IVM Lösungsportfolio im Bereich Information & Technologie

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1 IVM Lösungsportfolio im Bereich Information & Technologie Stand Mag. Norbert Schlager-Weidinger, CMC Mag. Markus Traxl, CMC

2 Vorstellung IVM GmbH Gegründet 1999 (als Spin-off der Universität Innsbruck) Beratungsdienstleistungen in der Privatwirtschaft und öffentlichen Verwaltung Standorte in Innsbruck, Wien & Lustenau 20 MitarbeiterInnen Beratungsschwerpunkte: 2

3 Stärken IVM GmbH Ganzheitliche Lösungskompetenz unter Berücksichtigung von inhaltlichen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen Durch Referenzen nachweisbares Know-how im Bereich der Haushaltsrechtsreform Spezifisches Wissen innerhalb des Themenbereichs Business Performance Management im Public Sector Wissenschaftlich fundierte Vorgehensmodelle Herstellerunabhängiges Agieren keine Partnerschaften mit Softwareanbietern, aber breites Netzwerk im SAP-Bereich bzw. im BI- Umfeld Implementierungsfähigkeit der gewählten Lösungsansätze 3

4 Leistungsspektrum 1. Proof-of -Concepts (PoC) Szenarien 2. SAP Spezialberatung CO und FI 3. PITAF Public IT Assessment Framework 4. Business Intelligence (BI-Strategie, Konzeption, Umsetzung, Anbieterauswahl) 5. Begleitung Anbieterauswahl/Ausschreibungen 6. ERP-Intelligence 7. Projektmanagement 8. Begleitung BHG-Reform 4

5 Proof of Concepts (PoC) Szenarien Rasche und flexible Umsetzung von Anforderungen oder Teilanforderungen Schaffung von Entscheidungsgrundlagen Herstellerunabhängige Expertise Referenzen Bundesministerium für Finanzen SAP CO Universität Wien SAP BW / BO und Cognos Bundesministerium für Inneres SAP BW und SAP BO RHI AG SAP BW 5

6 SAP Spezialberatung CO und FI Grundsätzliche Umsetzung CO (vom Konzept bis zur Implementierung inkl. Programmierungen von Speziallösungen) Umsetzung von Spezialanforderungen im FI-Umfeld Referenzen Bundesministerium für Finanzen Bundes-KLR Universität Wien Wirtschaftsuniversität Wien Amt der Steiermärkischen Landesregierung Land Südtirol EBEWE 6

7 PITAF Public IT Assessment Framework Ex-ante und ex-post Evaluierung von IT-Investitionen Wissenschaftlich fundierte Methode Software zur flexiblen und selbständigen Bewertung innerhalb der Verwaltung Kooperation mit der Universität Innsbruck Referenzen BMF BMUKK BMWF 7

8 PITAF Aufbau 8

9 Business Intelligence (BI) Beratung Formulierung BI-Strategie (mit Branchenkenntnis) Unterstützung bei Anbieterauswahl Bewertungsmodelle Erstellung Pflichtenheft Konzeption und Realisierung von EDWH-Ansätzen Nachweisbare Implementierungsfähigkeit SAP BW / SAP BO IBM Cognos Referenzen Amt der Tiroler Landesregierung, Land Südtirol, Magistrat Wien Universität Innsbruck, Universität Wien, Medizinische Universität Wien ITSV RHI, Telekom, EBEWE BMWF 9

10 BI Beratung Erhebung Bewertung Berichtsanforderung Akutalität Mengengerüst + Operatives Reporting Strategisches Reporting SAP ERP Entwicklung yes Abdeckung mysap/sap BI Entwicklung Abdeckung mit SAP BI? yes SAP BI no no Realtime BI Cognos DWH 10

11 Begleitung Anbieterauswahl/Ausschreibungen Konzeption Kriterienkataloge Pflichten-/Lastenheft Begleitung Bietersuche Begleitung Ausschreibung Referenzen BMWF BMI IUW (Universität Wien) ZAMG Medizinische Universität Wien 11

12 Begleitung Anbieterauswahl/Ausschreibungen Kriterienkataloge und Kategorisierung Standardisierte Modelle für die Bewertung von Kriterien Systematische Kategorisierung von technischen Anforderungen 12

13 ERP Intelligence Flexibles und intelligentes Real-time-Berichtswesen unter Nutzung von BI-Technologien Direkte Berichte aus ERP-System insbesondere SAP Referenzen Universität Innsbruck EBEWE 13

14 ERP Intelligence 14

15 Leistungsspektrum 1. Projektplanung gemeinsam mit Auftraggeber und Softwarebetreiber 2. Projektbegleitung (Vor- und Nachbereitung Workshops, Einhaltung Meilensteine, Projektkommunikation,...) 3. Referenzen: Uni.Verse Einführung von SAP (FI, CO, MM, SD,...) an 21 Universitäten Bundes-KLR Einführung von SAP CO in der Bundesverwaltung Uni.pers Einführung von SAP HR an 16 Universitäten PM-SAP Universitäten E-Voting ÖH-Wahl 2009 Med.Campus Lehr- und Forschungssystem Medizinische Universität Wien BMWF Hochschulplan 15

16 BEGLEITUNG BHG REFORM 16

17 Herausforderung Etablierung von Prozessen vs. punktuelle Abbildung Wiederholbarkeit Berichtspflichten Automatisierung von redundanten Tätigkeiten Ressourcen- und Ergebnisverantwortung Wirkungsorientierung Dezentralisierung von Prozessen Planung und Berichtswesen Integration von verschiedenen Systemwelten horizontale und vertikale Integration Querschnittsmaterien Verschneidung zwischen monetären und erläuternden quantitativen / qualitativen Informationen Planungs- und Berichtskontinuität unterschiedliche Periodizität Historisierung Governance & Compliance 17

18 Know how und Leistungen im Bereich BHG Reform Methodische Unterstützung bei der Wirkungsorientierten HHF Unterstützung bei der Umstellung B-KLR bis 2013 IT-basiertes Lösungsportfolio Ziel- und Maßnahmen Planung Budgetierung Vollzug Analyse & Reporting 18

19 Überblick Lösungsportfolio Ziel- und Maßnahmenplanung Reporting & Analyse Budgetierung Vollzug 19

20 Überblick Lösungsportfolio Ziel- und Maßnahmenplanung Reporting & Analyse Budgetierung Vollzug 20

21 Ziel- und Maßnahmenplanung Beispiel: Studienbeihilfenbehörde Der RZL Kollektor 21

22 Ressourcen, Ziel und Leistungspläne Abbildung und Verbindung der RZL-Elemente Geführter Prozess Systematisierte und standardisierte Erfassung Einheitlicher Datenbestand Wiederholbarkeit Transparenz Berichtswesen Überblick Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 22

23 Anlage der Stammdaten Übersichtliche Eingabemasken gegliedert nach RZL-Kapitel Definition von Zielen & Maßnahmen (RZL-Elemente) mit Zuordnungsmöglichkeit zu Wirkungszielen Überblick Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 23

24 Definition der Kennzahlen und Meilensteine Definition der Meilensteine und Zuordnung zu den Maßnahmen Übersicht der Kennzahlen je RZL-Element & automatischer Absprung zur Kennzahlendefinition Überblick Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 24

25 Kennzahlenplanung Festlegung der Kennzahlen und Planwerte für die jeweiligen Perioden Überblick Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 25

26 Maßnahmenplanung Manuelle Eingabe der Leistungskosten oder automatischer Upload eines aus SAP-CO stammenden Files als Grundlage für die Maßnahmenplanung Prozentuelle Kostenschätzung der jeweiligen Maßnahme sowie automatische Berechnung der Gesamtkosten Überblick Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 26

27 Ressourcenplanung Definition der Ressourcengruppen und -positionen Übersichtliche Planung der Ressourcen für die jeweiligen Planungsjahre Überblick Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 27

28 Vollzug Beispiel: Bundesministerium für Inneres Leistungszeitschätzung 28

29 Organisatorische Rahmenbedingungen 45 BHG-Reform: Steuerung haushaltsführender Stellen (Ressourcen-, Ziel- und Leistungspläne) Kosten und Leistungsrechnung (KLR) in SAP, jedoch keine Zeitschätzung bisher nur Zentralstelle XLS-Mappen aktuell nachgeordnete Dienststellen Toolsupport Freigabe- Workflow Minimierung des Arbeitsaufwandes Vollzug Leistungszeitschätzung 29

30 LZS Kernfunktionalität dynamisch statisch Vollzug Leistungszeitschätzung 30

31 LZS Prozess Berichte SAP-Export Schätzblatt freigeben Schätzblatt erstellen Stammdaten definieren Überblick Stammdaten definieren Schätzblatt erstellen Leistungen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 31

32 LZS Schätzblatt erstellen Überblick Stammdaten definieren Schätzblatt erstellen Leistungen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 32

33 LZS Leistungen zuordnen Überblick Stammdaten definieren Schätzblatt erstellen Leistungen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 33

34 LZS Berichte (1) Schätz- /Sollmengen pro Kostenstelle und Kostenträger Überblick Stammdaten definieren Schätzblatt erstellen Leistungen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 34

35 LZS Berichte (2) Offene Schätzperioden Unvollständige Schätzmengen Überblick Stammdaten definieren Schätzblatt erstellen Leistungen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 35

36 LZS Berichte (3) XLS-Kreuztabelle Zeilen: Mitarbeiter Spalten: Leistungen Kennzahlen VBAE Mitarbeiter Gesamt Anteil Kostenstelle VBAE Kostenstelle Schätzmenge Überblick Stammdaten definieren Schätzblatt erstellen Leistungen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 36

37 Budgetierung sowie Reporting & Analyse Beispiel: Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung Budgetinformationssystem BIS Silbermedaillen Gewinner bei SAP Quality Awards

38 Architekturkonzept und technische Umsetzung BI - Ebenen BI-Rollen Portfolio Kommunikation Berichtsuser /Planer Datenaufbereitung Analyst Berichts- & Planungsautor Xcelsius Web I QaaWS BPC Universum Designer Datenmanagement DWH Planning Store Administrator MS SQL Datenintegration Extraktion, Transformation & Laden (ETL) MS SSIS Datenerfassung SAP ERP Vorsysteme Manuelle Eingabe Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 38

39 Extraktion, Transformation, Laden ETL Einsatzgebiet Datenintegration Reduktion manueller Aufwand Automatisierung Transparente Prozesse Überwachung & Steuerung Kommunikation Datenaufbereitung Datenmanagement ETL Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 39

40 Datenmanagement Einsatzgebiet Metadatenmanagement Flexible Datenmodelle Übersetzung von technischen in fachliche Objekte Konsolidierte Datensicht für alle User-Frontends Flexibles Datenquellenmanagement Möglichkeit Berechtigungen zu setzen Kommunikation Datenaufbereitung Datenmanagement ETL Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 40

41 Datenaufbereitung Einsatzgebiet Standard-/Ad-hoc-Reporting Formatiertes Berichtswesen Web- und Clienttool Vielfältige Formatierungsmöglichkeiten Aufbau Planungsmappen Realisierung Self-Service Kommunikation Datenaufbereitung Datenmanagement ETL Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 41

42 Kommunikation Einsatzgebiet Zentraler Einstieg Berichtsplattform Planungsmappen Verteilung von Informationen Kommunikation Datenaufbereitung Datenmanagement ETL Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 42

43 Methodische Unterstützung bei der Wirkungsorientierten HHF Definition / Evaluierung Strategie und Leitbild Entwicklung Vorgehensmodell zur bestmöglichen Umsetzung der BHG-Reform in einem Ressort Coachingorientierte Begleitung bei der Ausarbeitung der Wirkungsziele und Maßnahmen Ableitung der Kennzahlen und Meilensteine Standardisiertes Vorgehensmodell zur Erstellung der RZL-Plan-Inhalte 43

44 Umstellung B KLR 2013 Analyse des bestehenden KLR Modells Entwicklung eines Umstellungskonzepts (inkl. Berücksichtigung nachgeordneter Dienststellen) Umsetzung im CO-Modul Begleitung bei Umsetzung und Abrechnung 44

45 Referenzen BHG Reform Ausgewählte Referenzprojekte BIS Budgetinformationssystem Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung RZL-Lösung Studienbeihilfenbehörde Begleitung BHG-Reform Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung Bundesministerium für Gesundheit Bundesministerium für Inneres (Generaldirektion öffentliche Sicherheit) 45

46 Referenzen BHG Reform Ausgewählte Referenzprojekte Begleitung Umstellung Bundes-KLR Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung (inkl. nachgeordneten Dienststellen) Bundesministerium für Landesverteidigung und Sport Bundesministerium für Justiz Spezialberatung für CO Bundesrechenzentrum GmbH Bundesministerium für Finanzen V/3 B-KLR Bundesministerium für Inneres (Entwicklung Datenbank für die Zeitschätzung) 46

47 Referenzen Allgemein (Auswahl) Bundesministerien Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung WISE I & II - Wirkungsorientierte Steuerung I & II Projektmanagement-Begleitung des Betriebs von pm-sap für die 21 Universitäten Projektmanagement und inhaltliche Unterstützung Projekt Studienchecker Bundesministerium für Inneres Leistungszeitschätzung Führungsinformationssystem Erarbeitung eines Managementkonzepts und Realisierung eines Prototypen Zentralanstalt für Meteorologie und Geodynamik ZAMG Projektmanagement und fachliche Beratung bei der Vorbereitung der Ausgliederung der ZAMG Inventurdurchführung 47

48 Referenzen (Auswahl) Universitäten Planung/Reporting mit Cognos TM1, SAP BW Kosten- und Leistungsrechnungs-Konzept und Umsetzung in SAP CO Lehre 2010 an der Universität Wien Analyse der gesamten Lehrprozesse an der Universität Wien und Projektdesign zur Reorganisation Projekt Med.Info - Projekte Med.Pers und Med.Campus Durchführung einer Machbarkeitsstudie inkl. Projektdesign, Zeitplan und Kosten der möglichen Umsetzung neuer IT-Systeme; Projektmanagement (auftraggeberseitig) bei der Einführung von SAP HR (Med.Pers) und der Campus.Online Lösung der TU Graz (Med.Campus) Strategisches Informationssystem SIM LFU Aufbau eines strategischen Berichtswesens im Bereich Forschung und Lehre Begleitung beim Aufbau der Abteilung strategisches Informationsmanagement sowie inhaltlich, technisch und organisatorische Implementierung einer Business-Intelligence-Lösung Projektmanagementschulung 48

49 Referenzen (Auswahl) Landesverwaltungen Führungsinformationssystem Land Tirol KLR-Reporting Land Tirol Landesbaudirektion Tirol Entwicklung einer Business-Intelligence-Lösung hinsichtlich der Punkte operative und strategische Planung im Bereich Straßenerhaltung Amt der Oberösterreichischen Landesregierung Reorganisation des Rechnungswesens der Bezirksabfallverbände OÖ Oberösterreichischer Landesabfallverband Konzeption und Entwicklung einer BI-Lösung mit Einschluss der Kostenrechnung Stabstelle Landesamtdirektion und CO Unterstützung im Bereich IT-Technische Umsetzung der KLR 49

50 Referenzen (Auswahl) Kommunale Verwaltungen Entwicklung eines Kennzahlensystems zur finanziellen Beurteilung der Vorarlberger Gemeinden Unterstützung bei den Analysen Leitung der Arbeitsgruppe Potenziale für Gemeindekooperationen Pilotprojekt Gemeinsame Beschaffung im Planungsverband Ötztal Analyse der möglichen Einsparungspotenziale innerhalb des Planungsverbands durch gemeinsamen Einkauf Gründung der GemNova DienstleistungsGmbH - der Einkaufsplattform des Tiroler Gemeindeverbandes Gemeinde Sölden Aufbau und Betrieb eines Führungsinformationssystems für die Gemeinde Sölden Laufende Unterstützung bei der Analyse und Auswertung 50

51 Kontaktinformation Mag. Norbert Schlager-Weidinger, cmc Mobil Mag. Markus Traxl, cmc Mobil Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Innsbruck Wien Lustenau Bozner Platz 7, 6020 Innsbruck T Fax 19 Nussdorferstraße 20/10, 1090 Wien T Rheinstraße 26-27, 6890 Lustenau T