SAP Versorgertage Schweiz E-Invoicing. Zoran Petrovic Director Business Unit Utilities

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1 SAP Versorgertage Schweiz E-Invoicing Zoran Petrovic Director Business Unit Utilities SEEBURGER AG 2014

2 SEEBURGER AG Die SEEBURGER AG hat seit 1986 über Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt Internationale SEEBURGER-Kunden Über 250 Energieversorger nutzen SEEBURGER für Marktkommunikation und Integrationsaufgaben Referenzen aus der Energiewirtschaft (Auszug) DB Energie E.ON EnBW Energiedienst Entega Energie Waldeck- Frankenberg KIVBF LichtBlick N-ERGIE PCC Energie RWE Stadtwerke Bielefeld Stadtwerke Düsseldorf Stadtwerke Hannover (enercity) SEEBURGER AG 2014

3 ability to execute ability to execute Visionär und führend bei Analystenbewertungen Magic Quadrant for B2B Gateway Providers Magic Quadrant for Application Infrastructure for Systematic Application Integration Projects Forrester Wave TM : Comprehensive Integration Solutions challengers leaders challengers leaders iway Software nubridges Extol Generix Group Sterling Commerce IBM Software AG Microsoft Axway Tibco Software Seeburger Inovis GXS Sun Microsystems Microsoft Oracle Software AG IBM Sterling Commerce Axway Tibco Software GXS Fujitsu SAP NEC Hitachi InterSystems Progress Software Cordys Seeburger MuleSoft iway Software Magic Software Enterprises Fiorano Extol International E2E Technologies Pervasive Software TmaxSoft WSO2 Red Hat JBoss Sopera niche players visionaries completeness of vision niche players visionaries completeness of vision Source: Gartner May 2008 Source: Gartner October 2010 Source: Forrester Research, Inc. November SEEBURGER AG 2014

4 SEEBURGER Wofür wir stehen Über 25 Jahre Erfahrung in der B2B-Integration: Konzern- und ERP-Unabhängigkeit für einen nachhaltigen Investitionsschutz Innovative markt- und kundenorientierte Produktstrategie Alles aus einer Hand gesamte Integrationskette von M2M-Kommunikation bis zur SOA- und ERP-Integration Lösungen für jede Unternehmensgröße/-anforderung basierend auf einer gleichen durchgängigen Technologiebasis SEEBURGER AG 2014

5 Purchase-to-Pay powered by SAP Netweaver SEEBURGER AG 2014

6 Utility E-Invoicing an Endkunden für alle Zielgruppen aus einer Hand inkl. Signatur! EDI / EDIFACT IDoc für... Großkunden z.b. Metro <xml> Mail PDF + XML für... B2B-Kunden Mail PDF für... B2B-Kunden PDF + SEE FX für... B2C-Kunden zum Download <xml> Aareon Rechnungsservice für... Wohnungswirtschaft SEEBURGER AG 2014

7 E-Invoicing 2 E-Invoicing an Endkunden 2.1 elektronischen Rechnungsstellung per EDI /Großkunden 2.2 elektronischen Rechnungsstellung per PDF/XML SEEBURGER AG 2014

8 Vorteile von EDI am Beispiel Austausch von Rechnungen Rechnung mit EDI Rechnung ohne EDI EDI-fähiges ERP-System automatisches Senden automatisches Empfangen und Weiterverarbeiten EDI-fähiges ERP-System Unternehmen A (Lieferant) Unternehmen B (Kunde) Beleg drucken Kuvertieren Post Porto Zeit Erfassen Fehler SEEBURGER AG 2014

9 Vorteile E-Invoicing Wettbewerbsvorteil und bessere Kundenbindung, weil die elektronische Rechnung immer mehr zur Bedingung bei der Angebotsabgabe wird Kompletter Wegfall der papiergebundenen Verarbeitung Ausdrucke, Kuverts, Post. Rechnungen werden direkt an das System des Kunden gesendet. Schnellere Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen ermöglichen einen schnelleren Ausgleich. Kein Verlust von Rechnungen SEEBURGER AG 2014

10 Steuerung / Auswahl für den elektr. Rechnungsversand Steuerungsfelder im Vertragskonto Art des Rechnungsversands Zeitraum in dem der elektronische Versand erfolgen soll Mail-Adresse aus Geschäftspartner SEEBURGER AG 2014

11 Funktionen Übersichtsbereich SEEBURGER AG 2014

12 Anzeige bereits gesendeter Rechnungen SEEBURGER AG 2014

13 Anzeige bereits gesendeter Rechnungen SEEBURGER AG 2014

14 Customizing der externen Partner Festlegung der Geschäftspartner für ECI. In der Customizingtabelle wird in Abhängigkeit von Geschäftspartnernummer, Buchungskreis die Artikelnummernkennzeichnungsart festgelegt. Pflege aller Geschäftspartner, die Ihre Endkundenrechnungen in elektronischer Form (EDI) erhalten sollen (beispielsweise alle LIDL Geschäftspartner, die mit Gas versorgt werden) SEEBURGER AG 2014

15 Customizing der externen Partner Die Rechnungs- bzw. Avisbestandteile (R/A-Bestandteile) werden beim elektronischen Datenaustausch dazu verwendet, um einem Marktpartner die Kennung einer Leistung oder eines Services, auf die sich eine R/A-Position bezieht, mitzuteilen. Dies kann z. B. eine 13-stellige EAN-Nummer sein SEEBURGER AG 2014

16 E-Invoicing 2 E-Invoicing an Endkunden 2.1 elektronischen Rechnungsstellung per EDI /Großkunden 2.2 elektronischen Rechnungsstellung per Mail und PDF/XML SEEBURGER AG 2014

17 Möglichkeiten des Rechnungsaustausches per PDF / XML Möglichkeiten des Rechnungsaustausches per 1. PDF (manuelle Erfassung beim Rechnungsempfänger wie bisher) 2. PDF + XML (automatische Übernahme der Rechnungsdaten aus dem XML-File) SEEBURGER AG 2014

18 1. Rechnungsaustausch per Mail: PDF Lieferant Kunde PDF PDF ERP z. B. SAP ERP PDF Gleicher Erfassungsaufwand wie bei Papier Kann auf Kundenseite durch Purchase-to-Pay automatisiert werden SEEBURGER AG 2014

19 2. Rechnungsaustausch per Mail: PDF & XML Lieferant Kunde PDF PDF ERP z. B. SAP PDF + XML PDF + XML SAP PDF mit zusätzlicher strukturierten Daten (XML) XML Daten können automatisiert weiter bearbeitet werden PDF-Rechnungen muss mit den XML-Daten manuell verglichen werden PDF-Rechnung gilt als Original Kann mit der SEEBURGER Purchase-to-Pay Lösung automatisiert werden SEEBURGER AG 2014

20 Rechnungsversand mit SAP per mit PDF + XML Lieferant PDF ERP z. B. SAP PDF + XML PDF mit zusätzlicher strukturierten Daten (XML) XML-Daten werden automatisch generiert und als -Anhang aus SAP versendet PDF- Rechnung kann aus Archiv oder Dateiverzeichnis zum Versand geholt werden Absprung in diverse SAP-Transaktionen (Geschäftspartner, Druckbeleg, Vertragskonto) Anfügen beliebiger Anhänge an die Rechnungsausgangsbuch SEEBURGER AG 2014

21 Auswahl und Verarbeitung der Druckbelege Steuerung E-Invoicing Versandart über das Vertragskonto Automatische Versendung über Hintergrundverarbeitung nach Rechnungsdruck Fehlerbenachrichtigung Einzel-Nachversand (Rechnungskopie) SEEBURGER AG 2014

22 Einsparungspotential Rechnungssteller Rechnungserstellung Rechnungsdruck Kuvertieren Summe Fertigstellung Versand der Papierrechnung Aktivität Vollkosten heute Prozess-Charakteristik Rechnungskopien für andere Abteilungen Kundennachfragen zur Rechnung und Rechnungsveränderung Erneute Versendung einer Papierrechnung Summe Versand Summe Fertigstellung und Versand 0,20 bis 0,30 elektronisch 0,51 bis 1,53 entfällt 0,20 bis 0,31 entfällt 0,91 bis 2,14 0,56 bis 2,05 entfällt 0,10 bis 0,20 entfällt 0,00 bis 0,38 0,66 bis 4,68 sofort verfügbar stark reduziert 0,00 bis 2,05 entfällt 1,57 bis 6,82 Einsparungspotential: Im Durchschnitt bis zu 4,20 pro Rechnung SEEBURGER AG 2014

23 Wie erreichen Sie Akzeptanz für E-Invoicing? Für Rechnungsempfänger: SAP AddOn zur Rechnungserfassung mit Visualisierung der PDF-Rechnung für die Weiterverarbeitung SEEBURGER AG 2014

24 Vorausgefüllter Inbound SAP-Erfassungsarbeitsplatz für die PDF + XML-Rechnungen Kunde PDF PDF + XML SAP PDF mit zusätzlicher strukturierten Daten (XML) XML-Daten werden automatisch in die Erfassungsmaske transferiert Überprüfung aller Pflichtangaben Absprung in diverse SAP-Transaktionen (Kreditorenstamm, Bestellung, Wareneingang) Eingebettete Lieferantenkommunikation bei Klärungsbedarf SEEBURGER AG 2014

25 Anforderungen Versand Lastgangdaten Prozess-Szenario: Kunde mit registrierender Lastgangmessung erhält eine elektronische Rechnung. Im Zusammenhang mit dieser Rechnung werden dem Kunden auch die Lastgangdaten für den Abrechnungszeitraum in Form einer Tabelle (z.b. EXCEL) zugesendet. Die Lastgangdaten stellen für den Kunden die Leistungsdaten zur Abrechnung dar und bieten Ihm die Möglichkeit eigene Planungen und Kalkulationen für die Folgemonate durchzuführen. Der Funktionsumfang umfasst: Lastgangversand per an Kunden zum Zeitpunkt des Rechnungsversandes manueller Nachversand von Lastgängen per automatischer Lastgangversand, vor Rechnungsversand festgelegter Zeitpunkt, z.b. erster Werktag eines Monats SEEBURGER AG 2014

26 Anforderungen Versand Lastgangdaten Anforderungen an den Prozess: Einschränkung auf Vertragskonten mit dieser Serviceleistung Versand / Datenformat: Excel Abweichende adresse zum Rechnungsversand Automatischer Prozess bzw. als Job ein planbar Fehlerprotokollierung und Benachrichtigung Protokoll des Versandstatus Funktion zum Nachversand oder Einzelversand SEEBURGER AG 2014

27 Funktion im SAP Geschäftspartner Vertagskonto Vertrag Ermittlung der aller Lastgänge (Profile) zum Vertagskonto mit Kennzeichnung Lastprofilversand Einzelne Profile können bei Bedarf ausgeschlossen werden (Kennzeichen im Profilkopf) Hinterlegung einer eigenen -Adresse für den Versand der Lastprofile Protokollierung Versandstatus Überwachungsfunktionalität (Selektion, Statusanzeige, Nachversandoptionen) Anlage Gerät/ Zählwerk Profil (Lastgang) SEEBURGER AG 2014

28 Funktion im SAP / Customizingeinstellungen Geschäftspartner Vertagskonto Vertrag Anlage Festlegung Rollentyp Lastprofil, default Einstellung = Messung Customizing der relevanten Profilarten und Profilrollen Festlegung der erlaubten Statuswerte für den Profilversand Festlegung der Herkunft der Mailadresse je Geschäftspartner (GP-Daten oder abweichende Angabe) Definition von Zeitpunkt und Zeitintervall für die Versendung Gerät/ Zählwerk Profil (Lastgang) SEEBURGER AG 2014

29 Einsparungspotential Rechnungsempfänger durch smart-einvoice Erfassung in der Buchhaltung Summe Erfassung Aktivität Vollkosten heute Prozess-Charakteristik Rechnungskopien für andere Abteilungen Rückfragen zur Rechnung und Rechnungsveränderung Erneute Anforderung Summe Rechnungsklärung Summe Erfassung und Klärung 0,10 bis 8,50 0,10 bis 8,50 elektronisch / manuell 0,10 bis 0,20 entfällt 0,00 bis 0,38 0,10 bis 1,09 sofort verfügbar stark reduziert 0,00 bis 0,51 entfällt 0,20 bis 9,59 Einsparungspotential: mit automatischer Erfassung durch smart-einvoice im Durchschnitt bis zu 4,50 pro Rechnung ohne automatische Erfassung im Durchschnitt bis zu 0, SEEBURGER AG 2014

30 Das Smart-Grid-Forschungsprojekt: PeerEnergyCloud (BMWi, DFKI, KIT, AGT, SEEBURGER, Stadtwerke Saarlouis) SEEBURGER AG 2014

31 Beispiel Portal: Smart-Grid-Forschungsprojekt SEEBURGER AG 2014

32 SEEBURGER AG 2014 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

33 Copyright 2014 SEEBURGER AG. All rights reserved. The information in this document is proprietary to SEEBURGER. Neither any part of this document, nor the whole of it may be reproduced, copied, or transmitted in any form or purpose without the express prior written permission of SEEBURGER AG. Please note that this document is subject to change and may be changed by SEEBURGER at any time without notice. SEEBURGER s Software product, the ones of its business partners may contain software components from third parties. SAP, SAP R/3, SAP NetWeaver, SAP Exchange Infrastructure, ABAP are registered trade marks of the SAP AG or the SAP AG Deutschland (Germany), as well as Microsoft, Windows, Outlook, NT, Word, EXCEL and PowerPoint are the ones of the Microsoft Corporation. Oracle is a registered Mark of the Oracle Corporation as well as UNIX and X/Open are registered Marks of the Open Group. HTML, XML, XHTML and W3C are Marks or registered Marks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java is a trade Mark of Sun Microsystems, Inc. JBOSS is a registered Mark of the JBOSS Inc. 4avis, 4classification, 4everything, 4invoice, 4invoice WEBflow, 4order, BIS:explore, BIS:open, BIS:open UX, BIS:pdx, BIS:plm, FAX2XML, Free Form Interpreter Kontierung Dialog Workflow, FreeFormation, FreiForm, imartone, Paper2ERP, SEEBURGER, SEEBURGER Business-Integration- Server, SEEBURGER DocumentSuite, SEEBURGER Logistic Solution Professional, SEEBURGER Web Supplier Hub, SEEBURGER Workflow, SEEBURGER-CASEengine, SEEBURGER-invoiceCONSOLE, SEEBURGER-WEBflow, SmartRetailConnector, TRAVELinvoice, WebVERA, WinELKE and other products or services of SEEBURGER which appear in this document as well as the according logos are marks or registered marks of the SEEBURGER AG in Germany and of other countries worldwide. All other products and services names are marks of the mentioned companies. All contents of the present document are noncommittal and have a mere information intention. Products and services may be country-specific designed. All other mentioned company and software designations are trade marks or unregistered trade marks of the respective organizations and are liable to the corresponding legal regulations. The information in this document is proprietary to SEEBURGER. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or purpose without the express prior written permission of SEEBURGER AG. This document is a preliminary version and not subject to your license agreement or any other agreement with SEEBURGER. This document contains only intended strategies, developments, and functionalities of the SEEBURGER product and is not intended to be binding upon SEEBURGER to any particular course of business, product strategy, and/or development. Please note that this document is subject to change and may be changed by SEEBURGER at any time without notice. SEEBURGER assumes no responsibility for errors or omissions in this document. SEEBURGER does not warrant the accuracy or completeness of the information, text, graphics, links, or other items contained within this material. This document is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. SEEBURGER shall have no liability for damages of any kind including without limitation direct, special, indirect, or consequential damages that may result from the use of these materials. This limitation shall not apply in cases of intent or gross negligence. The statutory liability for personal injury and defective products is not affected. SEEBURGER has no control over the information that you may access through the use of hot links contained in these materials and does not endorse your use of third-party web pages nor provide any warranty whatsoever relating to third-party web pages SEEBURGER AG 2014

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