Bevor Sie mit dem Druck von Mahnungen beginnen können, sollten Sie die Mahntexte definieren.

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1 Mahnwesen Bevor Sie mit dem Druck von Mahnungen beginnen können, sollten Sie die Mahntexte definieren. Geben Sie den Absender, Telefonnummern, Sachbearbeiter und allfällige -Adresse ein. Ebenso die Texte für Saldo zu unseren/ihren Gunsten in den von Ihnen verwendeten Sprachen. Sollten Mahngebühren auf der Mahnung aufgeführt werden, so geben Sie die gewünschten Gebühren ein. Seite 1 von 11

2 Klicken Sie auf die gewünschte Sprache um die Mahntexte zu definieren. Es können maximal 3 verschiedene Mahntexte in 4 verschiedenen Sprachen gespeichert werden. Klicken Sie auf die gewünschte Mahnung. Wir empfehlen Ihnen, die Schrift auf Arial zu stellen, da mit dieser Schrift der Gesamteindruck der Mahnung schöner dargestellt werden kann. Der obige Mahntext wird wie folgt dargestellt Sind alle Mahntexte definiert, so können Sie mit dem Druck der Mahnungen beginnen. Mit Vorteil drucken Sie zuerst eine Mahnliste aus. Seite 2 von 11

3 Sie haben zwei verschiedene Darstellungsmöglichkeiten für die Mahnlisten. Detailliert mit jeder einzelnen Rechnung oder gesammelt nur eine Zeile pro Kunde. Bei der detaillierten Variante kann die Mahnstufe für jede einzelne Rechnung manuell geändert werden. Bei der komprimierten Variante, kann nur bestimmt werden, ob der Kunde gemahnt werden soll oder nicht. Wählen Sie die Darstellung gesammelt oder detailliert und die Sortierung der Liste. Wenn Sie verschiedene Währungen verwenden, so müssen Sie für jede Währung eine separate Liste drucken. Wenn Sie sehr viele Kunden haben, können Sie den Druck auch einschränken. Bei Sortierung nach Kunden-Nr. geben Sie z.b. von 1000 bis 2000 ein und es werden nur die Kunden auf der Liste aufgeführt, deren Nummer zwischen 1000 und 2000 liegt. Bei alphabetischer Sortierung z.b. a bis k. Ohne Eingabe von/bis werden immer alle Kunden verfallenen Rechnungenausgewählt. Seite 3 von 11

4 Mahnliste detailliert Es erscheint eine Liste, wie die Mahnungen im Moment vom System gedruckt würden. Wenn Sie einem Kunden nicht die vorgesehene Mahnung senden möchten, so gehen Sie auf die gewünschten Zeilen und mit der Taste F2 können Sie die Stufe ändern. Betätigen Sie so oft F2, bis sich der Betrag in der von Ihnen gewünschten Mahnung befindet. Diese von Ihnen gemachten Aenderungen für die Mahnstufen 1,2 und 3 sind nur am gleichen Tag gültig. Sie müssen die Mahnungen also sofort drucken und nicht erst am nächsten Tag. Nur die gesperrten Rechnungen bleiben definitiv gesperrt, bis sie von Ihnen wieder in eine andere Mahnstufe verschoben werden. Die gemachten Aenderungen werden gespeichert Programm beenden, die vorgenommenen Aenderungen werden nicht gespeichert Die Aenderungen werden gespeichert und die Mahnliste wird ausgedruckt Ob Sie die Mahnungen mit der detaillierten oder mit der Mahnliste nur Saldo pro Kunde bearbeiten wollen, bleibt Ihnen überlassen. Sie müssen ausprobieren, welche Liste Ihnen mehr dient. Sie können auch eine Kombination der beiden Listen anwenden. Nehmen Sie zuerst die Liste Saldo pro Kunde und sperren Sie einzelne Kunden mit einem Tastendruck oder mit der Funktion Saldi zu unseren Gunsten sperren. Anschliessend können Sie dann mit der detaillierten Liste noch Feineinstellungen vornehmen. Seite 4 von 11

5 Mahnliste Saldo pro Kunde Mit dieser Option wird die folgende Liste ausgewählt Alle Kunden mit einem Mahnsaldo zu unseren Gunsten werden automatisch für den Mahnlauf gesperrt. Mit diesem Programm können keine einzelnen Rechnungen für den Mahnlauf gesperrt werden. Es kann nur der ganze Kunde vom Lauf ausgeschlossen werden. Markieren Sie den Kunden und mit der Taste F2 wird der Kunde gesperrt. Gesperrte Kunden sind mit ** bezeichnet. Um die Sperrung aufzuheben, drücken Sie nochmals F2. Aenderungen werden immer sofort gespeichert, egal ob Sie das Programm mit X oder drucken verlassen. Nach Bedarf, können Sie jetzt auch noch mit der detaillierten Mahnliste notwendige Anpassungen vornehmen. Entsprechen die Mahnlisten Ihren Bedürfnissen, so können Sie jetzt die Mahnungen drucken. Seite 5 von 11

6 Mahnungen drucken Adresse auf Tabulator Hat Ihr Kuvert das Fenster links, dann setzen Sie den Tabulator für die Adresse auf 01, Fenster rechts ca. 50 Nur verfallene Rechnungen Mit dieser Option bestimmen Sie, ob auf der Mahnung auch die noch nicht verfallenen Rechnungen aufgeführt werden sollen. Hat ein Kunde keine verfallenen Rechnungen, so wird trotz dieser Option auch keine Mahnung gedruckt. Absender drucken Wenn Sie Ihr Briefpapier für die Mahnungen verwenden, so deaktivieren Sie diese Option. Wenn Sie weisses Papier oder die Mahnung mit Einzahlungsschein benützen, so aktivieren Sie diese Option und der Briefkopf wird automatisch gedruckt. Die Angaben dazu nimmt das Programm aus den Daten in Mahntexte definieren. Seite 6 von 11

7 Mahnstufe auch drucken Bei jeder Rechnung wird die aktuelle Mahnstufe als Code gedruckt. z.hd in Adresse drucken Enthält Ihr Kundenstamm das Feld zu Handen, so können Sie mit dieser Option bestimmen, ob diese Zeile in der Adresse gedruckt werden soll oder nicht. Zahlungen berücksichtigt bis Mit Hilfe dieser Option können Sie dem Empfänger der Mahnung mitteilen, bis wann Sie die Zahlungen verbucht haben. Sortierung nach In der Regel Kundennummer oder Name. In der ausgewählten Mahnungen gedruckt. Reihenfolge werden die Druck von/druck bis Je nachdem welche Sortierung Sie gewählt haben, können Sie in diesen Felder den Druck begrenzen. Z.B. von Kundennummer oder alphabetisch von q z. Ohne Eingabe werden immer alle zu mahnenden Kunden ausgedruckt. Drucker Wählen Sie den gewünschten Drucker aus. Es können nur die Windowsdrucker verwendet werden, die mit unserem Dienstprogramm Drucker definieren mit dem Programm verbunden worden sind. Schrift Die Schriftgrösse ist fix. Die Schriftarten Arial oder Courier können Sie unter Mahntexte definieren bestimmen. Zeilenvorschub auf 1. Druckzeile Mit dieser Option können Sie die Position der Adresse vom oberen Blattrand definieren. Wenn Sie die Option Absender drucken aktiviert haben, so können Sie hier 0 eingeben, sonst müssen Sie zwischen 10 und 12 Zeilen eingeben. Zeilen pro Seite Mit Einzahlungschein 60 Zeilen p/seite Ohne Einzahlungschein 80 Zeilen p/seite Zeichen linker Rand Mit dieser Option können Sie den ganzen Druck nach rechts verschieben. Je mehr Sie eingeben, desto breiter wird der linke Rand. Seite 7 von 11

8 Anzahl Exemplare Hier bestimmen Sie die Anzahl Kopien der Mahnung. Bestimmen Sie mit Mausklick oder der Taste F5, ob der Einzahlungsschein gedruckt werden soll oder nicht. Wenn Sie keinen ausgefüllten Einzahlungsschein wünschen, so markieren Sie die Option kein ES. Sonst markieren Sie den von Ihnen verwendetet Typ des Einzahlungsscheines Einzahlungsschein ist in A4 Mahnung integriert Einzahlungsschein ist auf separatem A4 Formular In der Regel 1. Wenn Sie mehrere Banken verwenden, geben Sie die Nummer des Einzahlungsscheins ein. Die verschiedenen Einzahlungsscheine können im Dienst-programm unter Konstanten erfasst werden.. Diese Option ist nur wählbar, wenn Sie ES auf separatem Formular A4 gewählt haben. Wählen Sie den gewünschten Drucker für den Einzahlungsschein aus. Sie können damit den ES auf einem zweiten Drucker ausdrucken Der linke Rand kann für den Einzahlungsschein separat eingestellt werden Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie den ganzen ES um die eingegebene Anzahl Zeilen nach unten schieben. Seite 8 von 11

9 Wählen Sie den gewünschten Typ der Codierzeile. Standardtyp ist 6. Die Typen 4 und 5 haben den gleichen Aufbau. Der Unterschied besteht darin, dass der Betrag immer oder nie oder nur wenn in der Zahlungskondition ein Skontoabzug vorhanden ist, gedruckt wird. Betrag wird immer gedruckt bei Typ 2,4,7,10 Betrag wird nie gedruckt bei Typ 3,5,8,11,13,14,15 Betrag wird nicht gedruckt wenn in Zahlungskondition ein Skontoabzug ist bei Typ 6,9,12 Wenn Sie den Betrag im Einzahlungsschein nie gedruckt haben möchten, müssen Sie in der Regel den Typ 5 wählen. Wenn der Betrag immer gedruckt werden soll, wählen Sie Typ 4. Wenn der Betrag bei Kunden mit Skontoabzug leer gelassen werden soll, so nehmen Sie Typ 6. Werbung auf dem A4-Einzahlungsschein Wenn Sie den Einzahlungsschein separat drucken, ist es möglich, auf dem weissen Teil eine vorbereite Datei vom Typ.bmp zu drucken. Die Datei muss unter dem Namen ESWERB.BMP gespeichert werden. Ist der Einzahlungsschein in der Mahnung integriert, so ist diese Option deaktiviert Alle Werte in 1000/mm 1000 = 1 cm TH = Abstand vom linken Rand TV = Abstand vom oberen Rand Horizontale Breite Vertikale Länge 1,0 cm 1,0 cm 18,0 cm 12,0 cm Für spätere Anwendungreserviert Es ist möglich, die Adresse des Kunden auf das Werbefeld zu drucken. TH = Position 68, TV = Zeile 39 von oben Klicken Sie auf diesen Button um den Einzahlungsschein zu definieren. Es erscheint folgendes Bild Seite 9 von 11

10 Felder die mit 0 ausgefüllt sind, werden nicht gedruckt. Ist das Feld Zugunsten von bei Ihnen schon vorgedruckt, so stellen Sie diese beiden Felder auf 0 Tabulator vom linken Rand Zeile auf dem Einzahlungsschein Schriftgrösse Arial 80 = 10, 81=11, 82=12, 78=8 etc. Um einzelne Zeilen genauer auf den Einzahlungsschein auszurichten, kann hier der Zeilenabstand vergrössert oder verkleinert werden. Normalabstand = 7. Eine Erhöhung um einen Punkt ergibt einen um nicht ganz 1 mm vergrösserten Zeilenabstand. Problem leere Seite nach dem Druck des Einzahlungsscheins Sind am Rand alle Zeilenabstände mit 7 ausgefüllt, macht der Drucker diese bis zum Ende des Einzahlungsscheins. Weil der Drucker einen unteren Rand hat, druckt das Programm die letzten Zeilenabstände auf eine neue leere Seite. Um dies zu verhindern, sollten die letzten Zeilenabstände den Wert 0 aufweisen. Befindet sich die OCR-B Zeile auf der 22 Zeile, so können die letzten 4 Zeilenabstände auf 0 gesetzt werden. Bei Zeile 21 die letzten 5. u.s.w. Seite 10 von 11

11 Manuelle Mahnungen Dieses Programm verwenden Sie mit Vorteil, wenn Sie nur sehr wenige Mahnungen zu drucken haben. Hier bestimmen Sie selbst, ob die 1,2 oder 3. Mahnung gedruckt werden soll. Zudem haben Sie die Möglichkeit mit Mahnung 4 eine individuelle Mahnung zu schreiben. Die Druckvorgaben sind genau gleich wie auf den Seiten 6 und 7 unter Mahnungen drucken beschrieben. Hier können Sie bestimmen, welche Mahnung der Kunde bekommen soll. Wenn Sie die Mahnung 4 wählen, erfolgt vor dem Druck eine Abfrage des Mahntextes. Diesen können Sie individuell anpassen und dann drucken. Der Text wird gespeichert und bei der nächsten Mahnung mit 4 wieder als Vorschlag gebracht. Es kann nur ein Text gespeichert werden. Seite 11 von 11

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