Beesite Recruiting Edition

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1 Wichtigste Schritte Beesite Recruiting Edition November 2009 Beesite Recruiting Edition Komplettlösung für Recruiting, Bewerbungs- und Talent Management Kunde: Kurzfassung der häufigsten Arbeitsschritte Ansprechpartner: milch & zucker THE MARKETING & SOFTWARE COMPANY AG HR Marketing- & erecruiting-solutions Küchlerstraße Bad Nauheim Ihr Ansprechpartner: Ingolf Teetz CTO erecruiting Solutions Tel: BeeSite ist ein eingetragenes Warenzeichen der milch & zucker AG

2 Inhaltsverzeichnis 1 Anlegen eines Projektes Wie lege ich ein Recruiting Projekt an? Welche Angaben müssen beim Anlegen eines Projekts hinterlegt werden? Was sind am Projekt beteiligte Personen? Wie füge ich Beteiligte Personen hinzu? Wie kann ich eine Beteiligte Person wieder entfernen? Wann werden meine Angaben gespeichert? Was bezweckt die Status-Angabe? Ziel Anlegen, bearbeiten einer Vakanz Was ist der Unterschied zwischen Vakanz und Stellenanzeige? Wie lege ich eine Vakanz an? Was gebe ich beim Anlegen einer Vakanz ein? Kann ich mit Vorlagen arbeiten? Was ist die Schwelle? Wie lege ich die Anforderungen an den Bewerber fest? Wie wähle ich Kompetenzen aus? Ab wann ist meine Vakanz aktiv? Anlegen einer Stellenanzeige Wie lege ich eine Stellenanzeige an? Kann ich verschiedene Anzeigen für verschiedene Kanäle erstellen? Wie lege ich eine Stellenanzeige an? Kann ich das Layout selbst gestalten? Welche Kanäle können angesteuert werden? Wann ist meine Anzeige online? Können interne Bewerber ein anderes Online-Formular erhalten? Können für Stellenanzeigen unterschiedliche Kontakte angegeben werden? Welchen Workflow durchläuft eine Anzeige bis zur Publizierung? Bewerbung, Bewerbermanagement Wo kommen Bewerbungen an? Wie schätzt man neue Bewerbungen ein? Woran erkenne ich Mehrfachbewerbungen? Wie kann ich mit dem Bewerber korrespondieren? Wie erfolgt eine Einladung zu Interview oder Test? Wie erfolgt die Weiterleitung an Fachabteilungen, Auftraggeber? Wie erfolgt eine Absage? Wie kann ein Bewerber eingestellt werden? Welche Prozessschritte gibt es für eine Bewerbung? Was bedeuten die Farben in der Statusspalte des Kandidaten Desktop? Recruitingprozess beenden Was mache ich mit Bewerbungen, die abgeschlossen sind? Anhang

3 5.1 Iconlegende für Bewerbungen Iconlegende für Projekte Iconlegende für Vakanzen Iconlegende für Stellenanzeigen Iconlegende für Aktionen und Funktionen Iconlegende für Historieneinträge Copyright und Warenzeichen

4 1 Anlegen eines Projektes 1.1 Wie lege ich ein Recruiting Projekt an? Wählen Sie aus der Dropdown-Box HR-Module den Eintrag Projektverwaltung aus. Auf der linken Seite des Bildschirms wird der Projektbaum geladen, in der Mitte des Bildschirms erscheint der Projekte Desktop, mit allen bisherigen Projekten, die Sie bearbeiten. Über den Link gelangen Sie zu einem leeren Projekt- Formular. 1.2 Welche Angaben müssen beim Anlegen eines Projekts hinterlegt werden? Folgende Angaben sind für das Anlegen eines Projekts notwendig: Titel Projektnummer Projektmanager Zusätzlich können Sie Meilensteine eintragen. Dies sind Termine, an die Sie erinnert werden möchten, z.b. Zwischenziele, endende Fristen. 4

5 1.2.1 Was sind am Projekt beteiligte Personen? Am Projekt beteiligte Personen sind z.b. Mitarbeiter der Personalabteilung oder Ansprechpartner der Fachabteilung. Diese Alle am Workflow beteiligten Benutzer müssen zuvor in der Benutzerverwaltung angelegt worden Personen werden hier im sein. Beteiligte Benutzer erhalten Zugriff auf die Inhalte dieses Projekt festgelegt. Projekts, und können sich aktiv am Prozess beteiligen, abhängig von ihrer eigenen Benutzergruppe Wie füge ich Beteiligte Personen hinzu? Klicken Sie unter Beteiligte Personen einen ( ) Namen in der linken Liste an und übertragen Sie diese Person mit Klick auf den weißen Pfeil in der Mitte in die rechte Liste Wie kann ich eine Beteiligte Person wieder entfernen? Markieren Sie die Person in der rechten Liste und klicken Sie auf das X-Symbol. Die markierte Person wird dadurch wieder in die linke Liste versetzt und hat keine Zugriffsrechte auf das Projekt. 5

6 1.2.4 Wann werden meine Angaben gespeichert? Jegliche Angaben und Änderungen im Projekt-Formular werden erst mit Klick auf den Speichern -Button am unteren Ende des - Formulars gespeichert Was bezweckt die Status-Angabe? Ein Projekt befindet sich zu Anfang im Status Erstellt. Erst mit dem Setzten des Projekts in den Status In Bearbeitung wird das Projekt am Bewerbungsmanagement-Prozess teilhaben. Zum Aussetzen des Projekts kann es auf Inaktiv gesetzt werden Ziel Das neue Projekt findet sich nun bei allen beteiligten Personen links im Projektbaum wieder, und die Personen erhalten entsprechend ihrer Rolle im System Zugriff auf das Projekt. Mit Klick auf den Projektnamen gelangen Sie zum Vakanz Desktop ( ) des Projekts. Sofern das Projekt aktiv geschaltet ist, lassen sich hierunter nun Vakanzen anlegen. Ist das Projekt noch inaktiv, wird der Link Neue Vakanz anlegen nicht angezeigt bzw. ist grau und nicht anklickbar. 6

7 2 Anlegen, bearbeiten einer Vakanz 2.1 Was ist der Unterschied zwischen Vakanz und Stellenanzeige? Der Stellenposting-Prozess in der BeeSite Recruiting Edition setzt sich zusammen aus - der Erstellung einer Vakanz ( ) und - der Erstellung einer oder mehrer Stellenanzeige(n) ( ) für verschiedene Publizierungs-Kanäle. Die Vakanz enthält die strukturierten Daten der zu besetzenden Stelle mit Positionsbezeichnung, Tätigkeitsfeld, Arbeitsbedingungen und Anforderungen sowie organisatorische Informationen und einen Ansprechpartner. Die Stellenanzeige wird nur zur Veröffentlichung nach Außen benötigt. Hier werden Layout, Begleittexte und die Veröffentlichungskanäle festgelegt. Projekt Vakanz Stellenanzeige extern Stellenanzeige intern 2.2 Wie lege ich eine Vakanz an? Eine Vakanz wird unterhalb eines Projektes erstellt. Klicken Sie auf ein Projekt ( Projekts zu öffnen. ), um den Vakanz Desktop des Sofern in diesem Projekt noch keine Vakanz angelegt wurde, ist der Vakanz Desktop leer: 7

8 Um nun eine neue Vakanz anzulegen, klicken Sie auf den Link Neue Vakanz anlegen oberhalb der Projektliste Was gebe ich beim Anlegen einer Vakanz ein? Grundsätzlich müssen alle Pflichtfelder (mit Stern * gekennzeichnet) beim Anlegen einer Vakanz ausgefüllt werden. Alle anderen Felder sind optional auszufüllen, können aber auch leer bleiben, um eine Vakanz anlegen zu können Kann ich mit Vorlagen arbeiten? Ja. Am Kopf jedes Vakanzformulars befindet sich eine Dropdown- Box mit Vakanzen, die Ihnen als Vorlage zur Verfügung stehen. Wählen Sie eine Vorlage für die neue Vakanz aus. Alle Inhalte der Vorlage werden übernommen. Anschließend kann die neue Vakanz weiter angepasst und unter neuer Bezeichnung gespeichert werden. Zu Beginn des Formulars können Sie festlegen, ob diese Vakanz als Vorlage für weitere Vakanzen gelten soll. 8

9 2.2.3 Was ist die Schwelle? Neue Bewerbungen, deren prozentuales Matching-Ergebnis über dem sog. Schwellenwert liegt, werden auf dem Kandidaten Desktop im Block Geeignete Bewerbungen angezeigt. Beispiel: Der Schwellenwert wird auf 70 eingestellt. Bewerbungen, die darunter liegen, werden im Block Weniger Bewerbungen, die mindestens 70% geeignete Bewerbungen angezeigt. der gesuchten Anforderungen erfüllen, werden als Geeignet Unabhängig vom globalen ABC -Ranking kann so auf eingestuft. Bewerbungen, die 69% oder weniger der gesuchten Vakanzebene eine zusätzliche Eingruppierung von geeigneten und Anforderungen erfüllen, werden weniger geeigneten Kandidaten getroffen werden. als Weniger geeignet eingestuft Wie lege ich die Anforderungen an den Bewerber fest? Sie können die Anforderungen aus dem Kompetenz-Katalog auswählen, der im System hinterlegt ist. Gehen Sie zum Reiter Anforderungen. Wählen Sie die geforderten Kompetenzen aus und vergeben Sie zum Beispiel Zeiträume an Berufserfahrung, die der Bewerber mitbringen soll. Über die Schlagwortsuche oberhalb der Auflistung können Sie jede Kompetenz suchen. Bei Sprachkenntnissen wählen Sie das gewünschte Level, z.b. Grundkenntnisse oder Muttersprache, aus der Dropdownbox aus. Gewichtung: Für die wichtigsten Anforderungen dieser Stelle können Sie den Gewichtungsregler hoch einstellen. Einfach ausgedrückt wird entschieden, ob diese Anforderung unwichtig (0) oder sehr wichtig (100) ist. So können die Bewerbungen passgenauer gematcht werden. Die Standardeinstellung der Gewichtung ist 60 K.O.: Muss eine Anforderung in jedem Fall erfüllt werden, können Sie in die Checkbox bei KO ein Häkchen setzen. Dann wird die Bewerbung im Kandidaten Desktop entsprechend gekennzeichnet, erhält ein C-Ranking und die Bewerbung wird auf einem der letzten Plätze auf der Liste der Bewerbungen angezeigt Wie wähle ich Kompetenzen aus? Klicken Sie auf den Link in einem Themenblock (z.b. Unternehmerische und Managementkompetenz). Es öffnet sich nun ein entsprechendes Button Kompetenz hinzufügen 9

10 Auswahlfeld: Hier stellt der erste Eintrag eine Kompetenzgruppe dar. Sie können einzelne Kompetenzen, aber auch ganze Kompetenzgruppen, übernehmen. Mit Klick auf das Pfeil -Icon ( ) neben einem Element wird dieses sofort übernommen, und die Auswahl geschlossen. Sollen mehrere Elemente gleichzeitig übernommen werden, markiert Sie sie im Kästchen und klicken Sie auf Übernehmen. Die Abfragen innerhalb einer Kompetenzgruppe laufen über eine Oder-Abfrage z.b.: Auswahl der Kompetenzgruppe Sprachen : Klicken Sie nun innerhalb der Selectbox Sprachen, die Sprachen Englisch und Französisch an, bedeutet dies, dass der Bewerber entweder englisch oder französisch können muss. Eine einzelne Kompetenz mittels Pfeil-Button auswählen: Mehrere Kompetenzen mittels Checkbox auswählen: Englisch- oder Französischkenntnisse gewünscht: Wählen Sie stattdessen eine Sprache als Einzelkompetenz im Auswahlfeld aus, z.b.: Englisch und Französisch, legen Sie damit fest, dass der Kandidat Englisch UND Französisch in einer entsprechenden Ausprägung können soll. Sowohl Englisch-, als auch Französischkenntnisse gewünscht: Ab wann ist meine Vakanz aktiv? Wählen Sie zur Freigabe im Reiter Status den Status Vollständig aus der Dropdown-Box, und drücken anschließend den Speichern -Button. Sie werden automatisch zum Vakanz Desktop geleitet und können nun Stellenanzeigen oder Bewerbungen anlegen. 10

11 Mögliche Prozess-Schritte: Status In Bearbeitung Vollständig Kandidaten vorgelegt Deaktivieren Archivieren Löschen Beschreibung Ereignisgesteuert. Zwischenspeichern und Vervollständigung zu einem späteren Zeitpunkt. Aktivierung der Vakanz. Mindestens alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein. Für diesen Eintrag bleibt die Vakanz aktiv und es ist damit keine Aktionen / Änderungen verknüpft. Der Status dient statistischen Zwecken. Manuell durch den Anwender oder ereignisgesteuert durch Erreichen des Enddatums der Vakanz. Die Vakanz kann jederzeit reaktiviert werden und steht als Vorlage für neue Vakanzen zur Verfügung. Manuell durch den Anwender. Wird gesetzt, wenn Rückmeldung kommt, dass Kandidat unterschrieben hat. Wird im Archiv gespeichert und vom Vakanzdesktop entfernt. Eine Vakanz muss inaktiv sein, um archiviert werden zu können. Eine Vakanz kann manuell gelöscht werden, sofern keine Aktivitäten mehr stattfinden. Eine Vakanz muss inaktiv sein, bevor sie gelöscht werden kann. Und viele weitere Worklow-Schritte, z.b. Einbeziehen des Betriebsrats, verschiedene Lektorats- und Freigabezyklen. Die möglichen Prozess-Schritte werden anhand Ihrer Unternehmens- Workflows konfiguriert. 11

12 3 Anlegen einer Stellenanzeige 3.1 Wie lege ich eine Stellenanzeige an? Klicken Sie im Navigationsbaum auf die Vakanz ( ), zu der Sie eine Stellenanzeige erstellen möchten. Es öffnet sich der Stellenanzeigen Desktop: in ihm finden Sie alle aktiven ( ) und inaktiven ( ) Stellenanzeigen, die bereits angelegt wurden. Mit Klick auf den Link Neue Stellenanzeige anlegen ( Desktop Kopf wird eine neue Anzeige erstellt. ) im Kann ich verschiedene Anzeigen für verschiedene Kanäle erstellen? Für jeden Veröffentlichungs-Kanal (z.b. intern oder extern, Intranet, Internet, externe Stellenbörse) können Sie eine eigene Stellenanzeige anlegen. Oder Sie wählen in einer Stellenanzeige mehrere Kanäle aus, für die dieselbe Stellenanzeige gelten soll Wie lege ich eine Stellenanzeige an? Benennen Sie die Anzeige unter Titel. Wählen Sie die Sprache, das Veröffentlichungsland und die Art der Veröffentlichung (intern/extern). Die Angaben haben Einfluss auf die jeweiligen Veröffentlichungskanäle Kann ich das Layout selbst gestalten? Ja und Nein. Im Sinne eines einheitlichen Auftritts nach Außen ist das Layout nach der Umsetzung durch Vorlagen festgelegt und kann nicht individuell geändert werden. Wählen Sie die zu Ihrem Geschäftsbereich gehörende Layout-Vorlage aus. Sie bestimmt darüber, welche Schriftarten und Farben in der späteren Stellenanzeige angezeigt werden und welche Textblöcke in welcher Reihenfolge die spätere Stellenanzeige enthält. Klicken Sie auf Copytext, um hier Text über den WYSIWYG-Editor einzufügen. Der Editor ermöglicht Ihnen, den Text zu formatieren und Textbausteine zu verwenden. Zur Speicherung drücken Sie, zum Abbruch. Zur Vorschau der Stellenanzeige llicken Sie auf das Auge-Icon ( ) neben der Anzeige. Button zum Einfügen eines Textbausteins: Welche Kanäle können angesteuert werden? Die zur Verfügung stehenden Veröffentlichungs-Kanäle werden in der Stellenanzeige über ein Häkchen ausgewählt. Die Publizierung erfolgt automatisch im festgelegten Zeitraum. Nutzen Sie den 12

13 Kalender ( ), um den Zeitraum festzulegen. Wurde kein Zeitraum definiert, wird publiziert sobald und solange die Anzeige aktiv ( ) ist Wann ist meine Anzeige online? Sobald Sie eine Stellenanzeige aktiv geschaltet haben und das Datum innerhalb des von Ihnen definierten Gültigkeitszeitraums pro Kanal liegt. Einige Kanäle werden nicht sofort, also realtime, sondern bspw. 1mal pro Nacht aktualisiert. Informationen darüber erhalten Sie von Ihrem Administrator Können interne Bewerber ein anderes Online-Formular erhalten? Ja. Jeder Anzeige wird im Reiter Basisdaten ein Fragebogen zugeordnet, auf den die Anzeige zur Online-Bewerbung verweist. Mit Fragebögen bilden die Grundlage des Online- Bewerbungsformulars. So können z. B. interne und externe Bewerber auf dieselbe Vakanz durch separate Anzeigen verschiedene Fragebögen erhalten. Die Fragebögen wurden zuvor im System erstellt und hinterlegt, Sie wählen den passenden Fragebogen aus der Auswahlbox aus Können für Stellenanzeigen unterschiedliche Kontakte angegeben werden? Bei der Publizierung fließen automatisch weitere stellenspezifische Informationen aus der Vakanz ein. Auch Kontakt-Informationen werden übernommen. Wählen Sie den passenden Ansprechpartner aus der Auswahlbox aus. Sie können auch (zusätzliche) anzeigenspezifische Kontaktdaten angeben Welchen Workflow durchläuft eine Anzeige bis zur Publizierung? Die Stellenanzeige kann vom Entwurfsstadium aus aktiv, dh. Auf Wenn die Stellenanzeigenfelder gefüllt sind, kann die Anzeige auf veröffentlicht geschaltet werden. Dies erledigen Sie auf dem Reiter Autorisierung des Stellenanzeigenformulars. Mögliche Prozess-Schritte: Status Entwurf Veröffentlicht Beschreibung Ereignisgesteuert. Zwischenspeichern und Vervollständigung zu einem späteren Zeitpunkt. Stellenanzeige ist freigegeben und wird 13

14 aktiviert. Ab jetzt wird sie in den Kanälen veröffentlicht = Stellenanzeige ist online. Deaktiviert Manuell durch Anwender oder Ablauf des Veröffentlichungszeitraums. Stellenanzeige wird deaktiviert, aber nicht gelöscht und kann bei Bedarf wieder reaktiviert werden. Wird nicht mehr in den Kanälen veröffentlicht. Archiviert Manuell durch den Anwender; Speicherung im Archiv, nicht mehr auf dem Stellenanzeigen Desktop gelistet. Mit veröffentlicht ist die Stellenanzeige automatisch aktiv ( ) und die gewählten Kanäle werden im gesetzten Zeitraum beliefert. 14

15 4 Bewerbung, Bewerbermanagement 4.1 Wo kommen Bewerbungen an? Neue Bewerbungen ( ) aus dem Onlinebewerbungsformular werden auf dem Recruiting Cockpit sowie im Kandidaten Desktop ( ) angezeigt. Sie werden bei Eingang anhand des gesuchten Anforderungsprofils vorbewertet, und auf dem Desktop automatisch in geeignete und weniger geeignete Kandidaten vorgruppiert. Vakanzen, auf die Bewerbungen eingegangen sind, haben ein Bewerber - Icon ( ) im Navigationsbaum. Auf dem Cockpit erhalten Sie alle neu eingegangenen Bewerbungen in Ihrer To-Do-Liste angezeigt. Ein Klick auf den Namen öffnet das Bearbeitungsformular dieser Bewerbung und den Projektbaum an der entsprechenden Stelle. Sie finden den Kandidatendesktop über das entsprechende Köpfchen-Icon im Projektbaum (auf das Köpfchen klicken), sobald zu einer Vakanz Bewerbungen vorliegen. 4.2 Wie schätzt man neue Bewerbungen ein? Neue Bewerbungen tragen ein kleines rotes Sternchen. Mehrere Köpfchen hintereinander = Mehrfachbewerbung oder Dublette Die Abschätzung einer neuen Bewerbung kann an zwei Stellen gut erfolgen: 1) Die von der Matching Engine vergebene Bewertung in der Spalte Ranking ist ein guter Anhaltspunkt für eine Ersteinschätzung, wie der Kandidat auf das Profil der Vakanz passt. Die Details dieser Auswertung können Sie sich in der Bearbeitungsmaske der Bewerbung (zu erreichen über das Bleistift-Symbol: ), oben rechts (im Kasten Bewertung ) über den Link BeeSite ansehen. Die Ranking-Box: 2) Die sog. Ansicht ( ) der Bewerbung gibt einen strukturierten Überblick über alle Bewerbungs-Daten, inkl. der Anhänge. Sie lässt sich vom Kandidaten Desktop, oder direkt aus jeder Bewerbung aufrufen. Vergeben Sie, als Recruiter, nun bis zu drei Einschätzungen zu dieser Bewerbung. Sie können die drei Bewertungen in der Ansicht der Bewerbung ( ) oder in der Bewerbung ( ) selbst in einer Skala von A (Einstellungs-Kandidat) bis C (Absage-Kandidat) vornehmen (, jeweils im Kasten Bewerbung ): Die erste Einschätzung nach Ihrer Sichtkontrolle, die Einschätzung nach Rückmeldung von Auftraggebern, Fachabteilungen oder 15

16 sonstigen Ansprechpartnern außerhalb des Recruitings. 4.3 Woran erkenne ich Mehrfachbewerbungen? Eine Mehrfachbewerbung ( Dublette ) liegt vor, wenn sich ein Kandidat mehrfach auf eine oder mehrere Ausschreibungen bewirbt. Oder wenn sich der Kandidat in der Vergangenheit bereits einmal beworben hatte. Ein Klick auf das auf das Mehrfach -Icon ( ) auf dem Kandidaten Desktop öffnet eine Liste aller im System gefundenen Bewerbungen. Die Gesamthistorie zeigt in einem neuen Fenster den bisherigen Status aller Dubletten inkl. Korrespondenz in chronologischer Reihenfolge. Über Filter oder den Wechsel von der chronologischen zur Auflistung pro Bewerbung kann die Dubletten-Ansicht variiert werden. 4.4 Wie kann ich mit dem Bewerber korrespondieren? Die Beesite Recruiting Edition unterstützt die - Kommunikation mit dem Kandidaten systemseitig in folgenden Prozessen: Korrektur oder Ergänzung der Bewerbung Einladung zu Interview oder Test Rückmeldung zum Bearbeitungsstand Stellen- Zu- oder Absage Sonstiges Die gesamte Kommunikation kann dabei per über das System geführt werden, und wird in Prozessen teils automatisch angesteuert. Jeglicher -Verkehr wird protokolliert, und kann jederzeit zur einzelnen Bewerbung nachvollzogen werden. Die gesamte Kommunikationshistorie finden Sie auf dem Reiter mit dem Briefumschlag-Icon. Hier werden alle Ein-und Ausgänge des verkehrs abgelegt und historisiert. An dieser Stelle können Sie auch jederzeit und beliebig oft eine prozessunabhängige Kommunikation anstoßen. Button zum Einfügen eines Textbausteins: Wie erfolgt eine Einladung zu Interview oder Test? Über den Kandidaten Desktop markieren Sie alle einzuladenden Bewerbungen per Häkchen ( ), und wählen in der Dropdown-Box Eingeladen aus. Nach einer Sicherheitsabfrage kann die Einladung über das anschließende Formular ausgesprochen werden. Alternativ 16

17 öffnen Sie das Einladungsformular über den Status Eingeladen auf Der Reiter Interview befindet dem Status-Reiter des Bearbeitungsformulars. sich ganz rechts: Oben im Einladungsformular finden sich der oder die Empfänger der . Anschließend können Daten wie Titel, Ort und Zeitpunkt festgelegt werden. Die Textfelder werden über einen WYSIWYG-Editor beschrieben. Der Editor ermöglicht es, Formatierungen und Textbausteine zu verwenden. Über einen Klick auf das Feld wird die Bearbeitung gestartet. Zur Speicherung drückt man, zum Abbruch. Der Termin wird automatisch in den Aufgaben angezeigt. Möchten Sie sich zusätzlich (beispielsweise 7 Tage zuvor) an den Termin erinnern lassen, tragen Sie das Erinnerungsdatum in das Feld Erinnerung ein. Gesprächsergebnisse halten Sie im Bearbeitungsformular über den Reiter Interview fest Wie erfolgt die Weiterleitung an Fachabteilungen, Auftraggeber? Die Weitergabe der Bewerbung an Fachbereiche / Manager oder auch Auftraggeber (sofern Zugriff auf das System) erfolgt entweder auf dem Kandidaten Desktop als Sammelaktion am Ende eines aktiven Blocks, oder als Einzelaktion im Bearbeitungsformular der Bewerbung auf dem Reiter Status. Durch eine Änderung des Status durch Auswahl des Status An Fachabt. weiterg. wird die Bewerbung dem zuständigen Fachbereich zur Kenntnisnahme und zum Ranking vorgelegt. Die zuständigen Mitarbeiter der Fachbereiche werden in der Stellenausschreibung festgelegt. Bei Absage mit Talentpool wählen Sie zusätzlich einen oder mehrere Pools aus, in die die Bewerbung als Pool-Profil überführt werden soll: Bitte beachten Sie: in der Demoversion von milch&zucker ist dieser Statuswechsel nur bei aktiven Bewerbungen möglich, nicht bei neu eingegangenen Bewerbungen. Pro Kunde werden initial die gewünschten Status definiert und im System wird entsprechend konfiguriert, was pro Bewerbungsblock an Workflowschritten zur Auswahl stehen soll Wie erfolgt eine Absage? Durch das Ranking als C - Kandidaten zur Absage empfohlene Kandidaten werden auf dem Kandidaten Desktop unter Warten auf Absage gelistet. Die Absage kann über den Kandidaten Desktop oder in der Bewerbung, über den Status Abgesagt angestoßen 17

18 werden. Nach dem Setzen des Status öffnet sich ein -Formular zur Benachrichtigung des/der Kandidaten. Das Absageformular enthält ein Textfeld für das Absageschreiben und weitere Felder, die der Dokumentation der Absagegründe sowie des Prozesses dienen. Es besteht die Möglichkeit, auf Textbausteine zurückzugreifen. Alle Kandidaten einer Sammel- erhalten dieselbe und werden mit demselben Absagegrund gespeichert. Abgesagte Bewerbungen ( Desktop im gleichnamigen Block wider. ) finden sich auf dem Kandidaten Wie kann ein Bewerber eingestellt werden? Über den Status einzustellen wird der positive Abschlussprozess, nämlich die Kennzeichnung der Einstellung durchgeführt. Die Bewerbung wird damit in den Block Abgeschlossene Bewerbungen auf dem Kandidaten Desktop verschoben Welche Prozessschritte gibt es für eine Bewerbung? Innerhalb des Bewerbungsformulars können über den Reiter Status die verschiedenen Prozessschritte zu einem Kandidaten durchgeführt werden. Je nach Bewerbungsablauf stehen nicht immer alle Workflowschritte zur Verfügung. Alternativ können die häufigsten Prozessschritte auch auf dem Kandidaten Desktop als Sammelaktion durchgeführt werden. Folgende Status können manuell gesetzt werden: neu Rückfrage vervollständigt Freigegeben Weiterleitung an FA Rückmeldung FA Gespräch einzustellen Status für neu eingegangene Bewerbungen Kandidat erhält wieder Zugriff auf seine Bewerbung zur weiteren Bearbeitung Bewerbung wurde vom Kandidaten nachbearbeitet Kandidat wird in den aktiven Bewerbungsprozess übernommen Bewerbung wird an die Fachabteilung weitergeleitet Fa hat die Bewerbung bewertet und an HR zurückübergeben Kandidat wird zum Gespräch eingeladen Kandidat wird eingestellt 18

19 storniert Kandidat hat die Bewerbung zurückgezogen abgesagt mit Kandidat wird abgesagt mit Poolaufnahme Möglichkeit einer Poolaufnahme abgesagt Kandidat wird abgesagt ohne Möglichkeit einer Poolaufnahme archiviert Kandidat wird archiviert. Beim Archivieren wird die Bewerbung vom Kandidaten Desktop ins HR- Modul Archiv verschoben, und erhält den Status Archiviert. Gelöscht Kandidat wird gelöscht (kann nur für neue und manuell angelegt Kandidaten genutzt werden) Und viele weitere Worklow-Schritte, z.b. Einbeziehen des Betriebsrats, Schwerbehindertenvertretung, verschiedene Lektorats- und Freigabezyklen. Die möglichen Prozess-Schritte werden anhand Ihrer Unternehmens-Workflows konfiguriert Was bedeuten die Farben in der Statusspalte des Kandidaten Desktop? Über den Farbbalken, auch Ampelfunktion genannt, wird eine Kennzeichnung von Kandidaten, die bei einem anderen Recruiter in Bearbeitung sind, durchgeführt. Dabei dient die Ampel nur als Kennzeichnung, nicht aber als Bearbeitungssperre. Die Kennzeichnung (grün, gelb oder rot) kann auf dem Reiter Status im Bearbeitungsformular der Bewerbung vorgenommen werden. 4.5 Recruitingprozess beenden Was mache ich mit Bewerbungen, die abgeschlossen sind? Abgeschlossene Projekte, Vakanzen oder Bewerbungen können in das Archiv ( ) verschoben werden, um die Projektverwaltung übersichtlich zu halten. Dabei gelten folgende Regeln: 1) Alle untergeordneten Dokumente müssen abgeschlossen sein, bevor ein übergeordnetes Objekt abgeschlossen und archiviert werden kann. 2) Wird ein übergeordnetes Objekt archiviert, werden auch alle darunter liegenden Dokumente archiviert. 19

20 Jedes Dokument kann bei Bedarf aus dem Archiv zurückgeholt, rearchiviert werden. 20

21 5 Anhang 5.1 Iconlegende für Bewerbungen Icon (Symbol) Merkmal Graue Farbe Orange Farbe Grüne Farbe Blaue Farbe Mehrere Köpfchen hintereinander Rotes Sternchen an Symbol Klammer nach rechts Klammer nach links Durchgestri chenes Symbol Schublade davor Blass, ausgegraut Balken über Auge Erläuterung Inaktive Bewerbung Aktive Bewerbung Eingestellte Bewerbung Bewerbung in Pool Mehrfachbewerbung, mehr als eine Bewerbung dieses Kandidaten im System vorhanden Neue Bewerbung Interne Bewerbung Externe Bewerbung Abgesagte Bewerbung Archivierte Bewerbung Kein Zugriff möglich, keine Berechtigung zur Einsichtnahme Anonymisiert 5.2 Iconlegende für Projekte Icon (Symbol) Merkmal Graue Farbe Orange Farbe Grüne Farbe Schubladen Erläuterung Inaktives Projekt Aktives Projekt Abgeschlossenes Projekt Archiviertes Projekt 21

22 box vor Icon 5.3 Iconlegende für Vakanzen Icon (Symbol) Merkmal Graue Farbe Orange Farbe Grüne Farbe Schubladen box vor Icon Rotes Sternchen Blass, ausgegraut Erläuterung Inaktive Vakanz Aktive Vakanz Abgeschlossene Vakanz Archivierte Vakanz Neu erstellte Vakanz Kein Zugriff möglich, keine Berechtigung zur Einsichtnahme 5.4 Iconlegende für Stellenanzeigen Icon (Symbol) Merkmal Graue Farbe Orange Farbe Grüne Farbe Schubladen box vor Icon Rotes Sternchen Blass, ausgegraut Erläuterung Inaktive Stellenanzeige Aktive Stellenanzeige Abgeschlossene Stellenanzeige Archivierte Stellenanzeige Neu erstellte Stellenanzeige Kein Zugriff möglich, keine Berechtigung zur Einsichtnahme 5.5 Iconlegende für Aktionen und Funktionen Icon (Symbol) Erläuterung Öffnet Ansichtsfenster, Vorschau 22

23 Auf- und zuklappen (Navigationsknoten) Ausdruck starten Bearbeiten (öffnet das jeweilige Eingabeformular) Löschen Auf Cockpit: Aufgabe auf erledigt setzen In Projekt, Vakanz, Stellenanzeige: Abschließen In Fragebogenverwaltung: Aktiv schalten In Fragebogenverwaltung: Deaktivieren Cockpit: Bewerbung eingegangen Cockpit: Meilenstein oder Archivieren: ins Archiv verschieben Kalenderfunktion: Datum aus Kalenderansicht einfügen CSV Export starten oder Freigeben: öffnet den Reiter Autorisierung, um eine Statusänderung einzuleiten Weiterleiten per wird derzeit nicht genutzt Vakanz deaktivieren Neue Stellenanzeige anlegen Matching starten bzw. durchführen Reaktivieren Auf freigegeben setzen, öffnet den Reiter Autorisierung,um die Statusänderung einzuleiten Absagen: öffnet den Reiter Autorisierung, um die Statusänderung einzuleiten Notiz verfassen oder an Kandidat senden: öffnet den Reiter Korrespondenz Als RTF-Datei exportieren Kandidaten-Useraccount anlegen: Generiert ein Passwort und einen Usernamen für den Bewerber zum Log-in in seinen personalisierten Bereich. ACHTUNG: Das System generiert sofort automatisch eine an den Bewerber, sobald dieser Button angeklickt wird Filtern einer Ergebnisliste, z.b. Historie oder Datei oder Daten im RTF-Format exportieren 23

24 Datei oder Daten im PDF-Format exportieren oder Mehrfachbewerbungsliste: Gesamthistorie anzeigen Matchingprofil-Ordner Reihenfolge der Matchingprofil-Ordner Matchingprofil erstellen Fragebogen Seite des Fragebogens Themenblock im Fragebogen Einzelfrage im Fragebogen Texteditor: Menüleiste ein- und ausklappen Texteditor: Änderungen speichern und den Editor schließen. Texteditor: Abbrechen und den Editor schließen Texteditor: HTML-Code editieren. Andere Funktionen des Texteditor sind blockiert, solange dieser Button gedrückt ist. Nochmaliges Drücken schließt den HTML-Modus. Texteditor: Markierten Text fett, kursiv formatieren bzw. unterstreichen Texteditor: Alle Formatierungen für den markierten Text entferne Texteditor: Textbaustein aus einer Vorlage einfügen Texteditor: Sonderzeichen und Platzhalter einfügen Texteditor: Onlinehilfe zum Texteditor öffnen 5.6 Iconlegende für Historieneinträge Icon (Symbol) Erläuterung Interview-Kommentar erstellt Korrespondenz per Notiz, Kommentar erstellt Statusänderung vorgenommen Ranking geändert 24

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