Zeit und Kosten im Büroalltag sparen mit der E-Post-Welt

Transkript

1 Korrespondenz digitalisieren Jeden erreichen digital oder klassisch per Brief Geschäftspost schicke ich mit einem Klick. Das spart Zeit und Geld. Einfache Installation Rechnungen schnell erstellen, Zahlung vereinfachen Sicher und direkt aus vorhandener Software Zeit und Kosten im Büroalltag sparen mit der E-Post-Welt Lothar Schindler Gelnhausen, 19. März 2015

2 Briefkommunikation gibt es in jedem Unternehmen! Aber die tägliche Geschäftspost ist auch zeit- und kostenintensiv Brief, Fax, Mail, Telefon Unternehmen kommunizieren mit ihren Kunden und Geschäftspartnern auf vielfältige Weise Der physische Brief steht für die verbindliche Kommunikation im Vordergrund Die Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost beansprucht in kleinen und mittleren Unternehmen viel Zeit und Ressourcen, z.b. durch verschiedene manuelle Prozesse DIE HERAUSFORDERUNG: Bei der Bearbeitung der Geschäftspost Kosten senken und Zeit sparen E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 2

3 Mit der E-POSTBUSINESS BOX Kosten und Zeit einsparen Versand Ihrer Geschäftspost ganz einfach aus Ihrer gewohnten Software heraus. Ersetzt den traditionellen Versandprozess (Drucken, Kuvertieren, Frankieren ) durch einen Mausklick. Zustellung als physischer Brief (oder digital) bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern. Bis zu 75% Zeitersparnis im Vergleich zum physischen Briefversand durch Verkürzung des Versandprozesses. Bis zu 84% Kostenersparnis im Vergleich zum physischen Briefversand durch reduzierte Material- und Portokosten. Schnell und einfach in bestehende IT-Strukturen einzubauen, kein IT-Projekt erforderlich. E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 3

4 So verkürzt die E-POSTBUSINESS BOX Ihren Versandprozess Versandprozess mit E-POSTBUSINESS BOX Versand spart Zeit und Kosten! 1. Dokument erstellen 2. Versand per Mausklick Typischer Versandprozess Digitale oder postalische Zustellung an Kunden und Geschäftspartner! 1. Dokument erstellen 2. Drucken 3. Kuvertieren 4. Frankieren 5. Versand per Post E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 4

5 Nutzen Sie modernste Technik dank E-POSTBUSINESS BOX Versand Ihrer Post per Mausklick Verarbeitung durch die Deutsche Post AG Zustellung Ihr Unternehmen mit der installierten Elektronische Zustellung per E-POSTBRIEF Postalische Zustellung per Postbote E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 5

6 Ihre Einsparungen mit der E-POSTBUSINESS BOX Traditioneller Briefversand* Physische Zustellung per E-POSTBRIEF** Elektronische Zustellung per E-POSTBRIEF** STANDARDBRIEF inkl. 1 Blatt 0,72 EUR 0,50 EUR 0,40 EUR Porto 0,62 Material 0,10 KOMPAKTBRIEF inkl. 4 Blatt Porto 0,85 Material 0,40 1,25 EUR 0,85 EUR 0,40 EUR GROSSBRIEF inkl. 10 Blatt Porto 1,45 Material 1,00 2,45 EUR 1,45 EUR 0,40 EUR * Aktuelle Porto-, Material- und Druckkosten sind beispielhaft; Porto MwSt.-befreit ** Preise E-POSTBRIEF sind netto; Druck s/w simplex; elektronische Zustellung per E-POSTBRIEF bis 20 MB Berechnen Sie mit dem ROI-Rechner einfach und bequem Ihr individuelles Einsparpotential: E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 6

7 Sparen Sie noch mehr Zeit und Geld mit dem E-POSTBRIEF und elektronischer Zustellung + + Zusätzlich Zeit sparen! Zusätzlich Geld sparen! Kunden schneller erreichen! Egal wann Sie Ihre digitalen E-POSTBRIEFE abschicken, i.d.r. erfolgt die Zustellung taggleich! Einfachere Arbeitsprozesse: Digitalisieren Sie Ihre Ein- und Ausgangspost. Versenden Sie alle digitalen Briefe aus Ihrer gewohnten Anwendung und nutzen Sie hierfür die Möglichkeit der komfortablen Archivierung Schneller und bequemer Zahlungsverkehr: Rechnungen verschicken, empfangen oder bezahlen: Alles bequem, schnell und einfach mit nur 2 Klicks Profitieren Sie zusätzlich von noch günstigeren Versandkosten - E-POSTBRIEF mit elektronischer Zustellung: 0,40 oder - E-POSTBRIEF mit postalischer Zustellung: 0,50 statt - Regulärer Brief mit postalischer Zustellung 0,72 (Porto inkl. Druckkosten) E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 7

8 Kufer Software Konzeption Die Firma 'Kufer Software Konzeption' erstellt und betreut Software für Schulungsunternehmen. Die Seminarverwaltungsprogramme KuferSQL und KuferWEB sind bei etwa 1200 Schulungsunternehmen im deutschsprachigen Raum auf etwa Arbeitsplätzen im Einsatz. Ca. 65 Prozent aller VHS und ca. 500 weitere Schulungsunternehmen der Erwachsenenbildung arbeiten mit Software-Werkzeugen von Kufer. KuferSQL ist die zentrale Plattform für die Kursverwaltung und kann z.b. Programmhefte, Kursflyer oder Pressemitteilungen produzieren Mit KuferWEB können die in KuferSQL erfassten Kursdaten auf der Homepage der VHS dargestellt werden. E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 8

9 Aus Kufer heraus E-Postbriefe versenden Seit der Kufer Softwareversion 4.1 kann jegliche Individualpost als E-Postbrief konvertiert werden. Dazu wird lediglich die E-POSTBUSINESSBOX benötigt. Kufer Software Konzeption Volkshochschule bzw. Schulungsunternehmen Kursteilnehmer nutzt E-POSTBRIEF nicht Druck und Kuvertierung erzeugt WORD- Dokumente E-POSTBUSINESS BOX Kursteilnehmer nutzt E-POSTBRIEF Elektronischer Versand E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 9

10 Screenshots aus Kufer SQL E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 10

11 Beispiel: Outputmanagement-Lösung für Kreis Fulda Kreisverwaltung in Hessen; im Bereich sind mehr als Einwohner gemeldet. Verwaltung beschäftigt ca. 700 Mitarbeiter. Kundenanforderungen Optimierung der Prozesse bei der VHS Kosteneinsparungen beim Versandmanagement Anbindung an Fachverfahren (Kufer-Software) Lösungen der E-POST Implementierung des E-POST Outputmanagement Systems im Fachverfahren (Fa. Kufer) Elektronische und physikalische Sendungskonsolidierung Anbindung der Sachbearbeiter-Rechner als Client Ergebnis Lösung aus einer Hand Portooptimierung und Konsolidierung Prozessoptimierung Aussage des Kunden: Durch den Versand von E-Postbriefen in der VHS sparen wir gegenüber dem herkömmlichen Verfahren rund 1,00 Euro pro Brief. E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 11

12 Auch Ihre Kunden profitieren von E-POST: Der digitale E-POSTBRIEF ist mehr als nur ein BRIEF + Ein Digitales Büro für Ihre Kunden Briefkasten to go : Ihre Kunden können jederzeit & überall auf Ihre Post zugreifen, einfach über das E-POST Portal oder die E-POST App Struktur & Ordnung: Verlieren Sie nie wieder den Überblick dank intelligenter Ablage & Suchfunktion Schnellere Kommunikation: Ihre Kunden bekommen Ihre digitale Post in der Regel taggleich! Schnelle & bequeme Zahlung: Ihre Kunden bezahlen Ihre Rechnungen jetzt bequem, schnell und einfach mit nur 2 Klicks! E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 12

13 Das kann die E-POSTBUSINESS BOX noch für Sie leisten STANDARD- PRODUKT Verarbeitung von Sendungsmengen < 10 Tsd./Tag Verarbeitung von Word- und PDF-Dateien Standardisierte Produktionsformate für den Hybridversand Die PLUS- LÖSUNGEN* OutputPLUS Verarbeitung von Sendungsmengen > 100 Tsd./Jahr Abweichende Produktionsformate Verarbeitung weiterer Datenformate Umfangreicheres Reporting + ZahlungsPLUS Versand von elektronischen Rechnungen mit einfacher Bezahlung für den Empfänger Versand von physischen Rechnungen mit optionalem Druck von Überweisungsträgern Weitere SERVICES Installations-Service Technische Inbetriebnahme und Unterstützung bei der Software-Installation auf bis zu 10 Client-Arbeitsplätzen inkl. Demonstration der Software-Oberflächen *ZahlungsPLUS kann über eine Zusatzvereinbarung aktiviert werden, OutputPLUS über individuelles Angebot möglich. E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 13

14 OutputPLUS bietet Ihnen mehr Zeitersparnis & Service OutputPLUS ist geeignet für Kunden, die regelmäßige Sendungsanlässe in großer Auflage haben (Voraussetzung: Mengen > p.a.) andere Output-Formate als PDF generieren (PCL oder AFP*) weitere Produktionsformate für den Hybridversand verlangen (Sonderfarben, Offset-Vordrucke, Beilagenzuführung, individuelles Papier/Umschläge etc.) ein detaillierteres Produktionsreporting benötigen * weitere Formate auf Projektbasis mit Deutsche Post E-POST Solutions GmbH möglich E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 14

15 + ZahlungsPLUS macht Ihr Rechnungswesen effizient Die sichere Online-Rechnungszahlung einfache Prozesse und schnelle Zahlungsabwicklung Versand Empfang Bezahlung Geldeingang Sie versenden die Rechnung per E-POSTBRIEF Ihr Kunde erhält die Rechnung per E-POSTBRIEF Ihr Kunde bezahlt bequem ohne Dateneingabe im E-POST Portal Sie erhalten sicher Ihr Geld direkt nach Transaktionsende Der Geschäftskunde kann aus bestehender IT-Infrastruktur den elektronischen Bezahlvorgang anstoßen Privatkunden mit hinterlegten Kontodaten im E-POST Portal müssen die Transaktion nur bestätigen Deutsche Post Zahlungsdienste holt vom Privatkunden die Genehmigung ein, den Rechnungsbetrag einmalig per Lastschrift einzuziehen. Der Betrag wird von DPZ eingezogen und anschließend auf das Bankkonto des Geschäftskunden überwiesen. E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 15

16 So einfach werden Sie Nutzer der E-POSTBUSINESS BOX Bestellung Ihrer E-POSTBUSINESS BOX und Vertragsabschluss Registrierung Ihres Unternehmens für den E-POSTBRIEF Durchführung Identifikationsprozess für Ihr Unternehmen Anschluss der E-POSTBUSINESS BOX in Ihrer IT-Umgebung E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen? Lothar Schindler Vertriebsleitung egovernment ÖS Vertriebsleiter Phone 0170 / E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 17

18 BACKUP E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 18

19 Steigerung der digitalen Ausgangspost Ihre Vorteile im Überblick Der digitale E-POSTBRIEF: Mehr als nur ein BRIEF! + + Ihre Kunden digital schneller erreichen! Egal wann Sie Ihren digitalen E-POSTBRIEF abschicken, in der Regel erfolgt die Zustellung taggleich! Prozessvereinfachung für Ihre Eingangspost Digitalisieren Sie Ihre Eingangspost und nutzen Sie die Chance der komfortablen Archivierung + Einfacher Versand der Ausgangspost Versenden Sie digitale Briefe aus Ihrer gewohnten Anwendung ohne großen Aufwand + + Profitieren Sie von günstigen Versandkosten Sparen Sie zusätzliche Portokosten durch den Versand von digitalen Briefen über die EPBB Schneller und bequemer Zahlungsverkehr Rechnungen verschicken, empfangen oder bezahlen: bequem, schnell und einfach mit nur 2 Klicks E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 19

20 So günstig versenden Sie mit der E-POSTBUSINESS BOX Kauf- und Servicepreise Tarif (alle Preise netto in Euro) Kauf E-POSTBUSINESS BOX 690,00 Servicepauschale (monatlich) 19,00 Versandpreise national* Elektronische Zustellung Physische Zustellung inkl. Druck S/W einseitig S/W beidseitig Farbe einseitig Farbe beidseitig Standard elektronisch (bis 20 MB) 0, Standard (inkl. 1 Blatt) bis (inkl. 2 Blatt) 20 g (inkl. 3 Blatt) ,50 0,52 0,58 0,51 0,56 0,61 0,53 0,60 0,67 0,60 0,74 0,88 Kompakt bis 50 g (inkl. 4 Blatt) - 0,85 0,90 0,97 1,26 Groß bis 500 g (inkl. 10 Blatt) - 1,45 1,55 1,75 2,45 Jedes weitere Blatt - 0,04 0,05 0,07 0,14 ZahlungsPLUS (monatlich) 5,00 OutputPLUS Individuelles Angebot Hinweise Keine Zusatzleistungen (Einschreiben) möglich Im beidseitigem Druck werden auch unbedruckte Rückseiten berechnet * Über die E-POSTBUSINESS BOX können Sie auch internationale Briefsendungen verschicken. Der Versand ist entweder im Einzeltarif oder auf Anfrage und bei mehr als 500 int. Sendungen pro Monat auch zum Kilotarif möglich. Preise für den internationalen Postversand entsprechen der Preisliste Brief International zzgl. Druck. E-POSTBUSINESS BOX Gelnhausen 19. März 2015 Seite 20