Analyse und Umsetzung einer Schnittstelle zwischen Magento und Delisprint System

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1 BERUFSAKADEMIE SACHSEN Dresden STAATLICHE STUDIENAKADEMIE DRESDEN HEIDEPARKSTR DRESDEN Analyse und Umsetzung einer Schnittstelle zwischen Magento und Delisprint System Oliver Herold wildsmile studios Rudolf-Leonard-Straße Dresden

2 Auftrag zur Anfertigung der Diplomarbeit - hier einheften 2

3 Autorenreferat HEROLD, Oliver: Analyse und Umsetzung einer Schnittstelle zwischen Magento und Delisprint System, Berufsakademie Sachsen, Staatliche Studienakademie Dresden, Medienproduktion, Diplomarbeit, Seiten, 9 Literaturquellen, 3 Anlagen. Diese Diplomarbeit behandelt die Entwicklung einer Erweiterung für das E-Commerce System Magento. Dabei soll zunächst eine Geschäftsprozessanalyse die Prozesse der Produktionskette näher beleuchten und Schwachstellen lokalisieren. Diese Schwachstellen werden dann in einer theoretischen Abhandlung anschaulich gemacht und Lösungswege gefunden. Die Abhandlung dient als Basis für die praktische Umsetzung und Implementierung der Erweiterung in Magento. Somit sollen die Schwachstellen der Produktionskette beseitigt werden und diese somit optimiert. 3

4 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 4 1. Begriffsverzeichnis 6 2. Einführung und Motivation Technische Einführung Vorteile von Magento Vorteile für Shopbetreiber Vorteile für Entwickler Nachteile von Magento Motivation Geschäftsprozessanalayse und -optimierung Was sind Geschäftsprozesse Voruntersuchung Hauptuntersuchung Ist-Erhebung Ist-Analyse Soll-Konzeption Programmiertechnische Umsetzung Konfiguration Adminbereich Datensammlung Datenübersicht Datenauswertung Trackinginformationen übertragen Evaluation Beurteilung Aussichten 43 4

5 A. Quellenverzeichnis 45 A.1 Literaturquellen 45 A.2 Onlinequellen 45 B. Abbildungsverzeichnis 46 C. Quelltextverzeichnis 47 D. Anhang 48 5

6 1. Begriffsverzeichnis API Application Programming Interface - Schnittstelle einer Software welche Funktionen bereitstellt um externe Anwendungen zu programmieren welche auf Daten dieser Software zugreifen kann Bogensatz Caching Bestellte Aufkleber werden in einem großen DIN-B2 oder DIN-B3 Dokument platziert, das möglichst viele dieser mit einem Mal auf diesem Bogen gedruckt werden können Um hohe Zugriffszeiten zu vermeiden hält Magento elementare Dinge, wie zum Beispiel das Design in einem Zwischenspeicher, so dass nicht bei jedem Seitenaufruf alle Daten vom Server gelesen werden müssen Datencheck Prüfung der übersandten Aufklebermotive auf ihre Druckbarkeit, gefolgt vom Bogensatz Delisprint Software, bereitgestellt von DPD um eigene Paketscheine zu drucken Entity-Attribut-Value-Modell Datenbankmodell - kommt zum Einsatz wenn vorher nicht bekannt ist wieviele Attribute (Eigenschaften, bei Magento zum Beispiel Form ) eine Entität (Objekt, zum Beispiel ein Produkt) haben wird. Value (Wert) beinhaltet den Eigenschaftswert (zum Beispiel Rund ) - siehe Abbilungen 8 bis 10 im Anhang am Beispiel der Tabellen für die Bestellungen Entwicklung-Framework Bietet grundlegende Funktionen zur Entwicklung objektorientierter Anwendungen Facebook-Connect Schnittstelle zum sozialen Netzwerk. Bietet die Möglichkeit Dinge wie den Gefällt mir Button in den Webshop zu integrieren Graphentheorie Stellt die Eigenschaften und Beziehungen von und zwischen verschiedenen Objekten graphisch dar 6

7 Magento Connect Schnittstelle von Magento um Erweiterungen vom Magentoserver zu installieren - Stand Ende Juli 2011: ca 6400 Erweiterungen verfügbar Social Shopping Bietet die Möglichkeit über soziale Netzwerke wie Facebook Freunde und Bekannte an seinen Einkäufen teilhaben zu lassen Trackingcode, Paketnummer, Sendungsnummer Individuelle Paketnummer die bei jedem Verarbeitungsschritt im Versandunternehmen eingelesen wird - aktueller Verarbeitungsstatus auf Webseite des Versandunternehmens einsehbar 7

8 2. Einführung und Motivation With year-on-year growth of almost 250 percent, Magento s ecommerce platform has been available since its open source Community Edition launch in early 2008, and a year later introduced its Enterprise Edition. Since then the platform been downloaded more than 2.5 million times and powers in excess of $25 billion in annual sales from more than 80,000 merchants worldwide. The rapid growth is further strengthened by Magento s community of more than 300,000 members. Additionally, in 2010, Magento doubled the number of members in its Worldwide Solution Partners program to more than 200 organizations worldwide. 1 Ein Zitat aus dem Magento Quartalsbericht vom dritten Quartal 2010 welches das rasche Wachstum dieser Plattform verdeutlicht. Seit dem Erscheinen ist die E-Commerce Plattform Magento stetig am Wachsen. Anfang Juni 2011 übernahm die US-Firma ebay die Firma Magento (früher Varien) komplett, nachdem man sich im Februar 2011 bereits 49% gesichert hatte. Magento soll als Grundlage für ebay s kommende Plattform X.Commerce 2 dienen. Magento selber ist mittlerweile bereits bei Firmen wie Ford, Samsung, Nokia oder der Telekom 3 in Verwendung, was in den vielen Vorteilen begründet liegt, die Magento gegenüber anderen E-Commerce Plattformen bietet (siehe Kapitel 2.2 ab Seite 9) Technische Einführung Magento basiert auf dem Zend-Framework, das mit zu den am häufigsten genutzen PHP-Frameworks zählt. Die Frima Zend hatte maßgeblichen Anteil an der Entwicklung der Programmiersprache PHP5. Daraus entstand dieses objektorientierte Framework welches auf dem MVC-Pattern basiert. Dieses teilt Webanwendungen in drei große Teile auf, wie man es auch bei Magento finden kann. Zum Einen wäre da das Model, also Modell. Es dient der Datenhaltung und -bereitstellung. In Magento existieren die verschiedensten Modelle, zum Beispiel für den Katalog oder die Bestellungen. Über definierte Funktionen lassen sich Daten aus den Modellen extrahieren und ausgeben. Dies geschieht im View, der Präsentation. Das bekommt der Kunde eines Magentoshops zu sehen, wenn er die Webseite besucht. Interagiert der Kunde nun mit der Webseite, legt Artikel in den Warenkorb oder registriert sich, werden diese Aktionen über 1 Report-Highlighting-Growth 2 https://www.x.com/ 3 8

9 den Controller realisiert. Er kontrolliert die Präsentation und die verschiedenen Modelle. Ruft der Kunde beispielsweise eine Artikelkategorie auf, wird dies dem Controller mitgeteilt. Dieser holt die benötigten Daten aus dem Katalogmodell und gibt sie an die Präsentation weiter. Der Kunde sieht dann alle Produkte dieser Kategorie auf der Webseite Vorteile von Magento Dieses Kapitel bietet einen kleinen Einblick in die Vorteile von Magento. Dabei wird unterschieden in die Vorteile, die ein reiner Shopbetreiber hat und welche Vorteile sich für einen Magentoprogrammierer ergeben Vorteile für Shopbetreiber Als Shopbetreiber bewegt man sich meist im Adminbereich der Shopsoftware. Sie bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Erstellung und Verwaltung von Shops und Produkten ganz ohne Programmierkenntnisse. Magento bietet mit den so genannten Multishops die Möglichkeit in einer installierten Instanz verschiedenste Shops zu betreiben, welche eigene individuelle Domains, Sprachen, Aussehen, Währungen, Artikelbestände, Kunden oder Aufträge haben. Diese Optionen lassen sich im Adminbereich getrennt verwalten. So ist es möglich über definiert angelegte Adminkonten mehreren Benutzern die Möglichkeit zu geben ihren Shop zu betreiben, und dabei nur eine installierte Magentoversion zu haben. Ebenso kann ein gemeinsamer Produktkatalog in verschiedenen Shops genutzt werden. Auch in der Verwaltung der Artikel geht man bei Magento sehr ins Detail. Es besteht die Möglichkeit ein so genanntes Attributset anzulegen. In diesem kann man verschiedene Leistungsmerkmale der Produkte definieren. So lässt sich festlegen, dass ein Produkt mit diesem Attributset zum Beispiel immer die Eigenschaften Gewicht, Größe und Material hat. Will man nun ein neues Produkt anlegen, weist man ihm einfach das definierte Attributset zu und kann direkt im Produkt die spezifischen Werte für dieses und seine Leistungsmerkmale eingeben. Mit diesem Verfahren lässt sich schnell und unkompliziert ein großer Produktkatalog für den Onlineshop erstellen. Diese Attributsets dienen auch der Filterung der Produkte. So kann sich der Kunde, aber auch der Shopbetreiber, zum Beispiel nur Produkte mit einem bestimmten Material anzeigen lassen. Diese Attribute lassen sich an spezielle Preisregelungen koppeln. Ein Produkt mit einem speziellen Material wäre dann beispielsweise immer einen bestimmten Wert teurer als das gleiche Produkt mit einem anderen Material. Für eher kleinere Webshops sei hier noch die integrierte Lagerverwaltung erwähnt. Sie ermöglicht 9

10 es eine maximale Anzahl eines Artikels einzustellen, die verkauft werden kann. Damit kann es nicht passieren, das über die eigentlichen Lagerbestände hinaus noch weitere Artikel verkauft werden. Magento setzt den Artikel bei erreichen des Limits automatisch auf Ausverkauft und benachrichtigt den Shopbetreiber darüber. Diese Lagerverwaltung bietet ebenfalls die Option, dass ein Artikel pro Bestellung eine Maximalanzahl nicht übersteigen kann. Der Kunde kann somit von einem Artikel zum Beispiel nicht mehr als einen in den Warenkorb legen und bestellen. Wichtig ist dies wenn man beispielsweise kostenlose Promotionsartikel in seinem Webshop anbietet, da das System mit dieser Beschränkung nicht überlistet werden kann. Um den Kunden möglichst weit entgegen zu kommen bietet Magento bereits von Haus aus eine Fülle an Zahlungs- und Versandoptionen, die durch Erweiterungen noch ausgebaut werden können. Als Zahlungsoptionen sind bereits Standards wie Überweisung, Rechnung, Bankeinzug, Vorkasse oder Nachnahme integriert. Auch aktuelle Bezahlmethoden wie PayPal, Amazon Payment oder Google Checkout lassen sich im Adminbereich von Magento aktivieren und konfigurieren. Damit gewährt man dem Kunden die größte mögliche Flexibilität beim Bezahlen seiner Bestellung. Beim Versand von Waren bietet Magento bereits Anbindungen zu Firmen wie DHL, FedEx oder UPS. Dadurch lässt sich einfach über Magento das Paket beim Paketunternehmen registrieren und der Kunde kann in seinem eigenen Kundenbereich von Magento das Paket über seine Sendungsnummer verfolgen. Außerdem lassen sich Versandregeln definieren, die zum Beispiel einen kostenlosen Versand bei überschreiten eines bestimmten Bestellwertes ermöglichen oder die Versandkosten dynamisch anhand des Gewichtes der bestellten Artikel berechnen. Neben der Möglichkeit ohne Programmierkenntnisse und nur mittels des Adminbereiches einen umfangreichen Katalog mit viel fertigen Optionen zu erstellen, bietet Magento auch für den Shopbetreiber selber umfangreiche Analysewerkzeuge mit verschiedenen Grafiken und Tabellen, deren Auswertungen sich auch als RSS-Feed abonnieren lassen. Damit ist es möglich das Kaufverhalten genauer zu beobachten, beziehungsweise welche Produkte besonders beliebt oder welche unbeliebt sind. Somit lassen sich eventuelle Katalogfehler ermitteln, sei es in Beschreibung oder falschen Attributen, die den Kunden davon abhalten den Artikel zu bestellen. Damit lässt sich nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch der Umsatz steigern. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit für die Kunden Produkte zu bewerten oder mittels Facebook- Connect und Social Shopping deren Freunde an ihren Käufen teilhaben lassen. 10

11 Vorteile für Entwickler Neben dem reinen Betreiben eines Webshops bietet Magento durch seinen modularen und objektorientierten Aufbau die Möglichkeit die Software nach seinen Bedürfnissen anzupassen und zu erweitern. Dabei wird darauf Wert gelegt, dass das komplette System aktualisierbar bleibt. Dafür hat Magento den so genannten Kern, welcher alle Funktionen beinhaltet die zum Darstellen des Webshops und Durchführen von Bestellungen notwendig sind. Benötigt man nur Informationen, wie zum Beispiel mehrere Produkte, lassen sich diese mit den definierten Funktionen aus dem Objekt des Produktkataloges extrahieren und filtern. Ebenso einfach lassen sich diese Funktionen durch erweitern oder überschreiben ausbauen. Der Kern bleibt dabei unangetastet, da dieser bei jedem Softwareupdate überschrieben werden kann. In den Kern eingefügte Erweiterungen gingen so verloren. Sollte eine Erweiterung nach dem Update nicht mehr funktionieren, kann man diese im Adminbereich kurzerhand deaktivieren und die nötigen Anpassungsarbeiten ausführen. So ist ein Fortbetrieb des Webshops je nach Art der defekten Erweiterung eventuell weiterhin möglich. Auch das Templatesystem ist in Magento sehr modular aufgebaut. Wie bereits erwähnt besteht mit der Multishop-Option die Möglichkeit mehrere unterschiedliche Webshops in einer Magentoinstallation zu betreiben. Mit dem Templatesystem ist es möglich jedem dieser Shops ein individuelles Aussehen zu verpassen. Das Magentolayout ist dabei in verschiedene Blöcke gegliedert, die sich je nach gerade betrachteter Seite in mehrere Unterblöcke aufteilen. Diese Aufteilung findet bis in das kleinste Detail statt, wobei dann jeder Block eine eigene Templatedatei besitzt. Auf diese Art kann man schnell und einfach einzelne Elemente der Webseite verändern. Die Templatedateien sind dabei strikt von der Funktionalität des Webshops getrennt, dass heißt es finden sich keine definierten Funktionen im Template. Lediglich Funktionsaufrufe, um wie beschrieben bestimmte Informationen zu erhalten, sind Bestandteil des Templates (siehe Kapitel 2.1 ab Seite 8 - MVC-Pattern). Für weniger versierte Shopbetreiber bietet die große Entwickler-Community rund um Magento bereits zahlreiche Erweiterungen an. Mit dem Magento eigenen Programmmanager Magento Connect lassen sich einfach und schnell neue Erweiterungen von der Webseite 4 auswählen und installieren. Dabei wird automatisch ein Versionsabgleich der installierten Magento Version und dieser für die Erweiterung benötigten gemacht

12 2.3. Nachteile von Magento Natürlich hat die Magentosoftware auch Nachteile. Im Gegensatz zu den Vorteilen sind das aber nur sehr wenige. Als erstes seien dabei die hohen Hardwareanforderungen und die dadurch entstehenden Kosten für das Serverhosting genannt. Durch die Fülle an Funktionen die Magento bietet, den objektorientierten Ansatz, das heißt das die Objekte zur Laufzeit erzeugt werden müssen, und das Caching, ist ein langsamer Server schnell überlastet, was zu einem langsamen Aufbau der Webseite beim Kunden führt. Ein weiterer Punkt der zu Lasten der Performance geht ist das der Datenbank zu Grunde liegende Entity-Attribut-Value-Model. Informationen zu einen Attribut werden dabei über mehrere Tabellen verteilt. Dadurch wird mehr Speicherplatz benötigt und es sind komplexere Anfragen an die Datenbank notwendig (siehe am Beispiel der Tabellen zum Speichern einer Bestellung der Abbildungen 8 bis 10 im Anhang). Wie bereits bei den Vorteilen der Templateentwicklung erwähnt, wird das Layout in viele Einzelteile zerlegt, welche dann in eigenen Dateien abgespeichert werden. Das führt zu einer Fülle an Dateien und Ordnern. Diese Komplexität erfordert zunächst einen großen Einarbeitungsaufwand und fortgeschrittene Kenntnisse in PHP-Programmierung, besonders in Bezug auf das verwendete Entwicklungs-Framework. Mit einem hardwaretechnisch ausreichend dimensionierten Server steht dem Betrieb eines Magento Webshops allerdings nichts mehr im Wege. Möchte man selber Veränderungen daran durchführen, sind allerdings Kenntnisse der Programmiersprache PHP und eine gewisse Einarbeitungszeit notwendig Motivation Über die letzten Jahre in den Magento in der Firma im Einsatz war, wurde es ständig den eigenen Bedürfnissen angepasst und verbessert. Zum Einen um die eigene Arbeit zu erleichtern, aber auch um den Kunden in manchen Teilen entgegen zukommen. Einige Kunden fühlen sich überfordert an der Menge an Optionen und Informationen zu einem Produkt. So ist es zum Beispiel hilfreich bestimmte Optionskonfigurationen dem Kunden automatisch einzustellen, wenn keine andere Kombination mehr möglich ist oder andere Optionen dies verlangen. So wurde bereits eine Erweiterung entwickelt die Versandarten abhängig von der Bezahlung des Kunden anbietet. In Magento selber ist diese Kombination leider nicht vorgesehen. Damit ist es zum Beispiel nicht möglich Produkte via Nachnahme zu bestellen und auf Rechnung zu zahlen. Andere Erweiterungen dienen der Produktivität im täglichen Umgang mit Magento in der Firma. Der Adminbereich wurde teilweise um Informationen in bestimmten Ansichten ergänzt, wel- 12

13 che sonst nur über mehrere Klicks erreichbar wären. Aus dieser ständigen Verwendung und Entwicklung rund um die Magentosoftware entstand die Motivation eine Erweiterung zu entwickeln, welche das Zusammenspiel zwischen der Shopsoftware und der Software des Versandunternehmens optimiert und erleichtert. Sie soll Arbeitsabläufe beschleunigen und mögliche Fehlerquellen beseitigen. 3. Geschäftsprozessanalayse und -optimierung Dieses Kapitel soll die Arbeitsprozesse von Magento (online) und in der Firma (offline) beleuchten, die vom Auslösen einer Bestellung bis zum Erreichen der Ware beim Kunden ablaufen. Dabei soll besonderes Augenmerk auf die Prozesse gelegt werden, die mit dem Versandunternehmen Dynamic Parcel Distribution GmbH & Co. KG, kurz DPD, in Verbindung stehen. Die hohen Anforderungen auf der einen Seite stehen oft ungelöste Probleme auf der anderen Seite gegenüber. Die Probleme lassen sich anhand der Schlagwörter Effektivität und Effizienz beschreiben. [Schmelzer, Seite 2] Die genannten Schlagworte Effektivität und Effizienz sind hier entscheidend für diese Untersuchung. Die Schnittstelle soll die Wirtschaftlichkeit steigern und Aufgaben schneller und besser erledigen. Dafür sollen die Prozesse zunächst analysiert werden, um dann die Verbesserungen programmiertechnisch zu implementieren Was sind Geschäftsprozesse Ein Prozess kann man nach herkömmlicher Definition als ein Bündel von Aktivitäten betrachten, für das eine oder mehrere unterschiedliche Eingaben benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt wird. [Hammer, Vgl.] Geschäftsprozesse sind die zusammenhängenden Folgen von Tätigkeiten, die in Unternehmen zur Erreichung der Unternehmens- bzw. Organisationsziele erledigt werden. [Staud, Seite 5] Da es nicht nur um ein reines Unternehmen handelt, sondern auch in diesem Fall auch um eine Software, ist diese Definition auch auf Prozesse innerhalb der Software zu betrachten. Das automatische Erstellen einer Kundendatenbank und diese mit den Bestellungen und letztendlich den Produkten zu verknüpfen gehört ebenfalls zu den Unternehmenszielen. Bei einem entsprechend großen Kundenstamm lassen sich über Aktionen wie Newsletter oder spezielle Angebote alte 13

14 Kunden reaktivieren und neue Einnahmen generieren. Diese softwareinternen Prozesse lassen sich mit den Prozessen im Unternehmen in verschiedene Kategorien abbilden. Der Oberbegriff für alle ablaufenden Prozesse ist der Ausführungsprozess [Organisationshandbuch, Vgl.], welcher von einem auslösenden Ereignis zum Endprodukt führt, das an den Kunden geliefert werden kann. Im Falle von Magento ist das auslösende Ereignis natürlich die Bestellung eines Kunden im Onlineshop. Eines Prozess zu definieren, welcher dann von Bestellung, über Datenverarbeitung, Produktion und Versand des gesamten Ablauf begleitet ist in diesem Fall komplizierter. Bei jedem Arbeitsschritt beschäftigen verschiedenste Personen sich mit dieser Bestellung. Dennoch wird jeder Schritt in der Verwaltung verzeichnet. Hier hat man immer einen Einblick, an welchem Punkt der Produktionskette sich die Bestellung befindet, und wann voraussichtlich der nächste Punkt erreicht wird. Daher ist bei der Verwaltung von einem Ausführungsprozess auszugehen. Sie leitet und kontrolliert alle Geschäftsprozesse die in Zusammenhang mit dem Erreichen der Unternehmensziele stehen. Die erste Unterkategorie des Ausführungsprozesses sind die Führungsprozesse [Organisationshandbuch, Vgl.], beziehungsweise Kontrollflüsse [Rosenkranz, Vgl. Seite 62]. Diese Prozesse beschreiben im wesentlichen Strukturen, welche strategische Zielsetzungen vorgeben und Rahmenbedingungen für andere Prozesse bilden. Das heißt sie bestimmen auch die Reihenfolge, in der Prozesse abgearbeitet werden. Bei einer Bestellung über Magento und der anschließenden Produktion werden diese Rahmenbedingungen an verschiedenen Punkten definiert. Zuerst einmal kann der Kunde einige bestimmen. Er kann bei der Bestellung zum Beispiel Expressproduktion und -lieferung auswählen. Je nach Entscheidung wird die Priorität der Bestellung anders eingeordnet und bevorzugt verarbeitet. Dabei ist die Bestellung als Führungsprozess zu betrachten, da sie je nach Auswahl Einfluss auf die folgenden Prozesse hat. Weitere Führungsprozesse finden sich in der Produktion. Sind hier die Kapazitäten erschöpft, können keine weiteren Produktionsprozesse begonnen werden. In diesem Fall kann der Datenvorbereitung für die Produktion mehr Konzentration gewidmet werden. Im umgekehrten Fall benötigt es immer genug Daten welche die Vorbereitung abgeschlossen haben um die Produktion zu starten. Man erkennt hier, das bestimmte Prozesse weniger die Reihenfolge der Abarbeitung ändern, dafür aber großen Einfluss auf vorangegangene und folgende Prozesse haben. Das liegt daran das es sich hier um eine Produktionskette handelt. Jeder Prozess benötigt also einen beendeten Vorgängerprozess und zum Abschluss freie Kapazitäten im Folgeprozess. Bei dieser Kette gibt es keine Prozesse die von außerhalb großen Einfluss auf die Abarbeitung haben. Vielmehr haben die Prozesse der Produktionskette Einfluss auf den Ablauf dieser. 14

15 Diese Führungsprozesse werden gesteuert von den Kernprozessen [Organisationshandbuch, Vgl.], beziehungsweise Leistungsflüssen [Rosenkranz, Vgl. Seite 62]. Diese dienen der eigentlichen Wertschöpfung, das hier für das System relevante Ressourcen verbraucht werden und ein Produkt oder Dienstleistung für den Kunden erzeugt wird. Im Zusammenhang mit den Kernprozessen wird auch häufig davon gesprochen, dass die Kernprozesse gleichzeitig die Kernkompetenzen der Institution widerspiegeln, und damit von strategischer Bedeutung für diese sind. [Organisationshandbuch] Bei der Produktion von Aufklebern ist natürlich der Druck der wichtigste Kernprozess. Hier wird die Ware produziert, die der Kunde später in den Händen halten kann und wofür er bezahlt. Dabei werden neben materiellen auch personelle Ressourcen in der Druckerei beansprucht. Abgesehen von der Produktion dienen aber noch weitere Prozesse der Wertschöpfung. Eine direkte wird durch die Datenvorbereitung, beziehungsweise den Datencheck erzielt. Diesen kann der Kunde explizit zu seiner Bestellung dazu wählen, was mit Extrakosten verbunden ist. Mit dem Datencheck wünscht der Kunde eine zusätzliche Prüfung seiner Daten. Dies gewährleistet das optimale Endprodukt, nimmt aber personelle Ressourcen in Anspruch. Ein weiterer Kernprozess ist auch die Verwaltung. Sie ist nicht nur ein Ausführungsprozess der die Produktionskette überwacht und steuert, sondern bildet auch die Grundlage für einige deren Prozesse, ohne dabei eine direkte Wertschöpfung zu generieren. Werden beispielsweise Bestellungen und Kundenwünsche nicht richtig oder ausreichend kommuniziert und gespeichert, kann das zu Fehlproduktionen führen, was einen finanziellen Verlust bedeutet. Alle Prozesse die also zu einer Wertschöpfung führen basieren auf einer guten Verwaltung. 15

16 3.2. Voruntersuchung Zunächst soll erstmal ein Überblick über den Prozessablauf gegeben werden. Mittels der Graphentheorie soll ein Ablaufplan erstellt werden, der alle relevanten Prozesse ermittelt und mögliche Ansatzpunkte für eine Optimierung aufzeigt. Die Knoten- und Kantentypen orientieren sich dabei am Modell von Friedrich Rosenkranz. [Rosenkranz, Seite 43] Die folgenden KNOTENTYPEN werden unterschieden: Auftrag eingegangen Ereignisse Prüfung, ob ausführbar Aktivitäten Informationsobjekt / Produktionsfaktor / Ressource Informationsobjekt Produktionsplanung Organisationseinheit, Personal Prozesswegweiser AND Logische Konnektoren, mit den drei logischen Funktionen AND, OR oder XOR auf der Eingangs- und Ausgangsseite Die folgenden KANTENTYPEN zwischen zwei Knoten werden unterschieden: Gerichteter Kontrollfluss legt die Abfolge von Aktivitären und Erieignissen fest Gerichtete Zuordnung von Informationsobjekten / Ressourcen zu Aktivitäten (z.b. Informationsfluss) Abbildung 1: Strukturerfassung von Geschäftsprozessen [Rosenkranz, Seite 43] 16

17 Dieses Modell wird nun auf die unternehmensinternen Prozesse beim Bestell- und Versandablauf bei der Beauftragung des Druckes eines Aufklebers angewandt Hauptuntersuchung Ist-Erhebung Angenommen ein Kunde bestellt einen Aufkleber nach seinen Vorstellungen (Material, Größe, Form, Menge) im Onlineshop. Magento registriert die Bestellung, speichert sie in der Datenbank und sendet jeweils s an den Shopbetreiber und an den Kunden. Der Kunde bekommt neben der Bestätigung seines Auftrages noch eine mit der Rechnung im PDF-Format, welche automatisch vom System erstellt wird. Sind die Bestellungen registriert, vergibt Magento dieser eine Bestell- und Rechnungsnummer. Auf diese Weise lassen sich Rechnungen und Bestellungen immer dem richtigen Kunden zuweisen. Damit im Unternehmen keine Verwechslungen oder Dopplungen auftreten, übernimmt eine Person der Verwaltung die Einsortierung der bestellten Aufkleber in das firmeninterne Datensystem. Dabei wird für den anstehenden Datencheck die Datei in einen Unterordner für das entsprechende Material eingeordnet und mit Format und Menge im Dateinamen versehen. Dies erleichtert dem Grafiker das Prüfen und Setzen der Bilddateien im Bogensatz, da er nicht zusätzlich zu jedem Aufkleber die Eigenschaften im Magentosystem nachschlagen muss. Neben dem Einsortieren in das Dateisystem wird von jedem Auftrag ein Ausdruck für den Versand angefertigt. Da die Aufkleber eines Bogens fertig geschnitten ankommen ist eine schnelle Zuordnung zum Kunden und dessen Lieferadresse nicht möglich. Eine Option wäre die Bestellungen einzeln im Magentosystem durch zugehen und den entsprechenden Aufkleber zu suchen. Diese Möglichkeit steht allerdings in keinem Zeit/Nutzen-Verhältnis. Deshalb wird ein Ausdruck des Aufklebers mit zugehöriger Lieferadresse in der Versandabteilung hinterlegt, bis die Aufkleber eintreffen. Nachdem die Datei einsortiert wurde, kann sich ein Grafiker mit dem Datencheck und Bogensatz beschäftigen. Ist ein Bogen gefüllt, geht dieser in den Druck und wird nach wenigen Produktionstagen von der Druckerei zurück geliefert. In der Versandabteilung müssen nun, die bereits erwähnten ausgedruckten Aufkleberbilder inklusive Lieferadresse mit den gelieferten Aufklebern verglichen werden. Die Lieferadresse muss dann händisch in die Software Delisprint von DPD eingetragen werden. Diese erstellt ein Versandetikett mit Empfänger- und Absenderadresse, dem Trackingcode und weiteren Informationen für das Versandunternehmen. Sind alle zu versendenden Bestellungen im Delisprintsystem registriert, wird eine Liste mit allen Paketen und zugehörigen Daten erstellt. Sie dient der Überprüfung des Versands im eigenen 17

18 Unternehmen und auch bei DPD. Die Pakete können darauf versendet und der Trackingcode in das Magentosystem manuell eingetragen werden. So können Kunden sich auf der Shopwebseite mit ihrem Benutzerkonto anmelden und den aktuellen Status und Standort des Paketes erfahren. Folgend der Ablauf der Prozesse noch einmal graphisch dargestellt. 18

19 Kunde bestellt im Onlineshop Aufkleber Magento registriert Bestellung in Datenbank Magento versendet Bestätigungsmails AND Bestätigungsmail und Rechnung an Kunden Bestätigungsmail an Shopbetreiber / Firma Druckdaten werden in lokales Datensystem eingepflegt Verwaltung AND Abbildung 2: Geschäftsprozesse Stickma Onlineshop 1 19

20 Grafikabteilung Datencheck und Bogensatz Rechnungsdaten und Bestellnummer in Versand geben Verwaltung Druckerei Druck Fertiges Produkt zu Rechnung sortieren Versand Rechnungsdaten in Delisprint übernehmen Versand Delisprint erstellt Paketschein mit individueller Paketnummer Liste aller aktuell bearbeiteter Pakete inkl. Nummer Paket wird versandt Versand Paketnummer in Magento der Bestellung zuordnen Verwaltung Abbildung 3: Geschäftsprozesse Stickma Onlineshop 2 20

21 Ist-Analyse Die aufgezeigte Ist-Erhebung zeigte zwei große Schwachstellen, die viel Zeitaufwand und mindestens eine Personalkraft in Anspruch nehmen. Das ist einmal das Einsortieren der Daten aus den Bestellungen in das eigene Dateisystem und die Schnittstelle zwischen dem Magentosystem und Versand. Da diese Arbeit sich mit der zweiten Schwachstelle beschäftigen soll, bleibt das Einsortieren der Daten unbetrachtet. Bezogen auf die vorangegangenen Grafiken sollen nun folgende Punkte und ihr Zusammenwirken untersucht werden: Rechnungsdaten und Bestellnummer in die Versandabteilung geben Fertiges Produkt zu Rechnung sortieren Rechnungsdaten in Delisprint übernehmen Liste aller aktuell bearbeiteter Pakete inkl. Paketnummer Paketnummer in Magento der Bestellung zuordnen Alle diese Prozesse und Abläufe beanspruchen verschiedene Ressource wie Personal und Zeit unterschiedlich stark. Eine nähere Betrachtung der Prozesse soll die Nutzung dieser Ressourcen zeigen und an welchen Stellen man mit einer Optimierung ansetzen kann. Rechnungsdaten und Bestellnummer in die Versandabteilung geben Dieser Prozess wurde bereits in der Ist-Erhebung ausführlicher erläutert. Zusammengefasst dient er dazu die gelieferten Aufkleber auf visueller Basis den Bestellungen und damit den Lieferadressen zuordnen zu können. Dafür muss eine Person der Verwaltung den Aufkleber inklusive der Rechnung ausdrucken, auf welcher sich die Lieferadresse befindet. Dieser Ausdruck wird in der Versandabteilung solange zwischengelagert, bis die entsprechenden Aufkleber eintreffen und verpackt werden können. Je nach Anzahl der aktuellen Bestellungen und der in Produktion befindlichen Aufkleber erhöht sich damit auch der Aufwand und die zu lagernden Ausdrucke in der Versandabteilung. Dieser Prozess beansprucht also nicht unerhebliche viele personelle Ressourcen, bedingt aber keinerlei Wertschöpfung in der Produktionskette. Fertiges Produkt zu Rechnung sortieren Ist eine Bestellung fertig produziert wieder eingetroffen, müssen die Aufkleber nun mit den 21

Geschäftsführer Martin Ritter Tel: 0351-44 00 44 22 info@webneo.de. Sitz der Gesellschaft Dresden. WEBneo GmbH Breitscheidstr.

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