Die digitale Poststelle. für

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1 Die digitale Poststelle für

2 Competence Center ECM Prozessverbesserung, Produktivitätssteigerung, moderne Arbeitsmittel und Arbeitsabläufe schaffen Enterprise Content Management Digitale Archivierung Dokumenten-Management & Workflow Digitaler Posteingang Rechnungsautomatiserung & ERP Integration -Archivierung SharePoint-Integration Beratung, Implementierung, Support

3 Typische Poststelle Kunden Partner Eingangskanäle Poststelle Fachabteilung Ausnahmep rozesse Korrespondenz, Verträge Bestellungen Rechnungen Postal Mail Auswirkungen bei Problemen im Posteingang: MFP, Web Portal, Tablet, Mobile Fax Verlorene oder verspätete Umsätze Sinkende Kundenzufriedenheit Information Erfassen Weiterleiten an Fachabteilungen Applikationen, Storage, Prozesse Nicht entsprechend Compliance Produktivitätsverlust in Fachabteilung Buchhaltung Erhöhte Kosten und Durchlaufzeiten HR Customer Service Fehlende Dok. Unvollständige Dok. Falsche Daten Fehlende Daten

4 Automatisierter Rechnungseingang Kunden Partner Eingangskanäle Poststelle Fachabteilung Ausnahme prozesse Korrespondenz, Postal Mail Verträge Bestellungen MFP, Web Portal, Tablet, Mobile Rechnungen autom. Erfassen Autom. Extrahieren von Rechnungsdaten Automatisiertes bzw. vereinfachtes Bearbeiten in der Buchhaltung Applikationen, Storage, Prozesse HR Fehlende Dok. Rechnungen Fax Artaker Invoice Automation Buchhaltung Customer Service Unvollständige Dok. Falsche Daten Fehlende Daten

5 Automatisierter Posteingang Kunden Partner Eingangskanäle Poststelle Fachabteilung Ausnahme prozesse Korrespondenz, Postal Mail Verträge Artaker Mailroom Automation Applikationen, Storage, Prozesse MFP, Web Portal, Tablet, Mobile Bestellungen Information autom. Erfassen Buchhaltung Rechnungen Fax Autom. Extrahieren von Daten Automatisiertes bzw. Vereinfachtes Weiterleiten an Fachabteilungen HR Fehlende Dok. Unvollständige Dok. Falsche Daten Fehlende Daten Customer Service

6 Wie kommt Post / Information ins Unternehmen? Der digitale Posteingang unterstützt ALLE Eingangskanäle Systems of Engagement Erzeugung und Lieferung von Daten und Informationen durch Kunden / Partner / Mitarbeiter Systems of Record Applikationen im Unternehmen für die interne Abwicklung (von Kerngeschäft und -prozessen) Papier Scanners MFPs / MFDs Faxe XML / EDI digitale Daten Mobile Geräte Artaker Mailroom Automation Poststelle / Prozess-Center Portale MS Office / PDF TIFF / JPEG files s Kunden / Partner Regionale Niederlassung(en) Zentrale

7 Traditionelle Erfassung ist nicht direkt mit den Geschäftsprozessen verbunden Frühes Scannen ignoriert den Ablauf der nachfolgenden Geschäftsprozesse Unvermutet auftretenden Probleme müssen über eigene Eskalationsprozesse behandelt werden kein Reagieren in Echtzeit möglich Limitierte Sichtbarkeit von Prozeßstati für Anwender und Kunden/Partner Standardablauf Geschäftsprozess Ablauffehler und erneutes Scannen verursachen Prozessverzögerungen, erhöhte Kosten und beeinflussen die Kundenzufriedenheit Capture Prozeß/Workflow Kunde/Partner

8 Was ist gefordert? Poststellen-Automatisierung für verbessertes Service Unterstützung aller Kontaktstellen während einer Service-Transaktion Schnelle Informationserfassung über effiziente Omnikanal-Eingabesysteme Postlauf von Beginn an in Geschäftsprozesse integriert Kunden- Registrierung Konto- Eröffnung Service- Anfrage Beschwerde Neue Transaktion Verlängerung Austtritts- Transaktion Poststelle Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß?

9 Artaker Mailroom Automation Erhöhte Kundenbindung, schnellere Prozesse 1. Erhöhte Prozesskontrolle und Automation in der Omnikanal-Poststelle 2. Erweiterung der Validierung zum/mit Prozessursprung 3. Genauere Informationen schneller im Geschäftsprozess 2. (1) Fix Data, or (2) Request/Submit Trailing Documents 1. Mail Worker Prepare Scan Other Worker Mail Validation Customer Classify Extract IGO > Prozessgeschwindigkeit, -kontrolle, -transparenz 3. Business Process

10 Automatisierter Posteingang Kunden Partner Eingangskanäle Digitale Poststelle Fachabteilung Ausnahme prozesse Korrespondenz, Verträge Bestellungen Rechnungen Artaker Mailroom Automation bietet: Postal Mail Kontrolle über ALLE Eingangsprozesse Interaktive Kundeneinbindung möglich MFP, Web Portal, Tablet, Mobile Fax Erhöhte Anwenderproduktivität Artaker Mailroom Automation Postlaufübersicht und-kontrolle Information autom. Erfassen Autom. Extrahieren von Daten Automatisiertes bzw. Vereinfachtes Weiterleiten an Fachabteilungen Applikationen, Storage, Prozesse Verbesserte Entscheidungsprozesse Buchhaltung Schnellere Durchlaufzeiten reduzieren Kosten HR Customer Service Fehlende Dok. Unvollständige Dok. Falsche Daten Fehlende Daten

11 Mehrwert mit Artaker Mailroom Automation 1. Multichannel IGO processing Weniger Fehler & geringere Kosten bei Dokumenterfassung Weniger Papier & Erwieterung der digitalen Kanäle Prozessfertige Informationen ohne Neueingabe Transparenz & Kontrolle für Audit, Compliance 2. Efficient NIGO processing Weniger Zeit und Kosten bei Posteingangsvalidierung Erweiterung der Validierung zum/mit Prozessursprung Schnelle Problembehebung mit flexiblen Workflows Frühes Einbinden von BPM in den Poststellen-Prozess Process Ready Information Automatisch generierte prozessfertige Informationen Wechselseitige Integration von Post- und Geschäftsprozessen Flexible, modulbasierende Integration ohne Programmierung Weltweit #1 im Multichannel Mail Capture (Forrester Group) Strategischer Fokus auf Geschäftsprozesse beim Posteingang

12 Artaker Mailroom Solution anpassbare Dashboards & Ablaufdiagramme Dashboard Eingangskanal & Dokumentenklassen Dashboard Dokumentdetails Anpassbare Postlauf-Workflows

13 Danke! Ing. Michael T. Kalaus, SPcM Senior Sales Executice Competence Center ECM Tel: +43 (0) Mobil: +43 (0) Artaker Computersysteme GmbH