Firmenwagen zur privaten Nutzung - Lexikon Lohn und Personal

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1 Dk.-Nr.: Elektrnisches Wissen Lhn und Persnal Themenlexikn vm Quelle: DATEV Firmenwagen zur privaten Nutzung - Lexikn Lhn und Persnal 1 Grundlagen Ein Firmenwagen bzw. Dienstwagen ist ein Kraftfahrzeug, dass der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer zur persönlichen, alleinigen Nutzung zur Verfügung stellt. Wird ein Firmenwagen vm Arbeitnehmer auch privat genutzt, s ist der geldwerte Vrteil hieraus steuer- und beitragspflichtig. 2 Lhnbür 2013 Hüthig Jehle Rehm Verlagsgruppe GmbH Gliederung des Stichwrts: Neues auf einen Blick: 1. Allgemeines a) Abgrenzung steuerfreie und steuerpflichtige Firmenwagennutzung b) Vllständige Lhnabrechnung mit Firmenwagenbesteuerung 2. Einzelnachweis aller Fahrten und der Gesamtksten (individuelle Methde) a) Einzelnachweis aller Fahrten b) Einzelnachweis der Gesamtksten 3. Pauschale Ermittlung des geldwerten Vrteils (Przent-Methde) a) Bruttlistenpreis als Bemessungsgrundlage b) 1 %-Methde für reine Privatfahrten c) 0,03 %-Methde für Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte d) Mehrere Whnungen e) Park-and-ride-System f) Bewertung vn Familienheimfahrten im Rahmen einer dppelten Haushaltsführung g) Behinderte Arbeitnehmer h) Erzielung anderer Einkünfte 4. Wechsel des Firmenwagens im Laufe eines Mnats 5. Ausnahmen vm Ansatz der vllen Mnatsbeträge 6. Barlhnumwandlung a) Lhnsteuerliche Beurteilung der Barlhnumwandlung b) Szialversicherungsrechtliche Beurteilung der Barlhnumwandlung 7. Deckelung des geldwerten Vrteils 8. Wechsel der Berechnungsmethde 9. Zuzahlungen des Arbeitnehmers a) Allgemeines

2 b) Zuzahlungen zu den Anschaffungsksten des Firmenwagens c) Laufende Zuzahlungen d) Übernahme der Treibstff- der Garagenksten durch den Arbeitnehmer e) Abgrenzung vn Nutzungsentgelt und Kstenübernahme 10. Überlassung eines geleasten Firmenwagens a) Allgemeines b) Besnderheiten bei den Zuzahlungen c) Abgrenzung Nutzungsüberlassung - Kstenerstattung d) Zweivertragsmdell 11. Arbeitnehmer mit mehreren Tätigkeitsstätten 12. Snderfälle a) Garagengeld b) Wagenpflegepauschale c) Einem Arbeitnehmer werden mehrere Firmenwagen überlassen d) Nutzung eines Firmenwagens durch mehrere Arbeitnehmer e) Fahrzeugpl f) Campingfahrzeug als Firmenwagen g) Lkw, Zugmaschine und Geländewagen als Firmenwagen h) Abgrenzung zwischen Kstenerstattung und Nutzungsüberlassung i) Verbilligter Kauf eines Firmenwagens durch den Arbeitnehmer 13. Pauschalierung der Lhnsteuer mit 15 % bei Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte a) Allgemeines b) Behinderte Arbeitnehmer 14. Familienheimfahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten dppelten Haushaltsführung 15. Überlassung eines Firmenwagens mit Fahrer a) Allgemeines b) Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte c) Familienheimfahrten d) Reine Privatfahrten e) Fälle, in denen ein Zuschlag für den Fahrer nicht anzusetzen ist 16. Unfall mit dem Firmenwagen a) Allgemeines b) Vereinfachungsregelung bei Unfallksten vn 1000 zuzüglich Umsatzsteuer c) Schadenersatzpflicht des Arbeitnehmers d) Keine Schadenersatzpflicht des Arbeitnehmers e) Unfälle auf beruflichen Fahrten 17. Anwendung des Rabattfreibetrags bei der Überlassung vn Firmenwagen 18. Nutzungsverbt und Haftung des Arbeitgebers a) Nutzungsverbt und Anscheinsbeweis b) Haftung des Arbeitgebers c) Privatnutzung eines Firmenwagens durch Gesellschafter-Geschäftsführer 19. Szialversicherungsrechtliche Behandlung des geldwerten Vrteils a) Allgemeines

3 b) Private Nutzung des Firmenwagens während des Bezugs vn Entgeltersatzleistungen 20. Umsatzsteuerpflicht des geldwerten Vrteils a) Entgeltliche Firmenwagengestellung b) Familienheimfahrten im Rahmen einer dppelten Haushaltsführung c) Unentgeltliche Firmenwagengestellung d) Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungsksten des Firmenwagens Neues auf einen Blick: 1. Anfrderungen an ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch Die Ermittlung des geldwerten Vrteils bei einer Firmenwagengestellung nach der sg. Fahrtenbuchmethde setzt vraus, dass im Fahrtenbuch insbesndere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausgewiesen werden müssen. Diese Anfrderungen sind nichterfüllt, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, selbst wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden sllten (BFH-Urteil vm , BStBl. II S. 505). Ein Fahrtenbuch ist auch dann nicht rdnungsgemäß, wenn in ihm keine Straßen, sndern lediglich Namen vn Unternehmen angegeben werden, die in einer Vielzahl vn Filialen im Stadtgebiet vertreten sind. Denn auch in diesem Fall lässt sich unter Hinzuziehung der angegebenen Gesamtkilmeter für slche Fahrten das Fahrtziel nicht knkretisieren, sndern lediglich der Umkreis bestimmen, in dem der mögliche Kunde der Geschäftspartner ansässig ist und hätte besucht werden können. Kleinere Mängel bei der Fahrtenbuchführung sind allerdings unschädlich und führen nch nicht zur Anwendung der 1 %-/0,03 %-Bruttlistenpreisregelung. Vn einem kleineren Mangel kann aber nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhfs nicht mehr ausgegangen werden, wenn sich bei den Eintragungen der Fahrten im Fahrtenbuch eine Differenz vn bis zu 56 km bei einer Entfernung vn höchstens 232 km ergibt. Es kann nämlich in slch einem Fall nicht mehr ausgeschlssen werden, dass erhebliche private Umwegfahrten nicht gesndert aufgezeichnet wrden sind (BFH-Beschluss vm , BFH/NV 2012 S. 949). Vgl. auch die ausführlichen Erläuterungen unter der nachflgenden Nr. 2 Buchstabe a. 2. Bruttlistenpreis bei Elektr- und Hybridelektrfahrzeugen Die Nutzung vn Elektr- und extern aufladbaren Hybridelektrfahrzeugen wird als eine wesentliche Maßnahme zur Reduktin des CO 2 -Ausstßes angesehen. Da slche Fahrzeuge derzeit nch besnders teuer sind, sll der Bruttlistenpreis um die darin enthaltenen Ksten für das Batteriesystem pauschal gemindert werden, nämlich für bis zum angeschaffte Fahrzeuge um 500 pr kwh Speicherkapazität. Dieser pauschale Abzug sll zudem auf eine Batteriekapazität vn höchstens 20 kwh beschränkt werden, sdass sich eine maximale Minderung des Bruttlistenpreises um ergeben kann. Das entsprechende Gesetzgebungsverfahren zum Jahressteuergesetz 2013 wird jedch erst im Jahr 2013 beendet werden. Wir werden Sie über unseren kstenlsen mnatlichen Online-Aktualisierungsservice darüber infrmieren. Vgl. auch die Erläuterungen und das Beispiel C unter der nachflgenden Nr. 3 Buchstabe a. 3. Keine 1 %-Regelung allein wegen Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte

4 Ein geldwerter Vrteil nach der 1 %-Bruttlistenpreisregelung für reine Privatfahrten ist nicht anzusetzen, wenn einem Arbeitnehmer ein Plfahrzeug nachweislich lediglich für betriebliche Zwecke swie für Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt wrden ist (BFH-Urteil vm , BStBl II S. 362). Der Ansatz eines geldwerten Vrteils nach der 0,03 %-Bruttlistenpreisregelung für die Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte bleibt hiervn unberührt. Vgl. die Ausführungen unter der nachflgenden Nr. 3 Buchstabe b. Zu Besnderheiten bei Plfahrzeugen vgl. auch die Erläuterungen unter der nachflgenden Nr. 12 Buchstabe c swie unter Nr. 18 Buchstabe a. 4. Geldwerter Vrteil für Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte? Kann der vm Arbeitgeber dem Arbeitnehmer überlassene Firmenwagen (auch) für Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte genutzt werden, führt dies zu einem (weiteren) geldwerten Vrteil. Allerdings ist zu beachten, dass aufgrund der neuen, grßzügigen Auslegung des Begriffs "regelmäßige Arbeitsstätte" zahlreiche Arbeitnehmer - insbesndere Außendienstmitarbeiter - keine regelmäßige Arbeitsstätte in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers mehr haben. Fehlt es am Vrhandensein einer regelmäßigen Arbeitsstätte, ist bei einer Firmenwagengestellung auch kein geldwerter Vrteil für die Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte zu versteuern. Zur Frage, b der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte hat der nicht, vgl. die ausführlichen Erläuterungen und zahlreichen Beispiele beim Stichwrt "Reiseksten bei Auswärtstätigkeiten" unter Nr Rabattfreibetrag bei der Überlassung vn Firmenwagen Der Bundesfinanzhf hat seine Rechtsprechung aus dem Jahre 2006 bestätigt, dass bei unentgeltlich der verbilligt erhaltenen Sachbezügen für die Bewertung des geldwerten Vrteils ein Wahlrecht zwischen der Anwendung des Rabattfreibetrags nach 8 Abs. 3 und den allgemeinen Bewertungsvrschriften nach 8 Abs. 2 EStG besteht. Dies gilt zumindest bei der Einkmmensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers (BFH-Urteil vm VI R 27/11). Diese Entscheidung ist auch vn Bedeutung, wenn Arbeitgeber geschäftsmäßig Fahrzeuge verleihen und auch ihren eigenen Arbeitnehmern Fahrzeuge zur Nutzung zur Verfügung stellen (z. B. Leasing-Unternehmen). Vgl. die Ausführungen unter der nachflgenden Nr Nutzungsverbt für Privatnutzung des Firmenwagens Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhfs setzt der Ansatz eines geldwerten Vrteils vraus, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer tatsächlich einen Firmenwagen zur privaten Nutzung überlässt (BFH-Urteile vm , BStBl. II S. 848 und vm , BStBl II S. 362). Aus dieser Rechtsprechung ist ersichtlich, dass der Bundesfinanzhf ein ernsthaftes Nutzungsverbt genügen lässt, um vm Ansatz eines geldwerten Vrteils abzusehen.

5 Nach derzeitiger Auffassung der Finanzverwaltung genügt allerdings nur bei Plfahrzeugen ein schriftliches Nutzungsverbt des Arbeitgebers für private Zwecke, um den sg. Anscheinsbeweis einer privaten Nutzung auszuschließen. Bei einzeln zugewiesenen Fahrzeugen verlangt die Finanzverwaltung aber nach wie vr, dass der Arbeitgeber die Einhaltung eines schriftlichen Nutzungsverbts überwacht der die verbtene Privatnutzung nach den besnderen Umständen des Einzelfalles s gut wie ausgeschlssen ist. Vgl. die Ausführungen unter der nachflgenden Nr. 18 Buchstabe a. 7. Privatnutzung eines Firmenwagens durch Gesellschafter-Geschäftsführer Die Finanzverwaltung hat zu der Frage Stellung genmmen, in welchen Fällen die Privatnutzung eines Firmenwagens durch den Gesellschafter-Geschäftsführer zu Arbeitslhn bzw. zu einer verdeckten Gewinnausschüttung führt. [1] Danach kann abweichend vm schriftlichen Anstellungsvertrag eine zu Arbeitslhn führende Firmenwagengestellung zur Privatnutzung auch durch eine mündlicheder knkludente Überlassungs-/Nutzungsvereinbarung zwischen der GmbH und dem beherrschenden der nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer erflgen, wenn entsprechend dieser Vereinbarung tatsächlich verfahren wird. Die hne eine Vereinbarung erflgende der darüber hinausgehende der einem ausdrücklichen Verbt widersprechende Privatnutzung eines Firmenwagens führt hingegen swhl bei einem beherrschenden als auch bei einem nicht beherrschenden Gesellschafter- Geschäftsführer zu einer verdeckten Gewinnausschüttung. Vgl. im Einzelnen die Ausführungen unter der nachflgenden Nr. 18 Buchstabe c. 1. Allgemeines a) Abgrenzung steuerfreie und steuerpflichtige Firmenwagennutzung Im heutigen Wirtschaftsleben kmmt es ständig vr, dass Arbeitnehmer neben dem Barlhn Sachbezüge verschiedenster Art erhalten. Weit verbreitet ist die in vielen Fällen bereits im Arbeitsvertrag geregelte Überlassung eines sg. Firmenwagens. Dies ist ein Kraftwagen (meist ein Pkw der Kmbi), den der Arbeitgeber erwirbt der least und dem Arbeitnehmer unentgeltlich der gegen eine Kstenbeteiligung zur Nutzung überlässt. Der Arbeitgeber trägt regelmäßig alle für den Kraftwagen anfallenden Ksten (Abschreibung, Steuer, Versicherung, Reparaturen, Benzin, Öl usw.). Der Arbeitnehmer kann den vn der Firma erwrbenen der geleasten Kraftwagen unentgeltlich der gegen eine Kstenbeteiligung für alle Fahrten benutzen (z. B. für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten, Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte, Familienheimfahrten im Rahmen einer dppelten Haushaltsführung, Privatfahrten, Urlaubsreisen usw.). Der Arbeitnehmer spart sich als die Ausgaben für die Anschaffung eines eigenen Pkws. Für die steuerliche Behandlung ist es vn entscheidender Bedeutung, b der Arbeitnehmer mit dem Firmenwagen nur beruflich veranlasste Fahrten der auch andere Fahrten, insbesndere Privatfahrten, durchführt. Denn nur insweit als der Arbeitnehmer den Firmenwagen zu Privatfahrten, zu Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und in bestimmten Fällen auch zu Familienheimfahrten im Rahmen einer dppelten Haushaltsführung

6 nutzt, entsteht ein geldwerter Vrteil, der als Sachbezug lhnsteuerpflichtig ist (vgl. zu einem vm Arbeitgeber ausgesprchenen Verbt der Privatnutzung auch die Ausführungen unter der nachflgenden Nr. 18 Buchstabe a). Im Einzelnen gelten flgende Grundsätze: Stellt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung, der nur für diejenigen beruflichen Fahrten genutzt werden darf, die zu den Reiseksten im lhnsteuerlichen Sinne gehören, s ergeben sich hieraus keine lhnsteuerlichen Flgerungen; ein steuerpflichtiger geldwerter Vrteil fließt dem Arbeitnehmer als nicht zu. Zu den Reiseksten im lhnsteuerlichen Sinne gehören insbesndere alle Fahrten anlässlich beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten. Beispiel Arbeitnehmer A mit Whnsitz und regelmäßiger Arbeitsstätte in Düsseldrf nutzt für seine Privatfahrten und die Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte ausschließlich seinen eigenen Pkw. Im Juni 2013 führt er eine einwöchige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Hamburg durch. Für die Fahrt vn Düsseldrf nach Hamburg und zurück (insgesamt 820 km) stellt der Arbeitgeber A ein Firmen-Plfahrzeug zur Verfügung. A lässt seinen eigenen Pkw auf dem Firmenparkplatz stehen, fährt mit dem Firmen-Plfahrzeug mntags nach Hamburg und freitags wieder zurück nach Düsseldrf, stellt das Fahrzeug auf dem Firmenparkplatz ab und fährt mit seinem eigenen Pkw nach Hause. Auch bei dem Sachbezug "Firmenwagengestellung für Auswärtstätigkeit" handelt es sich um steuer- und szialversicherungsfreien Reisekstenersatz. Falls mit dem Firmen-Plfahrzeug auch Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte durchgeführt werden, weil die dienstliche Nutzung des Fahrzeugs an der Whnung begnnen der beendet wird, s ist auch für diese Fahrten kein geldwerter Vrteil anzusetzen. Vgl. hierzu die Erläuterungen unter der nachflgenden Nr. 5. Überlässt jedch ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ständig einen Kraftwagen unentgeltlich der verbilligt auch zur privaten Nutzung, s handelt es sich hierbei um einen geldwerten Vrteil, der zum steuerpflichtigen Arbeitslhn gehört und dessen Wert in der Höhe anzusetzen ist, in der dem Arbeitnehmer durch die Haltung eines eigenen Kraftwagens des gleichen Typs Ksten entstanden wären (BFH-Urteil vm , BStBl. III S. 387). Dies sind die ersparten Ksten einschließlich Umsatzsteuer. Zur Ermittlung der Höhe des geldwerten Vrteils aus der Privatnutzung eines Firmenwagens vgl. die Erläuterungen unter den nachflgenden Nrn. 2 und 3. Der Ansatz eines geldwerten Vrteils wegen privater Nutzung eines Firmenwagens setzt aber nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhfs vraus, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer tatsächlich einen Firmenwagen zur privaten Nutzung überlässt (BFH- Urteile vm , BStBl. II S. 848 und vm , BStBl II S. 362). Aus der Bereitstellung eines Fahrzeugs zu betrieblichen Zwecken könne nicht aufgrund des Anscheinsbeweises geschlssen werden, dass das Fahrzeug vm Arbeitnehmer auch privat genutzt werde. Zu den praktischen Flgerungen dieser Rechtsprechung (u.a. Nutzungsverbt,

7 Anscheinsbeweis, Plfahrzeuge) vgl. die Erläuterungen unter den nachflgenden Nrn. 12 Buchstabe e und 18 Buchstabe a. Maßgebend bei der Ermittlung des geldwerten Vrteils wegen privater Nutzung eines Firmenwagens ist die bjektive Betrachtungsweise, das heißt, dass es nicht darauf ankmmt, b sich der Arbeitnehmer z. B. im Hinblick auf seine Einkmmensverhältnisse ein billigeres Fahrzeug gekauft hätte, wenn ihm nicht das Firmenfahrzeug überlassen wrden wäre. Weiterhin kmmt es auch nicht darauf an, b der Arbeitnehmer mehr der weniger gezwungen ist, einen Firmenwagen zu nutzen (z. B. aufgrund seiner beruflichen Psitin im Leitungsbereich der Firma der als Autverkäufer ein Fahrzeug mit teurer Snderausstattung), bwhl er lieber mit den öffentlichen Verkehrsmitteln fahren würde. Alle diese subjektiven Faktren bleiben bei der Bewertung des geldwerten Vrteils außer Betracht. Bewertet wird ausschließlich die bjektive Bereicherung, die sich stets am Typ des tatsächlich benutzten Fahrzeugs rientiert. Dies sind diejenigen Aufwendungen, die sich der Arbeitnehmer erspart, einschließlich Umsatzsteuer. Zur Ermittlung der Höhe des geldwerten Vrteils aus der Privatnutzung eines Firmenwagens vgl. die Erläuterungen unter den nachflgenden Nrn. 2 und 3. Zur privaten Nutzung eines Firmenwagens gehören alle Fahrten, die einem privaten Zweck dienen, z. B. Fahrten zwischen Whung und regelmäßiger Arbeitsstätte, Fahrten zur Erhlung (= Urlaubsfahrten), Fahrten zu Verwandten, Freunden, kulturellen der sprtlichen Veranstaltungen, Einkaufsfahrten, Fahrten zu privaten Gaststättenbesuchen und Mittagsheimfahrten. Zu den Privatfahrten zählen auch Fahrten im Zusammenhang mit ehrenamtlichen Tätigkeiten swie Fahrten im Rahmen der Erzielung vn Einkünften aus anderen Einkunftsarten (z. B. aus einer selbständig ausgeübten Nebentätigkeit). Vgl. hierzu aber auch die Erläuterungen unter der nachflgenden Nr. 3 Buchstabe h. Zusätzlich zu dem für reine Privatfahrten anzusetzenden geldwerten Vrteil sind bei der 1%-Methde die Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte mit einem gesnderten Wert zu erfassen, sfern es sich nicht um eine steuerfreie Sammelbeförderung vn Arbeitnehmern zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte handelt (vgl. die Erläuterungen beim Stichwrt "Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte" unter Nr. 2 Buchstabe a und b). Auch bestimmte Familienheimfahrten im Rahmen einer dppelten Haushaltsführung sind bei der 1%- Methde zusätzlich zu den reinen Privatfahrten zu berücksichtigen. Den geldwerten Vrteil für alle diese Fahrten muss der Arbeitgeber ermitteln und dem Barlhn des Arbeitnehmers als Sachbezug hinzurechnen. Eine Kstenbeteiligung des Arbeitnehmers mindert den steuerpflichtigen Betrag (vgl. hierzu aber auch die Erläuterungen unter der nachflgenden Nr. 9). Sweit die Nutzung des Firmenwagens einen lhnsteuerpflichtigen geldwerten Vrteil darstellt, handelt es sich auch um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt im szialversicherungsrechtlichen Sinn. Zur Ermittlung des geldwerten Vrteils für die reinen Privatfahrten, die Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und für bestimmte Familienheimfahrten im Rahmen einer dppelten Haushaltsführung sind gesetzlich nur zwei Berechnungsmethden zugelassen, nämlich entweder die pauschale Przent-Methde (auch Bruttlistenpreisregelung genannt) der der Einzelnachweis (sg. individuelle Methde =

8 Fahrtenbuchmethde). Bei der Auswahl der Berechnungsmethde muss sich der Arbeitgeber insbesndere wegen der für Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte mit dem Pkw vrgesehenen Pauschalierungsmöglichkeit mit 15 % (vgl. nachflgend unter Nr. 13), die zwar Beitragsfreiheit in der Szialversicherung auslöst aber auch zum Verlust des Werbungskstenabzugs führt, mit dem Arbeitnehmer abstimmen. Denn das einmal gewählte Verfahren darf bei demselben Fahrzeug während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden (vgl. hierzu die Erläuterungen unter der flgenden Nr. 8). Die Entscheidung, b die Wertermittlung nach der individuellen der pauschalen Methde erflgt, muss insgesamt für alle Fahrten getrffen werden. Es ist als nicht zulässig, z. B. für die reinen Privatfahrten die pauschale 1 %-Methde zu wählen und für die Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte den individuell ermittelten Kilmetersatz nach der Fahrtenbuchmethde (der umgekehrt). Die Wahl der Berechnungsmethde kann nur einheitlich für alle mit dem Firmenwagen ausgeführten Fahrten getrffen werden. b) Vllständige Lhnabrechnung mit Firmenwagenbesteuerung Entsteht durch die private Nutzung des Firmenwagens ein steuerpflichtiger geldwerter Vrteil, muss dieser als Sachbezug abgerechnet werden. Hierzu ist beim Stichwrt "Sachbezüge" unter Nr. 2 eine vllständige Lhnabrechnung mit Firmenwagenbenutzung abgedruckt. Der geldwerte Vrteil für die Nutzung des Firmenwagens zu Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte kann zum Teil pauschal mit 15 % besteuert werden. Damit scheidet dieser Teil des Sachbezugs aus der "nrmalen" Besteuerung nach den individuellen Lhnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers aus. Hierzu ist beim Stichwrt "Gesellschafter-Geschäftsführer" unter Nr. 7 eine vllständige Lhnabrechnung abgedruckt, die diesen Sachverhalt enthält. 2. Einzelnachweis aller Fahrten und der Gesamtksten (individuelle Methde) a) Einzelnachweis aller Fahrten Mit Einführung der sg. 1 %-Regelung im Jahre 1996 hat der Steuergesetzgeber bei der Ermittlung des geldwerten Vrteils für die Nutzung des Firmenwagens zu Privatfahrten eine sg. Beweislastumkehr eingeführt. Denn die Anwendung der pauschalen 1 %-Methde für die Ermittlung des geldwerten Vrteils ist als Regelfall gesetzlich zwingend vrgeschrieben wrden. Der Arbeitnehmer kann der Anwendung dieser vrrangig geltenden Pauschalierung des geldwerten Vrteils nur dadurch "entkmmen", dass er alle Fahrten im Einzelnen aufzeichnet, das heißt ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch führt (sg. Escape-Klausel). Die Beweislastumkehr bedeutet, dass die blße Behauptung, der auch für private Zwecke überlassene Firmenwagen werde nicht für Privatfahrten genutzt der Privatfahrten würden ausschließlich mit anderen Fahrzeugen durchgeführt, nicht ausreicht, um vn der gesetzlich vrgegebenen Schätzung der Privatfahrten nach der sg. 1 %-Methde wegzukmmen. Vielmehr trifft den Arbeitnehmer die bjektive Beweislast, wenn ein nach der Lebenserfahrung untypischer Sachverhalt, nämlich die ausschließliche berufliche Nutzung des Firmenwagens, der Besteuerung zugrunde gelegt werden sll [2]. Allerdings kann nach Auffassung des Bundesfinanzhfs aus der Bereitstellung eines Fahrzeugs zu betrieblichen Zwecken nicht aufgrund des Anscheinsbeweises geschlssen werden, dass das Fahrzeug vm

9 Arbeitnehmer auch privat genutzt werde (BFH-Urteil vm , BStBl. II S. 848). Zu den praktischen Flgerungen dieser Rechtsprechung (u.a. Nutzungsverbt, Anscheinsbeweis, Plfahrzeuge) vgl. die Erläuterungen unter den nachflgenden Nrn. 12 Buchstabe e und 18 Buchstabe a. Der Arbeitgeber muss sich als - im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer - entscheiden, b er den geldwerten Vrteil nach der pauschalen Przent-Methde der durch die Ermittlung eines individuellen Kilmetersatzes erfassen will. Bei der individuellen Berechnungsmethde müssen die dienstlich und privat gefahrenen Kilmeter swie die für Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte bzw. Familienheimfahrten zurückgelegten Kilmeter im Einzelnen nachgewiesen werden. Hierzu ist laufend ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen. Nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR muss dieses Fahrtenbuch flgende Mindestangaben enthalten: Bei dienstlichen Fahrten Datum und Kilmeterstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit; Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiserute; Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Für Privatfahrten genügt die Angabe der jeweils gefahrenen Kilmeter. Für Fahrten zwischen Whnung und regelmäßiger Arbeitsstätte genügt ein entsprechender Vermerk im Fahrtenbuch (mit Angabe der jeweils gefahrenen Kilmeter). Im Einzelnen gilt für die Führung eines Fahrtenbuchs Flgendes: Ein Fahrtenbuch muss die Zurdnung vn Fahrten zur beruflichen Sphäre ermöglichen. Denn alle Fahrten für die eine berufliche Veranlassung nicht dargelegt wird, werden der Privatsphäre zugerechnet. Deshalb müssen bei Fahrten anlässlich beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten außer den gefahrenen Kilmetern zusätzliche Angaben hinsichtlich Reiseziel, Reiserute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner vrliegen, die die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und gegebenenfalls einer stichprbenartigen Nachprüfung standhalten. Um bestimmten Berufsgruppen mit häufiger Reisetätigkeit diesen Nachweis der beruflichen Veranlassung zu erleichtern, ist durch bundeseinheitliche Verwaltungsanweisung zugelassen wrden, dass auf einzelne Angaben (Reiseziel, Reiserute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) verzichtet werden kann, sweit wegen der besnderen Umstände im Einzelfall die Aussagekraft des Fahrtenbuchs nicht beeinträchtigt wird: Kundendienstmnteure und Handelsvertreter Bei Kundendienstmnteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiserute und zu den Entfernungen zwischen den Statinen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erfrderlich [3]. Taxifahrer Sweit Taxifahrer Fahrten im sg. Pflichtfahrgebiet ausführen, genügt die tägliche Angabe des Kilmeterstandes zu Beginn und am Ende der Gesamtheit

10 dieser Fahrten mit der Angabe "Taxifahrten im Pflichtgebiet". Wurde eine Fahrt durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgeht, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden [4]. Sicherheitsgefährdete Persnen Bei sicherheitsgefährdeten Persnen, deren Fahrtrute häufig vn sicherheitsmäßigen Gesichtspunkten bestimmt wird, kann auf die Angabe der Reiserute auch bei größeren Differenzen zwischen der direkten Entfernung und der tatsächlichen Fahrtstrecke verzichtet werden [5]. Fahrlehrer Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner "Lehrfahrten", "Fahrschulfahrten" der Ähnliches anzugeben [6]. Verkaufsfahrer Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z. B. bei Lieferverkehr, und werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilmeterstand swie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen [7]. Die Führung des Fahrtenbuchs knnte früher auf einen repräsentativen Zeitraum vn 12 Mnaten beschränkt werden, wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterlagen. Diese Vereinfachungsregelung ist seit weggefallen. Alle beruflich und privat gefahrenen Kilmeter müssen seit gesndert und laufend im Fahrtenbuch aufgezeichnet werden. Die Führung eines Fahrtenbuchs nur für einen repräsentativen Zeitraum ist in den Lhnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 5 LStR) auch für die Fälle ausdrücklich ausgeschlssen wrden, in denen die Nutzungsverhältnisse keinen Schwankungen unterliegen. Anstelle des Fahrtenbuchs kann ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen. Auch ein elektrnisches Fahrtenbuch wird vn der Finanzverwaltung anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Vraussetzung ist, dass beim Ausdrucken vn elektrnischen Aufzeichnungen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlssen sind, zumindest aber dkumentiert werden. [8] Elektrnische Fahrtenbücher werden aber nicht vn der Finanzverwaltung aufgrund vn Anfragen der Hersteller zertifiziert (= staatlich anerkannt). Der Bundesfinanzhf hat in mehreren Urteilen zur Führung des Fahrtenbuchs Stellung genmmen und dabei die strengen Vrschriften der Finanzverwaltung in vllem Umfang bestätigt (BFH-Urteil vm , BStBl II S. 408, BFH-Urteil vm , BStBl II S. 410 und BFH-Urteil vm , BStBl. II S. 625). Dabei hat der Bundesfinanzhf darauf hingewiesen, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlssener Frm (Buchfrm) geführt werden muss. Lse Ntizzettel können deshalb nach Auffassung des Bundesfinanzhfs schn begrifflich kein Fahrtenbuch sein.

11 Weiterhin hat der Bundesfinanzhf darauf hingewiesen, dass eine sg. Excel-Tabelle ebenfalls kein Fahrtenbuch ist, weil die Eintragungen jederzeit beliebig geändert werden können. Wörtlich hat der Bundesfinanzhf hierzu Flgendes ausgeführt: "Eine mittels eines Cmputerprgramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenen Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt nch Veränderungen vrgenmmen werden können, hne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dkumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei ffen gelegt wird, ist kein rdnungsmäßiges Fahrtenbuch. Der Ausdruck einer slchen Datei ist deshalb zum Nachweis der Vllständigkeit und Richtigkeit der erfrderlichen Angaben nicht geeignet." Der Bundesfinanzhf bestätigt mit diesen Aussagen ausdrücklich die Anfrderungen der Finanzverwaltung an ein elektrnisches Fahrtenbuch. Außerdem hat der Bundesfinanzhf auf Flgendes hingewiesen: Ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlssener Frm geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilmeterstands vllständig und in ihrem frtlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Bei einem elektrnischen Fahrtenbuch, bei dem alle Fahrten autmatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilmeterstand und Fahrtziel erfasst werden, ist vn einer zeitnahen Führung auszugehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums vn bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webprtal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugerdnet werden. Bei einem manuell geführten Fahrtenbuch muss hingegen der dienstliche Fahrtanlass unmittelbar nach Abschluss der Fahrt vermerkt werden. Handschriftliche Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch müssen lesbar sein, da sie anderenfalls ihren Zweck nicht erfüllen können. Dazu genügt es nicht, dass der Arbeitnehmer vrgibt, seine Aufzeichnungen selbst lesen zu können, da sie ihm nicht als Erinnerungsstütze dienen sllen, sndern zum Nachweis der tatsächlich durchgeführten Fahrten gegenüber dem Finanzamt bestimmt sind. Die erfrderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlssene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. S können z.b. Abkürzungen für häufig aufgesuchte Kunden auf einem dem Fahrtenbuch beigefügten Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt werden. Die Anfrderungen an ein rdnungsgemäßes Fahrtenbuch sind aber nicht erfüllt, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, selbst wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden sllten (BFH-Urteil vm , BStBl. II S. 505). Eine vllständige Aufzeichnung der Fahrten verlangt grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die Angaben im Streitfall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse nch der knkret besuchte Kunde ergaben. Ein Fahrtenbuch ist auch dann nicht rdnungsgemäß, wenn in ihm keine Straßen, sndern lediglich Namen vn Unternehmen angegeben werden, die in einer Vielzahl vn Filialen im

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