Nutzenanalyse und Erfahrungsbericht zur Einführung von Impax im Universitätsklinikum Dresden

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1 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Nutzenanalyse und Erfahrungsbericht zur Einführung von Impax im Universitätsklinikum Dresden Jörg Böttcher pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH Ammersbek

2 Patient Process Healthcare Consulting GmbH (pphc) Gegründet 1998 Fokus Klinisches Prozess-Management mit IT-Unterstützung (Planung -> Produktiv-Betreuung) Wissenschaft Kooperation Universitätsklinikum Marburg Projekte 2008/09 Universitätsklinikum Bonn Universitätsklinikum Köln Universitätsklinikum Dresden Microsoft Partner Business Intelligence (BI) in Healthcare 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 2

3 Themen 1. Projektumfeld PACS im UKD 2. Pradigmenwechsel Radiologie PACS -> Klinik/Campus-PACS 3. Projekt-Management 4. Beispiel Teilprojekt 1: zentrale Komponenten Speicher- und Archivkonzept 5. Beispiel Teilprojekt 5: Demo 6. Beispiel Teilprojekt 6: Web-Verteilung 7. Zusammenfassung 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 3

4 Zentren 7 Kliniken / Polokliniken 24 Institute 14 Planbetten (vollstationär) 1220 Fälle (vollstationär, 2008) Plätze (Tagesklinik) 130 Fälle (Tagesklinik, 2008) Ambulante Fälle (2008) Mitarbeiter 3.761, pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 4

5 Themen 1. Projektumfeld PACS im UKD 2. Pradigmenwechsel Radiologie PACS -> Klinik/Campus-PACS 3. Projekt-Management 4. Beispiel Teilprojekt 1: zentrale Komponenten Speicher- und Archivkonzept 5. Beispiel Teilprojekt 5: Demo 6. Beispiel Teilprojekt 6: Web-Verteilung 7. Zusammenfassung 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 7

6 Radiologie PACS vs. Campus-PACS Radiologie PACS Eigenständiges System unter Hoheit Radiologie (einschl. Know How) Eignes Rechtesystem (= Doppelpflege) Partielle Synchronisation KIS/PDM Abdeckung weiterer Kliniken nur rudimentär Fokus: wie bekomme ich meine Daten in das PACS? Campus PACS Teil des KIS-Systemes unter zentraler Führung Einheitliches KIS-Rechtesystem auch für PACS Generisches Konzept für alle bildgebenden Bereiche Fokus: wie erfolgt der elegante Bild-Zugriffe für alle Anwender? 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 8

7 Themen 1. Projektumfeld PACS im UKD 2. Pradigmenwechsel Radiologie PACS -> Klinik/Campus-PACS 3. Projekt-Management 4. Beispiel Teilprojekt 1: zentrale Komponenten Speicher- und Archivkonzept 5. Beispiel Teilprojekt 5: Demo 6. Beispiel Teilprojekt 6: Web-Verteilung 7. Zusammenfassung 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 11

8 Zielsetzung Campus-PACS Die für ein Campus-PACS geforderte Zentralisierung der bislang dezentralen Systeme soll eine 100% PACS-Integration in das bestehende KAS (ORBIS) von order-entry bis zur Ergebnis-Präsentation sicherstellen durch: ein einheitliches campus-weites Konzept für Modalitäten-Integration, Befundung, Bildbearbeitung und Viewing mit Wegfall des Film- Managements, ein durchgängiges Speicherkonzept mit qualitätsgesichertem PACS- Archiv und garantierter Verknüpfung Bild / Befund / Auftrag / Fall / Patient, ein durchgängiges System-Konzept für zentrale und dezentrale Komponenten mit proaktivem Anlagen-, System- und Lifecycle- Management pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 12

9 Projektgliederung Das PACS- Projekt wird in folgende 13 Teilprojekte (TP) unterteilt: TP 01 zentrale Komponenten (HW/SW) mit Campus Speicher- und Archiv-Konzept TP 02 Integration bildgebender Systeme der Radiologie einschl. Schnittstellen TP 03 Integration weiterer Bereiche mit bildgebenden Systemen TP 04 Befundung bildgebender Systeme nach RöV (Radiologie) TP 05 Bild-Demonstrationen in klinischen Konferenzen TP 06 Bild-Verteilung und -Betrachtung (sog. Web-Viewing) TP 07 Bild-Bearbeitung und -Verarbeitung (sog. Reviewing) einschl. OP-Planung TP 08 Bild- Betrachtung im OP bzw. sterilen Bereich TP 09 Bild-Import(CD, Film,..) von Fremd-Aufnahmen (Fremd = nicht UKK) TP 10 Bild-Export(CD, Film,..) TP 11 Externe digitale Bild- und Befund-Kommunikation (WAN) TP 12 Heimarbeitsplatz TP 13 Support Produktiv-Betrieb 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 13

10 Sharepoint-basierte Projekt-Kommunikation Jedem Teilprojekt (TP) sind verantwortliche Mitarbeiter ( Mandatsträger ) aus den betroffenen Kliniken, Institutionen zugeordnet. Um den besonderen Anforderungen der Dokumentation und Kommunikation gerecht zu werden, wird für das Projekt ein sogenannter Microsoft Sharepoint Server eingesetzt, der allen Mitgliedern zur Verfügung steht und die notwendige Transparenz sicherstellen soll. Hierbei wird für jeden Themenbereich eine eigene Homepage mit aktuellen Mitteilungen, Konzept- und Produktbeschreibungen, Projekt-Status- Informationen sowie einer Offene-Punkte-Liste zur Verfügung gestellt. Für das Projekt-Controlling gibt es eine eigene Homepage mit der Zusammenfassung aller Ergebnisse. Der Projektstatus (jour fixe) wird 14-tägig erfasst. Aufgabenstellung Projektstatus Navigationsleiste Teilprojekte Termine 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 14

11 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie Kick-off PACS-Projekt UKK Projektstatus-Verfolgung Einheitlich wurden für alle Teilprojekte bzw. deren Komponenten folgende 9 Meilensteine definiert, wobei Nr. 5 und 8 als übergeordnete Meilensteine im Management-Reporting fungieren: (1) Start der Aktivität begonnen (2) Erhebung der IST-Situation abgeschlossen (3) Erhebung des Anforderungsprofils abgeschlossen (4) Ausarbeitung Lösungskonzept abgeschlossen (5) Freigabe des Lösungskonzeptes durch klinische Leitungen, Agfa und IT-Direktion (6) Technische Implementierung abgeschlossen (7) Schulung/Einweisung abgeschlossen (8) Produktivbetrieb aufgenommen (9) Teilabnahme/Endabnahme abgeschlossen Unterschrift!

12 KIS-RIS-PACS Paradigma KIS-RIS-PACS kann nur als Einheit betrachtet werden. Ein PACS kann nicht isoliert betrachtet werden. Nur eine in den medizinischen Leistungsprozess integrierte Betrachtung liefert vernünftige Konzepte pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 16

13 Standort Haus 9 Haus pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 17

14 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 18

15 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 19

16 Standort Haus 59 Haus pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 20

17 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 21

18 Standort Haus 59 Haus pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 22

19 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 23

20 Standort Haus 84 Haus pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 24

21 Standort Haus 21 Haus pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 25

22 Institut und Poliklinik für Radiologische Diagnostik - Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Haus 21 Raumplan pp-navigator Szenario-Manager: Facility-Szenario = F 2006 / Workspot-Szenario = WS PACS 2008 PP-Navigator OA-Zimmer Sekr Flur Bef Bef Personal Sono a U Sono Vorbereitung Flur a U Sono Versorgung Sono 3 Legende 01_Anmeldung/ Leitstelle 03_Umkleide/ Vorbereitung Soll-Konzept 02_Wartezone 04_Untersuchung/ Behandlung Standard KIS PC /239 Demonstration Zentraler Arbeitsbereich a Dienstraum 05_Befundung/ Dokumentation 07_Schwester/MTRA/ Physiker 09_Technik/EDV 06_Demonstration/ Konferenzen 08_Schreibdienst/ Sekretariat/Archiv 10_Reinigung/ Materiallager KIS PC 20" OP Betrachtung OP Demonstration OG Flur 7/Wartebereich Ausschreibung 2 x 2 MP c Ausschreibung 2 x 3 MPsw In PACS zu integrieren b MRT-Technik a MRT MR Bedienen MR 11_Sozialbereich 12_Forschung 14_Flur 13_Aus-/ Weiterbildung Betrachtung (A) Befundung Röntgen (B) /136 H21 Demo 135/136 PC Austausch Stilllegung Sonstige Beschaffung Offene Position DL Bedienen DL/Rö LST Leitstelle Rö Durchleuchtung c U d U Vorbereitung MRT Flur 3 03/05_Aufklärung/ Befundung 04/05_Behandlung/ Befundung 05/07_Auswertung/ Bedienplatz 07/09_MTRA/ Technik 03/07_Vorbereitung/ MTRA 05/06_Befundung/ Demonstration 05/08_Befundung/ Schreibdienst 08/09_Archiv/Technik Befundung Schnittbild (D) Demo(E) Einfachprojektion a WC 07/12_Physiker/ Forschung 12/13_Forschung/ Bildung Flur 6 00_in Abklärung Demo(E) Doppelprojektion Warten Untersuchung 10,00m Visio-Maßstab: 7,7 mm = 1 m Flur Flur Patient Process Healthcare Consulting GmbH (pphc) pp-navigator V2 Datei: Haus 21 Rad.VSD DB = Dresden2007 Gedruckt: 23. Juni 2008 Erstellt: I. Böttcher / Geändert: I.Böttcher pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 26

23 Zusammenfassung Projektmanagement Ein Campus-PACS erfordert im Gegensatz zu einem Radiologie- PACS, eine Zentralisierung von bisher isolierten Klinikaktivitäten zur Sicherstellung der Beherrschbarkeit (proaktives Systemmanagement), des campusweiten Anwender-Nutzen und der Wirtschaftlichkeit. Kritische Erfolgsfaktoren hierbei sind: IT-Rahmenkonzeption Anlagen-Dokumentation Prozess-Dokumentation Projekt- bzw. Managementorganisation Kommunikation für die Projektbeteiligten Management der kontinuierlichen Weiterentwicklung 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 27

24 Themen 1. Projektumfeld PACS im UKD 2. Pradigmenwechsel Radiologie PACS -> Klinik/Campus-PACS 3. Projekt-Management 4. Beispiel Teilprojekt 1: zentrale Komponenten Speicher- und Archivkonzept 5. Beispiel Teilprojekt 5: Demo 6. Beispiel Teilprojekt 6: Web-Verteilung 7. Zusammenfassung 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 28

25 Patienten-Akte einschl. PACS und DMS Orbis Client Orbis Patientenakte mit PACS/DMS-Links Integrierter PACS-Viewer (Web) Integrierter DMS-Viewer (Web) PACS- Archiv (DICOM) Dokumenten- Management- System (Non-DICOM) 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 29

26 Bildnutzende Abteilungen Langzeit-Archiv UKD PACS Speicher und Archiv-Konzept Orbis Integration Bilderzeugende Bilderzeugende Abteilungen KIS-gesteuert (ORBIS) Produktiv-Server Archiv- Server Online Archiv mit zeitversetzter Komprimierung (ca. 2 Jahre) ORBIS 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 30

27 Bildnutzende Abteilungen Temporär- Speicher Langzeit-Archiv UKD PACS Speicher und Archiv-Konzept schnelles Fremd-Bild-Management Bilderzeugende Bilderzeugende Abteilungen Temporär KIS-gesteuert (ORBIS) Eingangs- Server Produktiv-Server Archiv- Server Online Archiv mit zeitversetzter Komprimierung (ca. 2 Jahre) ORBIS 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 31

28 Bildnutzende Abteilungen Temporär- Speicher Langzeit-Archiv UKD PACS Speicher und Archiv-Konzept Bilder ausserhalb der Patientenversorgung Bilderzeugende Bilderzeugende Abteilungen Temporär Nicht KIS-gesteuert Eingangs- Server Archiv- Server 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 32

29 Bildnutzende Abteilungen Temporär- Speicher Langzeit-Archiv Langzeit-Archiv UKD PACS Speicher und Archiv-Konzept Bilderzeugende Bilderzeugende Abteilungen Temporär KIS-gesteuert (ORBIS) Nicht KIS-gesteuert Eingangs- Server Produktiv-Server Archiv- Server Online Archiv mit zeitversetzter Komprimierung (ca. 2 Jahre) ORBIS 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 33

30 Themen 1. Projektumfeld PACS im UKD 2. Pradigmenwechsel Radiologie PACS -> Klinik/Campus-PACS 3. Projekt-Management 4. Beispiel Teilprojekt 1: zentrale Komponenten Speicher- und Archivkonzept 5. Beispiel Teilprojekt 5: Demo 6. Beispiel Teilprojekt 6: Web-Verteilung 7. Zusammenfassung 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 34

31 Teilprojekt 5 Demo: Organisation der Konferenzen Planung für 10 Konferenzräume Themen Ausstattung Raum, Beleuchtung, Sicherheit, Netzwerk Einfach vs. Doppel-Projektion Theken- bzw. Tisch-Einbau für System Klärung Beamer-Aufhängung Leinwand Verkabelung Beamer (DVI) Multimedia Steuerung Themen Organisation Wer leitet? Wer ist Teilnehmer? Welche Untersuchungen werden gezeigt? An welchen Tagen mit Uhrzeit und Zyklus? 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 35

32 Teilprojekt 5 Demo: Organisation der Konferenzen Festlegung des Wochenzyklus mit Regelwerk für einen Konferenzraum Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Zeit 07:45-08:00 Konferenz Schädelbasis Impax Liste NRA_Schädelbasis Ort H 59 R Leitung Teilnehmer HNO, MKG, AUG, NCH, NRA Regel keine Regel Zeit 08:15:00-09:00 07:45-08:30 07:45-08:30 07:45-08:30 07:45-08:30 Ort H 59 R H 59 R H 59 R H 59 R H 59 R Konferenz 1 RAD-KI-NCH RAD-KI-NCH RAD-KI-NCH RAD-KI-NCH RAD-KI-NCH Impax Liste 1 RAD_KI_NCH Mo RAD_KI_NCH RAD_KI_NCH RAD_KI_NCH RAD_KI_NCH Leitung 1 RAD RAD RAD RAD RAD Teilnehmer 1 NCH NCH NCH NCH NCH Regel 1 keine Regel Konferenz 2 NCH/NRA NCH/NRA NCH/NRA NCH/NRA NCH/NRA Impax Liste 2 NRA_NCH Mo NRA_NCH NRA_NCH NRA_NCH NRA_NCH Leitung 2 NRA NRA NRA NRA NRA Teilnehmer 2 NCH NCH NCH NCH NCH für NCH alle CT, MRT und XA Fr- Regel 2 Mo 06:00-06:00 für NCH alle CT, MRT und XA Vortag 06:00-06:00 Zeit 08:45:00-09:45 08:45-09:15 Konferenz Tumorboard NCH/Strahlentherapie Psychiatrie (14 täglich) Impax Liste NRA_Tumorboard NRA_PSYCH Ort H 59 R H59 R Leitung NRA NRA Teilnehmer UCC, NCH, NRA Regel keine Regel für PSY, PSO alle MR ltz. 14 Tage 06:00 Zeit 16:00-17:00 Konferenz Neuropatho (monatlich) Impax Liste NRA_Neuropatho Ort H 59 R Leitung NRA Teilnehmer Regel keine Regel Zeit 17:00-18:30 Konferenz Epilepsie(monatl.) Impax Liste NRA_Epilepsie Ort H 59 R Leitung NRA Teilnehmer Regel keine Regel 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 36

33 Themen 1. Projektumfeld PACS im UKD 2. Pradigmenwechsel Radiologie PACS -> Klinik/Campus-PACS 3. Projekt-Management 4. Beispiel Teilprojekt 1: zentrale Komponenten Speicher- und Archivkonzept 5. Beispiel Teilprojekt 5: Demo 6. Beispiel Teilprojekt 6: Web-Verteilung 7. Zusammenfassung 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 37

34 Teilprojekt 6 Web-Zugriff: Darstellung ORBIS und Bildaufruf (auftragsbezogen) 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 38

35 Teilprojekt 6 Web-Zugriff: Darstellung im IMPAX FX Webviewer (auftragsbezogen) 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 39

36 Teilprojekt 6 Web-Zugriff: Darstellung ORBIS und Bildaufruf (fallbezogen) 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie Kick-off PACS-Projekt UKK

37 Teilprojekt 6 Web-Zugriff: Darstellung im IMPAX FX Webviewer (fallbezogen) 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie Kick-off PACS-Projekt UKK

38 Themen 1. Projektumfeld PACS im UKD 2. Pradigmenwechsel Radiologie PACS -> Klinik/Campus-PACS 3. Projekt-Management 4. Beispiel Teilprojekt 1: zentrale Komponenten Speicher- und Archivkonzept 5. Beispiel Teilprojekt 5: Demo 6. Beispiel Teilprojekt 6: Web-Verteilung 7. Zusammenfassung 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 42

39 Tipps zu Beschaffungs-Maßnahmen Problem: Ausschreibungsrecht und Klagewut einzelner Hersteller unterstützt nicht immer die strategische Planung und hierzu abgeleitete Beschaffungsmaßnahmen Stellen Sie sicher, dass Ihr Haus eine strategische Rahmenplanung mit abgeleiteter IT-Rahmenkonzeption verabschiedet hat - > Konzept integrierte Systeme vereinfacht IT-Beschaffung Orientierung and der UfAB mit der erweiterten Richtwert- Methode reduziert Einspruchschancen bei der Vergabekammer und enthält Freiheiten für die Dumping- Problematik Schreiben sie auf Basis klinischer Leistungsprozesse aus ( konstruktiv funktionale Ausschreibung ), dies reduziert Risiko, dass Beauftragung unvollständig ist (Kosten!) 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 43

40 Zusammenfassung(Take Home Messages) KIS-RIS-PACS -> Integrierte Lösung weniger Schnittstellen, bereichsübergreifende Koordination nur ein Datenmodell (aber komplexer!) RIS-PACS Defizite der integrierten Systeme = Vergangenheit! -> RIS-PACS als Subsystem verliert im KH an Bedeutung Klinik/Campus-PACS = Vollendung einer KIS-Konzeption -> performante Web-Verteilung stärkt die KIS-Akzeptanz -> Integration aller bildgebenden Bereiche nur schrittweise möglich -> Standardisierung im Front-End unabdingbar (z.b. Demo-Systeme) -> Cave: Neu-Aufstellung der IT notwendig! PACS ist (wie KIS) ein unendliches Projekt mit speziellen Anforderungen -> Inhaltliche Segmentierung (PACS Teilprojekte 1-13) -> zeitliche Segmentierung (Projekt 2009, 2010,..) -> Professionelles Anlagen-Management mit Monitoring -> Projekt- und Kommunikations-Management (z.b. MS Sharepoint & Addons) 2009 pphc Patient Process Healthcare Consulting GmbH / 12. Anwenderforum der PlanOrg Medica GmbH Folie 44