Ganzheitliches Management von Geschäftsprozessen mit Microsoft Produkten

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1 Ganzheitliches Management von Geschäftsprozessen mit Microsoft Produkten Christian Reiter Vorstand HRW Consulting Factory AG 1

2 HRW Consulting Factory AG 2

3 HRW Consulting Factory AG Gründung: Vorstand: Christian Reiter Aufsichtsrat: Prof. Dr. Klaus Helling Prof. Dr. Thomas Allweyer Stephan Reiter Sitz: Saarbrücken Niederlassungen: München und Birmingham Mission: Unsere Kernkompetenz ist der Aufbau und das effiziente Durchführen von Prozessmanagement. 3

4 Portfolio HRW Management und Methodenberatung HRW Academy Business Process Managementg Process Management Tools Aufbau von Process Competence Center Geschäftsprozessoptimierung In- / Outsourcing (Prozesse / IT) ITIL, SOX, ISO 900X Studien Vergleich von Modellierungswerkzeugen Business Process Model Converter (BPMC) BPM Converter (bidirektional) MS Visio ARIS MS-BizTalk (planed) SAP Netweaver XI (planed) Popkin (planed) Casewise (planed) Adonis (planed) SAP R/3 Redokumentation SAP System Analyse SAP Redokumentation SAP Systemvergleich SAP Branchenbenchmarks SAP gestützte Geschäftsprozesse Seminare BPM BSC UML Trainings MS Visio 2003 ARIS Toolset Casewise 4

5 Kunden der HRW (Auszug) Consulting Transport & Logistik Automotive Prozess Industrie Telekom / Energie Financial Services Solutions others Products Studies Studies Trainings Trainings / / Seminars Seminars 5

6 Was verstehen wir unter Prozessmanagement? 6

7 Funktionale vs. prozessorientierte Organisation Leistungen L1 L2 L3 L4 F1 Vertrieb F2 Funktionen F3 F4 Materialwirtschaft Produktionsplanung Produktion Ressourceneffizienz hoch Leistungen L1 L2 L3 L4 F1 Vertrieb 1 Vertrieb 2 Vertrieb 3 Vertrieb 4 Prozeßeffizienz niedrig F2 Funktionen F3 Materialwirtschaft 1 wirtschaft Material- 2 Materialwirtschaft 3 wirtschaft Material- 4 Produktionsplanung 1 planung 2 planung 3 planung Produktions- Produktions- Produktions- 4 Ressourceneffizienz niedrig F4 Produktion 1Produktion 2Produktion 3Produktion 4 Prozeßeffizienz hoch 7

8 Hybride Organisationsformen Werkstypologie Prozeßketten Komponentenwerke Entwicklung Aggregatewerke Montagewerke Vertrieb Konstruktion, Dokumentation CAD und Produktdokumentation Serienvorbereitung Entwicklungsplanung Integrierte Engineering-Systeme Einkauf PPS Integrierte Einkaufs-Systeme Disposition, Auftragsabwicklung Materialabruf und Bewegung Entwicklungslogistik Standardsoftware Integrierte Logistik-Systeme Integrierte Vertriebs- Systeme Fertigungsund Montagesteuerung Werkstattsteuerung Ebene 2- / Zellrechner- Konzept Aggregatesteuerung Montagesteuerung 8

9 Zielsetzung der Modellierung Die Zielsetzung der Modellierung beeinflußt erheblich die Vorgehensweise und die zu nutzenden Konventionen. Bwl. Realität Zielsetzung Business Engineering Analyse/ Simulation Prozeßkostenrechnung Einführung von Workflow-Systemen Zertifizierung ISO 9000 Einführung von Standardsoftware Heute (Ist-Situation) Morgen (Soll-Situation) Entwicklung von Software SOX 9

10 Unterschiedliche Sichten Sicht: Zentrales Prozessmanagement PM Sind die Prozesse optimiert? Sind die Prozessschnittstellen bekannt? Sind die Prozesse veröffentlicht? Tools: ARIS, Visio, Casewise, Adonis? Sicht: Qualitätsmanagement Sind die Prozesse dokumentiert und standardisiert? Wer hat welche Verantwortung? Tools: Visio, MicrografX, ARIS? Es stellt sich die Frage der INTEGRATION! (Prozesse + Methoden + Tools) In welchen Prozessen haben ich Risiken und welche Kontrollen brauchen wir? Tools: SOX Audit Manager, Visio, IBO? Sicht: Risiko Management Wie können die Prozesse am besten unterstützt werden? Welche Anforderungen sind vorhanden? Wie sehen meine SAP Prozesse aus? Tools: Rational Rose, ARIS, Visio? Sicht: Application Management 10

11 Untersuchungsgegenstand Ebene Bedeutung Gegenstand Aufbau/ Optimierung Prozessarchitektur Unternehmen Strategisch Kernprozesse Untersuchung/ Optimierung Teilbereich Business Unit Strategische/ Operativ Kernprozesse/ Teilprozesse Untersuchung/ Optimierung Abläufe Abteilungen Operativ Arbeitsabläufe 11

12 Finanzdienstleister: Aufbau Prozessmanagement Projektauftrag Aufbau Prozessmanagement Kunde Branche Projektumfang Projektstandort Projektsprache Aufgaben Dresdner Bank AG Geschäftsbank 28 Monate Frankfurt / M Deutsch / Englisch Beratende Tätigkeit: Rollout von Prozessmanagement Software Trainings Unterstützung von Projekten Definition der Modellierungskonventionen Verhandlung von Rahmenverträgen für den Dresdner Bank Konzern 12

13 Finanzdienstleister: Aufbau Prozessmanagements / SOX Projektauftrag Kunde Branche Projektumfang Projektstandort Projektsprache Aufgaben Aufbau Prozessmanagement und Erstellung der gesamten Dokumentation für Sabanes Oxley Act ING-DiBa Geschäftsbank 6 Monate Frankfurt / M deutsch Projektunterstützung: Aufbau der Konventionen Trainings Durchführung der Workshops Identifikation der Risiken und key controls Testing der Prozesse 13

14 Ausgangslage bei zahlreichen Kunden Modellierungswerkzeuge: Viele Kunden nutzen MS-Visio als benutzerfreundliches Werkzeug. Zahlreiche Kunden nutzen auch spezielle Werkzeuge für die Prozessmodellierung: ARIS, Casewise, Popkin, Adonis, Viele Großkunden nutzen EAI Plattformen wie MS-BizTalk und SAP Netweaver. Bedarf zur Integration unterschiedlicher Prozessplattformen Anwendungssysteme: SAP wird bei vielen Großkunden eingesetzt, um gut strukturierte Massenprozesse zu unterstützen. Microsoft Produkte werden für flexible, dialog intensive Prozesse eingesetzt. Wie sehen unsere Geschäftsprozesse aus? 14

15 Nutzung von Visio als BPM Plattform durch BPMC (Business Process Model Converter) 15

16 Business Process Management: Worauf kommt es an? Einbindung von Prozessbeteiligten über vertraute Anwendungen Einbeziehung unstrukturierter Informationen in Prozesse Transparenz und Kontrolle über Prozesse Modellierung Ausführung Analyse Einfaches Übertragen von Prozessen auf die IT-Infrastruktur Zusammenspiel zwischen Business- Anwendern und IT Integration von Systemen Einbindung von Geschäftspartnern Flexible Anpassung und Optimierung 16

17 Modellierung mit vertrauten Anwendungen Prozessowner definieren Prozesse mit Zusätzliche/alternative Partnerlösungen: Visio-basierte Modellierungswerkzeuge Integration mit ARIS Modellierung Ausführung Analyse IT-Anwender bilden Prozesse auf Infrastruktur ab mit Visual Studio unterstützt den Import von BPEL Minimaler Entwicklungsaufwand 17

18 Modellierung: Business Process Model Converter (BPMC) Modellierungswerkzeuge 5 MY 6 MY Methodology Konfiguration MY 2 MY 3 MY 4 MY Workflow Systeme EAI-Syseme ERP- Systeme Portale 18

19 Start F1 E1 F5 10 Minute(n) E5 F6 E6 F3 E3 F4 20 Minute(n) E4 Beispiel einer Anwendungsarchitektur für BPM Converter Zielgruppe Funktionalität Tool Prozessanwender Process Publishing Beispiel: Intranet: html generiert aus Prozessdesigner Prozessadministrator Prozesscontroller Prozessmodellierung Prozesskonsolidierung Reporting Kennzahlenanalyse BSC PCR Simulation, Workflow SAP Redokumentation Low End Modellierungswerkzeuge BPMC High End Modellierungswerkzeuge (z.b. Casewise, ARIS ) Zusatzmodule für High End Modellierungswerkzeuge 19

20 Vorgehensweise für Modellaustausch zwischen Visio und ARIS ARIS Visio: ARIS Operativ-DB ARIS XML-File BPMC Transformation gemäss Mappingtabelle Visio Visio XML-Files XML-Files Visio XML-Files Visio Visio XML-Files XML-Files Öffnen, Neuanlegen, Verändern der Modelle XML-Export Visio ARIS: ARIS Operativ-DB Möglichkeit 2: XML Import in Merge-DB Update-Merge in Operativ-DB (wenn GUID nicht vorhanden) Möglichkeit 1: Direkter XML Import (wenn GUID vorhanden) ARIS XML-File ARIS Merge-DB BPMC Transformation gemäss Mappingtabelle Visio Visio XML-Files XML-Files Visio XML-Files Visio Visio XML-Files XML-Files 20

21 Methodenkonfiguration Die zu überführenden Objekte müssen in ihrem Kontext betrachtet werden. Die Analyse ergibt die Zuordnung der Objekte in Tool A zu den Objekt- /Symboltypen in Tool B. freiform v Tool A Modelle BPMC v Tool B Modelle Tool B XML Tool B XML 21

22 Vorgehensmodell BPMC - Einführung Konventionenworkshop Shape- / Filtererstellung BPMC Customizing BPMC - Manuals erstellen Installation / Roll out Bedürfnisaufnahme Kunde (Funktionalität) Prozessarchitektur festlegen (Gruppen- / Folderstruktur) Methodenanalyse je Werkzeug Methodenfestlegung Modelle Objekte Attribute Kanten Transformationsregeln Quelle Ziel festlegen Anpassen der jeweiligen Tools auf die verwendeten Konventionen z.b. Erstellung der Filter Erstellung von Shapes Einbindung der Filter in die Tools Kurzeinführung in die Modellierung vor Ort oder Beschreibung in einem Manual Anpassen des BPMC an die festgelegten Schnittstellen und Methodenkonventionen ggf. Erweiterung um non-standard Funktionalität Test mit aktuellen Kundendaten Erstellung einer Bedienungsanleitung für BPMC I nstallationsanleitung BPMC Beschreibung der genutzten Funktionalitäten in den gekoppelten Tools, z. B. XML-Import / Export Changemanagementkonzept Installation benötigter Software (z.b. Java) Einstellung von geforderten Systemparametern Installation BPMC Abnahmetest und Übergabe Einführung in den BPMC 1 Tag vor Ort 0,5 Tag vor Ort 1 Tag vor Ort 22

23 Beispiel: Process Management within Deutsche Börse AG History CFO Section Process Management founded Process Management In 2002 Process Engineering working solely with external support Since 2003, 2 internal FTE employed in Process Engineering Corporate Project Coordination Process Engineering Management of Shareholdings 23

24 Beispiel: Process Management within Deutsche Börse AG Process Consolidation of activities, that require input and generate value for the customer. Process Engineering Approach of Process Engineering Fundamental review of group-wide processes Radical (re-)design of essential business processes Our mission is to improve substantially the efficiency of processes. 24

25 Beispiel: Process Management within Deutsche Börse AG Process Landscape Setup for Customer Relationship Management Customer Management Development Marketing & Sales Customer Service Operations Innovation Process Product Development Sales Process (Pre-Sales/Sales/After-Sales) Campaign Management Process Customer Care Processes Customer Interaction Process Connection Process Change Management (incl.cancellations) Direct Customer Contact Maintenance Customer Lifetime Cycle Implementation Targetgroup addressing Customer application Consulting, Offer Consulting, Sales Operation Corporate/ Group Functions Technology Corporate Group functions and activities (extract): - Strategic Planning and Strategic Controlling - Accounting and Controlling - Corporate Communications - Process Management - Human Resource Management System Development Indirect Customer Contact The identified CRM Core Processes covers the whole Customer Lifetime Cycle and are easily integrated into the Process Model of Deutsche Börse Group. 25

26 Beispiel: Process Management within Deutsche Börse AG Process Management interacts with functional sections via BPM-Converter Process Management Functional Section Uses ARIS Uses MS-Visio Performs process analysis Responsible for Re-engineers processes optimizations within their part of the overall Links processes of different process sections together BPM Documents own Generates value chain overview Converter processes Acts as consultants for group Documents interfaces to wide processes other functional sections Sets documentation standards Centralizes all documented processes 26

27 Beispiel: Process Management within Deutsche Börse AG Deutsche Börse and HRW Consulting will implement BPM-Converter End of February 2004: Implementation of Prototype Q2: Testing and Simulation of Software, Setup of interface to relevant sections Q3: Final implementation with ongoing exchange of documents with involved sections 27

28 Finanzdienstleister: Aufbau Prozessmanagement / BPMC Projektauftrag Aufbau Prozessmanagement Kunde Branche Projektumfang Projektstandort Projektsprache Aufgaben Deutsche Börse Börse 2 Monate Frankfurt / M deutsch Produkt Implementierung: Einsatz BPMC (Visio Aris Schnittstelle im Prozessmanagement der deutschen Börse Kooperation mit Microsoft 28

29 SAP Re-Dokumentation mit Visio 29

30 Analyse von SAP Systemen Testcompany2 Welche Transaktionen werden genutzt? 30

31 Prozesslandkarte 31

32 Geschäftsprozess 32

33 Unterschiedliche Branchen: Projekte SAP Redokumentation Projektauftrag Kunde Branche Projektumfang Projektstandort Projektsprache Aufgaben verschiedene Jeweils Manntage Deutsch, Englisch, Französich Projektunterstützung Systemanalyse Aufdecken von Optimierungspotentialen Service Level Agreements Business Process Optimization Sabanes Oxley EAI 33

34 Ausblick und Weiterentwicklung 34

35 Ausblick: Integration in Visio In development Nutzung von Microsoft Standard Assistenten 35

36 Ausblick: Austausch mit SAP Solution Manager In development Select your processes from the reference model based on SAP redocumentation, design your company processes graphically in Visio and transport into Solution Manager (contains the link between processes and the customizing settings). 36

37 Ausblick: Austausch mit Biztalk Server In development 37

38 Microsoft-Produkte im Prozesslebenszyklus Businessanwender definieren Prozesse mit Visio Businessanwender steuern Prozesse über das meist vorhandene und vertraute Office Businessanwender analysieren die Prozessabläufe in SharePoint oder Excel Modellierung Ausführung Analyse In Visio modellierte Prozesse werden mit Visual Studio auf die Systemlandschaft abgebildet (Orchestrierung) Prozesse werden über heterogene Systeme hinweg von BizTalk ausgeführt. Benutzer werden über Exchange/Outlook (push) und SharePoint/CMS/CS/Office (pull) eingebunden; Prozessregeln können per Mausklick verändert werden BizTalk stellt KPIs in Echtzeit zur Verfügung Heterogene Systeme (auch Hostsysteme) werden über WebServices oder proprietäre Technologien via BizTalk Adapter oder den Host Integration Server integriert 38

39 Microsoft bietet die vollständige BPM-Plattform Durchgehende Unterstützung: von der Modellierung bis zur Systemintegration Bewährtes Front-End (meist vorhanden) Single point of access (push und pull) Modellierung Ausführung Analyse Prozessorchestrierung und -ausführung (Trennung von Prozess- und Systemschicht) Interoperabilität Hosts Business Apps Durchgehend sichergestellte Identitäten Bewährte Plattform Volle Abdeckung des Prozesslebenszyklus 39

40 Unsere Partner vervollständigen den Process Lifecycle HRW Consulting: Erstellung der Prozessmodelle durch Redokumentation von SAP Identifizieren von Optimierungspotenzial (branchen-, LOB- und kundenspezifisch) Ko-Existenz/Integration Visio/ARIS Einbindung aller relevanten Personen in die Prozessdefinition und dokumentation AG: Konzeption ganzheitlicher, kundenspezifischer Lösungen Erstellung von Proof of Concepts Integration in bestehende Systemlandschaften Implementierung ixto: SQL Server Business Intelligence-Lösungen Modellierung Ausführung Analyse Modellierung Ausführung 40

41 Zusammenfassung 41

42 Zusammenfassung Wir können SAP Prozesse teilautomatisiert redokumentieren. Wir integrieren heterogene Modellierungsumgebungen (Visio, ARIS, Casewise, ). Wir wollen die Modelle nach BizTalk Server überführen können Wir wollen die Modelle an SAP Solution Manager überführen können. Kontakt: Wolfgang Kullmann und Christian Reiter HRW Consulting Factory AG Tel.:

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