Die Einführung eines globalen Personalinformationssystems in der Deutschen Bank

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1 Die Einführung eines globalen Personalinformationssystems in der Deutschen Bank by Margit Kraupner, Oktober 2000 Warum ein neues System? 1997 hat sich die Deutsche Bank entschieden, im gesamten Konzern weltweit ein einheitliches Human Resources Information System (HRIS) einzuführen. Der Hintergrund? Die Deutsche Bank, eigentlich erste Adresse am Standort Deutschland, entwickelte sich in den letzten Jahren mehr und mehr zum Global Player. Mit dieser Globalisierung entstanden neue Anforderungen an das Management des Personals, des wichtigsten Unternehmenskapitals. Ca Mitarbeiter müssen inzwischen betreut werden, etwa die Hälfte davon im Ausland, verstreut über den ganzen Globus. Ein effizientes Personalmanagement dieser internationalen Belegschaft war mit den bisherigen HR- Systemen der Deutschen Bank nicht mehr zu machen. Vielfach regionale Insellösungen, oft»marke Eigenbau«, ohne Verbindung untereinander, mit veralteten Bedienoberflächen und zum Teil auch nicht Jahr oder Euro-fähig, waren die Systeme nicht mehr aktuell, geschweige denn in der Lage, eine weltweite Personalarbeit sinnvoll zu unterstützen. Das Projekt db-people Erforderlich war ein flexibles, modernes HR-Information System, das die Personalarbeit effizient unterstützt und relevante Informationen über alle Mitarbeiter weltweit auf Knopfdruck zur Verfügung stellt. Mit anderen Worten, die Deutsche Bank wollte ein globales System, das es ermöglicht, die Gesamtpopulation der Mitarbeiter auszuwerten und zu analysieren. Das aber gleichzeitig auch auf die lokalen Anforderungen in den einzelnen Ländern angepasst werden kann. Zielgruppe der Applikationen sind Personalabteilungen, global verantwortliche Führungskräfte mit Personalverantwortung und im Rahmen des SelfService auch die Mitarbeiter selbst. Die Herausforderung lag nicht nur im technischen, sondern auch im menschlichen Bereich. Es galt einerseits, ein stabiles System in einem variablen Umfeld zu implementieren, das den Spagat lokal versus global schließen konnte. Mindestens genauso fordernd aber war der soziokulturelle Aspekt: globale Teams mussten zusammengeführt, unterschiedliche Kulturen auf einen Nenner gebracht werden. Die Entscheidung Zwei renommierte Anbieter von HRIS-Standardsoftware rangen um die Gunst der Deutschen Bank: der deutsche Hersteller SAP auf der einen, das amerikanische Unternehmen PeopleSoft auf der anderen Seite. Die Produkte beider Hersteller konnten die Anforderungen der Deutschen Bank bezüglich Funktionsumfang und Flexibilität voll erfüllen. Die Wahl war also nicht einfach, doch nach reiflicher Prüfung entschied sich die Deutsche Bank für das System HRMS 7.0 von PeopleSoft. Grund dafür war, dass PeopleSoft bereits in der Deutsche Bank Filiale New York im Einsatz war und dort positive Erfahrungen damit gesammelt wurden. Zudem konnten verschiedene konzeptionelle Anpassungen an die bankspezifischen Anforderungen, die in New York bereits vorgenommen waren, auf andere Standorte übertragen werden. Die Projektziele Nachdem die Entscheidung gefallen war, wurde das Projekt db-people ins Leben gerufen. Wichtigstes Projektziel war es, die weltweite Personalverwaltung softwaretechnisch auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. db-people sollte ausgewählte Personalverwaltungs-Prozesse in einer globalen Systemarchitektur vereinheitlichen und gleichzeitig landesspezifische Besonderheiten berücksichtigen. Dies war die Voraussetzung, um Arbeitsprozesse zu standardisieren und konzernweit ein einheitliches Berichtswesen (Reporting) zu ermöglichen. 1 von 1

2 Der globale Rollout In der Vorbereitungsphase haben wir das Projektteam rekrutiert und koordiniert, die finanziellen Mittel bereitgestellt, eine leistungsfähige Infrastruktur aufgebaut sowie renommierte Implementierungspartner gewonnen. Viele Mitglieder des Projektteams mussten ihr Englisch aufpolieren und geschult werden. Nach einem Jahr Vorlaufzeit konnten wir 1998 damit beginnen, db-people für den Rollout vorzubereiten. Die erste Implementierung fand im Juli 1998 in Moskau statt. Moskau deswegen, weil es als kleinerer und neuer Standort einer Filiale noch kein HR-Informationssystem hatte und deshalb auch keine Datenmigration aus Altsystemen erforderlich war. Hier konnten wir erste Erfahrungen für die kommenden größeren Aufgaben sammeln. Nachdem diese Implementierung erfolgreich gelaufen war, installierten wir das System von Oktober bis November in einer Reihe weiterer kleinerer osteuropäischer Niederlassungen. Im Dezember 1998 lief dann der erste große Rollout. Schauplatz war Sydney, eine Lokation mit mehr als 1100 Mitarbeitern und 24 Personalern, die bereits mit einem HR-System arbeiteten. Unsere Wahl fiel bewusst auf Sydney: zum einen wollten wir Performance, Stabilität und Geschwindigkeit des Systems am Beispiel eines großen Standorts beweisen, zum anderen die Leitungsgegebenheiten prüfen und drittens die Datenmigration testen. Auch diese Implementierung ging planmäßig über die Bühne. Danach gab es eine kurz Rollout-Verschnaufpause, in der wir unsere Erfahrungen zusammengetragen, ausgewertet und analysiert haben. Ab März 1999 ging es dann Schlag auf Schlag weiter. Beginnend mit Spanien, haben wir in einem»fast-track-rollout«db-people innerhalb eines Jahres in 30 Ländern in Asien/Pazifik und Europa installiert. Während der gesamten Rollout-Phase leistete das zentrale db-people Team intensiven Support, das heißt, wir haben die Rollouts auch vor Ort betreut und die Mitarbeiter sorgfältig geschult zunächst zentral in Frankfurt, danach in den jeweiligen Lokationen. Im September 1999 hatten wir komplett Asien/Pazifik und Europa mit Ausnahme Deutschlands im System. Dass der Rollout in Deutschland erst später stattfinden konnte, zeichnete sich schon relativ frühzeitig ab. Bedingt durch die aufwendigen systemtechnischen Anpassungen an die zahlreichen Besonderheiten in Deutschland, dauerte das Customizing des deutschen Systems länger als ursprünglich geplant. Im Juni 2000 war es dann soweit: auch Deutschland kam mit ins Boot. Der Rollout in Nord- und Südamerika sowie Kanada verzögerte sich wegen des Mergers mit Bankers Trust und wird voraussichtlich im Oktober 2000 stattfinden. Der gesamte Rollout-Zyklus spannte sich über drei Jahre von der Entscheidungsfindung und Vorbereitung über die Produktentwicklung bis hin zu den weltweiten Installationen. Kleine und große Hürden Länderspezifische Anpassungen Die Anpassung des globalen Systems an länderspezifische Gegebenheiten wie Sprache, Gesetze etc. war ein Balanceakt. Denn je mehr regionale Anforderungen erfüllt werden, desto höher ist die Akzeptanz bei den Anwendern, desto komplexer und teurer sind aber auch Entwicklung und Wartung. Eine gewisse Kompromissbereitschaft der Regionen ist deshalb notwendig, um den Umfang lokaler Anpassungen möglichst minimal zu halten. Panels auf kyrillisch und japanisch Für Russland kreierten wir Panels auf kyrillisch; für Japan Panels in der Kanji-Schrift. Kanji ist die komplizierteste der vier japanischen Schriftarten. Sie wurde von den Chinesen entwickelt, besteht aus mehreren 1000 Zeichen und ist eher eine grafische Symbolsprache als eine Schrift. Für den Einsatz in Osteuropa waren Panels erforderlich, die Felder für den Namen der Mutter enthielten, da der Muttername im osteuropäischen Raum ein eindeutiges Identifizierungsmerkmal darstellt. Standort der Server Bei der Installation des Systems stellte sich die Frage nach den Servern: reicht ein einziger Server oder sind mehrere Server sinnvoller? Und wohin damit? Wir haben uns für den goldenen Mittelweg entschieden: verschiedene Server, die alle in Eschborn stehen. Es gibt einen Server für den asiatisch/pazifischen Raum, einen für Europa, einen für Australien und einen speziell für Deutschland. Primärer Grund für diese Entscheidung war die zeitliche Organisation 2 von 2

3 von Wartungsarbeiten und Backups. Bei einem einzigen Server würde das Zeitfenster auf Grund der Zeitverschiebung nur wenige Stunden betragen. Mit mehreren Servern können wir die erforderlichen Arbeiten Zeitzonengestaffelt organisieren. Andere Länder, andere Sitten Vom Inder, der mit dem Kopf nickt, wenn er»nein«sagen will, über den Thai, der nur ungern nachfragt, auch wenn er etwas nicht verstanden hat, bis hin zum Amerikaner, der schon mit einer 80%-Lösung zufrieden ist all diese lokalen Eigenheiten sind zu berücksichtigen, wenn ein globales Projekt zum Erfolg führen soll. Wir mussten in unserem Projekt Mitarbeiter aus allen Kulturkreisen dieser Welt unter einen Hut bringen; Menschen, die unterschiedlich kommunizieren, unterschiedlich arbeiten und eine unterschiedliche Einstellung dazu haben, wie Projekte anzugehen sind. Ergänzende Tools Wir haben eine Reihe weiterer Tools entwickelt und installiert, die das Funktionsspektrum von HRMS 7.0 erweitern und ergänzen. Einige davon sind im folgenden kurz beschrieben. Global Reporting Eine der Hauptanforderungen war es, Mitarbeiterdaten auf einer strategischen Ebene zusammenzuführen und damit eine Grundlage für personalrelevante globale Entscheidungen zu erhalten. Um Informationen und Analysen für das Management zur Verfügung zu stellen, haben wir 1999 mit dem Tool Global Reporting ein zusätzliches Instrument implementiert. Es basiert auf einer Oracle-Express Anwendung (Oracle-Datenbasis) und ist speziell im Hinblick auf strategische Fragestellungen konzipiert. Die Daten aus db-people laufen automatisch in das Global Reporting; die Daten aus den Lokationen, in denen es noch kein db-people gibt, fließen über die Schnittstelle»Universal Import Manager«ein. SelfService via Web Im Herbst 1999 haben wir begonnen, eine Web-Client-Lösung zu erarbeiten, die die Mitarbeiter in die Lage versetzt, ihre eigenen Daten online einzusehen und bestimmte Daten wie Urlaubsmeldungen, Adressen und andere persönliche Daten selbst zu pflegen. Dieser SelfService wird derzeit in Spanien und Polen pilotiert und ab Herbst 2000 in Deutschland erstmalig im Live-Betrieb getestet. Security Für Authentifizierung, Auditing, Zugriffskontrolle und Administration der Zugriffsberechtigungen verwenden wir das Tool SQL Secure von Braintree Security Software eine Sicherheitslösung, die speziell für PeopleSoft- Anwendungen konzipiert ist. Produktbetreuung und Support Das Projekt nähert sich seinem Ende, doch die Arbeit geht weiter. Ende letzten Jahres haben wir begonnen, die bisherige Projektorganisation in eine Linienstruktur umzubauen. Wir wollten einerseits Produktentwicklung und - strategie zentralisieren und andererseits den Support so nahe wie möglich an die Anwender bringen. Für alle Aspekte rund um das Produkt db-people haben wir das zentrale Global Center of Competence (GCoC) ins Leben gerufen; die Betreuung der Anwender übernehmen die dezentral organisierten HRIS-Organisationen. Global Center of Competence (GCoC) db-people Das GCoC db-people, mit Sitz in Frankfurt, verantwortet Management, Support und Weiterentwicklung des globalen Produkts db-people. Die Entwicklung und Bereitstellung neuer Versionen, die Betreuung der lokalen Rollouts sowie die Bereiche Einsatz & Produktion liegen in Händen des GCoC db-people. Das globale Kompetenz-Center koordiniert darüber hinaus die Kommunikation mit den zentralen Personal-Fachabteilungen, den regionalen sowie divisionalen Personalorganisationen und den Software-Anbietern. Die Zentralisierung der Produktverantwortung hat den Vorteil, dass Synergien genutzt und Redundanzen vermieden werden können. 3 von 3

4 Neben GCoC db-people gibt es ähnliche Organisationen für andere globale HRIS-Produkte, so zum Beispiel für db- PRISM, ein Tool zur Unterstützung der globalen Gehaltsüberprüfungs- und Bonusrunden. Regionale HRIS-Organisationen Es gibt derzeit fünf regionale HRIS Organisationen, die für die Entwicklung und Wartung der regionalen bzw. lokalen Personalsysteme (beispielsweise lokale Payroll-Systeme) sowie den Einsatz der globalen HRIS-Produkte zuständig sind. Diese regionalen HRIS-Organisationen betreuen die User bei Fragen sowohl zu den lokalen/regionalen wie auch zu den globalen HRIS-Produkten und bündeln die Kommunikation zu den GCoCs. Wo sind die RCoCs lokalisiert? Betreuung von Deutschland Restliches Kontinentaleuropa Großbritannien Nord- und Südamerika, Kanada Asiatisch/Pazifischer Raum Sitz in Frankfurt Frankfurt London New York Singapur Das Fazit Lessons learned Unsere erste Erkenntnis war: die Regeln bestimmt das Business, nicht die Software. Zuerst müssen die Geschäftsprozesse definiert werden, dann erst kann die Software mit ihren Funktionalitäten daran ausgerichtet werden. Die Fachverantwortlichen müssen Konzepte erarbeiten und entscheiden, ob sie Software-technische Unterstützung zur Realisierung benötigen. Falls ja, ist ihr Engagement bei Entwicklung, Abnahme, Implementierung und Training unbedingt erforderlich. Nur so sind Lösungen zu erreichen, die auf Dauer zufrieden stellen. Des weiteren haben wir gelernt, dass die Implementierung und Wartung von Client/Server-Lösungen teuer ist. Zukünftig werden wir uns auf Web-basierte Lösungen fokussieren, weil diese kostengünstiger, anwenderfreundlicher und effizienter sind. Doch wichtiger noch als funktionale und technische Aspekte sind die»menschlichen«faktoren. Den Einfluss, den das Zusammenbringen unterschiedlicher Kulturen und Mentalitäten auf die Projekt-Laufzeit und auch die Zeit darüber hinaus hat, haben wir anfangs unterschätzt. Die weltweite Einführung eines HR-Informationssystems für die Deutsche Bank war eine Riesenherausforderung, die wir gemeinsam gemeistert haben. Die Zusammenarbeit von Menschen aus unterschiedlichen Kulturkreisen hat Horizonte geöffnet und so manches eingefahrene Denkschema widerlegt. Insgesamt hat es sehr viel Spaß gemacht, mit einem jungen, internationalen Team Dinge voranzubringen, Schwierigkeiten zu bewältigen und letztendlich den Erfolg zu sehen. 4 von 4

5 ***Text im Kasten 3*** Global Data Dictionary Das Global Data Dictionary (GDD) enthält alle global einheitlich definierten Kerndaten, die global und lokal in gleicher Weise genutzt und von den regionalen Personalabteilungen gepflegt werden. Es umfasst bestimmte personenbezogene Daten wie Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Gehalt sowie organisationsbezogene Daten wie Cost Center, Funktion, Zuordnung zu einer Division. Das GDD ist hauptsächlich Grundlage für Administer Workforce und Global Reporting. ***Text im Kasten 4*** Kernfunktionalitäten von db-people, die die Deutsche Bank auf globaler Ebene nutzt: Administer Workforce Manage Positions Global Security Recruitment Track Global Assignments Pflege von Personalstamm- und Tätigkeitsdaten. Verwaltung von Positions- und Stellendaten. Steuerung des Datenzugriffs. Bewerbungsmanagement. Unterstützung des weltweiten Entsendungsprozesses von Mitarbeitern. Global Compensation & Benefit Administration Erfassung von Vergütungskomponenten (z.b. Boni, Ü- berstunden, Abfindungen). Zusätzlich können in den regionalen Vertretungen der Deutschen Bank weitere PeopleSoft-Standardfunktionalitäten wie Health and Safety, Career and Succession, Competency and Skills Management genutzt werden. 5 von 5

6 Local Applications Lokale Daten bzw. Funktionalitäten werden auf lokalen Datenbanken bereit gestellt und periodisch auf die zentrale Datenbank repliziert. Typ A: lokales Gehaltsabrechnungssystem vorhanden Typ B: lokale HRIS-Lösung (z.b. ein Altsystem) mit einer Schnittstelle zum globalen System Typ C: Daten werden aus einem anderem System extrahiert und über ein Flat-File (z.b. Excel-Tabelle) direkt in das Global Reporting Modul eingeladen. db-people»glocal«die glokale Systemlösung besteht aus einer globalen und verschiedenen lokalen Datenbanken. In der globalen Datenbank werden die notwendigen Basistabellen und -daten (z.b. Unternehmensdaten) verwaltet; in den lokalen Datenbanken werden lokalspezifische Daten und die Mitarbeiterdaten verwaltet. Global db-people Population Mitarbeiterinformationen werden aus den lokalen Datenbanken für eine globale db-people Population extrahiert. db-people Global Reporting Das Global Reporting basiert auf einem separaten Relational Data Warehouse und unterstützt komplexe multidimensionale Auswertungen und Analysen für Berichtsstrukturen. Als Strukturen stehen unter anderem Business Divisionen, Regionen und Legal Entities zur Verfügung. 6 von 6

7 Text im Kasten 5 Wie ist db-people aufgebaut? db-people basiert auf der Standardsoftware HRMS 7.0 von PeopleSoft wird über eine dezentrale, global-lokale Umgebung implementiert läuft auf einer ORACLE-Datenbank, die On Line Analytical Processing (OLAP) als Tool für das Global Reporting verwendet. Text im Kasten 6 Facts zur Deutschen Bank Bilanzsumme Mio Euro Mio Euro Niederlassungen weltweit Mitarbeiter insgesamt Mitarbeiter im Ausland ***Zahl fehlt*** 7 von 7

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