activekonto Buchhaltung mit Online-Banking & ELSTER für den Mac Buchführungskurs Handbuch

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1 activekonto Buchhaltung mit Online-Banking & ELSTER für den Mac Buchführungskurs Handbuch Seite 1 von 91

2 Seit 1988 beraten und betreuen wir unsere Anwender in den Bereichen Betriebswirtschaft und Finanzmanagement. Seitdem entwickeln wir Software für den Macintosh und haben über Lizenzen ausgeliefert. Als einer der erfolgreichsten Anbieter auf dem deutschen Mac - Markt haben wir zahlreiche Vergleichstests gewonnen. Unsere Erfahrung erleichtert Ihre Arbeit und sichert Ihre Investitionen. Irrtum und Auslassung sind vorbehalten. Bitte halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt. Aktuelle Informationen finden Sie bei dem Bundesfinanzministerium in den BMF-Schreiben. Die beschriebenen Buchungen sind Einzelbeispiele und stellen keine Steuerberatung dar. Die msuberlin GmbH, im Folgenden msuberlin, übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der verfügbaren Informationen. Haftungsansprüche gegen msuberlin, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der verfügbaren Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens msuberlin kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Bei direkten oder indirekten Verweisen auf fremde Internetseiten ("Links"), die außerhalb des Verantwortungsbereiches von msuberlin liegen, würde eine Haftungsverpflichtung ausschließlich in dem Fall in Kraft treten, in dem msuberlin von den Inhalten Kenntnis hat und es ihr technisch möglich und zumutbar wäre, die Nutzung im Falle rechtswidriger Inhalte zu verhindern. Unsere Geschäfts- bzw. Lizenzbedingungen finden Sie in jedem Programm. Wählen Sie in der Übersicht in der Menüleiste Benutzer den Menüpunkt Mitarbeiter aus. Im Menü Service finden Sie im Eintrag Lizenzvertrag die Lizenzbedingungen. Es erscheint der Lizenzvertrag mit weiteren Hinweisen. msuberlin GmbH Menschen-Software-Unternehmen msuberlin GmbH Sybelstr Berlin USt-IdNr.: DE HRB B AG Berlin-Charlottenburg Gerichtsstand & Sitz: Berlin Geschäftsführer: Christian Sander Aufträge und Lieferungen erfolgen nur nach unseren Geschäfts-, Lizenz- und Lieferbedingungen. Vertrieb: Support: Anwender: (1,49! pro Minute aus dem Festnetz der Deutschen Telekom AG) Support: Premium-Anwender: (0,99! pro Minute aus dem Festnetz der Deutschen Telekom AG) Montag bis Donnerstag von 09:00 bis 12:30 und von 14:30 bis 18:00 Uhr Freitag von 09:00 bis 12:30 und von 14:30 bis 16:00 Uhr Fax Mac OS X Seite 2 von 91

3 - 1 - Inhalt 1. Einleitung 6 2. Was ist Buchführung? 7 3. Einnahmen- / Überschussrechnung (EÜR) 7 4. Gesetzliche Grundlagen 7 5. Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) 8 6. Belege Aufgaben von Belegen Erfassungsdatum von Belegen Belegbearbeitung Aufbewahrungsfrist 10 Jahre Konten Was ist ein Konto? Aufgaben von Konten Bezeichnung eines Kontos Geschäftskonten Umsatzsteuerkonten Finanzkonten Neutrale Konten Anlegen von Konten Geschäftskonten Umsatzsteuerkonten Vorsteuer-Konto Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt (Konto 1780) Einfuhrumsatzsteuer anlegen (Konto 1588) Finanzkonten Kassenkonten Bankkonten Anfangsbestände in den Finanzkonten Konten duplizieren Kontenplan / Kontenliste 28 Wertvolle Hilfen beim Buchen Suchen und Finden von Konten Auswahl der Konten Kontoauszug Auswertungen Das Journal Konteneinstellungen Steuern 36 Erste Schritte beim Buchen Die Buchungsdatei Der erste Beleg wird gebucht: Ausgaben aus der Kasse werden gebucht Übersicht über die Buchungen 42

4 in den Kontoauszügen: im Journal Buchen von Einnahmen Eine Rechnung wird bezahlt Wertvolle Hilfen beim Buchen Finden eines Kontos Abfrage des Finanzstatus (Kassenstand) Buchungsvorlagen Schnelle Eingabe des Datums 54 ELSTER ab Version X Steuernummer eintragen USt.-Voranmeldung Zeitraum für die USt.-Voranmeldung festlegen ELSTER USt. an das Finanzamt Übertragen Kontrolle der ELSTER-Übertragungen 63 Anlagen - AfA Abschreibungen - Einführung Das Problem der Abnutzung Die Erfassung des Abschreibungsbetrages Gesetzliche Grundlagen Der Ausgangswert Die Nutzungsdauer Arten der Abschreibung Lineare Abschreibung Bewertungsfreiheit für geringwertige Wirtschaftsgüter Der Erinnerungswert Die Umsatzsteuer Abschreiben zum Jahresende Erfassen eines Inventargutes Wie finde ich in msuprodukten die Abschreibung? Erinnerungswert ausbuchen Anwendungsbeispiel Abschreibung erfassen und verbuchen Wie kann ich Abschreibungsbuchungen kontrollieren? Online-Banking Online-Banking einrichten Online-Banking einrichten Verfahren einstellen Online-Banking starten Kontostand abfragen Kontoauszug laden Überweisung Lastschrift Dauerauftrag 87

5 Sammelüberweisung Statistik Umsätze Systemvoraussetzungen Mac 91

6 Einleitung Liebe Anwenderin, lieber Anwender, herzlich Willkommen zu activekonto, der leicht handhabbaren Buchführung für den Macintosh. Sie entschieden sich für eine bewährte und ausgereifte Software für das Management, die Analyse und die Kontrolle Ihrer Finanzen. Wir danken Ihnen für den Kauf und wünschen Ihnen Spaß und Erfolg beim Einsatz der Software. Die Installation sowie die Einrichtung Ihrer Datendatei (Buchungsdatei) lernen Sie im Handbuch Installation kennen. Mit Hilfe von activekonto kontrollieren Sie Ihre Zahlungsflüsse und organisieren Ihre Buchhaltung. Funktionen und Module auf dem Mac: Einnahmen-/Überschussrechnung für Einsteiger und Umsteiger Online-Banking Umsatzsteuervoranmeldung ELSTER Kasse Kassenbuch Banken Konten Buchen Anlage EÜR Anlagen (AfA) Journal Vorlagen erleichtern das Arbeiten inkl. Buchhaltungskurs für Einsteiger und Umsteiger Lizenzen für 3 Onlinekonten kostenfrei enthalten Ideal für Existenzgründer, Freiberufler, Selbständige (KMU) - Wegen der sich ständig ändernden Gesetzeslage weisen wir daraufhin, dass Sie sich in den Fragen der Steuersätze, der aktuellen Tabellen und Umrechnungen bitte stets mit Ihrem Steuerberater oder der Veranlagung Ihres Finanzamtes in Verbindung setzen. - Wir verweisen darauf, dass die Beispiele und Muster der Veranschaulichung dienen und daher bei der Anwendung für Ihre Firma angepasst werden. Die Buchführung ist ein Teil des Rechnungswesens. Sie dient zum einen als Grundlage für die Besteuerung und bildet des Weiteren ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung und -steuerung, da Veränderungen der Geschäftsvorgänge festgehalten werden und so analysiert werden können. Zu Beginn werden die Aufgaben der Buchführung, die Einnahme-/Überschussrechnung und die gesetzlichen Grundlagen erklärt. Die Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) beschreiben, was Sie während der Buchführung unbedingt beachten sollten. Anschließend beschäftigen wir uns mit Belegen und der Belegbearbeitung. Das Buchen ist der Schritt der Belegbearbeitung, in dem die Belege in die Buchhaltung übernommen werden. Hier werden Bruttobeträge in Nettobeträge und Umsatzsteuer aufgeteilt und so eingeordnet, dass die Einnahmen und Ausgaben sowie die Umsatzsteuer berechnet werden können. Selbständige sind zur Führung von Kassenbüchern verpflichtet. Daher betrachten wir den Geldfluss, die Kassenbücher und die Konten bei der Bank. Seite 6 von 91

7 Was ist Buchführung? Das regelmäßige, ordentliche Aufzeichnen aller Geschäftsvorfälle wird als Buchführung bezeichnet. Die Buchführung ist eine Zeitrechnung, die alle Wertbewegungen des Unternehmens für ein Geschäftsjahr festhält. Durch die Vielfalt von Geschäftsvorgängen wie Einkäufe und Verkäufe ist das Vermögen eines Unternehmens ständigen Veränderungen unterworfen. Das lückenlose Erfassen (Buchen) dieser Änderungen sichert die Übersicht über das Unternehmen. Neben dem Unternehmen sind auch Dritte - wie z.b. das Finanzamt, Ihre Bank - an einer genauen Aufzeichnung aller Vorgänge interessiert. Die Buchführung sichert den jederzeitigen Überblick zu der Ertragslage des Unternehmens sowie über den Stand der Forderungen und Verbindlichkeiten. Damit kann sie als Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten dienen oder sie wird bei Kreditgewährungen der Banken zugrunde gelegt. Der Schuldenstand und das Vermögen werden aufgezeigt. Zu den Geschäftsvorgängen zählen u.a. - Warenein- und -Verkäufe, - Zahlungen von Löhnen und sonstigen Abgaben, - Anschaffungen im Betriebsvermögen. Sobald der Umfang der Geschäfte ein bestimmtes Maß überschreitet, sichern Aufzeichnungen über Forderungen und Verbindlichkeiten den Überblick über das Vermögen. Hierzu dient die Offene-Posten-Verwaltung. 3. Einnahmen- / Überschussrechnung (EÜR) Die Einnahmen-/Überschussrechnung ist eine vereinfachte Form der Buchführung für Selbständige. Sie dient zum einen der Erfassung der Gewinne und zum anderen der Berechnung der Umsatzsteuer. Für Selbständige genügt eine E/Ü und Sie benötigen keine doppelte Buchführung, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind (vgl. 141 AO): - Sie sind kein Vollkaufmann, und - Ihr Umsatz liegt unter ,--! pro Jahr, und - Sie erwirtschaften einen Gewinn von weniger als ,--! pro Jahr. - Weitere Vorschriften finden Sie in den 140 bis 148 AO, den 4 bis 7 EStG, der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) und den Einkommensteuer-Richtlinien (EStR). Von den oben genannten Richtlinien gibt es zahlreiche Ausnahmen! Klären Sie deshalb mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt, ob eine E/Ü ausreicht oder ob Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. 4. Gesetzliche Grundlagen Sie sind vom Gesetz zur Buchhaltung verpflichtet. Die entsprechenden Gesetze schreiben nicht bis ins Einzelne vor, wie Sie Ihre Bücher zu führen haben. Ihnen bleiben viele Gestaltungsmöglichkeiten. Die wichtigsten Vorschriften sind: - im Handelsgesetzbuch (HGB), - der Abgabenordnung (AO), - im Einkommenssteuergesetz (EStG), - im Körperschaftssteuergesetz (KStG), - im Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie - dem Gewerbesteuergesetz (GewStG) aufgeführt. Sie werden im Laufe dieses Handbuches bei den entsprechenden Themen behandelt. Im Handels- und Steuerrecht wird immer wieder auf die Grundsätze ordentlicher Buchführung Bezug genommen. Diese Grundsätze werden im folgenden Abschnitt behandelt. Seite 7 von 91

8 Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) Die GoB sind allgemeine Grundsätze, innerhalb derer die Buchführung an die wirtschaftlichen Entwicklungen und Veränderungen angepasst werden kann. Im Handels- und Steuerrecht wird auf die GoB verwiesen, ohne dass sie dort genau definiert werden. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes vom richtet sich der Inhalt der GoB nach dem, was das allgemeine Bewußtsein der anständigen und ordentlichen Kaufmannsschaft darunter versteht. Die Buchführung sei dann ordnungsgemäß, wenn sie den durchschnittlichen Anforderungen an die Redlichkeit und Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes genüge. Quellen, in denen auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung eingegangen wird, sind die Richtlinien zur Organisation der Buchführung von 1937, der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie von 1949 und die Grundsätze des Rechnungswesens von Der wichtigste Grundsatz lautet: - Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über sie Lage des Unternehmens bieten kann ( 238, Abs. 1, HGB). Wichtige Punkte zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sind: - Buchführung muss klar und übersichtlich sein, - Buchung nur nach Belegen (Keine Buchung ohne Beleg!), - Zeitnahe Buchung, - Chronologische Buchung, - Die Bücher sollen mit fortlaufenden Zahlen versehen sein., - Buchführung und Bilanzierung in Inlandswährung, - Verwendung einer lebenden Sprache, - Systematische Belegablage, - Kontenplan vorhanden, - Kontenplan nach Kontenrahmen, - Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden, - Aufbewahrungsfristen für Belege und Geschäftsbriefe: 10 Jahre, - Aufbewahrungsfristen für Inventare und Jahresabschlüsse: 10 Jahre, - Verbot der Nichtaufzeichnung von Geschäftsvorfällen, - Verbot der Aufzeichnung von fiktiven Geschäftsvorfällen, - Verbot falscher Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Seite 8 von 91

9 Belege Ein Beleg ist das Schriftstück, aus dem sich der zu buchende Geschäftsvorfall ergibt. Belege dienen als Beweismittel für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchführung. Deshalb lautet ein wichtiger Grundsatz der GoB: Keine Buchung ohne Beleg! 6.1 Aufgaben von Belegen Stellen Sie einem Kunden eine Rechnung aus, so ist diese ein Beleg. In der Praxis gibt es zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg. Belege halten Geschäftsvorfälle unabhängig von Ort und Zeit den tatsächlichen Geschäftsvollzug fest. Belege bilden das Bindeglied zwischen den Geschäftsvorfällen und der Buchhaltung. Sie sichern das vollständige Erfassen von Geschäftsvorfällen und ermöglichen die Kontrolle von Vorgängen. Belegarten Üblicherweise wird zwischen - Fremdbelegen, - Eigenbelegen und - Notbelegen unterschieden. Fremdbelege Fremdbelege werden außerhalb des buchführenden Unternehmens erstellt. Zu ihnen gehören Eingangsrechnungen (z.b. für Warenlieferungen), Bankauszüge, Zahlkarten, Gutschriften, Quittungen. Eigenbelege Eigenbelege werden vom Betrieb erstellt. Dies umfaßt u.a. - Kopien von Ausgangsrechnungen, - Abschriften über erteilte Gutschriften, - Quittungskopien über Zahlungseingänge. Notbelege Liegen für bestimmte Vorgänge keine Belege vor (z.b. Privatentnahmen), werden sie ersatzweise erstellt (Notbelege). 6.2 Erfassungsdatum von Belegen Als Erfassungsdatum der Buchführung gilt grundsätzlich das Ausstellungsdatum des Belegs. Seite 9 von 91

10 Belegbearbeitung Damit die Belegbearbeitung möglichst zügig und fehlerfrei durchgeführt werden kann, können die folgenden Schritte eingehalten werden: Die Belege werden auf ihre Richtigkeit hin überprüft und nach ihrer Art (Kasse, Bank1, Bank 2) sortiert. Es empfiehlt sich für Kassen und Banken eigene Aktenordner anzulegen. Die Belege werden verbucht. Die Belege werden systematisch abgelegt und 10 Jahre aufbewahrt. Eine bestimmte Systematik ist nicht vorgegeben. Kassenbuch: Zum Monats- oder Tagesabschluss wird das Kassenbuch direkt von Ihrem Mac ausgedruckt und unterschrieben. Anschließend werden die Belege auf richtige Reihenfolge, Beträge, Konten usw. übererprüft. Bei Fehlern werden die Buchungen korrigiert, ggf. wird das Kassenbuch nochmals ausgedruckt. Abschließend werden die Belegnummern auf den Belegen vergeben. Heften Sie den ersten Ausdruck des Kassenbuches über die Belege. Legen Sie den zweiten Ausdruck des Kassenbuches in einem eignen Ordner mit dem Namen Bücher ab. Bank 1 Vorschlag: - zum Monats- oder Tagesabschluss wird das Bankbuch ausgedruckt. Dies ist eine Option und dient der eigenen Kontrolle beim Suchen und Finden der Belege. Anschließend werden die Belege auf richtige Reihenfolge und Beträge überprüft. Bei Fehlern werden die Buchungen korrigiert ggf. wird das Bankbuch nochmals ausgedruckt. Die Belegnummern brauchen nicht auf den Belegen vergeben zu werden. Dieses entnehmen Sie dem gedruckten Kontoauszug. Heften Sie den ersten Ausdruck des Bankbuches über die Belege. Legen Sie darunter den Kontoauszug. Legen Sie unter den Kontoauszug die dazugehörigen Belege. Legen Sie den zweiten Ausdruck des Bankbuches in einem eigenen Ordner mit dem Namen Bücher ab. Bank 2 Vorschlag: - verfahren Sie wie bei Bank 1. Berücksichtigen Sie die Inhalte der Abgabenordnung Bitte lesen Sie dazu die Durchführungsvorschriften. 6.4 Aufbewahrungsfrist 10 Jahre Belege müssen zwingend 10 Jahre aufbewahrt werden - sonst drohen Geldbußen. Da Betriebsprüfungen auch noch nach 10 Jahren durchgeführt werden, ist es unbedingt notwendig, Belege und Buchführungsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Aufbewahrungsfrist 10 Jahre heißt: am 1. Januar 2007 können Unterlagen aus den Jahren 1996 und früher vernichtet werden: - Bücher und Aufzeichnungen, - Inventare, - Jahresabschlüsse, - Bilanzen und die zu deren Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (z.b. Vermerke und Erläuterungen zu den Umbuchungen anlässlich eines Jahresabschlusses), - Lageberichte, - Buchungsbelege. Seite 10 von 91

11 Konten 7.1 Was ist ein Konto? Ein Konto können Sie sich als Ordner vorstellen, in dem Belege für die Einnahme oder Ausgabe eines Kostenbereiches (z.b. Wareneinkauf) gesammelt und verbucht werden. In der betrieblichen Praxis gibt es viele verschiedene Kontotypen, wie Bestandskonten, Erfolgskonten oder Schuldkonten. Diese Unterteilung der Konten ist sehr kompliziert und für die Arbeit eines Selbständigen nicht notwendig. In den msuanwendungen für die EÜR wird daher nur zwischen Geschäftskonten, Umsatzsteuerkonten und Finanzkonten unterschieden. Auf die meisten Waren, die Sie kaufen, müssen Sie Umsatzsteuer bezahlen. Der Preis, den Sie bezahlen, setzt sich aus dem Nettobetrag der Ware und der Umsatzsteuer zusammen. Netto Geschäftskonto!100,00 + Umsatzsteuer Umsatzsteuerkonto! 19,00 = Brutto oder Rechnungsendbetrag Finanzkonto!119,00 Diese Dreiteilung schafft Übersicht in Ihrer Buchhaltung. Ein Beispiel verdeutlicht diese Aufteilung: Buchen einer Einnahme Sie haben Regale über netto! 500,-- verkauft. Zuzüglich 19% Mehrwertsteuer lautet der Rechnungsendbetrag! 595,--. Der Kunde hat bar bezahlt. Seite 11 von 91

12 Der Nettobetrag wird einem Geschäftskonto zugewiesen, in diesem Fall dem Konto Erlöse 19%. Die Umsatzsteuer wird dem Umsatzsteuerkonto für 19% zugewiesen. Der Bruttobetrag entspricht dem tatsächlichen Geldfluss. Er wird der Kasse zugeordnet. Bisher wurden Beträge und Konten betrachtet. Zusätzlich ist zwischen Ausgaben und Einnahmen zu unterscheiden. Für Ihre Buchführung sind fünf Bereiche interessant: Nettoeinnahmen, das sind die Nettobeträge, die Sie einnehmen, Nettoausgaben, das sind die Nettobeträge Ihres Wareneinkaufes. Umsatzsteuereinnahmen, das ist die Umsatzsteuer, die Ihre Kunden an Sie zahlen. Sie geben Ihre Umsatzsteuereinnahmen an das Finanzamt weiter. Vorsteuerzahlungen, das ist die Umsatzsteuer, die Sie beim Einkauf bezahlen. Sie werden vom Finanzamt erstattet. Die Bruttobeträge für Ihre Kassen- bzw. Bankbücher. Diese fünf Bereiche Ihrer Buchführung werden von der Einnahme-Überschussrechnung verwaltet. Ein zweites Beispiel zeigt das Buchen einer Ausgabe: Buchen einer Ausgabe Sie haben Bürobedarf im Wert von netto! 50,- gekauft. Zuzüglich 19 % Vorsteuer lautet der Rechnungsendbetrag! 59,50. Sie haben das Geld von Ihrem Bankkonto überwiesen. Der Nettobetrag wird auf das Geschäftskonto Bürobedarf 4930 gebucht. Die Vorsteuer auf das Konto Vorsteuerkonto 19% 1576 Abziehbare Vorsteuer 19% gebucht. Der Bruttobetrag wird auf das Bankkonto Bank gebucht. Seite 12 von 91

13 Aufgaben von Konten Auf den Konten werden Ihre Einnahmen und Ausgaben verbucht. In jedem Konto wird ein bestimmter Bereich abgerechnet. Z.B. das Konto 19% Vorsteuer enthält alle Vorsteuerzahlungen von 19%, das Konto Bürobedarf enthält alle Ausgaben für Bürobedarf. Das Buchhaltungsmodul unterscheidet zwischen: Finanzkonten: diese geben einen Überblick über Ihren Finanzstatus (Kasse, Bank(en), Kreditkarte). Über die Finanzkonten werden die Bruttobeträge verbucht. Geschäftskonten sind meist Ihre Einnahme- und Ausgabekonten (Fahrzeuge, Provisionserlöse, Warenverkäufe, Honorare). Über die Geschäftskonten werden Nettobeträge verbucht und die Belege den entsprechenden Geschäftsvorfällen zugeordnet. Umsatzsteuerkonten dienen dem Buchen von Umsatzsteuern (Umsatzsteuer, Vorsteuer). Neutrale Konten dienen dem Erfassen von Geldbewegungen. Die Liste aller Konten heißt Kontenrahmen und kann frei gestaltet werden, um Ihre Flexibilität zu erhalten. Dem Buchhaltungsmodul ist ein Standardkontenrahmen beigelegt, mit dem Sie sofort arbeiten können. 7.3 Bezeichnung eines Kontos Ein Konto wird durch eine eindeutige Nummer und einem eindeutigen Namen bezeichnet: Das Konto Nr trägt die Bezeichnung Erlöse 19 %. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung USt. 19 %. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung Kasse. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung Bürobedarf. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung VorSt. 19 %. Das Konto Nr trägt die Bezeichnung Bank. 7.4 Geschäftskonten Auf den Geschäftskonten werden Ihre Geschäftsvorfälle erfasst, und die Nettobeträge verbucht. Dies sind entweder Ausgaben oder Einnahmen. Die Buchungen auf diesen Konten bestimmen Ihr zu versteuerndes Einkommen: Einnahmen erhöhen es, Ausgaben verringern es. activekonto bzw. Ihre Buchhaltungsmodule verfügt über zwei Arten von Geschäftskonten: Einnahmenkonten und Ausgabenkonten. In einem Kontoauszug werden die Buchungen von einem Konto angezeigt. Als Beispiel ist der Kontoauszug unserer ersten Buchung angegeben: 7.5 Umsatzsteuerkonten Wenn Sie etwas kaufen oder verkaufen, müssen Sie in der Regel Umsatzsteuer bezahlen. Auf einem Umsatzsteuerkonto wird die Umsatzsteuer verbucht. Umsatzsteuer nehmen Sie ein, wenn Sie Waren verkaufen und diese Steuer muß an das Finanzamt abgeführt werden. Vorsteuer zahlen Sie beim Kauf von Waren und Leistungen. Diese Steuer wird vom Finanzamt erstattet. Ihr msubuchhaltungsmodul verfügt über drei Arten von Umsatzsteuerkonten: Umsatzsteuerkonten für Umsatzsteuereinnahmen Vorsteuerkonten für Vorsteuerzahlungen und Vorsteuerkonten für pauschale Vorsteuern. Seite 13 von 91

14 Finanzkonten Auf den Finanzkonten werden die geflossenen Geldbeträge (die Bruttobeträge) verbucht. Finanzkonten sind Ihre Bankkonten (Girokonten), z.b. beim Postgiroamt und Ihre Kasse(n) sowie auch Ihre Kreditkarte(n). Das Girokonto ist ein Bankkonto zur Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs. Es wird von einem Kreditinstitut geführt. Zahlungen werden zu Gunsten und zu Lasten des Girokontos gebucht. Arbeitnehmer führen ein Gehaltskonto, Firmen buchen auf einem Geschäftskonto. In der Buchaltung heisst dieses Geschäftskonto Finanzkonto. Auf diesem werden die eingehenden und ausgehenden Zahlungen gebucht. In Ihrem Buchhaltungsmodul können Sie beliebig viele Finanzkonten für Ihre Kassen, Banken und Kreditkarten anlegen und direkt von Ihrem Mac aus abfragen. 7.7 Neutrale Konten Manchmal ist es sinnvoll, Zahlungen in der Einnahme-/Überschussrechnung aufzuführen (z.b. bei Anlagen oder durchlaufenden Geldern). Für diese besonderen Fälle können Sie Neutrale Konten anlegen. Neutrale Konten verwenden Sie z.b. für Anfangsbestände, Geldbewegungen, Privateinlagen oder -entnahmen, Gelder, die Sie für Dritte einnehmen (z.b. Lottogelder, die an die Lottozentrale abgeliefert werden) u.ä. Es erfolgt ein Geldfluß (z.b. von der Bank an die Kasse) aber keine Erhöhung oder Verminderung Ihrer Einnahmen oder Ausgaben. Buchungen auf einem neutralen Geschäftskonto bleiben in der Einnahme-/Überschussrechnung unberücksichtigt. Neutrale Konten sind besondere Geschäftskonten, die bei der Gewinnermittlung NICHT berücksichtigt werden. Jeder Buchung wird ein Nettobetrag, ein Umsatzsteuerbetrag und ein Bruttobetrag zugeordnet. Die Nettobeträge werden für die Einnahme-/Überschussrechnung ausgewertet. Die Umsatzsteuerbeträge werden für die Einnahme-/Überschussrechnung sowie die USt.-Voranmeldung ausgewertet. Die Bruttobeträge werden bei der Berechnung des Finanzstatus ausgewertet. Bei Buchungen auf ein neutrales Konto, werden nur noch Umsatzsteuerbeträge oder Bruttobeträge ausgewertet. - Beispiel: Sie legen! 500,00 in die Kasse ein. Diese! 500,00 sind keine Einnahme und werden auf ein neutrales Geschäftskonto (z.b Geldtransite) gebucht. Sie wählen das Konto 1360 und als Gegenkonto (Finanzkonto) Ihre Kasse. Der Kassenbestand wird um! 500,00 erhöht. Seite 14 von 91

15 Anlegen von Konten In den vorherigen Kapiteln lernten Sie schon die Konten kennen. Dabei arbeiteten Sie mit verschiedenen Kontengruppen: Geschäftskonten (Einnahmen, Ausgaben), Umsatzsteuerkonten (USt., VoSt.), Finanzkonten (Kassen, Banken, Kreditkarten), Neutrale Konten (Geldtransite, Saldenvorträge). - Auf den Geschäftskonten werden die Nettobeträge verbucht. - Auf den Umsatzsteuerkonten werden die Umsatzsteuern verbucht. - Auf den Finanzkonten werden die Bruttobeträge verbucht. Im Dialog Neues Konto können Sie Geschäftskonten, USt.-Konten und Finanzkonten anlegen. Wählen Sie im Menü Ablage den Menüpunkt Neues Konto aus. Sie können ein vorhandenes Konto bearbeiten, indem Sie es in der Kontenliste mit einem Klick markieren und aus dem Menü Ablage den Eintrag Öffnen auswählen. Seite 15 von 91

16 Geschäftskonten Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Wählen Sie in der Ablage Neues Konto aus oder betätigen Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Im oberen Teil können Sie die Kontonummer und den Kontonamen eingeben. Wählen Sie Geschäftskonto durch Anklicken des Radiobuttons aus. Bestimmen Sie die Kontoart (Einnahme oder Ausgabe). - Sollen Buchungen auf diesem Konto in der E/Ü- Berechnung nicht ausgewertet werden, kreuzen Sie Neutrales Konto an. Sie können ein Geschäftskonto mit einem Umsatzsteuer-Konto sowie einem Finanzkonto verknüpfen. Wählen Sie während des Buchens ein Geschäftskonto aus, schlägt das Buchhaltungsmodul die verknüpften Konten vor. Kontoart: Geschäftskonto: Es öffnet sich die Auswahl der Art des Geschäftskontos. Art: Geschäftskonto, da es ein Ausgabe- / Kostenkonto ist. Nummer: Nummer des Kontos Bürobedarf. Name: Bezeichnung des Kontos. Buchung: Ausgabe, da die Kosten Ausgaben sind. USt.-Konto: Nummer des Umsatzsteuerkontos: hier Vorsteuer 19 % (Konto 1576). Finanzkonto: Auswahl des Finanzkontos (häufigster Buchungsfall), das Finanzkonto kann beim Buchen geändert werden. Notiz: Stichworte, die Sie hier eingeben, werden von der Kontierungshilfe im Buchendialog genutzt. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 16 von 91

17 Auswahl voreinstellen Die häufigste Auswahl kann voreingestellt werden: Beispiel Fahrgelder buchen: Konto Fremdfahrzeugkosten Auf diesem Konto werden in der Regel Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln gebucht. Die häufigste Auswahl für diese Buchungen ist die Vorsteuer in Höhe von 7% und das Finanzkonto Kasse. Stellen Sie diese Vorgaben in der Eingabemaske Konto ein. Beim Öffnen eines Buchungsformulars für dieses Konto werden diese Vorgaben automatisch übernommen. Möchten Sie auf ein anderes Finanzkonto buchen (z.b. Bank anstatt Kasse), betätigen Sie im Buchungsformular neben dem Eingabefeld Finanzkonto den Abwärtspfeil und wählen Sie in der Auswahlliste das entsprechende Finanzkonto aus. Die Kontoeinstellungen wie z.b. Kontoname, Kontoart und Kontonummer dürfen nicht mehr verändert werden, sobald auf einem Konto gebucht wurde! Beispiel Bürobedarf buchen: Konto Bürobedarf Auf diesem Konto werden in der Regel Büromaterialien wie Papier, Toner, Kugelschreiber gebucht. Die standardmäßigen Voreinstellungen für diesen Buchungsvorgang sind das Umsatzsteuerkonto VorSt 19% und das Finanzkonto Kasse, da diese Kleinbeträge häufig bar bezahlt werden. Falls Sie das Büromaterial per EC-Karte bezahlen, wählen Sie beim Buchen als Finanzkonto anstatt der Kasse Ihre Bank aus. Beispiel Honorare / Erlöse buchen: Konto Erlöse 19% Auf diesem Konto werden in der Regel Einnahmen/Erlöse gebucht. Erlöse sind z.b. Warenverkäufe, Honorare, Provisionen, die Sie erhalten. Die standardmäßigen Voreinstellungen für diesen Buchungsvorgang sind das Umsatzsteuerkonto USt 19% und das Finanzkonto Bank, da die Erlöse in der Regel überwiesen werden. Falls Ihre Erlöse bar bezahlt werden, wählen Sie beim Buchen als Finanzkonto Ihre Kasse aus. Seite 17 von 91

18 Einnahmekonto anlegen Im Dialog Neues Konto können Sie Geschäftskonten, USt.-Konten und Finanzkonten anlegen. - Sie können ein Konto bearbeiten, indem Sie es in der Kontenliste mit einem Klick markieren und aus dem Menü Ablage den Eintrag Öffnen auswählen, bzw. das markierte Konto Doppelklicken. Wählen Sie im oberen Menü Ablage den Menüpunkt Neues Konto aus. In der linken Spalte wird Geschäftskonto vorgeschlagen. - Die Taste ist grau anstatt grün, damit Sie erkennen, dass die Kontoart Umsatzsteuer ausgewählt wurde. Als Einnahmekonto betrachten wir im Beispiel das Konto Erlöse 19 %. Kontoart: Geschäftskonto: Es öffnet sich die Auswahl der Art des Geschäftskontos. Nummer: Ist die Kontonummer, z.b.: 8410 (Erlöse 19 %). Name: Ist der Name zu diesem Konto, z.b. Erlöse 19 %. Buchung: Einnahme, da die Erlöse Einnahme sind. USt.-Konto: Zuordnung zu dem USt. Konto: 1776 (USt. 19 %). Finanzkonto: Auswahl des Finanzkontos (häufigster Buchungsfall), das Finanzkonto kann beim Buchen geändert werden. Notiz: Stichworte, die Sie hier eingeben, werden von der Kontierungshilfe im Buchendialog genutzt. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 18 von 91

19 Umsatzsteuerkonten Zum Auswählen der Umsatzsteuerkonten sowie zum Anzeigen der Summen und Salden wechseln Sie in die Kontenliste und wählen in der oberen Menüleiste Auswahl den Eintrag Umsatzsteuerkonten aus. Die Konten dieser Gruppe dienen dem Berechnen der Vorsteuern und der Umsatzsteuern. Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Klicken Sie in der Ablage Neues Konto an oder betätigen Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Wählen in dem linken Reiter USt.-Konto aus, um die Kontengruppe festzulegen oder zu ändern. Die Taste wurde grau, damit Sie erkennen, dass die Kontoart Umsatzsteuer ausgewählt wurde. - Im Beispiel betrachten wir das Konto 1776 (Umsatzsteuer 19 %). Kontoart: Umsatzsteuer. Es öffnet sich die Auswahl der Art des Umsatzsteuerkontos. Nummer: Wert: 1776 (Nummer des Kontos Umsatzsteuer 19 %). Name: Bezeichnung des Kontos. Steuersatz: Wert des Steuersatzes (hier 19 %). Notiz: Hinweis- und Notizfeld Art: Umsatzsteuerkonto, da für Erlöse Umsatzsteuer abgeführt wird. Zeile UST. Voranmeldung: Hier Zeile 81 zum Übermitteln der Umsatzsteuer an das Finanzamt via ELSTER. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 19 von 91

20 Vorsteuer-Konto Die Konten dieser Gruppe dienen dem Berechnen der Vorsteuern und der Umsatzsteuern. Wechseln Sie von der Übersicht in das Buchhaltungsmodul und öffnen Sie die Kontenliste. Klicken Sie in der Ablage Neues Konto an oder betätigen Apfel N. Die Eingabemaske Konto wird geöffnet. Klicken Sie die linke Taste USt.-Konto an, um die Kontengruppe festzulegen oder zu ändern. Wählen Sie in dem Radiobutton Vorsteuer aus. - Im Beispiel betrachten wir das Konto 1576 (Vorsteuer 19 %). Kontoart: USt-Konto. Es öffnet sich die Auswahl der Art des Umsatzsteuerkontos. Radiobutton: Vorsteuer, da für Ausgaben Vorsteuer gezogen wird. Nummer: Nummer des Kontos Vorsteuer 19 %. Name: Bezeichnung des Kontos. Steuersatz: Wert des Steuersatzes (hier 19 %). Notiz: Hinweis- und Notizfeld Zeile UST. Voranmeldung: Hier Zeile 66 zum Übermitteln der Vorsteuer an das Finanzamt via ELSTER. Abbrechen: Verwirft Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. OK: Speichert Ihre Eingaben und wechselt in die Kontenliste zurück. Seite 20 von 91

- 1 - Inhaltsverzeichnis

- 1 - Inhaltsverzeichnis - 1 - Inhaltsverzeichnis 1. FIBU Kontenliste 1 1.1 Kontenplan 1 1.2 Kontenklassen 1 1.3 Buchen von Belegen 1 1.4 Das Kassenbuch 1 1.5 Bankbuch (Praxis) 2 1.6 Das Journal 2 2. Die Kontenliste 3 2.1 Konten

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