"Computer-Grundlagen: Textverarbeitung" Stand:

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1 Offizielle Schreiben Die Maße nach DIN Der Aufbau eines offiziellen Schreiben soll am Beispiel des Geschäftsbriefes erklärt werden. Für die Gestaltung von vorgedruckten Geschäftsbriefen bzw. die Gestaltung des Drucks sollte die DIN herangezogen werden. Hier sind genaue Maßangaben für DIN-gerechte Aufteilung von DIN A Blättern. Bei Briefblättern ohne Vordruck sind für die erste Absenderzeile, mm von der oberen Blattkante vorgegeben. Der linke Seitenrand ist mit, mm in allen Vorgaben gleich. Der rechte Seitenrand beträgt mindestens, mm, ein breiterer Seitenrand zwischen cm und, cm wirkt optisch ansprechender. Seitenränder Seitenränder für Briefblätter ohne Vordruck oben, mm unten abhängig vom Platzbedarf der Geschäftsangaben links, mm rechts mindestens, mm - besser 0 bis mm Zeilenanfänge und Zeilenenden Angaben für Zeilenpositionen von der oberen Blattkante gemessen (nach DIN ). Die Zeilenangabe gilt bei einer Größe von Punkten in der Schriftart "Courier New" bzw. genauer für Schreibmaschinen. Zeilenpositionen nach DIN, Formblatt A: Zeilenbezeichnung Zeilenanfang Zeile Erste Absenderzeile bei Briefblättern ohne Aufdruck, mm Erste Anschriftzeile, mm Erste Zeile des Informationsblocks, mm Leitwörter Kommunikationszeile, mm Text Kommunikationszeile, mm Leitwörter Bezugszeichenzeile 0, mm 0 Text Bezugszeichenzeile, mm Betreff, mm Zeilenpositionen nach DIN, Formblatt B: Zeilenbezeichnung Zeilenanfang Zeile Erste Absenderzeile bei Briefblättern ohne Aufdruck, mm Erste Anschriftzeile 0, mm Erste Zeile des Informationsblocks 0, mm Leitwörter Kommunikationszeile 0, mm 0 Text Kommunikationszeile, mm Falk Wolf Schneider Seite von

2 Leitwörter Bezugszeichenzeile, mm Text Bezugszeichenzeile 0, mm Betreff, mm mm Faltmarke Feld für Postanschrift des Absenders 0 mm 0 mm mm Feld für Anschrift des Empfängers 0 mm Feld für Eingangs- und Bearbeitungsvermerke mm, mm Bezugszeichenzeile Faltmarke 0 mm Lochmarke mm Faltmarke Warnzeichen mm 0 mm, mm, mm mm Vordruck Form B Raum für vorgeschriebene Angaben, z. B. Anschrift, Registergericht, Geschäftsführer, Kontoverbindungen 0 mm Falk Wolf Schneider Seite von

3 Der Inhalt nach DIN 00 Als Beispiel für einen Geschäftsbrief wird hier das Anwendungsbeispiel E. aus den Richtlinien der DIN 00 gewählt. Diese Form empfiehlt sich zum Beispiel für private Bewerbungsschreiben. Damit kann auch zum Ausdruck gebracht werden, dass man übersichtlich und rationell arbeitet. Der Aufbau gestaltet sich folgendermaßen: Gestaltung eines offiziellen Schreiben mit Bausteinen: A = Absenderangaben B = Datum C = Empfängerdaten D = Betreff E = Anrede F = Text G = Gruß H = Unterschrift I = Anlagevermerk J = Verteilervermerk K = Das Postskriptum Zu A: Absenderangaben Positioniert wird das Absenderfeld ca. mm vom oberen Rand (. Zeile bei der Gestaltung mit Schreibmaschinen). In der DIN 00 sind die Absenderangaben untereinander abgedruckt, z. B. Klaus Muster Modellstraße 0 0 Ulm (0) Es spricht aber nichts dagegen, die Angaben in eine Zeile zu schreiben. Aus der DIN 00 soll lediglich entnommen werden, wo die einzelnen Bausteine zu positionieren sind. Zu Absenderangaben gehören alle Angaben, die für die Empfänger wichtig sind, um dem Absender zu erreichen. Eventuell haben Sie noch Telefax oder Mobiltelefon oder eine Internet- Web-Seite und eine -Adresse? Notieren Sie die Anschriften auf Ihren Briefbögen, die für Ihre Empfänger wichtig sein könnten. Schreiben Sie den Absender mit Vornamen. Dann kom- Falk Wolf Schneider Seite von

4 men auch Antworten mit der richtigen Anrede (Herr/Frau) zurück. Trennen Sie zusätzliche Angaben deutlich von Ihrer Postanschrift. Also eine Leerzeile Abstand, dann z. B. Kontonummer oder einen Werbeslogan. Zu B: Datum Positioniert wird das Datum in der Zeile des Absenderortes bei ca. mm vom oberen Rand. Der Bestimmungsort muss nicht dazu, er kann. Durch die neuste Änderung der DIN 00 wird das Datum mit einem Bindestrich und in umgekehrter Reihenfolge, entsprechend amerikanischem Vorbild, gestaltet: Datum: Beispiel: Jahr-Monat-Tag Erweiterte Version: -0-0 Verkürzte Version: -0-0 Wem diese Schreibweise nicht gefällt oder wer sie zu umständlich findet, der kann die alphanumerische Schreibweise benutzen, die ebenfalls nach der DIN erlaubt ist. Die vorstehende "0" bis zum 0ten Monatstag entfällt. Beispiel: Aber nicht so: 0. Juli 0. Oktober 0. Juni 0. Oktober. Oktober 0. Okt. Die DIN-Regeln bevorzugen bei der numerischen Schreibweise folgende Form: Für persönliche Schreiben empfiehlt sich das Ausschreiben des Monats:.0.. Oktober Unter dem Datum können die Bezugszeichen notiert werden, z.b. Kürzel für Abteilung, Diktant, Schreiber und Datum eines Partnerbriefes. Zu C: Empfängerdaten Zeile Zeileninhalt Versendungsform, Sendungsart und Vorausverfügungen können bis zur. Zeile ausgedehnt werden,... dann wird die. Zeile unterstrichen Empfängerbezeichnung. Zeile Empfängerbezeichnung. Zeile Empfängerbezeichnung Straße mit Haus-Nr./ Postfach oder "postlagernd" zwingend vorgeschriebene Leerzeile Postleitzahl und Ort Falk Wolf Schneider Seite von

5 Zeile Beispiele für Versendungsformen Versendungsart: Einschreiben, Luftpost, Eilzustellung, Nachnahme Sendungsart: Drucksache, Büchersendung, Warensendung, Päckchen Vorausverfügung: Nicht nachsenden, wenn unzustellbar zurück Also zum Beispiel so: Warensendung Eilzustellung Nicht nachsenden Landavia GmbH Speditionsabteilung Herrn Schulze Lindenstraße (PLZ) Köln oder so: Einschreiben Eilzustellung Landgericht München Rechtsberatungsstelle Postfach 0 (PLZ) München Wenn Sie Ihre Gesprächspartnerin oder Ihren Gesprächspartner ansprechen wollen, deren Geschlecht aber nicht kennen, schreiben Sie einfach "Frau oder Herrn" (keine DIN-Vorschrift): Frau oder Herrn M. Wagner Leutheuser Straße Musterstadt Sonderformen der Anrede: An den An den Bundesminister Präsidenten des Deutschen für Jugend, Familie, Frauen Bundestages und Gesundheit Herr Dr.... Frau... Sehr verehrte Frau Bundestagspräsidentin, An den Botschafter der Bundesrepublik Deutschland in Frankreich Herrn... Sehr verehrte Frau Bundesministerin, Herrn Dr. med. Friedhelm Freiherr von Stein Sehr verehrter Herr Botschafter, Sehr geehrter Herr Dr. von Stein, Seiner Gnaden, dem Hochwürdigsten Herrn Abt von... An den Dekan der Philosophischen Fakultät der Freien Universität Hamburg Herrn Professor Dr.... Hochwürdigster Herr Abt, Sehr geehrter Herr Dekan, Falk Wolf Schneider Seite von

6 Anschrift ins Ausland Zeile Zeileninhalt Sendungsart / Versendungsform / Vorausverfügung Empfängerbezeichnung. Zeile Empfängerbezeichnung Straße mit Haus-Nr./ Postfach oder "postlagernd" zwingend vorgeschriebene Leerzeile Postleitzahl und Ort Bestimmungsland Also zum Beispiel so: Air Mail McFly Inc. 0 Milligantown Rd. New Kensington, Pa. 0 USA Oder so*: Mevr. Rita de Weert 0, Maatsdam NL-0 ED AMSTERDAM *Statt des Ländernamens kann das internationale Kfz-Kennzeichen vor den Ortsnamen geschrieben werden. Zwischen Kennzeichen und Ortsnamen steht dann ein Bindestrich. Zu D: Betreff Positioniert wird der Betreff mindestens zwei Zeilen unter dem Empfängerfeld. Der Betreff kann deutlich hervorgehoben werden. Er gilt inzwischen als Briefüberschrift und sollte daher nie negativ formuliert sein. Er führt den Empfänger kurz in den Sachverhalt. Zur Auflockerung kann der Betreff zusammen mit dem Gruß in den Briefanfang hineingezogen werden. Z.B.: Ihr Auftrag vom.0. Sehr geehrter Herr Meier, ist in unserem Hause eingegangen. Der Behandlungsvermerk (z. B. EILT) kann rechts in der letzten Betreffzeile bei ca. 0 cm angefügt werden. Er sollte hervorgehoben werden. Zu E: Anrede Positioniert wird die Anrede mindestens zwei Zeilen unter dem Betreff. Die Anreden... Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrte Frau Meier, Falk Wolf Schneider Seite von

7 Sehr geehrter Herr Meier, sind sehr wohl bekannt. Sie sind förmlich und immer angebracht. Ist der Briefpartner bekannt bzw. möchte man seine Anrede auflockern, gibt es folgende Anredevarianten: Sehr verehrte Frau Meier, Sehr verehrte, liebe Frau Meier, Lieber Herr Meier, Mein lieber Herr Meier, Hallo, sehr geehrter Herr Meier, Guten Tag, sehr geehrte Frau Meier. Wenn man den Empfänger aber nicht kennt, weiß man nicht, wie die Anrede aufgenommen wird! Zu F: Text Für die Gestaltung des Textes sind folgende Regeln zu beachten: Für wenig Text kann neuerdings auch auf ½ Zeilenabstand umgestellt werden. Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt. Einrückungen in gleichmäßigen Abständen ermöglichen eine Gestaltung von übersichtlichen Texten. Vor und hinter dem eingerückten Text gehört eine Leerzeile. Markieren Sie Signalwörter. Der Text sollte durchgehend in einer Schriftart bleiben. Bei mehrseitigen Texten sollte auf Folgeseiten hingewiesen werden, zum Beispiel durch drei Punkte am Seitenende. Auf Folgeseiten eventuell Empfänger in Kurzform und Datum, sowie Seitenzahl statt Briefkopf wiederholen. Gliederungsmöglichkeiten und Hervorhebungen machen Ihren Text interessant. Zum Beispiel durch Fettschrift lassen sich wichtige Teile in Ihrem Text deutlich machen. Zu G: Gruß Positioniert wird der Gruß eine Zeile unter dem Text. Der Gruß am Ende des Briefes ist wiederum individuell gestaltbar, wobei man jedoch zwei Dinge beachten sollte: Die Floskel "Hochachtungsvoll" ist genauso veraltet wie, den letzten Satz in den Gruß zu ziehen. Möglichkeiten für das Formulieren des Grußes: Mit freundlichen Grüßen Freundliche Grüße Mit freundlichem Gruß Mit besten Grüßen Mit herzlichen Grüßen Herzliche Grüße Mit besten Grüßen und Wünschen Mit herzlichen Grüßen und Wünschen Mit den besten Grüßen aus... Freundliche Grüße nach... Mit herzlichen Grüßen und den besten Wünschen Mit herzlichen Grüßen von Haus zu Haus Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende Zu H: Unterschrift Positioniert wird die Wiederholung des Namens vier Zeilen unter dem Gruß bzw. dem Firmennamen bzw. zwei Zeilen unter dem Zusatz zur Kennzeichnung der Vollmacht. Falk Wolf Schneider Seite von

8 Nicht nur wenn Ihre Unterschrift schwer zu entziffern ist, sollten Sie Ihren Namen wiederholen. Mit freundlichen Grüßen aus Karlsruhe Ihre Petra Kühn Herzliche Grüße aus Ulm Ihr Peter Maier Mit freundlichen Grüßen Sigrid Müller Gebietsleiterin Freundliche Grüße i. V. Petra Meier Geschäftsführerin Mit freundlichen Grüßen Kranstedt AG Paul Meier Mit freundlichen Grüßen (Knut Fahldick) Inhaber und Geschäftsführer Knut Fahldick GmbH Geschäftsleitung "i. A." (im Auftrag) bezeichnet Einzelvollmacht, das heißt die Person, die unterschreibt, ist in diesem einzelnen Fall dazu berechtigt. "i. V." (in Vollmacht, in Vertretung) heißt, der Unterschreibende ist zu mehreren Rechtsgeschäften auf unbeschränkte Zeit berechtigt. Bei mehreren Unterschriften steht die der/des Ranghöheren links. Zu I: Anlagevermerk Positioniert wird der Anlagevermerk drei Zeilen unter dem Gruß. Ist unter dem Gruß nicht genug Platz, wird der Anlagevermerk bei ca. mm neben den Gruß geschrieben. Der Anlagevermerk beginnt mit dem Wort Anlage, das unterstrichen oder sogar weggelassen werden kann. Darunter kann der Inhalt der Anlage wiederholt werden, muss er aber nicht. Zu J: Verteilervermerk Positioniert wird der Verteilervermerk eine Zeile unter dem Anlagenvermerk. Ist unter dem Anlagenvermerk bzw. dem Gruß nicht genug Platz, wird der Verteilervermerk bei ca. mm neben den Gruß bzw. eine Zeile unter den Anlagenvermerk geschrieben. Der Verteilervermerk beginnt mit dem Wort Verteiler, das unterstrichen oder sogar weggelassen werden kann. Darunter werden die Namen der Personen aufgelistet, die eine Kopie des Schreibens erhalten. Zu K: Postskriptum Positioniert wird das PS mit etwas Abstand unterhalb der letzten Zeile des Briefes. PS wird gewöhnlich ohne Abkürzungspunkte geschrieben, kann aber auch ganz weggelassen werden. Das PS wird in Werbe- oder Verkaufsbriefen als stilistisches Mittel eingesetzt, um wichtige Aussagen besonders hervorzuheben. Falk Wolf Schneider Seite von