Integration und Zusammenspiel mit Microsoft Office 2010

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1 Integration und Zusammenspiel mit Microsoft Office 2010 Autor: Dietmar Gieringer

2 Inhaltsverzeichnis 1 Der PDF-Maker Vorteile des PDF-Makers PDF-Dateien mit dem PDF-Maker erstellen Word-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln Klick-Verfahren Verknüpfungen und Lesezeichen Sicherheitseinstellungen Sonderformate PDF/A und PDF/X Word-Dokument als PDF-Anhang mailen Serienbrieferstellung Überprüfen und kommentieren Excel-Berechnungen weitergeben Auswahl der Druckdaten Original-Datei als Anhang integrieren Zellkommentare in die PDF-Datei schreiben Präsentationen professionell verteilen Vermeidung von Darstellungsfehlern Zusätzliche Informationen anzeigen s archivieren und weitergeben Der PDF-Maker in Outlook Einzelne s oder komplette Ordner konvertieren Automatisch Archive erstellen Integration des PDF-Makers in weitere Produkte Sicherheitseinstellungen Inhalte aus PDF-Dateien exportieren Inhalte nach Word exportieren Tabellen nach Excel übertragen Bilder aus PDF-Dateien exportieren... 10

3 3 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt zusammenfassen PDF-Portfolio erstellen So geht s PDF-Portfolio anpassen PDF-Formulare Integrierter Formularassistent Formularfreischaltung für Benutzer des Adobe Reader Formularverteilung und -auswertung Der LiveCycle Designer ES PDF-Dokumente in MS SharePoint-Umgebungen Vorteile von Adobe Acrobat in Verbindung mit MS SharePoint PDF-Dateien auf einen SharePoint-Server hochladen PDF-Dateien von einem SharePoint-Server öffnen Geänderte PDF-Datei auf einem SharePoint-Server speichern Dokumenteigenschaften bearbeiten Hilfreiche Neuerungen Prozessoptimierung durch Aktionen Eigene Aktionen definieren Aktionen innerhalb des eigenen Unternehmens verteilen Aktion abrufen Schnellwerkzeuge definieren Dateien versenden mit SendNow... 18

4 1 Der PDF-Maker Adobe Acrobat X und Microsoft Office 2010 Microsoft Office ist weltweit der Standard für Büro-Anwendungen. Word, Excel, PowerPoint und das für die täglichen s unerlässliche Outlook sind kaum mehr aus unserer Arbeitswelt wegzudenken. Adobe PDF hat sich als Standard für die Veröffentlichung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten etabliert. Adobe Acrobat X vereinfacht die tägliche Arbeit mit Dokumenten und ist die ideale Ergänzung zu MS Office. Adobe Acrobat X ermöglicht die PDF-Erstellung auch in Outlook und im Internet Explorer, schützt Dokumente bei Bedarf vor Drucken, Veränderung oder Kopieren von Inhalt, kombiniert Dokumente unterschiedlichster Anwendungen in einer PDF-Datei, ermöglicht Benutzern von Adobe Reader das Betrachten und Kommentieren von Dokumenten, erlaubt die Erstellung ausfüllbarer und speicherbarer Formulare, vereinfacht den Versand, die Erfassung und die Auswertung von Formularrückläufern, entfernt zuverlässig und sicher sensible Inhalte und Metadaten, konvertiert komplette -Ordner in durchsuchbare und überall lesbare PDF-Dateien, erstellt PDF/X-, PDF/A- oder PDF/E-Dateien nach dem neuesten Standard, fasst mehrstufige Aufgaben in einer einzigen anklickbaren (und verteilbaren) Aktion zusammen, konvertiert PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien. 1 Der PDF-Maker Adobe Acrobat X integriert sich mit dem überarbeiteten PDF-Maker nahtlos in die Oberfläche des neuen Office 2010 Menübands und stellt alle relevanten Funktionen für das jeweilige Programm in der Registerkarte Acrobat bzw. in Outlook 2010 in der Registerkarte Adobe PDF dar. Abb. 1: Acrobat-Registerkarten Der PDF-Maker ist ein Makro, welches die Umwandlung von Office-Dateien in PDF-Dokumente vereinfacht und den Erstellungsaufwand oft auf einen einzigen Klick reduziert. Dabei können programmbezogen die gewünschten Grundeinstellungen vorgenommen werden. Dazu gehören z.b. auch sicherheitsrelevante Einstellungen, die das Öffnen und Bearbeiten der zu erstellenden PDF-Datei beeinflussen, Angaben zur Einbettung von Schriftarten, Anweisungen zur Komprimierung von Bilddaten oder auch die Einbettung der zugrundeliegenden Office-Datei in das spätere PDF-Dokument. Der Aufruf des PDF-Makers kann in Office 2010 erstmals auch über den Backstage Bereich des jeweiligen Office-Programms erfolgen (Registerkarte Datei Als Adobe PDF speichern). Abb. 2: Backstage-Ansicht mit Acrobat-Eintrag in Word, Excel, PowerPoint und Outlook 1

5 1 Der PDF-Maker 1.1 Vorteile des PDF-Makers Das Erstellen von PDF-Dateien über den Datei-Drucken -Dialog führt zu PDF-Dateien ohne jegliche Intelligenz. Dabei werden die zugrunde liegenden Office-Dateien in druckidentische PDF-Dateien umgewandelt. Bei der Erstellung von PDF-Dateien über den PDF-Maker werden jedoch auch Office-spezifische Besonderheiten mit in die PDF-Datei übertragen. So werden z.b. Inhaltsverzeichnisse aus Word- Dokumenten automatisch zu verlinkten Lesezeichen umgewandelt oder auch das Inhaltsverzeichnis selbst in der PDF-Datei mit Hyperlinks versehen. Abb. 3: Lesezeichen und Hyperlinks 1.2 PDF-Dateien mit dem PDF-Maker erstellen Die Vorgehensweise zur Umwandlung von Office-Dateien in PDF-Dokumente ist in den Office- Programmen nahezu identisch. Nachdem im PDF-Maker die gewünschten Grundeinstellungen vorgenommen wurden, reicht ein Klick auf den Button PDF erstellen, um den Umwandlungsprozess zu aktivieren. 1.3 Word-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln Geschäftliche Unterlagen wie Gesellschafts- oder Mietverträge, Produktexposés oder Personalbögen werden meist mit Microsoft Word erstellt. Bei der Weitergabe dieser Dokumente an Geschäftspartner, Kunden oder auch Mitarbeiter können jedoch diverse Probleme auftreten: Unterschiedliche Dateiformate (*.doc, *.docx) können u.u. nicht geöffnet werden Abweichende Darstellung des Dokuments aufgrund anderer Druckertreiber Offenlegung vorangegangener Änderungen Ungewollte Übermittlung von Metadaten wie Erstellungs- und Änderungsdatum Verfälschte Darstellung, da auf dem Zielrechner nicht alle verwendeten Schriften installiert sind Die Weitergabe einer PDF-Datei kann diese Probleme beheben Klick-Verfahren Dabei ist die Erstellung durch das integrierte 1-Klick-Verfahren des PDF-Makers denkbar einfach. Nachdem der Befehl PDF erstellen ausgewählt wurde, sind nur noch Dateiname und speicherort anzugeben. Schnell, einfach, perfekt! Dass dabei auch Sicherheitseinstellungen gesetzt, Multimediainhalte eingebunden oder auch Hyperlinks aktiv eingerichtet werden können, versteht sich von selbst. 2

6 1 Der PDF-Maker Verknüpfungen und Lesezeichen Verknüpfungen in Inhaltsverzeichnissen werden dabei ebenso in die PDF-Datei integriert wie die automatische Erstellung von Lesezeichen auf Basis von Überschriften oder anderen Formatvorlagen (in Adobe Acrobat X als Stile bezeichnet). Abb. 4: PDF-Maker-Einstellungen in Word Sicherheitseinstellungen Auf Wunsch können bereits in den Grundeinstellungen des PDF-Makers weitreichende Sicherheitseinstellungen vorgenommen werden. Neben einem möglichen Kennwort zum Öffnen der Datei kann explizit auch festgelegt werden, welche Aktionen mit der PDF-Datei noch zulässig sind: So lässt sich das unerlaubte Kopieren von Text genauso vermeiden wie z.b. der hochauflösende Druck noch nicht freigegebener Bilder oder das Entnehmen ganzer Seiten. Ein wichtiger Schritt beim Schutz geistigen Eigentums Sonderformate PDF/A und PDF/X Die Grundeinstellungen des PDF-Makers in Word lassen aber auch die Erstellung besonderer PDF- Formate, wie z.b. PDF/A zur ISO konformen Erstellung von Archivdateien (www.pdfa.org) oder PDF/X zum Austausch von Druckdaten zu. Dabei überprüft Adobe Acrobat X, ob das zu erstellende Dokument den ISO-Richtlinien entspricht. Nicht erlaubte Inhalte wie z.b. Verlinkungen auf externe Inhalte oder integrierte Ton- oder Videoproduktionen werden automatisch entfernt. Zwingend vorgeschriebene Inhalte werden hinzugefügt. (Die ISO-Richtlinie verlangt z.b. die zwingende Einbettung aller verwendeten Schriftarten in die PDF-Datei.) Abb. 5: Auswahl der Konvertierungseinstellungen 3

7 1 Der PDF-Maker Word-Dokument als PDF-Anhang mailen Besonders einfach ist der Versand eines Word-Dokuments als PDF-Datei per . Es reicht ein Klick auf die Schaltfläche Erstellen und an anhängen um ausgehend von den hinterlegten Grundeinstellungen 1. eine PDF-Datei zu erzeugen (Speicherort und -name sind anzugeben), 2. eine neue zu öffnen und 3. die erzeugte PDF-Datei als Attachement der hinzuzufügen. Nach Eingabe von Empfänger, Betreffzeile und -Text kann die inklusive PDF-Datei verschickt werden. Voraussetzung hierfür ist nur die Installation eines -Clients (Microsoft Outlook oder Lotus Notes) Serienbrieferstellung Schnell und einfach funktioniert auch die vollautomatische Serienbrieffunktion in Adobe Acrobat X. Serienbriefe können direkt aus Word heraus in PDF-Dateien umgewandelt und an die zur jeweiligen Person gehörende -Adresse verschickt werden. Benötigt werden lediglich das Serienbriefdokument in Word und die zugehörige Datenquelle mit einem separaten und für alle Adressen gefüllten - Feld. Abb. 6: Serienbrieferstellung Überprüfen und kommentieren Die Abstimmung von Dokumenten mit mehreren Beteiligten wird durch die Integration der leistungsfähigen Kommentierungswerkzeuge in Adobe Acrobat X erleichtert. Word-Dokumente können in PDF- Dateien umgewandelt und über einen internen Server oder den kostenlosen Onlinedienst Acrobat.com an alle Beteiligten verteilt werden. Diese können Kommentare, auch mit dem Adobe Reader, direkt in die PDF-Datei eintragen und diese auf die zugrunde liegende Plattform (interner Server oder Acrobat.com) zurückübertragen. Übrigens: Sobald ein Einzelner seine Kommentare an Acrobat.com übertragen hat, können alle Beteiligten die Kommentare sehen und ihrerseits sofort wieder darauf Bezug nehmen. Abstimmungsprozesse werden dadurch erheblich schlanker und vielfache Abstimmungsrunden unter den einzelnen Beteiligten vermieden. 4

8 1 Der PDF-Maker 1.4 Excel-Berechnungen weitergeben Zur Weitergabe von vertraulichen Kalkulationsdaten eignet sich das PDF-Format schon alleine deshalb, weil Formeln nicht mehr verändert werden können. Zudem lassen sich Zugriffsrechte über die Sicherheitseinstellungen definieren und den individuellen Bedürfnissen anpassen Auswahl der Druckdaten Bei der Weitergabe einzelner Tabellenblätter stellt Adobe Acrobat X mit dem PDF-Maker einen Dialog zur Verfügung, der die Auswahl einzelner Tabellenblätter oder aber auch der ganzen Arbeitsmappe ermöglicht. Gewünschtes Tabellenblatt auswählen Hinzufügen Fertig! Eine Veränderung der Druckreihenfolge ist ebenfalls möglich (Befehl: Nach oben, Nach unten). Dieser Dialog kann über die Grundeinstellungen aktiviert werden. Abb. 7: Auswahl der Arbeitsblätter in Excel Original-Datei als Anhang integrieren Die Grundeinstellungen des PDF-Makers in Excel bieten außerdem u.a. die Möglichkeit, die ursprüngliche Excel-Datei in die PDF-Datei als Datei-Anhang zu integrieren (Option: Quelldatei anhängen). Hierbei ist zu beachten, dass ein möglicher Datei-Anhang immer die komplette Excel-Datei umfasst und nicht nur die ausgewählten Arbeitsblätter. Abb. 8: PDF-Maker-Einstellungen in Excel Zellkommentare in die PDF-Datei schreiben Auch die Übernahme von Zellkommentaren in die zu erzeugende PDF-Datei funktioniert spielend einfach. (Option: Kommentare konvertieren). Innerhalb der PDF-Datei können die Zellkommentare sichtbar gemacht werden, indem mit dem Mauszeiger über sie gefahren oder auf sie geklickt wird. Die Weitergabe dieser in der PDF-Datei sichtbaren Kommentare erleichtert dem Empfänger die Interpretation evtl. erklärungsbedürftiger Zellen und gewährleistet für den Ersteller, dass alle relevanten Informationen beim Empfänger ankommen. 5

9 1 Der PDF-Maker Abb. 9: Excel-Zellkommentare in einer PDF-Datei 1.5 Präsentationen professionell verteilen Eine PDF-Datei bietet sich auch zur Verteilung einer PowerPoint-Präsentation an, weil sie dem Empfänger ermöglicht, die Präsentation inklusive der darin enthaltenen Folienübergänge anzuzeigen. Eine eigene PowerPoint-Lizenz wird vom Empfänger nicht benötigt, der kostenlose Adobe Reader genügt Vermeidung von Darstellungsfehlern Durch die mögliche Integration von Schriften wird die korrekte Darstellung der Präsentationsinhalte gewährleistet. Bei Bedarf kann die PDF-Datei so eingestellt werden, dass sie automatisch im Vollbildmodus (bildschirmfüllend) angezeigt wird. Somit eignet sich eine PDF-Datei auch als Präsentationsmedium Zusätzliche Informationen anzeigen Geübte PowerPoint-Anwender arbeiten mit Sprechernotizen. Diese stehen dem geübten Redner während des Vortrags in der Präsentationsansicht zur Verfügung, während die Teilnehmer nur den Folieninhalt sehen. (Weniger geübte Redner drucken sich die Foliennotizen aus.) Die Sprechernotizen können auf einer eigenen Ebene in die PDF-Datei integriert und bei Bedarf einoder ausgeblendet werden. Das geht übrigens auch mit dem Folienhintergrund, der im jeweiligen PowerPoint-Folienmaster definiert wurde. Dadurch lässt sich u.u. erheblich Toner oder Tinte sparen. Abb. 10: PowerPoint-Folie als PDF mit Sprechernotizen und als PDF ohne Hintergrund 6

10 1 Der PDF-Maker 1.6 s archivieren und weitergeben Postfächer in Outlook werden durch die Flut täglicher s immer schneller gefüllt. Unbegrenzter Speicherplatz steht innerhalb eines Outlook-Postfachs jedoch nicht zur Verfügung. Die Auslagerung von s und Speicherung der darin enthaltenen Dateien (Anlagen, Attachements) ist deshalb zwingend notwendig. Ein weiterer Aspekt ist die Weitergabe der bislang gelaufenen -Kommunikation. Dies kann z.b. bei der Projektübergabe an einen Kollegen sinnvoll sein. Aber auch die Zusammenfassung der gesamten -Korrespondenz an einen Kunden ist nach einer Projektfertigstellung mittels Adobe Acrobat X problemlos möglich, unabhängig davon, welches -System der Kunde nutzt. Die Vorteile der Umwandlung von s in PDF-Dateien im Überblick: 1. Entlastung des Outlook-Postfachs und Reduzierung der Outlook-Datendatei-Größe 2. Problemlose Weitergabe an Dritte 3. Langfristiger Zugriff auf s unabhängig von der Client-Software Der PDF-Maker in Outlook In den Einstellungen des PDF-Makers kann festgelegt werden, ob -Anlagen mit in die PDF-Datei integriert werden. Dadurch bleibt die komplette Korrespondenz inklusive aller verschickten und erhaltenen Dateien nachvollziehbar. Werden die umgewandelten s gleich in ein Adobe PDF-Portfolio ausgegeben, kann später sehr komfortabel durch die einzelnen PDF-Dateien navigiert werden. Auch die Erstellung und Einbettung eines Index ist in den Einstellungen aktivierbar, was die spätere Suche nach Begriffen extrem beschleunigt Einzelne s oder komplette Ordner konvertieren Neben der Möglichkeit einzelne s in PDF-Dateien umzuwandeln, können aus Outlook heraus ganze Ordner mit den darin enthaltenen s konvertiert werden. Auch Unterordner können im Umwandlungsprozess berücksichtigt werden. Selbst das nachträgliche Hinzufügen von s und E- Mail-Ordnern zu einer bereits erstellen -Archiv-PDF-Datei stellt kein Problem dar. Abb. 11: Dialog Ordner in PDF konvertieren Besonders hilfreich ist die Integration der Ordnerstruktur, so dass auch in der PDF-Datei genau nachvollzogen werden kann, in welchem Postfach-Ordner welche abgelegt wurde. 7

11 1 Der PDF-Maker Automatisch Archive erstellen Adobe Acrobat X stellt in Outlook 2010 die Funktion zur automatischen Archivierung von s zur Verfügung. Dabei werden komplette -Ordner in festlegbaren zeitlichen Abständen in PDF- Dateien konvertiert. Ein Index zur schnelleren Suche kann auf Wunsch mit eingebettet werden. Selbstverständlich können bei der Archivierung auch die Dateianhänge mit in die Archiv-PDF-Datei übertragen werden. s, die bereits archiviert, aber in Outlook noch nicht gelöscht wurden, werden bei einem erneuten Archivierungsdurchgang nicht erneut übertragen. Einfach clever. Abb. 12: Dialog Automatische Archivierung 1.7 Integration des PDF-Makers in weitere Produkte Der Adobe Acrobat X PDF-Maker installiert sich nicht nur in die Microsoft Produkte Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sondern steht auch in Visio, Project, Access, Publisher und dem Internet Explorer zur Verfügung. Außerdem kann der PDF-Maker in AutoCAD, Lotus Notes und ganz neu auch in Mozilla Firefox genutzt werden. 1.8 Sicherheitseinstellungen Die Sicherheitseinstellungen sind elementarer Bestandteil des PDF-Makers. Hier wird festgelegt, mit welchen Berechtigungen eine PDF-Datei aus dem jeweiligen Office-Programm heraus erstellt wird. So kann bereits zum Öffnen der späteren PDF-Datei ein Kennwort erforderlich sein, oder auch die Qualität des Ausdrucks eingeschränkt werden. Genauso lässt sich u.a. definieren, dass in Formularen außer dem Ausfüllen von Formularfeldern und dem digitalen Unterschreiben keine weiteren Änderungen mehr möglich sind und jegliche Form des Kopierens unterbunden wird. Bei Bedarf kann aber auch das Kommentieren und Ausfüllen von Formularfeldern und das Unterschreiben vorhandener Unterschriftenfelder erlaubt werden. PDF-Dateien können dadurch den individuellen Sicherheitsbedürfnissen angepasst und entsprechend geschützt werden. Einmal festgelegte Sicherheitseinstellungen werden im PDF-Maker gespeichert und in den nächsten PDF-Erstellungsprozessen angewandt. Dadurch entfällt z.b. das wiederholte Eingeben von Passwörtern. 8

12 2 Inhalte aus PDF-Dateien exportieren 2 Inhalte aus PDF-Dateien exportieren Adobe Acrobat X beinhaltet leistungsstarke Werkzeuge zur Datenübernahme aus PDF- in Word- und sogar Excel-Dateien. Die Exportqualität wurde in Adobe Acrobat X gegenüber den Vorgängerversionen nochmals deutlich gesteigert und der Exportumfang erweitert. Selbst Tabellenformatierungen können direkt nach Excel übertragen werden. Das Abtippen von Inhalten oder Einscannen von Dokumenten entfällt, wertvolle Zeit wird eingespart. 2.1 Inhalte nach Word exportieren Der Export nach Word gestaltet sich mit Adobe Acrobat X sehr einfach. Über den Speichern unter - Dialog lässt sich auswählen, ob eine Word-Datei im alten *.doc-format oder im *.docx-format erzeugt werden soll. Dabei werden neben dem reinen Text auch Tabellenstrukturen erkannt und korrekt exportiert. Selbst Grafiken stellen kein Problem dar. Beim Export in das *.docx-format wird aus Kompatibilitätsgründen das Datei-Format von Word 2007 verwendet. Exportierte *.docx-dokumente werden deshalb in Word 2010 im Kompatibilitätsmodus angezeigt, können dort aber über Datei - Konvertieren problemlos in das Word 2010 *.docx-format konvertiert werden. Abb. 13: Export nach Word 2.2 Tabellen nach Excel übertragen Tabellenstrukturen können direkt in der PDF markiert und mit einem Rechtsklick in das Excel-Format übertragen werden. Dabei werden sowohl Werte als auch Formatierungen übernommen. Wenn notwendig, reichen in der Regel wenige Formatierungsnacharbeiten aus, um in Excel die gewünschte Tabellendarstellung zu erhalten und direkt damit weiterarbeiten zu können. Abb. 14: Export nach Excel 9

13 3 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt zusammenfassen 2.3 Bilder aus PDF-Dateien exportieren Wer Bilder aus PDF-Dateien exportieren möchte, findet dazu im Werkzeug-Bereich Dokumentverarbeitung das Werkzeug Alle Bilder exportieren. Nach Auswahl des Befehls sind nur noch das gewünschte Grafikformat (z.b. jpg, png oder tif) und der Zielordner anzugeben, um alle Bilder aus der PDF-Datei zu entnehmen. Abb. 15: Bilder exportieren 3 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt zusammenfassen Mit PDF-Portfolios gehören s mit mehreren Anhängen und Zip-Dateien, die der Empfänger nicht öffnen kann, der Vergangenheit an. PDF-Portfolios vereinen mehrere Dateien in einer einzigen PDF- Datei. Dabei ist es unerheblich, welches Format eine Datei hat. So können z.b. auch Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien direkt in ein PDF-Portfolio eingefügt werden ohne sie vorher in PDF-Dateien umzuwandeln. Das Ergebnis sind professionell aussehende Dokumentzusammenstellungen, durch die sich der Empfänger mithilfe des kostenlosen Adobe Reader X bewegen kann. Dadurch kann sichergestellt werden, dass der Empfänger alle Dateien erhält und auch bei einem Weiterversand keine Unterlagen verloren gehen. So bleiben Angebote mit Anschreiben, Produktbeschreibung, Produktvideo und Preisliste oder auch Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen komplett. Abb. 16: PDF-Portfolios statt Dateiansammlungen 10

14 3 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt zusammenfassen 3.1 PDF-Portfolio erstellen So geht s Die Erstellung der seit Adobe Acrobat 9 verfügbaren PDF-Portfolios wurde in Adobe Acrobat X stark vereinfacht und verbessert. Nach Auswahl des Befehls Erstellen PDF-Portfolio und der Entscheidung für ein Layout müssen nur noch die gewünschten Dateien dem Portfolio hinzugefügt werden fertig! Abb. 17: PDF-Portfolios erstellen 3.2 PDF-Portfolio anpassen Adobe Acrobat X bietet umfangreiche und leicht zu bedienende Einstellmöglichkeiten, um ein PDF- Portfolio den eigenen Vorstellungen anzupassen. Die verschiedenen Werkzeuge sind auf der rechten Seite im Werkzeugbereich angeordnet und können systematisch durchgegangen werden. Abb. 18: PDF-Portfolios anpassen Zur exakten Anpassung an CI-Vorgaben eines Unternehmens können bei Bedarf auch eigene Vorlagen entwickelt und integriert werden, die die Erstellung von Unternehmensportfolios sehr einfach machen. Verweise auf Webseiten werden als separate Portfolio-Elemente angezeigt und vermeiden aufwändiges Abtippen langer URLs. 11

15 4 PDF-Formulare 4 PDF-Formulare Elektronische Formulare haben im Vergleich zu ihren Verwandten aus Papier viele Vorteile. Einfache Verteilung via , komfortables Ausfüllen am Bildschirm und Auswertung von Formularrückläufern ohne Medienbrüche sind mit elektronischen Formularen problemlos zu realisieren. 4.1 Integrierter Formularassistent Adobe Acrobat X stellt leistungsstarke Werkzeuge zur Erstellung elektronischer Formulare zur Verfügung. Die Umwandlung von vorhanden Microsoft Word Dokumenten in PDF-Formulare wird durch den integrierten Formularassistenten erleichtert und ermöglicht es nahezu jedem Adobe Acrobat X Benutzer, voll funktionsfähige PDF-Formulare selbst zu erstellen. Auch gescannte Papierformulare stellen für den Formularassistenten kein Problem dar. Der Formularassistent erkennt im zugrundeliegenden Dokument typische Formularmuster wie z.b. Text mit angrenzenden Linien, rechteckige Eingabebereiche oder auch Kontrollkästchen und wandelt diese in PDF-Formularfelder um. Textfelder werden dabei automatisch richtig benannt, das umständliche Erstellen der einzelnen Felder entfällt. Selbst mehrseitige Formulare können auf diese Art und Weise innerhalb kürzester Zeit erstellt werden. Abb. 19: Formularfelder umwandeln 4.2 Formularfreischaltung für Benutzer des Adobe Reader Nach dem Erstellen eines PDF-Formulars kann dieses mit Adobe Acrobat X als PDF mit erweiterten Reader-Funktionen gespeichert werden. Benutzer des Adobe Reader können dadurch das Formular nach der Dateneingabe speichern und bei Bedarf zur Weiterbearbeitung erneut öffnen. Ein auf diese Art und Weise freigeschaltetes PDF-Formular lässt sich im Adobe Reader sogar digital signieren. PDF- Formulare, die mit dem Adobe Reader zwar ausgefüllt, aber nicht gespeichert werden können, muss es somit nicht mehr geben. Ein Zusatznutzen, der kundenfreundlich ist und in jedem guten PDF-Formular integriert sein sollte. Somit lässt sich ad hoc die Bereitstellung von Formularen und die anschließende Datenerfassung durch bis zu 500 Anwender realisieren. 4.3 Formularverteilung und -auswertung Adobe Acrobat X unterstützt den Anwender auch bei der Formularverteilung und stellt einen assistentengestützten Ablauf zur Verfügung. PDF-Formulare werden automatisch für Adobe Reader Benutzer aufbereitet und je nach Bedarf über Acrobat.com oder die eigene -Adresse versandt. Formularrückläufer werden automatisch in einem PDF-Portfolio zusammengefasst und können dort angeschaut, gefiltert oder auch als CSV-Datei zur weiteren Verarbeitung direkt nach Excel exportiert werden. Manuelle Eingaben entfallen komplett. Bei Bedarf kann über den integrierten Tracker nachverfolgt werden, welche Formularempfänger noch nicht geantwortet haben. Ein einziger Mausklick genügt, um diese Nachzügler erneut anzuschreiben. 12

16 4 PDF-Formulare Abb. 20: Der Tracker in Adobe Acrobat X 4.4 Der LiveCycle Designer ES2 Dynamische Formulare, die z.b. ihren Umfang den jeweiligen Bedürfnissen des Benutzers anpassen und bei Bedarf einzelne Formularbereiche ein- oder ausblenden, können mit dem LiveCycle Designer erstellt werden, der Bestandteil von Adobe Acrobat X Pro ist. Da der LiveCycle Designer Formulare auf XML-Basis erstellt, können die mit ihm erstellten Formulare sehr einfach in Unternehmensprozesse integriert werden. Die Übernahme von spezifischen Daten aus einer Unternehmensdatenbank in einzelne Formularfelder ist dadurch ebenso denkbar wie das Übertragen der kompletten Formulardaten in ein ERP-System. Bestellprozesse werden dadurch deutlich beschleunigt und Eingabefehler auf ein Minimum reduziert. Eine umfangreiche Auswahl an Beispieldokumenten ermöglicht den bequemen Einstieg in die Arbeit mit dem LiveCycle Designer. Abb. 21: Der LiveCycle Designer Assistent 13

17 5 PDF-Dokumente in MS SharePoint-Umgebungen 5 PDF-Dokumente in MS SharePoint-Umgebungen Die Zusammenarbeit internationaler Teams in unterschiedlichen Zeitzonen und Ländern erfordert neue Techniken in der Bearbeitung gemeinsamer Dokumente. Als schnelles Transportmedium für Dateien aller Art hat sich etabliert. Da über verteilte Dateien jedoch von den unterschiedlichen Empfängern gleichzeitig geöffnet und geändert werden können, ist die nachträgliche Zusammenführung aller Änderungen unumgänglich. Durch die Bereitstellung von Dateien auf einem SharePoint-Server können diese zeit- und kostenaufwändigen Vorgänge reduziert werden. Dateien unterschiedlichster Art werden zentral zur Verfügung gestellt und signalisieren durch ihren Check-In-/Check-Out-Status, ob jemand Änderungen vornimmt. 5.1 Vorteile von Adobe Acrobat in Verbindung mit MS SharePoint Mit Adobe Acrobat X können SharePoint-Benutzer einfach und schnell PDF- Dokumente öffnen und speichern. Mit einem Klick werden PDF-Dokumente sowohl ein- als auch ausgecheckt und in Adobe Acrobat X oder Adobe Reader X bearbeitbar. Dateiduplikate bei unterschiedlichen Benutzern werden dadurch genauso vermieden wie unnötig verbrauchter Speicherplatz auf unterschiedlichen Rechnern. Um andere Benutzer über Veränderungen zu informieren, können Versionskommentare und weitere Metadaten beim automatisierten Check-In-Vorgang eingegeben werden. Die Integrität der PDF- Dokumente wird gewährleistet, da Veränderungen zuverlässig unterbunden werden, solange die PDF- Dokumente von einem Benutzer vom SharePoint-Server ausgecheckt sind. 5.2 PDF-Dateien auf einen SharePoint-Server hochladen Ist ein SharePoint-Server als verbundenes Netzlaufwerk in das Dateisystem integriert, so kann beim ersten Speichern der PDF-Datei über den Befehl Datei - Speichern unter - PDF als Ziellaufwerk direkt der SharePoint-Server ausgewählt werden. Adobe Acrobat X checkt das Dokument direkt als neues Dokument mit der Versionsnummer 1 ein und kennzeichnet es mit dem entsprechenden Symbol. Aufwändiges Ansteuern des SharePoint-Servers, Auswählen und anschließendes Einchecken der Datei werden dadurch auf einen einzigen Vorgang in einem Dialogfeld reduziert. Abb. 22: Speichern in ein verbundenes Netzlaufwerk (SharePoint-Server) 5.3 PDF-Dateien von einem SharePoint-Server öffnen Auch das Öffnen einer PDF-Datei von einem SharePoint-Server wird durch Adobe Acrobat X stark vereinfacht. Adobe Acrobat X frägt automatisch nach, ob das Dokument ausgecheckt und geöffnet oder nur geöffnet werden soll. Dabei ist es unerheblich, ob die Datei über den Befehl Datei-Öffnen ausgewählt oder im Webbrowser auf der SharePoint-Oberfläche direkt auf die PDF-Datei geklickt wird. Abb. 23: Check-Out-Dialog 14

18 5 PDF-Dokumente in MS SharePoint-Umgebungen Eine ausgecheckte PDF-Datei wird auf dem SharePoint mit dem Check-Out-Symbol gekennzeichnet. Abb. 24: PDF-Datei auf einem SharePoint-Server mit Check-Out-Kennzeichnung 5.4 Geänderte PDF-Datei auf einem SharePoint-Server speichern Adobe Acrobat X denkt sogar daran, dass Änderungen an einer PDF-Datei nach dem Speichern auf einem SharePoint-Server anderen Benutzern nur dann zugänglich sind, wenn die Datei wieder eingecheckt wird. Die Eingabe eines Versionskommentars wird direkt im Anschluss an den Check-In ermöglicht. Alle Vorgänge laufen innerhalb von Adobe Acrobat X ab und sind sehr leicht nachvollziehbar. Abb. 25: Check-In-Abfrage und Versionskommentar-Dialog während des Speichervorgangs 5.5 Dokumenteigenschaften bearbeiten Das nachträgliche Bearbeiten der Dokumenteigenschaften ist in Adobe Acrobat X ebenso möglich wie das komfortable Einchecken bereits ausgecheckter Dateien. Hierfür werden im Menü Datei die benötigten Befehle zur Verfügung gestellt. Die Auswahl von Befehlen auf der SharePoint-Oberfläche ist damit meist nicht mehr notwendig.. Abb. 26: Check-In-Abfrage und Versionskommentar-Dialog während des Speichervorgangs 15

19 6 Hilfreiche Neuerungen 6 Hilfreiche Neuerungen 6.1 Prozessoptimierung durch Aktionen Der in Adobe Acrobat X integrierte Aktionsassistent fasst mehrere Acrobat-Aufgaben zu einer 1-Klick- Aktion zusammen. Dabei können bewusst Aktionsunterbrechungen für Benutzerinformationen und weitere Anweisungen eingebaut werden. Somit laufen mehrstufige Prozesse als geführte Aktion ab. Schnell, sicher, genau. So können unterschiedlichste Aufgaben wie z.b. das Erstellen einer PDF-Datei aus einem Word-Dokument, das anschließende Schwärzen vertraulicher Inhalte, die Löschung evtl. vorhandener Metadaten und das Hinzufügen einer Wassermarke in einer Aktion zusammengefasst werden, bevor Dokumente verteilt werden. Originaldokument Konvertiert in PDF Vertrauliches geschwärzt Metadaten entfernt Wasserzeichen hinzugefügt Abb. 27: Aktionsabfolge Aktionen erlauben Teams, Abteilungen oder auch ganzen Unternehmen, Prozesse zu standardisieren und einfach an viele Acrobat-Benutzer zu verteilen. Eine spürbar gesteigerte Produktivität und Sicherheit bei der Erfüllung von Prozessvorgaben sind die Folge Eigene Aktionen definieren Zu den bereits 7 integrierten Aktionen können beliebige Aktionen selbst angelegt werden. Die zur Verfügung stehenden Werkzeuge sind komfortabel auswählbar und in der anwendbaren Reihenfolge frei konfigurierbar. Auf Wunsch kann der spätere Anwender einer Aktion zur Festlegung von Optionen aufgefordert werden, falls diese nicht fest vorgegeben sind, was z.b. bei der Angabe eines Verschlüsselungskennworts sinnvoll ist. Abb. 28: Dialog: Neue Aktion erstellen 16

20 6 Hilfreiche Neuerungen Aktionen innerhalb des eigenen Unternehmens verteilen Einmal definierte Aktionen sind über ein einfach zu bedienendes Dialogfeld exportierbar. Die exportierte Datei kann anschließend via an Kollegen oder ganze Abteilungen versandt und per einfachem Doppelklick in die jeweilige Acrobat-Umgebung integriert werden. Somit sind vorgeschriebene Dokumentprozesse nur einmal zu erstellen, aber vielfach abruf- und einsetzbar. Abb. 29: Eigene Aktionen bearbeiten und importieren Aktion abrufen Aktionen zeigen dem Benutzer direkt nach ihrem Aufruf die einzelnen Schritte, die im Verlaufe der Aktion ausgeführt werden. Während der Durchführung werden Informationen zu den einzelnen Prozessschritten angezeigt, sodass eine permanente Benutzerführung gewährleistet ist. Abb. 30: Aktionen abrufen und durchführen 17

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