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1 Version Bürokommunikation Anwenderhandbuch.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Einrichten, Ausbau und ändern der Lösung Nutzung der Anwendung Weitere Informationen Unterscheidung ProTeam / ProMail Einrichtung Initial-Passwort Webmailclient Outlook ProTeam Outlook ProMail Outlook 2011 mit Apple Mac OS X Smartphone ProTeam ios (iphone/ipad) Android Windows Phone Mozilla Thunderbird ProMail / ProTeam Abruf mit IMAP/POP3 abrufen Kalender und Aufgaben mit Lightning synchronisieren ProTeam Kontakte mit SOGo-Connector synchronisieren Weitere programme Unterschied von POP3 und IMAP Protokollen Besonderheiten bei IMAP Notar-Fachsoftware Zugriff außerhalb des Notariats Gestaltung der Lösung Grundelemente der Notarnetz Pro - und Kalenderdienste Berechtigungsverwaltung Berechtigungsgruppen - ProTeam Benutzergruppen Freigegebene Elemente einem Postfach hinzufügen Berechtigungs- und Benutzergruppen pflegen Haus-interne Kommunikation Grundausstattung und weiterer Ausbau Grundausstattung - und Kalender Ausbau ProTeam- - und Kalender-Lösung für Einzelnotar oder Sozietät Erweiterung des Speicherkontingentes Erweiterung mit ProMail-Postfächern s schreiben und versenden NotarNet GmbH, Köln Version:

3 4.1 Das Formular zur -Erstellung Allgemeine Hinweise zum -Versand Datei-Anhänge Anzeigen von s und Ordner Unterhaltungsansicht Mails sortieren und gruppieren Fehler beim Versand Adressbuch Kontakte im Webmailclient anlegen Verteiler im Webmailclient anlegen Kontakte in Outlook anlegen Adressen in Outlook organisieren Der Inhalt bestimmter Kontakte-Ordner soll im Adressbuch angezeigt werden Ein bestimmter Kontakte-Ordner soll als erstes im Adressbuch stehen Kontaktlisten mit Zusatz Mobiltelefon sollen in der Auswahl nicht angezeigt werden Einfachere Suche nach Kontakten: Verteiler in Outlook anlegen Adressbuchverwaltung ProMail Kalender ProTeam Kalenderansichten Termine erstellen Kalendereinstellungen Weiteren Kalender erstellen Kalender erstellen im Webmailclient Kalender erstellen in Outlook Aufgaben ProTeam Aufgabe erstellen und aktualisieren Aufgabenordner erstellen Aufgabenordner erstellen im Webmailclient Aufgabenordner erstellen in Outlook Erinnerungen und Nachverfolgung ProTeam Kategorien / Tags ProTeam Kategorien / Tags anlegen Kategorien / Tags einem Objekt zuweisen und entfernen Objekte nach Kategorien / Tags suchen Postfach-Berechtigungen ProTeam Allgemeines zu Postfachfreigaben Freigaben mit Webmailclient steuern NotarNet GmbH, Köln Version:

4 Berechtigungsstufen (Rollen) Postfachobjekte freigeben Freigegebene Postfachobjekte suchen Freigaben entziehen Freigaben mit Outlook steuern Berechtigungsstufen Komplettes Postfach freigeben Einzelne Postfachobjekte freigeben Freigaben entziehen Freigaben über Berechtigungsgruppen steuern Übergreifende Freigabeverwaltung Berechtigung Senden als Berechtigung setzen Verwendung im Webmailclient Einrichtung und Verwendung in Outlook Ablage gesendeter Mails Postfachverwaltung und Einstellungen Passwortänderung Weiterleitung Benachrichtigung bei Eingang einer Lesebestätigung Anzeigename der -Adresse Anzeigename im Webmailclient einrichten Anzeigename in Outlook einrichten Alias - -Adresse Erinnerungsbenachrichtigung Filter und Regeln Filter/Regeln im Webmailclient einrichten Filter/Regeln in Outlook einrichten Abwesenheitsbenachrichtigung Abwesenheitsbenachrichtigung in Outlook einrichten Abwesenheitsbenachrichtigung im Webmailclient einrichten Archivierung Archivierung im Webmailclient Archivierung in Outlook Archivierungsvorschlag Datensicherung Systemvoraussetzungen Webmailclient NotarNet GmbH, Köln Version:

5 14.2 Outlook ProTeam Funktionsübersicht Büropostfach Notarpostfach Mitarbeiterpostfach Allgemein Programme auf dem PC oder Notebook Mobiler Zugriff von Smartphone, Tablet Kundenservice und technischer Support FAQ NotarNet GmbH, Köln Version:

6 Kontaktdaten: NotarNet GmbH Burgmauer Köln oder Hotline: NotarNet GmbH, Köln Version:

7 1 Einleitung Mit den leistungsfähigen Diensten der modernen Bürokommunikation lassen sich auf einfache Weise bedarfsgerechte Lösungen für die Bürokommunikation rund um , Kalender und Adress- Kontakte erstellen. Das Angebot ist speziell auf die Anforderungen im Notariat zugeschnitten. Wichtiger Hinweis: Die Bürokommunikations-Server werden zentral bei der Bundesnotarkammer betrieben. Aus Gründen der Datensicherheit ist der Zugriff in der Regel nur über die Registerbox, die Notarnetzbox oder einem mobilen Notarnetz-Zugang möglich. Anwender können einfach über ihren Browser den Webmailclient aufrufen, sich mit einem geeigneten Standard- -Programm (insbesondere Outlook) oder einem Smartphone verbinden. In diesem Dokument findet der Anwender die Beschreibung zur Einrichtung und zur Bedienung der Anwendung. Außerdem gibt es Informationen zur Grundeinrichtung und zum Ausbau der Lösung, diverse Einstellungsmöglichkeiten zur individuellen Grundeinstellung und für das Feintuning sowie ergänzende Informationen zum Funktionsumfang, zur Datensicherung und zur Archivierung. 1.1 Einrichten, Ausbau und ändern der Lösung Informationen zur Einrichtung bei der ersten Inbetriebnahme, zum weiteren Ausbau sowie zu Änderungsmöglichketen finden Sie in folgenden Kapiteln: Kapitel 2 Einrichtung Einrichten von Postfachkonten auf Computern und Mobilgeräten, Einrichtung eines neuen Passworts, allgemeines zur Einrichtung. Kapitel 3 Gestaltung der Lösung Grundelemente zum Aufbau einer Bürokommunikationslösung für das Notariat; Berechtigungen für Benutzer mithilfe der Berechtigungsgruppen einstellen sowie Benutzern den allgemeine Benutzer- und Verteilergruppen zuordnen; Grundausstattung und weiterer Ausbau mit Postfachkonten und Speichereinheiten. Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen ProTeam In diesem Kapitel werden die umfangreichen Möglichkeiten beschrieben, wie der Anwender Berechtigungen für die Teamarbeit selbst steuern kann. Benutzer können beispielsweise zu Vertretungszwecken anderen Benutzern den Zugriff auf eigene -Ordner, Kalender, Aufgaben oder Adressen geben. Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen Hier findet der Anwender Informationen zur individuellen Einstellung seines Postfachs, wie beispielsweise Einstellen der -Signatur, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Schriftarten u.s.w Nutzung der Anwendung Die Nutzung wird in folgenden Kapiteln beschrieben: Kapitel 4 s schreiben und versenden NotarNet GmbH, Köln Version:

8 Kapitel 5 Adressbuch -Adressen, Kontakte für den -Versand, zur Nutzung mit dem Smartphone, persönliche Verteilerlisten. Kapitel 6 Kalender ProTeam Termine, Wiedervorlagen, Multikalenderverwaltung und Erinnerungen Kapitel 7 Aufgaben ProTeam Aufgaben, Wiedervorlagen und Erinnerungen Kapitel 8 Erinnerungen und Nachverfolgung ProTeam Kapitel 9 Kategorien / Tags ProTeam 1.3 Weitere Informationen Kapitel zu weitergehenden Themen: Kapitel 12 Archivierung Kapitel 13 Datensicherung Kapitel 14 Systemvoraussetzungen Kapitel 15 Funktionsübersicht Eine Tabelle mit einer Liste von Anwendungsfunktionen nach Kategorien und in welcher Ausbaustufe diese zur Verfügung stehen. Kapitel 16 Kundenservice und technischer Support Kapitel 16.1 FAQ Antworten auf häufige Fragen. Hinweise zur Migration erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Support. 1.4 Unterscheidung ProTeam / ProMail Auf Basis der Grundausstattung werden Postfachkonten grundsätzlich in zwei Ausprägungen angeboten, die sich im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Während mit ProTeam-Postfächern ein Ausbau zu einer Teamlösung erreicht wird, kann die Grundausstattung oder eine ProTeam-Lösung mit ProMail-Postfächern für individuelle -Anwendungen erweitert werden. Im Anwenderhandbuch werden Kapitel und Funktionsbeschreibungen, die nur bei ProTeam verfügbar sind, besonders ausgezeichnet. Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede. Funktionen ProMail ProTeam Schreiben, Empfangen und Verwalten von s X X Adress- und Kontaktverwaltung X X Zentrale Datensicherung, Spam- und Virenprüfung X X (nur) Haus-interne Kommunikation X X Gemeinsamer Zugriff auf -Ordner, Kalender, Aufgabenlisten oder Adressbücher (Team-Arbeit und Berechtigungen) X NotarNet GmbH, Köln Version:

9 Kalender und Aufgaben zur Verwaltung von Terminen, Wiedervorlagen und Fristen Eine vollständige Microsoft Outlook-Anbindung per Outlook-Connector Komfortable Smartphone-Anbindung per ActiveSync Eine Multikalendersicht zeigt Termine aus mehreren Kalendern in einer Sicht z.b. ein oder mehrere Notarkalender und Kalender bestimmter Mitarbeiter. Berechtigungsgruppen X X X X X Eine detaillierte Funktionsübersicht finden Sie in Kapitel 15 Funktionsübersicht. NotarNet GmbH, Köln Version:

10 2 Einrichtung Schwerpunkt des Kapitels ist die Einrichtung von Postfachkonten auf einem Arbeitsplatz-Computer, Notebook, Smartphone oder Tablet. Zunächst erhalten Sie eine Übersicht mit Verweisen zu Kapiteln mit weitergehenden Informationen. Neues Passwort Wenn bei neu eingerichteten Postfächern oder nach Verlust des Passwortes vom Kundenservice ein neues temporäres Passwort übermittelt wird, muss vor Verwendung zunächst wie in Kapitel 2.1 Initial-Passwort beschrieben mit Hilfe des Initial-Passworts ein persönliches Passwort eingestellt werden. Einrichten eines Postfachkontos auf einem Gerät In den folgenden Unterkapiteln wird beschrieben, wie ein Postfachkonto zur Verwendung auf einem Arbeitsplatzcomputer, Notebook, Smartphone, Tablet oder diversen Programmen eingerichtet wird. Im Anschluss an die Einrichtung wird man ggf. einige persönliche Einstellungen vornehmen (Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen) oder -Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen zum Zugriff freigeben - z.b. für den Vertretungsfall, siehe Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen ProTeam. Einrichten der Grundausstattung und nachträgliche Änderungen auf Organisations-Ebene Nach Bestellung erhalten Sie die Zugangsdaten zu den Postfächern. Nun werden die Postfachkonten auf den Geräten eingerichtet. Bei einer ProTeam-Lösung mit mehreren ProTeam- Postfächern können Sie auf einfache Weise Mitarbeiterkonten den Zugriff auf Bürokalender, zentrale s oder Adressbücher durch Zuordnen zu einer Berechtigungsgruppe gewähren, siehe Kapitel 3 Gestaltung der Lösung. Informationen zu weitergehenden individuellen Berechtigungen siehe Kapitel 10 Postfach- Berechtigungen ProTeam. Persönliche Postfach-Einstellungen, wie z.b. -Signatur werden in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben. Individuelle Einstellungen für den Benutzer Persönliche Einstellungen werden in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben. Die Freigabe des Zugriffs auf -Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen (z.b. für den Vertretungsfall) finden Sie in Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen ProTeam. 2.1 Initial-Passwort In diesem Kapitel wird die Ersteinrichtung des Postfachkontos beschrieben und zwischen den Postfachkontenarten ProTeam und ProMail unterschieden. Nach Einrichtung des Postfachkontos durch den NotarNet-Kundenservice erhalten Sie die Zugangsdaten, in der Regel per EGVP. Das mitgelieferte Initialpasswort muss aus Sicherheitsgründen zunächst über den Webmailclient in ein neues von Ihnen frei wählbares Passwort geändert werden. Geben Sie dazu im Adressfeld Ihres Internetbrowsers folgende Adresse ein: https://groupware.bnotk.de/. Danach erscheint das Anmeldefenster des Webmailclients. NotarNet GmbH, Köln Version:

11 Im Anmeldefenster geben Sie die -Adresse bei Nutzername und das Initialpasswort bei Passwort entsprechend den Angaben auf dem übermittelten Zugangsdatenblatt ein. Danach erscheint die Meldung das Passwort ist abgelaufen, Bitte wählen Sie ein neues Passwort. Die aktuelle Passwortregel schreibt eine Mindestlänge von 8 Zeichen mit mindestens einem Großbuchstaben, einen Kleinbuchstabe und einer Ziffer vor. Zur Änderung des Passwortes geben Sie unter Passwort erneut das Initialpasswort ein und unter Neues Passwort das gewünschte Neue an. Sicherheitshalber muss das neue Passwort unter Bestätigen noch einmal angeben werden. Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass wir ein Speichern des Passwortes aus Sicherheitsgründen nicht empfehlen. Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das Programmfenster des Webmailclients. Den Abmelden-Befehl finden Sie im Programmfenster oben rechts. Dort wird ein Dropdown-Menü mit einem Pfeil neben Ihrem Namen angezeigt. NotarNet GmbH, Köln Version:

12 2.2 Webmailclient Nachdem das Passwort unter Kapitel 2.1 Initial-Passwort geändert wurde, ist der Webmailclient sofort einsatzbereit. Erläuterungen zur Nutzung des Webmailclients finden Sie im weiteren Verlauf des Benutzerhandbuchs. Hinweis: Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung. 2.3 Outlook ProTeam Vor Nutzung eines ProTeam-Postfachkontos mit Outlook muss ein Outlook-Connector installiert werden. Der Outlook-Connector setzt mindestens Outlook 2007 voraus. Den Outlook-Connector laden Sie unter herunter. Zur Installation des Outlook-Connectors gehen Sie bitte wie folgt vor: NotarNet GmbH, Köln Version:

13 1. Schließen Sie ggf. Ihr Outlook. 2. Starten Sie die Installationsdatei mit Administratorrechten. 3. Danach startet die Installationsroutine, in der Sie zuerst auf Weiter gehen und danach die Lizenzvereinbarungen akzeptieren müssen. Führen Sie anschließend die weiteren Schritte mit Weiter aus und gehen am Ende auf Schließen. 4. Nach der Installation starten Sie Outlook. 5. Nun wird folgendes Fenster zur Einrichtung des gewünschten Zugangs zum Postfach des Bürokommunikations-Systems angezeigt: 6. Hier tragen Sie im Reiter Serverkonfiguration folgende Angaben ein: 6.1. Servername: groupware.bnotk.de 6.2. Sichere Verbindung verwenden: Haken setzen 6.3. Mail-Adresse: Eingabe der kompletten -Adresse (z. B Passwort: Eingabe des Postfachkonten-Passwortes 7. Nun sind alle notwendigen Informationen eingetragen und Sie können die Konfiguration mit OK abschließen. Outlook startet und leitet einen initialen Abgleich des Postfach-Inhaltes ein. Enthält das Postfach bereits größere Datenmengen, so kann der Abgleich längere Zeit in Anspruch nehmen. Outlook kann auch während des laufenden Abgleichs geschlossen werden. Nach einem Neustart wird die Synchronisation gegebenenfalls weitergeführt. NotarNet GmbH, Köln Version:

14 Hinweis: Starten Sie Outlook nach dem initialen Abgleich noch einmal neu, falls nicht alle Postfachinhalte im ersten Durchlauf komplett synchronisiert wurden. Für eine zeitnahe Aktualisierung empfehlen wir, das Synchronisations-Intervall auf eine Minute einzustellen. Sie finden die Einstellmöglichkeit in Outlook unter Datei Optionen Erweitert, Senden/Empfangen.Im Bereich Automatische Übermittlung alle wählen Sie bitte den Wert 1 (Minute) aus und bestätigen die Änderung mit Schließen und im nächsten Fenster mit OK. Die Ersteinrichtung ist damit abgeschlossen. Von nun an werden regelmäßig Ihre s, Kalender und Kontakte mit dem Server synchronisiert. Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung. 2.4 Outlook ProMail Die Einrichtung eines ProMail-Postfaches in Outlook zeigen wir Ihnen im Folgenden beispielhaft mit Outlook Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie in Outlook unter Datei auf Konto hinzufügen. NotarNet GmbH, Köln Version:

15 2. Wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus und klicken Sie auf "Weiter". 3. Wählen Sie "Internet " aus und klicken Sie auf "Weiter". NotarNet GmbH, Köln Version:

16 4. Geben Sie Ihren Namen und Ihre -Adresse in die vorgesehenen Felder ein. Wählen Sie entweder als Kontotyp "POP3" oder "IMAP" aus und geben jeweils als Posteingangsund Postausgangsserver "groupware.bnotk.de" ein. Tragen Sie Ihre -Adresse als Benutzernamen ein. Entfernen Sie bitte das Häkchen vor "Kontoeinstellungen durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter testen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen". 5. Wählen Sie die Registerkarte "Postausgangsserver" aus. Setzen Sie das Häkchen neben "Der Postausgangsserver erfordert Authentifizierung". NotarNet GmbH, Köln Version:

17 6. Erweiterte Einstellungen: 6.1. Wählen Sie die Registerkarte "Erweitert" aus (a) Tragen Sie "995" für den POP3-Server oder "993" für den IMAP-Server neben "Posteingangsserver" ein (a) Setzen Sie ein Häkchen neben "Dieser Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL)" (a) Tragen Sie "465" neben "Postausgangsserver" ein (a) Wählen Sie "SSL" als verschlüsselten Verbindungstyp aus (a) Setzen Sie bei POP3-Posteingangsserver-Auswahl neben "Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen" ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass Kopien aller E- Mails aus dem Posteingang in Ihrem Postfach verbleiben. Ansonsten werden die Mails nach dem Abrufen vom Server gelöscht (b) Klicken Sie auf "OK" (c) und anschließend auf "Weiter" (d). NotarNet GmbH, Köln Version:

18 7. Klicken Sie auf Fertig stellen und die Einrichtung ist abgeschlossen. Hinweis: Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung. 2.5 Outlook 2011 mit Apple Mac OS X Für Outlook 2011 (Mac unter Apple Mac OS X ) steht bislang kein Outlook-Connector zur Verfügung, der die komplette Funktionalität unterstützt. Alternativ nehmen Sie die Einrichtung wie folgt vor: -Konto im Outlook per IMAP und SMTP einrichten Support für Outlook: Der Kalender und das Adressbuch kann wie folgt eingerichtet werden: Kalender im Programm ical per CalDAV einrichten Support für ical: Adressbuch im Programm Adressbuch per CardDAV einrichten Support für Adressbuch: Hinweis: Einstellungen zu IMAP/SMTP-Server sowie CalDAV und CardDAV finden Sie im Kapitel 2.8 Weitere programme. Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung. NotarNet GmbH, Köln Version:

19 2.6 Smartphone ProTeam Das ProTeam-Postfach unterstützt das sogenannte ActiveSync-Protokoll (bei Smartphone- Einstellungen auch Exchangekonto genannt), das gleichermaßen zur Synchronisation von s, Terminen, Kontakte und Aufgaben verwendet wird. Mit diesem Protokoll lässt sich das ProTeam- Postfach sehr einfach bei einem Smartphone einrichten. Hinweise: Bitte beachten Sie, dass das Active-Sync-Protokoll von verschiedenen Gerätetypen, Betriebssystem-Versionen und Apps unterschiedlich gut unterstützt wird. Freigegebene Elemente anderer ProTeam-Postfächer ( -Ordner, Kalender oder Kontakte) werden über das Exchange-/ActiveSync-Protokoll nicht synchronisiert. Sie können jedoch online im mobilen Webmailclient darauf zugegriffen. Alternativ können Sie das ProTeam-Postfach, das die freigegebenen Elemente beinhaltet, als weiteren Account im Mobilgerät einrichten. Die Einrichtungsassistenten bieten in der Regel Einstellmöglichkeiten, um nur die benötigten Elemente zur Synchronisierung auszuwählen (z. B. ein Kalender) ios (iphone/ipad) Im ios nutzen Sie den Account-Typ Exchange (ActiveSync) zur Einrichtung des ProTeam- Postfaches. Die Screenshots basieren auf ios 7 und iphone 5. Zur Einrichtung des ProTeam- Postfaches unter ios sind folgende Schritte notwendig: 1. Gehen Sie in Ihrem ios auf Einstellungen und auf Mail, Kontakte, Kalender. NotarNet GmbH, Köln Version:

20 2. Danach wählen Sie Account hinzufügen aus. 3. Nun wählen Sie bitte den Punkt Exchange (Active- Sync) aus. 4. Dann tragen Sie die notwendigen Angaben ein und gehen auf Weiter. NotarNet GmbH, Köln Version:

21 5. Hier tragen Sie ebenfalls alle notwendigen Angaben ein. Unter Server tragen Sie folgenden Mailserver-Namen ein: groupware.bnotk.de und gehen wieder auf Weiter. 6. Im letzten Installationsschritt wählen Sie aus, welche Dienste das ios von Ihrem ProTeam-Postfach übernehmen soll. Abschließend bestätigen Sie oben rechts mit Sichern. Sie finden das eingerichtete Pro- Team-Konto nun im ios unter dem Punkt Mail. Die erste Synchronisation nimmt etwas länger in Anspruch bis alle Elemente unter E- Mails, Termine, Kontakte zur Verfügung stehen. 7. Standardmäßig werden die Mails der letzten 3 Tage des ProTeam-Postfaches mit Ihrem ios synchronisiert. Falls Sie eine größere Zeitspanne angeben möchten, gehen Sie unter Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender auf Ihr eingerichtetes ProTeam-Postfach NotarNet GmbH, Köln Version:

22 8. und wählen dort unter dem Punkt Mail synchronisieren eine andere Zeitspanne aus Android Bei Android nutzen Sie den Account-Typ Exchange/ActiveSync zur Einrichtung des ProTeam- Postfaches. Die Screenshots basieren auf Android 4.0 auf einem Samsung Galaxy S3. Zur Einrichtung des ProTeam-Postfaches unter Android sind folgende Schritte notwendig: 1. Gehen Sie in Ihrem Smartphone auf Einstellungen und auf Konten und Synchronisierung. NotarNet GmbH, Köln Version:

23 2. Danach wählen Sie Konto hinzufügen aus. 3. Im folgenden Bild wählen Sie bitte den Punkt Microsoft Exchange/Active Sync aus. 4. Nun beginnen Sie mit der Eingabe von - Adresse und das Passwort. Optional können Sie hier auch das neue Konto als Standard-Konto einrichten, indem Sie s standardmäßig von diesem Konto senden aktivieren. Danach klicken Sie auf Weiter. NotarNet GmbH, Köln Version:

24 5. Im folgenden Fenster ist es nötig, neben der - Adresse und dem gleichlautenden Benutzernamen die Domäne namens groupware.bnotk.de anzugeben. Des Weiteren ist es wichtig, die SSL- Zertifikate zu akzeptieren. 6. Nach dem letzten Weiter prüft Android die Verbindung. Folgende Einstellungen müssen dann noch vorgenommen werden: NotarNet GmbH, Köln Version:

25 7. In den folgenden zwei Abbildungen können Sie die Standard-Einstellungen des neu angelegten Postfaches sehen, welche Sie gerne so belassen können. Interessant sind hier die Synchronisationseinstellungen auf der zweiten Abbildung, die vorgeben, welche der angebotenen Dienste ( , Kontakte, Kalender usw.) mit Ihrem Smartphone synchronisiert werden sollen. 8. Im letzten Konfigurationsschritt geben Sie noch den Kontennamen ein. NotarNet GmbH, Köln Version:

26 9. Die Einrichtung ist abgeschlossen und das Konto steht Ihnen nun zur Verfügung. Die jeweiligen Dienste , Kontakte, Kalender und Aufgaben finden Sie in den jeweiligen Bereichen Ihres Smartphone-Menüs Windows Phone Im Windows-Phone nutzen Sie den Account-Typ Exchange/ActiveSync zur Einrichtung des ProTeam- Postfaches. Die Screenshots basieren auf WindowsPhone 8 auf einem HTC. Zur Einrichtung des Pro- Team-Postfaches unter WindowsPhone sind folgende Schritte notwendig: 1. Gehen Sie in Ihrem Smartphone auf Einstellungen und anschließend auf -Konten und andere. NotarNet GmbH, Köln Version:

27 2. Danach wählen Sie bitte Konto hinzufügen aus. 3. Scrollen Sie bitte nach unten und wählen Erweitertes Setup aus. 4. Nun beginnen Sie, das Konto anzulegen, indem Sie die E- Mail-Adresse und das Passwort eingeben. Gehen Sie anschließend auf Weiter. NotarNet GmbH, Köln Version:

28 5. Im folgenden Fenster wählen Sie als Kontoart bitte Exchange ActiveSync aus. 6. Im folgenden Fenster sind neben der bereits eingegebenen E- Mail-Adresse der Benutzername, die Domäne und der Server anzugeben. Des Weiteren ist es wichtig, die SSL-Zertifikate zu akzeptieren. Als Benutzername ist der vordere Teil der -Adresse, als Domäne der hintere (Domain-Teil) der -Adresse anzugeben. 7. Scrollen Sie bitte anschließend nach unten. 8. Die Option Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL muss aktiviert sein). 9. Unter Kontoname kann ein beliebiger Name für das Konto eingesetzt werden. NotarNet GmbH, Köln Version:

29 10. In den folgenden Feldern können Häufigkeit und Umfang der herunterzuladenden Daten eingestellt werden. 11. Nach dem Anmelden werden die Verbindung und die Einstellungen geprüft. 12. Anschließend ist die Einrichtung abgeschlossen und das Konto steht Ihnen zur Verfügung. Die jeweiligen Dienste E- Mail, Kontakte, Kalender und Aufgaben finden Sie in den jeweiligen Bereichen Ihres Smartphones, die Sie beispielsweise über das Startfenster aufrufen können. 2.7 Mozilla Thunderbird ProMail / ProTeam Mit Mozilla Thunderbird und entsprechenden Add-Ons können s und Adressbuch eines ProMail-Postfaches und bei einem ProTeam-Postfach zusätzlich auch Kalender und Aufgaben genutzt werden. Die Teamfunktionalität von ProTeam-Postfächern ist jedoch nicht nutzbar (Zugriff auf freigegebene Ordner). Mit den Add-ons Lightning und SOGo-Connector werden neben dem IMAP/POP3-Protkoll für auch die Protokolle CalDAV für Kalender- und Aufgabenanbindung sowie CardDAV für die Kontakteanbindung unterstützt. Im Folgenden wird beschrieben, wie das Postfachkonto mit den genannten Protokollen eingerichtet werden kann. NotarNet GmbH, Köln Version:

30 Abruf mit IMAP/POP3 abrufen 1. Klicken Sie auf unter Neues Konto erstellen. 2. Klicken Sie auf "Überspringen und meine existierende -Adresse verwenden". NotarNet GmbH, Köln Version:

31 3. Geben Sie Ihren Namen, Ihre -Adresse und das Passwort ein und klicken Sie auf Weiter. 4. Die automatische Erkennung der Einstellungen von Thunderbird ist nicht korrekt. Klicken Sie daher auf Manuell bearbeiten. NotarNet GmbH, Köln Version:

32 5. Konfiguration des Posteingangsservers 5.1. Wählen Sie bei Servertyp POP3 oder IMAP aus 5.2. Geben Sie unter Server-Adresse den Servernamen groupware.bnotk.de ein Als Port-Einstellung verwenden Sie für POP3 995 und für IMAP Wählen Sie unter SSL den Eintrag SSL/TLS aus 5.5. Authentifizierung setzen Sie auf Passwort normal Im Feld Benutzername geben Sie Ihre -Adresse ein. 6. Konfiguration des Postausgangsservers 6.1. Geben Sie unter Server-Adresse den Servernamen groupware.bnotk.de ein Tragen Sie bei Port die Nummer 465 ein Wählen Sie unter SSL den Eintrag SSL/TLS aus 6.4. Authentifizierung setzen Sie auf Passwort normal Abschließend können Sie die Einstellungen mit Erneut testen von Thunderbird testen lassen und klicken danach auf Fertig. 7. Um zu testen, ob die Einstellungen richtig sind, schicken Sie bitte eine an die Testadresse Daraufhin wird eine Antwortmail an die Absenderadresse zurück gesendet, die Sie innerhalb weniger Minuten erhalten sollten. Haben Sie auch nach manuellem Postfachabruf keine Antwortmail erhalten, melden Sie sich bitte umgehend bei unserem Kundenservice. Nun können Sie mit Ihrem neuen Mail-Account Mails versenden und empfangen. Hinweis: Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung. Weitere Informationen zu Mozilla Thunderbird erhalten Sie auf der Seite NotarNet GmbH, Köln Version:

33 2.7.2 Kalender und Aufgaben mit Lightning synchronisieren ProTeam Der Kalender und die Aufgaben aus dem ProTeam-Postfach werden mit dem Add-on Lightning eingerichtet. Eine Anleitung zur Installation und zur Einrichtung wird auf folgenden Seiten angeboten: Installation: https://support.mozilla.org/de/kb/lightning-thunderbird-installieren Einrichtung: https://support.mozilla.org/de/kb/kalender-erweiterung-lightning-verwenden Die zur Kalendereinbindung notwendige CalDAV-URL des Kalenders ist wie folgt aufgebaut: https://groupware.bnotk.de/home/[ihre -Adresse]/[Kalenderbezeichnung] Beispiel: Hinweis: Die Kalenderbezeichnung des Hauptkalenders Kalender wird mit C geschrieben, also Calender. Unterkalender müssen ebenfalls in der CalDAV-URL vorkommen. Dann würde es folgendermaßen aussehen: https://groupware.bnotk.de/home/[ihre -Adresse]/[Kalenderbezeichnung]/[Unterkalenderbezeichnung] Kontakte mit SOGo-Connector synchronisieren Die Kontakte aus dem ProTeam- oder ProMail-Postfach werden mit dem Add-on SOGo-Connector eingerichtet. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Installation und zur Einrichtung des SOGo- Connectors. 1. Laden Sie den SOGo-Connector hier herunter. 2. Um das Add-on zu installieren, klicken Sie im Menü von Thunderbird bitte auf Extras und dort auf Add-ons. 3. Auf der folgenden Seite klicken Sie bitte rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen Add-on aus Datei installieren. 4. Wählen Sie den heruntergeladenen SOGo-Connector im Auswahldialog auf Ihrer Festplatte aus und klicken auf Öffnen. 5. Installieren Sie das Add-on per Klick auf Jetzt installieren und starten Sie Thunderbird neu. 6. Um die Einbindung der Kontakte einzurichten, klicken Sie nun bitte im Adressbuch von Thunderbird auf den Menüpunkt Datei, dann auf Neu und auf Remote-Adressbuch. 7. Bei Verbindungsnamen können Sie einen beliebigen anderen Namen für das Adressbuch eintragen. Als URL tragen Sie bitte die folgende CardDAV-URL ein: https://groupware.bnotk.de/dav/[ihre -Adresse]/[Adressbuchbezeichnung] Beispiel: Hinweis: Die Adressbuchbezeichnung des Hauptadressbuchs Kontakte wird Contacts geschrieben. Unteradressbücher müssen ebenfalls in der CardDAV-URL vorkommen. Dann würde es so aussehen: https://groupware.bnotk.de/dav/[ihre -Adresse]/[Adressbuchbezeichnung]/[Unteradressbuchbezeichnung] NotarNet GmbH, Köln Version:

34 Die Synchronisation zwischen Thunderbird und Ihrem Postfach funktioniert ab sofort automatisch. Wenn Sie Ihr Adressbuch mit der rechten Maustaste anklicken und Synchronisieren auswählen, wird diese manuell durchgeführt. Bei der ersten Synchronisation werden Ihre -Adresse und Kennwort abgefragt. Diese Daten können Sie speichern. 2.8 Weitere programme Sie können den Zugriff auf ein ProTeam- oder ProMail-Postfach mit nahezu jedem programm einrichten. Unsere Postfächer können über folgende Protokolle angesprochen werden: Protokollname POP3 (Posteingangsserver) IMAP (Posteingangsserver) SMTP (Postausgangsserver) CalDAV (Kalender-Zugriff nur ProTeam) CardDAV (Adressbuch-Zugriff) Exchange/ActiveSync (Smartphone nur ProTeam) Einstellungen Servername: groupware.bnotk.de Port: 995 Verschlüsselung: SSL Benutzername: -Adresse Passwort: Passwort der -Adresse Servername: groupware.bnotk.de Port: 993 Verschlüsselung: SSL Benutzername: -Adresse Passwort: Passwort der -Adresse Servername: groupware.bnotk.de Port: 465 Verschlüsselung: SSL Der SMTP-Server erfordert die gleiche Authentifizierung wie der Posteingangsserver. Servername: groupware.bnotk.de Port: 443 (SSL) Benutzername: -Adresse Passwort: Passwort der -Adresse CalDAV-URL: https://groupware.bnotk.de/home/[ihre - Adresse]/[Kalenderbezeichnung] Servername: groupware.bnotk.de Port: 443 (SSL) Benutzername: -Adresse Passwort: Passwort der -Adresse CardDAV-URL: https://groupware.bnotk.de/dav/[ihre - Adresse]/[Adressbuchbezeichnung] Servername: groupware.bnotk.de Benutzername: -Adresse Passwort: Passwort der -Adresse Verschlüsselung: SSL Unterschied von POP3 und IMAP Protokollen Bei dem Übertragungsprotokoll POP3 werden Nachrichten durch ein Mailprogramm von einem Server kopiert und anschließend (im Regelfall) auf dem Server gelöscht. Im Gegensatz dazu werden bei dem Netzwerkprotokoll IMAP die s weder vollständig vom Server geladen noch gelöscht. Stattdessen wird nur die Nachricht geladen, die Sie gerade lesen. Die Nachricht steht weiterhin auf dem Server bereit und kann so jederzeit wieder von dort abgerufen werden. NotarNet GmbH, Köln Version:

35 2.8.2 Besonderheiten bei IMAP Mit dem IMAP-Protokoll ist es zwar möglich auf mehreren Geräten den Postfachinhalt zu synchronisieren, allerdings kann dies bei sehr vielen gleichzeitigen IMAP-Verbindungen zu Synchronisationsfehlern führen. Ein programm allein kann möglicherweise schon mehrere IMAP-Verbindungen im Hintergrund öffnen, wodurch der Verbindungsschwellenwert allein dadurch erreicht wird, dass zwei programme gleichzeitig für den Zugriff auf dasselbe Postfach verwendet werden. Daher empfehlen wir bei paralleler Nutzung eines Postfaches (z. B. das zentrale Büropostfach) die Einbindung mit dem Outlook-Connector, welcher Ihnen im ProTeam-Postfach zur Verfügung steht. 2.9 Notar-Fachsoftware In einer modernen Anwendungsumgebung werden Programme integriert, um die Doppelerfassung von Kontaktadressen und Termine in mobilen Geräten oder - Programmen sowie die damit verbundenen Umstände zu vermeiden, lesenden und schreibenden Zugriff innerhalb des Büros von allen Arbeitsplätzen und allen Programmen in Bezug auf s, Termine, Wiedervorlagen, Kontaktadressen zu ermöglichen und nicht zuletzt auch jederzeit auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook im mobilen Einsatz Zugriff auf Termine und Adressen zu haben, -Versand, Terminvereinbarungen, Einladungen und Raumbelegungen mit Hilfe der NotarNet-ProTeam-Dienste auch von unterwegs tätigen zu können und dabei auf Kontaktadressen aus der Fachsoftware zugreifen zu können. Die Notarnetz Pro - - und Kalender-Dienste bieten zur Integration moderne Webservices sowie ActiveSync und herkömmliche Standardprotokolle wie POP/IMAP, CalDAV und CardDAV. Sprechen Sie bitte den Hersteller Ihrer Notarfachsoftware an, inwieweit eine Integration der Fachsoftware an - und Kalender-Dienste der NotarNet bereits vorgesehen ist. Die NotarNet GmbH leistet gerne Unterstützung bei der Implementierung Zugriff außerhalb des Notariats Ihr -Postfach ist aus Sicherheitsgründen nur innerhalb des Notarnetzes erreichbar. Um Ihr E- Mail-Postfach nach einer erfolgten Freischaltung (siehe außerhalb des Notarnetzes nutzen zu können, ersetzen Sie bitte den bisherigen Servernamen groupware.bnotk.de für den Posteingangs- und Postausgangsserver in den Kontoeinstellungen Ihres programms durch den neuen Servernamen notarmail.bnotk.de. Wenn Sie den Outlook-Connector nutzen, tragen Sie in den Einstellungen ebenfalls den neuen Servernamen ein. Für den Zugriff auf den Webmailclient nutzen Sie bitte anstatt der Internetadresse https://groupware.bnotk.de die Internetadresse https://notarmail.bnotk.de. Wichtiger Hinweis: Die Postfächer werden mit der Freischaltung für den externen Abruf über das Internet weltweit erreichbar. Ihr -Postfach ist ohne die Absicherung des Notarnetzes für jeden angreifbar. Bitte gehen Sie entsprechend sorgsam mit Ihren Zugangsdaten um. NotarNet GmbH, Köln Version:

36 3 Gestaltung der Lösung Das Angebot der Notarnetz Pro - und Kalenderdienste umfasst eine Reihe von Grundelementen, die mit der Bestellung auf einfache Weise zu einer Basislösung entsprechend der Größe und den Anforderungen des Notariats zusammengesetzt werden. Zur Einrichtung sind in der Regel nur wenige Schritte notwendig, insbesondere bei Verwendung des Webmailclients, da hierzu keine Installation von Programmen oder Apps auf den Geräten erforderlich ist. Anschließend ist die Basislösung einsatzbereit und kann bedarfsweise durch diverse Einstellmöglichkeiten von den Anwendern selbst feinjustiert werden. 3.1 Grundelemente der Notarnetz Pro - und Kalenderdienste Zu den Grundelementen gehören: Grundausstattung und Kalender Die Grundausstattung enthält ein Büropostfach und eine grundlegende Speicherausstattung. Als Domain für die -Adressen wird eine 2nd-Level-Domain hinzubestellt oder eine Subdomain von notarnet.de eingesetzt. ProTeam- Postfächer Für den Ausbau zu einer ProTeam- - und Kalender-Lösung mit Teamfunktionalität. Postfachtypen Bei der Bestellung von weiteren Postfächern kann zwischen unterschiedlichen Postfachtypen für bestimmte Einsatzgebiete gewählt werden, wie z.b. Büropostfach, persönliches Postfach für den Notar, Mitarbeiterpostfach oder ein Postfachtyp nur zur hausinternen Kommunikation und Teamarbeit. Berechtigungs- und Benutzergruppen Ein Satz von Berechtigungs- und Benutzergruppen wird mit Bereitstellen der Grundausstattung zur Verfügung gestellt. Mit ihrer Hilfe kann der Notar oder ein von ihm eingesetzter Administrator den Zugriff auf Bürokalender, zentrale -Ablage, Adressbücher oder andere Anwendungsbereiche auf einfache Weise durch Pflegen von Benutzer-Listen steuern. Speicher-Einheiten Zur flexiblen Erweiterung der Gesamt-Lösung mit dem benötigten Postfachspeicher inklusive der zugehörigen Datensicherungsdienste ProMail-Postfächer Zur Erweiterung der Grundausstattung oder einer ProTeam-Lösung für individuelle Zwecke einer E- Mail-Anwendung. 3.2 Berechtigungsverwaltung Für eine schnelle und einfache Einrichtung von Anwendungs- und Berechtigungskonfigurationen stellen wir Ihnen eine Berechtigungsverwaltung mit Berechtigungs- und Benutzergruppen bereit. Dadurch wird der administrative Aufwand verringert und die Ersteinrichtung von Freigaben erleichtert. NotarNet GmbH, Köln Version:

37 Die Berechtigungsgruppen basieren auf Berechtigungen für den zentralen Posteingang und Postausgang, die Verteilung, Verwaltung und Ablage der s, Notar- und Mitarbeiterpostfächer, zentrale und persönliche Adressbücher sowie Bürokalender zur Verwaltung von Terminen und Wiedervorlagen. Beispielsweise können Sie damit auf einfache Weise Berechtigungen für Mitarbeiter auf das allgemeine Büropostfach oder auf einen zentralen Kalender einrichten. Hinweis: Achten Sie bitte bei der Nutzung von Berechtigungsgruppen auf das Telekommunikationsgesetz, falls damit auch ein Zugriff auf privaten Mailverkehr gegeben sein könnte Berechtigungsgruppen - ProTeam Mit Hilfe der voreingestellten Berechtigungsgruppen steuern Sie die Berechtigungen bzw. die Freigaben auf bestimmte Postfachelemente wie Ordner, Kalender, Aufgabenlisten und Adressbücher. Unterordner können bedarfsweise von Benutzern angelegt werden, welche die Berechtigungen automatisch erben. Für eine individuelle Berechtigungskonfiguration ohne die Nutzung der Berechtigungsgruppen nutzen Sie bitte die Anleitung aus Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen ProTeam. Folgende Berechtigungsgruppen stehen Ihnen zur Verfügung: Berechtigungsgruppe Zugriff Berechtigung Postfach-Standardkalender nur lesen Postfach-Standardkalender lesen, schreiben und löschen alle -Ordner, die standardmäßig vorhanden sind alle -Ordner, die standardmäßig vorhanden sind Nutzung der allgemeinen Büropostfachadresse (Ablage der Kopie der gesendeten im Gesendet-Ordner des Büropostfachs) Postfach Standardadressbuch alle im Büropostfach enthaltenen Ordner und Objekte nur lesen lesen, schreiben und löschen senden lesen, schreiben und löschen lesen, schreiben, löschen und zusätzlich Adminrechte zur Steuerung von Berechtigungen Hinweis: Falls Ihnen die Berechtigungsgruppen nicht zur Verfügung stehen oder Sie weitere Berechtigungsgruppen eingerichtet bekommen wollen, wenden Sie sich bitte an den NotarNet- Kundenservice. Berechtigungsgruppen sehen zwar aus wie -Verteiler, können aber nicht als solche verwendet werden. NotarNet GmbH, Köln Version:

38 3.2.2 Benutzergruppen Mit Hilfe der voreingestellten Benutzergruppen haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter bezogen auf ihre Position innerhalb des Notariats in Gruppen zusammen zu fassen. Indem Sie das Postfachkonto eines Mitarbeiters in die jeweilige Benutzergruppe hinzufügen können Sie auf einfache Weise Berechtigungen einzelner Mitarbeiter steuern. Die Benutzergruppe wiederrum wird einer Berechtigungsgruppe zugeordnet. Somit muss beispielsweise bei einem neuen Mitarbeiter lediglich dessen Postfachkonto in eine der unten aufgeführten Benutzergruppen eingefügt werden. Danach stehen ihm automatisch die Berechtigungen zur Verfügung. Folgende Benutzergruppen stehen Ihnen zur Verfügung: Administratoren Alle_Benutzer Notare Assessoren Leitende Mitarbeiter Sekretariat Sachbearbeiter Auszubildende Die Benutzergruppen sind auch gleichzeitig -Verteiler und können somit als Empfänger einer dienen. Somit können Sie z. B. einfach alle Mitarbeiter des Notariats in eine hinzufügen Freigegebene Elemente einem Postfach hinzufügen Sobald Ihr Postfach-Account einer Berechtigungsgruppe hinzugefügt wurde, werden Sie vom System per mit dem Betreff Share Created benachrichtigt. Die mit der Berechtigung verbundenen freigegebenen Elemente (Kalender, ordner, Adressbuch, ) können nun vom betreffenden Benutzer in die Bedieneroberfläche seines Postfachkontos eingefügt werden. Im Webmailclient klicken Sie hierzu innerhalb der Benachrichtigung auf Freigabe hinzufügen. Danach erscheint ein kleines Einrichtungsfenster, in dem Sie nur noch den Namen und die Farbe der Freigabe eingeben und mit Ja bestätigen müssen. In Outlook erhalten Sie ebenfalls eine Freigabebenachrichtigung. Um die Berechtigung hinzu zu fügen, gehen Sie in der Menüleiste auf Notarnetz Pro und Mailbox eines anderen Nutzers öffnen und nehmen dort die Freigabe entgegen. Wählen Sie in der angezeigten Liste die in der Freigabebenachrichtigung hinter distribution list erwähnte Berechtigungsgruppe aus. Weitere Informationen zu Berechtigungen hinzufügen finden Sie im Kapitel Freigegebene Postfachobjekte suchen Berechtigungs- und Benutzergruppen pflegen Die Pflege der Berechtigungs- und Benutzergruppen wird von bestimmten Notariatsmitarbeitern mit Administrationsrechten verwaltet. Standardmäßig wird der Account des Notars und die Benutzergruppe "Administratoren" als Besitzer eingetragen. NotarNet GmbH, Köln Version:

39 Die Berechtigungs- und Benutzergruppen finden Sie im Webmailclient im Adressbuch unter Verteiler. Dort können Sie Accounts hinzufügen oder entfernen. Weiterhin kann jeder Mitarbeiter auch eine Berechtigung bzw. Freigabe auf andere Postfachelemente einer Berechtigungsgruppe hinzufügen. Nutzen Sie dafür die Anleitung in Kapitel Einzelne Postfachobjekte freigeben. Beim Aufruf der Freigabeempfänger wählen Sie anstatt eines Postfachinhabers eine der o. g. Berechtigungsgruppen aus Haus-interne Kommunikation Für Notariate in denen nicht alle Postfächer extern s versenden und empfangen sollen, können bestimmte Postfächer auf die Berechtigung beschränkt werden, nur s innerhalb derselben Domain zu senden und zu empfangen. Die Einschränkung von bestimmten Postfachkonten auf hausinternen Kommunikation wird durch den NotarNet-Kundenservice vorgenommen. Die Einschränkungen der hausinternen Kommunikation sehen wie folgt aus: Beim Senden Vom Postfach kann nur an -Adressen aus derselben Domain gesendet werden. Der Postfachinhaber erhält beim Versand an externe Empfänger eine Fehlermeldung. Beim Empfangen An das Postfach kann von extern keine gesendet werden. Der Absender erhält beim Versand an die Fehlermeldung, dass die angegebene adresse nicht bekannt ist. 3.3 Grundausstattung und weiterer Ausbau Das Kapitel beschreibt in groben Zügen die Funktionalität der Grundausstattung, den Ausbau zu einer ProTeam-Lösung sowie die Erweiterung mit Speicher und ProMail-Postfächern Grundausstattung - und Kalender Es gibt ein ProTeam-Postfachkonto für das Notariat mit -Adresse, den Ordnern für Posteingang, gesendete Mails und Entwürfe, eine individuell gestaltbare -Ordner-Struktur, die Kontakte zum Verwalten von -Adressen und den Bürokalender für Notar-Termine und Wiedervorlagen. Bedarfsweise können weitere Kalender und Adressbücher eingerichtet werden. Nutzung durch Notar und Mitarbeiter Der Notar und die Mitarbeiter melden sich mit einer gemeinsamen Benutzerkennung an diesem einen Postfachkonto an (geeignet für bis zu 3 gleichzeitige Benutzer). Ergänzend kann die Anzeige des Kalenders für alle Mitarbeiter eingerichtet werden auch diejenigen, die nicht am Büropostfach angemeldet sind. Informationen zur Einrichtung finden Sie im Kapitel Postfachobjekte freigeben. Mobile Nutzung , Kalender und Kontakte stehen dem Notar auch mobil mit Smartphone, Tablet oder Notebook zur Verfügung. Bedienung Bei Nutzung des Webmailclients mit einem Browser (z.b. Mozilla Firefox oder Internet Explorer) ist kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich. Alterna- NotarNet GmbH, Köln Version:

40 tiv kann Microsoft Outlook für Windows-Rechner als Client-Programm verwendet werden. Bei Smartphones und Tablets kann der Zugang für -, Kontakte- und Kalender-Apps per ActiveSync eingerichtet werden. Ausbau Die Grundausstattung kann bedarfsweise mit weiteren ProTeam-Postfächern zu einer vollständigen ProTeam-Lösung ausgebaut werden. Der mit der Grundausstattung bereit gestellte Speicher von 3 GB kann flexibel erweitert werden. Außerdem können ProMail-Postfächer hinzugefügt werden Ausbau ProTeam- - und Kalender-Lösung für Einzelnotar oder Sozietät Benutzerkonten für Notar und Mitarbeiter Notar(e) und Mitarbeiter haben jeweils ein ProTeam-Postfachkonto mit eigener -Adresse, den Ordnern für Posteingang, gesendete Mails und Entwürfe, eine individuell gestaltbare - Ordnerstruktur, ein eigenes Adressbuch sowie Funktionen zur persönlichen Organisation und Teamarbeit, wie z.b. Ordnungs-, Markierungs- und Erinnerungsfunktionen, individuelle Ordner- Freigaben, einen eigenen Kalender zur Verwaltung von Terminen und Wiedervorlagen sowie ein eigenes Adressbuch. Büropostfach Außerdem gibt es das Büropostfach aus der Grundausstattung mit der allgemeinen adresse des Notariats. Es enthält Ordner für den zentralen Posteingang, gesendete s und Entwürfe, frei gestaltbare Ordner für die zentrale -Ordnerstruktur, ein Adressbuch für gemeinsam zu nutzenden Kontakte sowie Kalender für Termine und Wiedervorlagen des Notariats. Zugriffsberechtigungen im Team Notar-Postfächer haben volle Berechtigung auf das Büropostfach und bedarfsweise auf andere Postfachkonten des Notariats. Für Mitarbeiter-Postfächer kann der Zugriff auf die -Ablage-Ordner, auf den Kalender, auf das Adressbuch oder auf Inhalte des zentralen Büropostfachs auf einfache Weise bedarfsgerecht eingestellt werden (nur lesen, lesen und schreiben, volle Berechtigung). Außerdem kann jeder Benutzer Ordner, Kalender oder Adressbücher seines Postfachs zum Zugriff für andere Postfachkonten freigeben. Mobile Nutzung , Kalender und Kontakte stehen auch mobil mit Smartphone, Tablet oder Notebook zur Verfügung. Bedienung Bei Nutzung des Webmailclients mit einem Browser (z.b. Mozilla Firefox oder Internet Explorer) ist kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich. Alternativ kann Microsoft Outlook für Windows-Rechner als Client-Programm verwendet werden. Bei Smartphones und Tablets kann der Zugang für -, Kontakte- und Kalender-Apps per ActiveSync eingerichtet werden. Postfächer nur für hausinterne Kommunikation Optional können Postfächer auch auf das Senden und Empfangen von s innerhalb derselben Domain beschränkt werden. Die betreffenden Mitarbeiterkonten können für die interne Bürokommunikation und Teamarbeit nur s an Adressen der eigenen -Domain senden und s von Adressen der eigenen Domain empfangen. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Haus-interne Kommunikation. NotarNet GmbH, Köln Version:

41 Hinweis: Bei wechselnden Arbeitsplätzen und Nutzung des eigenen Postfaches, sollte das persönliche Postfach mit serverseitig gespeicherten Windows-Profilen eingerichtet werden. Achten Sie darauf, dass unterschiedliche Betriebssystemtypen (32/64 Bit) zu Problemen führen, da die User- Pfade unterschiedlich sind Erweiterung des Speicherkontingentes Das bestellte Speicherkontingent kann gleichermaßen von allen Postfachkonten verwendet werden. Es kann durch Bestellung weiterer Speichereinheiten flexibel erweitert werden. Auf Anfrage kann der Kundenservice die Nutzung des Speicherkontingents einzelner Postfachkonten einschränken. Sobald 90 % des Speicherkontingents belegt sind, erhalten Sie eine Benachrichtigungs Erweiterung mit ProMail-Postfächern Ergänzend zu einer Grundausstattung oder einer ProTeam-Lösung können weitere -Postfächer hinzubestellt werden. Wesentlicher Unterschied ist, dass ProMail-Konten kein Zugriff auf freigegebene Kalender, ordner oder Adressbücher des Büropostfachs oder anderer ProTeam-Mitarbeiter- Konten möglich ist. ProMail-Benutzerkonten für individuelle Zwecke Ein ProMail-Postfachkonto hat eine eigene -Adresse, Ordner für Posteingang, gesendete E- Mails und Entwürfe, eine frei gestaltbare -Ordner-Struktur sowie ein eigenes Adressbuch. Mobile Nutzung Eine mobile Nutzung von und Adressbuch mit Smartphone, Tablet oder Notebook ist ebenfalls möglich. Außerdem kann der Kalender des Büropostfachs der Grundausstattung mit Mobilgeräten synchronisiert werden. Bedienung Bei Bedienung des ProMail-Postfachs über einen Browser (z.b. Mozilla Firefox oder Internet Explorer) ist kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich. Alternativ kann ein Standard -Programm, wie beispielsweise Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook als Client-Programm verwendet werden. Bei Smartphones und Tablets kann der Zugang für - und Kontakte per POP/IMAP bzw. CardDAV-Protokoll und für das Büropostfach der Grundausstattung per ActiveSync eingerichtet werden. Postfächer nur für hausinterne Kommunikation Optional können Postfächer auch auf das Senden und Empfangen von s innerhalb derselben Domain beschränkt werden. Somit könnten z. B. die Mitarbeiter nur innerhalb der eigenen Domain E- Mails senden und empfangen und nur der Notar und das Büropostfach s sowohl extern als auch intern senden und empfangen. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Haus-interne Kommunikation. Ausbau Durch Aufrüsten der ProMail-Postfächer auf ProTeam, kann die Teamfunktionalität genutzt werden. NotarNet GmbH, Köln Version:

42 4 s schreiben und versenden Sie können -Nachrichten schreiben und versenden, einen -Entwurf erstellen, diesen zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen und versenden, den Versandzeitpunkt auf eine bestimmten, späteren Zeitpunkt festlegen. Eine schreiben Sie im Formularfenster des programms, indem Sie neben dem Mitteilungstext auch den Absender und den/die Empfänger bestimmen. 4.1 Das Formular zur -Erstellung AN Im Feld AN geben Sie den Empfänger an, an den die Nachricht gerichtet ist. Die -Adresse kann eingetippt oder aus einer Adressliste oder einer GAL (globale Adressliste) ausgewählt werden. Diese enthält alle Adressen der eigenen Domain, also in unserem Fall die des Notariats. CC Weitere Empfänger, die die Nachricht als Kopie erhalten sollen, werden unter CC (Carbon Copy/Kopie an) angegeben. BCC Das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) kann alternativ zu CC verwendet werden für Empfänger, die bei den anderen Empfängern nicht angezeigt werden sollen. Um dieses Feld zu aktivieren, klicken Sie rechts neben dem CC-Feld auf BCC anzeigen. VON Falls für das Postfach mehrere alternative Absenderadressen eingerichtet wurden, kann die für die aktuelle gewünschte Absenderadresse im VON Feld angegeben werden (siehe auch Kapitel 10.6 Berechtigung Senden als ). Betreff Geben Sie den Betreff ein. Textfeld Schreiben Sie den Mitteilungstext. Hinweis: Falls Sie den eingegebenen Text durch Fettschrift, Farben oder unterschiedliche Schriftarten gestalten möchten, geht dies nur unter der Option als HTML formatieren. Dieser Modus kann ggf. unter Einstellungen fest vorgegeben werden. Entsprechend dem allgemeinen -Standard kann alternativ zum HTML-Format als Plain-Text formatieren gewählt werden. Unter Plain-Text ist keine Formatierung möglich. Andererseits gilt dies als sicherer, da somit auch kein im Text versteckter Schadcode übermittelt werden kann. Anhang Bilder und Dokumente können im Anhang hinzugefügt werden. Prioritätsstufe Wählen Sie eine Prioritätsstufe (hoch, normal oder niedrig). NotarNet GmbH, Köln Version:

43 Hinweis: Diese Funktion wird eventuell vom Mailserver des Empfängers nicht unterstützt. Lesebestätigung Fordern Sie eine Lesebestätigung an, um den Empfänger bei dem Öffnen einer Nachricht aufzufordern, Ihnen eine Empfangsbenachrichtigung zu senden. Hinweis: Auch diese Funktion wird eventuell vom Mailserver des Empfängers nicht unterstützt. Falls Sie keine Empfangsbestätigung erhalten, sollten Sie rückfragen, um sicher zu gehen. Alternativ können Sie im -Text den Empfänger bitten, den Empfang zu bestätigen. Auch wenn die -Zustellung meistens zuverlässig und schnell funktioniert, garantiert der Internet- Standard weder eine Zustellfirst, noch dass überhaupt eine Zustellung sicher erfolgt. Senden Klicken Sie auf Senden, um die Mail zu senden. Eine Kopie der gesendeten Mail wird i. d. R. (je nach Einstellung) im Ordner Gesendet gespeichert. Hinweis: Wenn Sie die Mail nicht sofort versenden wollen, klicken Sie im Webmailclient statt auf Senden auf den Pfeil neben dem Senden-Knopf. Wählen Sie dann die Option Später senden aus. Geben Sie im Dialogfeld den Sendezeitpunkt für die Mail (Datum und die Uhrzeit) ein, zu dem die Mail gesendet werden soll. Die Mail wird im Ordner Entwürfe gespeichert und automatisch zum gewünschten Datum zur entsprechenden Uhrzeit versendet. In Outlook klicken Sie im -Editor anstatt auf Senden auf den Reiter Optionen und Übermittlung verzögern. In dem Eigenschaften-Fenster nehmen Sie die notwendigen Versand-Einstellungen vor. Beachten Sie bitte, dass der verzögerte Versand nur möglich ist, wenn Outlook zum Sendezeitpunkt geöffnet und online ist. 4.2 Allgemeine Hinweise zum -Versand Speichern Sie insbesondere bei längeren Mitteilungen die Nachricht als Entwurf, damit der erfasste Text bei einer Computer- oder Internetstörung nicht verloren geht und ggf. aus dem Entwurf-Ordner zur Weiterbearbeitung wieder aufgerufen werden kann. Auch wenn wir gewohnt sind, dass s zuverlässig in wenigen Sekunden weltweit übermittelt werden, wird dies nicht durch den -Standard im Internet gewährleistet. Je nach Datenverbindung und zwischengeschalteten Relay-Servern kann die Übermittlung unter Umständen bis zu mehreren Tagen dauern. Außerdem kann eine E-Mai-Nachricht ohne Benachrichtigung des Empfängers und des Absenders verloren gehen, bedingt durch ein Regelwerk oder Störungen bei zwischengeschalteten Servern. 4.3 Datei-Anhänge Einer können auf einfache Weise Anhänge beigefügt werden. Die darf allerdings nicht die zulässige Gesamtgröße von 40 MB überschreiten. Beachten Sie bitte, dass die maximale Größe der Anhänge bzw. der gesamten auch von den Einstellungen des Empfangs-Mailservers abhängt. Bei schmallbandigen Internetverbindungen benötigen große s lange Übertragungszeiten und behindern unter Umständen die Internetverbindung für parallel laufende Vorgänge. NotarNet GmbH, Köln Version:

44 Per Drag and Drop können einer bequem Anhänge hinzugefügt werden, indem die Datei aus einem Ordner in die Mail gezogen wird. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die angehängt werden sollen, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Dateien in den Kopfzeilenbereich der Mail und lassen Sie die Maustaste los. Bei größeren Anhängen kann es eine Weile dauern, bis der Übertragungsvorgang zum Server komplett abgeschlossen ist. Anschließend wird der Anhang im -Formular unterhalb des Betreffs angezeigt. Wenn Sie einen Anhang entfernen möchten, klicken Sie diesen an und auf Entfernen. Hinweis: Computerviren verbreiten sich häufig über Dateianhänge. Daher können Systemadministratoren eingehende s mit bestimmten Arten von Anhängen blockieren. Viren-verseuchte Mails weisen häufig Dateien mit der Erweiterung.EXE im Dateinamen auf. Wenn Sie eine Mail an einen Nutzer senden, dessen Mailsystem so konfiguriert wurde, dass bestimmte Arten von Anhängen blockiert werden, erhalten Sie möglicherweise keine Benachrichtigung über diese Blockierung. 4.4 Anzeigen von s und Ordner Angezeigt werden Ihre s im Webmailclient unter dem Tab Mail bzw. in Outlook im Bereich E- Mail. In der linken vertikalen Navigationsleiste werden die verschiedenen Ordner angezeigt. Dazu gehören die klassischen Ordner Posteingang und Gesendet. Je nach Einstellung werden weitere Unterordner und freigegebene Ordner angeboten. Nach der Auswahl eines Ordners werden im Inhaltsfenster die zugehörigen Mail-Elemente angezeigt. Mails können einzeln oder als Unterhaltung angezeigt werden. Ebenfalls können Mails auch mit eingeblendetem Lesefenster angezeigt werden. Die verschiedenen Ansichten lassen sich sowohl im Webmailclient als auf in Outlook einstellen. 4.5 Unterhaltungsansicht In der Unterhaltungsansicht werden Ihre Mails gruppiert. So kann der Verlauf eines Mail-Austauschs leichter nachvollzogen werden. Diese Ansicht wählen Sie im Webmailclient oben rechts unter Anzeigen aus und in Outlook im Menübereich Ansicht. Eine Unterhaltung beginnt, wenn eine Mail gesendet oder empfangen wird und im Anschluss auf Basis dieser Mail weitergearbeitet wird: Senden, Antworten, Weiterleiten Der Betreff wird nur einmal im Posteingang angezeigt ebenso wie die Anzahl der Mails einer Unterhaltung. Unterhaltungen, die ungelesene Mails enthalten, sind fett formatiert. Unterhaltungen können ordnerübergreifend sein. Eine Mail kann sich z. B. im Posteingang und eine im Ordner Gesendet befinden, während andere Mails in wieder anderen Ordner gespeichert sind. Wenn Sie eine Unterhaltung in einen anderen Ordner verschieben, werden alle Mails in dieser Unterhaltung ebenfalls in den neuen Ordner verschoben. Mails im Ordner Gesendet und im Papierkorb werden nicht verschoben. Wenn Sie eine neue Unterhaltung erstellen möchten, beginnen Sie mit einer neuen Mail. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die einzelnen s einer Unterhaltung in der Unterhaltungsansicht erst durch Öffnen der Unterhaltung sichtbar werden. NotarNet GmbH, Köln Version:

45 4.6 Mails sortieren und gruppieren Mails können in allen Ordnern nach Datum oder Größe in auf- oder absteigender Reihenfolge gruppiert und sortiert werden. Um die Gruppierungs- und Sortierungseinstellungen zu definieren wählen Sie den entsprechenden Ordner aus und klicken Sie in der Kopfzeile des Inhaltsfensters mit der rechten Maustaste auf das jeweilige zu gruppierende Feld. 4.7 Fehler beim Versand Beim -Versand kann es zu Fehlern kommen. In diesem Fall erhalten Sie eine automatisch erzeugte von einem der bei der Übertragung beteiligten Server mit dem Titel "Mail Delivery failed" oder dem Absender "Mailer Daemon". Typische Fehlerbenachrichtigungen: Fehlermeldung Ursache Lösung 550 Benutzer hat zu viele Mails auf dem Server. / User has too many messages on the server oder permission denied. Command output: maildrop: maildir over quota. oder Quota exceeded delivery error: dd This user doesn't have a beispiel.com account oder invalid address (in reply to RCPT TO command) oder User is unknown Host or domain name not found. Name service error for name=beispiel.de type=a: Host found but no data record of requested type oder unrouteable address Der Empfänger hat zu viele E- Mails gespeichert und hat keinen Platz für weitere Nachrichten. Die angegebene -Adresse existiert nicht. Die angegebene -Adresse existiert nicht. Bitten Sie Ihn, nicht mehr benötigte s zu löschen oder für mehr Speicherplatz zu sorgen. Verzichten Sie auf große Dateianhänge, bis der Empfänger das Problem gelöst hat. Prüfen Sie die Richtigkeit der Empfängeradresse. Prüfen Sie die Richtigkeit der Empfängeradresse. Hinweis: Bei weiteren Fehlern wenden Sie sich bitte an unseren Support. NotarNet GmbH, Köln Version:

46 5 Adressbuch Ihre Kontakte können Sie mit Hilfe des Postfach-Adressbuches verwalten. Dieses Adressbuch können Sie mit einem ProTeam-Postfach sowohl über den Webmailclient als auch über Outlook mit dem Outlook-Connector verwalten. Bei einem ProMail-Postfach steht Ihnen ebenfalls die Adressbuchfunktion zur Verfügung. Lesen Sie dazu das Kapitel 5.6 Adressbuchverwaltung ProMail. Standardmäßig stehen Ihnen in Ihrem Postfach drei Adressbücher: Kontakte, Verteiler und Mailempfänger zur Verfügung. Bei Bedarf können weitere Adressbücher erstellt werden. 5.1 Kontakte im Webmailclient anlegen Unter Adressbuch können Kontakte angelegt, geändert und gelistet sowie sortiert und gesucht werden. Neue Mailadressen werden automatisch in eins der 3 Adressbücher übernommen. Wird bspw. eine neue Adresse angeschrieben, wird die Adresse im Adressbuch Mailempfänger gespeichert. Diese Funktion kann unter Einstellungen - Adressbuch deaktiviert werden. Wird eine Mail verfasst, zeigt die Funktion Autovervollständigen eine Liste der Namen aus Ihren Adressbüchern an, die mit Ihrer Eingabe übereinstimmen. Das Anlegen eines neuen Kontaktes kann über die Schaltfläche Neuer Kontakt durchgeführt werden. Hier öffnet sich das Bearbeitungsformular zur Angabe von Namen, Vornamen, Adresse und weiterer Daten. Wenn Sie mehrere Adresslisten haben, können Sie oben rechts im Formular unter Ort die Adressliste einstellen, unter der der Kontakt abgespeichert werden soll. Über die Schaltfläche Speichern wird der neue Kontakt der Adressliste hinzugefügt. 5.2 Verteiler im Webmailclient anlegen Werden Mails an eine Gruppe von Adressen gesendet, kann eigens dafür ein Verteiler erstellt werden. Ein Verteiler ist eine Gruppe von Mail-Adressen in einer Liste mit einer gemeinsamen Mail-Adresse. Wenn eine Mail an einen Verteiler gesendet wird, wird sie an jede Person gesendet, deren Adresse im Verteiler enthalten ist. Für den Empfänger wird der Verteilername in der Zeile An der angezeigt. Verteiler werden in einem Adressbuch gespeichert. Wenn Sie im Adressbuch auf einen Verteiler klicken, werden im Feld Inhalt alle Mitglieder des Verteilers angezeigt. Ein neuer Verteiler wird über den Button Neuer Kontakt Verteiler erstellt. Geben Sie nun links oben den Namen des Verteilers ein. Danach fügen Sie die Kontakte aus den auf der rechten Seite zur Verfügung stehenden Kontaktlisten hinzu. Sie können auch nach Adressen aus den Ihnen zur Verfügung stehenden Adressbüchern suchen, um diese dem Verteiler zuzuordnen. Am Ende wird der Verteiler mit Speichern. dem Adressbuch hinzugefügt. Hinweis: Wenn Sie eine an mehrere -Adressen ohne Verwendung eines Verteilers schicken möchten, können Sie in der jeweiligen Adressliste die gewünschten Adressen markieren und mit einem Rechtsklick über das Kontextmenü eine neue erstellen. Die markierten Adressen werden dann automatisch in das An-Feld der eingefügt. NotarNet GmbH, Köln Version:

47 5.3 Kontakte in Outlook anlegen Unter Kontakte/Personen können Kontakte angelegt, geändert und gelistet sowie sortiert und gesucht werden. Das Anlegen eines neuen Kontaktes kann über die Schaltfläche Neuer Kontakt durchgeführt werden. Das Bearbeitungsformular öffnet sich zur Angabe von Namen, Vornamen, -Adresse und weiterer Daten. Über die Schaltfläche Speichern wird der neue Kontakt der Adressliste hinzugefügt. Wenn Sie mehrere Adresslisten haben, wählen Sie vor der Kontakterstellung das entsprechende Adressbuch aus, unter der der Kontakt abgespeichert werden soll. Standardmäßig wird der Kontakt mit Nachname, Vorname gespeichert. 5.4 Adressen in Outlook organisieren In Outlook können Sie Informationen zu Personen in Kontakte/Personen verwalten. Ein Kontakte/Personen-Datensatz diverse Kontakt-Informationen enthalten, u. a. Namen, Unternehmen, - Adressen und Telefonnummern. Mit Hilfe des Adressbuches können Sie in Outlook nach einer E- Mail-Adresse suchen und diese als -Empfänger auswählen. Um in das Adressbuch zu gelangen, gehen Sie über die Registerkarte Start und in der Gruppe Suchen zum Adressbuch Der Inhalt bestimmter Kontakte-Ordner soll im Adressbuch angezeigt werden Das Outlook-Adressbuch basiert unter anderem auf Outlook-Kontakte-Ordnern, die sie in den Eigenschaften für die Anzeige im Adressbuch aktivieren oder deaktivieren können Dazu rufen Sie in der Kontakte-Ansicht bei den betreffenden Kontakte-Ordner mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und gehen auf Eigenschaften. Bei der Registerkarte Outlook-Adressbuch setzen Sie bei Diesen Ordner als -Adressbuch anzeigen einen Haken, vergeben einen passenden Namen, übernehmen die Einstellungen und schließen mit OK Ein bestimmter Kontakte-Ordner soll als erstes im Adressbuch stehen Sie gehen über die Registerkarte Start und in der Gruppe Suchen zum Adressbuch. Hier öffnen Sie über Menü, Extras und Optionen das Fenster Adressierung. Über das Auswahlmenü Beim Öffnen des Adressbuchs diese Adressliste zuerst anzeigen legen Sie den entsprechenden Kontakte-Ordner fest, welcher beim Aufrufen des Adressbuches als erstes angezeigt werden soll bzw. indem als erstes gesucht wird: NotarNet GmbH, Köln Version:

48 Danach schließen Sie das Fenster und das Adressbuch wieder. Wenn Sie jetzt ein neues - Formular öffnen und über die Schaltfläche An das Adressbuch öffnen, wird Ihnen das vorher ausgewählte als erster Kontakte-Ordner angezeigt Kontaktlisten mit Zusatz Mobiltelefon sollen in der Auswahl nicht angezeigt werden In der allgemeinen Konfiguration von Adressbüchern über Registerkarte Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen und Registerkarte Adressbücher sehen Sie ein Mobiltelefonadressbuch. Dieses wird von Outlook automatisch angelegt, sobald Sie in Ihren Adressen Mobiltelefonnummern aufgenommen haben. Im Outlook Adressbuch haben Sie die Möglichkeit, Adressbücher zu entfernen Einfachere Suche nach Kontakten: Die Suche im Adressbuch kann nach individuellen Wünschen optimiert werden. Eine Volltextsuche ist im Outlook-Adressbuch nicht möglich. So werden im Outlook-Adressbuch die Kontakte nach Nachnamen sortiert: 1. Unter der Registerkarte Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen und Registerkarte Adressbücher finden Sie Ihr Outlook-Adressbuch. 2. Markieren Sie das Outlook-Adressbuch und klicken Sie auf Ändern. Nun wird Ihnen ein Fenster angezeigt, in dem im unteren Bereich die Optionen Namen ordnen Wie Speichern unter angezeigt wird: 3. Wählen Sie diese Option, um die Kontakte in der Adressbuchsuche nach dem Schema Nachname, Vorname anzeigen zu lassen. So stellen Sie die Reihenfolge der Namenseingabe und Sortierung im Adressbuch ein: NotarNet GmbH, Köln Version:

49 1. Über die Registerkarte Datei, Optionen und Kontakte gehen Sie im Abschnitt Namen und Ablage zur Namensreihenfolge. 2. Wählen Sie den Standard für die Namensreihenfolge aus z.b. Vorn. (Vorn2) Nachn.. 3. Wählen Sie den Standard für die Ablagereihenfolge aus (es wird empfohlen die Einstellung auf Nachn.,Vorn. zu setzen): 5.5 Verteiler in Outlook anlegen Werden Mails häufiger an eine bestimmte Gruppe von Adressen gesendet, kann eigens dafür ein Verteiler erstellt werden. Ein Verteiler ist eine Gruppe von Mail-Adressen in einer Liste mit einer gemeinsamen Mail-Adresse. Wenn eine Mail an einen Verteiler gesendet wird, wird sie an jede Person gesendet, deren Adresse im Verteiler enthalten ist. Für den Empfänger wird der Verteilername in der Zeile An der angezeigt. Verteiler werden in einem Kontakte-Ordner gespeichert. Wenn Sie im Kontakte-Ordner auf einen Verteiler klicken, werden die Mitglieder des Verteilers im Feld Inhalt angezeigt. Ein neuer Verteiler wird unter Kontakte/Personen über den Button Neue Kontaktgruppe erstellt. Geben Sie nun den Namen des Verteilers ein. Danach fügen Sie die Kontakte über Kontakte hinzufügen hinzu. Sie können auch nach Adressen suchen, um diese dem Verteiler zuzuordnen. Über die Schaltfläche Speichern wird die neue Kontaktgruppe der Adressliste hinzugefügt. 5.6 Adressbuchverwaltung ProMail Auch im ProMail-Postfach steht Ihnen ein Adressbuch zur Verfügung, welches Sie entweder wie oben beschrieben mit dem Webmailclient verwalten können oder mit einem alternativen Programm wie z. B. auf dem PC/Notebook mit Mozilla Thunderbird oder auf dem Smartphone/Tablet mit der herstellereigenen App. Für die Einbindung des Adressbuches nutzen Sie das CardDAV-Protokoll. Die Einbindung in Mozilla Thunderbird wird in Kapitel 2.7 Mozilla Thunderbird ProMail / ProTeam beschrieben und Informationen zu weiteren Programmen finden Sie im Kapitel 2.8 Weitere E- Mailprogramme. NotarNet GmbH, Köln Version:

50 6 Kalender ProTeam Mithilfe von Kalendern können Sie Termine, Wiedervorlagen, Besprechungen und Ereignisse überwachen und somit z. B. einen Bürokalender führen. Sie können mehrere Kalender verwalten und Elemente wie Termine zwischen diesen verschieben. Außerdem können Sie Kalender für andere Benutzer mit ProTeam-Postfach freigeben. In jedem ProTeam-Postfach steht standardmäßig ein Kalender Kalender zur Verfügung, weitere können bedarfsweise hinzugefügt werden. Um einen Kalender zu öffnen, klicken Sie im Webmailclient auf die Registerkarte Kalender und in Outlook auf Kalender. Standardmäßig wird zunächst die Arbeitswoche angezeigt. 6.1 Kalenderansichten Kalender können in verschiedenen Ansichten angezeigt werden. Tagesansicht Arbeitswochenansicht (je nach Einstellung, standardmäßig Montag-Freitag) Wochenansicht Monatsansicht Listenansicht Planungsansicht (nur in Outlook) Im Webmailclient finden Sie diese Ansichtsoptionen unter Kalender auf der rechten Seite. In Outlook finden Sie diese unter Kalender und in der Menüpunkt Ansicht. Sie können auch mehrere Kalender anzeigen lassen. Im Webmailclient werden die Kalender (außer in der Tagesansicht) überlappend angezeigt und im Outlook immer nebeneinander. Weiterhin können Sie zur besseren Übersicht bei mehreren Kalendern diesen auch unterschiedlichen Farben vergeben. Die Farbeinstellungen gelten in Outlook aber nur lokal. 6.2 Termine erstellen Sie können einzelne oder wiederkehrende Termine, Besprechungen und Ereignisse erstellen. Termine im eigenen Postfach können mit Erinnerungen versehen werden. Termine lassen sich als privat kennzeichnen. Außerdem können Anhänge hinzugefügt werden. Bei privaten Terminen ist die Anzeige für andere Benutzer mit Zugriffsrechten eingeschränkt. Zur Planung einer Besprechung mit mehreren Personen, geben Sie die -Adressen der Teilnehmer ein. Die Teilnehmer erhalten dann eine Einladung, die Sie annehmen oder ablehnen können. Die Liste der Teilnehmer wird zusammen mit den Antworten (Zusagen / Absagen) im Terminfenster des Organisators angezeigt. Außerdem enthält die Teilnehmer-Liste eine Planungs- bzw. Frei-/Belegt- Ansicht, die über farbliche Markierungen die Frei- / Belegt-Informationen anzeigt, soweit der Teilnehmer die Berechtigung für seinen Kalender erteilt hat. Weiterhin können Orte / Besprechungsräume im Termin angegeben werden. Ergänzend können für Besprechungsräume eigene Kalender eingerichtet werden, für die dann ebenfalls eine Frei- / Belegt- Information zur Verfügung steht. NotarNet GmbH, Köln Version:

51 Sie können folgende Aktivitäten planen: Termin Mit einem Termin organisieren Sie Ihre eigenen Termine und Aktivitäten oder die des Bürokalenders wie z. B. einen Beurkundungstermin. Weiterhin können Sie wiederkehrende Termine einrichten. Ereignis Ein Ereignis ist eine Aktivität, die einen ganzen Tag in Anspruch nimmt z. B. der Urlaub eines Mitarbeiters. Ereignisse werden im Kalender nicht mithilfe von Uhrzeiten angezeigt; sie erscheinen als Banner im oberen Bereich der Kalenderansicht. Besprechungen Besprechungen sind Termine, zu denen ein Organisator die Teilnehmer auf Knopfdruck zum Termin einlädt. Diese effiziente Art der elektronischen Einladung ist im Geschäftsleben sehr verbreitet. Die Teilnehmer, deren -Adresse im Termin angegeben wird, erhalten die Einladung und können beispielsweise gleich von Ihrem Smartphone auf Knopfdruck bestätigen. Dabei wird der Termin in ihrem eigenen Kalender angezeigt und nach Bestätigung eingetragen. Sollte es eine Verschiebung oder Änderung geben, wird diese ebenso einfach mit einer Benachrichtigung an den Teilnehmerkreis übermittelt. Die Teilnehmer können auch unter Vorbehalt zusagen oder mit einer Nachricht antworten. Unter Status können Sie Bestätigungen und Absagen sehen. Bei Teilnehmern und Ressourcen (Räumen), deren frei/belegt-zeiten des Kalenders verfügbar sind, wie beispielsweise bei internen E- Mailpostfächern, werden diese dem Organisator zur Planung eines geeigneten Termins angezeigt. 6.3 Kalendereinstellungen Zum Kalender gehörende Einstellungen können Sie im Webmailclient unter Einstellungen > Kalender vornehmen und in Outlook unter Datei Optionen Kalender. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Outlook-Connector nicht alle Outlook-Einstellungen unterstützt. 6.4 Weiteren Kalender erstellen Ein Kalender steht Ihnen bereits im ProTeam-Postfach zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie weitere Kalender für verschiedene Zwecke erstellen. Beispielsweise können Sie in einem persönlichen Postfach einen Kalender für geschäftliche Termine und Fristen nutzen und einen zusätzlichen für private Aktivitäten erstellen. Im Büropostfach könnte ein Kalender die offiziellen Notartermine enthalten und ein anderer als Bürokalender zum Eintragen von Urlaubszeiten der Mitarbeiter und weiteren Ereignissen genutzt werden. Kalender werden im Webmailclient oder in Outlook erstellt. NotarNet GmbH, Köln Version:

52 Kalender erstellen im Webmailclient 1. Melden Sie sich im Webmailclient mit dem entsprechenden Benutzernamen an. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kalender. 3. Wählen Sie in Symbolleiste Neu > Kalender aus. 4. Geben Sie im Textfeld Name den Namen des Kalenders ein. 5. Wählen Sie eine Farbe zum Anzeigen der Kalenderaktivitäten aus. 6. Wählen Sie Diesen Kalender bei Frei-/Belegt-Zeiten ignorieren aus, wenn Sie verhindern möchten, dass andere Personen die frei/belegt-anzeige Ihres Kalender bei der Terminplanung sehen können. 7. Klicken Sie auf OK. Der neue Kalender wird nun in der Kalenderliste angezeigt. Kalender erstellen in Outlook 1. Klicken Sie in Outlook auf die Kalender. 2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Kalender öffnen und Neuen leeren Kalender erstellen. 3. Geben Sie im Feld Name die Kalenderbezeichnung ein. 4. Klicken Sie auf OK. NotarNet GmbH, Köln Version:

53 7 Aufgaben ProTeam Mit Aufgaben können Sie Listen mit zu erledigenden Tätigkeiten wie z. B. eine Wiedervorlageliste anlegen und die enthaltenen Aufgaben bis zur Erledigung verwalten. Standardmäßig enthält das Pro- Team-Postfach eine Aufgabenliste. Weitere können angelegt werden. Außerdem können Sie auf freigegebene Aufgabenlisten von anderen Postfächern, wie beispielsweise einer zentralen Aufgabenliste des Büropostfachs zugreifen. Aufgaben im eigenen Postfach können wie Termine mit Erinnerungen versehen werden. Außerdem können Anhänge hinzugefügt werden. Ein Aufgabenelement enthält neben dem Betreff und dem Fälligkeitsdatum ein Textfeld für die Beschreibung und freie Vermerke, einen Status ergänzt mit einem Prozentwert der Fertigstellung und eine optionale Angabe für den Beginn. Um die Aufgabenliste (oder auch Aufgabenordner genannt) zu öffnen, klicken Sie im Webmailclient auf die Registerkarte Aufgaben und in Outlook ebenfalls auf Aufgaben. 7.1 Aufgabe erstellen und aktualisieren Sie legen eine neue Aufgabe an, indem Sie auf Neue Aufgabe klicken. Die grundlegenden Inhalte einer Aufgabe sind der Betreff als Bezeichner der Aufgabe und das Fälligkeitsdatum sowie weiterhin die Priorität, das Anfangsdatum, den Fortschritt in Prozent und Notizen. Zusätzlich können Sie auch einer Aufgabe Anhänge anfügen. Aufgaben können natürlich auch aktualisiert werden, um z. B. neue Informationen einzufügen oder den Fortschritt zu ändern. Sie können auch eine Aufgabe abschließen, indem Sie den Status auf Abgeschlossen bzw. Erledigt setzen. Danach werden abgeschlossene Aufgaben im Aufgabenordner auch anders dargestellt. Weiterhin können Sie auch Aufgaben in andere Aufgabenordner per Drag and Drop verschieben. 7.2 Aufgabenordner erstellen Ein Aufgabenordner steht Ihnen bereits im ProTeam-Postfach zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie weitere Aufgabenordner für verschiedene Zwecke erstellen. Aufgabenordner werden im Webmailclient oder in Outlook erstellt. NotarNet GmbH, Köln Version:

54 Aufgabenordner erstellen im Webmailclient 1. Melden Sie sich im Webmailclient mit dem entsprechenden Benutzernamen an. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben. 3. Klicken Sie in der Übersicht auf das Zahnradsymbol für die Aufgaben und wählen Sie Neue Aufgabenliste aus. 4. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie eine Farbe für die neue Aufgabenliste aus. 5. Klicken Sie auf OK und der Aufgabenordner wird angezeigt. Aufgabenordner erstellen in Outlook 1. Klicken Sie in Outlook auf die Aufgaben. 2. Klicken Sie im Bereich Meine Aufgaben auf den bestehenden Aufgabenordner mit der rechten Maustaste und wählen Neuer Ordner aus. 3. Geben Sie im Feld Name die Ordnerbezeichnung ein. 4. Klicken Sie auf OK und der Aufgabenordner wird angezeigt. NotarNet GmbH, Köln Version:

55 8 Erinnerungen und Nachverfolgung ProTeam Sie können Postfach-Objekten Erinnerungen hinzufügen oder s durch Termine oder Aufgaben nachverfolgen bzw. auf Wiedervorlage legen. Der Webmailclient und Outlook stellen dafür unterschiedliche Funktionen bereit. Im Webmailclient können Sie s zur Wiedervorlage mit einem Fähnchen markieren und mit dem Menüpunkt Aktionen daraus einen Termin oder eine Aufgabe erstellen. Dem Termin oder der Aufgabe können Sie wiederrum eine Erinnerung hinzufügen. Zusätzlich können Sie zur besseren Übersicht die Wiedervorlage auch mit sogenannten Tags kategorisieren. Outlook bietet für eine Wiedervorlage die Nachverfolgungsfunktion an. Damit können Sie s, Kontakte und Aufgaben auf Wiedervorlage legen und auch eine Erinnerung hinzufügen. Die Nachverfolgungsfunktion steht im Menübereich des jeweiligen Postfachobjektes zur Verfügung. Dort können Sie Objekte zur Nachverfolgung kennzeichnen sowie die Erinnerungszeit definieren. Termine können nicht nachverfolgt werden, allerdings können Termine mit Erinnerungen versehen werden Alle zur Nachverfolgung markierten Objekte können unter Aufgaben in der Vorgangsliste zusammenfassend eingesehen werden. NotarNet GmbH, Köln Version:

56 9 Kategorien / Tags ProTeam Zur besseren Übersicht und Sortierung können Postfachobjekte wie s, Kalendereinträge oder Aufgaben mit Kategorien/Tags gekennzeichnet werden. Diese können in unterschiedlichen Farben und Beschriftungen dargestellt werden. Hinweis: Kategorien/Tags sind lokale Einstellungen im programm. Dementsprechend werden sie nicht mit anderen Postfächern/ programmen synchronisiert. Allerdings können die Kategorien/Tags auch gleichlautend in anderen Postfächern/ programmen angelegt werden, wodurch die gesetzten Kategorien/Tags auf freigegebenen Objekten auch in den anderen Postfächern/ programmen erkannt werden. Dazu wäre eine bürointerne Kategorien/Tag- Definition empfehlenswert. 9.1 Kategorien / Tags anlegen Im Webmailclient heißen Kategorien Tags und können wie folgt erstellt werden. Klicken Sie im Übersichtsfenster auf das Zahnradsymbol Tags und wählen Sie Neuer Tag aus. Geben Sie einen neuen Namen unter Tag-Name ein und wählen Sie eine Farbe für den Tag aus. Tag-Namen können beliebige Zeichen mit Ausnahme von Doppelpunkten (:), Schrägstrichen (/) und Anführungszeichen (") enthalten. Klicken Sie auf OK und der neue Tag wird unter Tags aufgeführt. In Outlook finden Sie die Kategorien unter dem Reiter Start. Dort klicken Sie auf Kategorisieren und auf Alle Kategorien. Mit Neu legen Sie eine neue Kategorie an und definieren die Farbe. Klicken Sie auf OK und die neue Kategorie wird aufgeführt. 9.2 Kategorien / Tags einem Objekt zuweisen und entfernen Nachdem Sie eine Kategorie oder ein Tag erstellt haben, können Sie es einem Objekt zuweisen. Sie können einem Objekt mehrere Kategorien / Tags zuweisen, um es unterschiedlich zu klassifizieren. Wenn ein Objekt über mehrere Kategorien / Tags verfügt, wird das Kategorie / Tag-Symbol mit unterschiedlichen Farben angezeigt. Es werden nur Kategorien / Tags aufgeführt, die dem Objekt noch nicht zugewiesen wurden. Im Webmailclient klicken Sie auf das entsprechende Objekt mit der rechten Maustaste und wählen im Dropdown-Menü mit Tag versehen aus. Klicken Sie auf den Tag, um ihn dem Objekt zuzuweisen. Neben dem Objekt wird danach ein Tag-Symbol angezeigt. In Outlook klicken Sie ebenfalls auf das entsprechende Objekt mit der rechten Maustaste und wählen im Kontext-Menü Kategorisieren aus. Klicken Sie auf die Kategorie, um sie dem Objekt zuzuweisen. Neben dem Objekt wird danach ein Kategorie-Symbol angezeigt. Die Kategorien / Tags können auf dem gleichen Wege auch wieder entfernt werden. 9.3 Objekte nach Kategorien / Tags suchen Um Objekte einer bestimmten Kategorie / Tag zu suchen, geben Sie im Suchfenster des Webmailclients diesen Befehl mit Angabe des Tagnamen ein tag: <Tagname> und drücken auf Enter. Weiterhin können Sie im Webmailclient im linken Menübereich auf den entsprechenden Tag klicken. In Outlook geben Sie im Suchfenster Kategorie: <Kategoriename> ein. NotarNet GmbH, Köln Version:

57 10 Postfach-Berechtigungen ProTeam 10.1 Allgemeines zu Postfachfreigaben Mithilfe von Freigaben können andere Personen auf Ihr Postfach zugreifen. Sie können komplette Postfächer, einzelne Mail-Ordner, Adressbücher, Kalender und Aufgabenlistenordner freigeben. Dabei können Sie festlegen, welche Objekte freigegeben und welche Zugriffsrechte gewährt werden sollen. Freigaben vererben sich automatisch auf die Unterobjekte. Sie haben die Möglichkeit Freigaben an zwei Stellen zu verwalten. Einmal über den Webmailclient oder über den Outlook-Connector in Ihrem Outlook. Hinweis: Achten Sie bei Postfachfreigaben auf das Telekommunikationsgesetz Freigaben mit Webmailclient steuern Die Freigaben können Sie im Webmailclient auf alle Postfachobjekte setzen Berechtigungsstufen (Rollen) Internen Nutzern oder Gruppen werden für Freigabeberechtigungen Lese- und Schreibrechte mithilfe von Berechtigungsstufen zugewiesen. Folgende Berechtigungsstufen stehen zur Verfügung: Keine Deaktiviert den Zugang zu einer Freigabe vorübergehend, ohne die Berechtigungen endgültig zu entziehen. Der freigegebene Ordner wird weiterhin in der Mailbox des Nutzers angezeigt. Sein Inhalt kann jedoch weder angezeigt noch bearbeitet werden. Leseberechtigung Nutzer können den Inhalt eines freigegebenen Ordners lesen, seinen Inhalt jedoch nicht ändern. Delegieren Nutzer können den Inhalt eines freigegebenen Ordners anzeigen und bearbeiten, neue Unterordner erstellen und Dateien im freigegebenen Ordner bearbeiten und löschen. Administrator Damit hat der Nutzer neben der Delegieren-Berechtigung die Berechtigung diese selbst zu verwalten indem Berechtigungen anderen Nutzern vergeben oder entzogen werden können Postfachobjekte freigeben Mit der folgenden Anleitung können Sie Postfachobjekte für ein anderes Postfachkonto freigeben. Zur Einrichtung einer Freigabe klicken Sie im Webmailclient mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Postfachobjekt (z. B. den Mail-Ordner Posteingang oder den Kalender), dann auf Eigenschaften bearbeiten und unten links auf Freigabe hinzufügen. Nun fügen Sie als erstes bei Freigabe an den Postfachinhaber durch die Eingabe einer -Adresse hinzu, der Ihre Freigabe erhalten soll. Danach können Sie die entsprechende Rolle auswählen und die Einstellungen mit OK bestätigen. Wenn Sie in besonderen Fällen eine Freigabe für ein Postfachkonto außerhalb Ihrer Domain geben möchten, haben Sie noch die weiteren Optionen Externe Nutzer (nur Leseberechtigung). Die Opti- NotarNet GmbH, Köln Version:

58 on Öffentlich (nur Leseberechtigung, kein Passwort erforderlich) empfehlen wir nicht, da hier Ihre Daten ungeschützt im Netz zur Verfügung stehen. Im Bereich Kalender und Adressbuch wird Ihnen bei Auswahl dieser beiden Optionen eine URL (Webadresse) angezeigt, die externe Nutzer zum Öffnen der Freigabe verwenden können. Bei Aufruf der URL werden der Benutzername und das Passwort des Nutzers abgefragt, welcher die Freigabe erhalten hat. Folgende Anwendungsfälle sind unteren anderem möglich: Der Nutzer besitzt kein ProTeam-Postfach und möchte trotzdem den zentralen Büro-Kalender anzeigen lassen. Dazu muss dieser nur die genannte URL im Internetbrowser eingeben, um den Büro-Kalender anzuzeigen. Schreibrechte bestehen für diese Zugriffsart nicht. Der Nutzer besitzt kein ProTeam-Postfach und möchte einen Kalender oder ein Adressbuch mit einem anderen Programm öffnen. Dazu können die beiden Objekte mit den Standardschnittstellen CalDAV und CardDAV angesprochen werden. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 2.8 Weitere programme. Die Person, die die Freigabe erhalten hat, erhält eine Benachrichtigungsmail, in der sie die Freigabe annehmen oder ablehnen kann. Danach wird die Freigabe angezeigt Freigegebene Postfachobjekte suchen Wenn Sie freigegebene Postfachobjekte finden wollen, hilft Ihnen der Link Freigaben suchen weiter. Sie finden den Link Freigaben suchen in der Übersicht am Ende des Abschnitts Ordner. 1. Klicken Sie auf Freigaben suchen. 2. Wählen Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen das freigegebene Objekt aus oder geben Sie im Textfeld Freigaben suchen eine Mailadresse oder Berechtigungsgruppe ein, um zu sehen, ob ein Objekt von dieser Adresse für Sie freigegeben wurde. 3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Einschließen die Anwendung aus, nach der Sie suchen möchten. Mit der Option Alle Anwendungen können Sie in allen Anwendungen nach freigegebenen Objekten suchen. 4. Klicken Sie auf Suchen. 5. Wählen Sie die Objekte aus, deren Freigaben Sie annehmen möchten. 6. Klicken Sie auf Hinzufügen. NotarNet GmbH, Köln Version:

59 Freigaben entziehen Freigaben können einzelnen Postfachobjekten entzogen werden. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Ordner, und wählen Sie Eigenschaften bearbeiten aus. Im Dialogfeld Ordnereigenschaften werden die Namen der Personen angezeigt, für die der Ordner freigegeben wurde. 2. Klicken Sie neben dem Namen des Nutzers oder der Berechtigungsgruppe, dem die Berechtigung entzogen werden soll, auf Entziehen. 3. Im Dialogfeld Freigabe entziehen können Sie auswählen, ob eine Standardnachricht gesendet werden soll oder Sie eine persönliche Nachricht verfassen möchten. 4. Klicken Sie auf Ja. Die Person, der die Freigabe entzogen wurde, erhält eine Benachrichtigungsmail und die entzogenen Postfachobjekte werden in deren Webmailclient automatisch entfernt Freigaben mit Outlook steuern Freigaben für andere Benutzer von ProTeam-Postfächern können wie im Folgenden beschrieben direkt in Outlook eingestellt werden Berechtigungsstufen Internen Nutzern oder Gruppen werden für Freigabeberechtigungen Lese- und Schreibrechte mithilfe von Berechtigungsstufen zugewiesen. Folgende Berechtigungsstufen stehen zur Verfügung: Prüfer Nutzer können den Inhalt eines freigegebenen Postfachobjektes lesen, seinen Inhalt jedoch nicht ändern. Delegieren Nutzer können den Inhalt eines freigegebenen Postfachobjektes anzeigen und bearbeiten, neue Unterobjekte erstellen und Inhalte in den freigegebenen Postfachobjekten bearbeiten und löschen. Administrator Damit hat der Nutzer neben der Delegieren-Berechtigung die Berechtigung diese selbst zu verwalten indem Berechtigungen anderen Nutzern vergeben oder entzogen werden können Komplettes Postfach freigeben Mit der folgenden Anleitung geben Sie einer anderen Person oder Berechtigungsgruppe alle Mail- Ordner und Adressbücher frei. Der Kalender und die Aufgabenlisten müssen separat freigegeben werden. Nutzen Sie dafür das Kapitel Einzelne Postfachobjekte freigeben. Zur Einrichtung der Freigabe klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste links auf Ihren Postfachnamen (z. B. Notarnetz Pro Max Mustermann) und dann auf die Datendateieigenschaften. Unter dem Reiter Freigaben fügen Sie als erstes den Postfachinhaber oder die Berechtigungsgruppe hinzu, der/die Ihre Freigabe erhalten soll. Danach können Sie die entsprechende Berechtigungsstufe auswählen und die Einstellungen mit OK bestätigen. NotarNet GmbH, Köln Version:

60 Die Person, die die Freigabe erhalten hat, erhält eine Benachrichtigungsmail und kann nun in Outlook oben in der Menüleiste Notarnetz Pro mit Mailbox eines anderen Nutzers öffnen, die Freigabe entgegen nehmen, indem sie aus der angezeigten Liste Ihr Postfach auswählt Einzelne Postfachobjekte freigeben Mit der folgenden Anleitung geben Sie einer anderen Person oder Berechtigungsgruppe eine oder mehrere Postfachobjekte wie z. B. mehrere Mail-Ordner oder einen Kalender frei. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Postfachobjekt und auf Eigenschaften. Unter dem Reiter Freigaben fügen Sie als erstes den Postfachinhaber oder die Berechtigungsgruppe hinzu, der/die Ihre Freigabe erhalten soll. Danach können Sie die entsprechende Berechtigungsstufe auswählen und die Einstellungen mit OK bestätigen. Die betreffende Person erhält eine Benachrichtigungsmail und kann nun in Outlook oben in der Menüleiste Notarnetz Pro mit Mailbox eines anderen Nutzers öffnen, die Freigabe entgegen nehmen, indem sie aus der angezeigten Liste Ihr Postfach auswählt Freigaben entziehen Freigaben können komplett aber auch auf einzelne Postfachobjekte entzogen werden. Um einem Postfach die Freigabe des kompletten Postfaches zu entziehen, klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste links auf Ihren Postfachnamen (z. B. Notarnetz Pro Max Mustermann) und dann auf die Datendateieigenschaften. Unter dem Reiter Freigaben markieren Sie die entsprechende Freigabe, klicken auf Entfernen und bestätigen die Einstellungen mit OK. Freigaben einzelner Postfachobjekte wie z. B. ein Mail-Ordner oder ein Adressbuch werden ebenfalls im jeweiligen Eigenschaftenfenster des Postfachobjektes entzogen. Dazu klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Postfachobjekt und dann auf die Eigenschaften. Unter dem Reiter Freigaben markieren Sie die Freigabe, entfernen den Haken bei Berechtigung von Parent erben und bestätigen die Einstellungen mit OK. Die betreffende Person erhält eine Benachrichtigungsmail und die entzogenen Postfachobjekte werden in der Outlook-Oberfläche automatisch entfernt Freigaben über Berechtigungsgruppen steuern Anstatt einzelne Freigabeanforderungen zu erstellen, können Sie Objekte auch über Berechtigungsgruppen freigeben. Mitglieder der Berechtigungsgruppe werden automatisch über das neue freigegebene Objekt benachrichtigt. Alle Mitglieder verfügen über dieselben Freigaberechte. Neue Mitglieder können automatisch über Elemente benachrichtigt werden, die für die Liste freigegeben wurden. Außerdem können Mitgliederr im Übersichtsfenster auf Freigaben suchen klicken, um die freigegebenen Elemente der Berechtigungsgruppe anzuzeigen. Wenn ein Mitglied aus der Berechtigungsgruppe entfernt wird, werden die Freigaberechte widerrufen. Weitere Informationen zu Berechtigungsgruppen finden Sie im Kapitel 3 Gestaltung der Lösung Übergreifende Freigabeverwaltung Die Freigabenverwaltung findet ausschließlich über den Webmailclient statt. Auf der Seite Einstellungen - Freigaben werden die Elemente angezeigt, die Sie für andere Personen oder Berechtigungs- NotarNet GmbH, Köln Version:

61 gruppen freigegeben haben und die von anderen Personen oder Berechtigungsgruppen für Sie freigegeben wurden. Außerdem finden Sie dort Objekte, für die Sie eine Freigabe erhalten, jedoch noch nicht angenommen haben. Diese Seite besteht aus folgenden Abschnitten: Für mich freigegebene Ordner, die noch nicht angenommen wurden. In diesem Abschnitt können Sie zwischen zwei Ansichten wechseln: Ordner anzeigen, die für mich über eine Verteilerliste freigegeben wurden. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Bei Ordnern, die über einen Verteiler freigegeben werden, werden die Felder mit den Informationen des freigegebenen Objekts ausgefüllt. Ordner anzeigen, die folgender Nutzer für mich freigegeben hat. Geben Sie in dem leeren Feld den Namen eines Nutzers oder einer Berechtigungsgruppe der betreffenden Freigabe ein. Nachdem auf Freigaben suchen geklickt wurde, erscheint in der darunter liegenden Tabelle eine Übersicht der Freigaben. Es werden jeweils nur die Informationen des ausgewählten Nutzers angezeigt. Für mich freigegebene Ordner, die ich angenommen habe. In diesem Abschnitt finden Sie die Ordner, die für Sie freigegeben wurden. Von mir freigegebene Ordner. Dieser Abschnitt enthält die Ordner, die Sie freigegeben haben. Weiterhin finden Sie dort, wie die Freigabe eingerichtet wurde, welche Rolle Sie dem Nutzer oder der Berechtigungsgruppe zugewiesen haben und welche Objekte freigegeben wurden. Sie können die Eigenschaften der Freigabe bearbeiten, gewährte Freigaben widerrufen und Freigaben erneut gewähren. Ordner freigeben. An dieser Stelle können Sie außerdem Ihre Mails, Adressbücher, Kalender, Aufgaben und Order "Dateien" freigeben Berechtigung Senden als Verwenden Sie die "Senden als"-berechtigung, um ein Postfach so zu konfigurieren, dass andere Benutzer die adresse des Postfach zum Senden von Nachrichten verwenden können. Damit ist der andere Benutzer in der Lage, Mails in Ihrem Namen oder mit Ihrer Absenderadresse zu versenden. Typische Anwendungsfälle sind, dass Benutzer alternativ zu Ihrer eigenen adresse mit der allgemeinen Adresse des Büropostfachs als Absender versenden oder im Vertretungsfall ein Kollege eine im Namen des vertretenen Kollegen beantwortet. Die Senden als-berechtigung wird in zwei Varianten unterschieden: Senden Als Versand aus dem Anwenderpostfach mit der Absenderadresse des freigegebenen Postfaches z. B. als Senden im Namen von Versand aus dem Anwenderpostfach mit der Absenderadresse des Anwenderpostfachs und dem Zusatz im Auftrag der Absenderadresse des freigegebenen Postfaches, z.b. im Auftrag von NotarNet GmbH, Köln Version:

62 Die Antwortadresse ist in beiden Fällen immer die des freigegebenen Postfaches. Die gesendeten E- Mails werden automatisch in den Ordner Gesendet des eigenen Postfaches verschoben. Lesen Sie das Kapitel Ablage gesendeter Mails, wenn die zusätzlich auch in den Gesendet-Ordner des für Senden-als freigegebenen Postfaches verschoben werden soll Berechtigung setzen Die "Senden als"-berechtigung setzen Sie ausschließlich über den Webmailclient. Dazu klicken Sie unter Einstellungen - Accounts auf den Button Delegierten hinzufügen. Hier geben Sie die - Adresse des Nutzers oder der Berechtigungsgruppe der "Senden als"-berechtigung ein und wählen die Option Senden Als oder Senden im Namen von aus. Beide Optionen zu aktivieren, machen keinen Sinn und führen zu Problemen im System. Wichtiger Hinweis: Nutzen Sie zum Einrichten der "Senden als"-berechtigung bitte immer den Webclient und nicht die Option Delegierte in Outlook Verwendung im Webmailclient Nach dem Einrichten der Berechtigung steht diese ohne eine weitere Konfiguration zur Verfügung. Im Mail-Editor-Fenster können Sie unter Von die zusätzliche Absenderadresse auswählen Einrichtung und Verwendung in Outlook Bevor Sie die im Webmailclient eingerichtete Berechtigung in Outlook nutzen können, müssen noch einige Einstellungen durchgeführt werden. "Senden als"-berechtigung: 1. Fügen Sie in Outlook unter Notarnetz Pro - Persönlichkeiten eine Persönlichkeit mit der neuen freigegebenen Adresse hinzu. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen 3. Vergeben Sie einen frei wählbaren Namen (außer DEFAULT ) und bestätigen mit OK. 4. Danach markieren Sie die eben eingerichtete Berechtigung, wählen weiter unten bei Von die berechtigte -Adresse aus und bestätigen wieder mit OK. Nun steht Ihnen im Mail-Editor die neue Persönlichkeit zur Verfügung. In Outlook 2010 und 2013 erhalten Sie im Von-Feld die Auswahlmöglichkeit, in Outlook 2007 steht Ihnen unter dem Button Senden ein Feld Konto für die Auswahl zur Verfügung. Falls Sie kein Von-Feld sehen, gehen Sie im Mail-Editor auf Optionen - Anzeigen. Senden Als im Namen von -Berechtigung: NotarNet GmbH, Köln Version:

63 Aktivieren Sie in Outlook das Eingabefeld Von im -Editor In Outlook 2010 und 2013 erhalten Sie im Von-Feld die Auswahlmöglichkeit, in Outlook 2007 steht Ihnen unter dem Button Senden ein Feld Konto für die Auswahl zur Verfügung Falls Sie kein Von-Feld sehen, gehen Sie im Mail-Editor auf Optionen - Anzeigen. 2. Im eingeblendeten Von-Feld kann die freigegebene Absenderadresse alternativ zur eigenen vor dem -Versand eintragen werden. Ablage gesendeter Mails Gesendete Mails mit der freigegebenen Absenderadresse werden standardmäßig immer nur im eigenen Gesendet-Ordner abgelegt. Mit Hilfe einer Regel bzw. einem Filter kann eine Kopie im Gesendet- Ordner des freigegebenen Postfaches abgelegt werden. Die Einrichtung des Filters erfolgt ausschließlich im Webmailclient, da Outlook nicht die voll umfängliche Funktionalität bietet: 1. Erstellen Sie auf der Seite Einstellungen - Filter einen neuen Filter für ausgehende Mails. Der Filtername kann frei gewählt werden. 2. Als nächstes konfigurieren Sie die Bedingungen: 2.1. Von auswählen 2.2. entspricht genau auswählen Adresse des freigegebenen Postfaches eingeben 3. Nun konfigurieren Sie die Aktionen: 3.1. In Ordner verschieben auswählen 3.2. über Durchsuchen den Gesendet-Ordner des freigegebenen Postfaches auswählen Hinweis: Voraussetzung ist, dass der Ordner für den Freigabenutzer im Vorfeld freigeben wurde. 4. Als nächstes wählen Sie In Gesendet speichern aus, um die ausgehenden Mails auch im eigenen Gesendet-Ordner abzulegen. 5. Danach die Einstellungen mit OK bestätigen. Nach der Filter-Anlage werden sämtliche gesendeten Mails mit der freigegebenen Absenderadresse in den Gesendet-Ordner des freigegebenen Postfaches UND im eigenen Gesendet-Ordner abgelegt. NotarNet GmbH, Köln Version:

64 11 Postfachverwaltung und Einstellungen Mit der Postfachverwaltung stehen Ihnen die wichtigsten Postfacheinstellungen zur Verfügung. Sie können im Webmailclient und teils auch in Outlook konfiguriert werden Passwortänderung Das Passwort wird zentral über den Webmailclient https//groupware.bnotk.de geändert. 1. Melden Sie sich im Webmailclient mit dem entsprechenden Benutzernamen an. 2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Allgemein. 3. Klicken Sie unter Anmeldeoptionen > Passwort auf Passwort ändern. 4. Nehmen Sie Einträge unter Altes Passwort, Neues Passwort und Bestätigen vor. 5. Klicken Sie auf Passwort ändern. 6. Klicken Sie auf Speichern. Bitte berücksichtigen Sie bei der Passworteingabe unsere Passwortrichtlinien: Passwortlänge min. 8 Zeichen Min. 1 Großbuchstabe Min. 1 Kleinbuchstabe Min. 1 numerisches Zeichen Nach 10 fehlerhaften Anmeldeversuchen erfolgt eine Anmeldungssperre für eine Stunde. Wenn beim Ändern des Passwortes Probleme auftreten oder Sie Ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice Weiterleitung Für jedes Postfach haben Sie die Möglichkeit, eine -Weiterleitung einzurichten, um eingehende s oder eine Kopie der eingehenden s an eine andere -Adresse weiterzuleiten. Die -Weiterleitung wird zentral über den Webmailclient eingestellt: 1. Melden Sie sich im Webmailclient https//groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach an. 2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Mail. 3. Tragen Sie im Bereich Mails empfangen im Feld Eine Kopie weiterleiten an die - Adresse ein, an die die -Weiterleitung gerichtet werden soll. 4. Optional können Sie unter dem -Feld noch Keine lokale Kopie der Mail speichern auswählen. 5. Klicken Sie auf Speichern. NotarNet GmbH, Köln Version:

65 Benachrichtigung bei Eingang einer Alternativ oder ergänzend zu einer -Weiterleitung können Sie sich auch bei eingehenden E- Mails benachrichtigen lassen. Dann erhalten Sie eine Systemnachricht, wenn eine in Ihrem Postfach eingeht. Diese Benachrichtigung wird zentral über den Webmailclient eingestellt: 1. Melden Sie sich im Webmailclient https://groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach an. 2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Mail. 3. Aktivieren Sie im Bereich Mails empfangen das Feld Benachrichtigung senden an. 4. Tragen Sie im darunter liegenden Feld die -Adresse ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll. 5. Klicken Sie auf Speichern Lesebestätigung Sie können eine Lesebestätigung anfordern, um den -Empfänger beim Öffnen Ihrer aufzufordern, Ihnen eine Empfangsbenachrichtigung zu senden. Diese Funktion wird allerdings nicht von jedem Mailserver des Empfängers unterstützt. Dementsprechend ist die Aufforderung einer Lesebestätigung keine zuverlässige Kontrolle, ob jemand Ihre tatsächlich erhalten und gelesen hat. Um eine Lesebestätigung anzufordern, wählen Sie diese Option einfach im -Editorfenster der zu versendenden aus. Im Webmailclient und in Outlook klicken Sie dazu auf Optionen und auf Lesebestätigung anfordern Wenn Sie eine mit einer Lesebestätigungsaufforderung erhalten, wird Ihnen eine Meldung angezeigt, in der Sie die Lesebestätigungsaufforderung bestätigen oder ablehnen können. Diese Einstellung können Sie allerdings wie folgt über den Webmailclient https//groupware.bnotk.de ändern: 1. Melden Sie sich im Webmailclient mit dem entsprechenden Benutzernamen an. 2. Öffnen Sie Einstellungen > Mail > Abschnitt Mail empfangen. 3. Wählen Sie im Abschnitt Lesebestätigung aus, wie Anforderungen für Lesebestätigungen behandelt werden sollen: NotarNet GmbH, Köln Version:

66 Option Nie Lesebestätigungen senden Immer Lesebestätigungen senden Nachfragen 4. Klicken Sie auf Speichern. Beschreibung Wenn eine Mail empfangen wird, für die eine Lesebestätigung gesendet werden soll, wird diese Anforderung ignoriert. Sie werden nicht über die Anforderung informiert. Dies ist die Standardeinstellung. Es wird eine Lesebestätigung automatisch gesendet, sobald Sie eine Mail mit Anforderung einer Lesebestätigung öffnen. Sie erhalten beim Öffnen der Mail eine Auswahl, wie auf die Anforderung der Lesebestätigung reagiert werden soll Anzeigename der -Adresse Der Anzeigename der -Adresse ist die Darstellung Ihrer Absenderadresse beim Empfänger. Es soll in der Regel nicht nur die reine -Adresse im -Kopf zu sehen sein, sondern auch ein Name wie z. B. die Bezeichnung Ihres Notariats ( Notar Mustermann Die Einstellmöglichkeit ist bei programmen an unterschiedlichen Stellen zu finden Anzeigename im Webmailclient einrichten 1. Melden Sie sich im Webmailclient mit dem entsprechenden Benutzernamen an. 2. Öffnen Sie Einstellungen > Accounts 3. Im Bereich Einstellungen für gesendete Mails können Sie im Feld Von: den Anzeigenamen eingeben. 4. Klicken Sie auf Speichern. Hinweis: Wenn Sie den Anzeigenamen im Webmailclient angepasst haben, aber mit einem anderen E- Mailprogramm Mails versenden, gilt die Einstellung zum Anzeigenamen des E- Mailprogramms Anzeigename in Outlook einrichten In Outlook unterscheidet sich die Einstellung je nach Art der Konto-Einrichtung. Bei Verwendung des Outlook-Connectors bzw. bei Nutzung eines ProTeam-Postfaches wird diese Einstellung durch die zentrale Administration des Kundenservice vorgenommen. Soweit nicht mit der Bestellung geschehen, teilen Sie dem Kundenservice bitte die Änderung des Anzeigenamens per mit. Wenn das Postfach per IMAP oder POP3 eingebunden wurde, stellen Sie den Anzeigenamen wie folgt ein: 1. Klicken Sie auf Datei und Kontoeinstellungen. 2. Wählen Sie das entsprechende -Konto aus. 3. Im Feld Ihr Name tragen Sie den gewünschten Anzeigename ein. 4. Klicken Sie auf Weiter und OK. NotarNet GmbH, Köln Version:

67 11.5 Alias - -Adresse Für jedes Postfach haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich so genannte Alias- -Adressen zu definieren. Ein Alias ist eine weitere Empfangsadresse für Ihr Postfach. Diese Möglichkeit ist z. B. interessant, wenn Sie eine nicht mehr aktuelle -Adresse als weitere Adresse für eingehende s an Ihr Büropostfach nutzen wollen. Für die Einrichtung einer Alias-Adresse wenden Sie sich bitte mit Angabe der gewünschten - Adresse an unseren Kundenservice Erinnerungsbenachrichtigung Sie können festlegen, dass Termin- und Aufgabenerinnerungen per Mail an Ihr eigenes oder ein anderes Postfach gesendet werden sollen. Die Erinnerung wird zu der Erinnerungsuhrzeit gesendet, die im Termin oder in der Aufgabe konfiguriert ist. Die Erinnerungsbenachrichtigung wird zentral über den Webmailclient https://groupware.bnotk.de eingestellt: 1. Melden Sie sich im Webmailclient mit dem entsprechenden Benutzernamen an. 2. Öffnen Sie Einstellungen > Benachrichtigungen. 3. Geben Sie bei Benachrichtigen die Mail-Adresse ein, an die die Erinnerung gesendet werden soll. 4. Klicken Sie auf Speichern Filter und Regeln Sie können Filter definieren, um eingehende und ausgehende Mails zu verwalten. Ein Filter besteht aus einer oder mehreren Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen, die bei Zutreffen der Bedingung ausgeführt werden. Filter/Regeln können Sie sowohl im Webmailclient als auch in Outlook einrichten. Die Filter/Regeln im Webmailclient werden serverseitig gespeichert und finden sowohl im Webmailclient als auch im Outlook Anwendung. Die in der Outlook-eigenen Regelverwaltung eingerichteten Regeln gelten nur im lokalen Outlook und PC-Arbeitsplatz, an dem sie eingerichtet wurden. NotarNet GmbH, Köln Version:

68 Filter/Regeln im Webmailclient einrichten 1. Melden Sie sich im Webmailclient https//groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach an. 2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Filter. 3. Klicken Sie auf Filter für eingehende Mails oder auf Filter für ausgehende Mails. 4. Wählen Sie Neuer Filter aus. 5. Geben Sie im Textfeld Filtername einen eindeutigen Namen für den Filter ein. 6. Um den Filter zu aktivieren, aktivieren Sie das Feld Aktiv oben rechts. 7. Wählen Sie aus, ob die Mail eine oder alle der aufgeführten Bedingungen erfüllen muss eine bedeutet, dass die Aktion ausgeführt wird, wenn die Mail irgendeine der Bedingungen erfüllt alle bedeutet, dass die Mail alle Bedingungen erfüllen muss, damit die Aktion ausgeführt wird. 8. Wählen Sie im Dropdown-Menü aus, auf welchen Teil der Mail der Filter angewendet werden soll, z. B. auf das Feld Betreff oder Von. 9. Wählen Sie die gewünschte Art der Übereinstimmung aus, z. B. enthält oder entspricht genau. 10. Geben Sie die zu überprüfenden Informationen ein oder wählen Sie sie aus, z. B. Datum, Mail-Adresse oder Ausdruck. Bei den Bedingungen wird die Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet. 11. Wenn Sie z.b. Betreff und enthält ausgewählt und Mitarbeiterbesprechung eingegeben haben, werden alle Mails gefiltert, deren Betreff "Mitarbeiterbesprechung" enthält. Mit dem Filter werden auch "Mitarbeiterbesprechungen" und "Heutige Mitarbeiterbesprechung" gefunden, da Sie enthält und nicht entspricht genau ausgewählt haben. 12. Optional: Wenn Sie weitere Bedingungen hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche + und wiederholen Sie die oben genannten Schritte. Die Reihenfolge der Bedingungen spielt keine Rolle. 13. Wählen Sie unter Folgende Aktionen ausführen im Dropdown-Menü eine Aktion aus. 14. Je nach der von Ihnen ausgewählten Aktion müssen Sie eventuell zu einem Ordnernamen navigieren. 15. Optional: Um weitere Aktionen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + und wiederholen Sie den obigen Schritt. Die Aktionen werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie angegeben wurden. 16. Standardmäßig wird nach der ersten Übereinstimmung nicht nach weiteren Übereinstimmungen gesucht. Wenn mehrere Filter auf die Mail angewendet werden sollen, deaktivieren Sie Keine weiteren Filter anwenden. Hinweis: Normalerweise sollten keine weiteren Filter auf eine Mail angewendet werden, sobald eine Übereinstimmung vorliegt, da sonst für eine Mail mehrere möglicherweise widersprüchliche Aktionen ausgeführt werden. NotarNet GmbH, Köln Version:

69 Wenn Sie mit dem Erstellen des Filters fertig sind, klicken Sie auf OK. Filter/Regeln in Outlook einrichten 1. Klicken Sie in Outlook auf die Menüleiste Notarnetz Pro und auf Notarnetz Pro- Serverregeln. 2. Klicken Sie auf Neu. 3. Richten Sie die Bedingungen für eingehende s mit dem Regel-Assistenten ein 4. Klicken Sie auf Anwenden. Hinweis: Unter Notarnetz Pro-Serverregeln können keine Regeln für ausgehende s eingerichtet werden. Weiterhin unterstützt der Outlook-Connector nicht alle Bedingungen, die im unter Notarnetz Pro-Serverregeln öffnenden Regel-Assistenten angezeigt werden. Nutzen Sie für eine komfortablere Anwendung daher die o. g. Filter-Funktion im Webmailclient Abwesenheitsbenachrichtigung Sie können eine Benachrichtigung an den Absender einer einrichten, die automatisch als Antwort gesendet wird, wenn Sie abwesend sind. Wenn Mail-Absender, die sich nicht in Ihrer Domain befinden, eine andere Antwort-Mail erhalten sollen, können Sie hierfür eine eigene Antwort-Mail erstellen. Die automatische Antwort wird an alle Mail-Absender nur einmal innerhalb von 7 Tagen gesendet, unabhängig davon, wie viele Mails diese Person in diesem Zeitraum sendet. Die Abwesenheitsbenachrichtigung können Sie sowohl in Outlook (nur mit dem Outlook-Connector) als auch im Webmailclient einrichten Abwesenheitsbenachrichtigung in Outlook einrichten 1. Klicken Sie in Outlook auf die Menüleiste Notarnetz Pro und auf Abwesenheitsassistent. 2. Aktivieren Sie Ich bin derzeit nicht im Büro. 3. Geben Sie im darunter liegenden Textfeld die Antwort ein, die gesendet werden soll, wenn Sie abwesend sind. 4. Klicken Sie auf OK. Wenn die Abwesenheitsbenachrichtigung für einen bestimmten Zeitraum aktiviert werden soll, wählen Sie Im folgenden Zeitraum automatische Antworten senden aus und geben Sie den Start- und Endzeitpunkt für das Senden der automatischen Antwort ein. Wenn Sie keinen bestimmten Zeitraum angeben, werden automatische Antworten gesendet, bis Sie Keine automatischen Antworten senden auswählen. Wenn externe Kommunikationspartner einen abweichenden Benachrichtigungstext erhalten sollen, markieren Sie die Option Externe Absender und wählen ergänzend aus, ob der abweichende Text an alle außerhalb meiner Domain oder alle außerhalb meiner Domain, außer Personen im Adressbuch gehen soll.. NotarNet GmbH, Köln Version:

70 Abwesenheitsbenachrichtigung im Webmailclient einrichten 1. Melden Sie sich im Webmailclient https//groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach an. 2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Nicht im Büro. 3. Aktivieren Sie Automatische Antwort senden. 4. Geben Sie im Textfeld Automatische Antwort die Antwort ein, die gesendet werden soll, wenn Sie abwesend sind. 5. Klicken Sie auf Speichern. Wenn die Abwesenheitsbenachrichtigung für einen bestimmten Zeitraum aktiviert werden soll, wählen Sie Im folgenden Zeitraum automatische Antworten senden aus und geben Sie den Start- und Endzeitpunkt für das Senden der automatischen Antwort ein. Wenn Sie keinen bestimmten Zeitraum angeben, werden automatische Antworten gesendet, bis Sie Keine automatischen Antworten senden auswählen. Wenn externe Kommunikationspartner einen abweichenden Benachrichtigungstext erhalten sollen, markieren Sie die Option Externe Absender und wählen ergänzend aus, ob der abweichende Text an alle außerhalb meiner Domain oder alle außerhalb meiner Domain, außer Personen im Adressbuch gehen soll. NotarNet GmbH, Köln Version:

71 12 Archivierung Archivieren bedeutet, dass Postfachinhalte aus Ihrem Postfach in eine lokal liegende Datei verschoben werden. Dadurch wird Speicher im Postfach frei und Ihr Postfach übersichtlicher. In den nächsten Kapiteln beschreiben wir, welche Möglichkeiten der Archivierung bestehen. Für eine sichere Archivierung Ihres Postfaches stimmen Sie sich bitte auch mit Ihrem Administrator oder Systembetreuer ab. Gerne stehen wir beratend zur Verfügung Archivierung im Webmailclient Im Webclient können Sie den kompletten Inhalt (Mails, Adressbücher, Kalender und Aufgaben) Ihres Postfachs exportieren. Gehen Sie dazu in den Tab Einstellungen Importieren/Exportieren. Hier wählen Sie im Bereich Exportieren unter Erweiterte Einstellungen die Datentypen aus und für welchen Zeitraum Sie exportieren möchten. Die Export-Datei wird im Format Tar-GZipped (.tgz) erstellt. Anschließend können Sie die eben exportierten Postfachinhalte löschen. Falls Sie versehentlich nicht Archivierte gelöscht haben, melden Sie sich bitte sofort bei unserem Support. Wählen Sie zur Ablage der Archiv-Dateien einen sicheren Ort und beziehen Sie diesen in die Datensicherungsstrategie Ihrer lokalen Daten ein. Um die exportierten Daten später wieder aufzurufen, importieren Sie die Archiv-Datei einfach wieder in Ihr Postfach. Legen Sie sich z. B. für archivierte Mails einen Unterordner Archiv an und importieren Sie die Mails dort hinein. Gehen Sie dazu wieder in den Tab Einstellungen Importieren/Exportieren und wählen für das Ziel den Archiv-Ordner aus. Weiterhin wählen Sie nun Mails als Datentypen aus. Nun drücken Sie auf Importieren und die Mails werden mit allen vorhandenen Unterordnern in den Archiv-Ordner geladen. Hinweis: Die Export-Datei aus dem Webmailclient kann nicht in Outlook eingelesen werden Archivierung in Outlook Outlook bietet eine komfortable Archivierungsfunktion an. Unter Datei Tools zum Aufräumen Archivieren. Im folgenden Fenster werden Einstellungen vorgenommen, welche Daten ab wann wohin archiviert werden sollen. Legen Sie die Archivierungsdatei an einem Speicherort ab, der mit Ihrer eigenen Datensicherung erfasst wird. In den Standardeinstellungen legt Outlook die Archivdatei auf Ihrem lokalen PC ab. Nach dem OK wird von Outlook die Archivierung gestartet und ein Ordner Archiv in der linken Ordnerliste erstellt. Hier finden Sie nun alle archivierten Elemente gemäß Ihren Archivierungseinstellungen. Die Autoarchvierung kann bei ProTeam-Postfächern (wenn diese mit dem Outlook-Connector eingebunden sind) nicht genutzt werden, da dadurch versehentlich freigegebene Postfachinhalte archiviert werden könnten. Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie keine Kalender oder Kontakte archivieren. Die Daten daraus stehen Ihnen danach im Postfach nicht mehr zur Verfügung. NotarNet GmbH, Köln Version:

72 12.3 Archivierungsvorschlag Mit folgendem Archivierungsvorschlag können Sie mit wenig Aufwand ein zentrales Mailarchiv einrichten und pflegen. An dieses Archiv können sowohl eingehende als auch ausgehende s vom Büro-, Notar- und/oder Mitarbeiter-Postfach automatisch weitergeleitet werden. Dadurch können Sie bedenkenlos regelmäßig ältere s in den jeweiligen Postfächern löschen und so die Postfachspeicherauslastung gering zu halten. Zugriff auf das Mailarchiv sollten aber nur bestimmte Mitarbeiter oder nur der Notar erhalten. Beachten Sie auch das Telekommunikationsgesetz. So konfigurieren Sie die Mailarchiv-Lösung: 1. Bestellen Sie ein weiteres ProMail-Postfach z. B. mit der Bezeichnung 2. Richten Sie in allen zu archivierenden Postfächern über den Webmailclient Reiter Einstellungen Mail Bereich Mail empfangen eine Weiterleitung auf das Mailarchiv (z. B. ihre_domain.de) für eingehende s ein. 3. Für ausgehende s richten Sie ebenfalls in allen zu archivierenden Postfächern über den Webmailclient Reiter Einstellungen Filter Filter für ausgehende Mails einen Filter mit folgenden Kriterien ein. Im oberen Bereich des Bearbeitungsfenster geben Sie die zu archivierende Postfachadresse ein und im unteren Bereich die des Mailarchivs: 4. Das Mailarchiv wird regelmäßig lokal durch ein programm (z. B. Outlook oder Thunderbird) per POP3 abgerufen, um eine starke Auslastung des Gesamtspeicherkontingentes zu vermeiden. Wie Sie ein ProMail-Postfach mit einem programm per POP3 abrufen können, wird im Kapitel 2 Einrichtung beschrieben. NotarNet GmbH, Köln Version:

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