BITWORKS Dokument BITqms Änderungen in Version 3.6 Kurzbeschreibung

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1 BITWORKS Dokument BITqms Änderungen in Version 3.6 Kurzbeschreibung Dok.Nr. : 2154 Version : 1 Datum : Autor : bit.cst 1. Zusammenfassung Das Dokument beschreibt die Neuerungen, Erweiterungen und en, die BITqms mit der aktuellen Version 3.6 zur Verfügung stellt. Auditjahresplanung. Das Modul Audit wurde hinsichtlich der Planung von Audits erweitert. Bei der Planung eines einzelnen Audits kann der Benutzer angeben, in welchem planmäßigen Turnus das betreffende Audit durchgeführt werden soll, z.b. halbjährlich oder jährlich. Auf Basis dieser vorgegebenen Intervalle erlaubt die neu integrierte Auditjahresplanung die grafische Audit- und Terminplanung inkl. Verfügbarkeitsprüfung der jeweiligen Teilnehmer. Das Verfahren für den Nachweis der Kenntnisnahme von Dokumenten ( Lesebestätigungen ) wurde jetzt noch flexibler gestaltet: Der QMB hat bei Erstellung bzw. Definition eines Dokumentes die zusätzliche Option, Lesebestätigungen frei zu definieren, d.h. eine Liste der Mitarbeiter zu hinterlegen, von denen das System eine Lesebestätigung einfordern soll. Der Import von MS Word Dokumenten wurde weiter optimiert: BITqms liest mit der neuen Version das Inhaltsverzeichnis des zu importierenden Dokumentes aus und erstellt eine entsprechende Struktur von Kapiteln und Dokumenten in BITqms, die der Benutzer nachbearbeiten kann. Mit Hilfe dieser Methode ( Word-Dokumentationsimport ) kann aus einem umfangreichen MS Word-Dokument per Knopfdruck eine ganze QM-Dokumentation entstehen, deren Unterkapitel und -Dokumente mit unterschiedlichen Berechtigungen und Freigabemechanismen versehen werden kann. Das Zusatzmodul Websites zur Veröffentlichung von BITqms Dokumenten auf der firmeneigenen Intranet- oder Internetseite wurde erweitert. Mit der neu integrierten Funktion zur Veröffentlichung vollständiger BITqms Kapitel können Auszüge der Dokumentation einem anonymen Leserkreis jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung gestellt werden (z.b. Patienteninformationen auf der Praxiswebsite). Durch erweiterte Optionen kann der Verantwortliche darüber hinaus den Druck von Dokumenten und die Abgabe anonymer Kommentare erlauben. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 1/17

2 Die Verwaltung der Unternehmens- und Inventarstruktur im Modul Begehungen wurde vereinfacht. Die neue Funktion Unternehmensbereich duplizieren erlaubt das Kopieren von kompletten Unternehmen, Standorten oder Abteilungen und erleichtert somit unnötige Tipparbeit bei der Erstanlage identischer Unternehmensstrukturen. BITqms wurde im Bereich Reporting erweitert. Insbesondere die beiden Module Audit und Maßnahmen wurden um sinnvolle Analyseverfahren ergänzt, die der kontinuierlichen Verfahrensverbesserung dienen. Die neue Funktion Unternehmens-Benchmarking im Bereich Audit erlaubt den Vergleich von Unternehmen, Standorten und Abteilungen 1. Mit Hilfe des neuen Berichts Maßnahmenverlauf können Veränderungen und Tendenzen von Maßnahmen erfasst und für Verbesserungsmöglichkeiten genutzt werden. Der Bereich Administration wurde um den Bericht Anmeldestatistik ergänzt, der dem verantwortlichen Administrator einen Überblick über die Nutzung von BITqms gibt. Der Datenaustausch von BITqms wurde weiter ausgebaut und flexibilisiert. Mit Hilfe einer neuen externen Schnittstelle kann programmatisch per Webservice und/oder.net Client-DLL auf BITqms zugegriffen werden. 1 Dieser Report kann mit einer Lizenzoption aktiviert/deaktiviert werden. Somit wird von BITWORKS garantiert, dass personenbezogene und vergleichende Auswertungen nur dann ausgeführt werden können, wenn der Kunden es wünscht. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 2/17

3 Inhaltsverzeichnis 1. Zusammenfassung Neue Funktionen und Erweiterungen Erweiterte Auditplanung Erweiterung der Funktion Lesebestätigung Word-Dokumentationsimport Erweiterung des Zusatzmoduls Websites Unternehmensbereich duplizieren Bericht: Unternehmens-Benchmarking Bericht: Maßnahmenverlauf Bericht: Anmeldestatistik Externe Schnittstelle en BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 3/17

4 2. Neue Funktionen und Erweiterungen 2.1 Erweiterte Auditplanung Auditjahresplanung. Grafische grafische Audit- und Terminplanung auf Basis der für Einzelaudits vorgegebenen Intervalle. Neu Erweiterung Audit Bei der Erstellung eines Audits gibt der Benutzer an, in welchem planmäßigen Turnus ( Auditintervall ) das Audit durchgeführt werden soll, z.b. Halbjährlich oder Jährlich. Auf Basis dieser vorgegebenen Intervalle erlaubt die in BITqms 3.6 neu integrierte Auditjahresplanung die grafische Audit- und Terminplanung inkl. Verfügbarkeitsprüfung der jeweiligen Auditteilnehmer. Abbildung 1: Auditjahresplanung mit Terminkalender und Verfügbarkeitsprüfung BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 4/17

5 Bei Ausführung der Funktion Jahresplanung starten erstellt BITqms eine Liste aller Audits, die innerhalb des betreffenden Jahres planmäßig zur Auditierung anstehen, für die aber noch kein konkreter Audit-Termin angegeben ist ( zu planende Audits ). Die Audits in dieser Liste sind mit einem errechneten Termin versehen, der sich aus dem Auditintervall und der letzten Ausführung des Audits ergibt. Wurde das letzte Audit beispielsweise am durchgeführt bei einem geplanten jährlichen Auditintervall errechnet BITqms den als nächsten Audittermin. Das System zeigt zur Unterstützung der Terminfestlegung für die betreffenden Audits zusätzlich zur Auditliste einen Terminkalender in der Wochenansicht an. In den Kalender eingetragen sind zu diesem Zeitpunkt alle Audits, für die bereits ein Termin vergeben wurde. Der Benutzer kann zur bestmöglichen Darstellung der jew. Planungssituation die Kalenderansicht zur Tages- und Monatsansicht wechseln. Abbildung 2: Liste zu planender Audits mit Terminkalender Alle bisher nicht geplanten Audits können per Mausklick zum geplanten Termin im Kalender platziert und dort frei verschoben werden. Der Benutzer kann darüber hinaus die Verfügbarkeit der Teilnehmer prüfen. Falls Teilnehmer zu dem betreffenden Termin nicht verfügbar sind, werden die konkurrierenden Termine angezeigt - der Benutzer kann in diesem Falle durch Terminänderung und erneute Verfügbarkeitsprüfung den bestmöglichen Termin finden. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 5/17

6 Abbildung 3: Terminverfügbarkeit prüfen Nach Abschluss der Jahresplanung werden alle Audits in BITqms erstellt, für die im gerade abgeschlossenen Planungsschritt ein konkreter Ausführungstermin angegeben wurde. Die Fragen des letzten Audits werden automatisch übernommen und der definierte Audit-Workflow für die Ausführung des Audits gestartet. Die Jahresplanung kann jeweils für das aktuelle und die zwei darauffolgenden Kalenderjahre durchgeführt werden. 2.2 Erweiterung der Funktion Lesebestätigung Frei definierbare Lesebestätigung. Die Funktion erlaubt die freie Auswahl der Benutzer zur Abgabe von Lesebestätigungen. Neu Erweiterung Dokumentation Das Verfahren für den Nachweis der Kenntnisnahme von Dokumenten ( Lesebestätigungen ) ist jetzt noch flexibler gestaltet: Der QMB hat bei Erstellung bzw. Definition eines Dokumentes die zusätzliche Option, Lesebestätigungen frei zu definieren, d.h. eine Liste der Mitarbeiter zu hinterlegen, von denen das System eine Lesebestätigung einfordern soll. Zusätzlich zu den bereits vorhandenen Optionen Keine Lesebestätigung und Alle Leseberechtigten müssen bestätigen steht nun die Option Lesebestätigungen frei definieren zur Verfügung. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 6/17

7 Abbildung 4: Optionen zur Abgabe von Lesebestätigungen Bei Auswahl dieser Option steht bei Bearbeitung des Dokuments eine zusätzliche Registerkarte Lesebestätigungen zur Verfügung, mit deren Hilfe der verantwortliche Benutzer die Mitarbeiter auswählen kann, die eine Bestätigung abgeben sollen. Abbildung 5: Benutzer und Gruppen zur Abgabe einer Lesebestätigung auswählen Es können alle Benutzer und Gruppen in der Rolle Dokumentationsleser ausgewählt werden, unabhängig davon, ob sie momentan als Leser auf das betreffende Dokument leseberechtigt sind oder nicht. Nicht berechtigte Benutzer, die zur Abgabe einer Lesebestätigung hinterlegt werden, erhalten bei Freigabe der Dokumentenversion automatisch die Leseberechtigung auf das Dokument. Wie erwähnt können prinzipiell Benutzer und Gruppen zur Abgabe einer Lesebestätigung hinterlegt werden. Bei Auswahl einer Gruppe, werden die Lesebestätigungen automatisch angepasst, wenn die Mitglieder der betreffenden Gruppe verändert werden (bei neuen Benutzern als Mitglieder der Gruppe werden die entsprechenden Lesebestätigungen zusätzlich hinterlegt, bei Entfernen von Mitgliedern der Gruppe werden die Lesebestätigungen ebenfalls angepasst). BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 7/17

8 2.3 Word-Dokumentationsimport Word-Dokumentationsimport. Die Funktion erlaubt den Import eines MS Word Dokumentes bei gleichzeitiger Aufgliederung des Dokumentes in Kapitel und Dokumente gemäß seinem Inhaltsverzeichnis. Neu Erweiterung Dokumentation Der Import von MS Word Dokumenten wurde weiter optimiert: BITqms liest mit der neuen Version das Inhaltsverzeichnis des zu importierenden Dokumentes aus und erstellt eine entsprechende Struktur von Kapiteln und Dokumenten in BITqms, die der Benutzer nachbearbeiten kann. Kennen Sie das Problem? Ihre QM-Dokumentation enthält ein MS Word-Dokument, das im Laufe der Zeit derart an Umfang gewonnen hat, dass fortwährend neue Versionen erstellt und den Lesern zur Kenntnis gebracht müssen? es Ihnen schwerfällt die Abschnitte kenntlich zu machen, die sich geändert haben? sich für die unterschiedlichen Kapitel/Textabschnitte im Laufe der Zeit verschiedene Zuständigkeiten ergeben haben? Sie bestimmte Textabschnitte in anderem Zusammenhang verwenden möchten, diese doppelte Verwendung an anderer Stelle aber zugleich die mehrfache inhaltliche Pflege zur Folge hat? Oder suchen Sie einfach eine zeitsparende Lösung zur Übernahme eines MS Word Dokumentes nach BITqms? Unter Anwendung der Funktion Word-Dokumentationsimport kann aus einem umfangreichen MS Word-Dokument per Knopfdruck eine ganze QM-Dokumentation entstehen, deren Unterkapitel und -Dokumente mit unterschiedlichen Berechtigungen und Freigabemechanismen versehen werden kann. Die Basis für den Import bildet die in MS Word hinterlegte Struktur von Überschrift- Formatvorlagen (Vgl. Abbildung 6: Formatvorlagen und Formatierung), die in MS Word verwendet wird, um das Inhaltsverzeichnis abzubilden. Der Benutzer wählt das entsprechende Kapitel in der BITqms Dokumentation aus, in die das Dokument importiert werden soll und startet die Funktion Word- Dokumentationsimport. Nach Auswahl des zu importierenden Dokumentes und Auswahl der gewünschten Import-Optionen liest BITqms die Dokumentgliederung anhand der Überschrift- Formatvorlagen aus und erstellt daraus eine entsprechende Struktur aus Kapiteln und Dokumenten in einer Vorschau (Vgl. Abbildung 7: Kapitel- und Dokumentvorschau). Diese Voransicht des zu importierenden Inhalts kann vom Benutzer angepasst werden: Es besteht die Möglichkeit, Dokumente und Kapitel zu löschen, mehrere Dokumente zu einem Gesamtdokument zusammenzufassen und/oder die Reihenfolge zu ändern. Abbildung 6: Formatvorlagen und Formatierung BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 8/17

9 Abbildung 7: Kapitel- und Dokumentvorschau Nach durchgeführter Bearbeitung werden mit der Funktion Kapitel und Dokumente erstellen alle Kapitel und Dokumente in BITqms an der gewünschten Stelle angelegt. Die Workflow-Vorlage des Kapitels, in dem der Import gestartet wurde, wird dabei automatisch auf die Kapitel- und Dokumentenstruktur angewendet. Für alle Dokumente wird der betreffende Workflow im Schritt Verfassen gestartet. In den Text eingegliederte Bilder werden 1:1 in die entsprechenden Textpassagen übernommen und im Hintergrund automatisch in die Bibliothek eingefügt. Der Import kann wie beschreiben an einem Kapitel oder auch für die komplette Dokumentation erfolgen. Die neue Funktion ermöglicht die Integration komplexer MS Word Dokumente mit wenigen Klicks. Der Aufwand für das Anlegen komplexer Strukturen und das Einfügen großer Inhalte beschränkt sich somit nur noch auf das Wesentliche. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 9/17

10 2.4 Erweiterung des Zusatzmoduls Websites Erweiterung Websites. Neu: Veröffentlichung von Kapiteln Neu: PDF-Ansicht und Möglichkeit der Abgabe anonymer Kommentare Neu Erweiterung Dokumentation Websites ist ein Zusatzmodul, das die einfache Erstellung und Verwaltung von QM-Inhalten auf der firmeneigenen Intranet oder Internetseite ( externe Webseite ) ermöglicht. Der verantwortliche Mitarbeiter erstellt eine/mehrere Webseite/n und verknüpft die Inhalte der BITqms Dokumentation mit den Inhalten dieser Webseite/n. Während bisher ausschließlich Dokumente mit der Website verbunden und somit veröffentlicht werden konnten, besteht mit der neuen Version nunmehr die Möglichkeit der Verknüpfung vollständiger Kapitel oder ganzer Dokumentationen. Somit können inhaltlich zusammenhängende Abschnitte der BITqms Dokumentation den jeweiligen Benutzergruppen zugänglich gemacht werden (z.b. das BITqms Kapitel Patienteninformationen auf der Praxiswebsite). Die externe Website wird automatisch aktualisiert, wenn sich am Inhalt eines Dokuments innerhalb des Kapitels durch Freigabe einer Version etwas ändert. Ebenso werden geänderte Unterstrukturen automatisch übernommen und aktualisiert. Abbildung 8: Veröffentlichung eines Kapitels BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 10/17

11 Darüber hinaus wurden in die neue Version erweiterte Optionen integriert, mit deren Hilfe der Verantwortliche bei Definition der Website den Druck von Dokumenten auf der Webseite und die Abgabe anonymer Kommentare erlauben kann (Vgl. Abbildung 9: Optionen zur Veröffentlichung). Das Drucklayout wird auf Basis der am Dokument hinterlegten Druckvorlage erstellt. Abgegebene Kommentare werden direkt in BITqms zurückgeschrieben und als Webseiten-Kommentar am Dokument hinterlegt. Abbildung 9: Optionen zur Veröffentlichung BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 11/17

12 2.5 Unternehmensbereich duplizieren Unternehmensbereich duplizieren. Die neue Funktion erlaubt das Kopieren von Unternehmen, Standorten und Abteilungen und erleichtert somit unnötige Tipparbeit bei der Erstanlage identischer Unternehmensstrukturen. Neu Erweiterung Begehungen Vor allem, wenn Standorte über die gleichen oder ähnliche Bereichs- und Inventarstrukturen verfügen, kann die Erstanlage mit Hilfe dieser Duplizierungsfunktion vereinfacht werden. Kopiert werden alle Unterbereiche und Inventarobjekten inkl. Definitionen von Verantwortlichen, Maßnahmenplanzuordnungen, Inventartypen und Workflows. Abbildung 10: Unternehmensbereiche duplizieren BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 12/17

13 2.6 Bericht: Unternehmens-Benchmarking Unternehmens-Benchmarking. Der neue Bericht im Bereich Audit erlaubt den Vergleich von Unternehmen, Standorten und Abteilungen. Neu Erweiterung Audit Mit Hilfe des Reports Unternehmens-Benchmarking können frei definierbare Vergleiche zwischen Unternehmen, Standorten und Abteilungen durchgeführt werden. Hierfür können die Unternehmensbereiche frei ausgewählt werden, ebenso kann der Zeitraum frei definiert werden. Nach Start des Vergleichs ist die Gegenüberstellung verfügbar. Abbildung 11: Unternehmens-Benchmarking starten Abbildung 12: Unternehmens-Benchmarking Gegenüberstellung BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 13/17

14 2.7 Bericht: Maßnahmenverlauf Maßnahmenverlauf. Mit Hilfe des neuen Berichts können Veränderungen und Tendenzen von Maßnahmen erfasst und für Verbesserungsmöglichkeiten genutzt werden. Neu Erweiterung Maßnahmen Mit Hilfe des Verlaufsreporting können die Veränderungen und Tendenzen innerhalb des Maßnahmenmoduls eingesehen werden. Der Bericht zeigt eine Auswertung aller eingeleiteten Maßnahmen in dem angegebenen Zeitraum sowohl in tabellarischer als auch in graphischer Form. Abbildung 13: Maßnahmenverlauf BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 14/17

15 2.8 Bericht: Anmeldestatistik Administration Anmeldestatistik. Der neue Bericht gibt dem verantwortlichen Administrator einen Überblick über die Nutzung von BITqms. Neu Erweiterung In der Administration wurde der oben genannte Bericht ergänzt. Dieser ermöglicht einen Überblick über die Nutzung von BITqms. BITqms stellt die Anmeldungen und die angemeldeten Benutzer pro Tag der letzten 50 Tage zusammengefasst dar. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 15/17

16 2.9 Externe Schnittstelle Administration Externe Schnittstelle. Der Datenaustausch von BITqms wurde weiter ausgebaut und flexibilisiert. Neu Erweiterung Mit Hilfe einer neuen externen Schnittstelle kann programmatisch auf BITqms zugegriffen werden. Als Schnittstelle wird ein XML-Webservice aufbauend auf.net WCF-Services und http zur Verfügung gestellt. Für Nutzer von.net steht eine.net Client-dll zur Verfügung. Die Funktionen der externen Schnittstelle werden auf Anforderung erweitert, momentan stellt BITqms folgende Methode zur Verfügung: Speichern eines Kommentare zu einer Dokumentenversion Mit Kauf der Schnittstelle kann der Kunde die für ihn wichtigen Schnittstellenfunktionen bestimmen, diese werden dann kundenübergreifend für die Kundenversion und die nächsten BITqms Versionen implementiert. Geplant sind für die nächste Version folgende lesenden Funktionen: Suche auf den Dokumentenbäumen ähnlich der Suche in BITqms mit Übergabe eines Suchbegriffes o Bei Bedarf kann auch eine Benutzereinschränkung erfolgen Suche nach Benutzern mit Übergabe eines Suchbegriffes Füllen der aktuellen Dokumentenversion nach Übergabe des Dokumentes < > BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 16/17

17 3. en en en: Liste beachtenswerter en der neuen Version Neu Erweiterung Bilder und Diagramme aktualisieren funktioniert nun auch in Mozilla Firefox Optimierung der Aktualisierung von externen Links im HTML-Editor des Bugs bei den Bibliotheks- und Vorlagenberechtigungen Anzeige des Leser-Ribbon-Anzeige bei Benutzern, die z.b. Verfasser oder Prüfer und Admin eines Dokumentes sind Deaktivierung der Lesebestätigungen wirkt sich nun auch auf die frei gegebene Version aus, wenn eine Version bereits in Bearbeitung ist Beim Dokumentendruck erfolgt Höhenanpassung von zu großen Bildern, zudem Beriten- und Höhenanpassung nun auch bei Office-Dokumenten PDFViewer Warning-Eintrag in Windows EventLog wird nun vermieden BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 17/17