Eine Mail mit sieben Siegeln Mailverschlüsselung und Mailarchivierung

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1 Eine Mail mit sieben Siegeln Mailverschlüsselung und Mailarchivierung

2 Das sind Wir Anschrift Netzwerker-Dresden GmbH Fritz-Meinhardt-Straße Dresden Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet:

3 Über uns Gründung : 2005 Unternehmensform : GmbH (inhabergeführt) Firmensitz : Dresden Unsere Fachkompetenzen Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer Mittelstand Gesundheitswesen Forschung & Lehre Unsere Leistungen DATEV-Systempartner DATEV-Partner für SmartIT DATEV-Lösungspartner für Buchen digitaler Belege Consulting Externe Projektleitung und support Service,Security Moderne Kommunikation Hilfe, Support und Fernwartung

4 Agenda Verkehr Archivierung Verschlüsselung Management am Beispiel von

5 Produktfunktionalitäten

6 Virtual Appliance Der Einsatz der REDDOXX Lösung ist sowohl in VMware-, Hyper-V als auch in Xen- Infrastrukturen möglich. Die virtuelle Appliance von REDDOXX bietet Ihnen die Vorteile eines in sich geschlossenen und exakt abgestimmten Appliance-Systems zusammen mit der hohen Ausfallsicherheit und dem geringen Ressourcenverbrauch einer virtualisierten Anwendung. Darüber hinaus kann die REDDOXX auf eigener Hardware betrieben werden, sofern diese die Installation von Linux Ubuntu unterstützt (siehe auch Hardwareanforderungen unter RX-50 RX-100 RX-250 RX-500 RX-750 RX-1000 RX-1500 RX-2500 RX-5000 RX-7500

7 Das Prinzip der Archivierung SMTP Gateway

8 Das Prinzip der Archivierung eingehende s Frühphasen-Archivierung Originäre Information Verbindlicher Zeitstempel Archivierung d. Metadaten

9 Das Prinzip der Archivierung ausgehende s Spätphasen-Archivierung Originäre Information Verbindlicher Zeitstempel Archivierung d. Metadaten

10 Das Prinzip der Archivierung interne s Interne Archivierung Journaling SMTP-Weiterleitung (always_bcc)

11 Compliance Nur wer seine Daten kennt, kann Compliance erfüllen! Automatische Klassifizierung von s Vergabe von Aufbewahrungszeiten Löschen von datenschutzrelevanten Informationen Auditzugriff für Prüfer Audit mit 4-Augen-Prinzip für interne Prüfungen Compliance-Log

12 Zertifizierte Archivierung Seit 2010 jährliche Zertifizierung durch den TÜV Saarland Aktueller Prüfbericht: TR01672 vom 08 Juni 2015

13 Das Prinzip der Archivierung das Speicherkonzept selbsttragende Archive Komprimierung/Deduplizierung Verschlüsselung Aufbewahrungszeiten HSM-Funktionen iscsi NFS Share CIFS Share Logical VDisk USB Devices verwendbar ohne Appliance Schutz durch Passwortverschlüsselung ausgelagertes Archiv offline Audit Native Export

14 Zugriff auf archivierte s Zugriffsmöglichkeiten: Outlook Plug-In Web-GUI kostenfreie APP für ios / Android Audit-Schnittstelle mit Mehr-Augen-Prinzip

15 REDDOXX - auch auf mobilen Endgeräten

16 Nacharchivierung mit dem REDDOXX Universal-Import Universell und Effizient Exchange Mailboxen u. Public Folder Office 365/Hosted Exchange Lotus Notes 8.5 o. höher* Import von EML/MSG Dateien Native PST Import IMAP Import *Zusatztool von Wegener-IT notwendig Bestandsdaten sinnvoll einbinden Mit der Einführung einer -Archivierung beginnt für Unternehmen nicht die Stunde Null. Schließlich liegen in den meisten Fällen bereits große Mengen an bestehenden -Daten vor, die möglichst sinnvoll in das neue Archiv einzubinden sind. REDDOXX unterstützt die rückwirkende Archivierung direkt aus dem Mailserver heraus ebenso wie die nachträgliche Integration bereits bestehender Archive. Das bedeutet, dass sich Bestandsdaten sehr einfach und innerhalb kürzester Zeit mit dem neuen Archiv verbinden lassen. Insellösungen, die häufig entstehen können, wenn ältere Daten separat verwaltet werden, werden so konsequent vermieden. Stattdessen entsteht ein umfassendes, leistungsstarkes Archiv aller relevanten s im Unternehmen. Nutzen Sie die REDDOXX Nacharchivierung als strategisches Instrument bei Mailserver-Updates bzw. Plattformwechseln und starten Sie auf dem neuen System mit schlanken Postfächern.

17 Bestechende Argumente für die Archivierung Es werden nur relevante s archiviert Die integrierte Spam- und Virenfilterung stellt die Archivierung der relevanten s sicher. Newsletter können ebenfalls von der Archivierung ausgeschlossen werden. Nachhaltige Entlastung des Mailservers Die Archivierung erfolgt extrem Speicherplatz-Ökonomisch durch Datenkomprimierung und Daten-Deduplizierung durch Single- Instancing. Jede wird nur einmal im Archiv gespeichert. Nachhaltige Vereinfachung der Backup-Strategie Die granulare Sicherung von Postfächern in der herkömmlichen Sicherungsstrategie wird überflüssig. Das spart Speicherplatz auf den Sicherungsmedien. Deutliche Effizienzsteigerung beim Anwender Schlanke Postfächer ermöglichen einen effizienten Umgang mit s. Die deutlich verzögerte Abarbeitung von s gehört der Vergangenheit an. Entlastung der IT-Administration Die aufwendige Rücksicherung einzelner s entfällt. Der Anwender findet jede unabhängig vom Alter in sekundenschnelle wieder auf. Konsequente Umsetzung der rechtlichen und betrieblichen Anforderungen Das REDDOXX Compliance-Framework ermöglicht die Umsetzung der gesetzlichen als auch meistens individuellen betrieblichen Vorschriften. Automatische Identifizierung von s zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen Nur wer seine Daten kennt kann Compliance-Anforderungen umsetzen. Das REDDOXX Compliance-Framework bietet die automatische Erkennung von s anhand ihres Inhalts zur Bildung von Facharchiven.

18 MailSealer Warum? s sicher senden und empfangen Kommt die empfangene wirklich von dem Absender, von dem sie zu stammen scheint? Ist die auf Ihrem Transport zum Empfänger verändert worden? Tätige ich Rechtsgeschäfte per ? Werden geschäftskritische Informationen per in Ihrem Unternehmen versendet und evtl. von unbekannter Stelle mitgelesen? Das sind nur einige der Sicherheitslücken und Herausforderungen, die Ihnen heute im Tagesgeschäft begegnen. Der REDDOXX Mailsealer ist die Sicherheitslösung für Ihren - Verkehr. Ausgehende s werden signiert und verschlüsselt, eingehende s werden geprüft und entschlüsselt. Der MailSealer unterstützt den international etablierten Verschlüsselungsstandard S/MIME und ist somit konform zu anderen Lösungen, die Ihre Kommunikationspartner einsetzen. Die Verschlüsselung und Signierung erfolgt regelbasiert und damit zentral und automatisch - unabhängig vom Benutzer.

19 MailSealer wie funktioniert digitale Signatur? Beispiel: Die Firma NWD GmbH möchte an die Firma PARTNER Rechnungen versenden. Um die Echtheit der zu bescheinigen, soll diese signiert werden. Was NWD tun muss: - S/MIME Zertifikatspaar besorgen. Dieses Paar besteht aus einem öffentlichen und einem privaten Zertifikat - signieren Was PARTNER tun muss: - Das öffentliche Zertifikat der Firma NWD prüfen Vorteil einer digitalen Signatur: Die Firma PARTNER weiß beim Empfang, dass diese tatsächlich von der Firma NWD ist und auf dem Weg in das Unternehmen u.u. durch Dritte mitgelesen, allerdings nicht verändert wurde! Fazit: Die digitale Signatur ist ein sehr guter und einfacher Einstieg in das Thema des vertraulichen und sicheren Mailversands, da die Gegenstelle selber keine Zertifikate benötigt. In der Praxis werden meist gezielt einzelne Kommunikationswege zwingend digital signiert. - z.b. elektronischer Rechnungsversand

20 MailSealer Beispiel einer manipulierten AB eines REDDOXX Kunden Fälschung Original Nur bemerkt, weil Kunde und Lieferant seit Jahren zusammenarbeiten und noch nie Vorkasse gemacht haben!

21 MailSealer wie funktioniert Verschlüsselung? Beispiel: Die Firma NWD GmbH und die Firma PARTNER möchten Rechnungen verschlüsselt übertragen! Was NWD tun muss: - S/MIME Zertifikatspaar besorgen. Dieses Paar besteht aus einem öffentlichen und einem privaten Zertifikat - Das öffentliche (!) Zertifikat der Firma PARTNER zur Verfügung stellen - Das private Zertifikat bleibt intern Was PARTNER tun muss: - S/MIME Zertifikatspaar besorgen. Dieses Paar besteht aus einem öffentlichen und einem privaten Zertifikat - Das öffentliche (!) Zertifikat der Firma NWD zur Verfügung stellen - Das private Zertifikat bleibt intern Wie funktioniert die Verschlüsselung? Schickt die Firma NWD eine an die Firma PARTNER, wird diese mit dem öffentlichen Zertifikat des Empfängers (! = hier mit dem öffentlichen Zertifikat von PARTNER) verschlüsselt! Nur der Empfänger (PARTNER) kann die verschlüsselte entschlüsseln, da er das zum öffentlichen Zertifikat passende Gegenstück (privates Zertifikat) hat. Fazit: Sie müssen im Vorfeld mit dem Gegenüber kommunizieren und sich im Klaren sein, welche Kommunikationswege Sie verschlüsseln wollen! In der Praxis werden nur einzelne Wege verschlüsselt, nie pauschal alle: - z.b. Buchhaltung zu Steuerberater, um Gehaltsdaten zu übermitteln - z.b. Personalwesen zum Arbeitsamt

22 Das Prinzip der REDDOXX - MailSealer Mehrwerte der REDDOXX Lösung - Der Mitarbeiter arbeitet wie heute, sendet und empfängt seine s im Klartext - Automatische Ver- und Entschlüsselung am Gateway - Regelwerke und Zertifikate werden zentrale auf der Appliance verwaltet - S/MIME Standard zur digitalen Signatur und verschlüsselung - flexible Regelwerke - Zusätzliche, userbasierte Adhoc-Verschlüsselung mit dem MailSealer Light - Lösung jederzeit erweiterbar um Anti-Spam und Archivierung, um ein ganzheitliches zentrales Management zu erhalten - In Kombination mit der Archivierung: Doppelte Archivierung ( im Klartext und in verschlüsselter Form, um diese auch in 10 Jahren noch lesen zu können)

23 MailSealer Konfiguration

24 MailSealer light Userbasierte Passwortverschlüsselung 1.) Zieladresse und Passwort definieren Alternativ über Betreffzeile, z.b.: (*REDDOXX ist toll*) 2.) Mail im Anhang 3.) Passwort eingeben 4.) Mail lesbar

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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