proalpha Ausgabe 2/2011

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1 Aktuell proalpha Ausgabe 2/2011 Auf die richtige e Bindung kommt es an... IT & Business 2011 mit Hauptthema CRM E-Bilanz mehr als XBRL proalpha Systeminspektion bewahrt vor Fehlern ERP-Upgrade als Chance

2 Editorial Leo Ernst, Vorstand der proalpha Software AG Editorial des Vorstandes The War of Talents... sei angesichts der aktuellen Wirtschaftsentwicklung ausgebrochen, titelte kürzlich eine Wirtschaftszeitung, und er werde noch deutlich an Härte zunehmen, zeigte sich der Redakteur überzeugt. Was für den Journalistenjob zumindest nicht gilt. Hier werden, wenn man den Nachrichten aus diversen Verlagen glauben darf, momentan mehr Mitarbeiter frei- als eingestellt. Wie immer bei pauschalen Aussagen ist also kritisches Hinterfragen angebracht, denn auch einige andere Berufsgruppen sind trotz Aufschwungs weniger gefragt. Zudem erklärt die Agentur für Arbeit, in einigen europäischen Staaten gäbe es ein ordentliches Über angebot qualifizierter Arbeitskräfte, aus dem man sich prima bedienen könne. Der Krieg der Talente scheint also auch ein regional begrenzter Konflikt zu sein. Trotzdem hat der Journalist natürlich nicht ganz unrecht. Unter neh men nahezu aller Industriebranchen, Handel und Dienst leister, mithin unsere Kunden, wissen ein dissonantes Lied davon zu singen. Zu wenig Schulabgänger, die ausreichendes Vorwissen haben, um eine Lehre erfolgreich angehen zu können, Hochschulabsolventen, die nur marginale praxisnahe Ausbildungsabschnitte genossen haben, mangelnde Bereitschaft von Fachleuten mit erster Berufs - erfahrung, die Heimatregion oder gar das Land zu wechseln die Reihe der Probleme ist ebenso lang wie die Klagen laut. Außerdem besteht natürlich gerade in Zeiten von Konjunk - turaufschwüngen zusätzlich das Problem der gegenseitigen Abwerbung guter Mitarbeiter was am Ende den Preis für alle Unternehmen hoch treibt. Das trifft verstärkt die IT-Industrie, hier ist die Flexibilität der Mitarbeiter traditionell höher als in anderen Branchen. In der Vergan - genheit wechselten immer wieder fitte Mitarbeiter von Wettbe wer bern mit weniger günstiger Entwicklung zu uns. Zum anderen haben wir gerade in der Wirtschaftskrise, bei einem drastisch nachlassenden Wettbewerbsdruck, mit dem Blick auf die Zukunft weit überproportional eingestellt und diese Mitarbeiter intensiv geschult. Vom Thema Langfrist-Dispo sition sollten wir als ERP-Anbieter ja einige Ahnung haben. Trotzdem arbeiten wir angesichts des anhaltenden Wachs - tums ständig daran, weitere leistungsfähige Mitarbeiter zu gewinnen und erfahrene zu halten. Neben regelmäßigen Qualifikationen und Schulungen, aber auch hinsichtlich Soft-Skills erhalten sie beständig die Möglichkeit, sich beruflich wie persönlich zu entwickeln. Andererseits motivieren wir unsere Mitarbeiter, indem wir ihnen Vertrauen entgegenbringen, eine ausgeprägte Feedbackkultur fördern und generell übertrieben bürokratisches Handeln vermeiden. Und nicht zuletzt erleichtert uns heute ein solider Ruf der gesamten Gruppe die Suche nach weiteren Kollegen. Leider wachsen gute neue Mitarbeiter nicht auf den Bäu - men. Aber wer Spaß hat, an und mit einem guten Produkt zu arbeiten, findet den Weg in eine unserer Niederlas - sungen in Deutschland, Europa oder den USA. Auf dass Sie und wir im War of Talents auch künftig die richtigen Strategien und Manöver fahren! Es grüßt Sie Leo Ernst 2 proalpha Aktuell 2/2011

3 Inhaltsverzeichnis Die Highlights dieser Ausgabe... Unternehmen Wirtschaftskrise ade und proalpha? proalpha bringt Licht ins Dunkel IT & Business mit Hauptthema CRM Immer nach vorn denken Mit proalpha die Zukunft gestalten Leistungsspektrum E-Bilanz mehr als XBRL Checken und optimieren, bevor es ruckelt Blended Learning ERP-Wissen erfolgreicher vermitteln CRM bessere Kundenorientierung durch Integration Optimale Kundenbindung durch innovative Lösungen Kunden Effizienzsteigerung in Produktion und Materialwirtschaft ERP unterstützt die Internationalisierung Internationales 21 Mehr Effizienz für Ihre Geschäftsprozesse 24 ERP-Upgrade als Chance proalpha wächst in Polen Sportliches zum Schluss Der sportliche Riese im Schatten Global erfolgreich mit proalpha Schnelle Reflexe sind gefragt 30 proalpha Aktuell 2/2011 3

4 Unternehmen Wirtschaftskrise ade und proalpha? Einsichten und Aussichten des Vorstandes zum Geschäftsjahr Konnte die proalpha Gruppe auch nach der Krise ihren Erfolgskurs fortsetzen und ihre Marktposition behaupten? Und wie macht der ERP-Anbieter seine mittelständischen Industrie-, Handels- und Dienstleis tungs - kun den fit für die Zukunft? Der Vorstand der proalpha Software AG nimmt Stellung zur aktuellen Lage und den Planungen. Im vergangenen Wirtschaftsjahr hat sich die globale Wirtschaft, vor allem auch die IT-Märkte, spürbar erholt. Konnte proalpha von dieser positiven Entwicklung schon profitieren? Jürgen Brand: Die proalpha Gruppe hat das Geschäfts - jahr 2010/11 wieder sehr erfolgreich in Umsatz und Ergebnis beendet. Schon in der Vergangenheit haben wir jedes Jahr bewiesen, dass Umsatz- und Gewinnsteigerung gleichzeitig realisierbar sind und das auch in Zeiten der größten Wirtschaftskrise seit dem zweiten Weltkrieg. Im abgelaufenen Wirtschaftsjahr, das bei uns am 31. März endet, war eine deutliche Erholung der IT-Märkte zu spüren. Potenzielle ERP-Kunden, die ihre IT-Projekte in der Kri - se erst einmal verschoben hatten, beginnen, sich mit neuen Investitionen zu beschäftigen. proalpha konnte vom allgemeinen Aufwärtstrend erst einmal nur bedingt profitieren, da sich die Krise zeitverzögert auf das Geschäftsergebnis auswirkt. dies einem Anstieg von 3,8 Prozent. Die Dienstleistungen, zu denen neben den Consulting- und projektbezogenen Entwicklungsleistungen auch die Angebote der Academy zählen, sind um 2,8 Prozent gewachsen und haben einen Umsatz von 18,4 Mio. Euro erreicht. Wie sieht es jetzt, wo die Märkte wieder kräftig anziehen, bei Ihnen mit dem Thema Mitarbeitergewinnung und natürlich auch -bindung aus? Muss proalpha jetzt besonders stark in Personal investieren? Leo Ernst: Auch im abgelaufenen Wirtschaftsjahr hat sich der Personalaufwand, immer noch größter Kostenblock des operativen Aufwands, um 0,4 Mio. Euro auf 28,7 Mio. Euro erhöht. Das Humankapital war und ist für die proalpha Gruppe von entscheidender strategischer Be deu tung. Wir haben in der Krise die Gunst der Stunde genutzt und eine ganze Reihe sehr guter Leute engagieren können. Deshalb lag im Berichtszeitraum der Schwerpunkt unserer HR-Akti vi - täten in der Weiterqualifizierung dieser und schon länger im Unternehmen tätiger Mitarbeiter. Dank des Wachstums werden wir im laufenden Geschäfts jahr wieder ein großes Augenmerk auf die Gewinnung weiterer hoch qualifizierter Kolleginnen und Kollegen richten. Mit steigender Zahl unserer Neukunden ist es natürlich unabdingbare Voraus - setzung, parallel dazu auch den Mitarbeiterstamm, besonders im Bereich Consulting, auszubauen. Wie drückt sich diese positive Entwicklung in Zahlen aus? Jürgen Brand: Das reale Wachstum haben wir weiter fortgesetzt. Die Umsatzerlöse stiegen um 1,4 Mio. Euro auf 50,7 Mio. Euro, was einer Wachstumsrate von 2,9 Prozent entspricht. Auch unser Betriebsergebnis war mit 8,4 Mio. Euro wieder deutlich positiv und überstieg sogar den Vorjahreswert von 7,7 Mio. Euro. Mit dem produktnahen Bereich der Software- und softwarebezogenen Serviceerlöse wurde 31,7 Mio. Euro Um - satz erzielt. Im Vergleich zum Vorjahreszeitraum entspricht Jürgen Brand: Potenzielle ERP-Kunden, die ihre IT-Projekte in der Krise erst einmal verschoben hatten, beginnen, sich mit neuen Investitionen zu beschäftigen. 4 proalpha Aktuell 2/2011

5 Unternehmen nen, dass wir es über die Jahre geschafft haben, mit einer stets steigenden Kundenzahl und diversen Marketing maßnahmen unsere Marktbedeutung deutlich auszubauen. Ihre jüngste Marketingmaßnahme betrifft einmal mehr den Bereich Sportler-Sponsoring. Dabei beschreiten Sie andere als die üblichen Wege, warum? Werner Ernst: Außerdem ist proalpha für den Betrieb mit Unicode freigegeben. Dies erlaubt die Verarbeitung von Schriftzeichen aller Sprachen der Welt gleichzeitig in einer Anwendung. Natürlich fällt uns dies in Zeiten anziehender IT-Märkte nicht gerade einfach, diese Experten zu gewinnen. Wir sind uns dessen völlig bewusst und haben bereits entsprechende Maßnahmen eingeleitet und den Bereich Mitar - beiterrekrutierung merklich ausgebaut. Denn heute kann nur gewinnen, wer mit professionellen Maßnahmen auf Personalsuche geht und gleichzeitig mit ebenso professionellen Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen sowie einem positiven, motivierenden Betriebsklima das bereits vorhandene Humankapital bindet. In einigen Studien war jüngst zu lesen, dass die proalpha Gruppe ihre Marktposition deutlich ausbauen konnte. Können Sie hierzu Beispiele nennen? Leo Ernst: Ich denke, eine dieser Erhebungen, auf die Sie sich beziehen, ist die des Konradin Verlags. Hier wurde uns unter anderem bescheinigt, dass proalpha der geeignete ERP-Anbieter für den Mittelstand ist. Immerhin stimmten 90 Prozent der befragten Unternehmen bei dem Aspekt geeignete Lösungen für den Mittelstand zu, sodass wir in diesem Bereich einen Spitzenplatz belegen. Außerdem konnten wir laut Konradin die Position als Technologie füh - rer und ebenso als internationaler Lösungsanbieter stärker ausbauen. Was uns natürlich auch sehr gefreut hat, dass uns die Lünendonk GmbH zu den führenden deutschen mittelständischen Standardsoftwareunternehmen 2010 zählt. Hier belegen wir mittlerweile einen beachtlichen neunten Platz in der Rangfolge. Man kann also klar erken- Leo Ernst: Wir haben uns im April dazu entschieden, den Ausnahmeathleten und Behindertensportler Wojtek Czyz auf dem Weg Richtung Paralympics 2012 in London zu begleiten und ihn die nächsten beiden Jahre als Haupt - sponsor zu unterstützen. Wojtek Czyz ist ein sehr vorbildlicher Sportler. Wir sind überzeugt davon, dass er durch sein großes Talent und konsequentes Training auch bei seinen dritten paralympischen Spielen in London wieder Medaillen holen wird. Unter dem Motto Projekt Erfolg haben wir die neue Partnerschaft mit der Zielsetzung gestartet, durch Spon so - ring eines bekannten Top-Athleten natürlich auch gleichzeitig unseren Bekanntheitsgrad zu erhöhen. Innovation und Leidenschaft sind zwei wichtige Aspekte, die den Sportler mit uns als IT-Unternehmen verbinden. Sowohl für proalpha als auch für Herrn Czyz sind innovative Technologien die Basis, um erfolgreich zu agieren. Kommt zur Spitzentech - nologie noch echte Leidenschaft hinzu, wird man besser sein als seine Wettbewerber und hat das Zeug zum internationalen Sieger. Neben dem hoch qualifizierten Humankapital und den Marketingmaßnahmen gibt es noch andere Faktoren, die zum langfristigen Erfolg von proalpha beitragen. In der Vergangenheit haben Sie mit der zukunftsgerichteten technologischen Basis als ganz entscheidende Säule argumentiert. Welche Entwicklungen sind hier im Gange? Werner Ernst: Damit unsere Kunden auch künftig international erfolgreich agieren können, brauchen sie eine Lösung, die sich flexibel an ein sich wandelndes Umfeld anpassen kann. Um im Wettbewerb bestehen zu können, müssen Netzwerke zu Geschäftspartnern wie Kunden und Liefe - ranten weiter ausgebaut und Kundenanfragen schnellstmöglich beantwortet werden. Steigende Realisierungs - grade von Produkten und das Realisieren kürzerer Reak tionszeiten verlangen, zunehmend in Varianten zu denken. Und genau hier setzt beispielsweise der Produktund Variantengenerator von proalpha an. Mit möglichst proalpha Aktuell 2/2011 5

6 Unternehmen geringem Aufwand kann so ein kundenindividuelles Pro - dukt in Losgröße 1 wirtschaftlich und schnell produziert werden. Somit müssen sich Kundenzufriedenheit und Effizienz in der Produktion dank integrierter Lösung nicht ausschließen. Selbstverständlich werden auch alle anderen, in proalpha integrierten Funktionen genau zu diesem Zweck entwickelt, die Zukunftsfähigkeit unserer Kunden langfristig zu sichern. Sie sprachen davon, dass Ihre Kunden international agieren. Was bietet proalpha hier für Lösungsansätze, um der fortschreitenden Globalisierung Rechnung zu tragen? Werner Ernst: Natürlich müssen wir unserer mittelständischen Klientel auch über die Landesgrenzen hinaus Lösun - gen an die Hand geben, damit sie im Ausland mit Hilfe von proalpha erfolgreich agieren können. So bieten einerseits unsere Tochtergesellschaften und Partner in den jeweiligen Ländern optimale Vor-Ort-Betreuung. Andererseits muss die Software den dortigen Gepflogenheiten und rechtlichen Voraussetzungen angepasst bzw. in der jeweiligen Landessprache übersetzt sein. Außerdem ist proalpha für den Betrieb mit Unicode freigegeben. Dies erlaubt die Verarbeitung von Schriftzeichen aller Sprachen der Welt gleichzeitig in einer Anwendung. Auf die Praxis übertragen heißt das, dass unsere Kunden beispielsweise in ihrem deutschen proalpha unproblematisch Adressdaten aus Osteuropa oder Asien verarbeiten können. Mit Unicode können unsere Anwenderunternehmen somit ihren internationalen elektronischen Datenaustausch optimal abwickeln. Und nun zum Abschluss noch eine Frage an Sie, Herr Brand. Wie wird sich der IT-Markt im laufenden Wirt schafts jahr entwickeln und wie sieht Ihre Prognose für die proalpha Gruppe aus? Leo Ernst: Immerhin stimmten 90 Prozent der befragten Unternehmen bei dem Aspekt geeignete Lösungen für den Mittelstand zu, sodass wir in diesem Bereich einen Spitzenplatz belegen. Jürgen Brand: Der Branchenverband Bitkom geht 2011 von einem deutlichen Wachstum des deutschen Software - marktes aus. Auch wir, der proalpha Vorstand, rechnen mit einer weiterhin positiven Entwicklung der Gesellschaft. Wir sehen die Unternehmensgruppe im Markt für mittelständische ERP-Lösungen sehr gut aufgestellt und haben uns selbst in wirtschaftlichen Krisenzeiten stets sehr stabil entwickelt. Natürlich blicken auch wir der Tatsache ins Auge, dass das weltwirtschaftliche Wachstum von vielen Unsi cher heitsfaktoren beeinflusst wird, die sich gegebenenfalls auf die Geschäftsentwicklung von proalpha auswirken könnten. Eine solide und vorausschauende Unterneh - mens führung wird uns auch in Zukunft die Stabilität sichern. Organisches Wachstum mit steigenden Umsätzen und gleichzeitiger Erhaltung der Profitabilität soll dabei wichtigstes Unternehmensziel bleiben. proalpha per Facebook erreichen Unkomplizierter und schneller Informationsaustausch ist eines der proalpha Kernthemen. Das gilt für den Betrieb der Software ebenso wie für den Austausch mit den Kun - den. Dementsprechend existiert neben verschiedenen Länderversionen der proalpha Homepage auch eine Facebook-Seite mit Meldungen und Hinweisen zum Unter - nehmen. Darüber kann ebenfalls schnell und einfach Kontakt aufgenommen werden. Die Seite ist aufzurufen über: 6 proalpha Aktuell 2/2011

7 Unternehmen proalpha bringt Licht ins Dunkel Kunden- und Anwenderkreistag am 2. und 3. November 2011 Informationen aus erster Hand von proalpha Ver ant - wortlichen und Anwendern gleichermaßen stehen auch bei der 2011er Ausgabe des proalpha Kundenund Anwenderkreistags im Mittelpunkt. Tagungsort ist in diesem Jahr das Kongress- und Tagungszentrum Dolce Munich in Unterschleißheim bei München. Los geht der Kundentag am Mittwoch, 2. November 2011 um 9.00 Uhr. Wie gewohnt und bewährt enthält das Tagungsprogramm Vorträge und Referate mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, aber auch ausreichend Gelegenheit für Kontakte und den Informations - austausch der Teilnehmer untereinander und mit den Vortragenden. Nicht zufällig steht der Kundentag 2011 unter dem Motto proalpha bringt Licht ins Dunkel der Spot wird auf ein interessantes Programm gerichtet und dem einen oder anderen Teilnehmer wird vielleicht ein Licht aufgehen. wieder engagierte Anwenderunternehmen den direkten Informations aus tausch untereinander, sie beleuchten Probleme und Lösun gen. Zudem diskutieren sie über künftige Entwick lungs schwerpunkte von proalpha und über individuelle Projekte. Weitere Informationen über: Das zählt auch für das Abendprogramm, wo es nicht nur die Möglichkeit zum Gespräch in ungezwungener Atmos phäre gibt, sondern es Licht ins Dunkel zwielichtiger Gestalten und die Untiefen Münchens zu bringen gilt. Ein waschechter Inspektor wird den Gästen begegnen, wenn es heißt: Die Frage ist nicht, wer es getan hat, sondern wer es nicht getan hat! Diese Frage stellt sich nicht beim zweiten Teil der Ver - anstaltung, dem proalpha Anwenderkreistag am 3. Novem ber 2011 ab 9.00 Uhr. Hier organisieren proalpha 5.2 international einsetzbar Inzwischen stehen für die Version proalpha 5.2 zahlreiche Sprach- und Landesversionen zur Verfügung. Neben der reinen Übersetzung bilden die jeweiligen Landesver - sionen auch alle landesspezifischen gesetzlichen Beson - derheiten und Gepflogenheiten im Geschäftsverkehr ab. Landesversionen der proalpha Version 5.2 gibt es für die USA, Frankreich, Italien, Ungarn, Polen, Österreich, Tsche - chien und die Schweiz. Sprachversionen (Langu age Packs) werden in Englisch (US), Fran zösisch, Italienisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch, Polnisch, Rumänisch und Chine - sisch (simplified) angeboten. Die englischsprachige On - line hilfe zu proalpha 5.2 wurde Ende 2010 bereitgestellt. Stets aktuelle Informationen zur Verfügbarkeit der Langu - age Packs und Landesversionen mit den genauen Versions - angaben sind für proalpha Kunden immer online über ihren proalpha B2B-Zugang abrufbar. proalpha Aktuell 2/2011 7

8 Unternehmen IT & Business mit Hauptthema CRM Ein fixer Termin im Herbst ist die Messe IT & Business auf dem Stuttgarter Messegelände vom 20. bis 22. Septem - ber Hier ist die proalpha Gruppe zu finden in Halle 5, Stand C13. Schwerpunkt der diesjährigen Veranstaltung ist das Kun - den be ziehungsmanagement was sich schon im Messe - namen niederschlägt: Business besteht vor allem aus Aufbau, Pflege und Nutzen der Kontakte und Bezieh un - gen zu Kunden und deren sinnvollen Abbildung in der Unterneh mens-it. Das realisiert proalpha direkt im Kern ihrer ERP-Lösung. Statt ein externes CRM-System anzuflanschen, sorgt die Integration für effizientere Nutzung bei geringerem Pflegeaufwand und für eine einheitliche Be dien ober fläche. Zudem stehen das flexible Auswer - tungs werkzeug proalpha Analyzer, übergreifende Funk - tionen wie die Workflow-Komponente sowie das Doku - men ten mana ge ment-system (DMS) als ebenfalls integrierte Bau steine zur Verfügung. Die proalpha Mannschaft freut sich, Interessenten und Kunden das Thema CRM und die ganze Breite der ERP- Funktionen am lebenden Objekt zu demonstrieren und über die neuesten Entwicklungen rund um Software und Beratung zu informieren. Weitere Informationen unter: proalpha von Praktikern für Praktiker Informationen aus erster Hand, von erfahrenen Anwendern das ist das Konzept der proalpha Praxistage. Sie finden jeweils direkt in Unternehmen statt, die proalpha seit längerer Zeit im Einsatz haben. Eher Interessenten im Süden der Republik sprachen die Veranstaltungen im März bei der BMK Group in Augsburg und im April bei Bausch + Ströbel in Ilshofen an. Während BMK in der Elektronik - ent wicklung und -fertigung aktiv ist, entwickelt und baut Bausch + Ströbel Maschinen und Anlagen für das Abfül - len und Verpacken medizinischer Produkte. In beiden Fällen gab es neben einem Funktionsüberblick der Soft - ware interessante Vorträge der Kunden und Firmenrund - gänge mit Schwerpunkten aus der Produktion. Spezielle Anforderungen der nicht alltäglichen Fertigungsumge - bungen und deren Abbildung in proalpha lieferten mehr als ausreichend Stoff für Diskussionen. Dementsprechend waren beide Veranstaltungen besonders gut besucht. Ebenso praxisnah wie im Süden gestaltete sich die Informationsveranstaltung im April beim Laboreinrichtungs- Spezialisten Wesemann in Syke. Neben der täglichen Arbeit im System wurde die Implementierung ausführlich vorgestellt und entsprechende Fragen beantwortet. Dazu gehörte auch die Vorstellung geplanter Projekte, wie die Kopplung von proalpha mit der mobilen Datenerfassung (MDE). In typisch norddeutsch gastfreundlicher und unkomplizierter Atmosphäre gab es dann auch hier die Gele - gen heit, bei einem Rundgang mehr über die logistischen und produktionstechnischen Abläufe im Unterneh men zu erfahren. Mehr als jede Messepräsentation können direkte Kontakte beim erfahrenen Anwender Eindrücke und Einsichten beim ERP-Interessenten schaffen. Das wird proalpha auch künftig mit Veranstaltungen dieser Art ermöglichen. Entspre - chende Termine werden rechtzeitig auf der proalpha Homepage publiziert. 8 proalpha Aktuell 2/2011

9 Unternehmen Visions become Reality erfolgreiche pte 2011 Ein Fixpunkt im Jahr für technisch orientierte Mitarbeiter bei proalpha Kunden ist die proalpha Technology Exchange (pte). So trafen sich am 7. und 8. April 2011 wieder An - wen der und technologische Key-Player der proalpha Gruppe unter dem Motto Visions become Reality im beschaulichen Bad Neuenahr-Ahrweiler. Einen fulminanten Auftakt der Veranstaltung bot Ken Wilner mit einem umfassenden Blick über die künftige technologische Entwicklung bei Progress. Ken Wilner muss es genau wissen, schließlich setzt er in seiner Funktion als Vice Presi - dent Technology die maßgeblichen Akzente. Auf großes Interesse stießen die Vorträge zum Sonic Enterprise Ser - vice Bus (ESB) und die ersten Einblicke in proalpha 5.3. Themen aus den Bereichen Systemtechnik, Softwareent - wicklung und Technologie rundeten das Programm ab. Das weit gefächerte Angebot mit 29 Vorträgen in drei parallelen Tracks stellte manchen Teilnehmer vor eine schwierige Wahl. Erstmalig bestand am Vortag der Veranstaltung die Mög - lichkeit, einen der Workshops zu den Themen Entwick - lungs umgebung oder Performanceoptimierung zu besuchen. Bereits sehr früh waren beide Veranstaltungen vollständig ausgebucht. Aufgrund der überaus positiven Reso nanz werden solche Workshops auch bei kommenden Veranstaltungen wieder angeboten. Die Stimmung der Konferenz bringt ein Teilnehmer sehr prägnant mit den Worten Passt alles, überall kommt Begeisterung rüber. Super! auf den Punkt. Neben dem hohen technischen Niveau begeistern immer wieder die Offenheit und der ungezwungene Kontakt mit den Aus - tauschmöglichkeiten mit Kollegen und Mitarbeitern der proalpha Gruppe die Teilnehmer. Der erste Konferenztag klang traditionell in der proalpha Bar aus, diesmal im wahrlich passenden Ambiente der B Ahr. Ob hier oder in der gegenüberliegenden Kegel - bahn in vielen kleinen Gruppen fand man sich noch bis spät in die Nacht zu Diskussionen der Konferenzthemen oder privaten Gesprächen zusammen. Nach der pte ist vor der pte und so laufen schon die ersten Vorbereitungen für die Konferenz im kommenden Jahr unter dem Titel Talking about Processes. Stattfinden wird sie am 29. und 30. März 2012 im Hotel Esperanto in Fulda. Neben den Themenschwerpunkten Workflow, Geschäftsund ESB-Prozesse kommen auch die Bereiche der System - technik und allgemeine Entwicklungsthemen nicht zu kurz. Weitere Informationen unter: Rubrik Events proalpha auf den Aachener ERP-Tagen Eine hoch spezialisierte Zuhörerschaft besucht traditionell die Aachener ERP-Tage, die vom 9. bis 11. Mai 2011 zum 18. Mal stattfanden. Ausgerichtet wurde der Event vom Institut FIR an der Uni Aachen wie in den letzten Jahren im Business Center des Aachener Tivoli. Das Motto der Veranstaltung ERP ist Logistik prägte sowohl die Vorträge und Diskussionen der Fachtagung als auch zahlreiche Gespräche auf der Fachmesse mit ihren rund 250 Besu - chern und 35 Ausstellern. proalpha war wiederum mit einer Präsentation vor Ort und stellte die Fähigkeiten der Software in Sachen Produktions- und Logistikoptimierung, aber auch in allen anderen Modulen vor. proalpha Aktuell 2/2011 9

10 Unternehmen Immer nach vorn denken. proalpha sponsert Leistungssportler mit Vorbildfunktion Nachdem die proalpha Gruppe immer wieder regionale, leistungsorientierte Sportmannschaften gesponsert hat, unterstützt das Unternehmen seit April 2011 erstmals zusätzlich einen Einzelsportler. Der aber leistet ganz Erstaunliches. Wojtek Czyz, der Name klingt nicht direkt urdeutsch, woher kommt er? Wojtek Czyz: Das ist natürlich richtig. In bin mit acht Jah ren, also 1988, aus dem polnischen Wodzislaw nach Deutsch - land gekommen. Und doch sehe ich mich fast schon als Pälzer Bub. Ich bin hier ziemlich fest verwurzelt. Wie haben Sie das geschafft? Wojtek Czyz: Neben dem eher unkomplizierten Men - schen schlag in der Region hat das vor allem der Fußball geschafft. Seit ich denken kann, war ich immer mit dem Ball unterwegs. Ich wollte immer nur Fußball spielen, dementsprechend habe ich versucht, mich mit guten Leistungen in verschiedenen Mannschaften zu engagieren, zuletzt beim pfälzischen VfR Grünstadt. Im Jahr 2001 stand allerdings ein Wechsel an den Niederrhein an. Nach einem Probetraining bei Fortuna Köln bekam ich ein entsprechendes Angebot. Dann stoppte ein Unfall die sportliche und damit auch die berufliche Karriere. Wojtek Czyz: Wenige Tage nach der Vereinbarung mit den Kölnern, beim letzten Spiel für meinen alten Verein, kam es beim Zusammenprall mit dem gegnerischen Tor - wart zu einer schwerwiegenden Verletzung. Nach mehre- ren Behandlungs fehlern musste schließlich das linke Bein amputiert werden. Ihrer sicher ungewöhnlichen Biografie ist zu entnehmen, dass Sie bereits 2004, also nur drei Jahre nach diesem Unfall, die erste Goldmedaille in einer ganz anderen Sport art errungen haben. Wie ist das zu schaffen? Wojtek Czyz: Während einem der Reha-Aufenthalte habe ich die richtigen Leute kennengelernt. Ein aus meiner Sicht genialer Orthopädietechniker und ein behinderter Leis - tungs sportler haben mich davon überzeugt, es trotzdem mit dem Sport zu versuchen. Mit entsprechender technischer Unterstützung, also einer genau angepassten Pro - these, und konsequentem Training habe ich es dann tat - sächlich schnell geschafft, in der Leichtathletik sozusagen Fuß zu fassen. Es ist mir gelungen, bei den Para lym pischen Spielen 2004 in Athen in meiner Klasse jeweils Gold in den Disziplinen 100 Meter Sprint, 200 Meter Sprint und dem Weitsprung zu holen. Die gleiche Serie konnte ich bei den IPC Europameisterschaften 2005 in Finnland wiederholen. Und danach folgte eine ganze Reihe weiterer Erfolge bei diversen internationalen Meister schaften. Vom Fußball zur Leichtathletik ist nicht unbedingt eine sinnfällige Entscheidung, die Sportarten stellen sehr unterschiedliche Anforderungen. Woher kam der schnelle Erfolg? Wojtek Czyz: Es gab schon vor dem Unfall einen Bezug in diese Richtung. So hatte ich beispielsweise im Abitur Sport als einen der Schwerpunkte und hier vor allem leichtathletische Disziplinen. Die Basics waren also vorhanden. Auf die haben wir aufgebaut. 10 proalpha Aktuell 2/2011

11 Unternehmen Auf welche Ziele hin trainieren Sie im Moment? Wojtek Czyz: In diesem Jahr, am 2. September, gibt es noch eine sehr attraktive Leichtath letik-veranstaltung bei uns in der Pfalz, die Eisenberger Flugtage. Parallel dazu trainiere ich mit entsprechender Periodisierung auf die nächsten Para - lympics im Jahr 2012 hin. Hier möchte ich nochmals alles geben. Stichwort Alter: Wenn man mal richtig nachrechnet, sind Sie bei den nächsten Paralympics 32 Jahre alt. Da ziehen sich auch gesunde Leicht ath - leten typischerweise spätestens zurück. Was werden Sie danach tun? Wojtek Czyz: Ich bin gerade dabei, mein Stu - dium der Diplom-Sport - wissen schaften mit dem Schwer punkt Ökonomie und Management abzuschließen. Schon jetzt arbeite ich für Toto-Lotto Rhein land-pfalz im Bereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit. Das hoffe ich, nach dem Ende der Profisport-Karriere fortführen und ausbauen zu können. Aktuell garantieren mir dieser Arbeitgeber durch großzügige Freistellungen, proalpha als Haupt - sponsor sowie weitere Unterstützer, mich konsequent auf die Wettbewer be vorzubereiten und sie zu bestreiten. Wojtek Czyz blickt hoch motiviert Richtung Paralympics Derart schwere Verletzungen sorgen bei jedem Menschen für einen gravierenden Einschnitt. Bei einem Leistungs sport - ler, der damit an seinem Karriereende steht, wiegt das nochmals schwerer. Wie geht man damit um? Wojtek Czyz: Das ist zunächst tatsächlich nicht einfach. Aber ich habe ziemlich schnell gelernt, dass der Blick nach hinten wenig hilfreich ist und mich mit der Situation abgefunden. Dabei hatte ich allerdings auch einige Hilfe und eben die richtigen Leute um mich herum. Aus heutiger Sicht, mit einigem Abstand, kann ich für mich klar sagen, dass es nicht wichtig ist, was in der Vergangenheit war. Wir leben in einer derart schnelllebigen Zeit, dass man versuchen muss, den Anschluss zu halten und sich nach vorn zu entwickeln, um die Zukunft zu gestalten. Welche Verbindungen sehen Sie zu proalpha? Wojtek Czyz: Im Laufe des Jahres, auch im Vor - feld des Sponsorings, habe ich mehrere längere Gespräche mit proalpha Mitarbeitern geführt, auch mit Leo Ernst. Ich denke, die Antwort auf Ihre vorherige Frage passt auch hierher. In der rapide sich verändernden, schnelllebigen IT-Branche muss man sich nach vorn entwickeln, um die Zukunft selbst gestalten zu können. In dem Fall nicht nur die des Unter - nehmens proalpha, sondern auch die Zu kunft der Anwender, die ja ebenfalls im harten Wettbe - werb stehen. Insofern gibt es da einige Gemein sam - keiten. Und im sportlichen Wettbe werb stehen wir ja ohnehin beide. Wird nach den Paralympics 2012 bei Ihnen das Thema Sport komplett von der Agenda verschwinden? Wojtek Czyz: Ganz sicher nicht, auch wenn er sukzessive in den Hintergrund treten wird. Ich hoffe aber auch beruflich, im Marketing, weiterhin mit der Szene in Verbindung zu bleiben. Und ich werde meine Bewegungsfreude bestimmt nicht verlieren. In die Marathonszene habe ich schon etwas hineingeschnuppert und außerdem bin ich begeisterter Segler. Aber beides wird nicht mehr auf dem Niveau der Leistungssportler stattfinden. Weitere Informationen unter: proalpha Aktuell 2/

12 Unternehmen proalpha Niederlassungen stärken Allein in Deutschland betreibt proalpha neun Nieder las - sungen und ist damit auch räumlich nah an ihren Kunden. Im ersten Halbjahr gab es hier zwei personelle Verände - rungen: Seit 1. Mai 2011 hat Michael Wüste meier die Niederlassungsleitung Stuttgart übernommen. Er ist bisher vor allem Kunden im Raum Nordrhein-Westfalen bekannt seit rund drei Jahren hat er die Tätigkeiten der Nieder lassung Solingen verantwortet. Neu in der Unternehmensgruppe, nicht aber in der Branche, ist Dr. Jürgen Krebs, Jahr - gang 1966, der das Solinger Haus seit 1. Juni 2011 leitet. Er ist ein alter Hase, der als Berater und in verschiedenen Mana - gement-positionen über knapp 13 Jah re Erfahrungen in der ERP-Branche verfügt und sieben Jah re in Unterneh mensbe ra tun gen tätig war. Zuletzt war er beim Unter nehmen Lawson beschäftigt. Den verheirateten Vater von zwei Töchtern zieht es nicht nur zur Arbeit aus dem heimischen Düsseldorf in das rund 15 Kilometer entfernte Solingen: Mit dem Fahrrad treibt es ihn gelegentlich am Wochenende aus der Rheinebene in Dr. Jürgen Krebs leitet seit Juni die Solinger Niederlassung. Mit einem Weltmeister ins Ziel Am 26. Mai 2011 nahm zum vierten Mal in Folge eine starke proalpha Mannschaft am Firmenlauf in Kaisers - lau tern erfolgreich teil. Mit wachsender Läuferzahl und unter Begleitung des ehemaligen Weltmeisters und Paralym pics siegers Wojtek Czyz sowie des proalpha Kängurus liefen die mehr als 50 Teilnehmer gemeinsam über die Ziel linie. Anschließend ging es auf den Stiftsplatz, um auf dem proalpha Stand das Teamerlebnis gemeinsam zu feiern. Bereits im Vorfeld des Laufs hatte das proalpha Känguru fleißig zur Autogrammstunde mit Wojtek Czyz eingeladen und das mit großem Erfolg: Der Andrang der Auto gramm - jäger war enorm. Auch 2012 werden die engagierten Sportler erneut gemeinsam starten und dann sicher wieder einige weitere Läufer dazugewinnen. die verschiedenen Solinger Stadtteile, weil es hier so schön bergig ist, wie er erklärt. Und damit dürfte er auch im Job ganz gut liegen: Anstrengende Bergetappen gilt es im Tagesgeschäft aus eigener Kraft zu bewältigen wozu die proalpha Orga ni - sation reichlich Raum lässt: Bemer kenswert und gut finde ich die angesichts der Größe unserer Unternehmensgruppe extrem schlanke, an manchen Stel len fast asketisch erscheinende Organisation. Diese zieht sich durch alle Abläufe im Tagesgeschäft über die Gestaltung der Arbeitsverträge bis zum internen Reporting. Und trotzdem, oder vielleicht deswegen, wird große Kun dennähe erreicht. Hier werden Entscheidungsspiel - räume geschaffen, ohne dass die Einbin - dung in den Konzern leidet. Das sollte genug Motivation schaffen. Schließlich hält es Dr. Jürgen Krebs mit dem Motto Top Performance und Spaß lassen sich mühelos verbinden die richtigen Rah - men bedingungen vorausgesetzt. Die Gewährleistung dieser Rahmenbedingungen, dazu gehören auch Fairness, Verlässlichkeit und das Einstehen füreinander, stellt er auf seiner Agenda weit nach oben. 12 proalpha Aktuell 2/2011

13 Leistungsspektrum von Barbara Simgen-Weber und Georg Bohl E-Bilanz mehr als XBRL Technik und Organisation müssen passen Die Themen XBRL und E-Bilanz sind derzeit in aller Mun - de und werfen viele Fragen auf. Fragen, die sich an Soft wareunternehmen, Steuerberater und Finanzexper - ten richten. Viele Unternehmen sind verunsichert. Auf Basis des Gesetzes für Steuerbürokratieabbau wurde 2008 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgesetzt, dass handelsrechtliche und steuerrechtliche Jahres ab - schluss daten zukünftig im Wege der elektronischen Übermittlung als sogenannte E-Bilanz an das Finanzamt zu übermitteln sind. Weitläufig herrscht die Meinung, dass es sich hierbei um ein überwiegend technologisch geprägtes Thema handelt. Was steckt wirklich hinter der E-Bilanz und wie kann man sich darauf vorbereiten? Da wir in den vergangenen Monaten zahlreiche Fragen von Kunden zu diesem Thema erhalten haben, möchten wir an dieser Stelle die häufigsten Fragen aufgreifen und mögliche Umsetzungsszenarien aufzeigen. Was bedeuten E-Bilanz, XBRL und Taxonomie? Die E-Bilanz bezeichnet das Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Jahresabschlüssen mit sowohl handelsrechtlichen als auch steuerlichen Komponenten nach 5b EStG an die Finanzverwaltung. Bei XBRL (extensible Business Reporting Language) handelt es sich um das für die Übermittlung der E-Bilanz festgelegte, auf XML basierende Übermittlungsformat, in dem Tags die darin enthaltenen Daten klassifizieren und strukturieren. Die Gliederung einer XBRL-Datei basiert auf Taxonomien, die ein strukturiertes Verzeichnis aller möglichen Zuord - nungen von Jahresabschlussdaten unter Berücksich ti - gung verschiedener Rechnungslegungsstandards wie HGB, IFRS und Steuerrecht bilden. Prinzipiell entspricht eine solche Taxonomie inhaltlich dem Aufbau eines Kon - tenrahmens und erinnert an die Gliederung von jahresabschlussrelevanten Auswertungen wie Bilanz oder Gewinnund Verlustrechnung. Wann wird die E-Bilanz relevant? Nach aktueller Rechtslage sind ab dem 1. Januar 2012 beginnende Wirtschaftsjahre betroffen. Bei nicht verkürztem Geschäftsjahr müssen also ab 2013 die Jahres ab - schluss daten der in 2012 beginnenden Wirtschaftsjahre elektronisch übermittelt werden. Anfang Juli 2011 stellte das BMF jedoch eine Nicht bean standungsregelung in Aussicht, nach der die Abgabe des Jahresabschlusses in Papierform für ein weiteres Jahr geduldet wird. Das könnte die Pflicht zur Abgabe der E-Bi lanz faktisch um ein Jahr hinausschieben. Wird statt der elektronischen Übermittlung der E-Bilanz der Jahresabschluss künftig noch in Papierform abgegeben, kann das mit einem Zwangsgeld geahndet werden. Ist allerdings der finanzielle Mehraufwand für das Schaffen der Vorraussetzungen zur Übermittlung der E-Bilanz für das Unternehmen unzumutbar, kann dies im Rahmen einer Härte fallregelung umgangen werden. Experten raten bereits jetzt, den Antrag zur Härtefallregelung von einem Steuerberater detailliert begründet stellen zu lassen. proalpha Aktuell 2/

14 Leistungsspektrum Welche Änderungen stehen an? Der Mindestumfang der innerhalb einer E-Bilanz zu übermittelnden Positionen wurde auf mehr als 300 Seiten An - hang zum BMF-Schreiben festgelegt. Die dort genannten Taxonomien definieren die zu übermittelnden Daten für alle Bilanzierungsstandards strukturell und inhaltlich. Die nun geforderte Steuer-Taxonomie übertrifft die handelsrechtlichen Vorgaben hinsichtlich Umfang und Detail lie - rungsgrad deutlich. Die Herausforderung ist nun, aus dem bereits im Unternehmen implementierten Kontenrahmen die für die Steuer-Taxonomie notwendigen Zusatzinfor matio - nen abzuleiten. Bei der E-Bilanz handelt es sich also nicht um ein rein technologisches Thema. Sie bewirkt zwar den Umstieg von der Papierform auf eine elektronische Kommunikation mit der Finanzverwaltung, der Export der Daten in einer XBRL- Datei ist aber lediglich das letzte Glied in einer Kette von Anforderungen an ein geändertes Buchungsverhalten. Das erfordert organisatorische Änderungen im Unternehmen und eine veränderte Datenhaltung in der ERP-Software. Wie funktioniert der Jahresabschluss demnächst? Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze, die den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen Rechnung tragen. In der Regel wird der Abschluss aus einer Handelsbilanz und Die Taxonomiestruktur der Umsatzerlöse einer handelsrechtlichen Gewinn- und Verlustrechnung mit einem Ausweis der steuerlich abweichenden Positionen in einer strukturierten Überleitungsrechnung bestehen. Darü - ber hinaus wird in einer steuerlichen Gewinnermittlung aus dem handelsrechtlichen der steuerrechtliche Jahresüber - schuss/-fehlbetrag abgeleitet. Alternativ können zusätzlich zum HGB-Abschluss die Steuer bilanz und die steuerliche Gewinn- und Verlust rech - nung auf Basis einer kompletten Parallelerfassung handelsrechtlicher und/oder steuerlicher Buchungen erstellt werden. Bei beiden Alternativen wird es nicht selten vorkommen, dass in proalpha lediglich der handelsrechtliche Abschluss erstellt und an den Steuerberater übergeben wird. Dieser ergänzt die benötigten steuerrechtlichen Abschlussdaten und übermittelt die entsprechende E-Bilanz via Datev an die Finanzbehörde. Ist dies nicht der Fall, können die in proalpha gemäß den gesetzlichen Anfor derungen für die Taxonomie aufbereiteten Auswertungen mitsamt ihrer Ergebnisse und weiteren benötigten Zusatz informationen in ein externes Software - modul geladen werden. Das übernimmt die weiteren Schritte bis zur Aufbereitung der E-Bilanz als XBRL-File und den Versand an die Finanzver wal tung. Wo sind Stolpersteine zu erwarten? Letztendlich muss geklärt werden, wo genau in proalpha die für die Taxonomie benötigten Daten zur Verfügung stehen. Zentraler Knackpunkt ist das sogenannte Mapping, der Abgleich zwischen dem eigenen Kontenplan und der XBRL-Taxonomie. Die genaue inhaltliche Bedeutung der vorhandenen Bilanz- und GuV-Positionen muss geklärt werden, um die zugehörigen Konten eindeutig den einzelnen Taxonomiepositionen, den Tags, zuordnen zu können. Dabei können diverse Fragen auftauchen: Zu einzelnen Positionen der Taxonomie gibt es möglicherweise kein zugehöriges Gegenstück im Kontenplan. Andere Konten enthalten eventuell aggregierte Werte unterschiedlicher Taxo - 14 proalpha Aktuell 2/2011

15 Leistungsspektrum nomiepositionen und müssten daher gesplittet werden. Wichtig ist es, die Fälle zu identifizieren, bei denen noch konzeptioneller Handlungsbedarf besteht. Ist für jedes Mussfeld der Taxonomie ein proalpha Konto erforderlich? In erster Linie müssen nicht unbedingt die Konten selbst, sondern die Bewegungsdaten der Finanzbuchhaltung so vorliegen, dass sie detailliert und vollständig genug sind, um die für die E-Bilanz benötigten Inhalte widerzuspiegeln. Daraus resultiert die Möglichkeit, mit einer retrograden Ermittlung taxonomierelevanter Daten auch ohne ein entsprechendes Konto die für die E-Bilanz benötigten Infor - mationen zu generieren. Das ist zum Beispiel mit dem proalpha Analyzer oder der entsprechenden Aus kunfts - funktionen in proalpha möglich. i Wie proalpha die Umstellung unterstützt: Erstellen eines individuellen Konzepts zur Abbildung der E-Bilanz- Anforderungen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Ermitteln des Umfangs (betroffene Gesellschaften, Kontenpläne und Taxonomien) Aufnahme der aktuellen Konten, ihrer Inhalte und der Buchungsstruktur in proalpha Bereitstellen eines Tools zum Mapping des bestehenden Kontenplans mit der erforderlichen Taxonomie Feststellen relevanter Differenzen zwischen bestehenden Kontenplänen und Taxonomie Konzeption der Anpassungen hinsichtlich Kontenplan, Buchungs - richtlinien und Prozessen zur Umsetzung der Taxonomievorgaben Änderung der Buchungssystematik (Kontenaufteilung, Konteneinrichtung), bei Bedarf Einrichtung eines Konzern-Kontenrahmens Mitarbeiterschulungen Darüber hinaus wird bei diversen, sehr detaillierte Einga - ben erfordernde Mussfeldern der Taxonomie die Arbeit erleichtert, weil alternativ auf sogenannte Auffangpositio - nen ausgewichen werden kann. Hier dürfen Werte von nicht zuordenbaren Einzelpositionen summiert werden, wenn keine ausreichende Detailliertheit der zugehörigen Muss felder in der Finanzbuchhaltung vorliegt. Populäres Bei spiel hierfür sind die Umsatzerlöse, die so nicht pro Steuerschlüssel ausgewiesen werden müssen, sondern in der Auffangposition Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen aggregiert werden können. Was kann man schon jetzt tun? Im Unternehmen sollte bis zum Beginn des Wirtschafts - jahres, für das erstmals eine E-Bilanz übermittelt wird, ein Konzept zur funktionalen Abbildung der E-Bilanz-Anfor - derungen unter Berücksichtigung steuerlicher Gesichts - punkte sowie ein dazu passender Kontenrahmen existieren. Dies wird durch den voraussichtlichen Aufschub bis Ende 2012 erforderlich sein. Darauf basierend muss ein geändertes, differenziertes Buchungsverhalten in der Finanzbuchhaltung definiert werden, das den in der XBRL- Taxonomie geforderten Detail lierungsgrad erreicht. Im Nachgang dazu müssen die auf diesen Bewegungsdaten basierenden Auswer tungen mit einer adäquaten Gliede - rungstiefe versehen werden. Weitere Informationen unter: Barbara Simgen-Weber ist Leiterin Standardentwicklung Rechnungswesen bei der proalpha Software AG. Georg Bohl ist Consultant Rechnungswesen bei der proalpha Consulting AG in Weilerbach. Tipps & Tricks Einheitliche Begriffe mit Benennungskatalogen Mit den Benennungskatalogen in proalpha können für beliebige Felder Auswahlmöglichkeiten geschaffen werden, für die zunächst keine Stammtabellen vorgesehen sind, beispielsweise bei Suchbegriff oder Selektion. Die im Katalog hinterlegten Begriffe werden dem Benutzer in einem Auswahldialog (Ctrl+K) angeboten. Die mögliche Eingabe kann auch auf einen Begriff aus dem verknüpften Katalog begrenzt werden, der Benutzer darf dann nur einen der im Katalog enthaltenen Begriffe eintragen. Andere Eingaben sind dann nicht zulässig und möglich. Der Einsatz der Benennungskataloge bietet einige Vorteile wie die einfache und schnelle Eingabe (Ctrl-K, Autover - vollständi gung von Begriffen), das Vermeiden von Tippfeh - lern, die einheitliche Begriffsverwendung, verlässlichere Such ergeb nisse und das Vermeiden von Inkonsistenzen. Zudem ist es möglich, für eine schrittweise abhängige Datenein gabe Kataloge zu Katalogbäumen zu verknüpfen. Die Auswahl eines Begriffs aus einem Katalog schränkt dann die Auswahl aus einem abhängigen Detail katalog so ein, dass es zu keinen Inkonsistenzen bei der Daten - erfassung kommt. proalpha Aktuell 2/

16 Leistungsspektrum von Mark-Oliver Behnke Checken und optimieren, bevor es ruckelt Die proalpha Systeminspektion bewahrt vor Fehlern Motorleistung kontrollieren, Filter reinigen, Fahrwerk auf Schäden sichten, potenzielle Störquellen prüfen und eventuell beseitigen was bei der Autoinspektion üblich ist, lässt sich auch auf proalpha übertragen: mit Fach - kenntnis das System auf hohem Leistungsniveau halten. Wer sein Fahrzeug professionell nutzt, ist auf dessen Leistungsfähigkeit angewiesen. Im Rahmen der Inspektion sehen es sich die Experten an und entscheiden, was zu tun ist, um uns beruhigt wieder auf die Fahrt zu schicken. Solche Überlegungen stecken auch hinter dem Angebot der Systeminspektion in proalpha. Hier wird zwar nicht die Motorhaube entriegelt und Öl gewechselt, gleichwohl prüfen die Experten aber beispielsweise bewegliche Teile. Das sind unter anderem Datenbank- und Applika - tions-server, es sind Prozesse im Dauerbetrieb wie Queues und Jobs. Sie alle hinterlassen ihre Spuren in Log-Dateien und verbrauchen täglich neuen Speicherplatz. Mit dem Wachstum der Datenbank, der zugehörigen Logs und den Auswirkungen des täglichen Betriebs verändert sich schleichend das Systemverhalten. Dank modernster Struktur und Technologie im Hintergrund bietet proalpha hohe Systemstabilität. Das verhindert jedoch nicht zwingend ein Nachlassen der Performance im langfristigen Tagesbetrieb. Das Motto Never touch a running system ist in diesem Zusammenhang nicht hilfreich, um dauerhaft hohe Systemleistung zu garantieren. Mein System läuft auch ohne Inspektion Regelmäßig erreichen die proalpha Serviceorganisation Anfragen mit kleinen und auch mal ärgerlichen großen Problemen im Systembetrieb. Analysen zeigen, dass viele der Systemprobleme vermeidbar gewesen wären. Sie hät- ten sich mit vorbeugenden Maßnahmen verhindern lassen. Mit diesen Erfahrungen aus dem Alltagsbetrieb wurde das Angebot Systeminspektion entwickelt. Zusammengefasst sind hier Leistungen, die das Leistungsniveau der proalpha Installation dauerhaft sicherstellen sollen. Die Systeminspektion enthält ein Bündel von Maßnahmen, welches die Betriebssicherheit im Sinne der Stabilität und Verfügbarkeit der Systeme im Betrieb verbessert. Mit Vor - beugung und Analyse des Leistungsverhaltens verfolgen die Experten verschiedene Ziele: Fehlersituationen erkennen typischen Fehlersituationen vorbeugen schleichender Systemverlangsamung vorbeugen die Funktion etablierter Havariemaßnahmen sichern Ausfallrisiko senken Systemkonfiguration aktualisieren frühzeitiges Einleiten von Tuningmaßnahmen ermöglichen Die Systeminspektion übernimmt ein IT-Consultant nach einem standardisierten Verfahren an einem Arbeitstag. Im Rahmen der Arbeiten wird kundenspezifisch der Zustand aller proalpha Systemkomponenten analysiert. Dazu gehört unter anderem das systematische Prüfen aller Log- Dateien auf Fehler- und Warnmeldungen. Dabei werden relevante Meldungen geprüft, um Problemsituationen zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Ein Schwerpunkt der Arbeiten ist die Datenbank. In diesem zentralen Element des proalpha Betriebs finden täglich hunderte bis hunderttausende Schreib- und Löschvorgänge statt, je nach Anwenderzahl und Nutzungsverhalten. Und mit diesen Schreib- und Löschvorgängen, dem zugehörigen 16 proalpha Aktuell 2/2011

17 Leistungsspektrum Logging der Vorgänge und der automatischen Pflege der zugehörigen Indizes verändern sich stetig die Daten - sätze auf den Festplatten. Die proalpha Datenbank ist auf ständige umfangreiche Datenbewegungen ausgelegt schaut man ihr unter die Haube, kann man ihr die viele Arbeit jedoch nach einiger Zeit auch ansehen. Mit der Messung von Streuung und Fragmentierung kann man feststellen, dass die Datenbank sich im Betrieb von einer optimalen internen Struktur langsam wegbewegt. Sie wird im Umgang mit den gespeicherten Daten schleichend lang samer. Eine Systeminspektion beugt nicht nur System - still stän den vor, sondern auch diesen typischen System ver - langsamungen und der damit verschwendeten Arbeits - zeit der Nutzer. Inspektion trotz Havariesystem und Stand-by-Lösung? Ein Havariesystem bringt Sicherheit die gelegentlich trügerisch ist. Die Erfahrungen zeigen, dass viele Konfigu rati - onsmaßnahmen nur an den produktiven Systemen durchgeführt werden und es so mit der Zeit zu Abweichungen der Konfiguration auf dem Havariesystem kommt. Das Sicherheitssystem wird daher in die Arbeiten voll einbezogen. Im Rahmen einer Systeminspektion werden zunächst die produktiven Konfigurationen aktualisiert und dann die Konfigurationen des Havariesystems angeglichen. Außer - dem werden Log-Dateien und Aktualisierungsfunktion des Havariesystems geprüft. Das umfasst auch Prüfungen von Backup- und After-Image-Funktionen. Gerade Anwendern, die mit einem Stand-by-System die Verfügbarkeit gesteigert haben, ist eine Prüfung wichtig. Schon manches Havariesystem war aufgrund unentdeckter Fehler nicht mehr für seinen Zweck geeignet und wurde erst im Rahmen einer Prüfung wieder aktiviert. Empfehlens - wert ist darüber hinaus, jährlich einen Failover-Test außerhalb der Geschäftszeiten durchzuführen. Es werden dabei die anzuwendenden Prozeduren bei einem Havariefall getestet und eingeübt. Es ist wie bei Feuerwehrübungen, man übt, damit im Ernstfall alles klappt. Chiptuning möglich? Beim beliebten Chiptuning von Fahrzeugen steigert eine in diversen Kennfeldern geänderte Steuerungssoftware die Motorleistung. Eine solche Erhöhung der Leistung gegenüber dem Originalzustand der proalpha Installationen ist im Rahmen der Inspektion nicht das Ziel, hier stehen Ana - lyse und Vorbeugung im Fokus. Die Optimie rungser geb - nisse hängen von dem Zustand des zu inspizierenden Systems ab. Ein kerngesundes proalpha kann mit diesem Check nicht schneller werden. Auch die Zahl der Vorschläge zur Geschwindigkeitsverbesserung wird bei einem frisch getunten System gering ausfallen. Eine Systeminspektion empfiehlt sich regelmäßig, typischerweise nach einem Jahr Betriebsdauer. Je nach Intensität der kundenseitigen Pflege kann der Zeitraum variieren. Ein eigentliches Tuning des Systems ist in der einfachen kleinen Inspektion nicht enthalten, kann sich aber als logischer zwei - ter Schritt unmittelbar anschließen. Die Ergeb nisse der Ins - pektion werden dokumentiert und im Gespräch zwischen Berater und Kunde ausführlich erläutert. Wenn zum Bei spiel der Zustand der Datenbank Verbesserungs poten ziale zeigt, werden konkrete Tuningmaßnahmen vorgeschlagen. Festplatte statt Zündelektronik, Datenstrukturen statt Achs - geometrie unterschiedliche Vorgehensweise bei gleichem Ziel: Die proalpha Inspektion sorgt ebenso wie die Fahrzeugwerkstatt für ein System mit hoher Zuverlässigkeit und optimaler Leistung über die gesamte Lebensdauer. Richtig genutzt schützt sie Investitionen und macht die Mitarbeiter produktiver. Mark-Oliver Behnke ist Leiter Systemtechnik der proalpha Consulting AG mit Sitz in Ahrensburg. proalpha Aktuell 2/

18 Leistungsspektrum von Andreas Traut Blended Learning ERP-Wissen erfolgreicher vermitteln Theoretisches Wissen praktisch handhaben Nützlich sind IT-Systeme nur, wenn die Anwender sie sachgerecht bedienen können. Lediglich gut geschulte Mit arbeiter können effizient arbeiten und den maximalen Nutzen aus der Software-Installation und ihrer eigenen Arbeitszeit ziehen. Dazu braucht es Maßnahmen, die inhaltlich und didaktisch auf die Bedarfe der einzelnen Mitarbeiter abgestimmt sind. Rund 80 Prozent der Betriebe haben heute mindestens ein ERP-System im Einsatz. Derartige Informationssysteme zeich nen sich eher durch steigende denn durch sinkende Komplexität aus. Die Anforderung an die Bedienung, die effiziente Nutzung, stellt die Anwender in allen Bereichen vor besondere Herausforderungen. Neben der Adaption unternehmensspezifischer Prozesse erfordern Standard sys - teme das Erfassen und Übertragen des ihnen zugrunde liegenden Prozessmodells. Das Arbeiten mit Standardsoftware in nahezu allen Berei - chen der Unternehmen hat den Einsatz spezifischer und individueller Prozesse gegenüber allgemeingültigen Pro - zess modellen zurückgedrängt. Die Vorstellung, Ein führung und der laufende Einsatz eines solchen komplexen Soft - ware systems beträfe in den Kundenunternehmen eine überschaubare Zahl von meist IT-nahen Mitarbei tern, ist falsch. Das spiegelt sich in der Höhe der Investition wieder. Laut Konradin Studie 2011 hatten nahezu 44 Pro zent aller ERP-Projekte ein Investitionsvolumen von mehr als Euro und knapp 17 Prozent über Euro. 17 Prozent der Summen fließen in Schulung und Training, deren hohe Qualität als gleich wichtig mit der branchenspezifischen Beratungskompetenz genannt wird. Zwar beurteilen 37 Prozent der Befragten die Schulungsange - bote der Hersteller mit gut, aber 38 Prozent nehmen erst gar nicht an Schulungen teil (siehe Abb. rechts). Typische Wissensdefizite hat Prof. Paul-Dieter Kluge am Beispiel des Controllings auf den Punkt gebracht: Hinwei - se auf Anwendungsprobleme findet man relativ selten bei der unmittelbaren Behandlung datenbasierter Metho - den und selbst dann begnügt man sich mit dem Hinweis auf Realisierungsmöglichkeiten und verschweigt die eigentlichen Probleme. Entsprechend verläuft die Ausbil dung, in der das Kennenlernen einer ERP-Lösung sich meist auf Grundfunktionalitäten eines Belegdurchlaufs beschränkt. Dem Vergessen entgegenwirken Attraktivität und Effektivität von Schulungen im ERP-Umfeld lassen sich daran festmachen, inwieweit der Anwender sich und seine Problemstellungen wiederfindet. Wachsen - de Bedeutung bei der ERP-Einführung und dauerhaften Nutzung erlangen die Unternehmensprozesse, da es beim Roll-out nicht nur auf die Erfüllung technischer Voraus - set zungen ankommt, sondern auch die Unternehmens orga - nisation auf den Wegen zu neuen Prozessen mitgenommen werden muss (Piech, Guido (2011), IT Mittelstand, Ausgabe 1-2/2011, S. 29, Medienhaus Verlag GmbH). Erst der konsequente Einsatz von Modellen und Simu la - tionen kann die Komplexität der ERP-Systeme für den Anwen der auch erlernbar machen. Seit Jahren hat die proalpha Academy die Wissensver - mittlung rund um die Anwendung von proalpha immer wieder optimiert. So wurde in der Zusammenarbeit mit dem Lehrstuhl für Controlling und Wirtschaftsinformatik an der Universität Zielona Góra der Einsatz von Simulationen an Unternehmensmodellen in der Lehre umfassend erprobt. Für die proalpha Academy ergab sich daraus die logische Weiterentwicklung des didaktischen Ansatzes hin zum Blended Learning. Basis der Onlinekomponente des Lehrsystems ist ein umfassendes E-Learning-System. 18 proalpha Aktuell 2/2011

19 Leistungsspektrum Anwender, die sich in der proalpha Academy einmal mit einem Thema befasst und dazu auch geübt haben, können manche Fragen nach einiger Zeit nicht mehr sicher beantworten. Dem Vergessen entgegen wirkt nur das Üben. Dazu braucht der Anwender dauerhaft und uneingeschränkt Zugang zum Lernstoff in übender Weise. Die Antwort heißt Blended Learning und bezeichnet eine didaktisch sinnvolle Verknüpfung traditioneller Präsenz ver - anstaltungen mit modernen Formen von E-Learning. Das Konzept verbindet die Effektivität und Flexibilität elektronischer Lernformen mit den sozialen Aspekten der Faceto-Face-Kommunikation. Blended Learning zielt als Lern - konzept darauf ab, mit der Kombination verschiedener Medien und Methoden deren Vorteile zu verstärken und die Nachteile zu minimieren. Besonders wichtig ist, dass die Präsenzphasen und Selbstlernphasen funktional aufeinander abgestimmt sind. Kombiniert wurde das mit dem bestehenden Unternehmensmodell proelectro AG. Dieses Modell bildet die typischen Prozesse eines mittelständischen Industrieunternehmens in allen betriebswirtschaftlichen Funktionsbereichen nach und verarbeitet sie zu einem konsistenten Datenmodell. Lernen am realitätsnahen Modell Konsequent setzt die proalpha Academy in der Ausbil - dung auf das Arbeiten mit diesen Unternehmensmodellen. Die zentrale Verfügbarkeit des notwendigen Wissens wird mit Hilfe eines Learning-Management-Systems (LMS) realisiert. Kleingruppen von zwei Personen bilden eine Lern part nerschaft. In Präsenzseminaren werden die Funk - tio na litäten der proalpha Software zunächst an standar - i Prof. Dr. Paul-Dieter Kluge und die Ausbildung Lernen und Lehren auf hohem Niveau können weder die Uhr noch den Kalender anhalten, sie scheinen sich aber günstig auf das Altern auszuwirken: Die Nutzung quantitativer Methoden in der Praxis mittelständischer Unternehmen, unter dieser Überschrift stand im Juni 2011 ein Symposium der Universität Zielona Góra anlässlich des 70. Geburtstags von Prof. Dr. Paul-Dieter Kluge. Seit mehr als einem Jahrzehnt befinden sich Prof. Kluge und proalpha im intensiven Austausch zu Themen der Aus- und Weiterbildung. So setzt er sich für die praxisgerechte und gleichzeitig didaktisch sinnvolle Vermittlung theoretischen Wissens ein und steuert seine Erfah - rungen zur Entwicklung von Lehrinhalten und -methoden bei. Auch der Ansatz des Blended Learning, der sich mit der adressatengerechten Wissensvermittlung und dem dauerhaften Aufbau individueller Problemlösungskompetenz beschäftigt, wurde von ihm beeinflusst. Quelle: Piech, Guido (2011), IT Mittelstand, Ausgabe 1-2/2011, S. 29, Medienhaus Verlag GmbH. disierten Prozessen des Modells proelectro theoretisch gelernt. Im Laufe der Ausbildung erstellen die Lernpartner ein eigenes Modellunternehmen, bilden dessen Organi - sati ons-, Produkt- und Prozessstruktur mit Hilfe der Model - lie rungswerkzeuge proalpha Geschäftsprozessdesigner (GPD) und golive! ab. Dann übertragen die Lerngruppen ihr Modell in proalpha. Das LMS bildet die Lernklammer um die einzelnen The - menblöcke, stellt zeitlich und räumlich unabhängig alle relevanten Informationen für Lehrende und Lernende zur Verfügung, ermöglicht die laufende Kommunikation und verteiltes Arbeiten. Ergänzend stehen Onlineseminare für die Ad-hoc-Bearbeitung von Lernthemen zur Verfügung. Folglich wird diese Form des Lernens in die Aus- und Weiterbildung von ERP-Anwendern übertragen und das Angebot an verteiltem Lernen durch Onlineseminare und LMS weiter ausgebaut. Dabei kommt dem E-Learning bei der Vermittlung von Bedienwissen am ERP-System entscheidende Bedeutung zu. Die Form der Ausbildung berücksichtigt in besonderem Maße auch die Bedürfnisse und Vorgehensweisen bei der Wissensvermittlung an Studenten, die sich mit dem Thema ERP an Hochschulen beschäftigen. In Zusammenarbeit mit den Hochschulen kann so das Zeitproblem im Erlernen der Bedienung deutlich entschärft werden. Anhand einer vorgefertigten Fallstudie, hergeleitet aus dem Unterneh mens - modell, können die Studierenden rasch komplexere und praxisrelevante Simulationen am ERP-System ausführen. Andreas Traut ist Mitglied der Konzerngeschäftsleitung Academy/Personalentwicklung der proalpha Software AG. proalpha Aktuell 2/

20 Leistungsspektrum von Roland Tuschinski CRM bessere Kundenorientierung durch Integration Informationsketten ohne Brüche über alle Funktionen sichern Ein CRM-System als Bestandteil der ERP-Lösung bietet durch die Integrationstiefe eine breite Basis, um die richtigen Entscheidungen im Kundenbeziehungsmana ge - ment zu treffen. Das wird eines der Fokusthemen der diesjährigen IT & Business vom 20. bis 22. September in Stuttgart sein. Das Briefing der Messeleitung zur IT & Business beschreibt sehr treffend die typischen Leiden im Kundenbeziehungs - ma na gement der Unternehmen: unübersichtliche Kundenhistorie Teamworking im Kundenkontakt ist unbefriedigend Kundenwissen wird nicht gespeichert, genutzt, entwickelt Kundenhistorie bildet Lieferanten und Partner unzureichend ab Kunden-Feedbacks werden mangelhaft in Produktivität umgesetzt Beschwerdemanagement muss sich vom Kosten- zum Produktivitätsfaktor entwickeln Alle hier genannten Probleme resultieren üblicherweise nicht aus der Kernfunktionalität des reinen CRM-Systems, sondern aus der unzureichenden Integration des CRM in die ERP-Lösung. Den Stärken der CRM-Spezialanbieter im Kontaktmanagement stehen die Nachteile einer zu geringen Informationsbasis und mangelhafter Unterstützung unternehmensübergreifender Prozesse gegenüber. Mit Abschluss des ersten Auftrags mit einem neuen Kun den wird im ERP- System eine Vielzahl von Infor ma - tionen gesammelt, die in ihrer Fülle und Detaillierung nicht mit vertretbarem Aufwand in ein CRM- System überführt werden kön- Prozesse abteilungsübergreifend steuern nen. So gehören zu einer Kundenhistorie nicht nur der Kontakt der Vertriebsmitarbeiter zum Kunden, sondern ebenso auch Informationen zur aktuellen Auftragsbear - beitung, eine vollständige Beleghistorie, offene Posten, Detailinformationen zu verkauften und sich im Einsatz befindenden Produkten, Servicemeldungen und deren Bear bei - tung und vieles mehr. Integriert statt nebeneinander Ein unternehmensübergreifendes Teamworking wiederum ist nur möglich, wenn alle Abteilungen im Unternehmen auch über die Kontakt - historie des Vertriebs und die aktuellen Verkaufsprojekte informiert sind. Das Wissen über den Kunden muss zentral in einem System abgelegt werden, damit es von allen genutzt werden kann. 20 proalpha Aktuell 2/2011

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