwareanbieter findet ein hoch motiviertes Team vor, kein Change Management notwendig. Mai

16 Hinweis: Die Einführung einer neuen Software ist ein Organisationsentwicklungsprojekt. Ausgehend von inhaltlichen Fragestellungen werden wichtige Prozesse neu definiert und sowohl neue Aufgaben verteilt als auch neue Arbeitsabfolgen in veränderten Prozessen erarbeitet. Eine erfolgreiche Einführung ist nur möglich, wenn alle Arbeitsebenen mitgenommen werden. Mai

17 Einführung: Einführung durch Projektteam, KEIN Lenkungskreis notwendig Aufteilung in administrative Projektleitung und Arbeitsebene Aufteilung der Aufgaben gut möglich, da Programm gut strukturiert, klare Gliederung -> Orientierung am StudentLifeCycle Mai

18 Projektleitung: Stabsstelle QM (administrative Leitung) Leiter Bereich Studierende Dezernent IT Arbeitsgruppen zu den jeweiligen Modulen: 1-2 Professoren Leiter Bereich Studierende Mitarbeiter/-innen Bereich Studierende Mitarbeiter IT Weitere MA nach Bedarf / benötigte Fachkompetenz Mai

19 Zeittabelle I: Erste Vorstellung CampusNet Vorstellung Crealogix an der HS Hamm/Lippstadt Besuch an der HAW in Hamburg zur Ansicht von CampusNet Workshop mit BRS zur Erstellung eines Anforderungskatalogs Entscheidung im Team für CampusNet Zweite Vorstellung CampusNet in Mülheim Kick-off Termin: Kennenlernen + Festlegung Projektteam und -plan Mai

20 Vorgehensweise zur Implementierung aller Einzelmodule: In der Anfangsphase 1-2 tägige Workshops für die jeweilige Arbeitsgruppe Später 2 3 Tage konstante Anwesenheit eines DL- Beraters Hausaufgaben für HRW und Datenlotsen Umsetzungsphase Korrekturphase Freigabe Weiterführende Schulungen im Echtbetrieb Mai

21 Zeittabelle II: 13./ Januar 11 Erster Workshop (zum Bewerbungsmgmt.) Bewerberportal online Live Start Lehrveranstaltungsmanagement für Lehrende Live Start Lehrveranstaltungsmanagement für Studierende Evaluation mit CampusNet Live Start Prüfungsmanagement Revision Bewerbungsmanagement Mai

22 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Mai

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