Word. Eine Einführung zum Erstellen der Abschlussarbeit. von. Franziska Stößel

Transkript

1 Word Eine Einführung zum Erstellen der Abschlussarbeit von Franziska Stößel

2 Inhaltsverzeichnis 1 Seitenformatierung 3 2 Titelblatt 7 3 Inhaltsverzeichnis 8 4 Fußnoten 13 5 Tabellen und Abbildungen 14 6 Literaturverzeichnis 17 7 Erklärung zur Abschlussarbeit 18 8 Layout-Kontrolle vor dem Drucken 19 9 Tipps 22 Franziska Stößel 2

3 1 Seitenformatierung Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand Die Einstellungen für Schriftart (Arial), -größe (12) und Zeilenabstand (1,5) können Sie auf der Registerkarte Start vornehmen. Ebenfalls können Sie die Textausrichtung einstellen. Der Blocksatz liest sich bei längeren Texten besser, als wenn der Text linksündig ausgerichtet ist. Schriftart Schriftgröße Blocksatz Zeilenabstand Ränder Um die Ränder entsprechend einzustellen, wählen Sie auf der Registerkarte Seitenlayout die Schaltfläche Seitenränder aus. Nutzen Sie den Befehl Benutzerdefinierte Seitenränder und legen Sie in dem sich öffnenden Menü die Ränder fest. Franziska Stößel 3

4 Seitenzahlen Um Seitenzahlen in der Arbeit einzufügen, gehen Sie auf die Registerkarte Einfügen und nutzen die Schaltfläche Seitenzahl. Fügen Sie die Seitenzahl am Seitenende mittig ein. Dazu können Sie auch das vorgegebene Layout verwenden. Grundsätzlich reicht für Ihre Abschlussarbeit die einfache Zahl in der Mitte am Seitenende aus. Allerdings sollte auf dem Titelblatt Ihrer Arbeit keine Seitenzahl gedruckt werden. Dies können Sie unter Seitenzahl formatieren einstellen. Zeichenanzahl Um die Anzahl der Zeichen zu ermitteln, gehen Sie auf den Reiter Überprüfen und verwenden dort die Schaltfläche Wörter zählen. Es öffnet sich ein kleines Fenster, welches Ihnen die Information anzeigt. Franziska Stößel 4

5 Anzeige mit Formatierungssymbolen Sehr hilfreich ist die Anzeige mit Formatierungssymbolen, um zu überprüfen, dass keine Leerzeichen zu viel enthalten sind und ob die Absätze richtig gesetzt sind. Um in diese Ansicht zu wechseln, wird auf der Registerkarte Start folgende Schaltfläche angeklickt: Für ein Leerzeichen zwischen zwei Wörtern wird ein Punkt angezeigt. Ein Absatz wird mit einer Absatzmarke gekennzeichnet (Symbol auf der Schaltfläche). Der Text wird dann wie folgt angezeigt: Um diese Ansicht wieder zu verlassen, muss die gleiche Schaltfläche noch einmal angeklickt werden. Franziska Stößel 5

6 Tabulatortaste Die Tabulatortaste hilft beim gleichmäßigen Ausrichten von Aufzählungen, Stichpunkten usw. Sie befindet sich auf der Tastatur und hat das Kürzel Tab. Durch die Tabulatortaste werden gleichmäßige Abstände eingefügt, ohne dass die Leerzeichentaste verwendet werden muss. In der Formatierungsansicht ist die Tabulatortaste an den Pfeilen zu erkennen. Seitenumbrüche einfügen Jedes neue Hauptkapitel in Ihrer Arbeit beginnt auf einer neuen Seite, egal wie viel Platz noch auf der vorherigen Seite vorhanden ist. Bitte beachten Sie, dass dies nicht für Unterkapitel gilt, also bspw. für 1.1 oder Unterkapitel werden fortlaufend geschrieben. Um sicherzustellen, dass für jedes neue Hauptkapitel eine neue Seite begonnen wird, ist die Funktion Seitenumbrüche hilfreich. Sie fügen einen Seitenumbruch mit der Tastenkombination Strg + Enter ein. Ebenso können Sie einen Seitenumbruch über die Schaltfläche Umbrüche auf der Registerkarte Seitenlayout einfügen. Der Seitenumbruch bewirkt, dass ab dieser Stelle der folgende Text auf einer neuen Seite beginnt. In der Formatierungsansicht ist dies gut zu erkennen. Franziska Stößel 6

7 2 Titelblatt Auf dem Titelblatt wird keine Seitenzahl angegeben. Dies kann beim Einfügen der Seitenzahlen eingestellt werden oder nachträglich, indem über die Registerkarte Einfügen bei Fußzeile Fußzeile bearbeiten ausgewählt wird. Setzen Sie in der nun angezeigten Leiste Kopf- und Fußzeilentools ein Häkchen bei Erste Seite anders. Über die rote Schaltfläche mit dem weißen Kreuz ganz rechts verlassen Sie die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile. Die weitere Gestaltung des Deckblattes entnehmen Sie beispielsweise der Materialsammlung zur Erstellung und Bewertung der Abschlussarbeit im Rahmen des Fachkunde III-Lehrganges am Brandenburgischen Bildungswerk für Medizin und Soziales e.v. in Potsdam oder führen diese entsprechend den Angaben der Kursleitung aus. Franziska Stößel 7

8 3 Inhaltsverzeichnis Das Inhaltsverzeichnis befindet sich in Ihrer Abschlussarbeit auf der zweiten Seite. Achten Sie bei der Gliederung Ihrer Arbeit darauf, dass wenn Sie ein Unterkapitel einfügen auch ein zweites Unterkapitel notwendig ist. Also auf 1.1 muss auch 1.2 bzw. auf muss folgen. Lässt sich das Thema in dem Kapitel nicht in zwei Blöcke unterteilen, muss nicht 1.1 eingefügt werden. Dann können Sie den gesamten Text unter 1 schreiben. Ihr Inhaltsverzeichnis könnte beispielsweise wie folgt aussehen: Inhaltsverzeichnis manuell erstellen Ein Inhaltsverzeichnis lässt sich sehr einfach manuell erstellen, muss aber bei jeder Änderung von Überschriften und Seitenzahlen auch manuell angepasst werden. Sie geben Ihr Inhaltsverzeichnis mit ihrer Gliederung ein und benutzen zum gleichmäßigen Anordnen der Seitenzahlen (auf der rechten Seite) und Gliederungspunkte die Tabulatortaste. Überprüfen Sie vor dem Drucken Ihrer Abschlussarbeit unbedingt die Seitenzahlangabe und ob Sie tatsächlich die Kapitel in Ihrer Arbeit so benannt haben, wie es im Inhaltsverzeichnis angegeben ist! Franziska Stößel 8

9 Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen Word bietet Ihnen die Möglichkeit ein automatisches Inhaltsverzeichnis einzufügen. Neue Überschriften werden dort automatisch eingefügt und die Seitenzahlen aktualisiert. (1) Einfügen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses Gehen Sie auf den Reiter Verweise und wählen Sie über die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis den Befehl Inhaltsverzeichnis einfügen aus. In dem sich öffnenden Menü können Sie Einstellungen am Format des Inhaltsverzeichnisses vornehmen. Beachten Sie: das Inhaltsverzeichnis wird an der Stelle eingefügt, an der Ihr Cursor steht, wenn Sie die Schaltfläche auswählen. Damit das Inhaltsverzeichnis gefüllt wird, müssen die Überschriften und der Text mit Formatvorlagen erstellt werden, die auf der Registerkarte Start auswählbar sind. Franziska Stößel 9

10 Für den Text verwenden Sie die Formatvorlage Standard. Für die Überschriften jeweils die Formatvorlagen Überschrift 1 / Überschrift 2 / Überschrift 3 / für die jeweilige Gliederungsebene. Lassen Sie sich von der Farbe und Schrift der Überschriften nicht irritieren. Sie können diese im Anschluss auf Arial / 12 / schwarz einstellen und das Inhaltsverzeichnis funktioniert trotzdem. (2) Ändern der Formatvorlagen Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie sich die für Sie relevanten Formatvorlagen anpassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste bspw. auf die Schaltfläche Standard und wählen Sie den Befehl Ändern aus. Es öffnet sich ein weiteres Menü, in dem Sie das Format ändern können. Für Ihre Abschlussarbeit stellen Sie Arial, Schriftgröße 12 und Zeilenabstand 1,5 ein. Sie sehen eine Vorschau der Formatierung und können im Feld darunter noch mal alles überprüfen. Franziska Stößel 10

11 Ihr automatisches Inhaltsverzeichnis sieht dann wie folgt aus: KAPITEL KAPITEL Kapitel Kapitel KAPITEL KAPITEL Kapitel 1 Kapitel 1.1 Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Kapitel Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Kapitel Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Kapitel 1.2 Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Kapitel 1.3 Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text (3) Aktualisieren des automatischen Inhaltsverzeichnisses Damit tatsächlich immer die richtigen Seitenzahlen und Überschriften im automatischen Inhaltsverzeichnis angegeben werden, muss das Verzeichnis aktualisiert werden. Klicken Sie dazu das automatische Inhaltsverzeichnis einmal an, so dass es grau hinterlegt wird. Dann klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Felder aktualisieren aus. In dem sich dann öffnenden Menü können Sie auswählen, ob Sie nur die Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis aktualisieren möchten. Franziska Stößel 11

12 Franziska Stößel 12

13 4 Fußnoten Zitate, direkte und indirekte, müssen gekennzeichnet sein, indem sie entweder in Anführungszeichen oder kursiv geschrieben und mit einer Fußnote versehen werden. Alle Zitate werden mit einer Fußnote gekennzeichnet und in dieser einem Autor zugeordnet. Die Literaturangabe wird ebenfalls im Literaturverzeichnis aufgeführt. 1 Die Fußnote ist die kleine, hochgestellte Zahl am Ende eines Zitates oder Satzes. Sie kann über die Registerkarte Verweise einfach eingefügt werden. Achten Sie darauf, dass Sie die Fußnote verwenden. Diese wird jeweils am Seitenende, durch einen Strich vom Text getrennt, angezeigt (siehe Seitenende). (Eine Endnote dagegen wird ganz am Ende des Dokuments eingefügt.) Word nummeriert die Fußnoten automatisch durch. Wenn Sie also an einer Stelle im Text noch eine Fußnote nachträglich einfügen, werden alle neu durchnummeriert. Sie können eine Fußnote auch mit der Tastenkombination Strg + Alt + F einfügen. Sobald Sie eine Fußnote einfügen, springt Word in den Bereich der Fußnote. Dort geben Sie die kompletten Literaturangaben an, wenn Sie eine Quelle erstmalig zitieren / verwenden. Wenn Sie diese Quelle erneut verwenden, reicht es dann aus, wenn Sie in der Fußnote schreiben vergl. M Schmidt 1993 oder M. Schmidt Um zwischen dem Text und der Fußnotenansicht zu wechseln, können Sie einen Doppelklick jeweils auf die kleine Zahl machen. Um eine Fußnote zu entfernen, löschen Sie die kleine Zahl aus dem Text und automatisch wird die Fußnote unter dem Trennstrich ebenfalls entfernt. Fußnote 1 Vgl. Materialsammlung zur Erstellung und Bewertung der Abschlussarbeit im Rahmen des Fachkunde III- Lehrgangs am Brandenburgischen Bildungswerk für Medizin und Soziales e.v. in Potsdam, S. 5 Franziska Stößel 13

14 5 Tabellen und Abbildungen Um einen Sachverhalt anschaulich darzustellen, können Tabellen und Abbildungen hilfreich sein. Tabelle einfügen Um eine Tabelle in Ihre Arbeit einzufügen, gehen Sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen die Schaltfläche Tabelle aus. Wenn Sie diese anklicken, öffnet sich ein kleines Menü, in dem Sie direkt die Spalten- und Zeilenanzahl markieren können. Word fügt Ihnen an der Stelle, an der der Cursor steht, die Tabelle mit leeren Zellen ein. Sie können auch den Menüpunkt Tabelle einfügen nutzen und in dem sich öffnenden Menü die Spalten- und Zeilenanzahl auswählen. Unter dem Menüpunkt Schnelltabellen finden Sie fertige Formatvorlagen für Tabellen. Franziska Stößel 14

15 Die einzelnen Zellen können Sie nun mit Inhalten füllen und die gesamte Tabelle Ihren Vorstellungen entsprechend formatieren. Wenn Sie eine Zelle oder die gesamte Tabelle anklicken, öffnet sich die Symbolleiste Tabellentools (zusätzliche Registerkarten am oberen Seitenrand), mit der Sie das Layout der Tabelle gestalten können. Mit Hilfe dieser Tabellentools können Sie die Schriftfarbe und größe, den Rahmen, die Hintergrundfarbe der Zellen und die Textausrichtung einstellen. Ebenfalls können Sie Zeilen und Spalten einfügen, löschen oder miteinander verbinden. Alle diese Einstellungen lassen sich auch in dem sich öffnenden Menü vornehmen, wenn eine Zelle oder die Tabelle mit der rechten Maustaste angeklickt werden. Natürlich können Sie auch eine Tabelle in Excel erstellen und diese in Ihren Word- Text einfügen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie die Tabelle als Bild kopieren. Dies verhindert, dass sich die Tabelle im Word-Text verändert, wenn Sie die Excel-Tabelle versehentlich abändern oder löschen. Markieren Sie die Tabelle die Sie kopieren möchten und wählen auf der Registerkarte Start bei Kopieren die Schaltfläche Als Bild kopieren aus. In dem sich dann öffnenden Menü klicken Sie einfach auf OK. Die Tabelle wird als ein Bild kopiert, das sich nicht mehr verändern kann. Franziska Stößel 15

16 Beschriftung und Quellenangabe Abbildungen werden daneben oder darunter beschriftet und unter der Abbildung wird die Quelle genannt. Bei Tabellen ist die Beschriftung über der Tabelle und die Quelle wird unterhalb der Tabelle angegeben. Beispiel: Tabelle 1: Wechslerquoten und Verteilung nach Bundesländern (Anteile in %) Merkmal Kassenwechsler 4,0 4,4 4,5 Alte Länder 3,8 4,3 4,3 Neue Länder 4,8 4,8 5,2 Quelle: eigene Darstellung i.a.a. Andersen, H. / Grabka, M. (2006), S.21 Franziska Stößel 16

17 6 Literaturverzeichnis Im Literaturverzeichnis werden alle verwendeten Quellen, also alle Druckwerke und auch Internetquellen, aufgeführt. Dabei ist bei Druckwerken die Literaturangabe wie folgt anzugeben: Name, Vorname, Titel, ggf. Untertitel, ggf. Band, ggf. Titel des Bandes, Auflage, Ort, Verlag, Jahr. Wenn Sie aus einer Zeitschrift einen Artikel verwenden, geben Sie alle Literaturangaben wie oben an und ergänzen am Ende beim Jahr den Monat und geben an letzter Stelle die Seitenzahlen an. Beispiel: in: Gesundheits- und Sozialpolitik, H /2006, S Internetquellen werden mit ihrem kompletten Pfad und Datum der Recherche genannt: Beispiel: o. V.: Stand Entfernen Sie im Literaturverzeichnis den Hyperlink bei den Internetquellen, indem Sie den Link markieren, mit der rechten Maustaste anklicken und in dem sich öffnenden Menü Hyperlink entfernen auswählen. Wenn Sie Internetquellen verwenden, sollten Sie bei Ihrer Recherche immer gleich den Pfad und das Datum Ihrer Recherche abspeichern. Dann haben Sie alle Informationen für das Literaturverzeichnis zusammen. Franziska Stößel 17

18 7 Erklärung zur Abschlussarbeit Am Ende Ihrer Abschlussarbeit fügen Sie die Erklärung zur Abschlussarbeit an. Diese ist die letzte Seite Ihrer Arbeit und hat keine Seitenzahl und wird auch nicht im Inhaltsverzeichnis aufgeführt. Diese Erklärung muss bei jeder ausgedruckten Arbeit von Ihnen persönlich unterschrieben werden. Also alle drei Ausfertigungen Ihrer Arbeit, die Sie einreichen, müssen diese unterschriebene Erklärung enthalten. Den genauen Wortlaut der Erklärung zur Abschlussarbeit entnehmen Sie der Materialsammlung zur Erstellung und Bewertung der Abschlussarbeit im Rahmen des Fachkunde III-Lehrgangs am Brandenburgischen Bildungswerk für Medizin und Soziales e.v. in Potsdam. Franziska Stößel 18

19 8 Layout-Kontrolle vor dem Drucken Seitenansicht Bevor Sie Ihre Abschlussarbeit ausdrucken, können Sie die Seitenansicht verwenden, um das Layout Ihrer Arbeit zu überprüfen: stimmen die Seitenränder, haben sich bei der Anordnung von Textabschnitten und Tabellen / Abbildungen bspw. Überschriften auf die nächste Seite verschoben, sind auf allen Seiten die Seitenzahlen angegeben, werden die Fußnoten alle richtig angezeigt, Um zur Seitenansicht zu gelangen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen den Menüpunkt Drucken aus. Sie sehen eine Vorschau Ihrer Arbeit und können auch hier noch mal Layoutveränderungen vornehmen. Wenn Sie auf die angezeigte Vorschau Ihrer Arbeit klicken, können Sie im Dokument die Seiten durchscrollen. Über den Link Seite einrichten öffnet sich ein Menü, das auch noch mal Layouteinstellungen, wie Seitenränder und Ausrichtung, enthält. Franziska Stößel 19

20 Ebenfalls gelangen Sie zur Seitenansicht, wenn in der Schnellstartleiste die kleine Schaltfläche Seitenansicht (Blatt mit Lupe) eingefügt ist. Um wieder zum Text zurückzukehren klicken Sie auf die Registerkarte Start. Franziska Stößel 20

21 Druckoptionen Nachdem das Layout fertig eingestellt ist, können vor dem Drucken noch ein paar Druckoptionen eingestellt werden. Dafür wird auf der Registerkarte Datei der Menüpunkt Drucken ausgewählt. (a) (c) (b) (d) Sie können die Anzahl der gedruckten Exemplare (a) festlegen oder auch nur eine bestimmte Seite (b) ausdrucken. Über Druckereigenschaften (c) können Sie auswählen, ob in Farbe oder Schwarz-Weiß gedruckt werden soll. Ebenfalls können Sie einstellen, ob mehrere Seiten pro Blatt ausgedruckt werden sollen (d) (bspw. für das Korrekturlesen). Franziska Stößel 21

22 9 Tipps (1) Nutzen Sie beim Erstellen Ihrer Abschlussarbeit die vielen Möglichkeiten von Word wie bspw. die Überprüfung der Rechtschreibung und Grammatik. Schon während Sie schreiben, wird Ihnen Word bereits Hinweise geben: Rechtschreibfehler werden mit einer roten Wellenlinie markiert und Grammatikfehler mit einer grünen Wellenlinie, soweit Word diese erkennt. Auf der Registerkarte Überprüfen können Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung für das gesamte Dokument starten. In einem Menüfenster wird Ihnen Word dann Vorschläge zur Korrektur anzeigen, die Sie übernehmen aber auch ignorieren können. Verlassen Sie sich aber nicht nur auf die Prüfung der Rechtschreibung und Grammatik durch Word! Kommafehler zeigt Ihnen Word nicht an und wenn aus einem wie versehentlich ein wir wird, erkennt Word dies ebenfalls nicht als Fehler. Word prüft die Rechtschreibung, erkennt aber nicht inhaltliche Zusammenhänge. (2) Vielleicht fällt Ihnen beim Schreiben Ihrer Arbeit auf, dass Sie immer die gleichen Wörter benutzen. Hier hilft die Funktion Synonyme in Word. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort, welches Sie gerne durch ein anderes Wort ersetzen möchten. In dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl Synonyme aus und Word zeigt Ihnen eine Liste mit Wörtern, die eine ähnliche Bedeutung haben. Verlassen Sie sich bitte hier aber auch nicht blind auf Word. Überprüfen Sie, ob das vorgeschlagene Wort tatsächlich in den Zusammenhang passt. Franziska Stößel 22

23 (3) Word bietet Ihnen die Möglichkeit der Automatischen Silbentrennung. Sie müssen also nicht immer selbst daran denken, die Wörter am Ende der Zeile durch ein Trennzeichen zu trennen. Außerdem wird dadurch ein einheitlicher Abstand zwischen den Wörtern erreicht. Gehen Sie auf die Registerkarte Seitenlayout und verwenden Sie die Schaltfläche Silbentrennung. Auch bei der Silbentrennung sollten Sie zum Schluss der Arbeit diese noch mal überprüfen. (4) Vergessen Sie das Speichern nicht! Überlegen Sie sich, wo Sie die Datei speichern wollen. Gehen Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Speichern unter. Während Sie in Word arbeiten, sollten Sie immer wieder zwischendurch mit Hilfe des kleinen Disketten-Symbols oder der Tastenkombination Strg + S speichern. Wenn Sie dann doch mal die Datei schließen, ohne vorher zu speichern, ist nicht gleich die ganze Arbeit verloren. Franziska Stößel 23