Kontinuierliche Einsparungen in der öffentlichen Verwaltung. Ricoh - Ihr Partner

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1 Kontinuierliche Einsparungen in der öffentlichen Verwaltung Ricoh - Ihr Partner

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3 Inhaltsverzeichnis Ricoh Ihr lösungs- und branchenorientierter Partner 4 Unternehmensprofil 6 Kontinuierliche Einsparung mit Ricoh - MDS-Konzept 7 Fünf Geschäftsfelder, Möglichkeiten 8 Ricoh Consulting: Die Analyse-Experten 9 1=1 PAY PER PAGE -Prozessanalyse 9

4 Ricoh Ihr lösungs- & branchenorientierter Partner Ihre Herausforderungen sind uns ein Anliegen. Egal ob bei der Umsetzung des E-Government-Gesetz, der Bewältigung des demographischen Wandels oder der Steigerung der Bürgerzufriedenheit, kann Ricoh als Ihr lösungs- & branchenorientierter Partner Ihnen helfen. Dank der großen Projekterfahrung und der anerkannten Branchenexpertise können wir Ihnen alles aus einer Hand liefern: professionelle IT-Beratung, branchenspezifische Services und integrierte Gesamtlösungen. Um Ihren speziellen Anforderungen sowie gesetzlichen, finanziellen oder organisatorischen Rahmenbedingungen gerecht zu werden, ist eine besondere Betreuung mit speziell zugeschnittenen Lösungen notwendig. Durch eigens entwickelte Branchenlösungen sowie spezialisierten Ansprechpartnern hilft Ricoh Ihnen dabei, Ihre Dokumenten- und Informationsprozesse entsprechend Ihrer Anforderungen zu optimieren. In Deutschland werden unsere Kunden über unsere Hauptverwaltung in Hannover und zusätzlich über 22 Niederlassungen betreut. Dabei beraten und unterstützen Sie 30 Business Consultants vor Ort und werden durch verschiedene Verwaltungseinheiten im Innendienst unterstützt. Der Service wird aktuell von rund 850 eigenen Service-Technikern sichergestellt, welche deutschlandweit flächendeckend den reibungslosen Betrieb unserer Hardund Softwarelösungen sowie IT Services garantieren. Zusätzlich sind wir über unser Customer Service Center in der Zeit von 07:00 bis 18:00 Uhr mit bis zu 61 Mitarbeitern für Sie da. 4

5 Kiel Schleswig- Holstein Hamburg Mecklenburg- Vorpommern Hamburg Bremen Hünxe Willich Münster Nordrhein- Westfalen Düsseldorf Mönchengladbach Hessen Frankfurt Niedersachsen Bielefeld HV-Hannover Thüringen Sachsen- Anhalt Hof Berlin Berlin Brandenburg Leipzig Sachsen Rheinland- Pfalz Saarland Heilbronn Brackenheim Stuttgart Baden- Württemberg Radolfzell Nürnberg Bayern München 5

6 Unternehmensprofil Ricoh ist ein globales Technologieunternehmen, das sich auf Bürokommunikation, Produktionsdruck, Dokumentenmanagement und IT Services spezialisiert hat. Die Ricoh-Gruppe mit Hauptsitz in Tokio operiert in über 200 Ländern und Regionen. Im Geschäftsjahr 2012/2013 (Stand: März 2013) erzielte die Ricoh-Gruppe weltweit einen Umsatz von Mrd. Yen (rund 20 Mrd. US-Dollar). Den Großteil des Umsatzes erzielt das Unternehmen mit Produkten, Lösungen und Dienstleistungen, die das Zusammenspiel von Mensch und Information verbessern. Darüber hinaus stellt Ricoh preisgekrönte Digitalkameras und spezielle Industrieprodukte her. Ricoh ist bekannt für die Qualität seiner Technologie, seinen einzigartigen Kundenservice und sein Engagement für Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Ricoh Deutschland ist ein Tochterunternehmen des japanischen Fortune Global 500-Unternehmens Ricoh. In Deutschland beschäftigt Ricoh rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist neben seiner Hauptverwaltung in Hannover bundesweit unter anderem mit zehn Business & Service Centern vertreten. Produkte und Dienstleistungen werden bei Ricoh Deutschland über ein duales Vertriebssystem (Direktvertrieb und Fachhandelspartner) vermarktet. Unter dem Slogan imagine. change. hilft Ricoh Ihnen dabei, ihre Arbeitsweise zu optimieren und sich die kollektive Vorstellungskraft ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Nutze zu machen. 6

7 Kontinuierliche Einsparung mit Ricoh MDS-Konzept Das Managed Document Services-Konzept (MDS) ist der umfassende Beratungsansatz von Ricoh mit dem Ziel, dass bei Ihnen die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, in der richtigen Form am richtigen Ort verfügbar sind. In partnerschaftlicher Zusammenarbeit werden Kosten, Prozesse und Produktivität auf den Prüfstand gestellt und Umweltaspekte berücksichtigt. So wird Ihre Situation schrittweise verbessert. 1. Analysieren: Erst nachdem die Ist-Situation im Hinblick auf Prozesse und bestehende Hardware- und Software-Lösungen analysiert ist, kann Verbesserungspotenzial aufgedeckt werden. Nur so lässt sich eine Optimierung der Geschäftsaktivitäten erzielen. Um dieses Anliegen kümmert sich die Abteilung Ricoh Consulting, die sich auf diese Thematik spezialisiert hat und mit TÜV-geprüften Standards vorgeht. 2. Verbessern: Auf Basis der aufgenommenen Ist-Situation ist es möglich, die optimale Soll-Situation zu skizzieren, um Verbesserungen in den Arbeitsabläufen zu erreichen. 4. Steuern: Die im Einsatz befindlichen Produkte und Lösungen werden in dieser Phase im Hinblick auf Ihre zuvor festgelegte Performance in Form von Service Level Agreements überprüft. Zusätzlich kann mit unterschiedlichen Lösungen ein regelmäßiges Monitoring durchgeführt werden, sodass die aktuellen Leistungen immer im Blick gehalten werden können. Für reibungslose Abläufe werden unter anderem Services in den Bereichen Sicherheit sowie Wartung und Support angeboten. 5. Weiterentwicklung: Die Ricoh-Optimierungsberatung wird von unseren Experten gemeinsam mit Ihnen durchgeführt. Ziel ist es, in regelmäßigen Abständen Ihre Leistungen im Dokumentenmanagement und in der Bürokommunikation zu prüfen und weiteres Optimierungspotenzial aufzuzeigen. Eine kontinuierliche Überprüfung verschafft Ihnen Transparenz und kann somit sicherstellen, dass optimale Bedingungen für Ihre tägliche Arbeit bestehen. Dies wird durch eine Vielfalt von TÜV-zertifizierten Analyseangeboten aus unserem Haus realisiert. 3. Umsetzen: Wir implementieren die für Sie richtigen Lösungen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort Schulungen und Trainingseinheiten inbegriffen. 7

8 Fünf Geschäftsfelder, Möglichkeiten Office Solutions Ricoh s innovative Lösungen tragen zur Verbesserung aller Aspekte von Dokumentenumgebungen bei, ob groß oder klein. Die Lösungen umfassen sowohl kosteneffizientes Dokumenten- und Contentmanagement das Hauptgeschäftsprozesse sowie intelligente Überwachung platzierter Systeme und deren Nutzung unterstützt als auch integrierte Tools, die Verwaltung und Kontrolle der Dokumenteninfrastruktur erleichtern. Die Produktpalette hält für jede Anforderung eine Software- oder Hardwarelösung bereit, die höchsten technologischen und ökologischen Ansprüchen genügt. - Druck-, Fax und multifunktionale Systeme - Softwarelösungen für ein effizientes Dokumentenmanagement - Sicherheitspakete - Projektoren und Videokonferenzsysteme - Interaktive Whiteboard Production Printing Die Production Printing Business Group vermarktet alle von Ricoh Deutschland angebotenen Produkte (Hardware und Software) und Dienstleistungen für den Corporateund Commercial Markt. Der Corporate Vertriebsbereich bedient alle Betreiber von zentralen Druckeinrichtungen, wie z.b. Hausdruckereien und Rechenzentren. Der Commercial Vertriebsbereich ist fokussiert auf Unternehmen, die als selbstständige Druckdienstleister agieren. Ricoh besitzt sowohl ein umfassendes Portfolio an integrierten Hardware- und Softwarelösungen für Druckanforderungen in zentralen Druckeinrichtungen als auch für den kommerziellen Druck. Das Business Driver Programm bietet Produktionsdruck-Kunden von Ricoh ein exklusives Dienstleistungspaket rund um den digitalen Produktionsdruck. Kernstück ist dieses Online-Portal mit Informationen und Tools. Das Portal steht exklusiv für Ricoh-Kunden zur Verfügung und soll Anwender aus den Bereichen Corporate und Commercial dabei unterstützen, wenn es darum geht, Geschäftsmodelle zu optimieren, Neugeschäft zu generieren und Entwicklungspotential zu identifizieren. Outsourcing Services Effizientes, betriebsinternes Dokumentenmanagement kann schwierig sein. Ricoh kann Ihnen helfen, Ihre gesamten dokumentenintensiven Prozesse oder auch nur Ihre zentralen Drucker-, Versand-, Scandienste zu verwalten und Ihnen so Zeit und Geld zu sparen. 1. Document Process Outsourcing Die Leistungen aus dem Document Process Outsourcing Bereich gliedern sich in die Kompetenzfelder docu, dialog und forms. Mit den Leistungen bieten wir Datenservice, Endlos-, Digitaldruck, Weiterverarbeitung und Kuvertierung aus einer Hand. Ricoh bietet damit einen Full-Service inklusive sicherer Prozesse von der Datenannahme bis zum Versand an. 2. Document Services Outsourcing - Scan- und Archivierungslösungen - Event Services - Hausdruckereibetrieb - Integrierte Postdienststelle IT Services Mit uns wird die Optimierung Ihrer IT einfach und erschwinglich, damit die IT-Investitionen stets Ihren Anforderungen gerecht werden. Wir helfen Ihnen, mithilfe von IT-Analysen, Network Services, Remarketing Services, IT-Projekten, Managed IT Services und DataCenter Services Ihren Wettbewerbsvorteil zu halten bzw. weiter auszubauen. Unified Communications Unified Communications Technologien helfen dabei, die Aufwendungen für Trainings, Bürofläche, Wartung und Reisekosten einzusparen. Ebenfalls ermöglicht es der Einsatz von Unified Communications-Lösungen, Prozesse zu beschleunigen und schneller auf neue Anforderungen zu reagieren. - Voice over IP Solutions - Messaging Solutions ( , Instant Messaging, Real Time Presence-Information) - Videotelefonie - Videokonfernzsysteme - Collaboration - Mobile Applications 8

9 Ricoh Consulting: Die Analyse-Experten Ricoh bietet eine außerordentliche Bandbreite an Geschäftsfeldern, die es ermöglicht, bereits in der Analysephase Ihnen einen umfassenden und kompetenten Service zu bieten. Für jedes Geschäftsfeld haben wir eigene Analysemodule entwickelt, um auf das jeweilige Umfeld reagieren zu können. Bisherige Analysen: Rund (Stand März 2013) Aktuell ist Ricoh der einzige Anbieter in der Branche, der im Bereich der Prozessanalysen und Bürokommunikationsanalysen eine TÜV-Zertifizierung vorweisen kann. Als einziges Unternehmen erfüllen wir die hohen Anforderungen des Consulting Quality Standard des TÜV NORD CERT. Diese Zertifizierung garantiert die absolut verlässliche und transparente Abbildung der jeweiligen IST-Situation für Sie. Alle Analyseergebnisse werden verständlich und nachvollziehbar dargestellt. Unsere Analysen im Überblick Outputanalysen 1=1 PAY PER PAGE 1=1 PAY PER PAGE GREEN Prozessanalyse 1=1 PAY PER PAGE Prozessanalyse Production-Printing-Analyse Geschäftsprozess-Analyse Zukunfts-Perspektiven-Analyse Unified-Communications-Analyse Workshop IT-Analyse IT Infrastrukturanalyse Software-Lizenz-Management-Quick-Check-Analyse Strategische Software-Lizenz-Management-Analyse eco 2 IT-Analyse 9

10 1=1 PAY PER PAGE -Prozessanalyse Prozesse sind die Nervenbahnen einer öffentlichen Verwaltung. Effiziente dokumentenbasierte Prozesse sind die Basis für einen nachhaltigen Erfolg. Doch wie schwierig es für Unternehmen und Institutionen ist, sich individuell und flexibel auf die unterschiedlichen Anforderungen in der Dokumentenverarbeitung einzustellen, sehen wir täglich im Rahmen unserer Prozessanalysen. Die zunehmende Digitalisierung von dokumentenbasierten Prozessen erleichtert zwar den Büroalltag, jedoch werden die technischen Möglichkeiten an vielen Stellen nicht optimal identifiziert und ausgeschöpft. Zahlreiche Marktstudien belegen, dass die Mehrzahl aller Firmen einen direkten Zusammenhang zwischen der benötigten Durchlaufzeit der Prozesse und der Zufriedenheit ihrer Kunden sehen. Allerdings können die meisten Unternehmen nicht fundiert abschätzen, wie viel eine Verkürzung der Durchlaufzeiten der Prozesse tatsächlich einspart. Die 1=1 PAY PER PAGE -Prozessanalyse transferiert individuell ausgewählte Prozesse in eine intuitiv anschauliche Darstellung. Durch die toolbasierte Modellierung der Prozesse werden kennzahlenbasierte Kosteneinsparungen identifiziert und belastbar ausgewiesen. Die detaillierte und präzise Darstellung relevanter Prozesse und ökonomischer Kennzahlen bietet die Grundlage für die Realisierung und Überwachung optimierter dokumentenbasierter Prozesse. Mit der 1=1 PAY PER PAGE -Prozessanalyse helfen wir Ihnen, nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erkennen und Einsparungen zu realisieren, indem wir analysieren, optimieren und implementieren. Bedarfsanalyse In einem Erstgespräch ermitteln unsere Business Consultants kritische Dokumentenprozesse in Ihrer öffentlichen Verwaltung, skizzieren mögliche Lösungsansätze und definieren mit Ihnen, welche Bereiche und Prozesse genauer unter die Lupe genommen werden sollen. Datenaufnahme Anschließend führen wir bei Ihnen vor Ort eine Datenaufnahme durch, bei der folgende Faktoren analysiert werden: Dokumentenprozesse Art und Menge der verwendeten Dokumente Umgang mit den verwendeten Dokumenten relevante IT-Infrastruktur eingesetzte Software und Hardware Datenauswertung Bei der Auswertung werden spezifische Kennzahlen ermittelt, auf deren Basis die Bereiche mit Einsparpotenzialen offengelegt werden. Betrachtet werden zum Beispiel: Prozessdurchlaufzeit Engpässe Kosten pro Vorgang Bearbeitungszeiten pro Vorgang Optimierung Die ermittelten Ergebnisse ermöglichen es uns in Zusammenarbeit mit Ihnen, individuelle Lösungskonzepte unter anderem in den Bereichen E-Government (z.b. allgemeine Schriftgutverwaltung, Aktenverwaltung Kasse), revisionssichere Archivierung und -Integration zu entwickeln und zu implementieren. Die 1=1 PAY PER PAGE -Prozessanalyse unterstützt die effiziente Gestaltung von Arbeitsprozessen im Bereich der Dokumentenverarbeitung und gewährleistet, neben der Reduzierung von Prozesskosten, eine optimale Auslastung der eingesetzten Ressourcen. Wenn Sie sich die Frage stellen, wann Ihr Unternehmen seine Dokumentenprozesse analysieren lassen sollte, kann die Antwort nur lauten: Dafür gibt es keinen falschen Zeitpunkt. Nutzen Sie unsere Dienstleistung 1=1 PAY PER PAGE -Prozessanalyse und profitieren Sie von den immensen Einsparpotenzialen, die in Ihren Dokumentenprozessen schlummern. 10

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12 RICOH DEUTSCHLAND GmbH Vahrenwalder Straße 315, Hannover Telefon , Telefax Alle Rechte vorbehalten. Diese Broschüre, deren Inhalt und/oder Layout dürfen ohne vorherige Erlaubnis von der Ricoh Deutschland GmbH nicht verändert und/oder angepasst, teilweise oder vollständig kopiert und/oder in andere Dokumente eingefügt werden. Stand: 10/2013

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