STADT STEIN AM RHEIN. An die Mitglieder des Einwohnerrates der Stadt Stein am Rhein

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1 STADT STEIN AM RHEIN An die Mitglieder des Einwohnerrates der Stadt Stein am Rhein Antrag an den Einwohnerrat, Sitzung vom Motion Werner Käser: Leitbild der Stadt Stein am Rhein Erarbeitung und Kreditantrag Sehr geehrter Herr Präsident Sehr geehrte Damen und Herren An seiner Sitzung vom 17. Juni 2011 überwies der Einwohnerrat die Motion von Werner Käser Anpassung des Leitbildes der Stadt Stein am Rhein mit einer Änderung und beauftragte den Stadtrat, dem Einwohnerrat bis Dezember 2011 Bericht und Antrag über die geplante Vorgehensweise und den dafür notwendigen Kredit vorzulegen. Das Leitbild soll unter Mitwirkung der Bevölkerung erarbeitet werden, so dass die Bewohnerinnen und Bewohner die Möglichkeit erhalten, Anliegen, Ideen und Vorstellungen einzubringen. Die im Leitbild verankerten Normen und Ziele werden gelebt und getragen, wenn die Erarbeitung gemeinsam und im Konsens erfolgt. Gemäss Artikel 28 der Verfassung der Stadt Stein am Rhein vom : Die Leitbilder der Einwohnergemeinde Stein am Rhein dienen dem Stadtrat im Rahmen der gesetzlichen Grundlagen als Richtlinien zur Erfüllung seiner Aufgaben. Der Stadtpräsident ersuchte Dr. Christoph Tobler, Arbon, einen auf die Motion abgestützten Vorschlag zur Erarbeitung des Leitbildes zu unterbreiten. Dr. Christoph Tobler ist Fachmann auf kommunaler Stufe. Er kennt die Probleme der Gemeinden aus seiner Tätigkeit als Gemeinde- und Stadtammann im Kanton Thurgau. Aus verschiedenen Beratungsaufträgen in Thayngen, Hemmental und Neunkirch sind ihm die Verhältnisse und die Gemeindestrukturen im Kanton Schaffhausen bekannt. Aufgrund der vorliegenden Offerte kann der Stadtrat den Auftrag des Einwohnerrates vom 17. Juni 2011: Der Stadtrat wird gebeten dem Einwohnerrat bis Dezember 2011 einen Bericht und Antrag über die geplante Vorgehensweise und den dafür notwendigen Kredit vorzulegen erarbeiten.

2 - 2 - Rückblick und Zielsetzung Ein Leitbild gehört heute zu Recht zum politischen Führungsinstrumentarium einer Gemeinde. Es erleichtert eine gesamtheitliche Sicht und hilft, die Gemeindeführung auf klare Ziele auszurichten. Es zwingt, sich rechtzeitig mit möglichen Zielkonflikten auseinanderzusetzen und bei Bedarf Prioritäten zu setzen. Das Leitbild hilft, insbesondere wenn die Bevölkerung bei der Erarbeitung einbezogen worden ist, die Gemeindepolitik transparent zu machen und breiter abzustützen. Wenn die Zielsetzungen mitgetragen werden, finden auch die erforderlichen politische Entscheide bessere Akzeptanz. Der Stadtrat Stein am Rhein hat im März 1997 ein Leitbild verabschiedet, das in seinem Auftrag von einer Arbeitsgruppe zusammen mit einem Fachplaner erarbeitet wurde. Mit diesem Grundlagenpapier, das dem Einwohnerrat zur Kenntnis gebracht wurde, zeigte der Stadtrat in geraffter Form auf, wie sich die Stadt entwickeln soll. Dieses Leitbild diente als Anstoss für verschiedene realisierte Projekte. Auch wurden abgestützt auf das Leitbild verschiedene Sachplanungen, wie das Verkehrs- und Parkplatzkonzept sowie das Alters- und das Jugendleitbild erarbeitet. Mit der Zeit hat sich der Stadtrat jedoch zunehmend schwerer getan, sich an den Aussagen des Leitbildes, das in die Jahre gekommen ist, zu orientieren. Er begrüsste deshalb den politischen Vorstoss und erklärte sich bereit, den Motionsauftrag entgegenzunehmen. Er legt jedoch grossen Wert darauf, dass neben dem Leitbild der Stadt auch die Anschlusskonzepte, wie das Verkehrsleitbild, das Parkplatzkonzept, das Alters- und das Jugendleitbild überarbeitet und neu ein Leitbild für die Stadtpolizei und ihre Aufgaben erarbeitet werden. An das überarbeitete bzw. neu gefasste Leitbild werden gegenüber dem Leitbild 1997 in zweierlei Hinsicht etwas veränderte Ansprüche gestellt: - Das alte Leitbild ist unter Beizug eines Raumplaners erarbeitet worden, die raumplanerische Optik steht augenscheinlich im Vordergrund. Bei raumrelevanten Themen sind die Aussagen konkret und zum Teil sehr detailliert, in anderen Bereichen dagegen eher allgemein und unverbindlich. Insgesamt wirkt es eher technokratisch, Wertungen, Prioritäten und politische Zielsetzungen finden sich wenig. Gerade solche Aussagen gehören in ein Leitbild, wenn es wirklich als politisches Führungsinstrument dienen soll. - Politisch relevante Aussagen und Zielsetzungen müssen jedoch breit abgestützt bzw. zumindest breit diskutiert worden sein, wenn sie ins Leitbild Eingang finden sollen. Das verlangt ein anderes Vorgehen als 1997: Die Bevölkerung muss Gelegenheit haben, ihre Anliegen und Vorstellungen einzubringen und bei der Diskussion aktiv mitzuwirken. Die Bereinigung des Leitbildes und die formelle Verabschiedung liegen dann aber wieder klar beim Stadtrat. Das Leitbild soll zur Klärung der angestrebten künftigen Entwicklung beitragen und ausgerichtet sein auf die konkreten Fragen und Bedürfnisse, welche die Bevölkerung von Stein am Rhein beschäftigen. Es soll deshalb vor allem Aussagen zu jenen Themen und Fragen machen, wo Handlungsvarianten und damit Klärungsbedarf besteht. Aufgabenbereiche, die vorgegeben sind und keinen Handlungsspielraum bieten, sind nicht leitbildwürdig. Das Leitbild ist kein isoliertes Führungsinstrument, sondern so etwas wie das Dach oder die inhaltliche Klammer, aus dem die Orts- und Verkehrsplanung, spezifische Sachplanungen oder grössere Projekte abgeleitet werden. Es muss zwingend mit dem zweiten Koordinationsinstrument, der Investitions- und Finanzplanung abgestimmt werden. Erst das zwingt zur Setzung von (finanziellen) Prioritäten.

3 - 3 - Diese Abstimmung mit der Investitions- und Finanzplanung setzt voraus, dass die Zielsetzungen im Leitbild in konkrete Massnahmen münden, die sich gegebenenfalls auch beziffern lassen. Es wird deshalb ergänzend die Erarbeitung eines Massnahmenplans empfohlen. Diese Konkretisierung der aus dem Leitbild abgeleiteten Projekte und Massnahmen macht es auch möglich, laufend den Stand der Umsetzung zu überwachen. Ein solches Controlling, verbunden mit einer jährlichen Berichterstattung an den Einwohnerrat, gibt dem Leitbild jenen politischen Stellenwert, der den Aufwand zu seiner Erarbeitung rechtfertigt. Das Leitbild zeigt zwar eine mittel- bis längerfristige Optik auf, allerdings immer aus heutiger Sicht, in heutiger Kenntnis und Einschätzung der Dinge und getragen von den heutigen Mitgliedern des Stadtrates. Es empfiehlt sich deshalb, das Leitbild nicht erst nach 15 Jahren (grundlegend) zu überarbeiten, sondern es jeweils bereits nach 4 Jahren, zu Beginn einer neuen Amtsdauer, auf die Gültigkeit seiner Aussagen zu überprüfen und allenfalls anzupassen, damit sich der gesamte Stadtrat in der neuen Zusammensetzung wieder damit identifizieren kann. 1. Vorgehensvorschlag Der Motionsauftrag setzt für das Vorgehen einen gewissen Rahmen, indem er die Mitwirkung der Bevölkerung in Form von Grossgruppenkonferenzen, Gruppenarbeiten und Workshops vorgibt. Dazu verlangt er, das Leitbild 1997 innerhalb eines Jahres zu überarbeiten. Auch ohne diese Vorgaben wird ein Vorgehen vorgeschlagen, das eine breite Partizipation der interessierten Bevölkerung erlaubt, bei dem aber trotzdem ein zielstrebiges und effizientes Vorgehen sichergestellt ist, indem die Führungsverantwortung bei der Behörde liegt. In der ersten Phase ist der aktive Einbezug von interessierten Personen aus der Bevölkerung in Arbeitsgruppen vorgesehen, in der zweiten Phase werden die Inputs vom Stadtrat zum definitiven Leitbild verarbeitet. Dazu sind folgende Arbeitsschritte notwendig: Aufarbeitung von Grundlagen - Auswertung interner und externer Statistiken: Zahlen und Fakten zur Entwicklung der Gemeinde, regionaler Vergleich - Analyse des Leitbildes Welche Leitideen gelten heute noch, welche sind fraglich? - Welche Massnahmenvorschläge wurden umgesetzt, welche sind aktuelle Pendenzen? - Warum wurden die übrigen Massnahmenvorschläge nicht umgesetzt? - Durchführung einer Umfrage bei der Bevölkerung: Meinungen und Anliegen zur künftigen Entwicklung der Gemeinde - Rekrutierung der behördenexternen Mitglieder für die Arbeitsgruppen (Erhebung des Interesses im Rahmen der Umfrage) Ganztägiger Kickoff-Workshop - mit allen Projektbeteiligten (Plenum) - Vermittlung des Leitbildverständnisses, Einführung in das Vorgehen - Erläuterung und Diskussion der Ergebnisse aus der und der Zahlen und Fakten zur Entwicklung und zum regionalen Vergleich - Gruppenarbeiten (in gesteuerter wechselnder Gruppenzusammensetzung) zu

4 Standortbestimmung - Leitideen - Erste Kernstrategien - Vorbereitung der Weiterbearbeitung in Arbeitsgruppen (maximal 5) Arbeit in Arbeitsgruppen - max. 5 Arbeitsgruppen zu je einem Themenbereich - Mitglieder des Stadtrates verteilt auf die Arbeitsgruppen - 3 Arbeitssitzungen à ca. 3 Stunden - alle Sitzungen vorbereitet, moderiert und nachbearbeitet durch den externen Berater - Auftrag: Für den betreffenden Themenbereich - Weiterentwicklung der Ergebnisse des Workshops (Ziele/Leitideen und Strategien) - Aufzeigen von konkreten Massnahmenvorschlägen Zweite Veranstaltung mit Plenum - Abendanlass - Präsentation der Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen im Plenum - Rückfragen, erste Diskussion Erste Klausur Stadtrat - Sichtung der zusammengefassten Einzelergebnisse der Arbeitsgruppen - Bereinigung der Ziele/Leitideen - Diskussion der Strategien - Zuteilung der Strategien und der dazugehörigen Massnahmenvorschläge zur Weiterbearbeitung auf die Ressorts Bearbeitung durch zuständige Ressortchefs - Konkretisierung der Massnahmen - Überprüfung und Ergänzung der Massnahmenvorschläge aus den Arbeitsgruppen - Vorschlag für Terminierung der Massnahmen - Vorschlag für Zuständigkeit - Abschätzung der Kosten (Investition, Betrieb) - Zusammenzug zu Entwurf Massnahmenplan - Überprüfung der Machbarkeit (personell, finanziell, politisch) Vorschlag auf Anpassung der betreffenden Strategie Zweite Klausur Stadtrat - Sichtung Entwurf Massnahmenplan - Diskussion und Bereinigung Strategien - Verabschiedung bereinigter Leitbild-Entwurf Dritte Veranstaltung mit Plenum - Abendanlass - Vorstellung bereinigter Leitbild-Entwurf des Stadtrates - Rückmeldungen, Diskussion Öffentliche Vernehmlassung zum neuen Leitbild der Stadt Stein am Rhein - Öffentliche Orientierungsversammlung - Einladung der Bevölkerung zur Stellungnahme

5 - 5 - Definitive Fassung des neuen Leitbildes der Stadt Stein am Rhein durch den Stadtrat - Auswertung der Stellungnahmen - Bereinigung, Verabschiedung definitive Fassung - Orientierung der Bevölkerung, Publikation Anschliessende Arbeiten durch Stadtrat - Bereinigung Massnahmenplan - Jährliches Controlling mit Berichterstattung an den Einwohnerrat - Erarbeitung / Überarbeitung von Sachplanungen und Konzepten 2. Zeitplan Ausgehend von einem noch nicht definierten Projektstart und dem Start mit den aktiven Teilnehmern (Kickoff-Workshop) ist für das vorgeschlagene Vorgehen ungefähr folgender Zeitplan erforderlich, um das neue Leitbild wie vom Einwohnerrat verlangt innerhalb eines Jahres zu erarbeiten: Projektstart Vorbereitung, Aufarbeitung der Grundlagen (Durchführung, Auswertung) Kickoff-Workshop (Plenum) Arbeit in Arbeitsgruppen Zweite Veranstaltung mit Plenum Erste Klausur Stadtrat Bearbeitung durch zuständige Ressortchefs Zweite Klausur Stadtrat Dritte Veranstaltung mit Plenum Öffentliche Vernehmlassung zum Leitbild Verabschiedung der definitiven Fassung des Leitbildes durch den Stadtrat Monate Dieser Zeitplan ist realistisch, er erfordert jedoch eine straffe Projektführung und eine zügige Bearbeitung auch durch den Stadtrat. Das bedingt insbesondere eine frühzeitige Reservation der erforderlichen Termine. Der Projektstart ist noch nicht definiert und steht in Abhängigkeit mit den übrigen laufenden Projekten. Dadurch wird eine sorgfältige und gut abgestützte Leitbilderarbeitung ermöglicht. 3. Auftrag an externen Berater Aus dem Vorgehensvorschlag lässt sich folgender konkreter Auftrag an den externen Berater formulieren: - Unterstützung der Projektleitung bei Vorbereitung und Detailplanung - Aufbereitung der Zahlen und Fakten zur Entwicklung in Zusammenarbeit mit dem Stadtschreiber - Vorbereitung und Auswertung der vom Stadtschreiber durchgeführten - Anleitung zur Analyse des Leitbildes 1997, Diskussion des Ergebnisses mit dem Stadtrat - Vorbereitung und Moderation Kickoff-Workshop - Auswertung Kickoff-Workshop und Vorbereitung der Unterlagen für die Weiterarbeit in den Arbeitsgruppen

6 Moderation sämtlicher Arbeitsgruppen-Sitzungen (max. 5 Arbeitsgruppen à je 3 Sitzungen) - Laufende Aufbereitung der Ergebnisse der Arbeitsgruppen-Sitzungen - Zusammenfassung der Ergebnisse der einzelnen Arbeitsgruppen zu einem ersten Leitbild-Entwurf mit Zielen/Leitideen und Strategien, Sammlung der Massnahmenvorschläge - Beratung und Begleitung des Stadtrates bei der anschliessenden Weiterbearbeitung (Klausur-Tagungen, Bearbeitung Massnahmen) - Teilnahme an den Diskussionen im Plenum sowie an der öffentlichen Orientierungsversammlung (Moderation und/oder Präsentation nach Bedarf) - Unterstützung bei der Auswertung der Stellungnahmen sowie bei der Bereinigung und Verabschiedung der definitiven Fassung durch den Stadtrat 4. Kosten Die Honorarkosten richten sich grundsätzlich nach dem effektiven Zeitaufwand. Der Zeitbedarf für die Begleitung des Projektes ist zum heutigen Zeitpunkt natürlich nicht ganz einfach abzuschätzen. Er hängt insbesondere von der Zahl der Arbeitsgruppen sowie der Arbeitsweise des Stadtrates bzw. der Zahl und Dauer der benötigten Klausuren und Sitzungen ab. Mit einem monatlichen Reporting wird der Stadtrat aktuell über den Stand des Projektes und die Beanspruchung des Zeitbudgets informiert. Aufgrund von Erfahrungen mit ähnlich gelagerten Projekten wird der erforderliche Zeitaufwand für die einzelnen Schritte wie folgt aussehen: Projektleitung Aufarbeitung von Grundlagen Ganztägiger Kickoff-Workshop mit allen Projektbeteiligten (Plenum) Arbeit in Arbeitsgruppen Zweite Veranstaltung mit Plenum Erste Klausur Stadtrat Bearbeitung durch zuständige Ressortchefs Zweite Klausur Stadtrat Dritte Veranstaltung mit Plenum Öffentliche Vernehmlassung zum neuen Leitbild der Stadt Stein am Rhein Verabschiedung definitive Fassung des neuen Leitbildes durch den Stadtrat Anschliessende Arbeiten durch Stadtrat Total geschätzter Zeitbedarf Vorbereitung, Koordination, Berichterstattung Anleitung, Überprüfung/Besprechung, Präsentation Vorschlag/Besprechung Fragenkatalog, schriftliche Auswertung 5 Arbeitsgruppen je 3 Sitzungen à 3 Std. Anleitung, Klärung von Rückfragen Mitwirkung an Orientierungsversammlung, Auswertung der Stellungnahmen Einladung/Vorbereitung, Moderation In der vorliegenden Aufwandschätzung nicht enthalten. Eine Unterstützung des Stadtrates wäre separat zu offerieren Std Std Std Std Std. 6 8 Std Std Std Std. 6 8 Std Std. 6 8 Std Std. Daraus ergeben sich (ohne Reisezeit) bei einem üblichen Stundenansatz von Fr. 210 und einem angenommenen Zeitaufwand von 270 Stunden rund Fr. 56'700.

7 Kreditantrag Aufwand externer Berater Fr. 56'700 Reisekosten und Spesen geschätzt Fr. 5'300 Total Fr. 62'000 MwSt. 8% Fr. 4'960 Arbeitsgruppen / Kommissionen Fr. 5'000 Öffentlichkeitsarbeit / Inserate Fr. 3'040 Unvorhergesehenes Fr. 2'000 Total Kredit Fr. 77'000 * * * * * Sehr geehrter Herr Präsident Sehr geehrte Damen und Herren Der Stadtrat unterbreitet Ihnen eine Vorlage zur Beantwortung der Motion Werner Käser. Er dankt Ihnen für die wohlwollende Prüfung des Antrags und für die Zustimmung zum Kredit. Der Beschluss liegt in der Kompetenz des Einwohnerrates. Antrag 1. Der Einwohnerrat nimmt Kenntnis vom vorgeschlagenen Vorgehen zur Leitbilderarbeitung und stimmt diesem zu. 2. Der Einwohnerrat genehmigt den Kredit von Fr. 77'000 für die Erarbeitung des Leitbilds der Stadt Stein am Rhein. Stein am Rhein, 28. September 2011 Freundlich grüsst NAMENS DES STADTRATES Der Stadtpräsident Der Stadtschreiber Franz Hostettmann Stephan Brügel

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