Effektiver Umstieg auf Windows Vista und Office Impressum. Effektiver Umstieg auf Windows Vista und Office 2007 UM-V-2007

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1 Effektiver Umstieg auf Windows Vista und Office 2007 Impressum UM-V-2007 Autoren: Thomas Alker, Christian Münster, Konrad Stulle, Charlotte von Braunschweig, Linda York Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß Uberarbeitete Ausgabe vom 13. Februar 2007 by HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Effektiver Umstieg auf Windows Vista und Office 2007 Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. UM-V-2007 Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.

2 I Informationen zum Umstieg WINDOWS VISTA Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...8 Themen im Detail...9 Der schnelle Umstieg auf Windows Vista...10 Dateien und Ordner im Griff...15 Dateien clever sichern...20 Systempflege leicht gemacht...23 Eingabe und Ausgabe optimieren...26 Besondere Einstellungen und Funktionen...29 Der neue Internet Explorer OFFICE 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...35 Themen im Detail...36 Der schnelle Umstieg auf Office Neues zu Office-Dokumenten...42 Dokumente ansprechend gestalten WORD 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...48 Themen im Detail Der schnelle Umstieg auf Word Texte eingeben...52 Texte individuell gestalten...56 Listen, Aufzählungen und Tabellen...65 Grafiken im Dokument...68 Zeit sparen mit Schnellbausteinen und Vorlagen...72 Verweise und Verzeichnisse...75 Serienbrief und Arbeiten im Team...78 Hilfesystem und Word-Anpassung...82

3 4 EXCEL 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick...86 Themen im Detail...87 Der schnelle Umstieg auf Excel Arbeitsmappen im Griff...90 Effektive Tabellenbearbeitung...97 Formeln und Funktionen Arbeitsblätter formatieren Diagramme Souveräner Umgang mit großen Tabellen Excel 2007 und das Web POWERPOINT 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Themen im Detail Der schnelle Umstieg auf PowerPoint Folien gestalten Vorlagen erstellen Drucken und Speichern Richtig präsentieren OUTLOOK 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Themen im Detail Der schnelle Umstieg auf Outlook Nachrichten im Griff Kontakte Adressen per Mausklick Termine, Aufgaben und Besprechungen Outlook organisieren S Stichwortverzeichnis

4 Willkommen zur Umsteiger-Serie Sie möchten sich mit neuen Windows- bzw. Office-Versionen anfreunden? Sie wünschen sich, mit Word, Excel & Co. schneller und intuitiver zu arbeiten? Sie wollen die Programme optimal an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen? Sie möchten erfahren, welcher von mehreren Wegen am schnellsten zum Ziel führt? Sie haben keine Zeit, dicke Handbücher zu wälzen, sondern suchen ein kompaktes Nachschlagewerk für die Aufgaben im Tagesgeschäft? Ein Ziel dieser Unterlage ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie sie unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können. Ohne unnötigen Ballast und unter der Berücksichtigung, dass Sie bereits Erfahrungen mit älteren Windowsund Office-Versionen sammeln konnten. Betrachten Sie Ihren Umstieg auch als Chance, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Viele Aufgaben, die früher nur umständlich zu bewerkstelligen waren, können Sie heute mit wenigen Mausklicks erledigen. Darüber hinaus lernen Sie praktische Funktionen kennen, die ähnlich schon in älteren Versionen zu finden sind, die sich im Tagesgeschäft aber als sehr nützlich erwiesen haben. Unsere Umsteiger-Serie unterstützt Sie bei diesen Vorhaben und stellt Ihnen die neuen Funktionen rund um Windows Vista und Office 2007 vor. Leider bleibt im Arbeitsalltag zumeist nur wenig Zeit, diese Neuheiten kennen und schätzen zu lernen. Und das ist sehr schade, denn: Das neue Office ist nicht besser als das alte, solange Sie es wie das alte benutzen. Was wird vorausgesetzt? Das Betriebssystem Windows Vista sowie die Office-Anwendungen Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007 und Outlook 2007 bzw. das Programmpaket Office Bei Outlook gehen wir davon aus, dass das Programm in ein Firmennetzwerk unter Verwendung eines Exchange Servers integriert ist. Da wir davon ausgehen, dass Sie bereits über PC-Erfahrungen verfügen, verzichten wir im Rahmen der Handlungsanweisungen auf den Hinweis, dass Sie geänderte Einstellungen mit OK bestätigen oder mit Abbruch annullieren. Sie haben bereits mit einer älteren Office- Version gearbeitet und sind mit der Bedienung von Windows weit gehend vertraut. Das bedeutet, Sie können Fenster und Dialoge bedienen und kennen die wichtigsten Maustechniken wie z. B. Doppelklick, Rechtsklick oder Ziehen (Drag & Drop). 4

5 I So nutzen Sie diese Unterlage Sie gelangen schneller zum Ziel, wenn Sie die in der Unterlage beschriebenen Schritte direkt am Computer nachvollziehen. Um zeitraubende Wiederholungen zu vermeiden, werden Office-übergreifende Elemente in einem separaten Kapitel vorgestellt. Zu Beginn jedes Kapitels finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Neuheiten ein detailliertes Inhaltsverzeichnis Die nachfolgenden Seiten widmen sich zunächst der neuen Oberfläche des Programms den wichtigsten Neuerungen und beschreiben dann effiziente Vorgehensweisen, um Aufgaben im Tagesgeschäft zu bewältigen Die Seite ist in mehrere in sich abgeschlossene Aufgaben unterteilt. So können Sie sich exakt die Lösung auswählen, die Sie in der aktuellen Situation gerade benötigen. Konventionen der Unterlage Arbeitsschritte, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind, werden mit einem Pfeil ( ) eingeleitet. GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Menübefehle. Die Bezeichnungen von Schaltflächen, Registern und anderen Bedienelementen sind kursiv gekennzeichnet. Klicken Sie auf, um die Hilfe zu öffnen. Menü DATEI - SPEICHERN Klicken Sie auf Anpassen. Wichtiger Hinweis Beachten Sie, dass einige der in der Unterlage erwähnten Funktionen auf Ihrem PC gesperrt sein können oder aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Systembetreuer. 5

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7 Outlook 2007 OUTLOOK 6

8 Outlook 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Überarbeitete Oberfläche Mit den neuen Funktionen der Oberfläche und dem neu gestalteten Erstellungsfenster finden Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Finden Sie alle ungelesenen Nachrichten mit einem Klick, finden Sie alle Mails mit Anlagen über den Suchordner Große Nachrichten, und erstellen Sie eigene Suchordner. Legen Sie wichtige Mails auf Wiedervorlage, und nehmen Sie diese Mails in Ihre Aufgabenliste auf. Weisen Sie zusammengehörenden Elementen Farbkategorien zu. Lassen Sie sich alle vorhandenen Outlook-Elemente (Mails, Kopien, Termine, Aufgaben usw.) zu einem Kontakt anzeigen. Gestalten Sie ansprechende Visitenkarten. Die Outlook-Oberfläche Neu gestaltetes Erstellungsfenster Vereinfachtes Bedienkonzept Kalender überlagern RSS-Feeds anzeigen Geben Sie einfacher Ihren Kalender sowie Ihren Kontakte- und Aufgabenordner für andere Personen frei. Lassen Sie sich beim Aufräumen Ihres Postfachs unterstützen. Sparen Sie Zeit bei der Eingabe von - Adressen. Öffnen Sie Verteilerlisten direkt in der Mail, um Empfänger hinzuzufügen oder zu entfernen. Verschieben Sie ganze Mail-Gruppen in einem Schritt in einen Ordner. Erstellen Sie einfacher Regeln für Mails. Richten Sie für Projekte übersichtliche Gruppenzeitpläne ein, und planen Sie direkt Besprechungen mit allen Gruppenmitgliedern. Verwenden Sie Outlook standortunabhängig. Abonnieren Sie aktuelle Webbeiträge (RSS- Feeds), und zeigen Sie diese in Outlook an. 142

9 OUTLOOK 6 6 Umstieg auf Outlook 2007 Der schnelle Umstieg auf Outlook Die Oberfläche von Outlook Den Navigationsbereich und den Mail-Lesebereich nutzen Mehr Übersicht bei den Mail-Nachrichten 146 Machen Sie sich mit der neuen Oberfläche vertraut, und lernen Sie in wenigen Minuten die wichtigsten Neuerungen von Outlook 2007 kennen. Nachrichten im Griff 6.4 s schreiben Wichtige Mails kennzeichnen und nachverfolgen Mails sortieren und suchen Mails aufräumen s bei Abwesenheit Regeln bei Mails Tipps zu Mail-Anlagen und fremdsprachiger Korrespondenz 153 Erstellen Sie komfortabel s, und behalten Sie den Überblick über ein- und ausgehende Nachrichten. Kontakte Adressen per Mausklick 6.11 Kontakte erstellen und anzeigen Mit Kontakten arbeiten 155 Verwalten Sie Ihre persönlichen Kontakte mit Outlook. So haben Sie alle Informationen zu einer Person auf einen Blick. Termine, Aufgaben und Besprechungen 6.13 Termine eintragen und nicht vergessen Besprechungsplanung Kalenderfreigabe Aufgaben organisieren und delegieren 159 Nutzen Sie die Funktionen von Outlook, um Ihr persönliches Zeit- und Aufgabenmanagement zu optimieren. Outlook organisieren 6.17 Outlook-Elemente drucken Outlook anpassen und standortunabhängig verwenden 161 So bekommen Sie Mails, Aufgaben und Zeitpläne auf Papier und passen Outlook an Ihre Bedürfnisse an. 143

10 Der schnelle Umstieg auf Outlook Die Oberfläche von Outlook 2007 Die neuen Elemente auf einen Blick Verwenden Sie den neuen Navigationsbereich, um schnell zwischen den verschiedenen Bereichen und Ordnern von Outlook zu wechseln. Suchen Sie schnell in den Adressbüchern nach Kontakten. Geben Sie hier den Namen ein, und drücken Sie. Finden Sie schnell Termine, s, Kontakte, Aufgaben bzw. Notizen über die Sofortsuche in jedem Modul. Klicken Sie auf den Eintrag Postfach - Ihr Name, um einen Überblick aller aktuellen Informationen in der Ansicht Outlook Heute anzuzeigen. Geben Sie Ihre Ordner für andere Benutzer frei. Im Kalendermodul werden die Aufgaben, die am aktuell angezeigten Tag fällig sind, in der täglichen Aufgabenliste angezeigt. Klicken Sie in einen freien Bereich, um eine neue Aufgabe einzutragen. Desktopbenachrichtigungen informieren Sie über neu eingetroffene Nachrichten. Sie öffnen die Mail direkt durch Klick in die Benachrichtigung. Führen Sie keine Aktion durch, wird das Infofenster nach einigen Sekunden wieder ausgeblendet. Vergrößern Sie die Aufgabenleiste, um eine Übersicht Ihrer Termine und Aufgaben zu erhalten. 144

11 Der schnelle Umstieg auf Outlook Den Navigationsbereich und den Mail-Lesebereich nutzen OUTLOOK 6 Wechseln Sie über den Navigationsbereich zu den benötigten Informationen Über die Schaltflächen im Navigationsbereich 1 wechseln Sie zwischen den häufig benötigten Bereichen , KALENDER, KONTAKTE und AUFGABEN. 5 6 Den Ordner Notizen sowie die komplette Ordnerliste blenden Sie über die Symbole bzw. unterhalb der Schaltflächen ein 2. 4 Anpassungen des Navigationsbereichs nehmen Sie über das Symbol vor 3. Im oberen Teil des Navigationsbereichs 4 wählen Sie je nach gewähltem Outlook-Programmbereich einen Ordner, ein Kalenderdatum oder eine Ansicht aus. Minimieren Sie den Navigationsbereich 5, falls Sie mehr Platz für den Anzeigebereich benötigen. Sie können den Navigationsbereich jederzeit wieder normal anzeigen Betrachten Sie -Nachrichten direkt im Lesebereich Öffnen Sie im Bereich den Posteingang. Sie finden diesen sowohl unter Favoritenordner 1 als auch unter -Ordner 2. Die Größe des Lesebereichs verändern Sie, indem Sie die Trennlinie 3 zwischen Mailliste und Lesebereich anklicken und diese verschieben. 1 4 Auch auf Anlagen 4 greifen Sie direkt über den Lesebereich zu. Per Doppelklick oder mit einem rechten Mausklick auf das Symbol/den Namen können Sie den Anhang öffnen bzw. speichern. 2 3 Sie möchten den Lesebereich anders anordnen? Standardmäßig wird der Lesebereich rechts von der Nachrichtenliste eingeblendet. Sie können den Lesebereich auch in anderen Outlook-Modulen einblenden. Menü ANSICHT - LESEBEREICH - RECHTS bzw. UNTEN bzw. AUS. Verwenden Sie die AutoVorschau als Schnellüberblick: Um sich über die ersten Zeilen einer Mail zu informieren, können Sie, z. B. alternativ zum Lesebereich, auch die AutoVorschau verwenden. Menü ANSICHT - AUTOVORSCHAU Sie können in der Nachrichtenliste markierte Nachrichten mit AutoVorschau als Tabelle drucken: Wählen Sie im Dialogfenster Drucken das Tabellenformat. Aktivieren Sie das Optionsfeld Nur markierte Zeilen. 145

12 Der schnelle Umstieg auf Outlook Mehr Übersicht bei den Mail-Nachrichten Nutzen Sie die Favoritenordner zum schnellen Zugriff Verwenden Sie die Favoritenordner 1, um Ihre wichtigsten -Ordner dort bereitzustellen. Standardmäßig werden bereits die Ordner Posteingang, Ungelesene Nachrichten und Gesendete Objekte angezeigt. Die komplette Liste der vorhandenen Mail-Ordner finden Sie unter -Ordner So zeigen Sie mit einem Klick alle ungelesenen Nachrichten an: 2 Klicken Sie unter Favoritenordner auf Ungelesene Nachrichten 3. Sollte der Ordner bei Ihnen nicht vorhanden sein, finden Sie ihn unter -Ordner - Suchordner 4. 4 Nehmen Sie wichtige Mail-Ordner in die Favoriten auf Klicken Sie mit rechts auf den Ordner. Wählen Sie ZU FAVORITENORDNER HINZUFÜGEN. So entfernen Sie einen Ordner aus den Favoriten: Klicken Sie mit rechts auf den Ordner. Wählen Sie VON FAVORITENORDNER ENTFERNEN. So sortieren Sie die Favoritenordner um: Klicken Sie mit rechts auf den Ordner. Wählen Sie NACH OBEN VERSCHIEBEN bzw. NACH UNTEN VERSCHIEBEN. 146

13 Nachrichten im Griff 6.4 s schreiben OUTLOOK 6 Nutzen Sie das automatische Vervollständigen von -Adressen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue zu erstellen. Beginnen Sie mit der Eingabe der Empfänger-Adresse. Bereits bei der Eingabe des ersten Buchstabens vergleicht Outlook mit den vormals verwendeten Mail- Adressen und schlägt gegebenenfalls Adressen vor. Wählen Sie die gewünschte Adresse aus der Liste aus (Pfeiltasten, und oder anklicken). Oder schreiben Sie einfach weiter, wenn Sie den Vorschlag ignorieren möchten. Um Empfänger aus einem Adressbuch auszuwählen, klicken Sie auf Adressbuch bzw. An Öffnen Sie Verteilerlisten in einer Mail, um einzelne Empfänger zu entfernen oder hinzuzufügen Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Gruppennamen. Die einzelnen Namen der Mitglieder der Verteilerliste werden nun angezeigt. Fügen Sie für diese Mail Namen hinzu, oder entfernen Sie Empfänger. Die ursprüngliche Zusammenstellung der Gruppe bleibt hiervon unberührt. 147