XFT MIGRATION TOOL. Werkzeug für Projekte. Archive und Dokumentenbestände SAP-gesteuert migrieren. xft GmbH

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1 XFT MIGRATION TOOL Werkzeug für Projekte Archive und Dokumentenbestände SAP-gesteuert migrieren

2 Notwendigkeit der Migrationsansätze Konsolidierung von SAP-basierten Archivlandschaften zur Reduzierung von Betriebs- und Wartungskosten Ablösung von Altarchiven zwecks Umstieg auf effizientere Speichermedien Entlastung von Filesystemablagen Überführung der Dokumente von Filesystemen in den betriebswirtschaftlichen Kontext in SAP-Systemen (bspw. Projektlaufwerke, Vertragsdokumente, etc.) Aufbewahrungspflichtige Dokumente im Filesystem abgelegt Archivierung/ Ablage erfolgt unkontrolliert Es besteht daher der Bedarf, ein einfaches und standardisiertes Verfahren und Tool zur Verfügung zu stellen, welches die unterschiedlichen Szenarien der Migration ermöglicht und die Migrationsprozesse nachvollziehbar verwaltet. 2

3 xft migration tool Migration von SAP-Archiven Migration von Dokumenten aus Filesystemen Altarchiv SAP http Content Server 4.5 Schnittstelle Filesystem WebDav SAP Netweaver Migrationsverfahren SAP Netweaver xft migration tool Migrationsverfahren xft migration tool SAP Folders Management - Strukturierte Ablage/ Verwaltung - Neues Ablagemedium SAP http Content Server 4.5 Schnittstelle Neues Ablagemedium SAP http Content Server 4.5 Schnittstelle 3

4 Anforderungen an derartige Migrationen Selektive Migration Wiederaufsetzbarkeit des Verfahrens Nachvollziehbarkeit/ Compliance Einfache Handhabung/ Konfiguration Schnelle Verfügbarkeit Erweiterbarkeit bei kundenspezifischen Anpassungen der Verwaltungsdaten Gewährleistung der Recherchefähigkeit und Zugriffe auf Dokumente auch nach der Migration durch alternative Rechercheverfahren Vor- bzw. nachgelagerte Prozesse (bspw. Scanning) dürfen nicht beeinflusst werden. 4

5 Voraussetzungen Archivintegration Content Migration: Die zu migrierenden Daten müssen über ein SAP HTTP Content Server 4.5 zertifiziertes Archivsystem verwaltet werden. Filesystemmigration: Zur Migration von Dokumenten aus dem Filesystem ist ein SAP HTTP Content Server 4.5 zertifiziertes Archivsystem notwendig. Archivverwaltungsinformationen Die zu migrierenden archivierten Dokumente müssen über SAP verwaltet werden. Kundenspezifische Erweiterungen Zusätzlich durchgeführte Erweiterungen (kundeneigene Verwaltungstabellen) bei der Verwaltung der sogenannten Verknüpfungsinformationen (SAP Business Objekt Archivverwaltungssatz) müssen bekannt sein. 5

6 Migrationsverfahren: Migration von SAP-Archiven 3 7 DB/ App. Server 1 6 Target Content Server 3 7 SAP ECC source system 4 Source Content Server * DB/ App. Server 2 5 SAP R/3 * xft migration tools can also act in SAP source system (100% ABAP) 1. Selection of objects to be migrated 2. Selection is handed over to xft migration tool 3. Read object from source system into SAP App server 4. Store object from SAP App server into target system 5. Optional verify migrated object using MD5 hash algorithm 6. Update data base entry in SAP System 7. Optional Delete objects 6

7 Einblick in die Funktionen:»1 Migration von SAP-Archiven Customizing Migrationsverfahren Initiierung Migrationsprozess AL-Dokumente (Bsp.) Erzeugter Migrationsauftrag im xft queue manager 7

8 Einblick in die Funktionen:»2 Migration von SAP-Archiven Verwaltung jedes Migrationsschrittes für jedes einzelne zu migrierende Dokument im xft queue manager mit all seinen Funktionen und Vorzügen 8

9 Migrationsverfahren:»1 Migration von Dokumenten aus Filesystemen SAP R/3 Web Dav xft migration tools Filesystem/ Ordnerstrukturen SAP Records Management Service Provider - Migrationsziel Dokument - xft task manager - Migrationsziel Akte - Ziel-Content Server - Dokumente des Filesystems - 1. Ggf. Aufbereitung Ordnerstruktur im Filesystem 2. Definition Zielstruktur in Akte 3. Erzeugung Migrationsauftrag 4. Durchführung Migration 1. Ablage Quelldokumente aus Filesystem in Ablagesystem 2. Erzeugung Akten 3. Ablage Dokumente in Struktur der Akte 9

10 Migrationsverfahren:»2 Migration von Dokumenten aus Filesystemen Zu migrierende Struktur und Dokumente im Filesystem Erzeugung Migrationsauftrag Checklistengesteuerte Vorbereitung und Durchführung der Migration 10

11 Migrationsverfahren:»3 Migration von Dokumenten aus Filesystemen Verwaltung und Dokumentation der Migrationsschritte im xft queue manager Migrierte Struktur und Dokumente in einer Kundenakte 11

12 Neue Basis Funktion für Jedermann OK-File Verfahren SAP Backend File System 12

13 Vorbereitung/Konzeption Konfiguration Migrationsvorbereitung Migrationsdurchführung Vorgehen Identifikation der CR s und Objekte Konfiguration der Migrationsqueues Test der Migrationsprozesse Migrationsplan abarbeiten Prüfung auf kundenspezifische Erweiterungen Einspielen xft add on Konfiguration Systemschnittstellen Aufstellen Migrationsplan Sicherung/ Backup des Zielsystems Qualitätskontrolle Umstellung der Scananwendung auf neue CR s Ggf. Anpassung von Rechercheverfahren 13

14 Highlights»1 Standardisierung» Standardisiertes Verfahren zur Migration von Archiven im SAP-Umfeld Unterschiedliche Einsatzgebiete» Berücksichtigung der unterschiedlichen SAP Archivierungsansätze (SAP ArchiveLink, Drucklisten, ADK-Files (Datenarchivierung), KPro, DVS, etc.)» Übernahme von Dokumenten aus Filesystemen in eine strukturierte Verwaltung basierend auf dem SAP Folders Management (bspw. Projektablagen Projektakten) 14

15 Highlights»2 Funktionaler Umfang» Sämtliche benötigten Funktionen im Standard enthalten» Transparenz im SOP Management wird hergestellt Schnelle Einführung» Standardfunktionen können mit wenigen Tagen Aufwand einfach aktiviert werden Erweiterungsfähig» Wurden kundenspezifische Anpassungen/ Erweiterungen bei der Verwaltung der Ablagedatenvorgenommen, können diese im Migrationsverfahren durch Erweiterung integriert werden. 15

16 Fragen 16

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