Formatierungsempfehlungen und technische Tipps zur Manuskripterstellung

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1 [Text eingeben] Formatierungsempfehlungen und technische Tipps zur Manuskripterstellung Der Leitfaden für eine Veröffentlichung im Universitätsverlag Ilmenau (Stand: ) Allgemeines zur Formatierung des Textes im DIN A5-Format... 5 Erstellung des Textes vorab im DIN A4-Format:... 6 Erstellung des Textes im DIN A5-Format:... 6 DIN A5 Einstellungen... 7 Seitenzählung... 8 Seitenumbrüche/Absatzkontrolle/Silbentrennung... 8 Abbildungen, Graphiken, Tabellen... 9 Zusammenführung bei mehreren Kapiteln/Dateien... 9 Lieferung des Manuskriptes / PDF-Einstellungen Urheberrecht

2 6 Universitätsverlag Ilmenau - Leitfaden Manuskripterstellung Allgemeines zur Formatierung des Textes im DIN A5-Format Im Universitätsverlag Ilmenau erfolgt die Veröffentlichung eines Manuskriptes üblicherweise im DIN A5-Format. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, ein Dokument im Textverarbeitungsprogramm anzulegen. Erstellung des Textes vorab im DIN A4-Format: Die erste Vorgehensweise besteht darin, dem Universitätsverlag das elektronische Dokument im DIN A4-Format einzureichen. Der Universitätsverlag verkleinert im nächsten Arbeitsschritt das Manuskript auf das DIN A 5- Format (auf ca. 71 %). Wenn der Text im DIN A4-Format eingereicht wird, ist es wichtig, die Schriftgröße entsprechend so zu wählen, dass der Text auch in der verkleinerten Buchform noch gut lesbar ist. Die Schriftgröße sollte daher nicht weniger als 14 Punkt betragen. Die Schriftgröße in Zitatblöcken, Fußnoten oder Abbildungen können kleiner sein. Auch sollten bei Tabellen, Abbildungen und Graphiken in der Verkleinerung die Legenden und Zeichen immer gut zu erkennen bzw. lesbar sein. Ein Tipp: Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, ob Ihre Schriften, Graphiken, Tabellen usw. nach der Verkleinerung noch gut lesbar sind, drucken Sie sich einfach eine Testseite in einer 71%igen Verkleinerung aus. Dazu im Menü Drucken unter Eigenschaften und der Option Erweitert einfach bei Skalierung den Prozentsatz eintragen. Die Formatierungsempfehlungen und technische Tipps zur Manuskripterstellung beim Ausgangsformat DIN A4 für das Druckformat DIN A5 haben wir in einer separaten Empfehlung zusammengestellt. Erstellung des Textes im DIN A5-Format: Für die Erstellung einer optimalen Druckvorstufe des Dokuments bietet sich die zweite Vorgehensweise an. Hierfür wird in der Textverarbeitung bereits das endgültige Buchformat angelegt. So besteht jederzeit die Möglichkeit bei Testdrucken durch den Autor das spätere Layout zu prüfen und die Schriftgrößen, Abstände, etc. leichter an die gewünschten Vorstellungen anzupassen.

3 Universitätsverlag Ilmenau - Leitfaden Manuskripterstellung 7 DIN A5 Einstellungen Folgende Einstellungen bei der Seiteneinrichtung im DIN A5-Format sind für einen problemlosen Digitaldruck zu empfehlen: Seitenformat Papierformat: DIN A5 (Breite 14,8 cm; Höhe 21, 0 cm) Seitenränder: oben (Textkörper): oben (Kopfzeile): 1,8 cm innen: außen: 1,5 cm unten: 1,8 cm (2 Varianten möglich) 1. Bei Textkörper ohne Nutzung der Fußzeile: Textkörper unten: 1,8 cm Fußzeile: 1,8 cm 2. Bei Textkörper und Verwendung der Fußzeile für Seitenzählung: Textkörper unten: 2,8 cm Fußzeile: 1,8 cm Gegenüberliegende Seiten Schriftart (empfohlen) Text: Garamond Fußnoten: Garamond Hinweis: Serifenschriften wie Times New Roman oder Garamond eignen sich für das Lesen längere Texte besser als serifenlose Schriften wie Arial, da die Betonung der Grundlinien es dem Leser erleichtert, beim Lesen in der Zeile zu bleiben. Serifenlose Schriften wie Arial oder Verdana dagegen werden eher für kurze Texte oder Überschriften verwendet. Schriftgröße Text: Fußnoten: mindestens 10 Pkt., besser größer mind. 8 Pkt., Anordnung Seitenzahlen außen Zeilenabstand Text: mindestens Maß: 12 pt., besser größer. Fußnoten: einfach Fußzeile: einfach Ausrichtung Text: Blocksatz

4 8 Universitätsverlag Ilmenau - Leitfaden Manuskripterstellung Seitenzählung Die Titelei des Universitätsverlages Ilmenau (Schmutztitel-, Reihentitel.- Haupttitel-, Impressum) umfasst 4 Seiten und folgt den Vorgabe des Universitätsverlages. Die Seitenzählung des eigentlichen Dokuments beginnt daher mit der 5. I. d. R. ist dies das Inhaltsverzeichnis, das Vorwort oder die Danksagung. Alternativ kann von Seiten des Autors eine eigene vierseitige Titelei erstellt werden, die vom Verlag ausgetauscht wird. Die Seitenzahlen müssen so angeordnet werden, dass sie für den beidseitigen Druck geeignet sind (d. h. mittig oder alternierend rechts / links; ungerade Seiten rechts). Neue Teile des Manuskripts (Vorworte, Einleitung Inhaltsverzeichnisse und neue Kapitel) sollten, wenn möglich, auf einer rechten, ungeraden Seite beginnen. Daher sollten evtl. Leerseiten (= Vakantseiten) in das Dokument eingefügt werden, die mitgezählt aber nicht beziffert werden. Anmerkung: Kopf- und Fußzeilen sind ebenfalls für den beidseitigen Druck einzurichten. Seitenumbrüche/Absatzkontrolle/Silbentrennung Eine Seite sollte nicht mit einer Überschrift enden. Kein Absatz sollte nach einer Zeile auf die nächste Seite umbrechen oder auf einer neuen Seite mit einer Zeile enden. Ggf. sollte der Text unten auf der Seite eine Zeile früher auslaufen. Auch auf die Beschriftungen für Tabellen, Graphiken, Diagramme usw. sollte geachtet werden, damit diesen nicht allein ohne die dazugehörige Tabelle, Abbildung usw. auf einer Seite stehen. Ohne die Silbentrennung kann kein Blocksatz sauber gesetzt werden. Wichtig ist, dass die Silbentrennung nur dann manuell vorgenommen wird, wenn diese falsch positioniert wurde oder zur Verbesserung des Textflusses/der Spationierung geändert werden soll. Damit die automatische Silbentrennung fehlerfrei arbeiten kann, muss das richtige Wörterbuch und die richtige Rechtschreibreform ausgewählt werden. Bei der manuellen Trennung ist zu beachten, dass diese korrekt und nicht einfach mit dem Minuszeichen durchgeführt wird. Die Trennung sollte mit

5 Universitätsverlag Ilmenau - Leitfaden Manuskripterstellung 9 einem weichen (bedingten) Trennstrich durchgeführt werden: Tastenkombination: Steuerungstaste und Minuszeichen Ein Tipp: Es sollten nie mehr als drei Trennungsstriche untereinander stehen. Abbildungen, Graphiken, Tabellen Abbildungen und Graphiken sollten eine ausreichend große Auflösung von mindestens 300 dpi optimal sind 600 dpi haben. Strichzeichnungen (s/w) erfordern für einen guten Druck eine Auflösung von mind. 600 dpi. Gerade bei Kurven, Strichgraphiken etc. ist zu beachten, dass zu feine oder zu helle Striche und Beschriftungen auf unterschiedlichen Druckern zu unterschiedlichen Ergebnissen führen können. Unter Umständen sind sie kaum sichtbar/lesbar oder entfallen vollständig. Bei Tabellen, Abbildungen und Karten müssen alle Legenden und Zeichen gut zu erkennen, Linien hinreichend stark und Graustufen voneinander zu unterscheiden sein. Hintergrundfüllungen (Schattierungen) sollten vermieden werden. Säulendiagramme sollten entweder gar nicht oder mit starker Rasterung bzw. Punkt- oder Strichmusterung gefüllt werden. Graphiken, Abbildungen und Tabellen müssen zudem sorgfältig in den Text eingebunden werden, da es evtl. bei der Umwandlung des Dokuments von der Originaldatei in die Ablieferungsdatei im PDF-Format zu fehlerhaften Darstellungen oder Verschiebungen kommen kann. Grafiken in Word sollten daher über den Menüpunkt Einfügen -> Grafik -> aus Datei in den Text eingefügt werden. Das Einfügen mit dem Copy-and-Paste-Verfahren kann zu Problemen beim Druck führen. Die Qualität des Druckes basiert auf diesen Vorarbeiten und kann nur schwer bzw. gar nicht nachträglich in der PDF-Datei korrigiert werden. Zusammenführung bei mehreren Kapiteln/Dateien Wichtig: Bei der Zusammenführung von Kapiteln/Dateien aus mehreren Dateien müssen in allen benötigten Dateien die gleichen Einstellungen vorgenommen und die Schriftarten/-größe für Fußnoten und Text separat mit den gleichen Angaben definiert werden! Auch auf die fortlaufende Seitenzählung sollte geachtet werden.

6 10 Universitätsverlag Ilmenau - Leitfaden Manuskripterstellung Lieferung des Manuskriptes / PDF-Einstellungen Die Lieferung des Dokuments an den Universitätsverlag sollte idealerweise in einer PDF-Datei erfolgen. Bei diesem Format werden die im Textverarbeitungsprogramm (wie z.b. Word) festgelegten Schriftgrößen, Positionen der Bilder, Seitenwechsel, Zeilenumbrüche, Absätze etc. in eine nicht veränderbare Datei übertragen. So können auf Grund der Nutzung unterschiedlicher Software-Versionen und Programme durch Autor und Universitätsverlag keine Formatierungs- und Papiergrößenfehler auftreten. Die PDF-Datei sollte möglichst auf dem Rechner erstellt werden, an dem diese auch erstellt wurde. Besonders Word-Dateien können an einem anderen Rechner ganz anders aussehen. Bei der Umwandlung der Original-Datei in eine PDF-Datei ist unbedingt darauf zu achten, dass alle Schriften eingebunden werden. Auch sollte nicht die Standardeinstellung für die Konvertierung genutzt sondern die für den Druck besser geeignete Einstellung Druckausgabequalität ausgewählt werden. Diese Einstellungen können in der Druckmaske unter Einstellungen vorgenommen werden. Ohne die Schrifteneinbindung ist ein Druck nicht möglich und verursacht weitere Kosten bei der Drucklegung, da die PDF-Datei nachbearbeitet werden muss! Zudem birgt die Nachbearbeitung der PDF-Datei eine große Fehlerquelle und kann die Qualität des fertigen Buches mindern. Urheberrecht Für alle im Manuskript verwendeten Abbildungen, Graphiken, Schriften usw. muss das Urheberrecht beachtet werden, d. b. der Autor hat die Rechte hierfür inne. Der Verlag übernimmt keine Haftung.

7 1,8 cm Kopfzeile ungerade Seite 1. Zeile des Inhaltes auf einer ungeraden Seite Allgemeiner Text: Zeilenabstand: Ausrichtung: Papierformat: Seitenränder: oben unten innen außen Schriftgröße mind. 10 pt, besser größer mind. 12 pt, besser größer Blocksatz DIN A5 14,8 cm x 21,0 cm 2,8 cm 1,5 cm Mehrere Seiten gegenüberliegende Seiten Position Kopfzeile Fußzeile 1,8 cm 1,8 cm 1,5 cm Anordnung: Seitenzahl außen Fußnoten in Schriftgröße 8 Zeilenabstand einfach Letze Zeile einer ungeraden Seite Fußzeile ungerade Seite 1 1,8 cm 2,8 cm

8 Kopfzeile gerade Seite 1,5 cm 2 Fußzeile gerade Seite