CRM-Project. Das 4. Modul: Projektmanagement in Microsoft Dynamics CRM. CRM-Project ist das 4. Modul für Microsoft CRM.

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1 CRM-Project Das 4. Modul: Projektmanagement in Microsoft Dynamics CRM CRM-Project ist das 4. Modul für Microsoft CRM. Von der Projektkoordination über Zeiterfassung und Ressourcenverwaltung bis hin zur Fakturierung von Projekten sind alle Funktionen für professionelles Projektmanagement enthalten. Weitere Informationen unter:

2 Nutzen Ihre Vorteile durch integriertes Projektmanagement Nutzen für die Geschäftsleitung Effektive Unternehmenssteuerung Sichten über alle laufenden Projekte und zur globalen Ressourcenauslastung erleichtern Ihnen die Steuerung des Unternehmens Kurze Einführungszeit Der hohe Integrationsgrad und die bekannte CRM Oberfläche ermöglichen es Ihnen, Projektmanagement mit dem 4. Modul in wenigen Wochen in Ihrem Unternehmen einzuführen Aufwand und Ertrag von Projekten jederzeit sichtbar CRM-Project stellt erfolgsrelevante Informationen und Reports in Echtzeit zur Verfügung Verschenken Sie nichts! Die einfache Leistungserfassung für Mitarbeiter führt zu messbar mehr fakturierbaren Leistungen Unterstützung durch Vorlagenfunktionalität Projekte werden nach definierten Vorlagen geplant und durchgeführt Kostengünstige Gesamtlösung Voll integrierte CRM Plattform bedeutet die Verringerung von IT Insellösungen Pluspunkte für die Anwender Einfache Bedienung Die Anwendungsoberfläche vom 4. Modul entspricht genau den anderen 3 Modulen von Microsoft CRM Geringer Datenpflegeaufwand Die integrierte CRM-Umgebung stellt viele Informationen bereit, die Sie sonst mühsam eingeben müssten Keine überfälligen Projektaufgaben Sie sehen jederzeit Ihren persönlichen Stand in Projekten, an denen Sie beteiligt sind Freie Wahl des Frontends Benutzen Sie das 4. Modul über Outlook oder im Webbrowser Flexibilität durch Überallverfügbarkeit CRM-Project in Outlook ist natürlich offlinefähig oder nutzen Sie Ihr Smartphone Mehr Flexibilität bei der Leistungserfassung Es stehen Ihnen 10 verschiedene Alternativen für Zeiterfassung zur Verfügung. Sie können sogar beliebig mischen Vorteille für die Projektleiter Geringer Datenpflegeaufwand für Projektleiter Ihr vorhandenes CRM stellt die Informationsbasis bereit, die Sie sonst mühsam eingeben müssten Gewährleistung aktueller Projektinformationen Durch die leichte Bedienung arbeitet Ihr Team intensiver mit CRM-Project als mit anderen Lösungen; Sie haben dadurch aktuellere Daten Flexibilität durch Überallverfügbarkeit CRM-Project ist natürlich auch offlinefähig und kann auf Smartphones genutzt werden Unterstützung durch Vorlagenfunktionalität Der Planungsaufwand reduziert sich erheblich Pünktlich Feierabend auch zum Monatswechsel Leistungsnachweise für den Kunden werden auf Knopfdruck generiert Steuern Sie mit mehr Sicherheit Viele Plan/Soll/Ist-Übersichten fokussieren Sie auf wichtige Projektbereiche Einfache Bedienung Die Anwendungsoberfläche vom 4. Modul entspricht genau den anderen 3 Modulen in Microsoft CRM Positiv für die Systemadministration Keine zusätzliche Infrastruktur notwendig Das 4. Modul läuft komplett innerhalb der Microsoft CRM Plattform Schnelle Verfügbarkeit CRM-Project wird nicht klassisch installiert sondern lediglich eingehängt Keine 2. Datenbank CRM-Project basiert ausschließlich auf der Microsoft CRM-Datenbank Keine zusätzliche Sicherheitstechnik Das 4. Modul nutzt das vorhandene Rollenkonzept von Microsoft CRM Kein zusätzliches Backup Keine 2. Datenbank => kein zusätzliches Backup Keine Client Installationen Das 4. Modul nutzt ausschließlich die vorhandene CRM Technologie

3 Projektplanung Projekte erstellen und Strukturieren Mit dem 4. Modul erstellen und strukturieren Sie Ihre Projekte direkt in Microsoft CRM. Sie können Projekte manuell erstellen, aus Vorlagen generieren oder aus Microsoft Project importieren. Phasen, Teilprojekte, Meilensteine und Arbeitspakete können im Projektstrukturplan (PSP) definiert und in beliebiger Tiefe angeordnet werden. Die Projektstruktur und logische Abhängigkeiten können im Gantt visualisiert werden. Generieren von Projekten aus Vorlagen Standardisierte Projektabläufe können Sie im CRM als Vorlagen hinterlegen und bei Bedarf immer wieder Projekte auf Basis dieser Vorlagen generieren. Das Startdatum der neuen Projekte ist frei wählbar. Die Fälligkeit der Projektphasen, Meilensteine, Arbeitspakete usw. wird auf Basis des vergebenen Startdatums für Sie automatisch neu berechnet. Selbst in individuellen Projekten können standardisierte Elemente aus Vorlagen verwendet werden. Unternehmensweite Ressourcenauslastung Ein unternehmensweites Gantt sowie Sichten über die globale Ressourcenverfügbarkeit sind vorhanden. Bereits im Rahmen einer Projektinitiierung können Sie damit die Realisierbarkeit eines Projektes überprüfen bzw. Realisierungszeiträume einschätzen.

4 Projektplanung Kostenplanung und Budgetierung Das 4. Modul unterstützt Sie bei der Budgetierung. Auf allen Ebenen können Sie Kosten planen oder Budgets vergeben. Deren Einhaltung ist später im laufenden Projekt jederzeit überprüfbar. Auch bei Budgetänderungen bleiben die ursprünglichen Werte für eine Nachkalkulation erhalten. Ressourcenplanung Im Ressourcenplaner weisen Sie den Projekten die benötigen Ressourcen zu. Die Zuweisung kann konkret auf Mitarbeiter oder aber auch auf Abteilungsebene erfolgen. Die Verfügbarkeit bzw. die geplante Auslastung der Mobile Erweiterungen Die Projektmanagement-Funktionalität von CRM-Project können Sie unterwegs auf Windows-Mobile-Smartphones, auf Blackberry-Geräten oder auf dem iphone nutzen. Anwender im Außendienst können somit direkt im Smartphone Leistungszeiten erfassen, Projektleiter sind mobil über ihre Projekte informiert und können jederzeit reagieren.

5 Projektdurchführung Leistungs- und Zeiterfassung Erfassungsmöglichkeit CRM-Project beinhaltet vielfältige Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Dabei steht der Komfort für den Mitarbeiter im Mittelpunkt. Er kann aus 10 verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten auswählen. Es stehen eine virtuelle Stechuhr, sämtliche Aktivitätstypen von Microsoft CRM und auch eine Sammelerfassungsmaske zur Verfügung. Auch die Leistungserfassung von externen Dienstleistern wird unterstützt. Zeiterfassung über detaillierte Aktivitäten Erfassungsmöglichkeit Erfassungsmöglichkeit Zeiterfassung größerer Leistungsblöcke Zeiterfassung über die virtuelle Stechuhr Ressourcenmanagement im Projektverlauf Im laufenden Projekt können Sie immer wieder die geplanten gegen die aktuell benötigten Ressourcen abgleichen und falls erforderlich Änderungen vornehmen. Die Auswirkungen von krankheitsbedingten Ausfällen oder Terminänderungen beim Kunden werden sofort transparent. Mit wenigen Klicks ist das Projekt umorganisiert. Die Arbeitspläne der betroffenen Teammitglieder werden dann vom System sofort aktualisiert. Reisemanagement in Microsoft CRM Das Reisemanagement ermöglicht die Planung, die Organisation und die Abrechnung von Reisen innerhalb von Microsoft CRM. Über das integrierte Belegmanagement wird die Abrechnung der Reise für Mitarbeiter und Kunden ermöglicht. Auch ein Spesenrechner ist enthalten.

6 Controlling und Abrechnung Kostencontrolling / Berichte CRM-Project bietet umfangreiche Möglichkeiten für das Controlling und die Auswertung von Projekten. Abfragen sind jederzeit möglich. Ein Dashboard mit zahlreichen MicroReports sorgt für den täglichen Überblick in wenigen Sekunden. Weiterführende Reports machen die für Sie wichtigen Details transparent. Alle Reports & Dashboards können Sie selbst oder Ihr Implementierungspartner auf Ihre speziellen Bedürfnisse hin anpassen. Abrechnung und Fakturierung Abrechnung gegenüber Kunden, Mitarbeitern oder externen Ressourcen Die Abrechnungskomponente von CRM-Project ermöglicht es Ihnen aus Projekten heraus Leistungen gegenüber Kunden, Mitarbeitern und externen Dienstleistern abzurechnen. Sowohl die Abrechnung zu Festpreisen als auch nach Time & Material wird unterstützt. Bei Abrechnung nach Time & Material können Sie die erfassten Projektleistungen sehr komfortabel in einer einzigen Bildschirmmaske überarbeiten und abrechnungsrelevante Leistungen als solche markieren. Leistungsnachweise Die Generierung der Leistungsnachweise erfolgt dann auf Knopfdruck vollautomatisch. Sie können die Leistungsnachweise anschließend ausdrucken, als PDF oder als Excel-Dokument speichern. ERP-Integration bzw. Rechnungsstellung im CRM Das 4. Modul ist für die Übergabe aller rechnungsrelevanten Informationen an die Schnittstellen von NAV, SAP oder Datev vorbereitet. Alternativ können Sie mit der Faktura-Funktion Rechnungen direkt im CRM erstellen und ausdrucken.

7 Funktionsliste Projektplanung Erstellen Erstellung und Strukturierung von Projekten direkt in Microsoft CRM Import von Projekten aus Microsoft Project Beliebig breite und tiefe Projektbäume zur Abbildung von kleinen Initiativen bis hin zu Großprojekten Umfangreiche Eingabemöglichkeiten von Zusatzinformationen wie z.b. Risiken oder Prioritäten Vergabe von Projektbudgets Projektvorlagen Wiederkehrende Projekte in Sekunden aus Vorlagen erzeugen Termine im neuen Projekt werden anhand der Vorlage aktuell neu vergeben Verwaltungsfunktion für Vorlagen direkt im Microsoft CRM Vorlagen können beliebig Teilprojekte, Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete und sogar konkrete Aktivitäten wie Aufgaben, Vorlagen, Termine oder Anrufe enthalten Strukturieren Erstellung von Projektstrukturplänen (PSP) Visualisierung von Projektstrukturen im Gantt Chart Beliebige Verschachtelung von Projektphasen, Teilprojekten und Arbeitspaketen Projektstrukturen sind beliebig anpassbar auch in laufenden Projekten Flexible Organisation von kleinen Vorhaben bis hin zu Großprojekten Ressourcenmanagement Vollständig integrierte Ressourcenplanung in Microsoft CRM Zuteilung von internen und externen Ressourcen auf Projektknoten Anzeige der zugeteilten Arbeitspakete und Termine direkt im Arbeitsplan des Mitarbeiters Gegenüberstellung von geplanten und zugeteilten Personentagen Validierung der Ressourcenverfügbarkeit gegen die unternehmensweite Ressourcenauslastung Optionales Skillmanagement (Fähigkeiten, Erfahrung, Sprachen usw.) Projektsteuerung Projektsteuerung auf Basis der Dimensionen Arbeit, Kosten, Dauer und Erträge möglich Zahlreiche Reports sorgen für Transparenz im Projekt Proaktiver Versand von Statusberichten an ausgewählte Benutzer bei Abweichungen Isolierte Betrachtung und Bewertung von Projekten auch in einzelnen Teilen möglich Zeitrückmeldungen der Teammitglieder induzieren eine sofortige Aktualisierung des Projektstandes Multiprojekt- und Programm-Management Unternehmensweites Gantt Chart über alle Projekte Unternehmensweite Ressourcenauslastung Sichten für Tage, Monate, Quartale und Jahre Diverse Filtermöglichkeiten (extern/intern usw.) und Drill Down Funktionen Portfoliodarstellung zur Priorisierung von Projekten Bewertung von Projekten nach den Kriterien Attraktivität und Risiko Unterstützung bei der Organisation von geteilten Ressourcen Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Feiertag, Betriebsferien) dienen als Basis für die Ressourcenplanung Leistungs- und Zeiterfassung Rückmeldung über persönlichen Arbeitsplan möglich Zeiterfassung für Mitarbeiter über Microsoft CRM Aktivitäten (Outlook oder Webzugriff) Zeiterfassung für Mitarbeiter über eine virtuelle Stechuhr Zeiterfassung für Mitarbeiter über Sammelbelege Leistungserfassung für externe Dienstleister Zeiterfassung auch offline oder mobil möglich Vollautomatische Synchronisation mit dem Outlook Kalender Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement direkt in Microsoft CRM Aus- und Einchecken von Dokumenten Versionierung und Archivierung Workflows zur Abbildung von Überarbeitungsprozessen Keine zusätzlichen Lizenzkosten durch Nutzung der Sharepoint Services Reisemanagement Organisation sämtlicher Reiseaktivitäten direkt in Microsoft CRM Reisen komplett im Outlook Kalender sichtbar Belegmanagement inkl. Nummerierung für alle gängigen Belegtypen Integration eines Spesenkalkulators mit Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben Erstellung von Reisekostenabrechnungen pro Mitarbeiter für die Personalabteilung Belegerfassung und Reisemanagement auch offline oder mobil möglich Projektcontrolling Aktive Systemunterstützung beim Projektcontrolling Controlling über alle Kostenarten auf allen Ebenen Vergleich verfügbares Budget gegen Projektfortschritt Proaktive Information durch das System über Workflows Dashboards mit Controllingreports und Excel Export Kosten können Projektphasen, Teilprojekten oder Arbeitspaketen zugeordnet werden Berichtswesen Umfangreiche Berichtsbibliothek Technische Basis sind die SQL Server Reporting Services Reports auch für Finanzcontrolling, Mitarbeiterabrechnung und Projektleiter Abonnieren von gewünschten Berichten als , PDF, Excel oder HTML Alle Berichte können einfach selbst angepasst werden Arbeit, Dauer und Kosten getrennt auswertbar SOLL/IST Vergleiche in allen Dimensionen möglich Aufwand und Ertrag von Projekten auf einem Blick Schnittstellen zu Microsoft Project, SAP und NAV Faktura Übergabe an Datev über die optionale Donaubauer Datev Schnittstelle Übergabe an NAV über den Microsoft Dynamics Connector Übergabe an SAP über optionalen BizTalk Rödl Adapter Microsoft Excel Export von statischen und dynamischen Excel Sheets Generierung von Excel Cubes zur Abbildung von BI Funktionalität im Projektmanagement Microsoft Project (Import & Export) Import und Export von Microsoft Project Projektplänen Einlesen von Phasen, Teilprojekten, Arbeitspaketen und Meilensteinen mit beliebiger Projektstruktur und -tiefe inkl. konkreter CRM Aktivitäten Kompatibel mit Microsoft Project 2007 und 2010 Übergabe von Projektplänen oder Teile davon an Projektpartner Webservices Zugriff auf alle Projektinformationen über Dynamics CRM Webservices Übergabe von Authentifizierungsinformationen Mobile Erweiterungen (Windows Phone, Blackberry, iphone) Kompatibel mit allen mobilen Clients nach xrm Standard Zeiterfassung und Reisemanagement über mobile Endgeräte Informationen für Projektleiter am Smartphone verfügbar Abrechnung und Fakturierung Abrechnung gegenüber Kunden Einfache Fakturierung von Projektleistungen Integrierte Ansicht für die Vorbereitung, den Leistungsnachweis und die Abrechnung selbst Übersichtliche Korrektur aller Leistungen vor der Abrechnung Teilabrechnung von Projekten Abrechnung zu Festpreisen, nach Time & Material und auch gemischt möglich Anpassung der Leistungsnachweise über Parameter Differenzierung zwischen gebrauchter Zeit und abrechenbarer Zeit Automatische Generierung von Leistungsnachweisen und Rechnungen Durchgängige Integration in die Microsoft CRM Preisfindung und das Auftragsmanagement Erstellung von Reisekostenabrechnungen Abrechnung gegenüber Mitarbeitern Leistungsübersicht zu Mitarbeitern Abrechnung nach Monaten, Quartalen oder zu frei wählbaren Zeitpunkten Reisekostenerstattung Abrechnung gegenüber externen Dienstleistern Leistungsübersicht zu externen Ressourcen wie z.b. freie Mitarbeiter Abrechnung nach Monaten, Quartalen oder zu frei wählbaren Zeitpunkten Verwaltung von Leistungszeiträumen für die Finanzverwaltung Faktura Rechnungserstellung und Druck direkt in Microsoft CRM Unterscheidung zwischen Intercompany Rechnungen und Externen Rechnungen

8 CRM-Project Onlineberatung und Präsentation Möchten Sie im Rahmen einer Präsentation den Leistungsumfang von CRM- Project näher kennenlernen? Wir beraten Sie live über das Internet an Ihrem Bildschirm! Oder wir treffen uns zu einem persönlichen Präsentationstermin vor Ort. Wenden Sie sich doch einfach an Ihren Ansprechpartner. Potenzialworkshop Zur Absicherung Ihrer Entscheidung bieten wir Ihnen einen Potenzialworkshop an. Gemeinsam gleichen wir Ihre individuellen Anforderungen mit den Funktionen des 4. Moduls ab, so dass Sie den Nutzen des 4. Moduls für Ihr Unternehmen konkret einschätzen können. Lizenzierung CRM-Project wird pro Benutzer lizenziert. Sie lizenzieren jeweils aber nur die Anzahl der Anwender, welche die entsprechende Funktion tatsächlich nutzen möchten. Hosting-Kunden können CRM-Project auch zur Miete mit monatlichen Raten lizenzieren. Installation Das 4. Modul lässt sich sehr schnell in Ihren CRM-Server einhängen. Dies dauert weniger als eine Stunde. Auf den PC s und Notebooks der Anwender ist überhaupt keine Installation notwendig. Lediglich die Windows Updates müssen dort aktuell sein. Training Die Optik und die Bedienung von CRM-Project entspricht genau den anderen Modulen von Microsoft Dynamics CRM. Der Trainingsaufwand ist entsprechend gering. Für Informationen über die verfügbaren Schulungsangebote wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner. Systemkompatibilität CRM Server Windows & CRM Serversprache englisch oder deutsch Vollständig installierter CRM 4 oder CRM2011 Server, gemäß Microsoft-Systemvoraussetzungen Temporäre Internet-Verbindung zum Einhängen des 4. Moduls und zur Aktivierung Clients Windows XP, Vista, oder Windows 7 Aktuelle Windows Updates für Silverlight Keine zusätzlichen Voraussetzungen über die ersten 3 Module hinaus Ihr Ansprechpartner Ambit AG Bürglistrasse 29 CH-8400 Winterthur Telefon: +41 (0) Telefax: +41 (0) Herstellerinformationen itara GmbH Juliuspromenade 64a Würzburg Germany Telefon: +49 (931) Telefax: +49 (931) Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der itara GmbH in irgend-einer Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die itara GmbH lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab itara GmbH. Alle Rechte vorbehalten. itara und CRM-Project sind eingetragene Markenzeichen der itara GmbH, Deutschland. Microsoft, Microsoft Dynamics und das Microsoft Dynamics -Logo sind entweder eingetragene Markenzeichen oder Markenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen in diesem Dokument genannten Firmennamen und Produktnamen sind möglicherweise Markenzeichen der jeweiligen Rechtsinhaber.

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