Sicherheit für alle, statt Vertrauen für einige. Vertrauensarbeitszeit. Datenerfassung nicht mit Kontrolle verwechseln

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1 Vertrauensarbeitszeit Sicherheit für alle, statt Vertrauen für einige Mit Einführung der Vertrauensarbeitszeit wird Bewährtes abgeschafft und das Fehlen wichtiger Personaldaten zur Einsatzplanung und Zutrittssteuerung in Kauf genommen. Vielfach angepriesen, gilt die Vertrauensarbeitszeit als Modell der Zukunft, obwohl diese Art der Arbeitszeitgestaltung für einige Unternehmens- und Dienstleistungsbereiche nichts Neues ist. Vertrauensarbeitszeit kann in einigen Wirtschaftszweigen und für Außendienstmitarbeiter durchaus passend sein. Für die meisten Branchen ist und bleibt aber computergestütztes Arbeitszeitmanagement mit objektiver, elektronischer Erfassung von Personalzeiten und Zutrittsdaten, die einzig sinnvolle Lösung. Die Zeitwirtschaft mit den integrierten Anwendungen, wie Besucherverwaltung, Zutrittskontrolle, Personaleinsatz- und Produktionsplanung ist ohne Daten der Personalzeiterfassung nicht sinnvoll nutzbar. Was ist Vertrauensarbeitzeit und wem nützt sie? Bei der Vertrauensarbeitszeit erfolgt die Steuerung der zu erbringenden Arbeitszeit durch den Mitarbeiter, auf der Basis vertraglicher Verpflichtungen, Absprachen in Teams oder vereinbarter Arbeits- und Zielvereinbarungen. Anstelle der objektiven Zeiterfassung (PZE), die fälschlicherweise als (Zeit-)Kontrolle bezeichnet wird, sollen Vertrauen und Selbstbestimmung treten. Veröffentlichte Erfahrungen und Beiträge im Internet zeigen das Gegenteil auf: Statt zur angestrebten Selbstbestimmung für den Arbeitnehmer führt Vertrauensarbeitszeit des öfteren zur Arbeitsüberlastung. Bei fehlender PZE stehen meist wesentliche (Stamm-) Daten, die auch für andere personenbezogene Anwendungen benötigt werden, wie die Personaleinsatzplanung (PEP) oder Zutrittskontrolle (ZK), nicht zur Verfügung. Die Verantwortung für die Arbeitsorganisation und das Zeitmanagement wird dem Mitarbeiter übertragen. Erfüllt er seine Vorgabe nicht, weiß er nicht, ob dies an seiner Leistung oder an einer unrealistischen Zielvorgabe liegt. Die Übersicht über die geleistete und nicht registrierte Arbeitszeit geht verloren. Ganz geschickt wird also von Arbeitgebern oder deren Berater den Mitarbeitern verkauft, dass statt der althergebrachten Kontrolle nun Vertrauen herrschen soll. Dabei gehen sie davon aus, dass dadurch nicht weniger, sondern mehr gearbeitet wird nur eben nicht mehr erfasst (natürlich auch nicht bezahlt). Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter, je nach Möglichkeiten, meist eigene Aufzeichnungsverfahren vom Zettel, über Excel bis hin zu selbst erstellten PC-Programmen nutzen, um ggf. Mehrarbeit gegenüber ihrem Arbeitgeber nachweisen zu können. Datenerfassung nicht mit Kontrolle verwechseln Elektronische Datenerfassung begegnet uns im Alltag in unterschiedlichen Bereichen. Dies ist für bestimmte Geschäftsprozesse erforderlich und wird selbstverständlich akzeptiert. Bei jeder Nutzung von Kredit-, Debit- oder Wertkarten, ob am Geldautomat oder beim elektronischen Bezahlen, werden Daten erfasst. Hierzu gehört der Geldbetrag, der Zeitpunkt des Karteneinsatzes, der Ort und die Bank bei der das Geld abgehoben oder das Kaufhaus bei dem mittels electronic cash bezahlt wurde. Die erfassten Daten werden zum Geldinstitut des Kontoinhabers, die den Geldautomaten betreuende Bank oder dem Kaufhaus übertragen, verarbeitet und ausgewertet. Mittlerweile ist auch die Urlaubsbuchung und Bestellung von Waren über das Internet ver- 36 CoPers 1/2003

2 technik praxis breitet. Natürlich ist auch hier eine Erfassung von zum Teil auch sehr persönlichen Daten erforderlich. Zusätzlich zu den EC- und Kreditkarten, gewinnen Kundenkarten von Handelsunternehmen immer mehr an Bedeutung. Diese dienen vorrangig der Kundenbindung und übernehmen eine Vielzahl an Funktionen zur Datenerfassung und -auswertung. Die Ausweisfunktion verknüpft die Identifikation des Karteninhabers mit besonderen Berechtigungen, ähnlich der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Betrieben. Das sind mittlerweile für die meisten Bürger selbstverständliche und alltägliche Abläufe. Nur wenn Datenerfassung im Betrieb erfolgt, dann wird dies gern mit Kontrolle verwechselt. Die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitszeiten, Hunderte oder gar Tausende unterschiedlicher Arbeitszeit-, Lohn- und Gehaltsmodelle, können nur noch mit modernen Zeitwirtschaftssystemen erfasst und gesteuert werden. Zeiterfassungsgeräte sind objektiv und dokumentieren die Zeiten minutengenau. Die elektronische Erfassung von Zeiten schafft Transparenz über geleistete Arbeitszeiten, Plus- und Minusstunden bei Vorgesetzten und Mitarbeitern. Sie ist meistens eine Voraussetzung für die Nutzung von Personaleinsatzplanung. Kontenstände sind aktuell abrufbar und können direkt bei der Einsatzplanung der jeweiligen Mitarbeiter berücksichtigt werden. Erst durch die Verbindung von Zeiterfassung und Einsatzplanung ist ein Soll-Ist-Vergleich sinnvoll durchzuführen. Die elektronische Zeiterfassung wird von den meisten Mitarbeitern als objektive Legitimation zum Freizeitausgleich in Form von einzelnen freien Stunden oder Tagen angesehen. In vielen Unternehmen dient die Zeiterfassung als Grundlage für die Entlohnung. Alle zeitabhängigen Zuschläge, wie z.b. Schichtzuschlag, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit, können im Rahmen eines Zeitwirtschaftssystems bereits ermittelt und zum Abrechnungsstichtag an das Personalabrechnungssystem weitergeleitet werden. Bei Verzicht auf Zeiterfassung entsteht in diesen Fällen ein hoher manueller Aufwand. Zunehmend wollen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich und transparent verwalten, was heute auch als Employer Self Service (ESS) bezeichnet wird. Hierzu ist der Einsatz moderner und verlässlicher ESS-/PZE- Terminals notwendig, bei dem der Mitarbeiter Informationen über die geleistete Arbeitszeit am PZE-Terminal erhält und z.b. Urlaubs- und Korrekturmeldungen selbstständig durchführen kann. Die Arbeitnehmer erhalten mehr Freiheit für ihre Arbeits- und Freizeitplanung. Sicherheit und Informationstransparenz im Unternehmen Neue Sicherheitsanforderungen aufgrund von Negativereignissen oder Änderungen von Gesetzen und Verordnungen zum Schutz von Mensch, Eigentum und Umwelt sind meist die Gründe für die Einführung eines Sicherheitssystems. Hiermit soll das unbefugte Betreten von Gebäuden, Räumen und Arealen verhindert und Betriebseigentum vor Diebstahl oder Zerstörung geschützt werden. Meist sind solche Systeme integraler Bestandteil der Zeitwirtschaft und werden oft mit der PZE kombiniert. Im Sprachgebrauch und in Teilen der Normung wird der gesteuerte Zugang zu Rechnern und Kommunikationsnetzen mit Zugangskontrolle, die gesteuerte Berechtigung des physikalischen Zutritts zu Gebäuden oder Räumen mit Zutrittskontrolle bezeichnet, obwohl es eine Datenerfassung mit direkter Auswertung und Steuerung ist. Bei Berechtigung wird z.b. ein Drehkreuz auf Durchgang geschaltet. Fehlt diese Berechtigung so wird der Durchgang verwehrt. Dieser dazwischen geschaltete Vorgang soll die Bewegungsfreiheit von Berechtigten so wenig wie möglich einschränken, Unberechtigte aber ausschließen. Ideenmanagement für mysap.com mysap.com zertifizierte Software für das DEZENTRALE und ZENTRALE IDEENMANAGEMENT IDEEN-BROWSER im Intranet Rollenbasierte INTRANET Lösungen für Einreicher, Gutachter, Vorgesetzte, Entscheider, Ideenteams und Kommissionsmitglieder Entwickelt mit der R/3 Development Workbench im geschützten Partner-Namensraum Vollständig integriert mit mysap HR Personalwirtschaft Flexible Anpassung an Firmenbesonderheiten durch Customizing Terminüberwachung, Textverarbeitung, , Workflow Beliebige Auswertungen Beliebige Kennzahlen und Statistiken Garantierte und permanente Anpassung an neue SAP-Release An Invitation to Innovation target software solution GmbH. Sonnenweg 20. D Malsch. Telefon + 49 (7253) Fax + 49 (7253) target software solution GmbH Alle Rechte vorbehalten. SAP und target sind eingetragene Warenzeichen

3 praxis technik Sicherheit im Unternehmen durch Zutrittskontrolle Kontrolle ist also nicht das Ziel. Wer trotzdem kontrollieren will, kann das auf andere Weise tun, z.b. mittels Videoüberwachung. Ein ZK-System ist dazu nicht einmal besonders prädestiniert. Die Kontrolle, die keine ist, ist vielmehr dazu da, Schäden zu verhindern. Damit ist sie eine überwiegend organisatorische betriebliche Maßnahme. Vermutlich wurde bei der Namensgebung der weitverbreitete neudeutsche Begriff access control falsch übersetzt? Leider ist bei dem Thema Vertrauensarbeitszeit auch zu beobachten, dass die Zeiterfassung abgeschafft wird und stattdessen eine Zutrittskontrolle eingeführt wird. Umgekehrt käme niemand auf den Gedanken, die ZK zu eliminieren. Hier wird übersehen, das eine komfortable ZK auch eine Zeiterfassung beinhaltet, weshalb oft auch von einer Zutrittsdatenerfassung gesprochen wird. Im Unterschied zur PZE wird neben der Erfassung der Zutrittszeit noch zusätzlich geprüft ob dieser Mitarbeiter berechtigt ist, an diesem Eingang (Tür, Schranke, Drehkreuz etc.) und zu dieser Zeit, Zutritt zu erhalten. Auch die Datenerfassung in der Fertigung dient nicht der Kontrolle oder der weiteren Verschärfung der Leistungsanforderungen der Mitarbeiter, sondern der effektiveren Auslastung teurer Produktionsanlagen und damit der Senkung der Herstellungskosten. Die Informationstransparenz ist heute ein Wettbewerbsfaktor, der schnelles Eingreifen und Korrigieren von Fehlentwicklungen aufgrund realer und zeitbezogener Planungsdaten erst möglich macht. Bei dem Modell der Vertrauensarbeitszeit fehlen diese Daten oder sind erst nach der Bearbeitung verfügbar. Dann ist es jedoch in der Regel zu spät, um steuernd eingreifen zu können. Deshalb benötigen die Unternehmer ein BDE- System, um die Verfügbarkeit von Maschinen und Mitarbeitern zu ermitteln. Wichtig ist auch die Projektzeiterfassung. Hierbei werden Arbeitsstunden für einzelne Projekte, Aufträge oder Kostenstellen über ein BDE-Terminal erfasst. Dieses BDE-Modul dient zur Überprüfung der Kalkulationen und um zeitliche Planungsabweichungen frühzeitig zu begegnen. Ohne sichere BDE und der Verfügbarkeit aller relevanten Daten ist dies unmöglich. Das Unternehmen profitiert von der gleichmäßigen Auslastung seiner Kapitalinvestitionen. Aktuelle Rückmeldungen über positive oder negative Abweichungen zum Plan am Arbeitsplatz helfen rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen einzuleiten. Läuft alles planmäßig oder sogar besser, wirkt dieses Instrument zusätzlich motivierend. Verknüpfung von Arbeitszeitmanagement mit anderen kartengesteuerten Anwendungen In den vergangenen 15 Jahren sind die Arbeitszeiten in Deutschland und den europäischen Nachbarländern kontinuierlich gesunken. Gleichzeitig stiegen jedoch die Anforderungen an die Flexibilität und zeitliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter aufgrund höherer Betriebsnutzungs- und Servicezeiten. Damit wird die Umsetzung, der damit verbundenen Anforderungen an die Arbeitszeitgestaltung, eine wichtige Managementaufgabe. Hierbei Blaeser / Hornung-Draus / Richard Fachwörterbuch der Personalarbeit-dreisprachig deutsch-englisch-französisch / englisch-deutsch-französisch 1.Auflage Seiten, Hardcover, 1 64, ISBN Hans-Otto Blaeser Fachwörterbuch der Personalarbeit-zweisprachig Die wichtigsten Fachbegriffe von A - Z deutsch-englisch / englisch-deutsch 3.neu überarb.auflage 579 Seiten, Hardcover, 1 56, ISBN Pressestimme: dreisprachig Fachwörterbuch/international Nachschlagewerk benutzerfreundlich Für alle, die mit europäischer/ internationaler Personalarbeit zu tun haben, ist das Fachwörterbuch eine echte Hilfe, die im Schrank nicht fehlen darf. Personalpresse Übersetzungshilfe Fachvokabular Standardwerk deutsch/englisch DATAKONTEXT: / Fax /

4 technik praxis müssen die unterschiedlichen Interessen von Arbeitnehmern, Vorgesetzten, Kunden sowie die rechtlichen und organisatorischen Randbedingungen berücksichtigt werden. Diese aktive Gestaltung von Arbeitszeiten wird als Arbeitszeitmanagement bezeichnet. Die vielen, teilweise recht komplexen, Regelungen zur Arbeitszeitflexibilisierung sind heute ohne moderne Zeitwirtschaft nicht mehr zu bewältigen. Heute bildet die PZE die Grundlage für innovatives Zeitmanagement, die eine Vertrauensarbeitszeit nicht liefern kann. Personalzeitwirtschaft (PZW) beschränkt sich heute nicht nur auf die Anwesenheits-Zeiterfassung, sondern ist integraler Bestandteil von betriebswirtschaftlicher Software und PPS-Systemen. Mittels spezieller Erfassungsterminals werden z.b. folgende Betriebsdaten ermittelt: Auftrags- und Projektzeiten; Maschinenzustände und Produktionszeiten; Qualitäts-, Lager- und Kantinendaten; Fuhrparkdatenerfassung (einschließlich Tankdaten); Zutritte zu Gebäuden und Arealen. Diese als Betriebsdatenerfassung (BDE) bezeichnete Aufgabe wird meist Industriebetrieben zugeordnet, obwohl auch für die meisten Dienstleistungsunternehmen inzwischen die genaue Erhebung von Projektzeiten, Auftragsdaten und Qualitätsdaten von Bedeutung ist. Die Anforderungen an moderne PZW-Systeme gehen über die objektive Ermittlung von Kommt-/Gehtzeiten hinaus. Ihr Ziel ist die optimale Abstimmung individueller Arbeitszeiten mit betrieblichen Anforderungen. Sie interpretieren die Zeiten, verbuchen diese auf unterschiedlichen Zeitkonten und ermitteln Lohnarten zwecks Übergabe an ein Entgeltabrechnungssystem. Außerdem können die Zeitdaten in die Auftragsbearbeitung von PPS- Systemen einfließen. Von großer Bedeutung sind hierbei die Planungs- und Analysemöglichkeiten von PZW-Systemen, beispielsweise für Schicht- und Personaleinsatzplanung oder für Auswertungen und Soll-Ist-Vergleiche. Vertrauensarbeitszeit Unterschied zwischen Theorie und Praxis Eine funktionierende Zeitwirtschaft mit angebundener PEP lebt von Inputs. Die können fiktiv sein: Theoretisch müsste die Krankenschwester, der Schichtarbeiter, jetzt anwesend sein aber sind sie es auch wirklich, oder muss man jetzt den Springer einsetzen? Ist denn der Springer wenigstens praktisch da, denn theoretische Anwesenheit nützt nichts. Diese Diskussion gibt es seit ca. 20 Jahren. Hier darf an die früheren Produktionsplanungssysteme (PPS-Systeme) erinnert werden, bei der die Notwendigkeit der BDE infrage gestellt wurde. BDE ist ein Rückmeldesystem der realen Welt, der tatsächlich produzierten Ergebnisse. Das ERP-/PPS-System läuft natürlich bestens ohne BDE, aber eben nur mit den angenommenen Werten des Systems, die nach Start der Verplanung eines Auftrages im PPS sofort da sind. Theoretisch richtig aber praktisch falsch, weil kein Schwund, kein Verbrauch in der Rüstphase, kein Ausschuss berücksichtigt wurde. Die BDE ergibt die richtigen Rückmeldungen und verbucht gegen die Lagerteile. Schon stimmt es! So ist das mit der Zeitwirtschaft auch: Die Mitarbeiter sind theoretisch da, praktisch jedoch nicht. Das ist nichts weiter als Zeitwirtschafts-BDE. Das haben die Gegner der Zeiterfassung nicht erkannt. Diese Argumentation wird noch schärfer und klarer, wenn man sie verwendet für die Kombination von PZE mit PEP. Eine theoretische PEP ist absurd. Wenn der Mitarbeiter jetzt da wäre, könnte er die Arbeit verrichten oder, noch präziser, da der Mitarbeiter laut Plan eingeteilt ist, wird die Arbeit verrichtet auch wenn er im Krankenhaus liegt. Wie bereits erwähnt, gibt es kaum eine isolierte Zeitwirtschaft, sondern diese wird meist mit PZE und ZK kombiniert, zum Nutzen des Unternehmens und des Mitarbeiters. Das PZE-/

5 praxis technik BDE-Terminal ist die Brücke zu Personalleistungen für den Mitarbeiter und ermöglicht die Nutzung einer Vielzahl kartengesteuerter Anwendungen: Verpflegung in der Kantine ohne Bargeld, Sicherheit durch Zutrittskontrolle und verbesserten Katastrophenschutz (z.b. wer ist wo im Brandfall im Chemiekonzern?), Vermeidung von Stress durch nicht anwesende Mitarbeiter bei PEP u.v.a.. Aus gewerkschaftlicher Sicht bedeutet Vertrauensarbeitszeit faktische Arbeitszeitverlängerung, mehr Arbeitsverdichtung und höhere psychische Belastungen. Nach Abschaffung der Zeiterfassung im Erlanger Siemens-Werk z.b. ergab eine Befragung: Zwei Drittel der Beschäftigten (64 Prozent) arbeiteten länger als vorher, 47 Prozent überblickten ihre Arbeitszeit weniger, 40 Prozent verspürten Leistungsverdichtung (vgl. IG-Metall). Bei der Einführung der Vertrauensarbeitszeit werden oft die organisatorischen und rechtlichen Aspekte vergessen, deshalb ist folgendes zu beachten: Die Einführung der Vertrauensarbeitszeit ist mitbestimmungspflichtig. Nach 87, Abs. 1, Nr. 2 hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Festlegung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie der Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage. Ein völliger Verzicht auf die Erfassung bzw. Dokumentation von Arbeitszeiten ist mit 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes nicht vereinbar. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitzeit der Mitarbeiter Kombination von ZK und PZE an den Eingängen der BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH, München aufzuzeichnen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Hierzu gehört auch die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten sowie der Höchstarbeitszeit. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtung geht zunächst einmal zu Lasten des Arbeitgebers. Sinn der Dokumentation ist es, der Aufsichtsbehörde die Möglichkeit der Kontrolle der Einhaltung von Ausgleichszeiträumen zu verschaffen. Eine manuelle Aufschreibung der Zeiten bewirkt letztlich einen Rückschritt, weil neuer bürokratischer Aufwand entsteht. Moderne PZE-Terminals sind keine Stempeluhren! Aufgrund des zunehmenden Informations- und Sicherheitsbedürfnisses sowie der ESS-Dezentralisierungstrends, werden neue Terminaltypen angeboten. Diese Geräte sind entweder speziell für die betriebliche Datenerfassung zugeschnitten oder es handelt sich um multifunktionale Terminals mit Basiskomponenten eines klassischen PCs. Bei den PCbasierenden Systemen verbirgt das Gehäuse für die Wand- oder Tischmontage einen gängigen Prozessor mit Anschlusskomponenten für lokale Netzwerke, wie Ethernet. Für die Personenidentifikation und Zugangsberechtigung, z.b. zum Aufruf und der Anzeige sensibler, persönlicher Daten, sind alle Terminaltypen mit einem Ausweisleser ausgestattet. Über eine mehrzeilge Anzeige oder einem grafikfähigen Flachbildschirm kann der Anwender Rückmeldungen über die geleistete Arbeitszeit, Resultate seines Produktionsbereiches oder Informationen über betriebliche Veranstaltungen erhalten. Eine einfache Handhabung und ein optisch ansprechendes Design der Terminals erhöhen die Akzeptanz des Systems. Die Ein-/Ausgabe von Daten über einen Touchscreen (Sensorbildschirm) bietet in Verbindung mit einer grafischen Benutzerführung neue Möglichkeiten. Auch komplexere Anwendungen lassen sich mit entsprechend gestalteten Benutzeroberflächen, z.b. über frei definierbare Tasten (Beschriftung, Größe und Lage) einfach bedienen. Auch der Werker mit dem berühmten dicken Daumen kann seine Eingaben sicherer und schneller erledigen. Im Gegensatz zu störanfälligen PCs, die nicht überall eingesetzt oder montiert werden können, bieten die meist für alle Umgebungsbedingungen und Wandmontage geeigneten PZE- Terminals zusätzliche Einsatzmöglichkeiten: Als betrieblicher Informationspunkt an den Eingängen, in der Kantine oder in Demonstrations- und Besprechungsräumen. Besucher können sich ohne Identifikation über das Unternehmen informieren oder eine Wegebeschreibung abrufen. Mitarbeiter haben per Ausweisidentifikation zusätzlich Zugriff auf weitere Daten und Applikationen, z.b. auf Zeitbuchungen oder persönliche und abteilungsbezogene Informationen. Die PZE lässt sich oft mit der ZK koppeln. Aus Kostengründen ist hier die Nutzung des gleichen Netzwerks, Ausweis- und Identifikationssystems, ggf. auch des gleichen Terminals, sinnvoll. Bei derart verknüpften Systemen werden mit nur einem Buchungsvorgang die Zutrittsberechtigung erteilt sowie die Anwesenheit und der Arbeitsbeginn des Mitarbeiters erfasst. Ausführliche Informationen zur Planung, Auswahl und Einführung von PZE, PEP-, Identifikations- und ZK-Systemen mit Checklisten zu den einzelnen Themenbereichen enthält das Buch Arbeitszeitmanagement & Zutrittskontrolle mit System. Quellen und Literaturvereichnis: Broschüre der IG Metall zur Fachtagung am 20./ : Arbeiten ohne Ende? vert_arbeit.htm: Aus der Rechtsprechung; Vertrauensarbeitszeit Auskunftsrecht des Betriebsrates. W. Mülder/W.Störmer, Arbeitszeitmanagement und Zutrittskontrolle mit System, Luchterhand Verlag Neuwied, 2002; S W. Störmer, Ohne Zeitdaten geht nichts, in Personalwirtschaft, Sonderheft 10/2002, Luchterhand Verlag Neuwied, S Arbeitszeitmanagement & Zutrittskontrolle mit System Anforderungen Einführungsstrategien Beispiele, 2002, 390 Seiten, gebunden, 45, Euro, ISBN X Autor: Werner Störmer, Isarstr. 23, Erkrath, Literatur Dietrich Boewer Teilzeit- und Befristungsgesetz Kommentar für die Praxis 1. Auflage 2002, 592 Seiten, Hardcover, EUR 59,, ISBN CoPers 1/2003

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