Installations- Leitfaden SAP-GUI. Stand: 11/2008. Berichtswesen in uni.verse

Transkript

1 Installations- Leitfaden SAP-GUI Stand: 11/2008 Berichtswesen in uni.verse

2 Inhaltsverzeichnis 1. Installation der Software Voraussetzungen Ansprüche an Komponenten des Rechners Installiertes Betriebssystem Installierung zusätzlicher Programme Administratorenrechte Berichte Überprüfen Voraussetzungen Anforderungen an die Programme des Rechners Anforderung Betriebssystem Anforderung Web-Browser Anforderung Integration Portal-Austria Anforderung Office-Integration Anforderung Microsoft NET.Framework Installation Microsoft.NET Framework Installation Zugangsprogramme Einstieg Distributionsplattform Installation Programme Vorgangsweise Zwischenspeicherung Reihenfolge der Installation VPN-Zugang SAP Graphische Benutzeroberfläche Installation JAVA Firewall-Einstellungen Einstieg SAP Einstieg Portal Austria Änderung Passwort bei Bedarf Fehlversuche Einstieg SAP-Client Addendum für Nutzer von Windows Vista Windows Vista Einstellungen im Internet Explorer Einstellungen in MS Excel

3 1. Installation der Software Dieses Handbuch soll Sie bei der Installation der für das SAP-Berichtstool notwendigen Programme anleiten. Auf diese Weise stellen wir Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie jederzeit einen Überblick über die finanzielle Situation der Organisationseinheit bzw. einzelner Projekte gewinnen können Voraussetzungen Um einen ungehinderten Zugang zu den SAP-Berichten über das Internet gewährleisten zu können, bedarf es einiger Voraussetzungen aus mehreren Bereichen Ansprüche an Komponenten des Rechners Eine Auflistung der notwendigen sowie darüber hinaus optimalen Komponenten des für die Berichtssicht in Anspruch genommen Rechners finden Sie unter Punkt Installiertes Betriebssystem Auch für das zu verwendende Betriebssystem gibt es bestimmte Beschränkungen, die unter Punkt 2.2 angeführt sind. HINWEIS: Wir empfehlen, Ihre EDV-Betreuung bei der Prüfung der Voraussetzungen für die Umsetzung hinzuzuziehen. Sie kann Ihnen sicherlich auch im Zuge der weiteren Abwicklung der Einrichtung des Zugangs behilflich sein Installierung zusätzlicher Programme Um Zugriff auf die Datenbanken des SAP-Systems zu erhalten, wurde vom Bundesrechenzentrum (BRZ), unserem SAP-Dienstleister, eine Vorgehensweise festgelegt, die einen Zugang per WEB-Browser über das Portal Austria vorsieht. Dazu müssen zusätzliche Programme von einer Internetseite heruntergeladen und installiert werden. Details unter Punkt 3. An dieser Stelle halten wir vorab fest, dass unbedingt der Browser Internet Explorer ab der Version 6.0, Updateversion SP1, bzw. Mozilla Firefox ab Version 1.4 installiert sein muss. Wie Sie Ihre aktuelle Version überprüfen und bei Bedarf eine entsprechende beschaffen können, erfahren Sie unter Punkt Administratorenrechte Zur Installation des Programms auf Ihrem Rechner bedarf es der Anmeldung am Rechner unter dem Namen einer mit Administratorenrechten versehenen Person. Wir ersuchen Sie daher nachdrücklich, sich im Vorfeld kundig zu machen, wer in Ihrer Organisationseinheit solche Rechte besitzt. Diese Person kann Ihnen bestimmt auch bei unvorhergesehenen Problemen im Zuge der Implementierung hilfreich zur Seite stehen.

4 HINWEIS: Nach der Installation durch den Administrator immer einen Testeinstieg mit Benutzeranmeldung (Benutzerrechten) machen, um eventuelle benutzerbezogene Probleme sofort feststellen zu können Berichte Für die Handhabung und die Möglichkeiten, die Ihnen die je nach Berechtung zur Verfügung gestellten Berichte einräumen, werden eigene Handbücher verfasst. Folgende Dokumentationen sind auf der Homepage, Bereich Organisation, Finanzabteilung unter der Rubrik Download Handbücher verfügbar: - 27 Bericht Handbuch für Organisationsleiter - 27 Bericht Handbuch für Projektleiter - 27 Bericht Handbuch für Buchhaltungsbeauftragte - Handbuch Einzelpostenbericht - 26 Bericht Handbuch - 2. Überprüfen Voraussetzungen 2.1. Anforderungen an die Programme des Rechners Anforderung Betriebssystem Das SAP-System ist nur auf Interaktion mit der Microsoft Umgebung optimiert. Daher werden auch nur folgende Betriebssysteme vorgeschlagen: Windows 2000 SP4 Windows XP SP2 Windows Vista SP Anforderung Web-Browser Für die Anzeige der Online-Hilfe ist der MS Internet Explorer ab der Version 6.0 SP1 notwendig, da andere Browser noch nicht über entsprechende Ausstattung an Hilfsprogrammen verfügen. Am einfachsten überprüfen Sie Ihre verwendete Version, indem Sie in der Menüzeile auf das Fragezeichen klicken. Daraufhin erscheint eine Auflistung, an deren Ende sich die Zeile Info befindet. Durch Anklicken erscheint eine Maske, ähnlich dieser:

5 Für Sie sind die erste Zeile mit der Version 6.0 sowie die vierte Zeile mit der Updateversion SP2 als Minimalerfordernis relevant Anforderung Integration Portal-Austria Der normierte Einstieg in das SAP-System bedingt die zusätzliche Installation von Programmen. Diese ermöglichen einen gesicherten Zugang sowie die unproblematische Darstellung von Anzeigen. Die benötigten Programme sind von einer Internet-Seite zu laden. Details dazu finden Sie gleich im Anschluss unter Punkt Anforderung Office-Integration Die Installation der angesprochenen Programme stellt sicher, dass die Daten der Berichte auch zu Weiterbearbeitung verwendet werden können. Für das Anzeigen der Berichte und das Importieren der Daten ist der Einsatz von Microsoft Excel ab Version 97 erforderlich. HINWEIS: Die Einstellung zur Zulassung von MAKROS muss vor Datenimport aktiviert sein Anforderung Microsoft NET.Framework 2.0 Damit SAP auf Ihrem Rechner funktionieren kann, muss zwingend mindestens Mircosoft NET.Framework 2.0 installiert sein.

6 Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das Framework 2.0 auf Ihrem Rechner installiert ist, rufen Sie die Systemsteuerung auf und öffnen den Punkt Software : HINWEIS: Dieser Vorgang kann länger dauern! Überprüfen Sie in der alphabetisch sortierten Liste, ob ein Eintrag Microsoft.NET Framework 2.0 oder höher exisitiert: Wenn JA, dann ist dieser Eintrag vorhanden, ist Ihr System bereit für die SAP- Installation! Fahren Sie mit Kapitel 3 fort.

7 Wenn NEIN, lesen Sie bitte das nächste Kapitel. Installation Microsoft.NET Framework : Installation Microsoft.NET Framework Dieses Windows-Plug-In erhalten Sie über Microsoft-Update, welches Sie über den Windows- Start -Button/Alle Programme/Microsoft Update starten können. Es startet die Update-Site der Fa. Microsoft

8 Führen Sie eine Benutzerdefinierte Suche nach Updates durch und wählen Sie aus der angebotenen Liste Microsoft.NET Framework 2.0 oder höher aus. HINWEIS: Dieser Vorgang kann mehrere Minuten dauern. Haben Sie daher etwas Geduld Die linke Navigationsleiste enthält mehrere Rubriken, die die Wichtigkeit und Bereichszugehörigkeit von Update-Paketen darstellen. Klicken Sie hier auf Software, optional und wählen Sie aus der Liste der Pakete entweder Framework 2.0 oder Framework 3.0 aus. Nach Abschluss der Installation starten Sie bitte Ihren Rechner neu. 3. Installation Zugangsprogramme HINWEIS: ADMINISTRATORENRECHTE NOTWENDIG Zum Installieren der benötigten Dateien bedarf es der Anmeldung im System mittels jenes Namens und Passwortes, das mit den entsprechenden Administratorenrechten ausgestattet ist. Wir empfehlen vor dem Start der Installation, den Einstieg in das Betriebssystem nur mit der Befugnis zur Administration des Rechners vorzunehmen. Sie vermeiden die Verweigerung der Installation mitten im Ablauf, die Probleme der kurzfristigen Beschaffung der benötigten Berechtigung den doppelten Aufwand der Abwicklung der begonnenen Installation.

9 HINWEIS:Nach Installation durch den Administrator immer Testeinstieg mit Benutzeranmeldung vornehmen, um mögliche Berechtigungseinschränkungen erkennen zu können Einstieg Distributionsplattform Nach Aktivierung Ihres Internet-Browser und Eingabe der Adresse erhalten Sie folgende Ansicht: Nach Klick auf den Schriftzug Anmelden erhalten Sie diese Aufforderung:

10 Als Benutzerkennung geben Sie uni ein sowie als Passwort den Begriff sap. Nach Drücken der Taste login sehen Sie diese Informationsseite: Durch Anklicken des Schriftzuges Softwarecenter unter der Rubrik News erhalten Sie diese Überblicksseite angezeigt.

11 3.2. Installation Programme Vorgangsweise Um den Überblick über die zu installierenden Programme leichter zu behalten, schlagen wir vor, die Programme zuerst auf dem Rechner zwischenzuspeichern. Dazu richten Sie bitte auf dem Laufwerk C:\ den Ordner install ein. Sie benötigen für die Installation ca. 500MB freien Speicherplatz. Der Ordnername muss nicht gleichlautend sein, wird aber als Bezug für diesen Leitfaden genommen. Nach Abschluss der Einspielungen kann dieses Unterverzeichnis wieder gelöscht werden. Die Programme bestehen aus folgenden drei Teilbereichen, die herunterzuladen sind: - Java als Basisprogramm - VPN ermöglicht eine gesicherte Verbindung auf die SAP-Datenbank - SAP-GUI ermöglicht die Darstellung der Information aus der SAP-Datenbank Zwischenspeicherung Nachfolgend eine Auflistung jener Dateien, die im Ordner install abzuspeichern sind.

12 Ausgehend von der bereits gezeigten Überblicksseite werden die zwei Ordner mit der Bezeichnung Portal-Austria und SAP-Client angesteuert, in denen die einzelnen Dateien thematisch zusammengefasst sind. Orientiert am Umfang der Datenpakete ist empfohlen, die mit angeführten Dateien in folgender Reihenfolge auf dem Rechner zwischenzuspeichern: SAPGUI710_PATCHLEVEL5.zip Nachstehend nochmals das Verzeichnis der Sammlung von Programmen: Nach Aktivierung des Ordners SAP-Client erhalten Sie diese Auflistung: Ein Klick auf den Ordner SAP-GUI-Vollversion eröffnet diese Auswahl:

13 Durch Anklicken des Downloadpfeils am Beginn der untersten Zeile mit der zu kopierenden Datei erscheint dieses Fenster: Zum Abspeichern erhalten Sie auch noch diese Maske zur Auswahl des Speicherordners. Wählen Sie C:\install: jre-6u1-windows-i586-p.exe

14 Alle weiteren Dateien finden sich unter dem Ordner Portal-Austria auf der Übersichtsseite und werden ebenfalls in das Verzeichnis C:\install gespeichert. Nach Auswahl des Ordners Portal-Austria auf der Übersichtsseite wird Ihnen diese Auflistung angezeigt: Im Ordner Java Runtime finden Sie die benötigte Java-Umgebung VPN_Client

15 firewallsettings.cmd UNISAP.pcf Das dritte Datenpaket ist unter dem Ordner VPN-Client gebündelt und durch Anklicken zu expandieren. Sie erhalten folgende Ansicht: Wählen Sie abhängig von Ihrem Betriebssystem die Version des VPN-Clients aus und speichern Sie diese im Verzeichnis C:\install.

16 Für Windows XP, Vista (Default für Handbuch) vpnclient-win-msi exe Für Windows 98 vpnclient-win-msi exe Für Windows 2000 vpnclient-win-msi exe HINWEIS: Sie erhalten die Angabe zu Ihrem Betriebssystem durch Betätigen der Taste Start in der Taskleiste sowie der Anwahl Einstellungen und Klick auf Systemsteuerung. Dort wählen Sie den Ordner System an, der das Fenster mit der Information öffnet. Speichern Sie die Datei firewallsettings.cmd wie oben beschrieben in das Verzeichnis C:\install

17 OPTIONAL: Speichern Sie die Datei UNISAP.pcf in das Verzeichnis C:\install Wenn Sie alle Schritte durchgeführt haben, sollten im Verzeichnis C:\install folgende Dateien zu finden sein: Reihenfolge der Installation An dieser Stelle sie nochmals darauf hingewiesen, dass - Sie als Administrator angemeldet sein müssen und - dass die Installation in folgender Reihenfolge vorzunehmen ist: 1. VPN 2. SAP-GUI 3. JAVA 3.3. VPN-Zugang Durch Speichern der für das jeweilige Betriebssystem benötigten Datei, wie oben unter Punkt angeführt, erhalten Sie im Ordern install eine komprimierte Datei gleichen Namens. Durch Anklicken starten Sie einen Dekomprimierungsvorgang (der folgende Ablauf beschreibt die Installation unter Windows XP): An dieser Stelle kann eine Windows Sicherheitswarnung erscheinen, die mit Ausführen bestätigt werden muss.

18 Danach erscheint folgendes Fenster Durch Eintrag C:\install speichern Sie nach Drücken der Taste Unzip die Dateien im gleichnamigen Ordner. Der Vorgang endet mit dieser Meldung: Nun startet unmittelbar die Setup-Routine des VPN-Clients mit der Frage nach der gewünschten Sprache:

19 An dieser Stelle wird die Installation mit einer Hinweismeldung abgebrochen, sofern Sie nicht als Admin angemeldet sind! ACHTUNG: Den vorgegebenen Pfad C:\Programme\Cisco Systems\VPN Client\ keinesfalls ändern! Das System sucht für den Start des Clients nur unter diesem Verzeichnis. Der Setup-Vorgang dauert zwischen 30 und 120 Minuten Danach sehen Sie diese Schlussseite:

20 Der Klick auf die Taste Finish beendet den Vorgang. Sie werden nun zum Neustart Ihres Systems aufgefordert. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Yes Nach dem Neustart und erfolgter wiederholter Anmeldung mit Administratorenrechten finden Sie die installierten Dateien auf der Festplatte unter: C:\Programme\Cisco Systems\VPN-Client Sollten in diesem Bereich Probleme auftreten, steht Ihnen oder Ihrem lokalen Administrator der Helpdesk des ITSC unter auch erreichbar unter der Telefonnummer (01) , als Hilfestellung zur Verfügung.

21 3.4. SAP Graphische Benutzeroberfläche Zur Installation der SAP-GUI (Graphical User Interface) dekompremieren Sie die heruntergeladene Datei SAPGUI710_PATCHLEVEL5.zip im Ordner install. Das Entpacken durch Doppelklicken auf die Datei erzeugt folgendes Bild: Klicken Sie den Button Extract und Sie erhalten folgendes Bild:

22 Sie wählen den Ordner install und drücken die Taste Extract. Während der Übertragung sehen Sie dieses Fenster mit laufender Angabe der bearbeiteten Datei: Nach Ende des Vorgangs finden Sie im Ordner install einen neuen Ordner namens SAPGUI71. Öffnen Sie diesen und navigieren Sie ins Unterverzeichnis setup. Doppelklicken Sie die Datei NwSapSetup.exe aus. Diese startet die Setup-Routine für die graphische Benutzeroberfläche. Dieses Einstiegsbild führt Sie durch Klicken auf die Taste Weiter zur nächsten Seite.

23 Markieren Sie die Checkbox für SAP GUI for Windows Bestätigen Sie die Auswahl durch Drücken der Taste Weiter. HINWEIS: Ändern Sie KEINESFALLS den vorgegebenen Pfad!

24 Drücken Sie Weiter um das Setup-Programm zu starten. Die Installation dauert ca. 5 Minuten Sollten in diesem Bereich Probleme auftreten, steht Ihnen oder Ihrem lokalen Administrator der Helpdesk des ITSC unter helpdesk@meduniwien.ac.at, auch erreichbar unter der Telefonnummer als Hilfestellung zur Verfügung Installation JAVA Im Ordner install finden Sie die Datei jre-6u1-windows-i586-p.exe. Doppelklicken Sie diese und starten Sie damit die Installation von Java Runtime 6 Evtl. erscheint folgende Windows-Sicherheitswarnung Bestätigen Sie mit Ausführen.

25 Bestätigen Sie die Typische Installation mit klick auf Annehmen. HINWEIS: Bei Anmeldung als Benutzer ohne Administratorenrechte erhalten Sie nun eine Fehlermeldung, die auf unzureichende Rechte hinweist. Die Einspielung der Java-Applikation setzt sich mit dieser Graphik fort:

26 Abschließend erhalten Sie eine Erfolgsmeldung über den Verlauf der Installation Sollten in diesem Bereich Probleme auftreten, steht Ihnen oder Ihrem lokalen Administrator der Helpdesk des ITSC unter auch erreichbar unter der Telefonnummer als Hilfestellung zur Verfügung Firewall-Einstellungen Nun müssen noch die Einträge für die Firewall übernommen werden. Dazu führen Sie aus dem Ordner install die zuvor gespeicherte Datei firewallsettings.cmd als Administrator aus.

27 Die evtl. Windows-Sicherheitswarnung bestätigen Sie mit Ausführen. Zwischenzeitlich öffnet sich eine DOS-Box. Mit dem Schliessen des DOS-Fensters ist der Vorgang abgeschlossen. 4. Einstieg SAP Um im SAP-System Berichte abrufen zu können, müssen Sie sich mittels Browser Zugang zu der Datenbank verschaffen. Der Vorgang wird nachstehend in einzelnen Schritten aufgezeigt Einstieg Portal Austria Nach dem Aktivieren Ihres Internet Explorers geben Sie folgende Adresse ein: Damit gelangen sie direkt auf untenstehende Einstiegsseite.

28 Im Falle einer leerbleibenden Seite geben Sie diese Adresse händisch ein und speichern Sie unter Favoriten, Lesezeichen oder als Verknüpfung ab. Die Identifikation und Erteilung der Zugriffsberechtigung erfolgt über die Felder ID, in das Vorname.Nachname einzutragen in das immer meduniwien.ac.at zu schreiben ist PW für Passwort, das Ihnen für den Ersteinstieg von der Finanzabteilung bzw. dem ITSC-Helpdesk bekannt gegeben wird. Durch Anklicken des Buttons, erscheint die Aufforderung zur sofortigen Änderung des Passwortes. HINWEIS: Die automatische Aufforderung zur Änderung des Passwortes erfolgt nur beim erstmaligen Anmelden. Zu jedem späteren Zeitpunkt kann die Änderung über das Aufrufen einer Anwendung erfolgen, beschrieben unter Punkt 4.3. Geben Sie Ihr initiales Passwort, sowie zweimal Ihr neues, selbstgewähltes Passwort ein und klicken sie den Button Speichern. Sie erhalten einen Bestätigungsdialog den sie mit Fortsetzen quittieren.

29 Sie befinden sich nun in der Anwendungsübersicht Änderung Passwort bei Bedarf Zur Änderung des Passwortes steht Ihnen unter Anwendungen das Menü Individuelle Administration zur Verfügung. Klicken Sie den Menüpunkt Portal -Passwort ändern an und Sie erhalten in Folge eine selbsterklärende Eingabemaske, die Sie schlussendlich abspeichern. Im Moment ist auf Vorgabe durch das Bundesrechenzentrum das Passwort alle vier Monate zu ändern Fehlversuche ACHTUNG: Nach drei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird Ihre Zugangsberechtigung automatisch gesperrt.! Zum Entsperren wenden Sie sich bitte an den Helpdesk des ITSC, (01) Alternativ können Sie sich auch an folgende Personen in der Finanzabteilung wenden: Frau Pernsteiner Angela, (01) , 4.2. Einstieg SAP-Client Starten Sie den SAP-Client durch anklicken des Menüpunkts SAP Client (Uni.verse) im Anwendungskatalog des Portal-Austria: Daraufhin erscheint beim erstmaligen Einstieg eine Sicherheitswarnung

30 Das Bundesrechenzentrum als ein ausführender Partner im Zusammenhang mit der Abwicklung von SAP-Programmen gilt für uns als vertrauenswürdig. Durch das Anklicken des Feldes Immer wird dieser Hinweis bei weiteren Zugriffen nicht mehr anzeigt. Dieses Bild zeigt Ihnen, dass Java gestartet wird und Sie Verbindung mit dem SAP- Betriebssystem aufnehmen können.

31 Der Reiter SAP dokumentiert die Bezeichnung des Zugangs. Bei den weiteren Informationen handelt es sich um: System PU1, dem Produktivsystem der MUW Mandant 104, der Identifikationsnummer für MUW in SAP Virtual Private Network, die Art der Zugangsverbindung zu den Datenbanken Durch Klicken in das Kästchen unter VPN aktivieren Sie den Zugang. HINWEIS: Unbedingt warten bis das Häkchen im Kästchen aufscheint!! HINWEIS: Sollte Ihnen eine Fehlermeldung eingeblendet werden, worin Sie eventuell zur Kontaktierung des Helpdesks aufgefordert werden, versuchen Sie es nach Bestätigung mit OK nochmals. Gelegentlich kann schnelles Agieren den Verbindungsaufbau überfordern.

32 Durch Anklicken des Button Verbinden gelangen Sie automatisch zur Übersichtsseite der Berichte, wo Ihnen ein Verzeichnisbaum die Ihnen durch Vergabe entsprechender Berechtigungen zur Verfügung stehenden Berichtssichten zur Auswahl stellt. Wenn Sie diese Oberfläche sehen, war Ihre Installation erfolgreich! Herzlichen Glückwunsch! 5. Addendum für Nutzer von Windows Vista Dieser Abschnitt betrifft nur Nutzer des Betriebssystems Microsoft Windows Vista (Home/Business/Ultimate)! oder Nutzern von Microsoft Office 2007! 5.1. Windows Vista Unter Vista und Internet Explorer 7 sind zum korrekten Betrieb der SAP-GUI einige Einstellungen vorzunehmen. Diese betreffen vor allem Download/export- Funktionalitäten.

33 Einstellungen im Internet Explorer 7 Diese EInstellungen sidn notwendig um unter Windows Vista und IE 7 Dateien aus dem WEBGUI downloaden zu können. Gehen Sie im IE 7-Mneü auf Extras -> Internetoptionen. Wählen Sie den Karteireiter Sicherheit und dort den Punkt Vertrauenswürdige Sites an. Klicken Sie dann den Button Sites :

34 Tragen Sie hier folgende Url s der Reihe nach durch Hinzufügen ein: Schließen Sie die Dialoge und Starten Sie den Internet Explorer neu Einstellungen in MS Excel 2007 Öffnen Sie Excel 2007 und drücken Sie den Office-Button links oben.

35 Wählen Sie anschließend den Button Excel-Optionen aus. Klicken Sie den Menüpunkt Vertrauensstellungscenter und dann den Button Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter. Wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen für Makros und setzten Sie die Markierungen wie oben abgebildet. Schließen Sie den Vorgang mit OK ab!