Korrekturdienste im VWB-Verfahren

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1 Korrekturdienste im VWB-Verfahren Hoa Chi Zohurian-Ghanad Bernd Völkel Erfahrungsaustausch 2012, Hamburg,

2 Inhalt Hintergrund der Überblick über die Funktionsweise der Korrekturdienste Vertragswerke der Korrekturdienste Seite 2

3 Einführung zum VWB-Verfahren Im Falle des Versichererwechsels ist der Vor-Versicherer berechtigt, bei Beendigung des Versicherungsvertrages in der Kraftfahrzeug-Haftpflichtoder Fahrzeugvollversicherung jeweils eine Versichererwechsel- Bescheinigung auszustellen und diese dem Nach-Versicherer auf dessen Anfrage zu übermitteln. Alle Anfragen und Antworten wurden früher ausschließlich in Papierform abgewickelt. Seit 1998 erfolgt der Datenaustausch als VWB-Verfahren weitgehend elektronisch über die GDV DL als Clearingstelle der Versicherer. Der operative Betrieb des VWB-Verfahrens erfolgt durch den Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e.v. als Auftragnehmer der GDV DL. Anfragen, die nicht in elektronischer Form erfolgen, werden in Papierform bei der GDV DL angeliefert und dort für die weitere Verarbeitung elektronisiert. Seite 3

4 Das VWB-Verfahren in Zahlen Jährlich werden rund 6,5 Mio. VWB-Anfragen von der GDV DL entgegengenommen und an den Vor-Versicherer weitergeleitet. Die Quote der in Papierform angelieferten Anfragen konnte in den zurückliegenden zwei Jahren nochmals deutlich auf nun unter 1 % abgesenkt werden. Hinsichtlich der Automatisierungsquote zeigt das VWB-Verfahren deutliches Optimierungspotenzial. Gemäß einer Langfristauswertung der Antwortstrukturen gibt es im Durchschnitt etwa 30 % Negativantworten im VWB-Verfahren, die eine manuelle Nachbearbeitung beim Nachversicherer erfordern. Allein 45 % dieser Negativantworten resultieren aus Fehlern bei der Angabe der Versicherungsscheinnummer in der VWB-Anfrage. Seite 4

5 Entstehung der Die GDV-Arbeitsgruppe Kfz-Zulassung und Versichererwechsel arbeitet seit 2009 an einer Optimierung des VWB-Verfahrens mit dem Ziel, die Automatisierungsquote in der Bearbeitung der Anfragen zu steigern. In mehreren Sitzungen der Arbeitsgruppe sowie einer Unterarbeitsgruppe zu technischen Fragestellungen wurden die Ursachen der Negativantworten detailliert analysiert und Empfehlungen für die Optimierung erarbeitet. (1) Die Grundstruktur des Verfahrens soll unverändert bleiben, so dass bei allen teilnehmenden Versicherern kein Anpassungsbedarf entsteht. (2) Es soll ein Rundschreiben an die Versicherer versandt werden, um auf die häufigsten Fehler in der Verarbeitung sowie deren Behebung hinzuweisen. (3) Die GDV DL wurde beauftragt, die Machbarkeit von Korrekturdiensten zu prüfen, die in ähnlicher Form bereits im evb-verfahren zu einer deutlichen Steigerung der Automatisierungsquote beigetragen haben. Die GDV DL wurde nach Abschluss der Machbarkeitsstudie beauftragt, Korrekturdienste für das VWB-Verfahren zu entwickeln. Seite 5

7 im Überblick VSNR Ausgangslage: Fehlerhafte Angaben der Versicherungsscheinnummer stellen die häufigste Fehlerursache im VWB-Verfahren dar. Mithilfe des AKZ-Registers (Kopie der Zentralruf-Datenbank) wird die vom Nach-Versicherer angegebene Versicherungsscheinnummer überprüft. Korrekturen der Versicherungsscheinnummer erfolgen nur, wenn einwandfrei erkennbar ist, dass die Angabe des Nach-Versicherers falsch ist und wenn die GDV DL die korrekte Versicherungsscheinnummer zweifelsfrei ermitteln kann. Ist die Angabe des Nach-Versicherers korrekt, nicht überprüfbar oder kann die GDV DL die korrekte Versicherungsscheinnummer nicht zweifelsfrei bestimmen, erfolgt keine Korrektur. Seite 7

8 im Überblick VU-Nummer Ausgangslage: Häufig kommt es (bspw. aufgrund unklarer Kundenangaben) zu Verwechslungen verschiedener Konzerngesellschaften des Vor- Versicherers oder verschiedener Versicherer mit Namensähnlichkeiten. Auf Wunsch des Nach-Versicherers prüft die GDV DL, ob die VWB-Anfrage an den korrekten Vor-Versicherer gerichtet ist. Korrekturen des Empfängers einer VWB-Anfrage erfolgen nur, wenn die GDV DL den eigentlich zuständigen Vor-Versicherer zweifelsfrei identifizieren kann. Die Überprüfung erstreckt sich ausschließlich auf Vor-Versicherer, die dieser Vorgehensweise wechselseitig zugestimmt haben. Seite 8

9 VWB-Verfahren ohne Korrekturdienst für VU-Nummern Vorher bei der Pfefferminzia?? Anfrage mit Angabe Pfefferminzia Kunde wechselt zur Lakritzia Nachfrage beim Kunden GDV e.v. Nachversicherer Lakritzia Neue Anfrage mit Angabe PfefferminziaDirekt Ursachen für Verwechslungen: Ähnliche VU-Nummern Verschiedene Konzerngesellschaften des Vorversicherers Unterschiedliche Versicherer mit Namensähnlichkeiten. Zwei Anfragen müssen gestellt werden. Die Lakritzia hat zusätzlichen Aufwand für die Nachbearbeitung der negativen Antworten. Die Pfefferminzia bekommt eine fehlgerichtete VWB-Anfrage. Negative Antwort Positive Antwort Pfefferminzia Vorversicherer PfefferminziaDirekt = Datenfluss Seite 9

10 VWB-Verfahren mit Korrekturdienst für VU-Nummern Anfrage mit Angabe Pfefferminzia Vorher bei der Pfefferminzia?? Kunde wechselt zur Lakritzia Nachversicherer Lakritzia Bucht den VU-Nummern- Korrekturdienst Die Lakritzia erspart sich die manuelle Nachbearbeitung einer VWB-Anfrage aufgrund negativer Antworten. Die PefefferminziaDirekt zahlt nichts für die Bereitschaft zur Entgegennahme von fehlgerichteten Anfragen, bei denen sie der korrekte Empfänger ist. VU-Nr. Korrekturdienst Erteilt Erlaubnis zur Weiterleitung fehlgerichteter Anfragen an den korrekten Empfänger. Pfefferminzia GDV DL/ GDV e.v. Korrekturregister PfefferminziaDirekt Korrigierte Anfrage Positive Antwort Erteilt Erlaubnis zur Umleitung von fehlgerichteten Anfragen, bei denen die PfefferminziaDirekt der korrekte Empfänger ist. Vorversicherer PfefferminziaDirekt Die Pfefferminzia erhält keine fehlgerichteten VWB-Anfragen erhält keine Rückfragen vom Nachversicherer zahlt nichts für die Erlaubniserteilung zur Weiterleitung von fehlgerichteten Anfragen. = Datenfluss = Beauftragung Seite 10

11 im Überblick GSt-Nummer Ausgangslage: Bei verschiedenen Versicherern muss die VWB-Anfrage an die korrekte Geschäftsstelle geleitet werden, um korrekt bearbeitet werden zu können. Auf Wunsch des Nach-Versicherers prüft die GDV DL, ob die VWB-Anfrage an die korrekte Geschäftsstelle des Vor-Versicherers gerichtet ist. Korrekturen der zuständigen Geschäftsstelle des Vor-Versicherers erfolgen nur, wenn die GDV DL die eigentlich zuständige Geschäftsstelle zweifelsfrei identifizieren kann. Seite 11

13 Funktionsweise der Korrekturdienste Korrekturgrundlage Als wichtigste Korrekturgrundlage dienen die Informationen der Kennzeichen-Datenbank des Zentralrufs der Autoversicherer. In diesen Datenbestand melden die Kraftfahrt-Versicherer seit Jahren alle wichtigen Angaben zu den versicherten Risiken und halten diesen aktuell. Die dort enthaltenen Datensätze enthalten neben den Angaben, die durch die Korrekturdienste auf Richtigkeit geprüft und ggf. verbessert werden sollen (VS-, VU- und GSt-Nr.) auch das einem Vertrag zugeordnete Amtliche Kennzeichen (AKZ). Dieses wird bei der Suche nach den entscheidenden Informationen durch die Korrekturdienste als Identifzierungsmerkmal herangezogen. Seite 13

14 Funktionsweise der Korrekturdienste Korrekturgrundlage Im Sinne eines verantwortungsvollen Umgangs mit Daten erfolgt eine klare Trennung zwischen den für den Zentralruf bereitgestellten und den durch die genutzten Datenbeständen. Die Korrekturdienste nehmen daher keinen unmittelbaren Zugriff auf die Kennzeichen-Datenbank. Vielmehr wird für die Korrekturdienste ein gesondert geführtes Register eingerichtet das sogenannte AKZ-Register. In dieses Korrekturregister werden gespiegelte Daten aus dem Zentralruf- Bestand übernommen. Diese werden synchron mit den Updates der Versicherer für die Kennzeichen-Datenbank aktuell gehalten. Seite 14

15 Funktionsweise der Korrekturdienste Korrekturgrundlage Die Datenübernahme in das AKZ-Register beschränkt sich auf die für die erforderlichen Angaben; auf die Datenbestände ausschließlich solcher VU, die eine gesonderte Freigabe für die erteilt haben. Vertragliche Grundlage zur Verwendung der ursprünglich für die Kennzeichen-Datenbank zur Verfügung gestellten Daten ist die Zusatzvereinbarung zum Zentralruf-Vertrag. Vertragliche Grundlage für Einrichtung und Befüllung des AKZ-Registers der Korrekturdienste ist die Zusatzvereinbarung zum VWB-Vertrag. Seite 15

16 Funktionsweise der Korrekturdienste Korrekturgrundlage Die Korrekturdienste suchen über das im VWB-Anfragesatz angegebene Kennzeichen beim Vorversicherer im AKZ-Register einen passenden Datensatz. Allerdings ist im VWB-Anfragesatz nicht immer ein AKZ angegeben ( Muss - Angabe nur bei Anfragegrund 5). In diesem Fall ermitteln die Korrekturdienste unter Verwendung der FIN des VWB-Anfragesatzes und den Angaben des evb-fahrzeugkorrektur- Registers das einem versicherten Fahrzeug zugeordnete AKZ. Mit dem so ermittelten Kennzeichen kann anschließend im AKZ-Register nach den erforderlichen Informationen gesucht werden. Diese Zuhilfenahme der evb-datenbestände hat sich im Pilotbetrieb der Korrekturdienste als effektives Hilfsinstrument erwiesen: ca.17 % der dort korrigierten VS-Nr. wurden so ermittelt. Seite 16

17 Funktionsweise der Korrekturdienste Korrekturgrundlage Zwecks klarer Trennung zwischen den Daten des evb-verfahrens und den durch die n genutzten Datenbeständen nehmen auch hier die Korrekturdienste keinen unmittelbaren Zugriff auf die evb- Datenbank. Vielmehr wird für die Korrekturdienste ein weiteres gesondert geführtes Register eingerichtet das sogenannte FIN-Register. In dieses werden gespiegelte evb-daten übernommen und stets aktuell gehalten. Vertragliche Grundlage zur Verwendung der ursprünglich im Rahmen des evb-verfahrens zur Verfügung gestellten Daten ist die Zusatzvereinbarung zum evb-vertrag. Seite 17

18 Funktionsweise der Korrekturdienste Plausibilitätsprüfungen Es gilt, den vor dem aktuellen Versichererwechsel gültigen Vertrag zu ermitteln ( Vor-Vertrag ). Es muss ausgeschlossen werden, dass die gefundenen Daten sich auf einen gänzlich anderen als den gesuchten Vertrag, ein gänzlich anderes Fahrzeug oder einen anderen Versicherungsnehmer beziehen. Durch die Korrekturdienste ermittelte alternative Daten werden nur in den an den Vorversicherer weiterzuleitenden Anfragesatz übernommen, sofern es sich nicht um Daten handelt, die sich in weiten Teilen von den ursprünglich angegebenen unterscheiden. So vermeiden die Korrekturdienste, dass es zu Verfälschungen eigentlich richtiger Anfragesätze kommen kann. Zur Anwendung kommen Prüfmechanismen, die sich im Rahmen der Korrekturdienste des evb-verfahrens bewährt haben. Seite 18

19 Funktionsweise der Korrekturdienste Plausibilitätsprüfungen Die Angaben des VWB-Anfragesatzes werden mit den Angaben eines über das Kennzeichen ermittelten Datensatzes des AKZ-Registers verglichen. Im Rahmen eines Zeichen für Zeichen vorgenommenen Abgleichs werden die dabei festgestellten Einzelabweichungen gezählt. Liegt die Zahl der Einzelabweichungen unterhalb eines festgelegten Schwellwerts (Toleranz-Grenze), so werden die Angaben des VWB- Anfragesatzes durch die Angaben des AKZ-Registers überschrieben. Dieser Datensatz mit nun korrekten Angaben wird an den Vorversicherer zwecks Beantwortung weitergeleitet. (Folie 20) Liegt die Zahl der Einzelabweichungen oberhalb der festgelegten Toleranz- Grenze, so erfolgt keine Korrektur, und die Angaben des ursprünglichen Anfragesatzes werden unverändert an den Vorversicherer weitergeleitet. (Folie 21) Seite 19

20 Funktionsweise der Korrekturdienste Plausibilitätsprüfung der VS-Nummer VWB-Anfragesatz AKZ-Register der festgestellte Einzelabweichungen 01 Maximal erlaubte Einzelabweichungen (Toleranzeinstellung): 2 Seite 20

21 Funktionsweise der Korrekturdienste Plausibilitätsprüfung der VS-Nummer VWB-Anfragesatz AKZ-Register der festgestellte Einzelabweichungen Maximal erlaubte Einzelabweichungen (Toleranzeinstellung): Seite 21

23 Vertragswerk der Vertragliche Regelungen Zusatzvereinbarung VWB-Vertrag Auftrag zur Durchführung der Korrekturen zum Aufbau der beiden Korrekturregister Festlegung der einzelnen Wahlleistungen mittels Bestellformular (Anlage) Zusatzvereinbarung evb-vertrag Zusatzvereinbarung Zentralruf-Vertrag Freigabe zur Duplizierung der Daten aus evb-fahrzeug-korrekturregister Zentralruf-Kennzeichendatenbank Seite 23

24 Korrekturdienste im VWB-Verfahren Hoa Chi Zohurian-Ghanad Bernd Völkel Erfahrungsaustausch 2012, Hamburg,