Checkliste Dokumentation für nationale Vergabeverfahren nach Abschnitt 1 der VOL/A ( 20 VOL/A)

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1 Checkliste Dokumentation für nationale Vergabeverfahren nach Abschnitt 1 der VOL/A ( 20 VOL/A) 20 VOL/A bestimmt, dass das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren ist, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Diese Dokumentation dient hauptsächlich der erforderlichen Transparenz des gesamten Vergabeverfahrens. Hier ist insbesondere Folgendes aufzunehmen: die einzelnen Stufen des Verfahrens die einzelnen Maßnahmen die Feststellung und die Begründung der einzelnen Entscheidungen Die Dokumentation muss nicht nur aus einem Vermerk bestehen. Tatsächlich ist es zweckmäßig und geboten, Unterlagen, wie z. B. das Blankett, beizufügen und in der Dokumentation darauf Bezug zu nehmen. So entsteht anstelle eines bloßen Vermerks regelmäßig eine Vergabeakte. Die folgende Checkliste konkretisiert die in der Dokumentation des Vergabeverfahrens im Einzelnen aufzunehmenden Punkte: 1. Allgemeine Angaben Vergabenummer, Aktenzeichen Bearbeiter Maßnahme und/oder Leistung evtl. erforderliche Beschlüsse von Organen oder Stellen des Auftraggebers mit Datum 2. Bedarfsfeststellung Feststellung, welche Lieferung oder Leistung beschafft werden soll, in welchem Umfang und zu welcher Zeit Aufnahme der anfordernden Stelle Evtl. Zusammenfassung von Lieferungen und Leistungen gleicher Art, die von verschiedenen Stellen bei dem Auftraggeber benötigt werden 3. Haushaltsmittel Zeitpunkt der Einstellung von Haushaltsmitteln oder Feststellung, in welchem Haushalt bereits Mittel vorhanden sind Freigabe für den Beginn der Ausschreibung, die erst erfolgen kann, wenn der Haushaltsplan mit den Haushaltsmitteln verabschiedet bzw. endgültig genehmigt ist Geschätzte Kosten für die Auftragsvergabe 1

2 4. Zuordnung des Vergabeverfahrens zur VOL/A Feststellung, um welchen Fall des 1 VOL/A, Abschnitt 1, es sich handelt. Feststellung, dass die VOL/A anwendbar ist. 5. Markterhebung Wenn die Auftragsberatungsstelle zur Benennung von Bewerbern eingeschaltet wurde, sind aufzunehmen: Zeitpunkt der Anfrage an die Auftragsberatungsstelle, Zeitpunkt und Inhalt von deren Auskunft sowie Liste der Unternehmen. 6. Art des Vergabeverfahrens Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Öffentlichem Teilnahmewettbewerb Freihändige Vergabe mit oder ohne Öffentlichen Teilnahmewettbewerb Dynamisches elektronisches Verfahren außer bei Öffentlicher Ausschreibung: Darlegung der Gründe, warum die jeweilige Vergabeart gewählt wurde Dabei darf nicht nur der Text der in 3 Absatz 3 bis 5 oder 5 VOL/A aufgelisteten Tatbestände für die Wahl der jeweiligen Vergabeart wiederholt werden, sondern es müssen die im Einzelfall vorliegenden konkreten Gründe dargelegt werden. bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe: Liste der ausgewählten Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Bei Bedarf kann eine Begründung erfolgen, warum die Unternehmen ausgewählt wurden Wenn bei Beschränkter Ausschreibung die Mindestzahl von drei zur Angebotsabgabe aufgeforderter Unternehmen unterschritten wird, muss eine Begründung vorgenommen werden. Wenn bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe von dem Grundsatz abgewichen wird, kleine und mittlere Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern, muss eine Begründung erfolgen. Wenn bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe ein Öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorangehen soll, wird eine Begründung vorgenommen, warum das zweckmäßig ist. 7. Termine und Fristen Termin für die Einreichung von Bewerbungen bei Beschränkter Ausschreibung oder Freihändiger Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb Angebotsfrist bei Öffentlicher und Beschränkter Ausschreibung. Es kann zweckmäßig sein, kurz zu erläutern, warum die Angebotsfrist als ausreichend angesehen wird Eröffnungstermin Bindefrist Ausführungsbeginn und Ausführungsende 2

3 8. Vergabeunterlagen Zeitpunkt der Versendung der Aufforderung zur Abgabe von Bewerbungen bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb bezüglich der einzelnen Unternehmen. Es ist darauf zu achten, dass die Schreiben am selben Tag versendet werden. Zeitpunkt der Versendung der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten bei Öffentlicher und Beschränkter Ausschreibung sowie Freihändiger Vergabe bezüglich der einzelnen Bieter. Wenn bei Öffentlicher oder Beschränkter Ausschreibung (auch nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb) in dem Anschreiben auf Angaben, die in 13 VOL/A Form und Inhalt der Angebote aufgelistet sind, verzichtet wird, sollte eine kurze Begründung dafür erfolgen. Dokumentation über den Zeitpunkt und den Inhalt der Auskunftserteilung, wenn Bewerber zusätzliche sachdienliche Auskünfte über die Vergabeunterlagen erbeten haben. Dokumentation über (gleichzeitigen) Zeitpunkt und Inhalt wichtiger Aufklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung an alle Bewerber. Feststellung, welche Kommunikationsmittel für die Übermittlung von Informationen zugelassen wurden (per Post, Telefax, direkt, elektronisch oder durch eine Kombination), und ob diese verwendet wurden. 9. Leistungsbeschreibung Hat der Auftraggeber ausnahmsweise ungewöhnliche Anforderungen an die Beschaffenheit der Leistung gestellt, ist auch zu dokumentieren, aus welchen Gründen dies geschehen ist. Hat der Auftraggeber bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren sowie bestimmte Ursprungsorte und Bezugsquellen genannt, muss er ausführen, warum dies im Einzelfall durch die Art der Leistung gerechtfertigt ist. Sind in der Leistungsbeschreibung Bezeichnungen, wie Markennamen, verwandt, hat der Auftraggeber festzuhalten, warum eine Beschreibung durch hinreichend genaue, allgemein verständliche Angaben in diesem konkreten Fall nicht möglich ist. Fordert der Auftraggeber ausnahmsweise Angaben über Herkunft von Stoffen, Teilen oder Erzeugnissen oder die Angabe des Herstellers, muss eine Begründung erfolgen, warum dies für den Auftraggeber unentbehrlich ist. 10. Losweise Vergabe Aufteilung der Leistung in Lose: Begründung der Art und des Umfangs der Lose (Teillose, Fachlose). Verzicht auf Losaufteilung: am konkreten Fall orientierte Begründung, warum keine Losaufteilung vorgenommen wird. Beispiel: Losaufteilung würde zu einer unwirtschaftlichen Zersplitterung der Leistung führen. 11. Nebenangebote Begründung für die Zulassung oder den Ausschluss von Nebenangeboten (sofern erforderlich) 3

4 12. Unteraufträge Falls der Auftraggeber bestimmt hat, ob und in welchem Umfang und zu welchem Zeitpunkt er Angaben vom Auftragnehmer über Nachunternehmerleistungen haben will, ist auch hier eine Kontrolle und Dokumentation erforderlich. 13. Kosten bei Öffentlicher Ausschreibung Festsetzung der Vervielfältigungskosten Wenn bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe ausnahmsweise Kosten erhoben werden, muss festgestellt werden, warum die Selbstkosten der Vervielfältigung unverhältnismäßig hoch sind. 14. Bekanntmachung Der Zeitpunkt der Bekanntmachung sowie die Bekanntmachungsorgane sind zu dokumentieren. Wenn von den Mindestangaben, die eine Bekanntmachung nach 12 Absatz 2 VOL/A enthalten soll, abgewichen wird, sind die Gründe für die Abweichung darzulegen. 15. Eröffnungsverhandlung Zeitpunkt und Ort der Öffnung der Angebote. Aufnahme von Namen des Verhandlungsleiters und des Schriftführers Feststellung, dass keine Bieter oder deren Vertreter an der Verhandlung teilnehmen Feststellung, wie viele Angebote bis zu dem Eröffnungstermin bei der zuständigen Stelle eingegangen sind Feststellung, ob die schriftlichen Angebote ordnungsgemäß gekennzeichnet (wie vom Auftraggeber vorgegeben) und verschlossen sind Falls elektronische Angebote zugelassen wurden, Feststellung, ob diese ordnungsgemäß verschlüsselt sind. Verweis auf die Dokumentation über die Öffnung der Angebote, in der u. a. Folgendes festzuhalten ist: - Name und Wohnort der Bieter - Endbeträge der Angebote sowie weitere, den Preis betreffende Angaben - ob und von wem Nebenangebote eingereicht wurden - ggf. Feststellung, ob Angebote unvollständig sind und welche Unterlagen fehlen - verspätet eingereichte Angebote und ggf. Gründe für die Verspätung - Unterschrift des Verhandlungsleiters und des Schriftführers Feststellung, ob und welche Angebote bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückgenommen wurden. 4

5 16. Prüfung und Wertung der Angebote Auflistung der Angebote, die nicht geprüft wurden und Feststellung der Gründe hierfür, z. B. weil: - Angebote nicht ordnungsgemäß oder verspätet eingegangen sind (außer der jeweilige Bieter hatte die Umstände dafür nicht zu vertreten). - Angebote nicht unterschrieben oder mit der erforderlichen elektronischen Signatur versehen sind. - in Angeboten Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen enthalten sind, die nicht zweifelsfrei sind. In diesem Fall sind die Änderungen zu benennen und die Gründe für die Entscheidung des Auftraggebers aufzuführen. - bei Angeboten Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden. Die Art der Änderungen oder Ergänzungen ist aufzuführen. Weiter ist festzustellen, ob die Nebenangebote auf besonderer Anlage gemacht und als solche gekennzeichnet wurden. Bei Angeboten von Bietergemeinschaften ist festzustellen, ob die einzelnen Mitglieder sowie ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags bezeichnet worden sind. Wenn der Auftraggeber diese Angaben wegen Fehlens noch vor dem Zuschlag nachholen lässt, ist dies festzuhalten. Feststellung, ob Angebote von Justizvollzugsanstalten, Einrichtungen der Jugendhilfe, Aus - und Fortbildungsstätten oder ähnlichen Einrichtungen vorliegen, die ggf. vom Wettbewerb ausgeschlossen werden müssen, weil sie gegenüber gewerblichen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil haben. Feststellung, ob und welche Angebote zwingend auszuschließen waren wegen: - Fehlens wesentlicher Preisangaben - Fehlens der Unterschrift - Vorliegen von nicht zweifelsfreien Änderungen oder Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen - verspätetem Eingang, es sei denn, der Bieter hatte dies nicht zu vertreten - einer unzulässigen, wettbewerbsbeschränkenden Abrede von Bietern - Nebenangeboten, wenn der Auftraggeber sie bei der Ausschreibung ausgeschlossen hatte - Ferner wird festgestellt, ob und welche Angebote zwar nicht ausgeschlossen werden mussten, aber ausgeschlossen werden konnten, weil - sie von Bietern stammten, die von der Teilnahme am Wettbewerb ausgeschlossen worden sind, - sie nicht die geforderten Angaben und Erklärungen enthalten, die aber nachgefordert werden konnten, oder 5

6 - Nebenangebote sind, die nicht auf besonderer Anlage gemacht oder nicht als solche gekennzeichnet worden sind. In der Dokumentation des Vergabeverfahrens ist weiterhin das Ergebnis der Prüfung der Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) der Bieter aufzunehmen und ggf. anzugeben, ob Präqualifikationsverfahren zugelassen und verwendet wurden. Zunächst ist festzustellen, ob die vom Auftraggeber geforderten Eignungsnachweise und Eigenerklärungen der Bieter vollständig bei jedem Angebot vorlagen. Falls nicht, muss im Einzelnen aufgenommen werden, bei welchem Angebot welcher Nachweis fehlte. Hat der Auftraggeber die Vorlage nicht mit Angebotsabgabe verlangt, kann er diese Nachweise noch nachfordern. Weiter muss der Auftraggeber in der Dokumentation darlegen, aus welchen Gründen er einen Bieter für fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig hält bzw. diese Eignung nicht vorliegt. Dabei ist auf konkrete Unterlagen, Angaben oder allgemein zugängliche Quellen Bezug zu nehmen. Das heißt, aus den konkreten Umständen des Einzelfalls sind die Schlussfolgerungen herzuleiten, die der Auftraggeber bezüglich der Eignung eines Bieters zieht. Es ist darzulegen, ob und bei welchem Angebot der Auftraggeber davon ausgeht, dass der Preis in einem offenbaren Missverhältnis zur Leistung steht. Die Gründe, worauf sich diese Annahme stützt, müssen ebenfalls dargelegt werden. Schließlich ist die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nachvollziehbar darzulegen. Dazu sind Auflistungen über die Bieter und den Inhalt der Angebote, insbesondere Preise, zu machen. Die Wertung muss nachvollziehbar begründet werden. 17. Aufklärungen über den Angebotsinhalt Falls Aufklärungen über den Angebotsinhalt geführt werden, muss dargelegt werden, mit welchem Bieter, aus welchem Grund und zu welcher Zeit Aufklärungen über den Angebotsinhalt geführt worden sind. Aufklärungen über den Angebotsinhalt sind nur zulässig zwischen der Öffnung der Angebote und der Zuschlagserteilung. Bezüglich des Grunds muss erkennbar sein, welche Zweifel der Auftraggeber ausräumen wollte. Falls ein Bieter die vom Auftraggeber geforderten Erklärungen und Angaben verweigert hat, sind hierzu ebenfalls Angaben zu dokumentieren. 18. Zuschlag Die Entscheidung der Stelle, die über den Zuschlag zu entscheiden hat, ist mit Datum zu dokumentieren. Hat beispielsweise ein Beratungsbüro für den Auftraggeber die Wertung vorgenommen, muss das Ergebnis formal von dem Auftraggeber übernommen werden. Festgehalten werden muss auch, wann das Zuschlagsschreiben versendet und von wem es unterschrieben wurde. 19. Information über nicht berücksichtigte Angebote und Bewerbungen Dokumentiert werden muss auch, ob und welche konkrete Information über die Ablehnung von Angeboten vorliegen. 6

7 20. Aufhebung der Ausschreibung Sollte eine Ausschreibung nicht durch Zuschlag, sondern durch eine Aufhebung beendet werden, ist festzuhalten, welche Gründe für die Aufhebung vorlagen. Es ist ebenfalls zu dokumentieren, wie ggf. die Ausschreibung aufgehoben wurde und wie und wann die Bieter informiert wurden. 7

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