Runbook Smart Close. Automatisierung im Monatsabschluss. 21. April, 2015

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1 Runbook Smart Close Automatisierung im Monatsabschluss 21. April, 2015 Runbook 2014

2 Inhalt 21 April 2015 Runbook Inc. 2 Runbook Einführung Runbook Smart Close Prozessautomatisierung Produktdemonstration im Testsystem Report Verifikation mit dynamischer Variante Automatisierung und Roadmap

3 Runbook Produkte 21 April 2015 Runbook Inc. 3 RUNBOOK ist SAP Gold Partner (SAP software und technology solution partner) Erhältlich im SAP partner portal und SAP Store Runbook solutions sind SAP zertifiziert und integriert in SAP Applikationen Runbook solutions sind zertifiziert für die Integration mit SAP HANA Runbook Solutions sind zertifiziert für die Integration mit SAP Simple Finance Runbook Solutions sind zertifiziert für SAP Fiori

4 Inhalt 21 April 2015 Runbook Inc. 4 Runbook Einführung Runbook Smart Close Prozessautomatisierung Produktdemonstration im Testsystem Report Verifikation mit dynamischer Variante Automatisierung und Roadmap

5 Runbook Prozessoptimierung 21 April 2015 Runbook Inc. 5 Status quo & Ressourcen Manueller Abschluss xls-basierter Kontenabgleich Einsatzmöglichkeiten von Runbook Automatisierter und eingebetteter Abschluss in SAP Automatisierter und eingebetterter Abgleich in SAP Vorteile Rechtzeitiger & Echtzeit(iger) Überblick für bessere Entscheidungen & Prozessmanagement Nicht in SAP-integrierte Finanzsoftware (Altlast) Integrierter Abschluss in SAP, inklusive Audit Trail Bessere Prozess Effizienz (z.b. vereinfachen, standardisieren, automatisieren) Nicht harmonisierter lokaler Abschluss Zentralisierter und harmonisierter Abschluss Geringere (interne und externe) Prüfungskosten Manuelles IKS Ausnahmemanagement inklusives IKS

6 Inhalt 21 April 2015 Runbook Inc. 6 Runbook Einführung Runbook Smart Close Prozessautomatisierung Produktdemonstration im Testsystem Report Verifikation mit dynamischer Variante Automatisierung und Roadmap

7 Inhalt 21 April 2015 Runbook Inc. 7 Runbook Einführung Runbook Smart Close Prozessautomatisierung Produktdemonstration im Testsystem Report Verifikation mit dynamischer Variante Automatisierung und Roadmap

8 Funktion Automatisierung 21 April 2015 Runbook Inc. 8 Eingabe Programm Ergebnis Variante Standard dynamisch RFITEMGL Ergebnis Spool/ Batch Mappe Report Verifikation (automatisches analysieren) Aktion Zero Balance No Zero Balance

9 Erklärung dynamische Variante 21 April 2015 Runbook Inc. 9 RFBILA00 in Runbook mit dynamischer Varianter - Eine Variante wird zentral gepflegt - Die Werte werden dynamisch eingesetzt für alle aktiven Buchungskreise - Report Verifikation möglich - mit angehängten Spools aus eingeplantem Report kann gesendet werden, inklusive fehlerhafter Spools, und Auswertung per Protokolle, wo der Fehler liegt RB00 RB01 RB02.. Nacheinander Dynamisch eingesetzt

10 Inhalt 21 April 2015 Runbook Inc. 10 Runbook Einführung Runbook Smart Close Prozessautomatisierung Produktdemonstration im Testsystem Report Verifikation mit dynamischer Variante Automatisierung und Roadmap

11 Wo macht Automatisierung Sinn? 21 April 2015 Runbook Inc. 11 Transaktionen - Abschreibungslauf (RAPERB2000) - Öffnen & Schließen der Buchungsperioden - Umgliederung von Verbindlichkeiten - Reports zur Kontrolle (RFBILA00) Beispiel: Szenario eines Kunden Report Verifikation - RFBILA00 - Abgleich Hauptbuchkonto mit Bank Statement (RFSSLD00) - Vorgangskontrolle Hauptbuchkto/ Verrechnungskto <5K (RFSSLD00) - Kontensaldo Check für best. Konten (RCOPCA10) - Vergleiche Konten mit PCA (RCOPCA44) - Analyse Kundenkonten (RFITEMAR) auf >60Tage etc. - Check auf Änderungen in Stammdaten (RFKABL00, RFSABL00) - MM/FI- Abgleich (RM07MMFI) - FI/AA- Abgleich - Automatisches Clearing (F13L, F.13, F13E)

12 Automatisierungsgrade 21 April 2015 Runbook Inc Monitoring (für vorh. Scheduler oder sm36) Programm startet zu bestimmter Zeit BATCH_RB monitored den Job (Name und Zeit) Spool wird angehängt für Nachweis Fehlerreport kann an Anwender geschickt werden falls es zu Vorfällen kommt 2. Terminieren, auslösen und monitoren Programm und (dynamische) Variante sind Teil des RB Szenarios BATCH_RB terminiert und startet Job als Teil des MEC- Prozesses Spool wird angehängt für den Nachweis Fehlerreport kann an Anwender geschickt werden falls es zu Vorfällen kommt 3. Sende Report per Mail (Spool) Programm und (dynamische) Variante sind Teil des RB Szenarios BATCH_RB terminiert und startet Job als Teils des MEC- Prozesses Spool wird den Anwendern zugesendet (pdf, htlm, txt) Spool wird angehängt für den Nachweis Fehlerreport kann an Anwender geschickt werden falls es zu Vorfällen kommt 4. Report Verifikation in Batch Programm und (dynamische) Variante sind Teil des RB Szenarios BATCH_RB terminiert und startet Job als Teil des MEC- Prozesses Spool wird analysiert mit dem Business Report Verfikation Template Log wird analysiert basierend auf dem Business Report Verifikation Template Ausnahmen werden an die Anwender übermittelt (Mail) Spool wird angehängt für den Nachweis

13 21 April Runbook Roadmap Schritt 1: Aufnahme des Prozesses Modellieren Abschluß- & Reconciliation Prozess Identifzierung Funktion - Person Festlegung KPI (z.b. Abschluß in 5 Tagen) Smart Close Globales Abschluß Szenario Funktions- & Verantwortungsgrup pen Prozessübersicht/ Status Schritt 2: Einsatz von Intra-Prozess Automatisierung und Kontrollen Integrieren der Prozesse innerhalb der Organisation Automatisierung und Management von optimierten Prozessen Integration Smart Close Close / True Reconcilation / Manual Journal Entry Automatisierungs- Funktionen: Report Verifikation Regel- Generator (Rule Builder) Schritt 3: Einführung von Inter- Prozess Automatisierung und Kontrolle (IKS) Integrierter Prozesse mit externen Partnern (Auditoren!) Förderung der kontinuierlichen Prozessverbesserung kontinuierliches Kontroll-Monitoring / kontinuierliches Auditing Audit- Anywhere- Funktion Schritt 4: Etablierung von Enterprise Valuation Control Verknüpfung der Prozessergebnisse mit den Vorgaben Beherrschung der Geschäftsprozesse Verwirklichung des Frühwarnsystems inklusive Benachrichtigung (Mgt nach dem Ausnahmeprinzip) Exception Management und Mini- Szenario (Loop& Dokumentation) Schritt 5: Gestaltung einer flexiblen Prozess- Architektur Erreichung eines flexiblen Geschäftsprozesses Erarbeitung neuer Produkte und Service Gewährleistung von Ergebnisorientierten Prozessen Runbook auf: Simple Finance SAP Hana Cloud

14 21 April 2015 Runbook Inc. 14 Fragen & Antworten F: Wie viel % eines Abschlussprozesses haben Ihre Kunden durchschnittlich automatisiert? A: Der Automatisierungsgrad hängt von der Reife des Runbook Smart Close Projektes und der Kultur des Unternehmens ab. Einige Kunden haben bis zu 75% der Schritte im Monatsabschluss automatisiert. F: Wie funktioniert Automatisierung und Status Monitoring wenn mehrere SAP Systeme im Einsatz sind? A: Es gibt eine Runbook Cross Client Funktion. Runbook Smart Close wird auf allen Systemen installiert, und über die Cross Client Funktion kommunizieren die Systeme miteinander. Somit können Information zum Status des Abschluss zusammengefasst werden im Mastersystem, oder auch Schritte automatisch, Prozessabhängig gestartet werden systemübergreifend.

15 Konzept Matching and Clearing 21 April 2015 Runbook Inc. 15 Kontakt: Runbook Company B.V. Graf-Adolf-Platz Düsseldorf Sales Director: Omar Kleijer Tel.: Service Manager Deutschland: Marena Grautoff Tel.: Runbook ONE Runbook Webinare

16 21 April 2015 Runbook Inc. 16 Disclaimer Die erwähnten SAP Produkte und SAP Services SAP, R/3, mysap, mysap.com, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge und andere, sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP Deutschland SE & Co. KG in Deutschland und in diversen anderen Ländern der Welt. Alle weiteren erwähnten Produkte und Dienstleistungen sind Warenzeichen ihrer jeweiligen Unternehmen. Runbook ist ein eigenständiges Unternehmen und weder im Besitz von SAP noch durch dieses gesteuert.

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