Die IQAkte Personal. Ihre Standardlösung für die digitale Personalaktenverwaltung. Präsentation am

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1 Die IQAkte Personal Ihre Standardlösung für die digitale Personalaktenverwaltung Präsentation am IQDoQ GmbH Folie 1

2 Inhalte der Präsentation 1. Digitale Personalaktenverwaltung - Einfach. Schnell. Sicher. 2. Die IQAkte Personal Live 3. Das Einführungskonzept 5Days2Go 4. Erfassung von Bestandsakten 5. Einsparung und Nutzen IQDoQ GmbH Folie 2

3 IQDoQ GmbH Das Unternehmen Geschäftsziel Optimierung dokumentenbasierter Prozesse mittels digitaler Aktenlösungen Kernprodukte HyperDoc Dokumentenmanagement FormText TM Outputmanagement IQAkten elektronische Akten DMS-Erfahrung Fast Projekte in den vergangenen 25 Jahren Beteiligungsstruktur 100%ige Tochter der MATERNA GmbH Standorte kundennah mit eigenen Niederlassungen und den Geschäftsstellen der MATERNA GmbH MATERNA Bern MATERNA Dortmund Zürich Hamburg Frankfurt (Bad Vilbel) IQDoQ GmbH Folie 3

4 Die IQAkte Personal Einführung Dokumentenmanagement für Personalabteilungen IQAkte Analytics = Bewerberakte Personalakte Officeablage Dokumentationsakte Schnittstellen Office Scanner HR-Management-Systeme Integriertes Formularmanagement Korrespondenzmodul IQDoQ GmbH Folie 4

5 Die IQAkte Personal Einführung Verwaltung aller Personaldokumente und Stammdaten in elektronischer Form Schneller und einfacher Zugriff auf vollständige Informationen, nicht nur auf Indices Berechtigte Personen können zeitgleich und standortübergreifend dieselbe Personalakte einsehen Informationen können im Unternehmen zentral ohne Verletzung des Datenschutzes zugänglich gemacht werden Das integrierte Workflow-Management optimiert die Arbeitsabläufe auf allen Ebenen IQDoQ GmbH Folie 5

6 Die IQAkte Personal Einführung Berechtigungssystem gestattet Zugriffsbeschränkung auf Register oder Dokumente Komfortable Suche, z.b. über Volltext Revisionssichere Archivierung der Dokumente gemäß GoBS und GDPdU (z.b. zum Nachweis ggü. Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern) Elektronisches Backup (Brandschutz) Einsparung Lagerraum, Papierdokumente können vernichtet werden* * Ausnahmen: Schriftformgebundene Dokumente mit Urkundencharakter wie z.b. Arbeitsvertrag, Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsvereinbarung etc. IQDoQ GmbH Folie 6

7 Beispiele für erfolgreiche digitale Personalakten Logo Kunde Branche Produktiv seit Akten HAFTPFLICHTKASSE DARMSTADT KRANKENHAUS PORZ AM RHEIN ggmbh Versicherung Gesundheit WITTE Automotive GmbH Automobil Stora Enso Kabel GmbH & Co. KG Vestische Caritas- Kliniken GmbH Papier/ Verpackung Gesundheit Unitymedia KabelBW GmbH Versorger DPD GeoPost (Deutschland) GmbH Logistik IQDoQ GmbH Folie 7

8 Die IQAkte Personal Einfach. Schnell. Sicher. Einfach Schnell Sicher IQDoQ GmbH Folie 8

9 Einfache Handhabung durch intuitive Oberfläche Aktenrücken 2. Personal- Stammdaten Korrespondenz Optionale Funktionsknöpfe 5. Liste der Personalakten Einfach IQDoQ GmbH Folie 9

10 Schnell eingeführt durch Standardverfahren Schnell IQDoQ GmbH Folie 10

11 Sicher! Durch Organisation und Technik Personalwesen Gesicherter Bereich Streckenverschlüsselung ist optional möglich Objektverschlüsselung der Ablage Rechenzentrum Gesicherter Bereich Sicher IQDoQ GmbH Folie 11

12 Sicher! Mit Zertifikat Zertifizierung durch TÜViT Essen Prüfung nach PK-DML (Prüfkriterien für Dokumenten- Management-Lösungen) HyperDoc wurde als erstes DMS nach den neuen PK-DML in der 3. Auflage 2008 zertifiziert Re-Zertifizierung aktueller HyperDoc Version mit der Anwendung IQAkte Personal in 2012 Voraussetzung zur Zertifizierung der Revisionssicherheit erfüllt Sicher IQDoQ GmbH Folie 12

13 Sicher! Mit Zertifikat Übernahme und Aktualisierung der Stammdaten und Rechte Archivierung der in SAP HR erzeugten Personaldokumente Ggf. Export der dazugehörigen Metadaten Aufruf der IQAkte Personal aus dem SAP-GUI heraus über eine Befehlsschaltfläche und umgekehrt Sicher IQDoQ GmbH Folie 13

14 Inhalte der Präsentation 1. Digitale Personalaktenverwaltung - Einfach. Schnell. Sicher. 2. Die IQAkte Personal - Live 3. Das Einführungskonzept 5Days2Go 4. Erfassung von Bestandsakten 5. Einsparung und Nutzen IQDoQ GmbH Folie 14

15 Inhalte der Präsentation 1. Digitale Personalaktenverwaltung - Einfach. Schnell. Sicher. 2. Die IQAkte Personal - Live 3. Das Einführungskonzept 5Days2Go 4. Erfassung von Bestandsakten 5. Einsparung und Nutzen IQDoQ GmbH Folie 15

16 Einführung der digitalen Personalakte Prozessbeteiligte Personalabteilung Betriebsrat Datenschutzbeauftragter Management IT-Abteilung IQDoQ GmbH Folie 16

17 Wenig Aufwand für Ihre IT-Abteilung 1. Vor der Einführung 2. Vor dem Installationstermin 3. Beim Installationstermin 4. Im Laufenden Betrieb Betriebsvoraussetzungen klären Ansprechpartner / Terminabsprache Serverumgebung bereitstellen Arbeitsplatzrechner bereitstellen Zugang, Berechtigungen und Freigaben Softwareverteilung an Arbeitsplatzrechner Einweisung in Systembetreuung / Monitoring Rechnerüberwachung, Protokollierung und Monitoring Aufbewahrung / Zyklus der Sicherung (Sicherung erfolgt automatisiert durch IQAkte ) IQDoQ GmbH Folie 17

18 Das Einführungskonzept 5Days2Go Die IQAkte Personal ist eine spezialisierte Standardlösung zum Festpreis Grundanpassung der Register, Formularfelder, des Layouts, der Benutzerrollen und -rechte ist bereits enthalten Inbetriebnahme vor Ort und Schulung der Anwender sind auch inklusive Betrieb wahlweise vor Ort oder in der Cloud IQDoQ GmbH Folie 18

19 Die IQAkte Personal In fünf Tagen startklar Tag 1 - Workshop - Konzept und Dokumentation Tag 4 - Server Installation - Client Installation Tag 2 - Konfiguration - Customizing Tag 5 - Schulung - Inbetriebnahme Tag 3 Customizing IQDoQ GmbH Folie 19

20 Inhalte der Präsentation 1. Digitale Personalaktenverwaltung - Einfach. Schnell. Sicher. 2. Die IQAkte Personal - Live 3. Das Einführungskonzept 5Days2Go 4. Erfassung von Bestandsakten 5. Einsparung und Nutzen IQDoQ GmbH Folie 20

21 Möglichkeiten der Bestandsaktenerfassung Dienstleister extern vor Ort Personalabteilung IQDoQ GmbH Folie 21

22 Inhalte der Präsentation 1. Digitale Personalaktenverwaltung - Einfach. Schnell. Sicher. 2. Die IQAkte Personal - Live 3. Das Einführungskonzept 5Days2Go 4. Erfassung von Bestandsakten 5. Einsparung und Nutzen IQDoQ GmbH Folie 22

23 Auf Knopfdruck informiert! Haben Sie sich schon einmal gefragt, welche Mitarbeiter Französisch sprechen und AutoCad beherrschen? Fragen Sie doch einfach Ihre IQAkte Personal! IQDoQ GmbH Folie 23

24 Keine Zeit für die Personalentwicklung? Personalentwicklung scheitert nicht am Wollen, sondern an der fehlenden Zeit Jeder Personalsachbearbeiter ist im Schnitt mehr als ein Tag in der Woche mit der Ablage und Suche nach Dokumenten beschäftigt. IQDoQ GmbH Folie 24

25 Wir schenken Ihnen einen Tag Zeit pro Woche! Personalentwicklung scheitert nicht am Wollen, sondern an der fehlenden Zeit Jeder Personalsachbearbeiter ist im Schnitt mehr als ein Tag in der Woche mit der Ablage und Suche nach Dokumenten beschäftigt. Dokumente können mit der IQAkte Personal im Schnitt 4x schneller abgelegt und 10x schneller gefunden werden. IQDoQ GmbH Folie 25

26 Verteilung der Arbeitszeiten! Informationsdokumentation z.b. Sortieren und Ablegen Verwaltung z.b. Planen, Analyse und PC-Arbeit Reduzierung durch den Einsatz der Beschaffung z.b. Suchen und Abfragen Dokumenterstellung z.b. Schreiben, Korrektur und Kopieren Kommunikation z.b. Telefonieren und Besprechen IQDoQ GmbH Folie 26

27 Gewinnen Sie einen Arbeitstag pro Woche! Manuelle Bearbeitung von Personalakten Zeit pro Stck. Dokumente/Zeit pro Tag Tage/Zeit pro Woche Ablegen 3 Min. x 100 Dok. = 300 Min. bzw. 5,0 Std. x 5 Tage = 25,0 Std. Suchen 5 Min. x 150 Dok. = 750 Min. bzw. 12,5 Std. x 5 Tage = 62,5 Std. Zeitaufwand Manuell 87,5 Std. Bearbeitung von Personalakten mit der IQAkte Personal Zeit pro Stck. Dokumente/Zeit pro Tag Tage/Zeit pro Woche Ablegen 2 Min. x 100 Dok. = 200 Min. bzw. 3,3 Std. x 5 Tage = 16,6 Std. Suchen ½ Min. x 150 Dok. = 75 Min. bzw. 1,3 Std. x 5 Tage = 6,3 Std. Zeitaufwand IQAkte 22,9 Std. Einsparpotenzial 64,6 Std. IQDoQ GmbH Folie 27

28 Gewinnen Sie einen Arbeitstag pro Woche! Manuelle Bearbeitung von 500 Personalakten Zeit pro Stck. Dokumente/Zeit pro Tag Tage/Zeit pro Woche Ablegen 3 Min. x 50 Dok. = 150 Min. bzw. 2,5 Std. x 5 Tage = 12,5 Std. Suchen 5 Min. x 75 Dok. = 375 Min. bzw. 6,3 Std. x 5 Tage = 31,3 Std. Zeitaufwand Manuell 43,8 Std. Bearbeitung von 500 Personalakten mit der IQAkte Personal Zeit pro Stck. Dokumente/Zeit pro Tag Tage/Zeit pro Woche Ablegen 2 Min. x 50 Dok. = 100 Min. bzw. 1,7 Std. x 5 Tage = 8,5 Std. Suchen ½ Min. x 75 Dok. = 37,5 Min. bzw. 0,6 Std. x 5 Tage = 3,0 Std. Zeitaufwand IQAkte 11,5 Std. Einsparpotenzial 32,3 Std. IQDoQ GmbH Folie 28

29 Sie setzen die Maßstäbe! Verbessern Sie die Qualität der Personalarbeit! Schaffen Sie bleibende Werte! Sie stellen die Weichen für die Qualität der Personalarbeit in den nächsten 10 Jahren! Drücken Sie der Personalarbeit Ihren Stempel auf! IQDoQ GmbH Folie 29

30 Warum IQAkte Personal? in 5 Tagen einsatzbereit voll integriert in Ihre vorhandene IT-Systemlandschaft & Prozesse vollständige & einheitliche Sicht auf alle HR-Dokumente Festpreis kein Risiko solider & erfahrener Anbieter über 25 Jahre im DMS-Markt Made in Germany vom Mittelstand für den Mittelstand IQDoQ GmbH Folie 30

31 IQDoQ: Solider Mittelstand aus Deutschland! Investitionssicherheit Moderne & erprobte Technik Eigentümergeführt Mittelstand mit starker Mutter Lange Erfahrung >25 Jahre DMS-Markt Made in Germany Deutschsprachiger Markt IQDoQ GmbH Folie 31

32 und es macht Spaß mit der IQAkte Personal zu arbeiten! IQDoQ GmbH Folie 32

33 Vielen Dank! IQDoQ GmbH Geschäftsfeld IQAkten Telefon 06101/ IQDoQ GmbH Folie 33

34 Aufruf von SAP aus der IQAkte Personal heraus IQDoQ GmbH Folie 34

35 Aufruf der IQAkte Personal aus SAP heraus IQDoQ GmbH Folie 35

36 Gründe für eine Verwaltung außerhalb von SAP Verwaltung von Dokumenten ohne SAP-Bezug möglich (z.b. Bewerbungen) Keine Modifikation im SAP notwendig (keine Abhängigkeiten und Kosten bei SAP-Updates) Lösung hat Produktcharakter, Dienstleistungsanteil ist niedriger Aufruf von SAP aus der IQAkte Personal heraus Dokumentenorientierte Oberfläche Zugriff auf die Akte auch ohne SAP-Zugang (z.b. für MA-Self- Service und Vorgesetzten-Zugriff) Möglichkeit der aktenübergreifenden Suche Aufruf der IQAkte Personal aus SAP heraus IQDoQ GmbH Folie 36

37 Anhang - Stichwortverzeichnis Urkunde ist jede verkörperte Gedankenerklärung, die zum Beweis im Rechtsverkehr geeignet und bestimmt ist und die ihren Aussteller erkennen lässt. Aufbewahrungsfristen: - Handelsgesetzbuch ( 238, 257 HGB) und Abgabenordnung ( 147 AO) für kaufmännische Dokumente: 6 Jahre: empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung. 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Buchungen, Urkunden, Hypotheken. unbefristet: Gerichtsurteile und Baupläne. Patientenakten sollten aus versicherungstechnischen Gründen zehn Jahre aufbewahrt werden. In einzelnen Bereichen gilt eine längere gesetzliche Aufbewahrungsfrist, so etwa nach der Strahlenschutz- beziehungsweise der Röntgenverordnung sowie für Aufzeichnungen nach dem Transfusionsgesetz eine Frist von bis zu 30 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres. IQDoQ GmbH Folie 37