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1 Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept 2.0 für SER PRODEA Version 5.1 der SER egovernment Deutschland GmbH, Neustadt/Wied

2 INHALTSVERZEICHNIS 1 Zusammenfassung Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Zertifizierungsverfahren Kerninformation über das Unternehmen Kerninformation über die evaluierte Lösung Bewertung Hauptgruppe 1 Eingang AG 1 Papiergebundene Eingänge AG 2 Elektronische Eingänge AG 3 Erfassen und Registrieren Hauptgruppe 2 Bearbeitung AG 1 Entwurfserstellung AG 2 Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen AG 3 Verfügungen in strukturierten Laufwegen AG 4 Mitzeichnung und Schlusszeichnung AG 5 Mobile Vorgangsbearbeitung AG 6 Bearbeitungs- u. Protokollinformationen AG 7 Medienbruch AG 8 Recherche AG 9 CMS AG 10 IWM Hauptgruppe 3 Ausgang AG 1 Ausgangsbehandlung Hauptgruppe 4 Aussonderung und Archivierung AG 1 ZdA-Verfügung von Vorgängen und Dokumenten AG 2 Vorgang des Zurücklegens in die elektronische Altregistratur AG 3 Elektronische Signaturen und Aufbewahrungsfrist AG 4 Aussonderungsschnittstelle und Aussonderungsdatei...47 Seite 2 von 79

3 2.4.5 AG 5 Anbieten, Anbieteverzeichnis und Bewertung des Aktenbestandes AG 6 Abgabe an die Archivbehörde Hauptgruppe 5 Softwareergonomie AG 1 Aufgabenangemessenheit AG 2 Selbstbeschreibungsfähigkeit AG 3 Steuerbarkeit AG 4 Erwartungskonformität AG 5 Fehlertoleranz /-robustheit AG 6 Individualisierbarkeit AG 7 Lernförderlichkeit Hauptgruppe 6 Fachliche Administration AG 1 Objekte und Objekthierarchie AG 2 Aktenplan AG 3 Löschen, Umstrukturierung des Aktenbestands und Umschreiben AG 4 Ablagestrukturen AG 5 Verfügungen und Vorlagen AG 6 Integrationstiefe der Administration AG 7 Abbildung der Aufbauorganisation AG 8 Vertreterregelung AG 9 Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen AG 10 Konfiguration der Dokumentnummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens AG 11 Auswertungsmöglichkeiten Hauptgruppe 7 Technische Administration AG 1 Datenstrukturen und Layout der Bildschirmmasken AG 2 Integrationsfähigkeit AG 3 Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten Hauptgruppe 8 Infrastruktur AG 1 Plattformen und Normen und Standards...71 Seite 3 von 79

4 2.8.2 AG 2 Elektronische Signatur und Verschlüsselung AG 3 Formularmanagement AG 4 Zahlungssysteme AG 5 Anbindung CMS AG 6 Integration von Fachverfahren AG 7 Technische Aspekte der Archivierung Gesamteindruck...77 Seite 4 von 79

5 ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildung 1: PRODEA-SCANCLIENT...15 Abbildung 2: Mail Import aus Lotus Notes...17 Abbildung 3: Schlagwort-Vergabe...19 Abbildung 4: Sichten der Eingangspost...21 Abbildung 5: Versionierung von Dokumenten...22 Abbildung 6: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition...24 Abbildung 7: Setzen von Wiedervorlagen...25 Abbildung 8: Kopie versenden...26 Abbildung 9: Navigieren in der Aufbauorganisation...27 Abbildung 10: Prozess-Modellierungstool...28 Abbildung 11: Schlusszeichnungsmaske...30 Abbildung 12: Check In Funktion...31 Abbildung 13: Mobilclient...32 Abbildung 14: Protokollinformationen...33 Abbildung 15: Medienbruch...35 Abbildung 16: Akten- und Vorgangssuche...37 Abbildung 17: Dokumentsuche...37 Abbildung 18: Wiedervorlagen-Suche...38 Abbildung 19: Treffer-Liste...39 Abbildung 20: Verweise anlegen...41 Abbildung 21: Klassifizierung...42 Abbildung 22: Rückmeldung bei Fehleingabe...51 Abbildung 23: Metadaten des Objekts Dokument...56 Abbildung 24: Metadaten des Objekts Akte...57 Seite 5 von 79

6 Abbildung 25: Aktenplan...58 Abbildung 26: Zum Druck aufbereiteter Aktenplan...59 Abbildung 27: Ablagestruktur...61 Abbildung 28: Aufbauorganisation...63 Abbildung 29: Übernahme von Altdaten...75 Seite 6 von 79

7 TABELLENVERZEICHNIS Tabelle 1: Verfügbare Client-Typen des PRODEA -Systems...11 Tabelle 2: Produktübersicht PRODEA Tabelle 3: Bewertungsergebnis...79 Seite 7 von 79

8 1 Zusammenfassung 1.1 Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung SER PRODEA Version 5.1 der Firma SER egovernment Deutschland GmbH, Neustadt/Wied, (vgl. Kap ) zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA - Anforderungskataloges in der Version 2.0. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA -konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion 5.1 auf der Grundlage der Version 2.0 des DOMEA -Anforderungskataloges Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: - Vorprüfung durch die KBSt - Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle - Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung als Schriftgutverwaltungssystem, als elektronische Aktenablage, als System zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung sowie im Hinblick auf die Anwendbarkeit der organisationsbezogenen und prozessorientierten Einführungsstrategie des DOMEA -Organisationskonzeptes 2.0, auf die Referenzen des An tragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA -Anforderungskatalog, den er schriftlich beantwortet. Bewertung der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA -Anforderungskataloges wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Seite 8 von 79

9 sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 65 % der Maximalpunktzahl. Bei Unterschreiten des Mindesterfüllungsgrades in einer Hauptgruppe wird das Produkt von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. Die Güte der nachfolgenden Antworten wird dann nicht berücksichtigt. Lösungen, die in jeder Hauptgruppe mindestens 65 % der Maximalpunktzahl erhalten haben, werden zur Präsentation zugelassen. Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Die Präsentation des Produktes erfolgt auf Basis eines Präsentationsszenarios, das einen typischen Geschäftsgang einer Behörde beschreibt sowie eine grundlegende Administration und Konfiguration vorgibt. Im Rahmen der Präsentation behält es sich die KBSt vor, abweichend vom übersandten Präsentationsszenario auf andere Themen einzugehen und die Leistungsfähigkeit der zu zertifizierenden Lösung zu überprüfen. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach abschließender Bewertung in allen Hauptgruppen mindestens einen Erfüllungsgrad von 65 % aufweisen, werden von der KBSt zertifiziert Kerninformation über das Unternehmen Die SER egovernment Deutschland GmbH als Tochtergesellschaft der SER Solutions Deutschland GmbH verfügt in Deutschland über ein gemeinsames Netzwerk aus Niederlassungen in Hamburg, Berlin, Dresden, Neustadt/Wied, Frankfurt/M, Stuttgart und München. In Österreich ist mit den Standorten Wien, Linz, Graz und Klagenfurt ebenfalls eine flächendeckende Betreuung der Kunden durch die beiden österreichischen Landesgesellschaften gewährleistet Kerninformation über die evaluierte Lösung Die von der SER egovernment GmbH angebotene Lösung PRODEA 5.1 wurde speziell für Kunden der Öffentlichen Verwaltung entwickelt. Sie bietet neben Dokumenten- und Workflowmanagementfunktionalitäten spezielle auf die Öffentliche Verwaltung ausgerichtete Seite 9 von 79

10 Vorgangsbearbeitungsfunktionalitäten. Das System ist für die Nutzung im Browser ausgerichtet. Für die Zertifizierung stand folgendes System zur Verfügung: Komponente Kurzbeschreibung der Funktionen Version PRODEA Capture Suite Funktionen für Scanning/Capturing sowie Erfassung. 7.5 PRODEA Inbound Funktionen für die automatische Klassifikation und 3.0 Center Extraktion. PRODEA In-/Outbox Funktionen zur Verarbeitung von Daten und Dokumenten aus verschiedenen Eingangskanälen sowie Funktionen zur Automatisierung und Kontrolle von Daten- und Dokumentenausgängen in verschiedenen Ausgangskanälen, inkl. Postausgangsbuch, usw. 5.1 PRODEA Server Basissystem mit Funktionen zur Steuerung von Prozessen, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten (Primär- und Metadaten), Dokumentversionen, Ablagestrukturen, usw. sowie Funktionen für die Verwaltung von Akten, Vorgängen, usw. mit den zugehörigen Informationen. 5.1 PRODEA Archiv Funktionen für die Langzeitarchivierung von Dokumenten (Zwischenarchiv), inkl. Verwaltung von Speichermedien. 4.4 PRODEA Business Performance Monitor Funktionen für die Überwachung sowie Auswertung des Systems. (Reportgenerator) 5.1 PRODEA Admin Funktionen für die fachliche und technische Systemadministration, inkl. User, Organisation, Rechte, Aktenpläne, usw. 5.1 Seite 10 von 79

11 PRODEA Process Designer Funktionen für die grafische Definition und Verwaltung von Prozessen. 5.1 PRODEA OfficeClients Client-Plugins, welche für die Speicherung von E- Mails aus Outlook sowie Dokumenten aus Office- Anwendungen benötigt wird. 5.1 OPENLIMIT Signatur Funktionen für die digitale Signatur sowie Signatur- 2.1 Suite prüfung. PRODEA Rich Web Client Client Anwendungs-Komponenten / User Interface, welches in verschiedenen Web-Browsern unter verschiedenen Betriebssystemen ablauffähig ist. 5.1 Tabelle 1: Verfügbare Komponenten des PRODEA -Systems Die nachfolgende Tabelle fasst zusammen, welche Client-Art der Zertifizierung auf Wunsch der SER egovernment GmbH zugrunde gelegt wurde und skizziert die technologischen Betriebsvarianten hinsichtlich der Betriebs- und Datenbanksysteme. Gegenstand der Zertifizierung war der Webclient. Zertifizierter Client Windowsclient Webclient Sonstige Serverbe- Unterstützte triebssysteme Unterstützte Datenbanksysteme Existierende Integration in Bürosoftware Export und Import im XDOMEA-Format Existierende Integration Virtuelle Poststelle Verfügbarkeit weiterer Clients mit ähnlichem Funktionsumfang Ja Linux MS Windows Sonstige Oracle MS SQL Server Sonstige Nein MS Outlook MS Office OpenOffice Sonstige Ja Ja 1 Nein Nein Tabelle 2: Produktübersicht PRODEA Die Darstellung dieser Integration war nicht Bestandteil des Präsentationsszenarios. Die Angaben beruhen auf Herstelleraussagen. Seite 11 von 79

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13 Im Rahmen des Präsentationsszenarios wurden folgende Programm- bzw. Betriebssystemversionen eingesetzt: Komponente Kurzbeschreibung der Funktionen Version Apache Tomcat Applikations Server. 5.5 MS SQL-Server mit Volltext Datenbank Management System, welches für die Speicherung der Metadaten und des Volltext-Index benötigt wird ArGoSoft Mail Server Mail Server, welcher für den Austausch der Mails zwischen den Mail-Clients sowie den Mail-Clients und PRO- DEA eingesetzt wurde. 1.8 MS Outlook Client, welcher für das Versenden und Empfangen von s verwendet wurde MS Office Office-Anwendung für die Bearbeitung von Dokumenten Open Office Office-Anwendung für die Bearbeitung von Dokumenten. 2.1 MS Windows XP Professional Betriebssystem auf allen Notebooks der Demokonfiguration. 2002, SP 2 Seite 13 von 79

14 2 Bewertung 2.1 Hauptgruppe 1 Eingang AG 1 Papiergebundene Eingänge Im Tagesgeschäft einer Behörde stellen auch beim Einsatz der elektronischen Akte papierbasierte Dokumente einen Anteil der täglichen Eingänge. Vor der Erfassung und der weiteren Bearbeitung im VBS müssen Papiereingänge digitalisiert werden. Das Scannen und Erfassen kann innerhalb der Behörde an unterschiedlichen Orten zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Diese organisatorischen Entscheidungen müssen durch das VBS und die Scanlösung flexibel unterstützt werden. Gescannte Dokumente und Fax-Eingänge werden im Image-Format (NCI-Dokument, z. B. TIFF) abgelegt. Soll auch in diesen Dokumenten eine Volltextrecherche möglich sein, so müssen sie durch OCR-Wandlung in ein Textformat (CI-Dokument) überführt werden. Um eine eindeutige Zuordnung der Metainformationen zum Papierdokument zu gewährleisten, erweist es sich als sinnvoll, das Papierdokument mit der vom System vergebenen Dokumentnummer zu kennzeichnen. Bewertung: 96 % Gescannte Dokumente können als Multipage-TIFF Gruppe 4-Format und als PDF-Dokument gespeichert werden. Darüber hinaus steht standardmäßig das JPG-Format zur Verfügung. Für die Anzeige der gescannten Dokumente wird ein Viewer bereitgestellt, der Rotieren, Zoomen, Blättern, Scrollen und Thumb Nails unterstützt. PDF-Dokumente können durch diesen Viewer ebenfalls mit Unterstützung der entsprechenden Funktionen angezeigt werden. Die Trennung von mehrseitigen Dokumenten beim Stapelscannen wird dabei durch Barcode, Trennblatt und Klassifikation (über PRODEA Inbound) unterstützt. Das Ersetzen fehlender oder fehlerhafter Seiten kann durch Nachscannen in einer zentralen Scan-Stelle erfolgen. Am Arbeitsplatz ist der Austausch einzelner Seiten dagegen nicht möglich, sodass das gesamte Dokument erneut gescannt werden muss. Darüber hinaus stellt PRODEA Version 5.1 kein detailliertes Berechtigungskonzept zur Verfügung. Bei der Erfassung bestimmter Eingangstypen können systemseitig definierte Prozessabläufe automatisch initiiert werden. Für die Definition und Erkennung dieser Eingangstypen werden unterschiedliche Möglichkeiten (Barcode, Formularerkennung etc.) angeboten. Seite 14 von 79

15 Das System unterstützt die OCR-Wandlung von NCI-Dokumenten. Die Wandlung kann dabei automatisch für alle Dokumente erfolgen oder manuell für einzelne Dokumente angestoßen werden. Für die Wandlung kann weiterhin definiert werden, ob das gesamte Dokument oder nur einzelne Bereiche (manuell über Lassofunktion, automatisch über Formularerkennungsverfahren) gewandelt werden sollen. Für die automatische Wandlung ist eine zeitversetzte Wandlung möglich. Regeln für die Verteilung des Eingangs können werkzeuggestützt definiert werden, so dass je nach ausgelesener Metainformation unterschiedliche Empfänger adressiert werden können. Die für die Verteilung benötigten Informationen werden automatisch aus den Metadaten ausgelesen. Verteilungsregeln können projektspezifisch unter vielfältigen Aspekten, wie z. B. Lastverteilung oder Zuständigkeitsregeln definiert werden. Abbildung 1: PRODEA-SCANCLIENT Seite 15 von 79

16 2.1.2 AG 2 Elektronische Eingänge Mittelfristig werden elektronische Eingänge den größten Anteil am gesamten Posteingangsaufkommen einer Behörde darstellen. Dabei gelten für elektronische Eingänge grundsätzlich die gleichen Bearbeitungsregeln wie für konventionelle, papiergebundene Eingänge. Die Übernahme elektronischer Eingänge aus verschiedenen Systemen ( , Fax, elektronische Formulare, etc.) wird unterstützt. Für ausgewählte Prozesse im elektronischen Geschäftsverkehr ist die Erstellung bzw. Prüfung der elektronischen Signatur, die Umsetzung von Quittungsverfahren, Verschlüsselung etc. erforderlich. Bewertung: 81 % s können durch den Benutzer aus den Mailsystemen Microsoft Outlook (ab Version 2000) und Lotus Notes (ab Version 6) im Anwenderdialog in PRODEA abgelegt werden, weitere Systeme können integriert werden. Dabei stehen folgende Varianten zur Verfügung: Ablage des Mailtextes ohne Anlagen, Ablage der Anlagen als separate Dokumente Ablage des vollständigen Mailobjektes, d. h. des Mailtextes und der Anlagen in einem Dokument Metadaten wie Betreff, Einsender oder Datum werden in die Metadatenerfassungsmaske des Dokumentes übernommen. Dokumente aus einem Dateisystem können vom Bearbeiter importiert werden. Die Funktionalität wird mittels eines anzugebenden und vom System überwachten temporären Dateiordners zur Verfügung gestellt. Diese Vorgehensweise zum Import der Dateien ist für gelegentliche Importe noch akzeptabel, für einen Massenimport jedoch nicht zu empfehlen. Für den Import von Dateien im XML-Format existiert ein Automatismus. Eine Validierung der importierten Daten gegen ein im System hinterlegtes Schema (XSD) ist möglich. Eine weitergehende Unterstützung mittels eines Anwenderdialogs zur Auswahl aus einer Liste von XSD-Schemata wird von PRODEA Version 5.1 nicht unterstützt. Seite 16 von 79

17 Abbildung 2: Mail Import aus Lotus Notes AG 3 Erfassen und Registrieren Nach dem Import der elektronischen Dokumente aus den verschiedenen Eingangskanälen erfolgt die Erfassung im System. Darunter ist die Ersterfassung wichtiger Metadaten zu verstehen. Auf die Ersterfassung folgt die inhaltliche Erfassung - das Registrieren des Posteingangs. Dazu gehört neben der prinzipiellen Zuständigkeitsprüfung, die Zuordnung zu einem Aktenzeichen und zu einem Vorgang. Grundvoraussetzung dafür ist die Möglichkeit zur eindeutigen Kennzeichnung der Objekte über Dokumentnummer für Dokumente, Vorgangskennzeichen für Vorgänge und Geschäftszeichen für Akten. Bewertung: 97 % Die Vergabe des Geschäftszeichens erfolgt systemgestützt, d. h. der Benutzer wird durch spezielle, dem Aufbau des Geschäftszeichens entsprechende Auswahlfelder unterstützt, so dass die Plausibilität sichergestellt ist. Dabei werden sowohl einfache Auswahllisten (z. B. Liste mit festen Ableitungen) als auch Auswahlhierarchien (z. B. Aktenplan) angeboten. Die Seite 17 von 79

18 Eindeutigkeit wird bei der systemgestützten und der manuellen Vergabe gleichermaßen gewährleistet. Ein Adressverzeichnis zur Verwaltung des Adressdatenbestandes, das unabhängig von der Metadatenerfassung als allgemeines Adressverzeichnis oder direkt aus der Metadatenerfassung als Eingangsverzeichnis genutzt werden kann, ist im System integriert. Die Übernahme von Daten aus bestehenden Adressverzeichnissen oder ein Abgleich mit einem zentralen Adressverzeichnis wird unterstützt. Der Bearbeiter kann dabei beliebige Verteiler unter Verwendung des Adressverzeichnisses definieren und als Grundlage für Serienbriefe verwenden. Das System unterstützt weiterhin die Definition unterschiedlicher Ausprägungen des Adressverzeichnisses, um über spezielle Zugriffsrechte persönliche, OE-bezogene und behördenweite Adressverzeichnisse verwendet zu können. Zur Erweiterung der Recherchemöglichkeiten nach inhaltlichen Kriterien wird eine Verschlagwortung angeboten. Das System kann parallel mehrere Schlagwortkataloge vorhalten und diese in einer hierarchischen Struktur abbilden. Schlagworte können Akten, Vorgängen und Dokumenten zugewiesen werden. Die Anzahl der pro Objekt zu vergebenden Schlagworte ist dabei nicht begrenzt. Ein verwaltungsspezifischer Schlagwortkatalog ist im Standard jedoch nicht Bestandteil des Systems. Seite 18 von 79

19 Abbildung 3: Schlagwort-Vergabe Seite 19 von 79

20 2.2 Hauptgruppe 2 Bearbeitung AG 1 Entwurfserstellung Nach Prüfung der Zuständigkeit übernimmt der federführende Bearbeiter die Verantwortung für die Bearbeitung des Geschäftsgangs und erstellt im weiteren Verlauf einen Entwurf für einen Entscheidungsvorschlag. Zu diesem Zweck verwaltet das Vorgangsbearbeitungssystem verschiedene Dokumentvorlagen. Um den Arbeitsaufwand beim Erstellen von Dokumenten zu minimieren, werden die in den Metadaten erfassten Informationen wie Betreff, Geschäftszeichen, Briefdatum und Benutzerdaten wie der Ersteller des Dokuments automatisch in das elektronische Dokument eingefügt. Änderungen von Dokumenten im Laufweg, d.h. während der Abstimmungsphase, sind durch Anlegen einer neuen Version zu protokollieren. Alle Versionen eines Dokuments sind übersichtlich, zumindest mit Angabe des Datums der Änderung (Datum der Version) und des Autors der Änderung, darzustellen. Bewertung: 76 % Das System ermöglicht ein schnelles Sichten großer Mengen von Eingangspost, so dass Metadaten und Primärdaten durch eine Split-Screen Darstellung gleichzeitig angezeigt werden können. Eine Kennzeichnung von eiligen oder wichtigen Vorgängen ist möglich. Entsprechend gekennzeichnete Vorgänge werden in der Listendarstellung und Detailansicht besonders hervorgehoben. Seite 20 von 79

21 Abbildung 4: Sichten der Eingangspost Beim Erstellen eines Dokuments kann eine Dokumentvorlage ausgewählt werden. Dabei werden Metadaten des Objektes, Metadaten übergeordneter Objekte, Daten aus dem Adressverzeichnis und Benutzerdaten automatisch übernommen. Die Erstellung dieser Dokumentvorlagen kann durch die Behörde selbst erfolgen. Serienbriefe können erstellt und verwaltet sowie verschiedene Datenquellen eingebunden werden. Sollen Adressverteiler genutzt werden, müssen diese zunächst im System angelegt werden, damit ein Einfügen der Adresseinträge als Adressverteiler in ein Dokument möglich ist. Darüber hinaus kann eine Importschnittstelle von anderen Applikationen (Outlook, Notes) genutzt werden. Änderungen in den Primärinformationen werden durch Anlegen einer neuen Version protokolliert, wobei vorangehende Versionen gegen Änderungen geschützt sind. Das Anlegen erfolgt automatisch mindestens beim Wechsel des Bearbeiters und bei Änderungen, die dieser an einem Dokument vornimmt. Weitere Anlässe können definiert werden. Neben der automatischen Versionierung kann der Bearbeiter eine neue Version auch manuell anlegen. Seite 21 von 79

22 Abbildung 5: Versionierung von Dokumenten Ein Versionsabgleich wird mit der Funktionalität des Textverarbeitungsprogramms gewährleistet. Das System öffnet die zu vergleichenden Dokumente und führt einen Versionsvergleich durch. Änderungen in den Metainformationen einer Akte, eines Vorgangs oder eines Dokuments können im Standard nicht versioniert werden. Private, noch nicht öffentliche Objekte, können vom Ersteller ohne Einschränkung gelöscht werden. Darüber hinaus hat der Benutzer die Möglichkeit, öffentliche Objekte zum Löschen zu kennzeichnen. Die Löschung selbst darf nur durch autorisierte Personen mit Löschrechten erfolgen. Zum Löschen gekennzeichnete Objekte sind durch andere Benutzer nicht recherchierbar. Die Schwärzung von Primärdaten unter datenschutzrechtlichen Aspekten wird in der aktuellen Version nicht unterstützt. Seite 22 von 79

23 2.2.2 AG 2 Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen Im weiteren Verlauf des Geschäftsgangs übernimmt der federführende Bearbeiter die Verantwortung für die Abstimmung der Entscheidungsvorlage. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung kann der Laufweg und die Bearbeitung von Dokumenten, Vorgängen und Akten durch Verfügungen (z. B. zur Kenntnis, Wiedervorlage, zur Mitzeichnung, zur Schlusszeichnung, zu den Akten ) gesteuert werden. Die Definition der Laufwege erfolgt ad hoc. Bewertung: 76 % Der Laufweg von Objekten (Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte) kann für jeden Bearbeitungsschritt mit Namen der Bearbeitungsstation sowie Bezeichnung der Verfügung definiert werden. Zusätzlich werden bei der Verfügung von Container-Objekten auch die untergeordneten Objekte (z. B. Vorgang mit seinen Dokumenten) entsprechend dem Laufweg weitergeleitet. Die Bearbeitungsstationen Bearbeiter, Organisationseinheit und Rolle können definiert werden. Bearbeiter und Organisationseinheiten können zur Identifikation sowohl mit ihrem Namen als auch mit ihrem Stellenzeichen spezifiziert werden. Eine Adressierung von Organisationspostkörben ist ebenso möglich. Das Produkt stellt die Option zur Verfügung, Bearbeitungsschritte parallel bzw. sequentiell anzuordnen. Dabei können beliebig viele Laufwege gespeichert werden und für neuen Geschäftsgang übernommen bzw. modifiziert werden. Anforderungsgerecht kann nur der Federführende die Bearbeitungsschritte in der Zukunft ändern oder löschen und der aktuelle Bearbeiter kann zusätzliche Bearbeitungsschritte einfügen. Zu den einzelnen Prozessschritten können Notizen angelegt werden. Diese können allerdings von allen Nutzern eingesehen, verändert oder gelöscht werden. Formale, d. h. unveränderbare Geschäftsgangvermerke werden vom System im Standard nicht unterstützt. Es ist für jeden beteiligten Nutzer möglich die Geschäftsgangvermerke zu erweitern. Seite 23 von 79

24 Abbildung 6: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition Termine und Fristen können für ein Objekt gesetzt werden. Wird ein Termin überschritten, erfolgt ein Hinweis an den aktuellen Bearbeiter. Die Fristen werden in Termine umgerechnet und es erfolgt ein Warnhinweis für Nichtarbeitstage. Fest definierte, sich wiederholende Wiedervorlagetage bzw. -fristen werden nicht unterstützt. Alle Objekte können vor dem Wiedervorlagetermin wieder in Bearbeitung genommen werden. Seite 24 von 79

25 Abbildung 7: Setzen von Wiedervorlagen PRODEA Version 5.1 unterstützt die Anlage von Objektkopien. Die Kopie des Objektes ist hierbei immer ein eigenständiges Dokument mit einer eigenen Dokumentennummer. Vorgänge können nur schreibgeschützt kopiert werden. Seite 25 von 79

26 Abbildung 8: Kopie versenden Im Rahmen der Präsentation zeigte sich, dass Dokumente nach der ZdA-Verfügung des Vorgangs nicht schreibgeschützt abgelegt wurden, das Containerobjekt Vorgang dagegen wurde schreibgeschützt abgelegt. Die Auswahl von Mitarbeitern und Organisationseinheiten, beispielsweise zur Zuordnung des nächsten Bearbeitungsschrittes, kann über eine hierarchisch aufgebaute Auswahlliste erfolgen. Seite 26 von 79

27 Abbildung 9: Navigieren in der Aufbauorganisation AG 3 Verfügungen in strukturierten Laufwegen Für antragsbearbeitende Prozesse ist die Unterstützung strukturierter Laufwege mit festgelegten Bearbeitungsstationen und Bearbeitungswegen von Bedeutung. Bewertung: 78 % PRODEA Version 5.1 unterstützt die Abbildung strukturierter Prozesse. Zur Modellierung der Prozesse wird eine grafische Oberfläche angeboten. Auch können die Ergebnisse grafischer Modellierungswerkzeuge, die den Standard XPDL unterstützen, übernommen werden. Wie im Bereich der unstrukturierten Prozesse, können die Bearbeitungsstationen Bearbeiter, Organisationseinheit und Rolle definiert und eine Adressierung von Organisationspostkörben vorgenommen werden. Die zur Bearbeitung der Objekte eingesetzten Metadatenmasken können projektspezifisch verändert werden. Seite 27 von 79

28 Innerhalb der fest definierten Prozesse können Unterprozesse, Funktionen, Client- und Serverprogramme über das JAVA-Framework bzw..net-framework gestartet werden. Die Konsistenz in Bearbeitung befindlicher Objekte wird sichergestellt. Änderungen in einem Prozessmodell werden versioniert, aber nicht protokolliert. Abbildung 10: Prozess-Modellierungstool Eine Mengensteuerung zur auslastungsspezifischen Zuordnung von Eingängen ist nicht verfügbar. Es ist aber projektspezifisch möglich, diese Anforderung im Rahmen einer Prozessdefinition mit hinterlegtem Regelwerk zu realisieren. Es können Protokollinformationen ausgewertet werden, mit deren Hilfe eine Mengen- und Kapazitätssteuerung Ex Post möglich ist. Das System kann aber im Standard nicht gewährleisten, dass einzelnen Sachbearbeitern nur einzelne Vorgänge zur Bearbeitung zugewiesen werden. Das Produkt ist in der Lage, im Sinne eines ganzheitlichen BPMS -Ansatzes als steuernde Komponente im Rahmen von Fachlösungen eingesetzt zu werden, da es die Services ein- Seite 28 von 79

29 zelner Komponenten (Fachverfahren, VPS, FMS etc.) innerhalb eines festgelegten Verfahrensablaufs anspricht AG 4 Mitzeichnung und Schlusszeichnung Entsprechend dem eigenen Kompetenzbereich übernehmen die mitzeichnenden Stellen ihren Anteil an der Gesamtverantwortung der Entscheidungsvorlage. Zu diesem Zweck hat die mitzeichnende Stelle nach Prüfung der Zuständigkeit die Möglichkeit, Informationen beizusteuern, Stellungnahmen abzugeben oder auch Teile des Entwurfs neu zu formulieren. Das VBS unterstützt die federführende Stelle bei der Initiierung und Koordinierung des Mitzeichnungsverfahrens. Bewertung: 63 % Die Zeichnungsverfahren sind in Mitzeichnung und Schlusszeichnung differenzierbar und können auch einzeldokumentbezogen erfolgen. Die in die Mit- bzw. Schlusszeichnung einbezogenen Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die Form der Mitzeichnung (Zeichnung, Ablehnung oder Unzuständig) im Bearbeitungsschritt auszuwählen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit zur Eingabe von Änderungswünschen, Vorbehalten, Ablehnungsgründen etc. mit vordefinierten Optionsfeldern. Allerdings werden keine Folgeaktivitäten mit der Auswahl der Option Ablehnung bzw. Unstzuständig im Prozess ausgelöst. Damit kann das Mitzeichnungsverfahren entweder weiter fortgesetzt oder durch den Initiator bzw. den aktuell Mitzeichnenden abgebrochen werden. Eine Benachrichtigung bei Abbruch des Mitzeichnungsverfahrens erfolgt lediglich an den Initiator des Zeichnungsverfahrens. Seite 29 von 79

30 Abbildung 11: Schlusszeichnungsmaske Die Zeichnung im Geschäftsgang erfolgt standardmäßig ohne Passwort, da der Nutzer im Rahmen des Single Sign-On bereits authentifiziert ist. Es ist jedoch möglich, die erneute Abfrage des SER-Login-Passwortes oder eines separaten Zeichnungspasswortes vorzugeben. Bei angebundener Signaturkomponente kann eine Signierung der betroffenen Dateien auch softwarebasiert oder mit Chipkarte erfolgen AG 5 Mobile Vorgangsbearbeitung Neben der Vorgangsbearbeitung über Web-Clients ist auch die mobile Vorgangsbearbeitung für viele Behörden eine Alternative um die Bearbeitung der täglichen Aufgaben unabhängig von der Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro sicherzustellen. Die mobile Vorgangsbearbeitung ist im Unterschied zur den Anwendungen auf Basis von Web-Clients nicht auf die permanente Vernetzung der Hardware angewiesen. Sie ist deshalb nicht nur für Telearbeitsplätze sondern insbesondere auch für Verwaltungs mitarbeiter mit einem hohen Anteil arbeitsbedingter Reisezeit von Bedeutung. Bewertung: 35 % Seite 30 von 79

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