Elektronische Archivierung s Nutzen ziehen aus der gesetzlichen Auflage

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1 Elektronische Archivierung s Nutzen ziehen aus der gesetzlichen Auflage Expertenwissen kompakt 30. März rd Mind 2011 Business 3rd Mind Consulting Business e.k. Consulting Langer Weg e.k Eschborn Tel. +49 (0) Fax +49 (0)

2 Wichtige Information Important information Urheberrecht und Markenschutz Diese Präsentation unterliegt nach dem Urheberrechtsgesetz (UrhG) dem Urheberrecht von 3rd Mind Business Consulting e.k. Die Inhalte dieser Präsentation sowie die darin enthaltenen Informationen dürfen nicht verändert oder in irgendeiner Form ohne die ausdrückliche Genehmigung von 3rd Mind vervielfältigt werden. Alle Markennamen, Logos und Handelsmarken von 3rd Mind sind markenrechtlich geschützt, alle weiteren, die in dieser Präsentation erwähnt werden, dienen nur der Information. 3rd Mind übernimmt keinerlei Haftung für die Auswahl oder die Leistung (dahinter). Diese weiteren Zeichen und Namen unterliegen evtl. ebenfalls Urheberrechten Dritter und den uneingeschränkten Bestimmungen der jeweils geschützten Marken- sowie den Besitzrechten der jeweiligen eingetragenen Eigentümer. Werden Markenzeichen nur erwähnt lässt sich daraus nicht schlussfolgern, dass diese Markenzeichen nicht durch Rechte Dritter geschützt sind. Das Urheberrecht für veröffentlichte, von 3rd Mind als Autor selbst erstellte Objekte verbleibt allein bei 3rd Mind. Jegliche Vervielfältigung oder Verwendung solcher Grafiken und Text-Informationen in anderen elektronischen oder gedruckten Publikationen ist ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung von 3rd Mind definitiv nicht gestattet. Vielen Dank für die Berücksichtigung dieser Hinweise Copyright and official trademark This presentation is under restriction of copyright by 3rd Mind Business Consulting e.k. The material contained within this presentation may not be altered or duplicated in any way without the explicit authorization of 3rd Mind. All brands, logo and trademarks of 3rd Mind are protected by trademark law, all other mentioned in this presentation are for information only and 3rd Mind accepts no liability for their selection or performance and, if applicable, are protected by third parties without restriction subject to the conditions of the respective trademark law and the rights of ownership of the respective registered proprietary. If trademarks are simply mentioned, one cannot draw a conclusion that trademarks are not protected by rights of third parties. The copyright for published objects compiled by 3rd Mind as the author himself remains exclusively by 3rd Mind. Copying or using such illustrations and text information s in other electronic or printed publications is still not permitted without written 3rd Minds explicit agreement. Thank you for note this terms of use rd Mind Business Consulting e.k 2

3 Gesetzliche Regelung zu elektronischer Archivierung (IT-Compliance)! Es gibt KEIN Gesetz, das zur Archivierung von s verpflichtet! Wohl aber viele, aus denen sich das ableiten lässt z.b. Handels- & Steuerrecht Finanzrecht etc. (elektr. Datenträger)! Keine Nennung von in Gesetzestexten Dafür genügend in der Rechtsprechung! Theorie Newsletter / -Werbung Keine geschäftlich (steuerlich) relevante Korrespondenz via Handels- / Geschäftsbriefe Angebote Bestellungen Rechungen etc. Herkömmlich (Post, Fax) Keine -Archivierung verpflichtend (Medium)! Praxis SIE können das nur zu 50% steuern - Was ist mit Ihren Geschäftspartnern? Heute ist die Korrespondenzform Nr rd Mind Business Consulting e.k 3

4 Unternehmenskommunikation im Wandel ist heute der Kern! Innert 10 Jahren zum wichtigsten Kommunikationsmittel gewandelt Ablösung klassischer Kommunikation zu 75 %, teilweise sogar über 90% Anforderungen aus den Geschäftsprozessen (schnell, bequem, kostenlos) Die gesetzlichen Auflagen - z.b. Aufbewahrungspflichten - sind aber geblieben!! Vielfältiges Gefahrenpotential bei unsachgemäßem Umgang Oft bestehen keine klaren Konzepte und definierte Prozesse Die Aufbewahrung der s wird meist den Mitarbeiter/innen Gleichgültigkeit und Nichtwissen haben fatale Folgen Organisationshaftung kein Schutz vor Strafen, gerichtlichen Nachteilen etc.! -Archive sind kein Standard-Blech Server PC Laptops Storage etc. Hersteller ist funktional dienen der IT-gestützten Einhaltung von (gesetzlichen) Auflagen: IT-Compliance rd Mind Business Consulting e.k 4

5 IT-Compliance Technologie ist nur EIN Bestandteil davon! IT-Compliance beinhaltet drei Kriterien Anforderung ( ) - Rechtliche Rahmenbedingungen und Aufbewahrungsfristen Technologie (IT) - Mittel zum Zweck mit hohem Automatisierungsgrad Ökonomie ( ) - Angemessenes Budget zur Erreichung der Ziele! Kardinalssatz Nicht alles, was technologisch machbar, ist juristisch erlaubt oder betriebswirtschaftlich sinnvoll! Jede Entscheidung in den Bereichen IT-Compliance kennt nur diese zwei Richtungen: rd Mind Business Consulting e.k 5

6 (IT-) Compliance (IT-gestützte) Einhaltungsgrad mehrerer Auflagen! Wort-Definition Compliance Laut Dictionary geht es dabei um den Grad der Einhaltung gewisser Vorgaben aus unterschiedlichen Quellen Wie auf einer Skala spiegelt sich die Summe des Einhaltungsgrades aller Anforderungen auf der Geschäftsebene wider. Compliance - Skala rd Mind Business Consulting e.k 6

7 IT-Compliance Eingeschränkte Bewegungsfreiheit! Die rechtlichen Vorgaben Das Erlaubte (gesetzliche Anforderungen)! Die Prozesse Das Gewünschte / DMS im täglichen Ablauf)! Das Budget Das Bezahlbare ( Komfort-Level )! Die Technologie Das Machbare (Umsetzung) Die gute Nachricht:! 75 % volle Bewegungsfreiheit Die schlechte Nachricht: Entscheidend sind die ersten 25%! rd Mind Business Consulting e.k 7

8 Unterschiede bei der Archivierung Papier vs. Elektronisch Die Gründe für die Archivierung von Post sind gleich! Die Information Inhaltliche Nachweise Aufbewahrung der Korrespondenz Rechtsicherheit z.b. bei @! Es gibt aber EINEN Unterschied Einen Brief zu fälschen ist schwer (Papier, Farbe, Schrift, Unterschrift) Einen elektronischen Brief dagegen überhaupt nicht Eine Standard- (alleine) hat keine Beweiskraft! Jede kann leicht editiert (manipuliert?) werden Da hilft auch kein Ausdruck! rd Mind Business Consulting e.k 8

9 Wer suchet, der findet (hoffentlich) - gesetzliche Archivierungsfristen Aufbewahrungsfristen! 257 HGB (Aufbewahrung v. Unterlagen / Aufbewahrungsfristen) 147 AO (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe (AO: oder Geschäftsbriefe) 3. Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (AO: oder Geschäftsbriefe) Buchungsbelege (Rechnungen etc.) (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Kurz: Handelsbriefe (auch s*) 6 Jahre nach Datum, steuer-relevante Unterlagen 10 Jahre nach Abschluss des Wirtschaftsjahres * = Verweis auf GoBS rd Mind Business Consulting e.k 9

10 Standard- s haben kaum Beweiskraft Frühere Versionen (Outlook 2002, 2003) Outlook rd Mind Business Consulting e.k 10

11 Veränderung ist schwer nachzuweisen außer bei rd Mind Business Consulting e.k 11

12 MUST, not an OPTION - Einhaltung gesetzlicher Archivierungspflichten Aufbewahrungspflichten! 239 HGB (Führen der Handelsbücher) 146 (4, 5) AO (3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Unveränderbarkeit (4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch [...] auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung [...] den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung [GoB, ab 1995 GoBS] entsprechen. elektronisches Archiv Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Verfügbarkeit (IT-Sicherheit Datensicherheit Backup / Recovery) rd Mind Business Consulting e.k 12

13 Helfen Signaturen?! Angaben auf Handels- / Geschäftsbriefen 37a, 257 HGB, 35a GmbHG, 80 AktG Signaturen helfen bestenfalls als Absendernachweis Nur in Form einer qualifizierten Signatur (SigG, SiGV, 126, 127 BGB, VwVFG,...) Sie verifizieren NICHT den Inhalt rd Mind Business Consulting e.k 13

14 Nutzen eines Archivs: Die Recherchefunktion Wir haben doch ein Backup wozu brauchen wir ein Archiv?! 1. Unterschied: Geschäftsprozess - Ebene Was ist das Wichtigste am Backup? RECOVERY - Das Wieder - herstellen von Daten Was ist das Wichtigste am Archiv? DISCOVERY Das Wieder - finden von Informationen! 2. Unterschied: Technologie - Ebene Keine einzelne Daten aus einem Backup-String Dagegen einzelne Datenobjekte im Archiv! 3. Unterschied: Juristische Ebene Ein Backup beinhaltet immer die Kopie - Das Archiv immer das Original! Archivierte Daten müssen zwingend (zeitnah) gefunden werden ( Verfügbarkeit)! Ein sehr wichtiges Kriterium ist demnach die Suchfunktion in einem Archiv rd Mind Business Consulting e.k 14

15 Weitere Aufbewahrungsfristen... 2 Jahre Nahrungsmittelfertigung nach Markteinführung 3 Jahre Morphine und Medikamente nach Verkaufsende 4 Jahre Finanzaudit b. AG n. Prüfung 5 Jahre Biologische Produkte, n. Fertigung Sarbanes Oxley BDSG HGB, AO, GDPdU, GoBS KgVO, BO, RöntgenVO BGB Handelsbriefe (auch s) - 6 Jahre Personaldaten nach Ausscheiden d. MA - 10 Jahre Steuerlich relevante Daten nach FJ Abschluss - 10 Jahre Röntgenaufnahme /Behandlungsakten - 10 Jahre Medizinische Aufzeichnungen für Kinder mind. 21 Jahre Giftige Inhaltsstoffe nach Audit-Ende - 30 Jahre Röntgenbehandlung / Krankengeschichte / Haftungsfälle - 30 Jahre Lebensversicherungspolicen - > 100 Jahre Minimale Speicherdauer rd Mind Business Consulting e.k 15

16 Zusammenfassung Archivierungspflichten aus Handels- & Steuerrecht! Nicht-veränderbar und Nachweis für Original und Herkunft! Dokumentationspflicht für das Verfahren! Handelsbriefe: 6 Jahre ab Datum! Steuer-relevante Daten: 10+ Jahre nach Abschluss des Fiskaljahres! Digital erzeugte Dokumente sind auch digital zu archivieren Archivierungspflicht ja, aber keine konkreten Anforderungen an Technologie oder Architektur! rd Mind Business Consulting e.k 16

17 Einige gute Gründe für eine (rechtssichere) -Archivierung! Rechtssicherheit in der Korrespondenz Einhaltung gesetzlicher Auflagen (Compliance) Handelsrecht Steuerrecht Wirtschaftsrecht Arbeitsrecht... Sicherheit in Streitfällen erhält Beweiskraft! IT-Sicherheit in den Abläufen Transparenz in der Kommunikation Transaktionen werden beleghaft nachvollziehbar Alle Beteiligten sind identifizierbar Erhöhung des Sicherheitsniveaus Unfreundlicher Informationsabfluss via zu riskant Informationserhalt Keine aus Versehen gelöschte s mehr! Nutzen im Unternehmen und in der Informationskette der Abläufe Wissens-Archiv / Vertreter-Regelung / Recherche Zeitersparnis rd Mind Business Consulting e.k 17

18 Nicht alles, was technologisch machbar, ist auch juristisch erlaubt, oder betriebswirtschaftlich sinnvoll rd Mind Business Consulting e.k 18

19 Kleiner Selbsttest Wofür nutzen Sie in den Prozessen?! Welche Inhalte werden über kommuniziert? Geschäftsrelevante Inhalte Kantinen- s Private s! Was ist die derzeitige bevorzugte Ablageform? Lokaler Ordner? PDF auf Server? Ausdruck? Rumdümpeln im Posteingang?! Wie hoch ist die Beweiskraft dieser Ablageform? Kann ich die abgelegte verändern? B. = 0 (NULL)! Welchen Komfort-Level benötigt das Unternehmen? Kann eine rechtssichere -Archivierung sinnvoll in die täglichen Abläufe integriert werden? Sollen archivierte s nur im Notfall gezogen werden, findet Recherche statt etc.? rd Mind Business Consulting e.k 19

20 Unabhängige Beratung, Projektunterstützung & Training Wenn Sie das Pferd von hinten aufzäumen und mit der Technologie anfangen ohne Ihre externen und internen Anforderungen zu kennen - bewegen Sie sich nur im Rahmen der herstellerseitigen Limitierungen Und nicht im Rahmen des Erlaubten Gewünschten Möglichen Bezahlbaren rd Mind Business Consulting e.k 20

21 Die vier Eckpunkte eines rechtssicheren elektronischen Archivs MUSS Rechtliche Rahmenbedingungen I (was MUSS ich aufbewahren?)! Aufbewahrungspflichten, Dokumentationspflichten, Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen, Nachweispflichten, Unveränderbarkeit, Verschlüsselung, Sorgfaltspflichten,... DARF Interne Anforderungen (was DARF ich aufbewahren? / kfm. Nutzen)! Wissensarchiv, Projekt-Datenbank, Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Nachweise, Erklärungen, Genehmigungen,... SOLL NICHT Speicherbereinigung (was will ich auf keinen Fall aufbewahren?)! Spiced Pork And HaM (Dosenfleisch im Archiv) SPAM DARF NICHT Rechtliche Rahmenbedingungen II (was ist mir verboten, aufzubewahren?)! Ohne Weiteres keine privaten s, keine private Korrespondenz, keine abgelehnten Bewerbungen (AGG), Betriebsratsprotokolle, rd Mind Business Consulting e.k 21

22 Drei wesentliche Elemente eines rechtssicheren Archivs Unveränderbarkeit Verfügbarkeit IT-Sicherheit Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. [...]. Bsp.: 239 (3) HGB, 146 (4) AO Bei der Führung der Handelsbücher [...] auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Bsp.: 239 (4) HGB Schutz vor - Verlust - Zerstörung - Manipulation - Diebstahl (z.b. 9 BDSG) rd Mind Business Consulting e.k 22

23 Entscheid: Selektionshilfen! Kategorisierung der Funktionen und Erfüllungsgrad im Markt Archivierung nur von s oder auch anderen Dokumente? Adressbücher ical Files (DMS) Anzahl der Postfächer Multi-Server-Varianten Einzelserver Spezialfunktionen? Single-Instance (Schwarzbeere) Instant-Messaging (Skype etc.) Migrationsfähigkeit (Technologie-Wandel / Anbieter-Wandel) Skalierung Lizenzkosten SLA etc.! Archiv-Funktionen Gehen Sie von Ihren Anforderungen aus (Fachkonzept) Auto-Delete Migration Verschlüsselung Komprimierung Suchfunktionen Anhang + Text,... Checken Sie die Sicherheitsfunktionen: Ausfallsicherheit / DR Identity Management Freeze,...! Der Anbieter muss zwingend Ihre Anforderungen lösen können! Definiert im Fachkonzept, ausgerichtet auf Ihre rechtlichen und internen Rahmenbedingungen Alles andere bewegt sich innerhalb der Hersteller-Limits rd Mind Business Consulting e.k 23

24 Stichwort Sicherheitsrisiko Rechteverwaltung (Identity Management)! Vergabe der Nutzungsrechte! User-Rechte Zugriffe im Netzwerk Zugriff auf das Archiv Zugriff auf Datenbanken! Administrator-Rechte dito nur tiefer (Personaldaten?)! Ein- und Austritte! Wer hat welche Rechte? Feste und temporäre Zugriffe! Wer hat diese Rechte noch?? Vertreter-Regelungen (Urlaub / Krankheit usw.)! Wer hat diese Rechte noch immer??? Account gelöscht bei Firmenaustritt, Vertretung nicht aufgehoben etc. Sicherheits-Check durchführen (lassen) rd Mind Business Consulting e.k 24

25 Stichwort Beweiskraft von Standard- s (und deren Anhänge)! Ablage im Posteingang / lokalem Ordner der Mail-Anwendung? Keine Beweiskraft, da Manipulation möglich MS Outlook: wie beschrieben Lotus Notes: STR + B (gleicher Effekt)! Ablage als Ausdruck auf Papier? Keine Beweiskraft, da Manipulation vorher möglich! Ablage als PDF/x? Keine Beweiskraft, da Manipulation vorher möglich! Sichern auf lokalem Ordner oder Netzlaufwerk? Keine Beweiskraft, da Manipulation vorher möglich!... Nur eine unveränderbare Ablage stellt Beweiskraft sicher! rd Mind Business Consulting e.k 25

26 Stichwort Zertifikate Testate Rechtsgutachten! Rechtsgutachten? Juristen bewerten alleine ein IT-System? Beurteilen Informatiker ein Rechtsgeschäft? Erstellt ein Zahnarzt ein Kfz-Gutachten?! Klassiker: GDPdU-Zertifikat?? Die GDPdU ist eine Richtlinie sie zertitifiziert nicht Die Finanzbehörden auch nicht!! Allenfalls ist ein TESTAT aussagekräftig Seriös: von großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften (K/P) Prüfung der Software nach IDW 880 Juristen UND Informatiker UND Wirtschaftsprüfer Im Ergebnis oft, dass bei korrekter Einstellung der Parameter eine Speicherung nach [...] gewährleistet wird.! Hinterfragen Sie Prüfer Prüfung Quellen Disclaimer Lassen Sie sich das GANZE Dokument geben! Neutral bewerten lassen rd Mind Business Consulting e.k 26

27 Zusammenfassung: Fachkonzept vor jeglichem Technologie-Entscheid!! Strategische Überlegungen Externe Anforderungen Interne Anforderungen Sicherheitskriterien Technologie! Herangehensweisen Was muss archiviert werden? Wie lange? Was soll archiviert werden? Wie lange? Was soll nicht archiviert werden? Was darf nicht archiviert werden?! Fachkonzept Definition der Zugriffsregelungen (4- / 6-Augen-Prinzip, Id. Mgmt.) Übersetzung in Attribute (Features) Definition der richtigen Technologie (Online Software Appliance?) Finden der passenden Technologie + des Privat! rd Mind Business Consulting e.k 27

28 Ihr Experte für IT-Compliance IT-Sicherheit Datenschutz 3rd Mind Business Consulting e.k. Langer Weg Eschborn Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Mobil +49 (0) rd Mind Business Consulting e.k 28

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