ÜBERSICHT RETAIL MANAGER

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1 ÜBERSICHT RETAIL MANAGER PortivITy GmbH Barmbeker Straße 10 D Hamburg

2 2 INHALT Anbietervorstellung... 3 Retail Manager Solutions Ltd (RMS)... 3 PortivITy GmbH... 3 Referenzen... 3 Überblick... 5 Retail Manager Foundation... 5 Module... 9 Content Management... 9 Abfragen (Surveys) Store Planner Ask the Expert Verwendete Basistechnologie Weiterentwicklung Kapitel: Anbietervorstellung

3 3 ANBIETERVORSTELLUNG RETAIL MANAGER SOLUTIONS LTD (RMS) Die Retail Manager Solutions Ltd mit Sitz im englischen Minstead ist Hersteller des Produkts Retail Manager. Das Unternehmen ist inhabergeführt und beschäftigt in England knapp 30 Mitarbeiter, davon 15 Entwickler, die sich auf die Lösung Retail Manager fokussieren. Der Jahresumsatz beträgt knapp 2 Millionen englische Pfund. Die Lösung ist bei führenden englischen und internationalen Einzelhändlern im Einsatz (siehe Referenzen unten) und wird beständig weiterentwickelt. PORTIVITY GMBH Die PortivITy GmbH ist ein inhabergeführtes Software- Entwicklungs- und Beratungsunternehmen mit Sitz in Hamburg. Seit 2007 bieten wir unseren Kunden Softwarelösungen wie das Enterprise Provisioning Portal (EPP) oder den Retail Manager an. Auf dem Weg von der Problemstellung zur Lösung unterstützt PortivITy durch die Konzeption, die Entwicklung, die Implementierung und den Support. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Einführung der beiden o.g. Produkte. PortivITy ist Beratungs-, Implementierungs- und Vertriebspartner der Retail Management Solutions Ltd. im deutschsprachigen Raum und übernimmt im Projekt die Kommunikation mit dem Kunden im Sinne eines Program Managements. REFERENZEN RMS hat 20 Kunden im Einzelhandel (Stand Januar 2010), die den Retail Manager in insgesamt 28 Vertriebslinien einsetzen. Die Lösung ist dadurch in 9 Ländern im Einsatz und wird von nahezu Endbenutzern eingesetzt. Kunden der Lösung sind unter anderem: THE BODY SHOP Body Shop setzt den Retail Manager seit mehr als 4 Jahren in Großbritannien, Irland, Nordamerika und Kanada erfolgreich ein und kommuniziert mit 750 Filialen auf täglicher Basis. COMET Comet ist ein führender Elektrohändler in Großbritannien und setzt den Retail Manager ein, um Kennzahlen (KPI) und betriebliche Auswertungen an alle Filialen zu verteilen und außerdem eine Delegation zwischen Filialmitarbeitern zu ermöglichen. Außerdem werden Schulungsvideos über diese Plattform ausgeliefert. Kapitel: Anbietervorstellung

4 4 WILKINSON Wilkinson setzt den Retail Manager landesweit in 340 Filialen ein, um Projekte in den Filialen zu koordinieren ( right first time ). SIGNET Signet ist Großbritanniens führende Juwelier- Kette mit mehr als 700 Filialen und 5 Marken. Hier wird der Retail Manager eingesetzt, um die gesamte Kommunikation über das gesamte Unternehmen zu vereinheitlichen. WEITERE Kapitel: Anbietervorstellung

5 5 ÜBERBLICK Retail Manager ist eine Browser- basierte Anwendung, die mit dem Anwender im Fokus für den Einzelhandel entwickelt wurde und die typischen Herausforderungen in der Kommunikation zwischen der Filialsteuerung und den einzelnen Filialen adressiert. Die mit einem Einsatz der Lösung angestrebten Ziele sind: 1. Die Sichtbarkeit und Nachvollziehbarkeit kritischer Aufgaben wird erhöht. 2. Die Kommunikation zwischen der Zentrale und den Filialen wird schnell und einfach in Abhängigkeit von Benutzern, ihren Rollen und den relevanten Filialen ermöglicht. 3. Der Informationsfluss und die Menge kann gezielt auf jeder Ebene (Zentrale, Bezirke, Filialen) gesteuert werden. 4. Betrieblich erforderliche Daten können sowohl schnell verteilt als auch schnell eingesammelt werden. 5. Es steht eine zentrale Datenbank über alle Filialen und den entsprechenden relevanten Attributen (z.b. Größe der Filiale oder Ansprechpartner für Sicherheit) zur Verfügung. Zusätzlich zu den Retail Manager eigenen Modulen kann die Lösung mit kundeneigenen internen Systemen oder auch Drittanbieter- Systemen integriert werden. Retail Manager dient in diesen Fällen regelmäßig als Portal, um diese Inhalte nahtlos an den Endbenutzer auszuliefern. RETAIL MANAGER FOUNDATION Das Modul Foundation stellt die Basis des Retail Manager dar und stellt Dienste für die weiteren Module zur Verfügung. Es besteht auf den im Folgenden näher beschriebenen Komponenten: Filialdatenbank (Store Details Database) Sicherheitsmodell (Security) Benutzermanagement (User Management) Reporting FILIALDATENBANK (STORE DETAILS DATABASE) Die Filialdatenbank ist die Darstellung der Filialen in der Organisationsstruktur. Für jede Filiale können bis zu 350 Attribute definiert werden wie etwa Öffnungszeiten und Adressen, Details zu Schlüsselbesitzern oder zum Beispiel der Größe der Fenster, um Plakate für Promotionen zielgenau versenden zu können. Die Bearbeitung dieser Daten unterliegt dem Sicherheitsmodell von Retail Manager, so dass zum Beispiel auf Filialebene lediglich die eigenen Informationen geändert werden können, in der Zentrale aber alle oder auch nur ein wohldefinierter Teil des Bestands oder der Attribute. Kapitel: Überblick

6 6 Die Datenbank kann aus anderen Quellen im Unternehmen gespeist werden, um Aktualität und Konsistenz zu gewährleisten. Auf der Basis dieser Daten werden dann in den anderen Modulen beispielsweise Aufgaben in Abhängigkeit von Filialattributen erstellt oder Informationen auf definierte Adressatenkreise beschränkt. Darstellung 1: Filialdatenbank bei Mothercare REPORTING Die Reporting- Funktion ermöglicht es der Zentrale, verschiedenste Berichte über Retail Manager und dessen Benutzung zu erzeugen. Diese können dann in der Anwendung angezeigt oder zur weiteren Verwendung exportiert werden. Viele Standard- Berichte sind bereits im Lieferumfang enthalten, wie etwa: Top 10 der Inhalte Abrufzahlen pro Tag Abrufzahlen pro Region / Bezirk Benutzung eines spezifischen Dokuments Benutzung innerhalb eines Datumsbereichs Kapitel: Überblick

7 7 Darstellung 2: Ansicht des Reporting- Moduls Kapitel: Überblick

8 8 BENUTZERMANAGEMENT Das Benutzermanagement von Retail Manager orientiert sich an den Bedürfnissen des Handels mit seiner Vielzahl von Filialen und Benutzern. So können die Benutzer entweder direkt im Retail Manager angelegt und gemanagt werden oder es können bestehende Verzeichnisse wie LDAP oder Active Directory für die Authentifizierung genutzt werden. Auf Kundenanforderung sind auch Mischlösungen möglich, die in der Zentrale Active Directory nutzen und in den Filialen auf von Retail Manager selber gemanagten Konten/Kennwort- Kombinationen zugreifen. Dies können dann z.b. auch nicht personalisierte Konten sein. SICHERHEITSMODELL Das Berechtigungsmodell wird in der Design- Phase mit dem Kunden gemeinsam festgelegt und bildet die Organisationsstruktur und die Zugriffsrechte im Unternehmen ab. So kann hier festgelegt werden, welche Filialen zu welchem Bereich gehören und/oder welche regionalen Manager einen entsprechenden Zugriff auf operationale Daten und Reports erhalten. So kann auch ohne aufwändige Entwicklungsarbeiten auf organisatorische Änderungen reagiert werden. Kapitel: Überblick

9 9 MODULE Die folgenden Module stellen die eigentliche Funktionalität aus Endbenutzersicht dar und können individuell ausgewählt und konfiguriert werden. CONTENT MANAGEMENT Die zentrale Komponente zur Verteilung von Informationen in der Organisation ist das Content Management. Es stellt umfangreiche Funktionen zur Verfügung, um Informationen auf Basis der Filialdatenbank an die richtigen Filialen zu verteilen. Dies kann dynamisch und mittels kombinierter Attribute aus der Datenbank geschehen. Beispiel: Verteile dieses Dokument nur an die Filialen der Region Nord mit einer minimalen Regalfläche von 1m oder Publiziere diese Neuigkeit nur an Regionalmanager der Region Mitte. Dokumente von besonderer Dringlichkeit oder Bedeutung können automatisch auf der Startseite betroffener Filialen erscheinen und für eine vom Veröffentlicher konfigurierbaren Dauer dort verbleiben. Die Dauer kann dabei als fixes Datum oder als eine Anzahl von Tagen festgelegt werden nach Ablauf der entsprechenden Zeitspanne ist das Dokument auf Anforderung weiter abrufbar, es erscheint nur nicht mehr unter den Neuigkeiten. Darstellung 3: Content Management im Retail Manager Kapitel: Module

10 10 ABFRAGEN (SURVEYS) Das Abfragetool von Retail Manager ermöglicht es Endbenutzern, Umfragen zu erstellen und diese in der Filialstruktur zu verteilen und dies ohne Programmier- Know- How. Verschiedene Typen von Fragen können dabei in den Fragebogen aufgenommen werden, also etwa Check- Boxen, Buttons oder Freitext- Felder. Bereits vorhandene Abfragen können aufgerufen und verändert werden. Auch für die Zielgenauigkeit der Abfragen steht die Filialdatenbank zur Verfügung: Die Abfragen erscheinen dann in den Tagesplanern der einzelnen Filialen, die den Kriterien zur Verteilung genügen, zur Bearbeitung. Abfrageergebnisse können jederzeit auch als Zwischenstand ausgegeben und zur Weiterverarbeitung in Excel oder PDF exportiert werden oder sogar mittels XML an andere Systeme zur Weiterverarbeitung übergeben werden. Darstellung 4: Abfragen Kapitel: Module

11 11 STORE PLANNER In den Filialen dient das Modul Store Planner als netzwerkfähige Variante des Tagesplaners für den Filialleiter und seine Mitarbeiter. Hier können der Filialleiter, vorgesetzte Regionalmanager oder Mitarbeiter aus der Zentrale Aufgaben, Informationen und Termine veröffentlichen. Jede Filiale hat dabei ihre ganz eigenständige Sicht auf die Daten in einem definierten Zeitraum (beispielsweise die letzten 4 und die kommenden 6 Wochen). Der Status von Aufgaben kann jederzeit abgerufen werden und entsprechend nach erledigt, wartend oder in Bearbeitung gefiltert werden. Dadurch können die Mitarbeiter im Management und in der Zentrale ihre Zeit auf die Bearbeitung von Ausnahmen konzentrieren statt die gesamte Organisation immer wieder mit Statusabfragen zu überschwemmen. Für komplexere Vorhaben bietet Retail Manager die Möglichkeit, dass Aufgaben als Teil eines Projekts definiert werden. Der Fortschritt im Bezug auf den Abarbeitungsgrad kann dann im Reporting des RM beobachtet werden. Darstellung 5: Store Planner Kapitel: Module

12 12 ASK THE EXPERT Das Modul Ask the Expert bietet die Vorteile von direkter Kommunikation von der Filiale in die Zentrale ohne die Nachteile von klassischen E- Mail- Programmen: Die Fragen werden automatisch an einen im System hinterlegten Experten für das entsprechenden Gebiet geleitet, der Benutzer in der Filiale muss so lediglich das Wissensgebiet auswählen und seine Frage formulieren. Der Experte bekommt dann von Retail Manager automatisch eine Mail mit einem Link zur Frage im Retail Manager. Schon während der Beantwortung kann der Experte festlegen, dass es sich hierbei um eine häufig gestellte Frage (FAQ) handelt und dafür sorgen, dass diese und die Antwort im FAQ- Bereich erscheinen. Dadurch entsteht ganz nebenbei eine wertvolle Know- How- Datenbank. Der klassische Nachteil von E- Mail- Systemen, die ungerichtete, wiederholte und doppelte Kommunikation auch z.b. zwischen Filialen wird umgangen. Darstellung 6: "Ask the Expert"- Modul VERWENDETE BASISTECHNOLOGIE Alle Basistechnologien, die vom Retail Manager verwendet werden, zeigt die folgende Tabelle auf: Funktionalität Technologien Betriebssystem Windows Server 2003, Web oder Standard Edition Präsentation ASP.NET, IIS Kapitel: Module

13 13 Programmiersprache C# / Visual Studio Sicherheit Active Directory, LDAP Kommunikations-Services Web Services Datenbank SQL Workflow Management Office Services Die Nutzung dieser Technologien bietet die folgenden Vorteile: Niedrige weitergehende Lizenzkosten Webservices um den Zugriff auf RM Informationen z.b. für andere Systeme zu ermöglichen Analyse- und Reporting- Funktionen des SQL Servers können genutzt werden, um relevante KPI zu ermitteln Minimum an erforderlichen Technologien, die in den Filialen deployed werden müssen (IE6 oder höher und PDF Viewer sind minimal erforderlich) Alle Informationen sind in einer zentralen Datenbank und damit entsprechend einfach zu sichern, wiederherzustellen etc. Erweiterte Such- Funktionen Skalierbarkeit und Verfügbarkeit einer modernen.net- Anwendung Kapitel: Module

14 14 WEITERENTWICKLUNG Die Retail Manager Plattform wird bei über 20 Kunden in 9 Ländern eingesetzt. Diese Plattform kann flexibel um Zusatzmodule erweitert werden, die dann Prozesse, Daten und Konfiguration des Retail Managers nutzen können. In der Weiterentwicklung sind diverse Zusatzmodule in der Planung, über die weitere Prozesse in einer Filialorganisation abgebildet und optimiert werden können. Beispiele für diese Weiterentwicklung sind die Lösungen Capacity Manager und Trading Manager. Der Capacity Manager erlaubt die Konfiguration von benötigten und verwendeten Aufwand für die Erledigung von Aufgaben bzw. der Bearbeitung von Projekten. So können Kapazitäten von Fachbereichen und Filialen aktiv verwaltet werden. Der Trading Manager bietet Funktionen, um Marketing Aktivitäten in der Filiale ganzheitlich zu planen. Über einen Zeitraum von bis zu 3 Jahren im Voraus können Aktivitäten, Meilensteine und kritische Termine festgelegt werden. Die Zentrale erhält so einen Überblick über alle geplanten Aktivitäten und Aufgaben eines definierten Zeitraumes in einer Filiale. Kapitel: Weiterentwicklung