Teilnahmeantrag PASTIS Konrad-Adenauer-Stiftung e.v.

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1 Konrad-Adenauer-Stiftung e.v. September 2007

2 Inhaltsverzeichnis 1 Kurzbeschreibung Allgemeine Angaben zum Ausschreibungsverfahren Informationen zur Ausschreibenden Stelle Ausschreibende Stelle / Ansprechpartner Vertragspartner Fristangaben Frist zur Beantwortung von Fragen Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags Termin der Aufforderung zur Angebotsabgabe Form, Inhalt und Aufbau des Teilnahmeantrags Form des Teilnahmeantrags Inhalt und Aufbau des Teilnahmeantrags Bietergemeinschaften Bewertung der Teilnahmeanträge Unternehmensdarstellung und Leistungsfähigkeit Zuverlässigkeit Fachkunde...10 Stand: Seite 2 von 11

3 1 Kurzbeschreibung Die Konrad-Adenauer-Stiftung unterhält 66 Auslandsbüro auf vier Kontinenten, 15 Bildungswerke in Landeshauptstädten, zwei Bildungszentren (Bildungszentrum Schloss Eichholz in Wesseling bei Köln und Schloss Wendgräben in Loburg bei Magdeburg), ein Verwaltungsgebäude in Sankt Augustin bei Bonn, ein Verwaltungsgebäude in Berlin sowie die Akademie der KAS in Berlin. Derzeit arbeiten ca. 540 Mitarbeiter für die Konrad- Adenauer-Stiftung, davon ca. 72 als deutsche entsandte Auslandsmitarbeiter. Hinzu kommen ca. 300 Ortskräfte in den Auslandsbüros. Ziel des Projektvorhabens PASTIS ist die Einführung eines Dokumentenmanagement- u. Vorgangsbearbeitungssystem mit Anbindung an die in der KAS zum Einsatz kommende Buchhaltungssoftware MACH C/S (Finanzen). Die Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems ist zunächst auf die Hauptabteilung Internationale Zusammenarbeit der Konrad-Adenauer- Stiftung beschränkt. Im Inland werden demnach in etwa 70 Nutzer mit dem Vorgangsbearbeitungssystem arbeiten, im Ausland werden ca. 200 Arbeitsplätze verteilt auf sämtliche Auslandsbüros Zugriff auf das System haben. Perspektivisch ist eine sukzessive Ausweitung des Vorgangsbearbeitungssystems auf andere Organisationsbereiche der Konrad-Adenauer-Stiftung vorgesehen. Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 3 von 11

4 2 Allgemeine Angaben zum Ausschreibungsverfahren Die ausschreibende Stelle verfährt nach den Allgemeinen Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen ausgenommen Bauleistungen (VOL/A). Die Vergabe erfolgt im Wege eines Nichtoffenen Verfahrens mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach 3a Nr.1 Abs. 1 VOL/A Abschnitt 2. Dieser Teilnahmewettbewerb dient zur Erkundung des Bewerberkreises gemäß VOL/A 4 für das genannte Vorhaben. Er fordert von den Bewerbern sowohl Angaben zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit als auch Angaben zur Fachkunde ab. Anhand der mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen stellt der Auftraggeber fest, welche Bewerber den Anforderungen entsprechen. Über ein Losverfahren werden 5-7 Bewerber ausgewählt. Diese werden vom Auftraggeber unter Beifügen der Verdingungsunterlagen schriftlich aufgefordert, ein Angebot einzureichen. Die Bewerbung ist nicht berücksichtigt worden, wenn der Bewerber nicht zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Der Auftraggeber teilt einem nicht berücksichtigten Bewerber innerhalb von 15 Tagen nach Eingang eines entsprechenden Antrags die Gründe für die Ablehnung der Bewerbung mit. Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags werden die Bedingungen des Teilnahmewettbewerbs ausdrücklich anerkannt. 2.1 Informationen zur Ausschreibenden Stelle Ausschreibende Stelle / Ansprechpartner Name: Postanschrift: Herr Felix Dinnessen Konrad-Adenauer-Stiftung e.v. Klingelhöferstrasse Berlin Vertragspartner Postanschrift: Konrad-Adenauer-Stiftung e.v. Rathausallee St. Augustin Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 4 von 11

5 2.2 Fristangaben Frist zur Beantwortung von Fragen Fragen, die mit der Ausschreibung im Allgemeinen und dem Teilnahmewettbewerb im speziellen im Zusammenhang stehen, können schriftlich, vorzugsweise per , an die ausschreibende Stelle gerichtet werden. Dabei ist auf die vergebene Ausschreibungsnummer 02 / 321 Bezug zu nehmen. Fragen können bis spätestens , Uhr eingereicht werden. Die Antworten und / oder Auskünfte werden bis spätestens von der ausschreibenden Stelle erteilt. Den Teilnahmewettbewerb ergänzende oder berichtigende Angaben sowie Fragen grundsätzlicher Art, werden allen Bewerbern schriftlich mitgeteilt Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags Der Teilnahmeantrag muss einschließlich aller Unterlagen bis zum , Uhr bei der ausschreibenden Stelle eingegangen sein. Maßgeblich ist das Datum des Eingangsstempels bei der ausschreibenden Stelle, nicht das Datum des Poststempels. Teilnahmeanträge, die bis zu diesem Termin nicht vorliegen, können nicht berücksichtigt werden Ausnahme bildet der Nachweis, dass der Bieter die Verspätung nicht zu verantworten hat (vergleiche 23 Nr. 1 VOL/A) Termin der Aufforderung zur Angebotsabgabe Die Auswahl der 5-7 Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, wird spätestens am erfolgen. Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 5 von 11

6 Die ausgewählten Bewerber werden ab zur Angebotsabgabe aufgefordert. 2.3 Form, Inhalt und Aufbau des Teilnahmeantrags Form des Teilnahmeantrags Zur Teilnahme an der Ausschreibung sind die Teilnahmeanträge im Original zu unterschrieben und im verschlossenen Umschlag bis zur angegebenen Frist an die ausschreibende Stelle einzureichen. Geforderte Nachweise, Bescheinigungen und Zertifikate sind beizulegen. Der Umschlag ist außen mit folgendem Adresszettel zu versehen: Umschlag bitte nicht Öffnen! Teilnahmeantrag zur Vergabenummer: 02 / 321 Weiterleiten an Felix Dinnessen Bitte reichen Sie die Unterlagen in zweifacher Ausfertigung (kopierbar, nicht gebunden, nicht geheftet) und zusätzlich einfach in elektronischer Form (DVD/CD) ein. Eine Teilnahme an dieser Ausschreibung auf elektronischem Wege ist ausgeschlossen Inhalt und Aufbau des Teilnahmeantrags Der Teilnahmeantrag ist in folgender Hauptstruktur zu erstellen und vorzulegen: 1. Anschreiben zum Teilnahmeantrag Das Anschreiben zum Teilnahmeantrag muss mit Datum, rechtsverbindlicher Unterschrift und Firmenstempel versehen sein. 2. Beantwortung der Fragen zur Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 6 von 11

7 Auf die in Kapitel 3-5 gestellten Anforderungen ist ausführlich und in allen Punkten einzugehen, dabei muss die vorgegebene Struktur eingehalten werden. Vorgefertigte Publikationen oder Werbematerial werden in der Bewertung nicht berücksichtigt. Die geforderten Nachweise sind in unterschriebener Form hinzuzufügen. Werden Bietergemeinschaften gebildet, sind die geforderten Angaben für jedes Unternehmen gesondert aufzuführen. 2.4 Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften müssen einen Bevollmächtigten für den Teilnahmewettbewerb und die spätere Angebotsaufforderung und Vertragsdurchführung benennen. Für die Rechtsform der Bewerbergemeinschaft werden keine Vorgaben erhoben. Die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch für die Leistungserbringung. Nach Ende des Teilnahmewettbewerbs ist eine Neubildung oder Änderung einer Bietergemeinschaft nicht zulässig. Darüber hinaus darf ein Mitglied einer Bietergemeinschaft nicht gleichzeitig als einzelner an der Ausschreibung teilnehmen. Ein solches Verhalten ist als unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede zu werten und führt gemäß 25 Nr. 1 Abs. 1 Buchstabe f VOL/A zum Ausschluss beider Teilnahmeanträge. Gleiches gilt für den Fall, dass sich ein Bewerber an verschiedenen Bewerbergemeinschaften beteiligt. 2.5 Bewertung der Teilnahmeanträge Die Grundlage für die Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt nach folgendem Schema: Die Unternehmensdarstellung (Kapitel 3) sowie die Fachkunde (Kapitel 5) werden nach einem Punkteschema (0-4 Punkte) bewertet o o o o o 0 - Die Anforderung ist nicht erfüllt. 1 - Die Anforderung ist gering erfüllt. 2 - Die Anforderung ist zum Teil erfüllt. 3 - Die Anforderung ist wesentlich erfüllt. 4 - Die Anforderung ist voll erfüllt. Die in Kapitel 4 geforderten Nachweise zur Zuverlässigkeit müssen vollständig vorliegen und sind somit als Ausschluss-Kriterium definiert. Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 7 von 11

8 3 Unternehmensdarstellung und Leistungsfähigkeit Bitte stellen Sie folgende Informationen in angegebener Reihenfolge dar: Beschreiben Sie die Standorte und die Struktur Ihres Unternehmens sowie des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsbereichs Wann wurde Ihr Unternehmen und wann der für diese Ausschreibung relevante Geschäftsbereich gegründet? Welche Relevanz hat der für die Ausschreibung maßgebliche Geschäftsbereich innerhalb Ihres Unternehmens? Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit müssen folgende Angaben gemacht werden: Der Umsatz sowie die Umsatzentwicklung für den für diesen Teilnahmeantrag relevanten Geschäftsbereich in den letzten drei Jahren Der Umsatz aufgeschlüsselt auf Projekte zur Umsetzung und Einführung von DMS/VBS-Anwendungen in der Öffentlichen Verwaltung in den letzten drei Jahren Die Personalentwicklung Ihres Unternehmens sowie des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsbereichs in den letzten fünf Jahren Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 8 von 11

9 4 Zuverlässigkeit Zur Sicherstellung der Zuverlässigkeit müssen folgende Unterlagen beigefügt sein: Eine Gewerbezentralregisterauskunft (nicht älter als 6 Monate) oder gleichwertige Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Heimatlandes Handelsregisterauszug oder gleichwertige Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Heimatlandes Eine Bankauskunft oder der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung Eine Negativbescheinigung Insolvenzverfahren oder eines vergleichbaren Verfahrens Eigenerklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet Bescheinigungen zur Zahlung der Sozialbeiträge, Steuern und Abgaben Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 9 von 11

10 5 Fachkunde Zur Sicherstellung der Fachkunde müssen folgende Angaben gemacht werden: Beschreiben Sie 3 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren, die in Art und Umfang der Leistung den Ausschreibungsanforderungen entsprechen. Folgende Angaben müssen in dieser Struktur angegeben werden: Name des Projektes Kurzbeschreibung des Projektes Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung Dauer des Projektes (MM.JJJJ - MM.JJJJ) Unterauftragnehmer Eingeführte Systeme Anzahl eingesetzter Lizenzen / Anzahl von geleisteten Personentagen Integrierte Fachverfahren Anzahl und Funktion der beteiligten Mitarbeiter Vergleichbarkeit des Projektes Beschreiben Sie je zwei typische Personalprofile für die folgenden Einsatzgebiete: Projektmanager (Steuerung und Mitarbeit im Projekt) Consultant (Schnittstelle zwischen der Fachseite des AG und des Implementierers / Entwicklers des AN) Implementierer / Entwickler Folgende Angaben müssen für das jeweilige Personalprofil in dieser Struktur angegeben werden: Ausbildung, Berufsweg mit Unternehmen/Institution, Tätigkeit, Anstellungsdauer Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 10 von 11

11 Besondere projektrelevante Kenntnisse Referenzen im jeweiligen Bereich (Projektmanager, Consultant, Implementierer) Wie viele Mitarbeiter stehen mit den oben genannten Mitarbeiterprofilen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung? Konrad-Adenauer-Stiftung Seite 11 von 11

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