BZ, LVH-Direktionssekretariat

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1 Die wichtigsten Regeln für die professionelle Korrespondenz BZ, LVH-Direktionssekretariat 1

2 A) Grundsätzliche Richtlinien Da der LVH ein großer Wirtschaftsverband ist und täglich mehr als 500 Briefe verschickt, ist es ein Anliegen, nach außen ein einheitliches Erscheinungsbild aufzuweisen und somit einen professionellen Eindruck zu vermitteln. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass einige Grundregeln der Briefgestaltung berücksichtigt werden. Es folgen kurz zusammengefasst die wichtigsten Richtlinien dazu. 1. Grundsätzlich sind alle Schriftstücke im d3 zu protokollieren, damit sie auffindbar sind. Die Protokollierung muss so erfolgen, dass das Schriftstück unter Eingabe logischer Suchkriterien gefunden wird. 2. Rundschreiben und Einladungen sind prinzipiell zweisprachig zu gestalten. Verbands- Rundschreiben werden mit VR (nicht VE) protokolliert, Service-Rundschreiben mit SR (nicht SE). 3. Der Direktor ist als Verantwortlicher für den ordentlichen Geschäftsverlauf Hauptunterzeichner aller Briefe. Zusätzliche Unterschriften werden rechts angeführt. Es können auch insgesamt drei Unterschriften angeführt werden. B) Technische Richtlinien 1. Das Anschriftenfeld Es umfasst grundsätzlich 9 Zeilen. Falls keine Versandart (z. B. Einschreiben, Persönlich zugestellt, usw.) angegeben wird, beginnt das Adressfeld in der 1. Zeile, ansonsten in der 3. Zeile. a) Einfache Empfängeranschrift 1. Persönlich zugestellt Herrn 4. Thomas Hofer 5. Brennerstraße Meran 2

3 b) Erweiterte Empfängeranschrift Der akademische Grad (Dr., Dipl.-Ing., usw.) steht vor dem Namen. 1. Einschreiben Herrn 4. Dr. Anton Lintner 5. Bergweg Eppan Berufs- und Amtsbezeichnungen stehen generell unter dem Namen. 1. Herrn 2. Peter Müller 3. Schlossermeister 4. Hauptstraße Kardaun Einschreiben Rückschein Frau 4. Barbara Plaickner-Michaeler 5. Ortsobfrau 6. Julius-Durst-Straße Brixen 3

4 Firmen- und Behördenanschriften Firmen- und Behördenanschriften beginnen in der Regel in der 1. bzw. 3. Zeile des Anschriftenfeldes (je nachdem, ob eine Versandart angegeben wird oder nicht). Das Wort Firma wird weggelassen, wenn aus der Anschrift erkennbar ist, dass es sich um eine Firma handelt. An das, An die, An den wird nicht geschrieben. Ist der Firmennamen lang, wird er sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilt. 1. Amt für 2. Natur- und Umweltschutz 3. Cesare-Battisti-Straße Bozen Soll ein Brief einer bestimmten Person zugeteilt werden, wird die Anrede der zuständigen Person mit vollständigem Namen, eventuell gefolgt von deren Berufsbezeichnung, unter die Firmen- oder Behördenbezeichnung geschrieben. Der Zusatz z. H. (zu Händen) wird nicht mehr verwendet. 1. Einschreiben Druckerei und Verlag 4. Rechenmacher & Tribus KG 5. Frau Andrea Siller 6. Häuslerweg Algund 1. HGV 2. Herrn Walter Meister 3. Präsident 4. Schlachthofstraße Bozen 4

5 Die Abkürzung u.z.k.(zur Kenntnis) wird hingegen noch verwendet: Bei Auslandsanschriften setzt man das Nationalitätszeichen vor die Postleitzahl und schließt diese mit einem Bindestrich an. 1. Frau 2. Sieglinde Steiner 3. Baseler Straße CH 3000 Bern

6 2. Verwendung von Logos Für Briefe bzw. Rundschreiben der Berufsgemeinschaften bzw. der Ortsgruppen werden die im d3 vorhandenen Briefvorlagen mit den Logos der jeweiligen Gruppen verwendet. Wenn aufgrund eines gemeinsamen Schreibens mit anderen Organisationen oder Partnern ein Zusatzlogo auf dem Briefkopf angebracht werden muss, dann erfolgt dies links vom LVH-Logo auf gleicher Höhe. Sind mehrere Logos vorhanden, können diese nebeneinander, eventuell auch unterhalb des LVH-Logos, angebracht werden. Beispiele: - Rundschreiben: Einladung zur Ortsversammlung 6

7 - Schreiben einer Berufsgemeinschaft 7

8 - Brief mit mehreren Logos 8

9 3. Körper des Briefes Grundsätzlich wird für den Brieftext Schriftart Arial und Schriftgröße 11 und für den Betreff Schriftart Arial Black und Schriftgröße 11 verwendet. a) Datum Das Datum wird rechts unterhalb des Anschriftenfeldes numerisch (Bozen, ) oder alphanumerisch (Bozen, 24. Juni 2011) geschrieben. Die Briefvorlage im d3 sieht eine zweisprachige Ortsangabe vor. Je nach Sprache ist die nicht verwendete Bezeichnung zu löschen. 9

10 b) Betreff Der Betreff ist die stichwortartige Angabe des Briefinhaltes. Das Wort Betreff selbst wird nicht mehr angeführt. Es wird die Schriftart Arial Black und Schriftgröße 11 verwendet. Der Betreff, der im Brief selbst angegeben wird, kann sich vom d3-betreff unterscheiden. Im d3 muss auf das Kriterium der Auffindbarkeit geachtet werden (d. h. Stichworte nach Suchkriterien eingeben), während im Schreiben der Betreff ausführlicher angegeben bzw. umgestaltet werden kann. (z. B. GLÜCKWUNSCH WAHL ORTSOBMANN im d3 wird zu Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Wahl als Ortsobmann im Brief). Die Abstände zwischen den einzelnen Bereichen des Briefes unterliegen keinen spezifischen Vorgaben. Es gilt, die Abstände gleichmäßig zu gestalten, sodass der Brief ein angenehmes Erscheinungsbild bietet und leicht zu lesen ist. c) Anrede Die Anrede folgt 2 Leerzeilen nach dem Betreff. Sie wird mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt und endet immer mit einem Komma. Allgemeine Anreden sind: - Sehr geehrte Damen, - Sehr geehrte Herren, - Sehr geehrte Damen und Herren, Spezifische Anreden Sie enthalten den Nachnamen des Empfängers sowie falls vorhanden den akademischen Titel oder die Amtsbezeichnung (normalerweise nicht beides falls die Bezeichnung abgekürzt werden kann, darf sie vor dem Namen stehen): - Sehr geehrte Frau Dipl.-Ing. Wörndle, - Sehr geehrter Herr Müller, - Sehr geehrter Herr Landeshauptmann, - Sehr geehrter Herr Landtagsabgeordneter/Sehr geehrter Herr L.Abg. Pichler-Rolle, - Sehr geehrter Herr Präsident, - Sehr geehrter Herr Kammerabgeordneter/Sehr geehrter Herr K.Abg. Zeller, Bei Briefen mit Du -Anrede wird zuerst die Funktion, dann der Vorname des Empfängers angegeben: - Sehr geehrter Herr Ortsobmann, lieber Albert, - Sehr geehrter Herr Landesrat, lieber Thomas, d) Brieftext Der Text folgt nach einer Leerzeile zur Anrede und beginnt mit Kleinbuchstaben. Der Text wird mit Zeilenabstand 1 geschrieben. Er soll übersichtlich sein und deshalb in Abschnitte gegliedert werden, zwischen den Absätzen bleibt eine Leerzeile frei. Wichtige Angaben wie z. B. Termine, Fristen sollen durch Einmitten, Unterstreichen oder besondere Schriftarten hervorgehoben werden. Zu viele Hervorhebungen sind zu vermeiden. Der Text soll in kurzen und verständlichen Sätzen klar und deutlich formuliert sein. 10

11 e) Anmeldeformulare Sie sollen übersichtlich gestaltet sein. Die Abteilung, der Namen, sowie die Zustellungsadresse ( , Fax) der zuständigen Person sollen deutlich erkennbar sein. f) Briefende Auf den Brieftext folgt nach einer Leerzeile der Gruß. Häufig verwendete Grußformeln sind: - Mit freundlichen Grüßen - Mit den besten Grüßen Nach der Grußformel bleibt mindestens eine Zeile frei. Dann folgt der Titel, Vor- und Nachname des Unterzeichners, nach einer Leerzeile (ev. auch 1,5 Abstand) steht zentriert die Bezeichnung (Präsident, Direktor, Bezirksobmann, Berufsgruppenobmann, usw.) abgetrennt durch 2 Bindestriche mit Leerschritt. Dr. Hanspeter Munter Gert Lanz - Direktor - - Präsident - Dr. Hanspeter Munter Ivo Insam - Direktor - - Bezirksobmann - Dr. Hanspeter Munter Georg Rizzolli Johanna Falser - Direktor - - Bezirksobmann - - Ortsobfrau - g) Anlage Die Anlage wird nach mindestens einer Leerzeile vom Briefende angeführt. Darunter werden die Anlagen einzeln angeführt. Sind sie bereits im Brieftext selbst genannt, genügt es, vor dem Vermerk Anlage/Anlagen deren Anzahl hinzuschreiben. Bozen, cta/sg 11

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