Herzlich Willkommen zur Informationsveranstaltung Bestellscheinverfahren 26. und 27. März 2012

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1 Hauptabteilung 2 - Finanzangelegenheiten Herzlich Willkommen zur Informationsveranstaltung Bestellscheinverfahren 26. und 27. März 2012 Kaiserslautern, den Ingo Werle, Abt. 2.3

2 Hauptabteilung 2 - Finanzangelegenheiten Gliederung - Begrüßung - Grundlagen des Beschaffungswesens an der TU Kaiserslautern - Ziele und Zweck des Bestellscheins - Visueller Ablauf des Bestellscheinverfahrens mit Handlungsanleitung - Bisherige Rückmeldungen aus den FB/ZE - Aktuelle Rückmeldungen, Fragen, Anregungen aus dem Teilnehmerkreis - Ausblick Ingo Werle, Abt. 2.3

3 Grundlagen des Beschaffungswesens TU Kaiserslautern = öffentlicher Auftraggeber (öa) Vielzahl von Regeln und Vorschriften beim Einkauf von Gütern und Leistungen sind durch öa zu beachten (Vergaberecht) Haushaltsrecht (national), insbes. 55 LHO (Öffentliche Ausschreibung) VV Öffentliches Auftragswesen in RLP Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A (VOL/A) Abschluss der Verträge nach dem Privatrecht Beschaffungshandbuch der TU Kaiserslautern... Ingo Werle, Abt

4 Ziele und Zweck des Bestellscheinverfahren Ablösung des Kleinauftragsverfahrens (bis 410 Euro)! Ausweitung der dezentralen Bestellmöglichkeiten Kurze Wege und schnelle Reaktionsmöglichkeiten Bestellprozess verschlanken (Wegfall von Hierarchiestufen) Technisches Fachwissen i.d.r. dezentral vorhanden ABER: Rechtskonforme Abwicklung beachten!!! ab 500, netto bis 2.500, brutto besteht eine Dokumentationspflicht, 20 VOL/A: Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Ingo Werle, Abt

5 Bestellscheinverfahren - Ablauf Visio-Ablaufschema Handlungsanleitung Ingo Werle, Abt

6 Bestellscheinverfahren - Besonderheiten gilt nur für Verträge bis brutto, alle anderen Verträge müssen durch die Beschaffungsabteilung abgeschlossen werden! Grundsatz: 3 Vergleichsangebote, wenn nicht, dann zu begründen! bis 500 netto, weitestgehend formlos ohne Vergabedokumentation (nach Möglichkeit mit Bestellschein)! ab 500, netto bis 2.500, brutto besteht eine Dokumentationspflicht, 20 VOL/A: Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Verantwortung für die ordnungsgemäße Abwicklung liegt beim Kostenstelleninhaber! kein Splitten von Aufträgen!!! Ingo Werle, Abt

7 Bestellscheinverfahren - Ausnahmen Produkte aus bestehenden Rahmenverträge Produkte und Artikel, die in den Lagern und Werkstätten der TU Kaiserslautern vorgehalten werden (Lager der Elektronik- und Metallwerkstatt, Chemikalienlager) Büromaschinen, wie z.b. Kopierer, Telefone, Faxgeräte, Beamer Bauleistungen sowie Gerätebeschaffungen, die bauliche Maßnahmen erfordern, wie z.b. Klimasplittgeräte, Versicherungen (Grundsatz der Selbstdeckung), Verträge mit Bediensteten (!) Ingo Werle, Abt

8 Bisherige Rückmeldungen aus den FB und ZE Bei Online Bestellungen keine Möglichkeit für eine Bestellscheinnummer Für jede Kostenstelle eigene Bestellscheine anfordern? Unterschrift nur durch den Kostenstelleninhaber? Nur 4 Bestellzeilen, daher bei mehr als 4 Positionen mehrere Bestellschein? Bestellscheine auch bei Rahmenverträge? Preisvergleich bei Lebensmitteleinkauf? Umsatzsteuer 7 % Soll bei Auslandsbestellungen die Auslandwährung oder Euro angegeben werden? Beim Ausfüllen der Vergabedokumentation lässt sich das Geschriebene auf der Vorderseite kaum mehr lesen! Adresse als Bestellangabe noch aufnehmen! Anfrageformular zur Verfügung stellen? Ingo Werle, Abt

9 Rückmeldungen der Teilnehmer Rückmeldungen, Anregungen, Hinweise und Fragen der Teilnehmer Ingo Werle, Abt

10 Ausblick Weitere Informationsveranstaltungen geplant Umsetzungen der Anregungen Bestellscheinverfahren etablieren und weiter optimieren Dokument zu den häufig gestellten Fragen erstellen Ingo Werle, Abt

11 Bestellscheinverfahren - Ablauf Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Rückfragen an Herrn Ingo Werle Tel.: 2207, werle@verw.uni-kl.de Ingo Werle, Abt