Effektiver Umstieg auf Windows Vista und Office Impressum. Effektiver Umstieg auf Windows Vista und Office 2007 UM-V-2007

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1 Effektiver Umstieg auf Windows Vista und Office 007 Impressum UM-V-007 Autoren: Thomas Alker, Christian Münster, Konrad Stulle, Charlotte von Braunschweig, Linda York Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe vom 1. Januar 007 Effektiver Umstieg auf Windows Vista und Office 007 by HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. UM-V-007 Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.

2 I Informationen zum Umstieg WINDOWS VISTA Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...8 Themen im Detail...9 Der schnelle Umstieg auf Windows Vista...10 Dateien und Ordner im Griff...15 Dateien clever sichern...0 Systempflege leicht gemacht...3 Eingabe und Ausgabe optimieren...6 Besondere Einstellungen und Funktionen...9 Der neue Internet Explorer...3 OFFICE 007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...35 Themen im Detail...36 Der schnelle Umstieg auf Office Neues zu Office-Dokumenten...4 Dokumente ansprechend gestalten WORD 007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...48 Themen im Detail...49 Der schnelle Umstieg auf Word Texte eingeben...5 Texte individuell gestalten...56 Listen, Aufzählungen und Tabellen...65 Grafiken im Dokument...68 Zeit sparen mit Schnellbausteinen und Vorlagen...7 Verweise und Verzeichnisse...75 Serienbrief und Arbeiten im Team...78 Hilfesystem und Word-Anpassung...8

3 4 EXCEL 007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...86 Themen im Detail...87 Der schnelle Umstieg auf Excel Arbeitsmappen im Griff...90 Effektive Tabellenbearbeitung...97 Formeln und Funktionen Arbeitsblätter formatieren Diagramme...11 Souveräner Umgang mit großen Tabellen Excel 007 und das Web POWERPOINT 007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...1 Themen im Detail...13 Der schnelle Umstieg auf PowerPoint Folien gestalten...19 Vorlagen erstellen Drucken und Speichern Richtig präsentieren OUTLOOK 007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...14 Themen im Detail Der schnelle Umstieg auf Outlook Nachrichten im Griff Kontakte Adressen per Mausklick Termine, Aufgaben und Besprechungen Outlook organisieren S Stichwortverzeichnis

4 Willkommen zur Umsteiger-Serie Sie möchten sich mit neuen Windows- bzw. Office-Versionen anfreunden? Sie wünschen sich, mit Word, Excel & Co. schneller und intuitiver zu arbeiten? Sie wollen die Programme optimal an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen? Sie möchten erfahren, welcher von mehreren Wegen am schnellsten zum Ziel führt? Sie haben keine Zeit, dicke Handbücher zu wälzen, sondern suchen ein kompaktes Nachschlagewerk für die Aufgaben im Tagesgeschäft? Ein Ziel dieser Unterlage ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie sie unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können. Ohne unnötigen Ballast und unter der Berücksichtigung, dass Sie bereits Erfahrungen mit älteren Windowsund Office-Versionen sammeln konnten. Betrachten Sie Ihren Umstieg auch als Chance, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Viele Aufgaben, die früher nur umständlich zu bewerkstelligen waren, können Sie heute mit wenigen Mausklicks erledigen. Darüber hinaus lernen Sie praktische Funktionen kennen, die ähnlich schon in älteren Versionen zu finden sind, die sich im Tagesgeschäft aber als sehr nützlich erwiesen haben. Unsere Umsteiger-Serie unterstützt Sie bei diesen Vorhaben und stellt Ihnen die neuen Funktionen rund um Windows Vista und Office 007 vor. Leider bleibt im Arbeitsalltag zumeist nur wenig Zeit, diese Neuheiten kennen und schätzen zu lernen. Und das ist sehr schade, denn: Das neue Office ist nicht besser als das alte, solange Sie es wie das alte benutzen. Was wird vorausgesetzt? Das Betriebssystem Windows Vista sowie die Office-Anwendungen Word 007, Excel 007, PowerPoint 007 und Outlook 007 bzw. das Programmpaket Office 007. Bei Outlook gehen wir davon aus, dass das Programm in ein Firmennetzwerk unter Verwendung eines Exchange Servers integriert ist. Da wir davon ausgehen, dass Sie bereits über PC-Erfahrungen verfügen, verzichten wir im Rahmen der Handlungsanweisungen auf den Hinweis, dass Sie geänderte Einstellungen mit OK bestätigen oder mit Abbruch annullieren. Sie haben bereits mit einer älteren Office- Version gearbeitet und sind mit der Bedienung von Windows weit gehend vertraut. Das bedeutet, Sie können Fenster und Dialoge bedienen und kennen die wichtigsten Maustechniken wie z. B. Doppelklick, Rechtsklick oder Ziehen (Drag & Drop). 4

5 I So nutzen Sie diese Unterlage Sie gelangen schneller zum Ziel, wenn Sie die in der Unterlage beschriebenen Schritte direkt am Computer nachvollziehen. Um zeitraubende Wiederholungen zu vermeiden, werden Office-übergreifende Elemente in einem separaten Kapitel vorgestellt. Zu Beginn jedes Kapitels finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Neuheiten ein detailliertes Inhaltsverzeichnis Die nachfolgenden Seiten widmen sich zunächst der neuen Oberfläche des Programms den wichtigsten Neuerungen und beschreiben dann effiziente Vorgehensweisen, um Aufgaben im Tagesgeschäft zu bewältigen Die Seite ist in mehrere in sich abgeschlossene Aufgaben unterteilt. So können Sie sich exakt die Lösung auswählen, die Sie in der aktuellen Situation gerade benötigen. Konventionen der Unterlage Arbeitsschritte, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind, werden mit einem Pfeil ( ) eingeleitet. GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Menübefehle. Die Bezeichnungen von Schaltflächen, Registern und anderen Bedienelementen sind kursiv gekennzeichnet. Klicken Sie auf, um die Hilfe zu öffnen. Menü DATEI - SPEICHERN Klicken Sie auf Anpassen. Wichtiger Hinweis Beachten Sie, dass einige der in der Unterlage erwähnten Funktionen auf Ihrem PC gesperrt sein können oder aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Systembetreuer. 5

6 Outlook 007 noch einfacher noch effektiver OUTLOOK 6

7 Outlook 007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Übersichtlicher Mit den neuen Funktionen der Oberfläche und dem neu gestalteten Erstellungsfenster finden Sie schnell alle wichtigen Informationen (6.1, 6. und 6.3). Finden Sie alle ungelesenen Nachrichten mit einem Klick (6.3), finden Sie alle Mails mit Anlagen über den Suchordner Große Nachrichten, und erstellen Sie eigene Suchordner (6.6). Legen Sie wichtige Mails auf Wiedervorlage, und nehmen Sie diese Mails in Ihre Aufgabenliste auf (6.5). Weisen Sie zusammengehörenden Elementen Farbkategorien zu (6.5). Lassen Sie sich alle vorhandenen Outlook-Elemente (Mails, Kopien, Termine, Aufgaben usw.) zu einem Kontakt anzeigen (6.1). Gestalten Sie optisch ansprechende Visitenkarten für sich selbst bzw. Ihre Kontakte (6.1). Die Outlook-Oberfläche 14 Einfachere und schnellere Bedienung Kalender überlagern RSS-Feeds anzeigen Geben Sie einfacher Ihren Kalender sowie Ihren Kontakte- und Aufgabenordner für andere Personen frei, und zeigen Sie mehrere Kalender nebeneinander bzw. überlagert an (6.15). Neu gestaltetes Erstellungsfenster Sortieren Sie Ihre Post einfacher (6.6), und lassen Sie sich beim Aufräumen Ihres Postfachs unterstützen (6.7). Sparen Sie Zeit bei der Eingabe von -Adressen Outlook vervollständigt diese automatisch für Sie (6.4). Öffnen Sie Verteilerlisten direkt in der Mail, um Empfänger hinzuzufügen oder zu entfernen (6.4). Verschieben Sie ganze Mail-Gruppen in einem Schritt in einen Ordner (6.7). Erstellen Sie einfacher Regeln für Mails, indem Sie eine Vorlage oder eine bestehende Mail als Ausgangsbasis verwenden (6.9). Richten Sie für Projekte übersichtliche Gruppenzeitpläne ein, und planen Sie direkt Besprechungen mit allen Gruppenmitgliedern (6.14). Senden Sie einen Ausschnitt Ihres Kalenders als Kalender-Snapshot (6.15). Verwenden Sie Outlook standortunabhängig (6.18). Abonnieren Sie aktuelle Webbeiträge (RSS- Feeds), und zeigen Sie diese in Outlook an (6.18).

8 Nachrichten im Griff 6.5 Wichtige Mails kennzeichnen und nachverfolgen Zur Nachverfolgung wichtige Mails nicht vergessen! Sie können wichtige Mails in Ihrem Posteingang zur Nachverfolgung kennzeichnen und diese zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen. Klicken Sie auf das Fähnchen der betreffenden Mail 1, um das Fähnchen rot einzufärben und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe auf Heute zu setzen. Oder klicken Sie mit rechts auf das Fähnchen, und wählen Sie den gewünschten Fälligkeitseintrag aus. WechseIn Sie über die Modulschaltfächen zum Ordner Aufgaben. Die Nachricht erscheint in der Aufgabenliste und kann dort wie alle anderen Aufgaben bearbeitet werden 3. So setzen Sie gekennzeichnete Mails auf erledigt: 1 Klicken Sie auf das Fähnchen. 3 Statt des Fähnchens wird ein Erledigt-Haken gesetzt, und die Mail wird von der Vorgangsliste im Aufgabenmodul entfernt. Zusammengehörende s auf einen Blick erkennen s sowie Termine, Kontakte, Aufgaben oder Notizen können Sie Farbkategorien zuweisen. Klicken Sie im - oder im Aufgaben-Modul mit rechts in die Spalte Kategorie 1, und wählen Sie eine Farbkategorie aus. Oder klicken Sie im Kalender-, Kontakt- bzw. Notizenmodul rechts auf ein Element, und wählen Sie KATE- GORISIEREN. Geben Sie eine Bezeichnung für die Kategorie ein 3. In den - und Aufgabenmodulen wird das Kästchen in der Spalte Kategorie entsprechend eingefärbt. Vergrößern Sie den Anzeigebereich, um die Beschriftungen der Kategorie anzuzeigen. 1 Termine bzw. Notizen werden entsprechend Ihren Zuweisungen farbig hervorgehoben. Um die Farbkategorien im Kontaktmodul zu betrachten, wechseln Sie zu einer tabellarischen Ansicht, z. B. ANSICHT - AKTUELLE ANSICHT - NACH KATEGORIE. 3 So weisen Sie eine häufig verwendete Kategorie schnell zu: Klicken Sie mit rechts auf ein Element, und wählen Sie KATEGORISIEREN - SCHNELLKLICKEN FESTLEGEN. Wählen Sie eine Kategorie aus. Diese Kategorie weisen Sie mit einem einfachen Klick der linken Maustaste in der Spalte Kategorie zu. 148

9 Kontakte Adressen per Mausklick 6.11 Kontakte erstellen und anzeigen So finden Sie die beste Übersicht über Ihre Kontakte Wechseln Sie in den Bereich Kontakte. Wählen Sie die geeignete Ansicht aus 1. Geben Sie bei Bedarf Ihre Kontakte für andere Benutzer frei, oder öffnen Sie freigegebene Kontakte anderer Benutzer. 1 Schnell einen neuen Kontakt zu einem Absender erstellen Klicken Sie im Lesebereich oder in der geöffneten Mail mit rechts auf den Namen des Absenders, und wählen Sie ZU OUTLOOK-KONTAKTEN HINZUFÜGEN. Oder ziehen Sie aus der Mailliste eine Mail vom entsprechenden Absender auf die Kontakte-Schaltfläche im Navigationsbereich. Vervollständigen Sie den Kontakt. Klicken Sie im Kontaktfenster auf Speichern & schließen. Eigene Verteilerlisten für die Adressierung von Mails und Terminen erstellen Menü AKTIONEN - NEUE VERTEILERLISTE Geben Sie der Gruppe einen Namen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen, um die Gruppenmitglieder hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen. Sie können nun beim Adressieren von Mails und Besprechungseinladungen einfach den Namen der Verteilerliste eingeben. Outlook vervollständigt automatisch die Adressen. So übernehmen Sie schnell Kontakte Sie möchten einen Kontakt aus dem globalen Adressbuch übernehmen? Menü EXTRAS - ADRESSBUCH Klicken Sie den gewünschten Namen mit rechts an, und wählen Sie ZU KONTAKTEN HINZUFÜGEN. Sie möchten die Firmendaten für einen neuen Kontakt aus der gleichen Firma übernehmen? Markieren Sie den bestehenden Kontakt. 154 Menü AKTIONEN - NEUER KONTAKT IN DIESER FIRMA