Erfassung und Verbuchung von Bargeschäften was erwartet das Finanzamt?

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1 Erfassung und Verbuchung von Bargeschäften was erwartet das Finanzamt?

2 Warum wird es kritisch? Bisherige Gesetzeslage: 140 ff AO, die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht erfasst, ordentlich, unveränderlich, täglich, und nachvollziehbar sein. Verschärfung ab durch das Bundesministerium für Finanzen: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD (36 Seiten lang) Wegen der höheren formellen Anforderungen wird es mehr Beanstandungen durch das Finanzamt (Betriebsprüfung) geben D.h. formelle Fehler führen zu Zuschätzungen bis zu Steuerstrafverfahren Durch gezielte Prüfung der Kassenführung will das Finanzamt materielle Fehler (vor allem unversteuerte Einnahmen) aufdecken Werden ab elektronische Registrierkassen eingesetzt, müssen diese maschinell auswertbar sein oder die Daten müssen auf externe Datenträger speicherbar sein

3 Für wen wird es kritisch? Sowohl für Bilanzierer als auch für Gewinnermittler

4 Arten von Kassen(-führung) Elektronische Kassen Offene Ladenkasse

5 Elektronische Kasse EDV-Registrierkasse oder PC-gestützte Kasse Systeme, die manuelle Aufzeichnungen zu den Erlösen und übrigen Geldbewegungen (Einlagen, Entnahmen, Geldtransit, Ausgaben, etc.) überflüssig machen sollen Wird eine elektronische Kasse ordnungsgemäß geführt, muss kein Kassenbuch mehr manuell geführt werden Pflicht zu Z-Bons (Tagesendsummenbons) Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Umsätzen, Ausnahme: Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Anzahl von nicht bekannten Personen Pflicht zur getrennten Aufzeichnung von Bar, EC, Schecks, Kreditkarte

6 Probleme bei elektronischen Kassen Tagesendsummenbons (Z-Bons) fehlen Tagesendsummenbons ohne gesonderten Ausweis von bar, EC, Schecks und Kreditkarte (und Gutscheinen) Keine fortlaufende Z-Nummern Kein Datum auf Z-Bon Stornos werden nicht angezeigt/können nicht ausgelesen werden Stornos zu hoch Elektronisches Archiv gelöscht Kasse wurde noch weit im folgenden Monat geändert Bedienungsanleitung oder Programmierprotokoll (auch bei Änderungen) fehlt Manipulationsprogramm wurde gekauft Es werden mehrere Kassen genutzt, in der Buchhaltung tauchen aber nicht alle auf Differenzen zwischen Kassenabfluss und Bankzufluss Trainingsschlüssel zu oft/nicht für Training verwendet Verdichtete Daten (Einzelaufzeichnungspflicht) Einsatzort und Einsatzzeitraum der Kasse nicht dokumentiert

7 Offene Ladenkasse Wird ohne technische Unterstützung geführt Muss täglich kassensturzfähig sein Belegpflicht, auch für private Entnahmen oder Einlagen Pflicht zur Führung eines Kassentagesberichts mit fortlaufender Nummerierung und Zählprotokoll

8 Muster Kassentagesbericht

9 Muster Zählprotokoll

10 Probleme bei der offenen Ladenkasse Kasse wurde nicht zeitnah geführt (z.b. einheitliches Schriftbild ist kritisch) Gerundete Einnahmen Ausgaben fehlen, z.b. Privatentnahmen, Entnahmen für Einzahlung in Bank, Lieferantenrechnungen Einnahmen oder Ausgaben sowohl in Bank als auch in Kasse Differenzen zwischen Kassenabfluss und Bankzufluss Kein Zählprotokoll Kein täglicher Bestand ermittelt/kein täglicher Kassenbericht Utopisch hoher Barbestand Kassenminus Kasse mit Bleistift geführt Kasse überschrieben, überklebt Leere Zeilen in Kassenbuch Erhebliche Rechenfehler Fehlende Nummerierung der Belege Tage ohne Einnahmen ohne plausible Begründung Nur selten Entnahmen

11 Folgen Bei erheblichen formellen oder materiellen Mängeln erfolgen Zuschätzungen (z.b. mittels Geldverkehrsrechnung, Zeitreihenvergleich, Branchenvergleich, Richtsätze) und gegebenenfalls Einleitung Strafverfahren

12 Fazit Ganz dringende Empfehlung: Stellen Sie so schnell wie möglich Ihr Kassensystem um bzw. bringen es auf Vordermann sprechen Sie mit Ihrem Kassenlieferanten und Steuerberater

13 Danke für Ihre Aufmerksamkeit

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