AFS-Software GmbH & Co.KG AFS-Mailmanagement

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1 AFS-Mailmanagement Benutzerhandbuch

2 AFS-Mailmanagement Danke, dass Sie sich für den Kauf unserer Software des AFS-Mailmanagement entschieden haben. Wir wollen Ihnen auf den nächsten Seiten die Installation und den Funktionsumfang der Schnittstelle erläutern und somit zu einem einwandfreien Handling mit der Schnittstelle beitragen. Denken Sie vor der Installation daran, Ihren PC auf den aktuellen Stand zu bringen. Keine angezeigten Betriebssystem-Updates vergessen usw. nur ein komplett aktuelles Betriebssystem garantiert eine optimale Funktionalität der AFS-Software Produkte. Starten Sie Installationen von AFS Software (ab Windows 7) immer mit Rechtsklick als Administrator ausführen. Nur so haben Sie während der Installation volle Rechte! Das Benutzerkonto als Administratorenkonto zu haben reicht nicht!

3 Was ist das AFS-Mailmanagement AFS-Software GmbH & Co.KG AFS-Mailmanagement ist ein Add-In für Microsoft Outlook (ab 2007) und Tobit David.fx 12, um genaue Kontaktrecherchen in Verbindung mit dem AFS- Manager durchzuführen. Ebenfalls erleichtert das AFS-Mailmanagement die Archivierung. Ob auf Knopfdruck oder beim Versenden, einmal erkannt und zugeordnet, archiviert das AFS-Mailmanagement jede beim Kundenkontakt in der Warenwirtschaft. Im Screenshot sehen Sie das AFS-Mailmanagement im Outlook. Alle relevanten Daten des Kundenkontakts haben Sie dort auf einem Blick. Sie können durch die Reiter wechseln, um noch mehr Informationen über den Kunden zu erhalten, wie Sie das auch in Ihrem AFS-Manager gewohnt sind. Ein Wechsel der Programme in den Vordergrund wird überflüssig, die Zeitersparnis ist enorm. Wann optimieren Sie Ihren Verkehr mit dem AFS-Mailmanagement?

4 Die Installation Die Installation unterteilt sich in zwei Teile die Server-Installation und die Client-Installation. Die Server-Installation muss einmalig auf dem Server durchgeführt werden. Dort werden alle allgemeinen Einstellungen durchgeführt und gespeichert. Diese sind für alle Clients gleich. Vom Server aus werden auch Updates auf vorhandene Clients verteilt. Die Client-Installation ist die eigentliche Installation des Add-Ins auf dem PC. Erst wenn diese durchgeführt ist und ein Neustart des Outlook bzw. das Starten des David.fx 12 im Developer-Modus erfolgt ist, kann man das AFS- Mailmanagement optimal nutzen. Starten Sie mit der Server-Installation, indem Sie das Installationsmedium direkt auf dem Server starten. Denke sie an die administrativen Rechte! Sie erhalten folgenden Screenshot im Bildschirm.

5 Server-Installation Nachdem Sie die Installation gestartet haben, werden Sie mit dem Assistenten durch die Installation begleitet. Führen Sie diesen Schritt für Schritt durch und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Nachdem sie die Lizenzbedingungen gelesen und bestätigt haben, kommen Sie zur Auswahl des Installationspfads. Dieser ist vorgegeben und wir empfehlen diesen nur von erfahrenen Benutzern ändern zu lassen. Der Assistent ist dann bereit zur Installation. Sie erhalten nach erfolgter Installation eine Meldung in der Sie den Assistenten beenden können. Durch anhaken der Checkbox können Sie den InstallAgent des AFS- Mailmanagement direkt starten lassen

6 Der InstallAgent Im Screenshot sehen Sie den InstallAgent des AFS- Mailmanagement sowie den vergrößerten Client Bereich. Dort müssen Sie mit dem grünen Button die Server-Einstellungen herunterladen und updaten. Dies ist nur bei der Erstinstallation durchzuführen. Haben Sie diesen Arbeitsschritt abgeschlossen können Sie sich der Client- Installation zuwenden.

7 Client-Installation Im Screenshot des InstallAgents sahen Sie großdargestellt den Client Bereich. Dieser hat einen Umschalter und zwei große Button. Bevor Sie mit dem großen blauen Knopf das AFS-Mailmanagement auf dem Client installieren, wählen Sie Ihr benutztes Mailprogramm aus (derzeit Microsoft Outlook ab 2007 sowie Tobit David.fx 12). Starten Sie dann die Client-Installation durch das Anklicken des blauen Buttons. Ein Fortschrittsbalken im InstallAgent zeigt Ihnen den Fortschritt der Client-Installation an. Dies können Sie auf jedem Client durchführen, indem Sie über das Netzwerk den InstallAgent auf dem Client öffnen und diesen Vorgang durchführen. Beachten sie die Anzahl Ihrer erworbenen Lizenzen! Haben Sie eine Client-Installation erfolgreich beendet, öffnen sich die SQL- Einstellungen. Diese sind pro Client einzustellen und zu speichern. Wir werden dies unter den Einstellungen folgend erklären. Neue Service-Updates Bei Software-Lösungen finden fortlaufend Weiterentwicklungen statt. Dies ist beim AFS-Mailmanagement nicht anders. Diese sogenannten Service-Updates haben im InstallAgent einen dritten roten Button. Diesen müssen Sie drücken, um die neuesten Installationen eines Service-Updates zu installieren und Ihr AFS-Mailmanagement auf den aktuellen Stand zu halten.

8 Einstellungen Sie haben im AFS-Mailmanagement drei Möglichkeiten die Einstellungen zu beeinflussen. Die globalen Einstellungen sind auf dem Server gespeichert und sie verändern das Verhalten für alle Clients im gleichen Ausmaß. D.h., ändern Sie dort was, ändert es sich an allen Clients inkl. der entsprechenden Auswirkungen. Die SQL-Einstellungen setzen Ihre Einstellungen zur Datenbank. Dann haben wir noch die Client-Einstellungen, die noch weitere Personalisierungen in das AFS-Mailmanagement einbringt. SQL Einstellungen In diesen Einstellungen regeln Sie, wie bei AFS Software gewohnt, ihre Verbindung zur Datenbank. Dazu werden Sie gebeten ihren des AFS-Manager SQL entsprechenden Datenbank-Typ einstellen. Als nächstes müssen Sie angeben, wo sich die Datenbank befindet (IP- Adresse oder Servername). Unter dem Login Feld geben Sie Ihre Zugangsdaten ein oder entscheiden sich für die Windows- Authentifizierung (z.b. bei Domänennetzwerken). Danach müssen Sie die benutzte Datenbank Ihres AFS-Managers auswählen, in der Sie die Archivierung durchführen wollen. Darunter haben Sie den Button, um Ihre Eingaben zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Im Screenshot noch ausgegraut der Speichern Button er wird aktiv wenn der Verbindungstest erfolgreich war.

9 Unter dem Button Andere Einstellungen öffnen Sie die globalen Einstellungen, die Ihnen folgend erläutert werden. Der Button Abfragen aktualisieren müssen Sie ggf. nach Server-Updates nutzen, um einen Soft-Reset der Abfragen im AFS- Mailmanagement auszulösen. Globale Einstellungen In den globalen Einstellungen haben Sie die Möglichkeiten diverse Funktionen umzustellen, die dann auch für den gesamten Betrieb Veränderungen nach sich ziehen. Sie können dort per Checkbox die Funktionen anhaken und deaktivieren. Diese können die Archivierung abstellen, können einen Archivierungszwang setzen, können das Datum zur archivieren. Sie können die Rechteverwaltung der AFS-Warenwirtschaft einbinden und die Windows- Anmeldung als Login auswählen. Die Standard-Währung setzen Sie unter der Box Währungszeichen. Darunter ist der Pfad gespeichert, wo sich die Serversettings befinden. Damit kann das AFS-Mailmanagement die Einstellungen auch finden, egal von welchem Client die Einstellungen abgerufen werden.

10 Client Einstellungen (nur MS Outlook) AFS-Software GmbH & Co.KG Am Rand rechts unten könnten Sie die Client- Einstellungen öffnen. Hier können Sie Einstellungen am Client ändern, die nur im Client zu Veränderungen führen. Sie können hier den Mandanten auswählen mit dem Sie in der Archivierung arbeiten wollen. Dieser Mandant muss auch in Ihrem AFS- Manager bestehen. Darunter steht Ihre Adresse und unter dieser die Version Ihres Outlook, entweder 2007/2010/2013. Sie können Adressen sowie auch ganze Domains von der Archivierung ausschließen (z.b. für den internen E- Mail Verkehr). Das Fragezeichen gibt Ihnen Hilfestellung, wie diese eingetragen werden müssen. Die Checkbox entscheidet das Verhalten nachdem Archivieren einer . Angehakt löscht Outlook diese s automatisch andernfalls müssen Sie das manuell durchführen. Vorsicht vor zugemüllten allgemeinen Postfächern! Mit den Buttons unter diesen Einstellungen speichern Sie ihre Client- Einstellungen und öffnen wieder Ihre Globalen/SQL-Einstellungen.

11 Das Archivierungsfenster Das Archivierungsfenster erscheint wenn Sie eine abschicken oder die E- Mail mit dem Archivierungsbutton abschließen und somit im AFS-Manager archivieren. Der Archivierungsbutton führt eine Prüfung durch, ob die bereits archiviert wurde. Ist Sie bereits archiviert, ist der Button ausgegraut. Neben uns sehen wir das Archivierungsfenster. Dort sehen wir als erstes die gefundene Adresse des Kundenkontaktes der . Sollte dies nicht gefunden sein, kann man durch Klicken auf diesen Button das Suchfenster öffnen, um den Kunden zu finden und zu zuordnen. Legen Sie die unbekannte Adresse als Ansprechpartner, erhöht dies die Genauigkeit des AFS- Mailmanagement enorm. Als nächstes sehen wir die Archivierungsoptionen, in denen können Sie einstellen, welche Informationen bei Archivieren hinterlegt werden sollen. Die Kontaktart, falls Sie diese ändern möchten. Danach können Sie einen Titel bestimmen. Darunter stehen das Archivierungsdatum sowie der Zeitstempel. Benötigen Sie eine Wiedervorlage? Dann einfach die Checkbox anhaken und das Datum der Wiedervorlage setzen. Folgend wählen Sie den Mitarbeiter aus der die archiviert und können einen Mitarbeiter der zuweisen. Darunter kann man den Status der setzen, um dem nachfolgenden Bearbeiter weitere Informationen mit zu geben, wie er weiter mit der umgehen soll. Bei der Archivierung der wird der Inhalt der in der Datenbank gespeichert. Zusätzlich kann eine.msg Datei hinterlegt werden. Eine.msg Datei ist eine von Outlook gespeicherte als Datei. Sie lässt sich jeder Zeit über Outlook öffnen und zeigt die , so wie Sie im Postfach lag an. Das hat den

12 Vorteil, dass sämtliche Text Formatierungen vorhanden bleiben, alle Bilder der mit angezeigt werden und alle Anhänge aufrufbar sind. Wenn Sie eine archivieren ohne den Anhang archivieren möchten, können Sie die ohne.msg Datei archivieren. Das spart wertvollen Speicherplatz. Als Letztes wählen Sie das Verhalten nach der Archivierung aus. Soll die gelöscht werden oder wollen Sie das selbst tun. Haben Sie in den Client- Einstellungen die Option Original s standardmäßig löschen angewählt, erscheint dieser Punkt angehakt und in Rot unterlegt. Ein Abhaken ist weiterhin möglich, falls Sie die doch benötigen. Das Suchfenster Haben Sie dies im AFS-Mailmanagement stehen, konnte eine Zuordnung der Adresse der nicht erfolgen. Wie zuvor beschrieben, kann Ihnen das Suchfenster den Weg zum Kunden ebnen. Im Suchfenster sehen Sie alle Möglichkeiten der Zuordnungen der . Klicken Sie den Kunden an, erfolgt die Zuordnung und Sie werden gefragt, ob

13 sie die Adresse einem Ansprechpartner zuordnen wollen. Wenn Sie dies tun, wird Sie ab diesem Zeitraum automatisch gefunden. Ansprechpartner anlegen Nachdem Zuordnen einer Mail oder durch den Button oben, können Sie Ansprechpartner bei einem Kundenkontakt anlegen. Einmal angelegt wird auch diese Adresse automatisch bei neuen s wieder gefunden.

14 Die Steuerung der AFS-Warenwirtschaft AFS-Software GmbH & Co.KG Das AFS-Mailmanagement kann den AFS-Manager SQL steuern und dadurch auf die Kacheln per Links- sowie Rechtsklick mit ihr interagieren. TCP/IP Steuerung aktiveren Im Screenshot sehen Sie unter Datei Einstellungen Anbindungen die Möglichkeit die Fernsteuerung via TCP/IP ein- und auszuschalten. Dieser Haken muss gesetzt sein, um eine Kommunikation des AFS- Mailmanagement mit dem AFS-Manager SQL herzustellen. Dies sollte direkt bei der Installationen der Clients überprüft und ggf. aktiviert werden.

15 Archivierungsverzeichnis einstellen Ebenfalls ist zu prüfen, ob ein Archivierungsverzeichnis gewählt wurde. Es kommt sonst zu keinen Archivierungen! AFS-Software GmbH & Co.KG

16 Die Steuerungselemente zum AFS Manager AFS-Software GmbH & Co.KG Sie sehen hier einen geöffneten Kundenkontakt und die Kachel mit dem Adressfeld. Dieses links geklickt, öffnet direkt den Kontakt im AFS-Manager. Des Weiteren sehen Sie im Screenshot, dass ein Mailkontakt rechts geklickt wurde. Das Kontextmenü ermöglicht Ihnen das Öffnen der archivierten mit allen Anhängen in der AFS- Warenwirtschaft. Das funktioniert auch unter den Vorgängen, mit einem Rechtsklick erscheint der Kontext. Das direkte Öffnen der Vorgänge geschieht dann wieder. In der Vorgangsliste ist vor jedem Vorgang ein Plus. Dieses ermöglicht Ihnen auch die Positionen mit zusätzlichen Inhalten direkt im AFS-Mailmanagement anzeigen zu lassen und durch zu scrollen.

17 Die Kontaktkacheln haben erweiterte Funktionen. Sei es wie im Screenshot mit einen Kontextmenü oder den Linksklick- Funktionen das Öffnen der hinterlegten Internetseite des Kunden sowie das direkte Anrufen der Nummer ohne ein Abtippen. Der AFS- Manager wählt die Internetadresse oder wählt über das eingestellte TAPI Gerät die Telefonnummer. Effektive Zeitersparnis sowie das Vermeiden von Eingabefehlern - Besser geht das nicht!

18 Zusätzliche Features Nun zeigen wir Ihnen noch weitere effektive Features, die wir besonders effektiv für Ihren Einsatz halten zeigen und erklären. Weitere Funktionen Unter dem Button Weitere Funktionen öffnet sich ein Drop down Menü, in welchem Sie weitere Möglichkeiten haben, weitere Informationen Ihres Verkehrs abzurufen. Eine Funktion ist das Add-In aus dem Outlook raus zu ziehen und in einem externen Fenster anzuzeigen. Dies ist für Benutzer mit nur einem Monitor gedacht oder einfach Platzmangel am Desktop herrscht. Haben Sie das AFS-Mailmanagement erst mal im externen Fenster können Sie dort die gleichen Funktionen ausführen wie im Outlook angedockt. Nach jedem Neustart von MS Outlook ist das AFS-Mailmanagement wieder im Outlook embedded.

19 Übersicht Ein besonderes Feature ist die History des jeweiligen Kundenkontaktes. Behalten Sie den Überblick Ihres Verkehres. Statistiken Schaltet man auf die nächste Registerkarte hat man neben der Übersicht eine aussagekräftige Statistik. Sie sehen den Verkehr pro Monat, Empfangen/Gesendet, Mitarbeiterkontakt usw.

20 Vorgangssuche per Vorgangsnummer AFS-Software GmbH & Co.KG Sie suchen einen Kunden! Die Absender-Adresse ist nicht im System hinterlegt? Was nun? Eine Rechnungsnummer erwähnt der Kunde. Kein Problem suchen wir den Kunden anhand der Vorgangsnummer einfach in der Kundensuche die Registerkarte Kunde über Vorgangsnummer auswählen und den Kunden finden.

21 Entwicklermodus (nur mit Developer-Lizenz) Im Entwicklermodus können Sie das AFS-Mailmanagement nach Ihren Wünschen einrichten und umgestalten. Dieser Modus öffnet ein Fenster und dieses unterteilt sich in drei Teile. Das erste Register gibt Ihnen die Möglichkeit die Kurzinfo über dem AFS-Mailmanagement zu ändern. Unter der Vorschau sehen Sie die aktuellen Einstellungen. Im Edit Bereich können Sie neue Felder zum Text hinzufügen, indem Sie eine der Vorgaben aus der Klappbox auswählen und Feld dem Text hinzufügen anklicken. Darunter können Sie eine Kundennummer zum Testen einstellen. Diese wird dann immer im Entwicklermodus als Testadresse genutzt. Um Ihre Änderungen zu speichern, nutzen Sie den Button ganz unten. Auf der zweiten Registerkarte können Sie die Kacheln des AFS- Mailmanagement bearbeiten. Wie bei der Kurzinfo Bearbeitung sehen Sie hier als erstes eine Vorschau des aktuellen Setups. Darunter ist auch wieder der Edit Bereich angesiedelt. In diesem können Sie vorhandene Abfragen bearbeiten, Neue erstellen und das Farbenkonzept ändern.

22 Um eine genaue Abfrage durchführen zu können, muss das Farbenkonzept durch einen SQL-Befehl definiert werden. Nach den erhaltenen Ergebnissen wird die Kachel eingefärbt. Die unterteilen Registerkarten sehen wie folgt aus: In der ersten Karte können Sie einen Wert hinzufügen, den Sie anhand der Klappbox auswählen. Mit den zwei Buttons unter der Box können Sie auswählen, wo das in der Klappbox ausgewählte Feld hinzugefügt werden soll (im Text oder im Befehl). Mit Ausführen können Sie den Befehl ausführen und somit testen. Das Ergebnis sehen Sie unter dem Button. Mit dem Button SQL Befehl hinzufügen setzen Sie Ihn in den Klartext ein. Auf der zweiten Registerkarte bestimmen Sie, wann die Kachel welche Farbe annimmt. Die untergeordneten Register sind die unterschiedlichen Operatoren kleiner, größer oder sind gleich. Die dritte Unterteilung zeigt Ihnen alles nochmal im Klartext.

23 Der letzte Bereich des Entwicklermodus konfiguriert und verändert die Abfrage in den Registerkarten unterhalb des Kundenkontaktes. Diese können dort komplett abgeändert werden. Je nachdem welche Registerkarte des Menüs Sie ausgewählt haben, sehen Sie oben den dazugehörigen SQL Befehl. Diesen können Sie nun bearbeiten, ändern und/oder korrigieren sowie testen. Manche Abfragen benötigen zwei zusammenhängende SQL-Befehle und müssen miteinander verknüpft werden, um ein Ergebnis zu bekommen. In der Checkbox Feld groß Anzeigen können Sie Datenbankfelder in einer großen Anzeige auf der rechten Seite einblenden lassen. Durch die Klappbox daneben können Sie Datenbankwerte schnell in den SQL 1 oder 2 einfügen. Daneben haben Sie 2 Buttons. Einen zum Löschen der Abfrage und einen um eine komplett neue Abfrage zu erstellen.

24 Sie haben Probleme mit der Einrichtung des AFS-Mailmanagement oder das AFS-Mailmanagement verweigert seine Funktion? Kein Problem Hilfe ist nur einen Anruf weit entfernt: 0900/ (1,70 / min DTAG Mobilfunk abweichend)

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