Umstieg auf Windows 7 und Outlook 2010 Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

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1 Umstieg auf Windows 7 und Outlook 2010 Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 1 Senat der Freien und Hansestadt Hamburg Personalamt

2 Impressum Herausgeber Senat der Freien und Hansestadt Hamburg Personalamt Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF) Normannenweg Hamburg Dataport Training, Hamburg Kontakt: Renate Dalladas Thomas Wilharm Autoren: Autorenteam Dataport 1. Auflage 2011 by Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF), Hamburg und Dataport Training, Hamburg Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Herausgeber in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme vervielfältigt, verändert oder verarbeitet werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Das Zentrum für Aus- und Fortbildung handelt als Organisationseinheit des Senats der Freien und Hansestadt Hamburg Personalamt.

3 Inhalt Inhalt 1 Desktop Startmenü Programme Persönlicher Ordner (Eigene Dateien) Dokumente Computer (Arbeitsplatz) Systemsteuerung Geräte und Drucker Programme und Dateien suchen Herunterfahren Desktop Design Taskleiste Windows-Explorer Programme auf der Taskleiste Sprungliste Zwischen geöffneten Dokumenten mit dem Aero- Peek Effekt wechseln Die Funktion Shake Desktop anzeigen (Aero-Peek Effekt) Kontextmenü der Taskleiste Info-Bereich der Taskleiste Datei- und Ordnerverwaltung Adressleiste Bibliotheken Symbolleiste Favoriten und Computer Ordneransichten einstellen Dateierweiterungen anzeigen Ansichten des Windows-Explorer Fensters Dateien suchen Sonderfunktionen ZIP-Ordner erstellen Windows-Fax und Scan 40 Seite 3

4 Inhalt Bildschirmlupe Minianwendungen Snipping Tool Weitere Funktionen 42 2 Übergreifende Neuerungen Office Bildschirm Register Datei Optionen Menüband Das Menüband anpassen Symbolleiste für den Schnellzugriff Minitoolbar Live-Vorschau Ansichten Seitenansicht (Druckvorschau) Statuszeile Die neuen Dateiformate PDF/XPS-Dateien 47 3 Outlook Überblick Die Arbeitsoberfläche Übersicht über die Outlook-Bildschirmelemente Der Navigationsbereich Navigationsbereich minimieren Menüband Symbole hinzufügen Funktionen Ansicht Leselayout s nach Unterhaltung gruppieren QuickSteps Nachverfolgung und Erinnerung Outlookelementen Farbkategorien zuweisen s speichern Kalenderfunktionen 65 Seite 4

5 Inhalt Ansichten Allgemeine Einstellungen zum Kalender Ansichtensteuerung Kalender freigeben Ändern der Berechtigungsstufe Freigegebenen Kalender öffnen Freigegebene Kalender in der Planungsansicht Kalendergruppen erstellen Besprechungsanfragen Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent) Automatisch antworten innerhalb der FHH Automatisch antworten außerhalb der FHH Ordnerstruktur aufbauen Ordner im Posteingang Meine Outlook Datendatei (Persönlicher Ordner) AutoArchivierung Regeln übertragen Hilfe zur Selbsthilfe Interaktives Handbuch: 82 4 Index 85 Seite 5

6 Seite 6 Desktop

7 Desktop 1 Desktop Nach dem Start von Windows 7 öffnet sich wie von den früheren Versionen gewohnt der Desktop mit ICONS, der Schaltfläche START und der TASKLEISTE (Abb. 1). Abb. 1 DESKTOP 1.1 Startmenü Über die Schaltfläche START (Abb. 2) öffnen Sie das STARTMENÜ (Abb. 3). Die Schaltfläche START befindet sich links unten im Bildschirm. Über das STARTMENÜ können Sie Programme aufrufen, Dateien öffnen, zum PERSÖNLICHEN ORDNER (EIGENE DATEIEN) und zum Ordner DOKUMENTE gelangen, sowie Fenster öffnen, um Systemeinstellungen vorzunehmen und Druckaufträge zu kontrollieren. Ebenfalls können Sie im Startmenü nach Programmen oder Dateien suchen. Die Funktionen HERUNTERFAHREN, NEUSTART, BENUTZER WECHSELN und ABMELDEN finden Sie ebenfalls wie gewohnt im STARTMENÜ (Abb. 3, ). Abb. 2 START Seite 7

8 Desktop Programme Auf der linken Seite des STARTMENÜS (Abb. 3) sehen Sie die Symbole der zuletzt benutzten Programme. Sie können durch Klicken auf ein Symbol das jeweilige Programm öffnen. Oberhalb der zarten grauen Trennlinie sind die Programmsymbole, die an das Startmenü angeheftet wurden, immer zu sehen. Sie können selber ein Programm an das Startmenü anheften. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Programm und weiter im Kontextmenü auf AN STARTMENÜ ANHEFTEN (Abb. 4, ). Die an das Startmenü angehefteten Programme sind Links, mit denen Sie ein Programm öffnen können. Die Links bleiben im Startmenü erhalten. Um das Startmenü übersichtlich zu halten, sollten Sie nur Programme anheften, die Sie regelmäßig nutzen. Abb. 3 STARTMENÜ Abb. 4 PROGRAMME ANHEFTEN Seite 8

9 Desktop Zu weiteren Programmen gelangen Sie im Startmenü über den Eintrag ALLE PROGRAMME (Abb. 5). Abb. 5 ALLE PROGRAMME Ein schwarzes Dreieck neben einem Programmsymbol zeigt Ihnen, dass mit diesem Programm bereits Dokumente geöffnet wurden. Wenn Sie mit der Maus auf das schwarze Dreieck zeigen, öffnet sich eine Sprungliste, über die Sie ein Dokument öffnen können (Abb. 6). In dieser Sprungliste haben Sie auch die Möglichkeit, Dokumente anzuheften, d. h. diese Dokumente bleiben immer in der Sprungliste sichtbar. Zeigen Sie hierfür mit der Maus auf das entsprechende Dokument und klicken Sie auf die Pin-Nadel rechts. Die Pin- Nadel ändert die Position (schräggestellt) und wird grün. Alternativ können Sie auch eine Datei über das Kontextmenü (rechte Maustaste) anheften Persönlicher Ordner (Eigene Dateien) Auf der rechten Seite des Startmenüs haben Sie Zugang zu verschiedenen Ordnerfenstern. Der frühere Ordner EIGENE DATEIEN (Bezeichnung in Windows XP) heißt jetzt PERSÖNLICHER ORDNER (Abb. 7). Er wird mit Ihrem Benutzernamen bezeichnet. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche gelangen Sie zum WINDOWS-EXPLORERFENSTER mit Ihren Dokumenten. (Abb. 8). Abb. 6 SPRUNGLISTE EXCEL Abb. 7 PERSÖNLICHER ORDNER Seite 9

10 Desktop Abb. 8 PERSÖNLICHE ORDNER IM EXPLORER FENSTER Dokumente Mit einem Klick im STARTMENÜ auf den Eintrag DOKUMENTE öffnen Sie den Windows-Explorer (Abb. 9). Abb. 9 DOKUMENTE Es ist automatisch die BIBLIOTHEK DOKUMENTE markiert. Von hier aus können Sie zu Ihrem gesuchten Dokument navigieren (Abb. 10). Näheres zu den BIBLIOTHEKEN finden Sie im Kapitel Bibliotheken, Seite 31. Abb. 10 BIBLIOTHEK DOKUMENTE Seite 10

11 Desktop Computer (Arbeitsplatz) Mit einem Klick im STARTMENÜ auf den Eintrag COMPUTER öffnen Sie ein Fenster, in dem alle Laufwerke und weitere angeschlossene Hardware angezeigt werden. Der frühere Begriff ARBEITSPLATZ (Windows XP) wurde unter Windows 7 umbenannt in: COMPUTER (Abb. 11 und Abb. 12). Abb. 11 SCHALTFLÄCHE COMPUTER Abb. 12 FENSTER COMPUTER Verfügbare Laufwerke: Auf Ihrem Standardbüroarbeitsplatz (ehemals ESARI, jetzt BASIS) finden Sie mindestens zwei Laufwerke vor. Das LAUFWERK H: beherbergt die PERSÖNLICHEN ORDNER und soll der Ablage von persönlichen Dokumenten und Dokumentvorlagen als Standardspeicherort dienen. Die Daten in diesem Verzeichnis können nur von Ihnen persönlich genutzt werden. Seite 11

12 Desktop Zudem steht Ihnen das GRUPPENLAUFWERK G: zur Verfügung, auf dem alle Dokumente abgelegt sind, an denen Mitarbeiter Ihrer Organisation gemeinsam arbeiten oder den Zugriff haben sollen. Weitere Netzlaufwerke können Ihnen darüber hinaus zur Verfügung stehen, z.b. für das gemeinsame Arbeiten in Projekten. Hinweis: Speichern Sie keine Dateien auf den lokalen Laufwerken C: und D: Es erfolgt dort keine Datensicherung. Hinweis: Löschen Sie regelmäßig Dateien, die Sie nicht mehr benötigen, um Speicherplatz freizugeben Systemsteuerung Mit einem Klick im Startmenü auf den Eintrag SYSTEMSTEUERUNG (Abb. 13) öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie Einstellungen des Computers vornehmen können, wie z. B. Maus- und Tastatureinstellungen, Bildschirmauflösung sowie Hintergrund des Desktops (Abb. 14). Abb. 13 SYSTEMSTEUERUNG Abb. 14 FENSTER SYSTEMSTEUERUNG Seite 12

13 Desktop In der Systemsteuerung können Sie die geeignete Bildschirmauflösung einstellen. Klicken Sie auf den Link BILDSCHIRMAUFLÖSUNG ANPASSEN (Abb. 15, ). Das klarste Bild erhalten Sie, wenn Sie bei einem Standard- Monitor die Auflösung auf 1280 x 1024 einstellen (Abb. 16, ) Abb. 15 BILDSCHIRMAUFLÖSUNG Abb. 16 BILDSCHIRMAUFLÖSUNG EINSTELLEN Geräte und Drucker Mit einem Klick im Startmenü auf den Eintrag GERÄTE UND DRUCKER (Abb. 17) öffnen Sie das Fenster, um einen Drucker auszuwählen, einen neuen Drucker einzubinden oder das Fenster mit den Druckaufträgen zu öffnen (Abb. 18). Abb. 17 Geräte und Drucker Seite 13

14 Desktop Abb. 18 FENSTER GERÄTE UND DRUCKER Druckaufträge anzeigen Markieren Sie den aktuellen Drucker und klicken Sie im Menü auf DRUCKAUFTRÄGE ANZEIGEN (Abb. 19), wenn Sie sehen möchten, welche Druckaufträge in der Warteschlange sind. Dort können Sie Druckaufträge auch wieder abbrechen. Abb. 19 DRUCKAUFTRÄGE Wechseln des Druckers Der STANDARDDRUCKER ist mit einem weißen Häkchen in grünem Kreis gekennzeichnet (Abb. 19). Möchten Sie einen anderen Drucker zu Ihrem Standarddrucker erklären, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Drucker und wählen im Kontextmenü den Punkt ALS STANDARDDRUCKER FESTLEGEN. Seite 14

15 Desktop Einen neuen Drucker hinzufügen Sofern es keine Einschränkungen in den Berechtigungen gibt, können Sie die in Ihrer Organisation zur Verfügung stehenden Netzwerkdrucker zum Drucken Ihrer Dokumente verwenden. Hinweis: Lokale Drucker können von Ihnen nicht persönlich eingerichtet, geändert oder deinstalliert werden. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an Ihre(n) Auftragsberechtigte(n). So binden Sie einen neuen Drucker ein. Klicken Sie auf den Eintrag DRUCKER HINZUFÜGEN (Abb. 20, ). Im Fenster DRUCKER HINZUFÜGEN klicken Sie auf EINEN NETZWERK-, DRAHTLOS- oder BLUETOOTHDRUCKER hinzufügen. Im nächsten Fenster können Sie den gewünschten Drucker auswählen (Abb. 21). Abb. 20 DRUCKER HINZUFÜGEN Seite 15

16 Desktop Abb. 21 DRUCKER AUSWÄHLEN Ist der Drucker nicht aufgeführt, klicken Sie auf DER GESUCHTE DRUCKER IST NICHT AUFGEFÜHRT (Abb. 21, ). Abb. 22 DRUCKER ANHAND DES NAMENS SUCHEN Klicken Sie auf EINEN DRUCKER IM VERZEICHNIS ANHAND DES STANDORTS ODER DER DRUCKERFUNKTIONEN SUCHEN (Abb. 22) Klicken Sie auf WEITER Seite 16

17 Desktop Sie können die Suchfelder NAME (Abb. 23, ), ORT (Abb. 23, ) und MODELL (Abb. 23, ) für die Druckersuche nutzen Abb. 23 SUCHFELDER Wir empfehlen eine Suche über das Feld NAME oder das Feld ORT, weil Sie dann alle Drucker in Ihrer Organisationseinheit anzeigen lassen können. Wenn Sie im Feld Name, z. B. AG* eingeben, werden alle Drucker angezeigt, deren Name mit AG für Amtsgericht beginnt, die also im Amtsgericht stehen. Wenn Sie im Feld Ort Ziviljustizgebäude* eingeben, werden alle Drucker, die im Ziviljustizgebäude stehen, angezeigt. Das Zeichen * steht bei der Druckersuche als Platzhalter. Im oben genannten Beispiel werden alle Drucker angezeigt, die mit der Zeichenkette Ziviljustizgebäude beginnen, unabhängig welche Raumangabe danach folgt. Klicken Sie auf die Schaltfläche JETZT SUCHEN zur Ergebnisanzeige. Seite 17

18 Desktop Abb. 24 ERGEBNISANZEIGE DER DRUCKERSUCHE Klicken Sie auf den gewünschten Drucker. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER. Der Drucker wird hinzugefügt Drucker als Standarddrucker festlegen Nachdem der neue Drucker in Ihrem Druckerfenster aufgeführt ist, können Sie ihn über das Kontextmenü (rechte Maustaste) als Standarddrucker definieren Netzwerkdrucker löschen Wenn Sie die Verbindung zu einem installierten Netzwerkdrucker löschen möchten, können Sie dies im Fenster GERÄTE UND DRUCKER tun. So gehen Sie vor: Markieren Sie den Drucker, zu dem Sie die Verbindung löschen wollen. Wählen Sie aus der Menüleiste oder dem Kontextmenü GERÄT ENTFERNEN. Bestätigen Sie die nachfolgende Frage, ob die Verbindung mit dem Drucker gelöscht werden soll, mit JA. Wählen Sie NEIN, wenn Sie es sich anders überlegt haben oder nicht sicher sind, ob Sie den richtigen Drucker gewählt haben. Seite 18

19 Desktop Unterstützung und Störungen Eine Hilfestellung beim Einbinden von Netzdruckern gibt Ihnen Ihr IT-Verantwortlicher. Bei Störungen mit dem Drucker wenden Sie sich an den UHD, um ein Ticket aufzumachen. Geben Sie die Endgerätenummer (Referenznummer) Ihres Druckers an. Diese befindet sich auf einem Aufkleber an Ihrem Drucker. Abb. 25 REFERENZNUMMER DES DRUCKERS Seite 19

20 Desktop Programme und Dateien suchen Ganz unten im Fenster STARTMENÜ finden Sie das Eingabefeld PROGRAMME/DATEIEN DURCHSUCHEN. (Abb. 26) Sie können hier einen Dateioder Programmnamen eingeben. Es reicht auch, wenn Sie den Anfang des Abb. 26 SUCHFELD IM STARTMENÜ Programm- oder Dateinamens schreiben. Sie erhalten dann eine Liste aller Dateien oder Programme, die Ihrer Eingabe entsprechen. In Abb. 27 wurde z. B. das Suchwort Word eingegeben. Die Suchliste zeigt als Ergebnisse: das Programm Word Hinweis: Sie können auf diesem Weg ein Programm suchen und öffnen. Ordner und Dokumente, die das Suchwort Word beinhalten Einträge aus anderen Programmen wie z. B. Mails, die den Begriff WORD enthalten Abb. 27 ERGEBNISSE DER SUCHE Seite 20

21 Desktop Herunterfahren Nach einem Klick auf die Schaltfläche START finden Sie wie gewohnt die Schaltfläche zum Herunterfahren des Rechners (Abb. 28). Abb. 28 HERUNTERFAHREN Von Zeit zu Zeit stehen automatisch Updates zur Installation auf Ihrem PC zur Verfügung. Auf der Schaltfläche HERUNTERFAHREN sehen Sie dann ein schwarzes Ausrufezeichen auf gelbem Grund. (Abb. 29). Wenn Sie auf HERUNTERFAHREN klicken, werden die anstehenden Updates auf Ihrem PC installiert. Funktionen wie ABMELDEN, BENUTZERWECHSEL, NEUSTART usw. finden Sie, wenn Sie mit der Maus auf das Dreieck neben der Schaltfläche HERUNTERFAHREN zeigen (Abb. 30). Abb. 29 UPDATES INSTALLIEREN Desktop Design Sie können Ihrem Desktop ein anderes Aussehen geben. Dafür stehen Ihnen eine Reihe von Standard Designs zur Verfügung. Die Komponenten des Designs bestehen aus. Desktophintergrund Fensterfarbe Sounds Bildschirmschoner Sie wählen ein Desktop Design, in dem Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle auf dem Desktop klicken und dann den Menüpunkt ANPASSEN wählen. Sie bekommen zwei Design Kategorien angezeigt: Abb. 30 AUSWAHL HERUNTERFAHREN Seite 21

22 Desktop BASISDESIGNS: Diese ähneln den bekannten Windows-Designs AERO-DESIGNS: Sie enthalten u.a. ein transparentes Design und visuelle Effekte, wie durchscheinende Fensterrahmen, sogenannte Glaseffekte. Hinweis: Aero Designs benötigen mehr Arbeitsspeicher als Basisdesigns. Sie stellen außerdem besondere Anforderungen an die Grafikkarte. Diese muss DirectX unterstützen. Hinweis: Einige neue Windows Funktionen können nur mit einem Aero Design dargestellt werden. (siehe Kapitel Zwischen geöffneten Dokumenten mit dem Aero-Peek Effekt wechseln S. 26 und Desktop anzeigen (Aero- Peek Effekt) S. 27) 1.2 Taskleiste Auf der Taskleiste (= unterste Leiste) können Sie den Windows-Explorer öffnen, zwischen geöffneten Fenstern wechseln und bei geöffneten Fenstern sich den Desktop anzeigen lassen sowie Datum und Uhrzeit und weitere Informationen im Infobereich ablesen (Abb. 31). Abb. 31 TASKLEISTE Seite 22

23 Desktop Windows-Explorer Klicken Sie auf die Schaltfläche WINDOWS-EXPLORER links auf der Taskleiste. (Abb. 32) Es öffnet sich das Windows-Explorer Fenster, in dem Sie zu allen Bibliotheken, Ordnern und Dateien navigieren können. Es zeigt Ihnen Ihre Bibliotheksund Ordnerstruktur. Weiteres zum neuen Windows- Explorerfenster (Abb. 33) lesen Sie im Kapitel 1.3 Datei- und Ordnerverwaltung, Seite 29. Abb. 32 WINDOWS-EXPLORER Programme auf der Taskleiste Um ein Programm schnell über ein Symbol auf der Taskleiste öffnen zu können, heften Sie das Programm an die Taskleiste an. Öffnen Sie das Startmenü und öffnen Sie ggf. weiter das Fenster ALLE PROGRAMME. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Kontextmenü) auf das gewünschte Programm. Im Kontextmenü klicken Sie auf den Eintrag AN TASKLEISTE ANHEFTEN (Abb. 34). Abb. 33 FENSTER WINDOWS-EXPLORER Seite 23

24 Desktop Abb. 34 AN TASKLEISTE ANHEFTEN Möchten Sie das Programm wieder von der Taskleiste lösen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol. Im Kontextmenü finden Sie den Eintrag DIESES PROGRAMM VON DER TASKLEISTE LÖSEN (Abb. 35). Abb. 35 PROGRAMM VON DER TASKLEISTE LÖSEN Seite 24

25 Desktop Sprungliste Sie können auch ein einmal geöffnetes Dokument über das Programmsymbol auf der Taskleiste erneut öffnen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Programmsymbol auf der Taskleiste. Im Kontextmenü sind dann Dokumente angezeigt, die Sie schon einmal geöffnet haben (Abb. 36). Auch hier können Sie Dokumente anheften oder lösen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das anzuheftende Dokument. Im Kontextmenü können Sie anklicken: AN DIESE LISTE ANHEFTEN (Abb. 37). Abb. 36 SPRUNGLISTE Abb. 37 AN LISTE ANHEFTEN Seite 25

26 Desktop Zwischen geöffneten Dokumenten mit dem Aero-Peek Effekt wechseln Haben Sie mit einem Programm mehrere Dokumente geöffnet, können Sie zwischen diesen geöffneten Dokumenten wechseln. Zeigen Sie mit der Maus auf das Programmsymbol auf der Taskleiste. In Abb. 38 ist es das Programm WORD. Abb. 38 DOKUMENTE WECHSELN Abb. 39 AERO-PEEK FENSTER Mit dem AERO-PEEK EFFEKT werden Ihnen in kleinen Fenstern alle zu einem Programm geöffneten Dokumente in einer Vorschau angezeigt. Klicken Sie auf das Dokument, zu dem Sie wechseln möchten. Wenn Sie ein Dokument schließen möchten, können Sie auch das Schließfeld in den AERO PEEK Fenstern benutzen (Abb. 39). Sie können auch weiterhin die Tastenkombination ALT + TAB zum Wechseln der Fenster benutzen. Seite 26

27 Desktop Zum Wechseln zwischen geöffneten Fenstern können Sie auch die 3-D-Flip Funktion benutzen. Diese Funktion wird mit der Windows- und Tab-Taste aufgerufen (Abb. 40). Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn die Aero-Peek Funktion aktiviert ist. Sie können die Aero-Peek Funktion in dem Fenster EIGENSCHAFTEN der Taskleiste einstellen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste und klicken Sie im Kontextmenü auf EIGENSCHAFTEN. Hinweis: Die Aero-Peek Funktion muss von der Grafikkarte Ihres PC unterstützt werden. Siehe Kapitel Desktop Design S Die Funktion Shake Haben Sie mehrere Fenster geöffnet und wollen alle bis auf eines minimieren (Fenster sind nicht geschlossen, sondern auf der Taskleiste abgelegt), dann können Sie dies sehr schnell mit der Funktion SHAKE tun. Gehen Sie mit der Maus auf die Titelleiste des Fensters, welches Sie behalten wollen, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Maus rasch hin und her. Alle anderen geöffneten Fenster werden minimiert Desktop anzeigen (Aero-Peek Effekt) Wenn Sie Fenster geöffnet haben, können Sie einen schnellen Blick auf den Desktop werfen, indem Sie mit der Maus auf die Schaltfläche DESKTOP ANZEIGEN (Abb. 41, ) zeigen. Diese Schalfläche befindet sich ganz rechts auf der Taskleiste. Die geöffneten Fenster geben den Blick auf den Desktop frei. Bewegen Sie die Maus wieder weg, wird das zuletzt benutzte Fenster wieder angezeigt. Dies ist der AERO-PEEK EFFEKT. Möchten Sie auf dem Desktop bleiben, klicken Sie auf die Schaltfläche DESKTOP ANZEIGEN (Abb. 41, ). Abb D-FLIP Abb. 41 DESKTOP ANZEIGEN Seite 27

28 Desktop Abb. 42 KONTEXTMENÜ TASKLEISTE Kontextmenü der Taskleiste Das Kontextmenü der Taskleiste (Abb. 42) beinhaltet dieselben Einträge wie in der Version Windows XP. Eine Neuigkeit befindet sich jedoch beim Menüpunkt Symbolleisten. Es gibt hier die Möglichkeit, einen TABLET-PC EINGABEBEREICH hinzu zuschalten. Dies ist für Touchscreens gedacht, kann aber auch mit der Maus bedient werden (Abb. 43). In der Taskleiste sehen Sie dann das Symbol für den dazu geschalteten TABLET-PC EINGABEBEREICH (Abb. 44). Abb. 43 TABLET-PC EINGABEBEREICH Abb. 44 TABLET-PC Info-Bereich der Taskleiste Im INFO-BEREICH der Taskleiste können Sie Datum und Uhrzeit ablesen, Lautsprechereinstellungen vornehmen und über das kleine Dreieck zu weiteren Informationen wie z.b. zum Virenscanner gelangen (Abb. 45). Abb. 45 INFO-BEREICH Seite 28

29 Desktop 1.3 Datei- und Ordnerverwaltung Das Erscheinungsbild des Explorers hat sich zu der Vorgängerversion verändert. Im WINDOWS-EXPLORER Fenster (Abb. 46) finden Sie einige neue Symbole und Einträge, wie z. B. die Begriffe BIBLIOTHEKEN und ORGANISIEREN. Bibliotheken sind Ordnungssysteme für Dateien, Ordner und Links (siehe Kapitel Bibliotheken, Seite 31). Abb. 46 WINDOWS-EXPLORER Seite 29

30 Desktop Neu ist auch die Symbolleiste mit den Schaltflächen ORGANISIEREN, NEUE BIBLIOTHEK (Abb. 47). Abb. 47 SYMBOLLEISTE Die angezeigten Schaltflächen wechseln, je nachdem was im unteren Teil des Fensters markiert ist. Hinweis: Die Schaltfläche ORGANISIEREN steht immer zur Verfügung Adressleiste Oben im Fenster sehen Sie die Adressleiste. Hier können Sie über die Dreiecke zu anderen BIBLIOTHEKEN und Ordnern navigieren. Die oberste Ebene sind die BIBLIOTHEKEN. Durch das Anklicken der Dreiecke öffnen sich jeweils weitere Einträge (Abb. 48, ). Über die Pfeile können Sie zu bereits besuchten Seiten vorwärts und rückwärts navigieren ( Abb. 48, ). Abb. 48 ADRESSLEISTE Seite 30

31 Desktop Bibliotheken Bibliotheken stellen die oberste Organisationsebene dar. In BIBLIOTHEKEN verwalten Sie Dokumente, Musik, Bilder und andere Dateien (Abb. 49). Vier STANDARDBIBLIOTHEKEN stehen systemseitig zur Verfügung. Weitere können angelegt werden. Im Gegensatz zu einem Ordner werden in einer BIBLIOTHEK Dateien zusammengefasst, die an unterschiedlichen Orten physisch gespeichert sind. In BIBLIOTHEKEN sind keine Dateien gespeichert. Es sind nur die Pfade zu den Dateien und Ordnern enthalten. Sie sind damit ein weiteres Ordnungsinstrument für Ordner mit Ihren enthaltenen Dateien. Sie sind Ordnern übergeordnet. Über BIBLIOTHEKEN können Sie auf Ordner und Dateien zugreifen. Die Dateien können auf die gleiche Weise dort gesucht werden wie in einem Ordner. Sie können selber neue BIBLIOTHEKEN einrichten und in diese Ordner per DRAG AND DROP hineinziehen. Sie erstellen so Links zu diesen Ordnern und können sie schnell durchsuchen, ohne wissen zu müssen, wo (auf welchem Laufwerk) diese Ordner gespeichert sind. Vorteil: Sie haben einen schnellen Zugriff auf alle Dateien und Ordner, die Sie für die Aufgabenbearbeitung benötigen, egal an welchen Speicherorten sich diese befinden. So erstellen Sie eine neue Bibliothek: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Bibliothek und wählen Sie im Kontextmenü NEU und weiter BIBLIOTHEK (Abb. 50). Abb. 49 BIBLIOTHEKEN Abb. 50 NEUE BIBLIOTHEK Seite 31

32 Desktop Es wird eine neue Bibliothek erstellt, der Name der neuen Bibliothek ist markiert und kann beschriftet werden (Abb. 51). Abb. 51 BIBLIOTHEKSNAME Hinweis: Nach wie vor stehen Ihnen die Favoriten zur Verfügung, wo Sie einzelne Links für den Schnellzugriff hinterlegen können (siehe Kapitel Seite 33) Symbolleiste Die Einträge in der Symbolleiste ändern sich in Abhängigkeit von der Markierung im unteren Teil des Explorers. Es werden Ihnen damit die möglichen Funktionen für den entsprechenden Datei- oder Ordnertyp angeboten. Beispiele: In der unteren Abbildung ist die Bibliothek Kurse markiert worden (Abb. 52, ). Abb. 52 SYMBOLLEISTE BIBLIOTHEK - KURSE In der folgenden Abbildung ist eine PDF-Datei im Ordner Energiesparberater markiert (Abb. 53, ). Abb. 53 SYMBOLLEISTE PDF-DATEI Seite 32

33 Desktop Favoriten und Computer Weitere Navigationsmöglichkeiten haben Sie im Windows-Explorer Fenster über FAVORITEN (Abb. 54) und COMPUTER (Abb. 55). In den FAVORITEN im Windows-Explorer Fenster können Sie sich eine Linksammlung zu Ihren meist benötigten Ordnern zusammenstellen. Systemseitig stehen drei Ordner zur Verfügung. Weitere Ordner können angelegt werden (Abb. 55). Nutzen Sie die FAVORITEN, um sich dort Ordner anzulegen, die häufig genutzte Dateien enthalten. Hinweis: Sie können keine Links auf einzelne Dateien ablegen. Über den Eintrag COMPUTER im Windows-Explorer Fenster werden Ihnen alle lokalen Laufwerke, Netzlaufwerke und ggf. benutzbare Wechselmedien auf Ihrem Computer angezeigt Ordneransichten einstellen Im Windows-Explorer Fenster können Sie verschiedene Ansichten einstellen. Im Windows-Explorer Fenster finden Sie oben rechts das Symbol ANSICHTEN ÄNDERN (Abb. 56). Klicken Sie auf das kleine Dreieck (Abb. 56, ). Abb. 54 FAVORITEN Abb. 55 COMPUTER Abb. 56 ANSICHTEN ÄNDERN Seite 33

34 Desktop Abb. 57 SCHIEBEREGLER ANSICHT WÄHLEN Wählen Sie mit dem Schieberegler die gewünschte Ansicht (Abb. 57). Möchten Sie eine bestimmte Ansicht für alle Ordnerfenster übernehmen, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie in einem Windows- Explorer Fenster Ihre gewünschte Ansicht ein, z. B. LISTE. Klicken Sie dann im Menü auf EXTRAS und weiter auf ORDNEROPTIONEN (Abb. 58, ). Im folgenden Fenster klicken Sie auf das Register ANSICHT weiter auf FÜR ORDNER und ÜBERNEHMEN (Abb. 59, ). Alle Ordner, die Sie in Zukunft öffnen, werden dann in der gewünschten Ansicht angezeigt. Abb. 58 ORDNEROPTIONEN 1 Abb. 59 ORDNEROPTIONEN ÜBERNEHMEN Seite 34

35 Desktop Dateierweiterungen anzeigen Wenn Sie mit Dateien aus verschiedenen Programmversionen arbeiten, z. B. Office 2003 und Office 2007, ist es hilfreich, sich die Dateierweiterungen wie z. B. doc oder docx anzeigen zu lassen. Standardeinstellung in Ihrem Windowssystem ist jedoch, dass Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen, wie z. B. Word oder Excel ausgeblendet werden. Wenn Sie sich die Erweiterungen auch dieser Dateien anzeigen lassen, sehen Sie die vollständigen Dateinamen in den Windows- Explorer Fenstern sowie in den Titelleisten der geöffneten Programme, z. B. Brief.docx. So lassen Sie sich die Dateiendungen anzeigen: Öffnen Sie das Windows- Explorer Fenster. Abb. 60 ERWEITERUNGEN AUS-/EINBLENDEN Klicken Sie auf Extras und weiter auf Ordneroptionen (Abb. 58). Entfernen Sie im Register Ansicht (Abb. 60, ) das Häkchen im Kontrollkästchen ERWEITERUNGEN BEI BEKANNTEN DATEITYPEN AUSBLENDEN (Abb. 60, ) Ansichten des Windows-Explorer Fensters Über das Symbol Vorschaufenster (Abb. 61) können Sie eine Vorschau auf die markierte Datei ein- oder ausblenden. Abb. 61 SYMBOL VORSCHAUFENSTER Seite 35

36 Desktop Weitere Teile des Windows-Explorer Fensters können Sie über die Schaltfläche ORGANISIEREN ein- und ausblenden (Abb. 62). Abb. 62 ORGANISIEREN Es kann hilfreich sein, den DETAILBEREICH (Abb. 62, ) des Windows-Explorer Fensters einzublenden. Hier werden Ihnen zu einer markierten Datei Angaben wie AUTOR, ÄNDERUNGSDATUM, GRÖßE usw. angezeigt. Sie erhalten auch eine kleine Vorschau (Abb. 63). Abb. 63 DETAILBEREICH Dateien suchen Über ein Suchfeld oben rechts im Explorerfenster können Sie nach Dateien suchen lassen. (Abb. 64) In der nachstehenden Abbildung soll im Ordner Kurse gesucht werden. Klicken Sie zunächst im linken Teil des Fensters auf den Bereich, den Sie durchsuchen möchten, z. B. Kurse. Abb. 64 SUCHEN Seite 36

37 Desktop Geben Sie dann den Namen der Datei oder auch einen Teil des Namens ein, hier z. B. Filialen (Abb. 65, ). Sie können weiter nach Art, Änderungsdatum oder Typ differenzieren, wenn Sie mit der Maus auf das Suchfeld klicken. Wenn Sie eine bestimmte Suche mehrmals benötigen, können Sie die Suche auch speichern. In der Menüleiste finden Sie nach einer Suche den Eintrag SUCHE SPEICHERN (Abb. 65, ). Abb. 65 SUCHFILTER Seite 37

38 Desktop 1.4 Sonderfunktionen Windows 7 bietet Ihnen weitere neue Funktionen an, die Ihre Arbeit erleichtern können ZIP-Ordner erstellen Möchten Sie eine Datei, mehrere Dateien oder ganze Verzeichnisse zu einem Paket mit reduziertem Speicherbedarf zusammenfassen, z. B. um die Daten platzsparend zu archivieren oder per zu versenden, so können sie aus diesen ein ZIP-komprimiertes Archiv erstellen. So erstellen Sie einen ZIP-ORDNER: Markieren Sie die zu komprimierenden Dateien. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu komprimierende Datei oder den zu komprimierenden Ordner. Hinweis: Wollen Sie mehrere Dateien in einen Zip-Ordner packen, markieren Sie alle Dateien und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Klicken Sie im Kontextmenü (Rechte Maustaste) auf SENDEN AN und weiter auf ZIP KOMPRIMIERTER ORDNER (Abb. 66). Abb. 66 ZIP-ORDNER ERSTELLEN Im Windows-Explorer Fenster finden Sie dann den ZIP-ORDNER mit der/den darin enthaltenen Datei/en. Einen ZIP-ORDNER erkennen Sie am Reißverschluss auf dem Ordnersymbol. Der ZIP-ORDNER erhält automatisch den Namen der komprimierten Datei. Seite 38

39 Desktop Die ursprüngliche Datei bleibt unverändert erhalten. In der nachstehenden Abb. 67 wurde die Excel-Datei Investitionen komprimiert. Es entstand der ZIP-Ordner Investitionen. Zum Öffnen eines ZIP-ORDNERS klicken Sie doppelt auf das ZIP-ORDNER Symbol. Es öffnet sich das Windows-Explorer Fenster, in dem Sie die gewünschten Dateien öffnen können (Abb. 68). Abb. 67 ZIP-ORDNER Investitionen Abb. 68 GEÖFFNETER ZIP-ORDNER Seite 39

40 Desktop Abb. 69 FAX UND SCAN Windows-Fax und Scan Über das Startmenü können Sie die beiden Programme WINDOWS-FAX UND SCAN und MICROSOFT OFFICE DOCUMENT SCANNING starten. Sie können das Programm wie folgt starten: Klicken Sie auf die Schaltfläche START und geben Sie in das Suchfeld scan ein. Sie kommen über das Ergebnisfenster der Suche zum Programm MICROSOFT OFFICE DOCUMENT SCANNING und WINDOWS-FAX UND -SCAN (Abb. 69). Mit dem Programm MICROSOFT OFFICE DOCUMENT SCANNING (Abb. 70) können Sie Texte mit OCR- Texterkennung scannen. Diese Texte können Sie u. a. an Word senden und dort direkt weiterbearbeiten. Abb. 70 DOKUMENT SCANNEN Mit dem Programm WINDOWS-FAX UND -SCAN können Sie die gescannten Inhalte als Grafik speichern oder als Fax oder weiterleiten (Abb. 71). Abb. 71 FAX UND SCAN Bildschirmlupe Windows 7 stellt Ihnen eine Bildschirmlupe zur Verfügung. Sie bietet drei Ansichten und mehrere Vergrößerungsstufen. Sie starten das Programm wie folgt: Seite 40

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