Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8

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1 Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8 Einführung als big bang bei drei Versicherungen Ihr Systemhaus für Versicherungen

2 Zu meiner Person Heico de Rueda Abteilungsleiter der SV-Informatik dem IT-Dienstleister der SparkassenVersicherung SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung ca. 220 Mitarbeiter an 3 Standorten Wir betreuen auch: SV-Sachsen und HFK Ich bin seit 1997 im Archivumfeld und ECM im Einsatz CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 2

3 Archivmigrationen. Ich war dabei zwei FileNet IS ein FileNet IS (OSAR) FileNet IS (OSAR)FileNet IS (MSAR) SER FileNet IS FileNet IS FileNet IS FileNet IS IBM P8 bei drei Versicherungen parallel CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 3

4 Wer hat schon eine Migration durchgeführt? Hände hoch! CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 4

5 Migration? Muss das denn sein? FileNet IS ist seit 1996 bei der SparkassenVersicherung in Produktion Stabil, schnell, hohe Kundenzufriedenheit Ergo: Es gab keine fachlichen oder technischen Gründe für einen Umstieg Durch die Anforderung der SVzur Anbindung des Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv verdoppelten sich die Nutzer und damit die Lizenzgebühren Der Zugriff für den Außendienst ermöglicht neue prozessuale Optimierungsansätze mit einer deutlichen Verbesserung und Beschleunigung der Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 5

6 Warum P8? Der Umstieg auf nicht IBM Archive wurden geprüft. z.b. Oracle UCM. Warum? Weil unsere AWL auf Oracle basiert. Aber: ungünstiger Migrationspfad, Kosten Zum Glück gibt es P8! IBM hat ein attraktives Lizenzmodell angeboten So entstand ein Business Case der einen Umstieg rechnete Aber.Wir nutzen nur den P8-Content Manager und Content-Connector SAP CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 6

7 Planung Projektleitung lag in der der Verantwortung der SV-Informatik Cenit wurde beauftragt die Migration technisch -in enger Zusammenarbeit mit unserem IT-Betreiber GaVI umzusetzen Cenit. Das war eine gute Entscheidung! kompetent, zuverlässig, mit der notwendigen Expertise und Erfahrung in IS und P8 CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 7

8 Protagonisten GaVI (IT-Betreiber) Cenit (u.a. Spezialist für Migrationen) SV-Informatik (PL, Anwendungsintegration) Revision DVK und Fachbereiche der Versicherungen Levigo (Jadice Viewer) CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 8

9 Warum drei Archive migrieren? Die SV-Informatik versorgt drei Versicherungen mit IT- Dienstleistungen Alle drei nutzten bis dato FileNet IS Über dem Archiv liegt einevon der SV-Informatik entwickelte Postkorb-Applikation Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation erfolgen nach dem Prinzip des single source Darum die Entscheidung alle drei Versicherungsunternehmen gleichzeitig mit P8 in Produktion zu nehmen CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 9

10 Zeitleiste Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 ff Strategische Überlegungen Konzeption und Planung Aufbau Testumgebung Aufbau Q-Umgebung Aufbau Produktionsumgebung Vorbereitung Migration Umstellung Postkorbschnittstellen auf P8 Implementierung Jadice-Viewer-Schnittstelle Dokumentenmigration Abnahmetests und Abnahme Produktionsbeginn P8 / Abschaltung Filenet IS CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 10

11 Was waren die Herausforderungen? Riesige Datenmengen in einem definierten Zeitkorridor von IS nach P8 transportieren Knowhow Aufbau P8 Annotationen müssen im Zielarchiv unverändert angezeigt werden Performance. Werden die Dokumente ausreichend schnell zur Anzeige gebracht? Stabilität. Läuft das neue Archiv robust? Der Benutzer soll keine Veränderungen feststellen (außer Verbesserungen ) Integration eines neuen Viewers und, und, und CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 11

12 Unsere Herausforderung. Export Bereitstellung eines stabilen, konsistenten Verfahrens für den Transport von Dokumenten und Annotationen von der Quelle zum Ziel Die Verwendung des emigrator für den Export erwies sich als Sackgasse massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX 2009 Strategische Überlegungen Konzeption und Planung Aufbau Testumgebung Q1 Q Q3 Q4 Q1 Q Q3 Q4 Q1 ff 2012 Ärger, Forschung, Umbau der Verfahren Aufbau Q-Umgebung Aufbau Produktionsumgebung Vorbereitung Migration CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 12

13 Unsere Herausforderung. Export Schwenk und Umbau von emigrator auf IS-Exporter für den Export der Dokumente aus IS Zentrale Verwaltung der Migration über die Auftragstabelle durchgängige Protokollierung alle Prozessschritte Nachvollziehbarkeit Aber weiterhin: Import der Dokumente nach P8 unter Verwendung des emigrator Durchsatz: IS-Exporter (raus aus IS): ca Doks / h emigrator (rein in P8) : ca Doks / h CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 13

14 Unsere Herausforderung. Annotationen Annotationen haben eine zentrale Bedeutung Annotationen dienen als Nachweis Zum Teil phantasievolle Anwendung von Annotationen Position, Größe, Menge, Typen, Schrifttypen, kunden- spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden Beispiel 200 Annotationen auf einem Dokument Neuer Dokumenten-Viewer Jadice unter P8 CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 14

15 Unsere Herausforderung. Viewer IBM bieten keinen leistungsfähigen Dokumentenviewer für P8 Entscheidung für den Einsatz von Jadice von Levigo Notwendig: Umbau der Schnittstellen unserer Postkorb- Applikationen auf Jadice und P8. Aufwand hoch Sehr gute Unterstützung durch Levigo CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 15

16 Ablauf und Komponenten Doks/h Doks/h 2 bis 4 WindowsServer CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 16

17 Zahlen und Fakten. Dauer 2.4. bis = 137 Tage Themen SV SVS HFK Dokumente im FileNet IS Migration von SAP-Daten Daten + Dokumente (SAPMIG) 120 Mio 24 Mio 5,7 Mio davon COLD-Dokumente 26 Mio - - Seiten im FileNet IS 334 Mio 44,5 Mio 18,1 Mio Annotationen 27,9 Mio 2,6 Mio 0,7 Mio Plattenplatzbelegung vor Migra 2 x 15 TB 2 x 2 TB 2 x 1 TB Plattenplatzbedarf nach Migra 1 x 15 TB 1 x 2 TB 1 x 1 TB jährl. Zuwachs 2,3 TB 400 GB 150 GB CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 17

18 Schnittstellen Themen SV SVS HFK Postkorb-Viewer ja ja ja Postkorb-AD-Web-Service Docentry/Filenet-Capture (Scanner, OCR, Massen- ) Fileindex/IDM-Desktop (DVD-/File-Import, ) ja ja (neu mit P8) nein ja ja ja ja ja ja Cold-Import nein nein nein BatchIT-Import/PK-Import (Papyrus-Dokumente) AC-SAP (Eingangsrechnungen, Reorg-Daten) ja ja ja ja ja (neu mit P8) nein CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 18

19 Test. Last und Performance Die Betriebstauglichkeit des neu aufgebauten FileNet P8-Systems wurde durch Last-und Performancetests geprüft und dokumentiert Die Tests erfolgten direkt gegen FileNet P8 mit realitätsnahen Daten Ziel des Lasttest: Überprüfung des System-und Antwortzeitverhaltens unter realitätsnaher Serverbelastung. Tool CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 19

20 Test. Last und Performance Testsequenzen: Test 1:Abarbeitung einer Referenzdokumentenliste mit 516 Dokumenten. Vergleich des Standortdurchsatzes Test 2:Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu Spitzenzeiten bis zu 5-facher durchschnittlicher Produktionslast Test 3:(Stresstest): mit maximaler Anzahl an möglichen parallelen Zugriffen (hochdrehen der Zugriffszahlen bis zum Stillstand der Server) CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 20

21 Test. PCs pro Standort RZ in Stuttgart 1 5 CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 21

22 Rahmenbedingungen. Big Bang Die Datenmigration erfolgt komplett vor dem Umschalten der Systeme auf P8. Inklusive der letzten Delta-Migration Vor dem eigentlichen Umschalten der Systeme kann das komplette System durchgetestet werden und von den Fachbereichen und der Revision geprüft werden Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf P8 umgestellt Im Postkorb werden die DocIDs von IS und P8 gehalten. Der Wechsel von IS auf P8 kann per Konfigurationsparameter im Postkorb umgestellt werden Die umgestellten Anwendungsschnittstellen werden technisch vor Umstellung bereitgestellt. Die Aktivierung erfolgt zeitgleich mit der Umschaltung auf P8 CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 22

23 Rahmenbedingungen. Big Bang Stichtagsumstellung Umstellung aller Eingangs-und Ausgangsschnittstellen gleichzeitig auf Filenet P8 Im Postkorb wird per Konfiguration das Zielarchiv (mit Viewer) definiert Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice Vorteile Keine kontinuierliche Deltamigration IS nach P8 Keine organisatorischen und prozessualen Einschränkungen Nachteile Keine stufenweise Einführung möglich CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 23

24 Zeitplan der Produktivnahme Nov Dez 2011 Jan 2012 Aktivitäten und Meilensteine Nov Dez Jan SV-Sachsen Deltamigrationen , , Produktionsbeginn P HFK Hauptmigration SV Deltamigrationen , Produktionsbeginn P8 Deltamigrationen , , , Produktionsbeginn P CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 24

25 Rahmenbedingungen. Fallback Für die Umstellung von IS nach P8 wurde ein Fallback auf IS entwickelt, verbunden mit einer Rückmigration der in P8 neu hinzugekommenen oder geänderten Dokumente und Annotationen. Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig gewesen Zum Glück wurde dieses mehrfach verprobte Szenario keine Wirklichkeit! CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 25

26 Was bleibt Nach der Migration ist vor der Migration Nächste ist schon in Planung Von P8 nach IBM CM (bei HFK) Rück Migrationsverfahren P8 nach IS Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von Dokumenten am Bildschirm IS<=>P8. Extrem hilfreich für Revision, Abnahme, Fehlersuche Selbstentwickelte, unabhängige Schnittstelle zwischen Jadice und P8 CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Heico de Rueda Abteilungsleiter / IV1 SV-Informatik Tel / heico.de.rueda@sv-informatik.de CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 27