Prozessmanagement. Unternehmen. einfach und nachhaltig: Kernkompetenzen

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1 5. Process Solutions Day Mai 2010 Frankfurt Mörfelden einfach und nachhaltig: Prozessmanagement 10 praxiserprobte Bausteine zur konsequenten Integration eines unternehmensweiten Prozessmanagementsystems binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions Schützenallee 1 l Hannover Telefon +49(0) Telefax +49(0) Internet Dipl.-Ing. Marco Idel Geschäftsführender Gesellschafter 1 Unternehmen Kernkompetenzen Organisationsberatung, Software für Business Process Management (BPM), Managementsystemberatung und Anwendungen zur Prozessautomatisierung. Historie 1985 Dr. Binner Unternehmensberatung 1988 Vorstellung des Prototyps sycat Prozessmanagement zur CeBIT als erster Anbieter am Markt 1994 Gründung von Dr. Binner CIM-House GmbH 1998 Umbenennung des Unternehmensauftrittes in Dr. Binner Consulting & Software 2005 Gründung der PROF. BINNER AKADEMIE 2007 Neugründung von binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions 2

2 Geschäftsfelder Process Management Tools für integriertes Business- und Prozessmanagement Consulting für systematisches Qualitäts- und Organisationsmanagement Process Engine für ganzheitliches Projekt-, IT- und Workflowmanagement 3 Business Process Management mit Auszeichnung. Innovationspreis BPM binner IMS Process Engine gewann in der Kategorie Business Process Management Gewählt durch eine hochkarätige Jury aus Wissenschaftlern, Branchenexperten und Fachjournalisten, stehen die ausgezeichneten Produkte für ein hohes Maß an Innovation und Mittelstandstauglichkeit. 4

3 Weltweiter Einsatz von sycat Auszug unserer internationalen Referenzkunden 5 Geschäftsfeld Process Management Tools Process Management Tools [ PMT ] sycat systematische cim analyse tools Modular aufgebaute Software für integriertes Prozessmanagement bestehend aus: Einer grafischen Komponente, Microsoft VISIO zur grafischen Prozessdarstellung und Einer Datenbank (Oracle, MS SQL, MS Access) Berichts- und Ausgabefunktionalitäten (List & Label, HTML) 6

4 Geschäftsfeld Process Management Tools Process Management Tools [ PMT ] Integriertes Geschäftsprozessmanagement sycat ist ein Standardwerkzeug für die systematische, datenbankgestützte Organisations- und Prozessgestaltung mit einer großen Anzahl von Einzelmodulen. sycat wird nach der Erstvorstellung am Markt 1988 seit über zwanzig Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Weltweit befinden sich derzeit in Unternehmen mehr als Lizenzen erfolgreich im Einsatz. 7 Produktportfolio 8

5 QMS versus PMS RESTRUKTURIERUNGSPROZESS QUALITÄTSMANAGEMENT (aktuell) prozessorientiertes prozessorientiertes QMH QMH Prozessvisualisierung Prozessvisualisierung mit mit Unterstützung Unterstützung von von datenbankorientierten datenbankorientierten Werkzeugen Werkzeugen Prozessmodellierung wird als zentrale Dienstleistung für Prozessmodellierung wird als zentrale Dienstleistung für andere Bereiche zur Verfügung gestellt, d.h. der QMB: andere Bereiche zur Verfügung gestellt, d.h. der QMB: erstellt, erstellt, ändert ändert und und pflegt pflegt die die Dokumentation Dokumentation (Prozesse, (Prozesse, VA, VA, AA, AA, etc.) etc.) FRAGE: FRAGE: Wer Wer ist ist bei bei Ihnen Ihnen fürs fürs Prozessmanagement Prozessmanagement im im Unternehmen Unternehmen zuständig? zuständig? ANTWORT: ANTWORT: Nur Nur das das Qualitätsmanagement Qualitätsmanagement INTEGRIERTES PROZESSMANAGEMENTSYSTEM Zentrale Überwachung des PMS Zentrale Überwachung des PMS QM verantwortlich für QM verantwortlich für strukturelle Rahmenbedingungen strukturelle Rahmenbedingungen normative Anforderungen normative Anforderungen Qualifizierung der PV Qualifizierung der PV Ermittlung des Schulungsbedarfs Ermittlung des Schulungsbedarfs Methoden und Vorgehensmodell Methoden und Vorgehensmodell Dezentrale Prozessmodellierung, d.h. es obliegt dem Dezentrale Prozessmodellierung, d.h. es obliegt dem Verantwortungsbereich des PV wie zum Beispiel: Verantwortungsbereich des PV wie zum Beispiel: Prozessdesign, -analyse und -optimierung Prozessdesign, -analyse und -optimierung Soll-Prozessentwicklung und Freigabe Soll-Prozessentwicklung und Freigabe durch PV gesteuert durch PV gesteuert QM interne Betreuung für alle OE QM interne Betreuung für alle OE QM als Coach mit Methodenkompetenz QM als Coach mit Methodenkompetenz 9 Integriertes Prozessmanagementsystem Prozessmanagement einfach und nachhaltig! 10 praxiserprobte Bausteine zur konsequenten Integration eines unternehmensweiten Prozessmanagementsystems 10

6 Zentrale Koordination mit interaktiven Schnittstellen Integriertes Prozessmanagementsystem PMS = Integriertes Prozessmanagementsystem ASM QMS = Qualitätsmanagementsystem UWM = Umweltmanagementsystem QMS PMS UWM ASM = Arbeitssicherheitsmanagementsystem ITS ITS = IT-Sicherheitsmanagementsystem 11 Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung Funktionsorientierung Bereichsdenken Teiloptimum viele Schnittstellen hoher Koordinierungsaufwand Prozessorientierung bereichsübergreifendes Denken Gesamtoptimum wenige Schnittstellen schnellere Abläufe 12

7 Integriertes Prozessmanagementsystem Defizite aktueller Organisationsstruktur Mangelhafte Konformität modellierte beziehungsweise beschriebener Prozesse Fehlende Leitfäden zur stringenten Hinterlegung von Attributen in Datenbanken Eingeschränkte Nutzung von Software zur Prozessmodellierung mit unterschiedlichen Ansätzen zu Gestaltungskonventionen Das Potenzial von Software für Prozessmanagement wird nicht ausreichend genutzt Zu wenig aussagekräftige Definitionen der Thematik Prozessmanagement Keine Strukturdefinition zur Anwendung und Nutzung modellierter Prozesse Unzureichende Qualifizierung von Mitarbeitern im Umgang mit wichtigen Anwendungen Zu geringe Standardisierung durch Automatismen zur Erstellung von Dokumenten Geringe Akzeptanz der Belegschaft aufgrund unzureichender Transparenz der Zusammenhänge Keine Synchronisierung von dezentralen und zentralen Errungenschaften resp. Realisierungen Fehlende Zielvorgaben und Ergebnisorientierung der Leitungsebene 13 Integriertes Prozessmanagementsystem Schlüsselfaktoren für den Verbesserungsprozess Bessere Organisation bestehender Arbeitsabläufe Erhöhte Transparenz, schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter Effektivere Tätigkeit aller Mitarbeiter, optimierte Aufgabendelegierung Kontinuierliche Verbesserung etablierter Tätigkeiten, Erfolgskontrollen Verbesserte Wirtschaftlichkeit (z.b. Verminderung interner Verluste) Zukunftssicherung der Markt und der Gesetzgeber fordern zunehmend die Vergleichsmöglichkeiten mit ähnlichen Einrichtungen (Benchmark) Qualitativ hochwertige Leistung in allen Tätigkeitsfeldern Mehr Beteiligung der Mitarbeiter Zusammenführung vereinzelter Systeme in ein Integriertes Managementsystem 14

8 Prozessmanagementsystem Bausteine 15 Reifegradmodell 16

9 Reifegradmodell 17 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 1: Philosophie und Rahmenbedingungen Sensibilisierung der obersten Leitung: Was soll mit dem Thema Prozessmanagement erreicht werden? Zielableitung und Entwicklung der Kennzahlen zur Messung der Projektergebnisse Aufgabenverteilung und Entwicklung mit Gründung eines Projektteams Strategische Vorgaben für die Prozesse erteilt Leitbild / Strategie festgelegt Klare Ziele und Kennzahlen definieren und umsetzen Ressourcen zur Verfügung stellen Management muss als Hauptsponsor agieren und Handlungskompetenz zur Verfügung stellen Rollen festlegen und Verantwortlichkeiten für PV definieren Vorgehen für den Veränderungsprozess entwickeln KVP Kompetenzen Prozessmanagement intern sicherstellen Instrument Jahresworkshop implementiert B07 B

10 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 2: Gestaltung und Definition des Prozessmanagements Prozessmodell standardisieren (normieren) Harmonisierung der Prozesse für unterschiedliche Standorte Modellierungskonventionen festlegen, Leitfaden entwickeln Prozesse einfach und übersichtlich darstellen Abgrenzung der Prozesse und Wechselbeziehungen und Prozessschnittstellen klar beschreiben Zuordnung von Prozessverantwortlichen vornehmen Festlegung der Detaillierungstiefe Harmonisierung der Prozessebenen Definition des Prozessmanagement Leitfaden für Prozessdesign, Modellierungskonventionen etc. sind abgestimmt Prozessmodell liegt vor Prozesse sind grob definiert (Anfang, Ende, Zielsetzung, Umfang) Prozessverantwortliche für alle Prozesse stehen fest Führungsprozesse sind aufgenommen und dokumentiert Kernprozesse sind aufgenommen und dokumentiert Unterstützungsprozesse sind aufgenommen und dokumentiert Prozesse integrieren alle gültigen gesetzlichen und normativen Auflagen und sind mit den Beauftragten abgestimmt Maßnahmen zur Prozessoptimierung sind vereinbart B07 B02 B Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 3: Rollen im Prozessmanagement Ausbildung der Prozessmoderatoren Planung und Durchführung von Prozessworkshops mit dem Ziel, den PV s den Mehrwert von optimierten PM darzustellen KVP, Analyse, Optimierung Abgrenzung der verschiedenen Beteiligten: Prozessverantwortliche Prozess-Champions Prozess-Team / Beteiligte Spezialisten binner IMS stellt den Moderator für ca Prozessworkshops in den verschiedenen Bereichen mit dem Ziel, PM als Instrument zu etablieren Jede Rolle ist definiert und mit klaren Aufgaben und Kompetenzen versehen Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten vereinbart Rolle der Prozessverantwortlichen definiert Prozessverantwortliche sind benannt, Rolle ist vermittelt und geschult Weitere Gremien sind inkl. ihrer Rolle und der Entscheidungsfunktionen benannt und eingewiesen Reguläre Berichtswege sind festgelegt Realistische Ressourcenplanung für den Aufbau und die nachhaltige Umsetzung des Prozessmanagement ist sichergestellt B07 B

11 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 4: Veröffentlichung und Management von Prozessen und Dokumenten Harmonisierung der Prozesse (an Baustein 1 und 2) Festlegung der Dokumenten standortübergreifend Implementierung einer systemseitigen Unterstützung zur zentralen Lenkung, Verwaltung und Veröffentlichung sowie dezentralen Erstellung, Pflege, Änderung von Prozessen und Dokumenten Veröffentlichung und Management von Prozessen und Dokumenten Prozess und Regeln zum Dokumentenmanagement sind festgelegt (inkl. Tooleinsatz z.b. sycat Document Manager) Einheitliche Dokumentenarten inkl. Vorlagen sind festgelegt Mitgeltende Dokumente zu den Prozessen sind im Rahmen des Dokumentenmanagements aufgenommen Regeln zur Archivierung von Aufzeichnungen sind definiert Alle gültigen Dokumente entsprechen den Vorgaben zum Corporate Design und sind freigegeben Prozess zum Dokumentenmanagement ist verbindlich eingeführt B07 B04 B Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 5: Normative Anforderungen Begleitung und Unterstützung bei der Integration von Normanforderungen in die Prozesslandschaft Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und normativer Vorgaben Definition und Freigabe von Integrationsanforderungen Realisierung und Anpassung der Anforderungen Umfang der zutreffenden gesetzlichen und normativen Anforderungen ist bekannt Beauftragte für einzelne Anforderungsbereiche sind festgelegt Prozesse, Standards und Regelungen für die Integration der normativen Anforderungen sind festgelegt und freigegeben Gesetzliche und normative Anforderungen sind in der Praxis vollständig umgesetzt Aktualisierungen in gesetzlichen und normativen Anforderungen werden kontinuierlich umgesetzt B07 B

12 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 6: Management Handbuch Begleitung und Unterstützung bei der Erstellung und Zusammenführung der normativen Anforderungen in das Management Handbuch Anpassung und Integration der Leitfäden in das Handbuch Strukturplan des Inhaltsverzeichnisses Steigerung des Bekanntheitsgrades Inhaltsverzeichnis für das Management-Handbuch ist freigegeben Autoren / Verantwortliche für die einzelnen Kapitel sind benannt Gestaltungsideen stehen fest (z.b. Bilder, Layout) und gehen mit der Außendarstellung des Unternehmens einher Management-Handbuch ist freigegeben Management -Handbuch ist den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt Management -Handbuch ist den Mitarbeitern bekannt Management-Handbuch wird für die Präsentation des Unternehmens verwendet (z.b. Vertrieb) B07 B Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 7: Institutionalisierung einer KVP-Mentalität Einrichten eines Standardverfahrens zur nachhaltigen Anwendung eines Changemanagementprozesses Implementierung eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und Ideenmanagementsystems Bewertungsmodell zur Prüfung und Messung der Änderungsergebnisse Zielvereinbarung und Prämiensystem entwickeln bei erfolgreicher Anwendung der KVP-Mentalität Changemanagement Verfahren festgelegt und etabliert Prozess umfasst das Procedere zur Abwicklung von Verbesserungsprojekten Selbständiges Optimieren von Prozessen durch die PV Regelablauf zur Freigabe und Umsetzungsstrategie von ablaufund aufbauorientierten Änderungen festlegen B

13 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 8: Prozesscontrolling und -kennzahlen Prozesskennzahlen entwickeln und zuordnen zu den Prozessen inklusive der Kennzahlenverantwortlichen Messverfahren und Bewertungsschemas entwickeln Definition von Zielwerten und Toleranzbereichen für Kennzahlen Auswertung erhobener Ergebnisse Entwicklung und Etablierung von Reports Zu erhebende Kennzahlen zu Prozessen-, Strukturen und Ergebnissen des Unternehmens sind benannt Messverfahren für die Kennzahlen sind definiert Zielwerte und Toleranzbereiche für die Kennzahlen sind definiert Kennzahlen werden in der Praxis regulär erhoben Ergebnisse werden ausgewertet Bei Abweichungen von der Zielkennzahl werden gemäß definierter Standards Maßnahmen ergriffen B Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 9: Audit Überprüfen und kontrollieren, ob die Anforderungen und die Praxis übereinstimmt Abweichungen sind Verbesserungsmaßnahmen Erfolgreich etabliert: wenn es planmäßig abläuft Jahresplan mit allen geplanten Audits in den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens Festlegung von Auditkriterien Prozess für Interne Audits freigegeben Jahresplan für Audits erstellen Auditkriterien für Interne Audits festgelegt (Umfang und Tiefe der Auditfragestellungen) Vorlage für Auditplan und - bericht freigegeben Internes Audits werden durchgeführt Ggf.: Externe Audits werden durchgeführt B

14 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 10: Reifegradbewertung Entwicklung eines Reifegradmodells für die Bewertung des Gesamtprojektes mit den Ziel, eine zeitnahe Bewertung und den Handlungsrahmen festzulegen bei der Nichterfüllung von Projektzielen Reifegradbewertung muss über die Gesamtlaufzeit nach definierten Meilensteinen durchgeführt werden Reifegradbewertungskatalog entwickeln und bewerten Schulung und Initiierung eines RoB für jeden PV RB-Katalog erforderlich und schulen Individuelle Skala zur Reifegradermittlung (Projekt / Prozess) entwickelt Prozessreifegrad für gültige Prozesse bestimmt Maßnahmen zur Steigerung des Prozessreifegrads festgelegt Fortschritte im Prozessreifegrad erzielt B Ist- und Ziel-Situation 28

15 Integriertes Prozessmanagementsystem + PLUS PUNKTE + Konsequente Einhaltung von Zeitvorgaben aufgrund umfassender Eskalationsmechanismen + Termingerechtes Reaktionsvermögen durch transparente Abläufe + Verringerung des Zeitaufwands durch klare Definitionen + Verbindlichkeiten durch rechtsichere und nachvollziehbare Dokumentation 29 Integriertes Prozessmanagementsystem + PLUS PUNKTE + Nachhaltige Bewertung des Fortschrittes + Kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch auswertbare Berichte und Statistiken + Maximale Effizienz aufgrund Unterbindung von Verschwendung + Fehlerfreies Handeln mit stringenten Vorgaben und FMEA durch Optimierungsmechanismen 30

16 Integriertes Prozessmanagementsystem + PLUS PUNKTE + Einheitliche Dokumentation mit konsequentem unternehmensspezifischen CI + Effektive Dokumentenlenkung und -verwaltung ohne lange Verweildauer und Liegezeiten + Repräsentative Instrumente zur Auswertung und Analyse + Transparenz der Vorgänge für alle Beteiligten 31 Integriertes Prozessmanagementsystem + PLUS PUNKTE + Standortübergreifendes System mit hohem traffic bei bester Performance + Einheitliche und internationale Ausrichtung nach zentralen Zielvorgaben und Meilensteinen + Zentrale Koordination mit umfassenden Einflussfaktoren zum Controlling + Multilinguales System mit optionaler Anpassung auf regionale Bedürfnisse 32

17 Besuchen Sie uns in Halle 3 auf dem Stand VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Fragen & Diskussion binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions Schützenallee 1 l Hannover Telefon +49(0) Telefax +49(0) Internet 33 Systemintegration der Systemkomponenten QMS UWM ITS Qualitätsmanagementsystem Umweltmanagementsystem IT Sicherheitssystem PMS Integriertes Prozessmanagementsystem 34

18 Weltweiter Einsatz von sycat Auszug unserer internationalen Referenzkunden 35 Zeitachse der Bausteine Zeitliche Realisierungsphasen der Bausteine Baustein 1 Baustein 2 Baustein 3 Bausteine 4 / 5 / 6 Baustein 7 Baustein 8 Baustein 9 Baustein 10 Q3/2009 Q4/2009 Q1/2010 Q2/2010 Q3/2010 Q4/2010 Q1/

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