Oktopus U n t e r n e h m e n s s o f t w a r e

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1 Oktopus Unternehmenssoftware

2 Simplify your work Das ist unsere Philosphie bei der Entwicklung von Software. Wir verstehen Ihre Probleme bei der täglichen Arbeit und schaffen Lösungen! Was bedeutet das nun in der Praxis? Zum einen ist unsere Software trotz Ihrer vielen Möglichkeiten übersichtlich und einfach zu bedienen. Zum anderen vereint Sie viele Module mit einem einheitlichen Bedienkonzept, bei dem Sie im Normalfall mehrere verschiedene Systeme einsetzen müssten oder es derzeit sogar tun. Mit Oktopus Pro ist es möglich, sämtliche administrative und kaufmännische Unternehmensabläufe zu steuern. Oktopus Pro besitzt die Fähigkeit, auf spartenspezifische Anforderungen erweitert und angepasst zu werden.

3 Change your way to make business Oktopus Pro macht Schluss mit schlecht synchronisierten Einzelanwendungen. Es führt zusammen, was zusammen gehört. Kundendaten, Kontakte, Korrespondenz, Termine und Warenbestände werden zentral verwaltet. Oktopus Pro automatisiert die Adressverwaltung, Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung bis hin zum automatisierten Mahnwesen oder zur automatischen Datenweitergabe an den Steuerberater. Oktopus Pro ist eine äußerst effiziente Unternehmenssoftware. Schon in der Entwicklung wurde große Sorgfalt auf eine einfache Bedienung und eine übersichtliche, sich möglichst selbst erklärende Benutzeroberfläche gelegt. Die SLU GmbH gehört zu den richtungsweisenden Entwicklern plattformübergreifender Unternehmenssoftware für globales Handeln.

4 ecommerce/online Handel mit Oktopus Pro In Zusammenarbeit mit Powersellern haben wir einen Prozess zur automatisierten Verarbeitung von Verkäufen aus Handelsplattformen wie ebay, Amazon, meinpaket und Rakuten, sowie verschiedenen Shopsystemen in einem Warenwirtschaftssystem entwickelt und optimiert. Oktopus Pro unterstützt Sie mit sinnvollen Funktionen, angefangen von der automatischen Übernahme der Verkaufsdaten, über den Zahlungsbereich (Clearing) bis hin zum Versandmodul. Behalten Sie, trotz einer Vielzahl von Onlineverkäufen, den Überblick über die Höhe Ihres Lagerbestandes. Oktopus Pro zeigt Ihnen den reellen Bestand und die Vorbestellungen. Ist kein Lagerbestand zu verzeichnen, kann Oktopus Pro Aufträge automatisch in den Rückstand nehmen. Sobald die Ware eintrifft, werden die zurückgehaltenen Aufträge automatisch für den Versand freigegeben. Mit der Rückstandsliste haben Sie zusätzlich einen Überblick über die Aufträge, die mangels Bestand nicht ausgeliefert werden konnten. Auf Wunsch sendet Oktopus Pro automatisch bei Zahlungseingang und/oder bei Versand der Ware eine Mail an den Kunden. ecommerce ist in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken und stellt eine Chance für den Mittelstand dar, Unternehmen professionell zu vermarkten. In Zusammenarbeit mit bewährten Shop-Lösungen wie Oxid esales, xtcommerce, Gambio, etc bietet Ihnen Oktopus Pro nicht nur einen professionellen und flexiblen Shop, sondern durch die konsequente Integration dieser Shops können Sie von Oktopus Pro aus alle relevanten Daten für den Shop steuern: Produkte einstellen und eingehende Bestellungen wieder übernehmen. Vorbei ist die Zeit der mühsamen, manuellen Erfassung von OnlineBestellungen. Egal, ob im Endkunden-Geschäft oder im Großhandel: Bieten Sie Ihren Kunden einen professionellen Online-Auftritt Ihres Unternehmens an. Erstellen Sie mit dem integrierten HTML-Editor die Beschreibung Ihres Produktes für den Shop. Sie benötigen keine HTML-Kenntnisse. Analysieren Sie, welche Produkte z.b. über Ihre ShopLösung oder Ihren Vertrieb verkauft werden.

5 Kundenverwaltung CRM Das flexible Kontakt-Management in Oktopus Pro erlaubt es Ihnen zentral alle relevanten Daten von Kunden, Lieferanten, Interessenten, etc. zu verwalten. Alle Informationen zu einem Kontakt werden in einer zentralen Übersicht gesammelt. Ohne großen Aufwand können Sie in Oktopus Pro alle s, Termine, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Dokumente und vieles mehr, was sich auf den einzelnen Kontakt beziehen, einsehen. Das Kontakt-Management ist ein zentraler Drehund Angelpunkt in Oktopus Pro. Die Kunst in einer EDV gestützten Verarbeitung ist es nicht, Informationen zu speichern, sondern sie zu finden. Genau hier unterstützt Sie Oktopus Pro mit einer Vielzahl von hilfreichen Funktionen und Übersichten, um sich im Dschungel des Datenbestandes zurechtzufinden. Mit der neuen Live-Suche geben Sie einen beliebigen Suchbegriff ein und Oktopus Pro zeigt bereits während Sie schreiben die möglichen Treffer. Für die Auftragsbearbeitung können Sie z.b. auch fest definieren, welche Preisliste zu verwenden ist, z.b. ob es sich um einen Händler oder einen Kunden handelt.

6 Produktverwaltung Eine variable und umfangreiche Produktverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil eines Warenwirtschaftssystems. Auch hier haben wir Wert auf eine hohe Flexibilität und gleichzeitig auf eine sinnvolle und effektive Bedienung gelegt. Ein Auszug aus der Leistungsfähigkeit der Produktverwaltung: - Differenzbesteuerung 25a UStG - Stücklisten-Funktion (Bundles bestehender Artikel) - Kommissionsware mit Provisionsabrechnung - Verwaltung von Lieferanten- und Einkaufsinformationen - Mehrpreisfähigkeit, z.b. Endkunden- und Händlerpreise - Staffelpreise - Bildlinks und Grafiken - EAN und Barcodes - Notizen für interne Informationen - Seriennummernverwaltung - Variationsfähigkeit für verschiedene Farben, Größen, etc. - Auktionsverwaltung mit integriertem HTML-Editor - Shopartikel-Verwaltung mit integriertem HTML-Editor - Umfangreiches Bestellwesen mit Vorschlagsfunktion - Verwaltung des Warenwertes - Bestandsführung mit Belegnummern - Verwaltung von Mindestbeständen - usw.

7 Faktura Die Faktura in Oktopus Pro hat alle Funktionen für eine einfache und effiziente Bearbeitung der Angebote, Aufträge und Rechnungen. Durch die Mehrpreisfähigkeit in Oktopus Pro können sie beliebig viele Preisstaffeln definieren. Oktopus Pro verwendet automatisch die korrekte, dem Kunden zugeordnete, Preisstufe. Neben den Standardvorgängen wie Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen, bietet Ihnen Oktopus Pro: - Differenzbesteuerung nach 25a UStG - Rabattfunktion - Stücklisten-Funktion - automatische Warenbuchungen - einfache Übernahme von Angebot nach Auftrag, bzw. Rechnung - Mehrpreisfähigkeit - automatische Buchung für die FiBu - Verwaltung von Lagerorten - Abwicklung aller EU Geschäftsvorfälle - Sammelauftrag oder Sammelrechnung - automatische Versandkostenabrechnung nach Gewicht - automatischer Versand der Rechnung per PDF

8 Bei jeder Mail, die von Oktopus Pro empfangen wird, prüft das System direkt ob diese Mailadresse bereits bekannt ist und trägt dann die vorhandene Kundennummer in die Mail ein. In Oktopus Pro können sowohl Mitarbeiter bezogene als auch öffentliche Mailadressen definiert werden. - beliebig viele Mailadressen (POP3) - direkt interner Mailverkehr - Textbausteine - Mailvorlagen - Regelassistent - automatische Kundenzuordnung über die Mailadresse - Signatur - HTML Mails - Anhänge - Mailgruppen - Setzen eines Status und von Prioritäten - öffentliche Mailboxen, die von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden können in Oktopus Pro Dank des integrierten Mail-Systems in Oktopus Pro ist die Zeit der Suche nach Kundendaten oder Mails Vergangenheit.

9 Termin Verwaltung Mit der Termin Verwaltung haben Sie Ihre Termine im Griff. Planen Sie für sich oder andere Mitarbeiter Termine, verwalten Sie Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Oktopus Pro erinnert Sie an Termine oder Aufgaben, die fällig werden. Verbinden Sie Termine oder Aufgaben mit Kundendaten und umgekehrt. Sehen Sie in den Kontaktdaten die dazugehörigen Termine und Aufgaben. Auch mitarbeiterübergreifende Planungen können Sie mit Oktopus Pro erledigen. Laden Sie Mitarbeiter zu einem Termin ein, z.b. für Meetings, Schulungen, etc. Müssen sie einen freien Zeitpunkt für Ihre Mitarbeiter suchen, markieren Sie einfach die gewünschten Mitarbeiter und Oktopus Pro zeigt Ihnen gleichzeitig die Terminübersicht aller markierten Mitarbeiter.

10 Versand Lo k i t s i g In Oktopus Pro haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihre Waren zu versenden. Mit unseren Paketscheinmodulen unterstützen wir zur Zeit direkt DHL, DPD, UPS, IDS. In den direkten Versandmodulen zeigt Ihnen Oktopus Pro übersichtlich, welche Sendungen zu bearbeiten sind. Erstellen Sie per Knopfdruck den kompletten Paketschein. Zunächst haben Sie die Möglichkeit mit dem Versandcheck im Lager prüfen zu lassen, ob die Mitarbeiter auch das oder die richtigen Produkte zu der Sendung verpackt haben, sofern die Produkte mit eindeutigen Barcodes versehen sind. Lassen Sie durch Oktopus Pro z. B. auch automatisch eine Mail an den Kunden senden, dass seine Ware unterwegs ist. Das verringert unnötige Fragen zum Versandstatus, gleichzeitig zeigt es dem Kunden, dass Sie eine professionelle Abwicklung in Ihrem Unternehmen haben.

11 Abfragen Auswertungen & Mit dem Abfrage-Modul in Oktopus Pro haben wir ein umfangreiches Werkzeug geschaffen, mit dem Sie beliebige Daten aus dem System herausziehen, kombinieren und aufbereiten können. Mit dem Abfragemodul und dem Berichtsdesigner können Sie Abrechnungen, Produktlisten, Übersichten, Statistiken und vieles mehr erstellen. Und damit nicht genug: Sie können auch alle Daten mit dem Export-Assistenten in verschiedene Formate exportieren. Für die Bedienung des Abfrage-Generators benötigen Sie im Übrigen keine SQLKenntnisse. Alle Abfragen können Sie in der Datenbank speichern, so dass Sie jederzeit zum Abruf bereitstehen.

12 Buchhaltung Accounting Oktopus Pro unterstützt Sie mit sinnvollen Funktionen und kann Ihnen die Arbeit im Bereich der Buchhaltung wesentlich erleichtern. Das fängt mit dem Clearing-Modul bereits an, mit dem die Bankumsätze den Ausgangsrechnungen automatisiert zugeordnet werden. Auch wenn Sie selbst nicht buchen, kann Oktopus Pro z.b. Ihrem Steuerberater viel Arbeit abnehmen und damit verringern Sie Ihre Kosten. Alle Rechnungen, die Sie in Oktopus Pro erstellen und alle geclearten Umsätze aus der Bank können per Buchungslauf automatisch gebucht werden. Oktopus Pro unterstützt SKR03 und SKR04. Alle anderen Buchungen können manuell erfasst werden. Anschließend können Sie die nun entstandenen Buchungen per DATEV-Schnittstelle an ein externes Buchhaltungssystem oder an Ihren Steuerberater direkt übergeben.

13 Berichtsdesigner Der Berichtsdesigner in Oktopus pro bringt Ihre Daten in der gewünschten Form zum Ausdruck. Alles was mit der Darstellung der Daten zu tun, können Sie mit dem Berichtsdesigner individuell optisch aufbereiten. Zum einen sind es die Standardbereiche für Ausdrucke der Angebote, Aufträge und Rechnungen, aber auch andere Bereiche wie Abfragen werden vom Berichtsdesigner unterstützt. Sie können innerhalb des Berichtsdesigners auf alle möglichen Felder und Informationen zurückgreifen, Bedingungen stellen, mit Werten rechnen, Zahlen formatieren, Bilder und Grafiken einfügen, Barcodes erstellen uvm.

14 Oktopus Pro Und es steckt noch viel mehr in Oktopus Pro: - Textverarbeitung, erstellen Sie Ihre Dokumente zugeordnet zu den Kontakten - Personalverwaltung, Verwalten Sie Ihre Mitarbeiter inkl. Zeitkonten - Rechteverwaltung, Wer darf was in Oktopus Pro? - Invidualisierbare Schnittstellen, in beiden Richtungen möglich - Anpassung der work flows an Ihr Unternehmen - Bestellwesen - Dropshipping - Fulfillment Anbindung - frei definierbare Zusatzfelder - Entwicklung von Triggern und Stored Procedures - u.v.m

15 Ab in Oktopus CloudPro TS TS steht für Terminal Server, das bedeutet, dass der Server und Oktopus Pro auf unserer Server-Farm laufen. Sie nutzen Oktopus Pro über eine hochverschlüsselte 128Bit (Rc5) Leitung. Optisch sehen Sie keinen Unterschied zu einer lokalen Installation. Mit dieser Lösung haben Sie viele Vorteile gegenüber einer normalen Installation: - kein eigener Server notwendig - automatische Datensicherung in unserem Haus - online verfügbar (ortsunabhängig) - hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit (unabhängig von Client) - automatische Prozessverarbeitung im Hintergrund - verbesserter Support durch den direkten Zugriff auf Ihr System, Ihr Einverständnis vorausgesetzt - hohe Absicherung der Daten und der Server durch redundante Auslegung der Systeme - Filialanbindung mit Zugriffsmöglichkeit auf den gleichen Datenbestand - Heimarbeitsplätze - uvm. Nutzen Sie die Technik, die bislang nur großen Konzernen vorbehalten war, für sich und bieten Sie Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden eine professionelle Abwicklung mit Oktopus Pro TS. In einer Online-Präsentation zeigen wir Ihnen gerne die Möglichkeiten und Vorzüge eines solchen Online-Systems. Rufen Sie noch heute an und vereinbaren Sie einen Vorführungstermin unter (02431) oder füllen Sie den Sofortkontakt unserer Homepage aus. Wir rufen Sie gerne zurück.

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